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MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión 0.1 29/06/2015
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL
MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Versión: 1.0
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 5
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 6
6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................................... 7
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7
7. INDICADORES ............................................................................................................................ 10
8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 11
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MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso Recepción de Documentos
Código del Proceso CA-SGI-03-P01-01
Descripción
PROPÓSITO
Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales. DISPARADOR
Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público – INMOBILIAR.
INICIO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL INGRESO:
Oficio
Memorando
Resoluciones
Acuerdos
Contratos
Convenios
Escrituras
Dictámenes; y, Otros. ACTIVIDADES PRINCIPALES
Recibir y realizar taxonomía documental.
Ingresar al Sistema de Gestión Documental Quipux.
Entregar documentación al destinatario. (Anexos).
Actualizar la Matriz de Ingreso de Documentos
Ingreso al Sistema de Gestión Documental “Alfresco”.
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PROCESO RELACIONADO
Ninguno
Productos/Servicios del Proceso
Sistema de Gestión Documental Institucional Administrado.
Tipo de Proceso Adjetivo
Responsables del Proceso
Director de Gestión Documental y Archivo
Tipo del cliente Interno y Externo
Marco Legal
Reforma y Nueva Codificación al Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público – INMOBILIAR.
Metodología y Norma Técnica de Gestión Documental y Archivo emitida por el SNAP.
Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a La Información Pública.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
Para el proceso de recepción de documentos se aplicarán los siguientes lineamientos:
Los documentos que provengan de instituciones públicas, personas naturales o jurídicas en el formato que estos tengan, (oficios y comunicaciones) cuyo destinatario sea el Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público-INMOBILIAR, a través de la entrega personal, mensajería, servicios de correos públicos o privados o del Sistema de Gestión Documental Quipux, deben cumplir con los siguientes lineamientos:
a) Recepción.- El responsable de la recepción oficial de la documentación dirigida al Servicio
de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, es la Dirección de Gestión Documental y Archivo; y, las áreas asignadas para la recepción de documentos en los procesos desconcentrados; ninguna otra instancia o persona de la entidad deberá, si no tiene una disposición por escrito de la máxima autoridad de INMOBILIAR, recibir documentación oficial para su trámite.
La recepción de los documentos se realizará en días y horas laborables, los documentos recibidos fuera de ese horario serán recibidos y registrados con la fecha del día siguiente.
Los documentos ingresados, que hayan sido generados en el Sistema de Gestión Documental Quipux y que contengan firma electrónica, no serán registrados otra vez en el sistema, los anexos se entregarán al destinatario.
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No se recibirán documentos firmados electrónicamente que no anexen lo indicado o documentos que tengan enmendaduras, correcciones no salvadas, o que no adjunten los documentos habilitantes actualizados y / o dentro de la fecha de vigencia establecida que solicita la Institución.
En el caso de los documentos generados por Quipux y que no dispongan de firma electrónica, estos se recibirán por ventanilla; y, se deberá verificar que contengan los documentos que anexan en su comunicación y se estará a lo dispuesto en el párrafo precedente. La Dirección de Gestión Documental y Archivo o el área asignada a la recepción de documentación oficial procederá de la siguiente manera:
a) Recibirá el documento previa verificación del destinatario; b) Revisará que cumpla con los requisitos establecidos por la Institución
dependiendo del trámite; c) Constatará los anexos (si los tuviere) d) Consignará la fecha, hora de recepción y el número de trámite e) Ingresará el documento en el Sistema de Gestión Documental Quipux; f) Direccionará la documentación recibida a la máxima autoridad y a las distintas
unidades administrativas y técnicas según el destinatario, entregándose los respectivos anexos si los tuviere.
El área de recepción de documentos, deberá entregar en la copia del usuario la fe de presentación; no se certificará la recepción en sobres o en documentos distintos al recibido.
Dado el caso de que a la Institución únicamente se le haya remitido un ejemplar original de la documentación, la Dirección de Gestión Documental y Archivo entregará al destinatario de INMOBILIAR una FIEL COPIA DEL ORIGINAL con sus respectivos anexos, reposando el documento original en el archivo central institucional.
A petición de la parte interesada, para temas relacionados con pagos a realizarse a través de la Dirección Financiera, se procederá a la entrega de la documentación original, quedándose en poder de la Dirección la copia del expediente.
El Director/a de Gestión Documental y Archivo delegará a la persona encargada de ordenar,
clasificar, codificar y archivar la documentación en los expediente asignados.
Toda la documentación que se recepta en la Dirección de Gestión Documental y Archivo,
deberá ser digitalizada e ingresada al Sistema de Gestión Documental Alfresco, herramienta
que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna.
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3. ROLES
Analista de Gestión Documental y Archivo.- Ejecutar el proceso de Gestión Documental y
Archivística de la institución, que satisfaga las necesidades internas y externas de conformidad
a las disposiciones reglamentarias que garanticen la transparencia y acceso a la información.
