manual de funciones y manual de procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y

MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

1. Conocer la empresa (Diagnostico).

Razón social Actividad económica Clientes Tamaño de la empresa Participación de

mercado

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

2. Análisis Interno Organigrama Dependencias o dptos Organigramas

suplementarios Relación de autoridad

(Lineal, funcional, asesoría, colaboración, etc).

Identificación de procesos

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

3. Seleccionar el área donde se va a trabajar

Organigrama especifico Identificar los procesos

core o claves del área. Clasificar y seleccionar

los procesos mas importantes.

Evaluar el/los procedimiento actual

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

4. Seleccionar los procedimientos fundamentales

Importancia relativa de los procedimientos de acuerdo a:

- Generación de beneficios económicos a la empresa.

- Utilización de recurso económico, materiales, tiempo, información, métodos, maquinaria, equipos, insumos, etc.

PASOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO

5. Analizar y documentar los procedimientos de cada área o de la organización en general

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un proceso es la transformación de un conjunto de insumos (personas, materiales, energía, equipo, procedimientos) en resultados (producto, servicio o terminación de una tarea).

PROCESOENTRADAS SALIDAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un proceso consiste en:• Observar y registrar pasos importantes para el logro de resultados.• Colocar cada paso en la secuencia apropiada.• Identificar cada tipo de paso y su aportación al resultado.• Registrar toda la información que se considere importante.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Un procedimiento es la sucesión cronológica y detallada de las operaciones en su orden lógico y su método de ejecución.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El proceso contiene los pasos importantes para llevar a cabo la implantación del sistema.Ejemplo: Corte de lámina

El procedimiento contiene el detalle de actividades a realizar por cada uno de los pasos determinados en el proceso.Ejemplo: Situar la lámina en la mesa de trabajo, Colocar soporte sobre la lámina, etc.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Qué es un Manual de Procedimientos?Es un instrumento de información en el cual se describen en forma secuencial y cronológica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?La necesidad de contar con un Manual de Procedimientos se presenta cuando:

• Existen trámites complejos que requieren descripciones precisas y de fácil consulta;

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?

• Se requiere uniformar el desarrollo de los trámites.

• Se deben simplificar el o los procedimientos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?

• Es importante apoyar la capacitación del personal; y Procede automatizar los métodos y sistemas de trabajo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS¿Porqué es importante el Manual de Procedimientos?

• Evitar perdidas de materiales, tiempo y recursos en el puesto de trabajo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Contenido del Manual:

Portada de identificaciónÍndice del ManualIntroducciónBase LegalObjetivo del ManualProcedimientosGlosario de términosÍndice temático

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSContenido del Manual:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPortada de identificación:

1. Logotipo de la Empresa.2. Nombre de la Empresa.3. Nombre o siglas de la unidad administrativa responsable de su elaboración o actualización.4. Título del Manual de Procedimientos.5. Fecha de elaboración o en su caso, de actualización.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPortada de identificación:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice:

Se establece un índice para el Manual en General y un índice para cada procedimiento.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice del Manual:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSÍndice del Manual:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSIntroducción del manual de procedimientos:

Panorama general del contenido del

manual, de su utilidad y de los fines y

propósitos que se pretenden cumplir a

través de él.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Base Legal del manual de procedimientos:

ReglamentosDecretosAcuerdosCircularesDocumentos normativos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSObjetivos del manual de procedimientos:

El objetivo deberá ser lo más concreto posible, y su

redacción clara y en párrafos breves; además, la primera

parte de su contenido deberá expresar QUÉ SE HACE; y la

segunda, PARA QUÉ SE HACE.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSProcedimientos:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDescripción del Procedimiento:

En éste apartado deben presentarse en forma secuencial cada una de las operaciones que

deben realizarse dentro de un procedimiento, al explicar en que

consisten y señalar la Unidad Administrativa o puesto

responsable de su ejecución, el texto debe ser claro, y de manera narrativa, explicando cada paso

en que consisten, cuándo, cómo, con qué, dónde y en qué tiempo

se llevan a cabo.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Diagrama del Procedimiento:

Los diagramas de flujo, representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades a desarrollar, para un determinado procedimiento; así como de los sujetos responsables de su ejecución.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDAD

DECISION

DIAGRAMAS DE FLUJO

INICIO/ FIN

SIMBOLO ACTIVIDAD COMO USARAbrir o cerrar el flujograma. Indica terminacion proceso Anterior o inicio siguiente Para nombrar actividades. Indica una actividad específica. Escribir verbo dentro de la actividad.

