manual de proveedor de sap ariba slp
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SAP Ariba SLP – Supplier Lifecycle and Performance
MANUAL DE PROVEEDOR DE SAP ARIBA SLP
OBJETIVO
Transmitir todos los conocimientos de gestión de procesos de SAP Ariba SLP desde el punto de
vista del proveedor.
PÚBLICO
Usuarios proveedores de Jose Cuervo.
FORMATO
Formación teórica a través de este documento con contenido elaborado desde la plataforma
SAP Ariba Strategic Sourcing en la solución SLP.
EQUIPO TÉCNICO
Consultores de Stratesys:
• Francisco Perez – SLP
IDENTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto Número de Proyecto
Proyecto de Implementación SLP CCUE1
Nombre de Cliente Número de Cliente
Arca Continental N/A
Gerente Proyecto SAP Ariba
SLP Gerente Proyecto Cliente
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO
Autor Localización del Documento
(Ubicación/Ruta/nombre)
Francisco Perez Del Río https://cuervo.sharepoint.com/sites/AribaSourcingSLP
Versión Status Fecha
(DD-MM-YYYY)
Clasificación del
Documento
1 Publicada 21.12.2020 Confidencial
CONTROL DE CAMBIOS
Rev.
Fecha Elaboró Descripción
1 26.10.2020 Francisco Perez Emisión inicial del documento
TABLA DE CONTENIDO
1. ACERCA DE SAP ARIBA _______________________________________________ 6
1.1 Acerca de SLP (Gestión de proveedores) _______________________________ 6
2. PRIMER CONTACTO CON EL COMPRADOR _______________________________ 7
2.1 Liga de autoregistro _______________________________________________ 7
2.2 Solicitud de registro hecha por Jose Cuervo ___________________________ 10
3. REGISTRO DE PROVEEDORES EN ARIBA NETWORK _______________________ 10
3.1 Enlace para acceder a Ariba Network ______________________________ 10
3.2 Registro en Ariba Network _______________________________________ 11
3.3 Acceso a la cuenta de Ariba ______________________________________ 13
4. CUESTIONARIO DE REGISTRO ________________________________________ 14
4.1 Completar el Cuestionario de Registro _____________________________ 14
4.2 Envío del Cuestionario de Registro __________ ¡Error! Marcador no definido.
5. CUESTIONARIO MODULAR __________________________________________ 19
5.1 Acceso al Cuestionario Modular __________________________________ 19
5.2 Envío del Cuestionario Modular __________________________________ 19
6. SOPORTE ARIBA para proveedores ____________________________________ 21
1. ACERCA DE SAP ARIBA
SAP Ariba ofrece la mejor solución de adquisición en la nube de su categoría, generando valor
para compradores y proveedores a través de Ariba Network y de nuevos modelos comerciales
innovadores.
SAP Ariba ayuda a sus clientes a encontrar oportunidades para reducir costos, reducir riesgos y
aumentar los ingresos mediante una colaboración optimizada con los socios comerciales. Esta
colaboración se hace realidad a través del portal llamado Ariba Network, cuya plataforma
alberga una comunidad basada en la nube donde se puede comprar, vender y administrar dichas
transacciones. También se encuentran otras comunidades en línea en las que los profesionales
del comercio empresarial se conectan y comparten información y mejores prácticas como si
fueran amigos en Facebook.
SAP Ariba comprende los desafíos que enfrenta cuando se trata de lograr una alta visibilidad y
eficiencia con sus socios comerciales. Le ayudará a suministrar y comprar bienes y servicios para
estimular la competencia y el cumplimiento, ahorrando dinero y minimizando la utilización de
diferentes canales de comunicación que producen perdida de información, consolidándola en
un solo lugar.
El objetivo de SAP Ariba es ayudarlo a ser más colaborativo, estratégico y creativo en el comercio
empresarial. Al trabajar con esta tecnología, puede tener un mayor impacto en su negocio y, a
su vez, en la apasionante economía digital actual.
1.1 Acerca de SLP (Gestión de proveedores)
Con el fin de mejorar y asegurar la trazabilidad de los procesos de registro, aprobación y gestión
de proveedores, se seleccionó la solución SAP ARIBA, módulo Supplier Lifecycle Performance,
para satisfacer las necesidades de gestión y aprobación de proveedores de Arca Continental,
enfocándose en:
• Permitir a los proveedores autogestionar el registro de sus datos;
• Minimizar el riesgo de suministro en el proceso de compra;
• Maximizar el control, la visibilidad y el desempeño estratégico en los procesos de registro,
aprobación, calificación y evaluación del desempeño de los proveedores;
• Optimizar los controles internos y la trazabilidad de auditoría con respecto a la gestión de
proveedores.
