lecciones aprendidas

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Lecciones Aprendidas

Contenido

1. ¿Qué son las Lecciones Aprendidas? ................................................................. 2

2. ¿Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? ¿Por

qué utilizarlas? .......................................................................................................... 3

3. ¿Cómo implementarla? ...................................................................................... 4

4. Recomendaciones para su realización. .............................................................. 5

5. Ejemplo de aplicación ........................................................................................ 5

7. Guion y links del video ...................................................................................... 7

7. Lista de Referencias ......................................................................................... 12

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1. ¿Qué son las Lecciones Aprendidas?

Las lecciones aprendidas pueden definirse como el conocimiento o entendimiento

ganado por medio de la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de

ellos1. Es una técnica utilizada por una persona o un equipo de proyecto donde se

recopilan, validan, consolidan y luego se documentan, experiencias, desarrollos, errores,

riegos y sugerencias2.

Surge de la diferencia positiva o negativa entre lo que se esperaba que ocurriese y

aquello que efectivamente ocurrió.

El resultado de esta técnica, por lo general, es un formulario donde se documenta de

manera resumida las lecciones aprendidas. A continuación se puede observar un

ejemplo de un formulario.3,4

Formulario Ejemplo

Título del proyecto Detalle del nombre concreto del

proyecto.

Descripción breve Resumen de las características del

proyecto.

Objetivo Descripción tanto del objetivo general

como los objetivos específicos del

proyecto, tal como se plantearon al

iniciar el proceso.

Participantes Nombre de las personas involucradas

en el proyecto.

Tecnología Detalle de la tecnología utilizada para

la implementación del proyecto.

Conocimientos Conocimientos con los que cuentan las

personas involucradas que fueron

1 Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41. 2 Cf. Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 67. 3 Cf. Universidad de Pamplona (2008), p. 2. 4 Cf. North K. / Rivas R.(2008), p. 185.

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aplicaros durante la ejecución del

proyecto.

Restricciones Destaca las restricciones técnicas,

económicas o de otro tipo que se hayan

previsto o dado en el proyecto.

Aprendizaje Conocimientos especiales y que

agreguen valor al proceso, los cuales se

hayan generado durante la ejecución del

proyecto.

¿Qué salió bien? Detalle de los hechos que salieron

como se deseaba.

¿Cuáles fueron las fallas? Detalle de las fallas que se encontraron

en la elaboración del proyecto.

Lecciones Aprendidas Detalle de las experiencias, errores y

sugerencias que se deben tener en

cuenta en la implementación de un

nuevo proyecto.

Tabla 5: Formulario de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración.

2. ¿Cuáles son las ventajas de las Lecciones Aprendidas para las PyMEs? ¿Por

qué utilizarlas?

Al finalizar un proyecto, mediante un proceso de autorreflexión, los miembros de cada

grupo consideran cuáles han sido las experiencias críticas y dónde deben enfocarse en el

caso de presentarse problemas similares en el futuro5. De esta forma, se tienen en cuenta

las distintas apreciaciones de los participantes para luego disponer de información

valiosa que pueda resultar útil para la planificación y preparación de nuevos proyectos.

Las lecciones aprendidas permiten6:

Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad).

5 Cf. North K. / Rivas R. (2008), p. 185. 6 Cf. Ceballos G. et al (2011), p. 41.

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Identificar deficiencias en políticas, estrategias, estándares, programas,

proyectos, procesos, métodos y técnicas.

Identificar y resolver problemas a través de nuevos cursos de acción.

Mejorar la toma de decisiones futura y servir de modelo para otras

intervenciones.

3. ¿Cómo implementarla?7

Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas

Figura 9: Etapas para la aplicación de lecciones aprendidas. Fuente: Propia Ilustración.

1. El formulario de lecciones aprendidas se debe llevar a cabo inmediatamente

después de cada reunión del equipo, mientras todos los miembros están disponibles y

mantienen los recuerdos frescos.

2. Cualquier miembro del equipo debe ser asignado como facilitador, a excepción

del líder del proyecto quien tiene tendencia a dominar la reunión.

El rol del facilitador es ayudar a que el equipo aprenda. Los miembros deben

comprender que las lecciones aprendidas son una vía de aprendizaje y no un proceso de

evaluación del rendimiento. De esta forma, el facilitador debe fomentar el clima para

que todos participen.

3. A la hora de realizar el formulario se deberán tener en cuenta las siguientes

preguntas:

¿Qué se suponía que debía suceder?

¿Qué sucedió realmente?

7 Cf. Young, R. (2010), p. 18.

Reunirse inmediatamente

Asignar un facilitador Realizar el formulario

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¿Por qué se encontraron diferencias?

¿Qué se ha aprendido?

Para la primera pregunta, es de suma importancia que todos los miembros del equipo

hayan comprendido el objetivo y el plan de trabajo. De esta manera puede asegurarse

que no hubo malos entendidos.

El aprendizaje comienza cuando los miembros del equipo comparan el plan con lo que

realmente sucedió. Los éxitos y fracasos son identificados y discutidos para luego

diseñar planes de acción, con el fin de mantener el éxito y mejorar los contratiempos.