Para monitorear los puntos principales del proceso. Preguntar si las actividades A o B son correctos.

CONECTOR

ALMACENAMIENTO

DIAGRAMAS DE FLUJO

DOCUMENTO

SIMBOLO ACTIVIDAD COMO USAR

En un punto del proceso se generó un documento.

Indica seccionamiento del flujograma. Hace conexión entre las partes del flujograma.

Documento archivado u objeto almacenado.

LINEA DE FLUJO Visualiza el itinerario del proceso.

PROCEDIMIENTO: VERSION:

FECHA:

CODIGO:

PÁGINA: ____ DE ____

OBJETIVO

ALCANCE

AREA RESPONSABLE DESCRIPCION

PROCEDIMIENTOACTIVIDADES REQUERIMIENTOS DOCUMENTOS REGISTROS

REVISÓ: APROBÓ:

AREA

VERSION:

FECHA:

CODIGO:

PÁGINA: ____ DE ____

PROCEDIMIENTO:EMPRESA

ACTIVIDAD

OBJTIVO: ALCANCE:

PRODUCCIÓN

FINANCIERA

MERCADEO

ESTANDAR DE SISTEMAFLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO

Definir período y horario

Hacer lista de documentos requeridos

Comunicar a los padres de familia

Entrenar al personal

Recibir al interesado

ESTANDAR DE SISTEMAFLUJOGRAMA QUIEN CUANDO DONDE PORQUE COMO

Recibir al interesado

Revisar los formularios

Archivar

Efectuar la matrícula

EMPRESAABC

PROCEDIMIENTO:

Norma Fundamental

VERSIÓN:

CODIGO:

PÁGINA: DE:

1. OBJETO:

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. CLASIFICACION

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FECHA FECHAFECHA

EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:

CODIGO:

PÁGINA: DE:

5. CONDICIONES GENERALES: Capítulo obligatorio . Protección de las normas. No debe llevar enmendaduras. Elaborarse mediante consenso. Redacción clara, precisa y coherente.. Formular objeto de manera clara y concisa.

6. CONTENIDO

6.1 Título: Identificación

6.2 Objeto

6.3 Alcance

EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:

CODIGO:

PÁGINA: DE:

6.7 ANEXOS: planos, IT

Diagramas flujo

6. 5 CONTENIDO: Descripción actividad

6.6 EQUIPOS O ELEMENTOS UTILIZADOS

6.4. DEFINICIONES: Relación de términos

6.8 APENDICE: Referencia

bibliográfica

EMPRESA PROCEDIMIENTO:VERSIÓN:

CODIGO:

PÁGINA: DE:

8. ANEXOS

7. PRESENTACION DE DOCUMENTACION: Tipo de redacción. Título, negrillas, fuente, codificación, fecha elaboración, fecha revisión, fecha aprobación

INSTRUCTIVOS

Cuando se requiere especificar la forma de desarrollar una actividad se desagrega en tareas.

Para esto se utiliza el diagrama de operaciones, el cual permite hacer un análisis detallado y buscar la reducción de aquellas operaciones que no agregan valor.

A continuación se presenta la simbología ASME utilizada.

OPERACION

TRANSPORTE

INSPECCION

DEMORA

ALMACENAMI

ENTO

Pasos para crear, cambiar o anadir

Desplazamiento de materiales o equipos

Verificacion o auditoria

Espera ociosa

Almacenar o archivar para

posterior utilizacion

DIAGRAMA DE OPERACIONES - SIMBOLOGIA (ASME)

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSFINALMENTE SE ESTABLECEN:

Glosario de Términos

Índice temático

MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL DE FUNCIONES Delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compañía.

Describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización.

Evitar funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino también en la dilución de responsabilidades entre los funcionarios de la empresa, o peor aun de una misma sección.

MANUAL DE FUNCIONES

PRESENTACIÓN DESCRIPCIÓN DEL MANUAL NORMAS DE USO UTILIDAD DEL MANUAL BASE LEGAL ESTRUCTURA ORGÁNICA DESCRIPCION DE FUNCIONES PARA CADA CARGO

MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES PARA CADA

CARGO