2. PRIMER CONTACTO CON EL COMPRADOR
2.1 Liga de autoregistro
Para convertirse en proveedor registrado con Arca Continental es posible realizar una solicitud
a través del enlace http://arca.sourcing-2.ariba.com/ad/selfRegistration/_c_/C3756
Al hacer clic en el enlace, se abrirá una página de Ariba para completar la información de registro
automático de la empresa. Todos los campos con un asterisco rojo son obligatorios.
El sistema cargará el Formulario de Autorregistro de Proveedor (1), y los datos a completar (2).
El siguiente formulario está compuesto por todas las preguntas obligatorias
/ opcionales, el sistema nos dará un aviso cuando la pregunta sea obligatoria, así como del
formato para ser completadas. IMPORTANTE: Al completar es obligatorio el uso de mayúsculas
El cuestionario de Solicitud esta compuesto por tres secciones:
• Datos del Contacto
• Datos del Proveedor
• Información adicional
Después de la información de contacto y del proveedor, será necesario completar los datos de
información adicional del proveedor, vea abajo más detalles:
¿A que empresa del grupo quieres ofrecer tus productos o servicios? El proveedor debe indicar
con que empresa del grupo ( país) quiere ofrecer sus productos:
En Categorías de suministro, el proveedor debe indicar qué categoría puede suministrar. Haga
clic en la lupa para encontrar las opciones disponibles y seleccione hasta el nivel de
subcategorías, vea el siguiente ejemplo:
ATENCIÓN: Estos campos son de suma importancia para que sea posible identificarlos cuando
exista alguna oportunidad de participar en procesos de abastecimiento.
Después de completar el autorregistro, haga clic en Enviar. Aparecerá una página de
confirmación como se muestra en la imagen a continuación y el proveedor recibirá un correo
electrónico informándole que el equipo de Arca Continental está evaluando su solicitud.
El equipo responsable evaluará la información recibida. Si se aprueba, recibirá un nuevo correo
electrónico con la invitación para registrarse en Ariba Network (o iniciar sesión si ya tiene una
cuenta registrada) y responder al cuestionario de registro de Arca Continental.
2.2 Solicitud de registro hecha por Arca Continental
En el paso anterior se tiene la posibilidad de iniciar el proceso de solicitud como proveedor, sin
embargo, en el mayor de los casos este proceso será iniciado y ejecutado por Arca Continental.
Al interior de la empresa compradora se realizará una solicitud de creación de proveedor, y si,
esta es aprobada llegará un correo electrónico de invitación a registrarse al buzón del proveedor.
En el caso que este escenario sea ejecutado (la mayor parte del tiempo), se debe omitir el paso
a paso del apartado anterior.
3. REGISTRO DE PROVEEDORES EN ARIBA NETWORK
3.1 Enlace para acceder a Ariba Network
El proveedor que tenga su autorregistro aprobado por el área responsable recibirá un correo
electrónico invitándolo a inscribirse en Ariba Network y completar el cuestionario de registro de
Arca Continental
Al hacer clic para crear una cuenta en el correo mostrado en el punto anterior, se abrirá la página
de Ariba Network para que el proveedor tenga la opción de Suscribirse (1), si no tiene cuenta, o
Iniciar Sesión (2) , si ya tiene cuenta, como puede ver en la imagen a continuación:
Para suscribirse (crear cuenta) en Ariba Network, el proveedor debe de rellenar un formulario
de alta, donde se le pide completar información general como el nombre y dirección de la
empresa (completada con la información de la solicitud), información de contacto, las categorías
de productos/servicios que provee y en qué localizaciones, y aceptar las condiciones de uso y
privacidad de Ariba.
3.2 Registro en Ariba Network
Para registrarse en Ariba, haga clic en "Suscribirse" (1). Aparecerá una página para crear la
cuenta con campos para completar. Inicialmente será necesario completar información sobre la
empresa, como Nombre, Dirección, entre otros. Para suscribirse (crear cuenta) en
AribaNetwork, el proveedor debe de rellenar un formulario de alta, donde se le pide completar
información general como el nombre y dirección de la empresa (completada con la información
de la solicitud), información de contacto, las categorías de productos/servicios que provee y en
qué localizaciones, y aceptar las condiciones de uso y privacidad de Ariba.
Luego, se requerirá información sobre la cuenta del usuario, es decir, el contacto de la persona
que se encargará de contestar los cuestionarios de homologación de Ariba. Además, será
necesario crear una contraseña, seleccionar el idioma preferido e informar a qué correo
electrónico quieres que se envíen las notificaciones del sistema.
ATENCIÓN: En el campo Nombre de usuario, complete la dirección de correo electrónico donde
desea recibir las comunicaciones del sistema. Se recomienda que más de una persona dentro de
su empresa pueda acceder a este correo electrónico. El correo electrónico de contacto,
necesariamente, debe ser un correo electrónico válido donde la (s) persona (s) responsable (s)
de la cuenta Ariba de la empresa recibirán notificaciones relacionadas con la plataforma.
