manual de creación de datos maestros del estudiante de … · 2016-05-11 · del nombre de la...

MANUAL

DE

CREACIÓN

DE

DATOSMAESTROS

Y

ADMISIÓNEINSCRIPCIÓN

DEESTUDIANTES

DEINTERCAMBIO.

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ÍndiceINTRODUCCIÓN....................................................................................................................................................2

CÓMOACCEDERALATRANSACCIÓN...................................................................................................................................3CÓMOCREARLOSDATOSDEUNESTUDIANTE......................................................................................................................3COMOCREARELREGISTRODEADMISIÓNEINSCRIPCIÓNALPLANDEESTUDIOS........................................................................12

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INTRODUCCIÓNEn SAP existen tres tipos de programa de intercambio que agruparán a los distintos estudiantesprovenientesdeotrasinstitucionesconlasquelauniversidadtieneconvenio,asaber:

1.-PlanXCO01.0_2016,IntercambioporConvenio,paraestudiantesprovenientesdeuniversidadesconlasqueUdptieneunconvenioparaenviaryrecibiralumnos.

2.- Plan XOI01.0_2016, Intercambio Organización Internacional, para estudiante provenientes deorganizacionestalescomoIFSAyCIEE.

3.- PlanXPE01.0_2016, Intercambio Programa Especial, para estudiantes provenientes de programasespecíficoscomoAmericanUniversity.

El registro de los datos personales, de contacto y antecedentes generales de los estudiantes deintercambio,asícomosuregistroeadmisióneinscripciónalplanrespectivo,seránresponsabilidaddelaUnidaddeRelacionesInternacionales.

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CómoaccederalatransacciónIngresealatransacciónatravésdelmenúquesedespliegaenlaopción“AmpliaciónUDP”,oatravésdelnombredelatransacción,comosemuestraenelsiguienterecuadro.

Sinovisualizaelrectánguloblanco,pulseelbotón paraquesedespliegue:

Cómocrearlosdatosdeunestudiante.Una vez que se habilite estapantalla,hagaclickenlaíconocrear.

SedesplegarálasolapaDatospersonales con los camposenblancos.

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Registre los datos,completando con mayúsculatodos los campos que sevisualizan en la imagen(Género; Tratam; Apellidos;Nombres; Apellido Paterno;Apellido materno; Fe.nacim;Nacionalidad; Idioma común;Pais/Reg.nacim;EstadoCivil).Si el estudiante no tieneapellidomaterno, comoenelejemplo,digitepunto(.).Nota:EldatoNúmeroidentsedigita en otra solapa, y luegosevisualizaenestecampo.

Avance a la solapaDirecciónestándar.En el primer recuadro deberegistrar la dirección delestudianteenChile.Para ello, debe comenzar deabajo hacia arriba, con elcampo País, digitando laabreviaturaCL.PresioneEnterysedesplegarálainformaciónHusohorario.Ahora registre el número 13en el campo Región. PresiónEnter.

Haga click en el campocomuna para que se habiliteelmatchcode.Hagaclickparainiciarlabúsqueda.

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Se abrirá la ventanaemergentequesevisualizaenla segunda imagen. DigiteasteriscoypresioneEnter.

Se desplegará la lista decomunas de la regiónmetropolitana. Seleccione laque corresponda y presioneEnter.

Repita los pasos anterioresparaelcampoCiudad.

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Luego ingresetodos losdatosque se visualizan en laimagen.Los campos editables(Calle/número, CódigoProvinciayNombreProvinciapueden completarse con unpunto).En el Campo CorreoElectrónico se registra elmailen el que el estudianterecibirá la información oficialemitidaporlauniversidad.Cuando cree al estudiante,registre el mail personal.Posteriormente TI creará unmail institucional y loregistrará reemplazando elmailpersonal. Desplazándose con la barravertical derecha, puedeacceder al recuadroComunicación independiente.En él se puede registrarinformación de contactoadicional.EnelcampoCorreoElectrónico digitenuevamente el mail personaldelestudiante.

Avance hasta la solapaDatosacadémicos y selecciones laopción 9004, EstudianteIntercambio.

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Pararegistrarlainstitucióndeorigendelestudiante, ingresealasolapaMéritosexternaos.Se desplegará una pantallacon tres sub-solapas. Pordefecto el sistema seposiciona en la primera deellas, Certificados ext,que esdonde registraremos estedato.Haga clik en el ícono decreación.