Instituciones Públicas.- El servicio público tiene como objetivo propender el logro permanente
en el mejoramiento, eficiencia, eficacia, calidad, productividad del Estado y de sus
instituciones, mediante la conformación, el funcionamiento y desarrollo de un sistema de
administrativo enfocado en la igualdad de derechos.
Mensajero INMOBILIAR.- Persona encargada de distribuir a los diferentes destinatarios la
correspondencia recibida y generada por la institución.
Personas Jurídicas.- Son entes creados constitucional, legal o por voluntad de las personas, a
los cuales se les otorga la capacidad de ejercer derechos y contraer obligaciones, cuando
cumplen con los requisitos normativos exigidos para su reconocimiento legal.
Personas Naturales.- Son todas las personas que ejercen derechos y cumple obligaciones a
título personal.
Unidades INMOBILIAR.- Dependencias internas de INMOBILIAR.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Alfresco.- Es un sistema de administración de gestión documental que permite almacenar
información en sistemas de red compartidas, facilitando la búsqueda de documentos.
Hoja de entrega de anexos.- Es un documento diseñado para efectuar la distribución de
documentación remitida por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o
Personas Jurídicas.
Matriz de Control Documental.- Base de datos en la cual se ingresa todos los oficios/
comunicaciones o memorandos, que han sido recibidos por la Dirección, de acuerdo con el
formato establecido para el efecto.
Quipux.- Es un sistema de Gestión Documental el cual utiliza tecnologías y estándares
abiertos, adaptado a las necesidades de gestión documental de las entidades de la
Administración Pública Central.
Taxonomía.- Consiste en organizar y clasificar la documentación de forma cronológica y
sincronizada a las atribuciones y necesidades institucionales, con la finalidad de tener la
información disponible a los usuarios para una consulta inmediata.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
6.1. PROPÓSITO
Administrar técnicamente la documentación, archivo e información derivada de la gestión institucional, garantizando su integridad, seguridad, conservación, accesibilidad de los documentos que se reciben por parte de personas naturales o jurídicas, de conformidad a las disposiciones legales.
6.2. ALCANCE
El siguiente proceso inicia con la recepción de la documentación generada por parte de las
Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas y de las diferentes unidades de
INMOBILIAR cualquiera que sea su soporte, para garantizar su integridad, autenticidad,
fiabilidad y disponibilidad, hasta la actualización del archivo físico y digital institucional.
Archivo Físico: El responsable se encargará de ordenar, clasificar, codificar y archivar la
documentación en los expedientes asignados.
Archivo Digital: Toda la documentación que se recepta en la Dirección de Gestión Documental
y Archivo, deberá ser digitalizada e ingresada al sistema de Gestión Documental Alfresco, el
mismo que permite realizar la búsqueda de la información de una manera más ágil y oportuna.
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Emitir documentación
Instituciones Públicas / Personas
Naturales o Jurídicas
Según las necesidades o requerimientos de las Instituciones Públicas, Personas Naturales o Jurídicas, éstas, mediante oficio/comunicación, dirigida a las diferentes unidades de INMOBILIAR, ingresarán por la ventanilla de la Dirección de Gestión Documental y Archivo el documento o petición con sus respectivos anexos habilitantes, según sea el caso.
Oficio / Comunicación
Anexos
Emitir documentación
Unidades INMOBILIAR
Las distintas Unidades de INMOBILIAR, entregarán en la ventanilla de la Dirección de Gestión Documental y Archivo, el o los documentos generados por cada dependencia con sus respectivos anexos o documentos habilitantes en originales, para el Archivo y su custodia.
Memorando Anexos
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Revisar en ventanilla
Analista de Gestión
Documental y Archivo
El Analista de Gestión Documental y Archivo revisa el oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes si los tuviere, de cumplir con los requisitos se procede a la recepción de los documentos, caso contrario da a conocer a la parte interesada la documentación faltante y devuelve en ese mismo instante al interesado, sea éste representante de las Instituciones Públicas, Personas Naturales, Personas Jurídicas o funcionario de las dependencias de INMOBILIAR.
Oficio /Comunicación
Memorando Anexos
Recibir y realizar taxonomía
documental
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Una vez recibido el oficio/comunicación o memorando con los anexos completos según sea el caso, se procede a realizar la taxonomía documental, la cual consiste en la identificación del destinatario, fecha, asunto o motivo de gestión, enumeración de páginas que conforman el documento, hora de recepción y se inserta el sello de recepción. Nota: Se consignará un número de trámite en el caso de que la gestión así lo amerite.