Finalmente, ingrese el segmento en el que opera el proveedor, completando la Categoría de
Productos y Servicios y Ubicación de Entrega o Servicio (1), luego de lo cual es necesario aceptar
los Términos de Uso y Declaración de Privacidad de Ariba Network (2), conforme abajo. Haga
clic en Crear cuenta y continuar (3).
3.3 Acceso a la cuenta de Ariba
Si el proveedor ya tiene una cuenta en Ariba Network, al acceder al enlace, solo incluya el
nombre de usuario (1), contraseña (2), ya registrado en el sistema y luego haga clic en Inicio de
sesión (3).
4. CUESTIONARIO DE REGISTRO
4.1 Completar el Cuestionario de Registro
Luego de crear la cuenta, como se menciona en la sección anterior “Registro de proveedores en
Ariba Network”. El proveedor será dirigido a la página del Cuestionario de registro de Arca
Continental
Después de la aprobación de la solicitud de registro, y después de crear la cuenta, como se
menciona en el apartado anterior. El proveedor será dirigido a la página del Cuestionario de
Registro de Proveedor.
Algunas observaciones sobre el cuestionario:
1: En la parte superior de la página a la derecha, puede ver el límite de tiempo para completar
el formulario.
ATENCIÓN: Es sumamente importante que el proveedor responda al cuestionario dentro del
tiempo estipulado.
2: Todas las respuestas marcadas con un asterisco (*) son obligatorias y el proveedor no podrá
enviar el cuestionario sin estas respuestas completas.
3: Es posible comenzar a completar el cuestionario y guardarlo para continuar más tarde,
siempre que el cuestionario esté finalizado y enviado dentro del período especificado.
4: Después de completar todos los campos, es necesario hacer clic en Enviar respuesta
completa. Luego de hacer clic en este botón, se envía el cuestionario de registro al equipo de
Arca, donde se someterá a un flujo de aprobación. A continuación, se explica cómo completar
cada una de las secciones.
A la derecha tenemos un cuadrado azul, le damos clic y se despliega un campo de opciones:
A continuación darle clic a “Contraer”
De esta forma las preguntas de las diferentes secciones se contraen mostrando solo las
secciones.
Las secciones con preguntas a rellenar son:
Información General
Domicilio Fiscal
Información Contactos de la Compañía
Datos Bancarios
Documentos
Términos y Condiciones
Adicionalmente, el proveedor puede Escribir un mensaje (1) al usuario de Arca que le envió el
cuestionario en caso de que tenga cualquier duda. Una vez completado el proveedor le da clic a
Enviar respuesta completa (2)
Después de completar todos estos pasos, Arca Continental recibirá las respuestas al cuestionario
de registro y evaluará los datos recibidos. Después de analizar la información, Arca Continental
informará al proveedor por correo electrónico la decisión tomada, y a través de su cuenta en el
Portal de Proveedores de SAP Ariba, el proveedor verificará si su registro se completó con éxito
o si se necesita información adicional para completar el registro.
5. CUESTIONARIO MODULAR
5.1 Acceso al Cuestionario Modular
Después de la aprobación del Cuestionario de registro de proveedores, Arca Continental enviará
el Cuestionario modular que estará disponible en la Ariba Network del proveedor:
5.2 Envío del Cuestionario Modular
El cuestionario modular estará disponible en la Ariba Network del proveedor :
Si el proveedor necesita acceder a él más tarde el enlace de acceso es supplier.ariba.com. Esto
le llevará a la página principal de Ariba Network de proveedor. Haciendo clic en “Ariba Network”
en la parte superior izquierda y posteriormente en “Ariba Proposals and Questionnaires” podrá
consultar los cuestionarios de Arca.
Una vez que el proveedor ha completado todo el llenado, debe enviar una respuesta completa:
6. SOPORTE ARIBA para proveedores
Puede comunicarse directamente con el Soporte de SAP Ariba a través de la página
seller.ariba.com o provider.ariba.com, en la esquina superior derecha, haga clic en "Centro de
ayuda", luego haga clic en el cuadro de flecha en la esquina superior derecha.
Se presentarán los resultados relacionados con el tema investigado (artículos, preguntas
frecuentes, documentos). Si ninguno de los resultados resuelve su pregunta, haga clic en el
enlace Centro de soporte en el lado derecho de la página para ver los otros canales de servicio.
En la página siguiente, ingrese el tema que desea apoyar y haga clic en Iniciar:
Haga clic en Obtener ayuda telefónica:
Complete los datos del formulario con la descripción del problema y sus datos personales.
Después de eso, el equipo de SAP Ariba se pondrá en contacto con usted para resolver el
problema.
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