Se desplegará la siguientepantalla.Si conoce laabreviaturade lainstitución, digítela en elcampo Organización ext. Ypresioneenter.En caso contrario, haga clickenelmatchcode.

Se abrirá una ventana debúsqueda.Enelcamponombreorg.extdigite todo o parte delnombredelainstitución.Recuerde que si digita solounaparte,debeusarasteriscopara indicar al sistema quedebe buscar todas lasinstituciones que en sunombre contengan parte delodigita.En el ejemplo, se digitó*HARV* para indicar queantesydespuésdeesasletrashay más elementos en el

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nombre.PresioneEnter.Si digitó una parte delnombre,sedesplegarála listade instituciones que existenen la base de datos udp(colegios, universidadeschilenas, extranjeras, etc.).SeleccionelaquecorrespondeypresioneEnter.

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Volverá a la página interior,en la que ya se habráregistrado el nombre de lainstitución.Vaya al campo Tp certificadoyaperturalasopcionesconlaflecha negra. Seleccione laque corresponda y presioneEnter.

VayaalcampoStatuscertif.yapertura las opciones con laflecha negra. Las opcionesson:FIN Final: indica que elestudiante a concluido elprogramaen la Institucióndeorigen.PAR Parcial: indica que elestudiante está cursando elprograma.Seleccione el quecorrespondeypresioneEnter.

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Luego digite la fecha deestadía del estudiante enUdo, haga clikc en tomar yluegoenlaflechaverde.

Porúltimo,avancealasolapaNúmero.identic. y digite elRUTficticioquelauniversidadleasignaaestosestudiantes.MUY IMPORTANTE: elDepartamentodeTIpondráadisposición de la Unidad deRelaciones Internacionalesuna aplicación que lepermitirá generar estosnúmerosdeidentificación.

Opcionalmente,puede ir a lasolapa Residencia/visado, eingresarinformaciónadicionaldel tipo de residencia ynúmero de identificaciónoficialdelestudiante,comosemuestraenlaimagen.

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Parafinalizar,grabeysalgadela transacción haciendo clickenlaflechaverde.

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ComocrearelregistrodeadmisióneinscripciónalplandeestudiosA contar de 2016, la universidad distingue 3 tipos de estudiante de intercambio que se debenregistrarenelplancorrespondiente,comoseindicaenlaintroduccióndeestemanual.Una vez creado elestudiante, debe generar elregistro de admisión. Paraello, ingrese a la solapaAdmisión, y haga click en laflechadelafuncióncrear.

Luego seleccione la opciónCrearadmisión.

Se desplegará la siguienteventana.Si conoce el ID del plan(código generado por elsistema), digítelodirectamente en el campoPlandeestudios.SinoconoceelID,hagaclicken el campo vacío Plan deestudios para activar elmatchcode.Luegohagaclickenelmatchcode.

Sedesplegará laventanadebúsqueda. Digite laabreviaturadelplan,opartedelaabreviaturaseguidadeasteriscoypresioneEnter.

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Se desplegará un listado deplanes que contienen partedelaabreviatura.Seleccioneel que corresponda ypresioneEnter.

Se abrirá la siguienteventana con los datos delrecuadro Inscripción para.Presione Enter paraconfirmar.Complete los dos recuadrosrestantes del siguientemodo:Período: Seleccione año yperíodo que el estudiantecursará en Udp. PresioneEnterparaque las fechasseajusten.Datos de solicitud deadmisión:Seleccione los datos tal ycomo se registran en lapantalla.Status:AutorizadoClasedeoyente:SantiagoCiclo:SemestreOpción de estudios: AE-OtrasinstitucionesCategoría: AX AdmisiónProvisionalExter

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Haga click en el check deconfirmación.

Volverá a la pantalla inicialde lasolapaAdmisión,en laque podrá visualizar elregistrodeadmisiónquehacreado.

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Ahora seleccione la solapaInscripción,yhagaclickenlafunción del mismo nombreque se identifica con elícono

Se desplegará la pantallaInscripción inicial con datosque se completanautomáticamente.Presione el check deconfirmaciónygrabe.

El sistema volverá a la vistainicial de la solapaInscripción, en la que ahorase visualiza el registro deinscripción.Esto indica que elestudianteestáoficialmenteinscrito en el programa deintercambio.

NOTA:Paraasignarmailudpyportalalosestudiantesdeintercambio,sigaelprocedimientoactual.

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