N/A
Digitalizar documentos
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Una vez realizada la taxonomía documental, todos los documentos son digitalizados según como éstos hayan sido recibidos. Si el documento cuenta con firma electrónica se procede a actualizar la Matriz de Control Documental y, cuando el documento no cuente con firma electrónica se procede a ingresar al Sistema de Gestión Documental Quipux.
Quipux
Ingresar al Sistema de
Gestión Documental
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Los documentos digitalizados que no cuenten con firma electrónica son ingresados con sus respectivos anexos y/o documentos habilitantes al Sistema de Gestión Documental Quipux, considerando:
- Remitente - Cargo - Dependencia - Tipo de documento - Número de documento - Fecha documento - Fecha de Recepción - Asunto
Sistema de Gestión
Documental
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- Destinatario Descripción de Anexos
- Carácter del Trámite
Actualizar Matriz de Gestión
Documental
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Los anexos de los documentos recibidos, son registrados en las diferentes matrices según el contenido que se detalle en el oficio/comunicación o memorando. Matrices de documentación:
- Matriz de Ingreso de Documentos Externos.
- Matriz de Resoluciones. - Matriz de Convenios INMOBILIAR. - Matriz de Convenios
Interinstitucionales. - Matriz de Convenios de Pago. - Matriz de Acuerdos INMOBILIAR. - Matriz de Acuerdos
Interinstitucionales. - Matriz de Acuerdos Ministeriales. - Matriz de Contratos. - Matriz de Escrituras. - Matriz de Dictámenes
Matriz de Control
Documental
Actualizar Sistema de
Gestión Documental “Alfresco”
Analista de Gestión
Documental y Archivo
El oficio/comunicación o memorando con sus respectivos anexos o documentos habilitantes, los cuales fueron digitalizados cuenten o no con firma electrónica, son ingresados al Sistema de Gestión Documental “Alfresco”. El Analista de Gestión Documental y Archivo examina si los anexos del oficio/comunicación o memorando deben ser entregados, de requerirlo elabora la hoja de entrega de anexos, de lo contrario se procede a archivar en la biblioteca física, previo a su organización y codificación en los expedientes asignados para el efecto.
SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL “Alfresco”
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Elaborar hoja de entrega de
anexos
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Elaborar la hoja de entrega de anexos por cada documento que requiera ser entregado al destinatario, debiendo constar en el mismo:
- Fecha de entrega de anexos. - Datos del responsable de recepción. - Referencia de la entrega de anexos. - Firmas de responsabilidad.
Hoja Entrega de Anexos
Entregar documentación al destinatario
Mensajero INMOBILIAR
Con la hoja de entrega de anexos, el mensajero de INMOBILIAR procede a entregar la documentación a los diferentes destinatarios o responsables de recibir los documentos enviados por las diferentes Instituciones Públicas, Personas Naturales o Personas Jurídicas. El servidor /a que reciba la documentación, deberá registrar de forma clara y legible la información que describa la hoja de entrega de anexos.
Hoja entrega de anexos
Recibir y revisar hoja de entrega
de anexos
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Una vez que el mensajero de INMOBILIAR haya realizado la entrega de los documentos, remite la hoja de entrega de anexos al Analista de Gestión Documental y Archivo, quién revisa que en la hoja contenga todos los datos que constaten la entrega.
Hoja de entrega de anexos
Archivar documentos en biblioteca física
Analista de Gestión
Documental y Archivo
Los documentos que no requieren ser entregados, son archivados en los expedientes asignados para el efecto. La hoja de entrega de anexos que constata la entrega de documentos originales a sus diferentes destinatarios, es archivada en el expediente asignado.
Expedientes de la biblioteca
física
7. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de
Medición Frecuencia
de Medición
1 Porcentaje de
documentos archivados
Número de documentos archivados / Número de documentos recibidos
Mensual Director de Gestión
Documental y Archivo
Mensual
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2 Porcentaje de documentos digitalizados
Número de documentos digitalizados / Número de
documentos recibidos Mensual
Director de Gestión Documental y
Archivo Mensual
3
Porcentaje de oficios entregados
oportunamente a las instituciones
Número de oficios entregados a las
instituciones públicas y privadas / Total de oficios
internos recibidos
Mensual Director de Gestión
Documental y Archivo
Mensual
8. ANEXOS
Entrega de anexos
Matriz de contratos
Matriz de resoluciones
Matriz de convenios INMOBILIAR
Matriz de convenios Interinstitucionales
Matriz de convenios de pago
Matriz de acuerdos INMOBILIAR
Matriz de acuerdos Interinstitucionales
Matriz de acuerdos Ministeriales
Matriz de ingreso de documentos externos
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma
Elaborado por: Nancy Ubieda Asistente de Procesos
Aprobado por: Paola Pavón Directora de Gestión
Documental y Archivo
Validado por: Paola Pavón Directora de Gestión
Documental y Archivo
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 29/06/2015
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