4. Recomendaciones para su realización.8

i. Introducción y agenda: Presentar la agenda del día y recordar al equipo alguno

de los sucesos claves y problemas encontrados durante el proyecto.

ii. Creación de un nuevo aprendizaje: Dividir al equipo en grupos más chicos y

solicitar que apunten sus aprendizajes personales, ideas y puntos de vista. Luego

clasifique las notas en distintos grupos o categorías.

iii. Discusión y revisión: Discuta dichas categorías y pregunte qué podría realizarse

mejor y qué más podría apuntarse para beneficiar los grupos futuros.

iv. Intercambie opiniones entre los grupos: permita que los grupos comenten entre

ellos.

v. Discusión final: Los miembros del equipo deben reunirse para realizar un

resumen de las conclusiones y acciones futuras.

5. Ejemplo de aplicación9

La idea de crear seis grupos de trabajo temáticos ("redes de intercambio de

conocimiento") en la División Oeste de África surgió a mediados de 2005. Estos grupos

consistían en:

1. el desarrollo sostenible de la agricultura y del pastoreo

2. la economía local

3. la educación

4. la salud

8 Cf. Young, R. (2010), p. 18. 9 Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) (2010), p. 70.

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5. la gobernabilidad local y la descentralización

6. y el género.

Con el propósito general de obtener resultados razonables (efectos e impactos) en el

campo de la política, los objetivos específicos de estos grupos de trabajo estaban

claramente definidos. Estos eran:

Mejoramiento del profesionalismo, la capacidad y la autonomía de los miembros

del grupo de trabajo.

Continua fomentación y evolución de las estrategias y los programas pertinentes

de intercambio de conocimientos entre un grupo de personas competentes.

Capitalización de experiencias en la región Oeste de África y más allá

Intercambio de información sobre alternativas y propuestas exitosas dentro de la

región.

Activa contribución y participación de los miembros del grupo de trabajo en los

debates estratégicos de la sección de África Occidental. Además de personal de

SDC, los socios locales, especialistas y personas locales conocedoras también

estaban implicados.

Por un lado, la idea de estos grupos de trabajo provocó escepticismo por varios

coordinadores. Ellos no percibían los beneficios del proyecto, ya que lo consideraban

como un costo y no como una inversión. A la vez, temían dedicar demasiado tiempo

para estas actividades.

Por otro lado, había un creciente entusiasmo por las ONG ya que tenían acceso a una

experiencia más amplia en su ámbito temático y la oportunidad de contribuir como

expertos en un tópico específico que dominan.

El personal de la oficina central tuvo un papel importante en el período de lanzamiento,

que resultó ser un proceso duradero. Finalmente, después de dos años y medio, cada

grupo de trabajo se componía de un grupo central (4 a 7 funcionarios de SDC, Swiss

Agency for Development and Cooperation) y el líder del grupo.

Después de tres años de existencia, una revisión basada en entrevistas y observaciones

mostró un resultado positivo y muy convincente en 5 de los 6 grupos.

La puesta en marcha y participación en un grupo de trabajo se vio favorecida por:

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Temas en relación directa con el día a día de los retos de los miembros del

grupo.

Preguntas pragmáticas, compartidas y relevantes para los miembros de la red.

Libertad en la red para definir su propio funcionamiento de acuerdo con las

necesidades dentro de un marco pre-definido.

Reuniones cara a cara por lo menos cada año y medio.

Objetivos claros negociados en el grupo de trabajo y entre el grupo de trabajo y

la división.

El contacto directo entre compañeros.

Por otro lado, el grupo de trabajo se vio obstaculizado por:

Escepticismo y la resistencia de algunos coordinadores (la sensación de costo y

no de inversión, considerando que demasiado tiempo del personal se "pierde"

para grupos de trabajo).

Facilitadores de red descuidando su papel.

Las actividades de rutina consumen desde un 5% a un 10% del tiempo dedicado

a las actividades de la red.

Para determinadas actividades, vale la pena sentarse y revisar desde una cierta distancia

y pensar en lecciones aprendidas. En las lecciones anteriores aprendimos de nuestra

experiencia de África Occidental que puede ser un válido recurso para el diseño de los

tópicos "Puntos Focales" dentro de la nueva estructura de la SDC.

Sabine Schenk, former Head of West Africa Division.

7. Guion y links del video

Parte 1: Introducción

Bienvenidos al proyecto PyMEs Dinámicas.

En este video Paula Dinámica explicará a Victor que son las Lecciones Aprendidas.

Parte 2: Problema & Definición

Victor: ¡Buen día Paula!

Paula: ¡Buen día Victor! Dime ¿En qué te puedo ser útil?

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Victor: Te cuento. Mi empresa ya lleva algunos años de funcionamiento. A pesar de

ello, me he dado cuenta que de forma sistemática cometemos los mismos errores, una y

otra vez. Errores que nos cuentan tiempo y dinero.

Paula: No te alarmes, que conozco una herramienta muy sencilla que he aplicado en mi

empresa, que requiere una mínima cantidad de tiempo y te da excelentes resultados

llamada “Lecciones Aprendidas”.

Es una técnica que consiste en reflexionar acerca de lo que has hecho y de lo que te ha

sucedido ya sea en un proyecto, proceso o actividad dentro de tu empresa.

Los involucrados deberán comparar entre lo que esperaban que ocurriese y lo que en

verdad ocurrió, para así identificar éxitos y fracasos antes de que se olviden.

Parte 3: Ventajas

Victor: ¡Suena muy bien Paula! Pero a mí me interesaría saber qué ventajas me traerá

esta actividad.

Paula: Ok, si aplicas esta herramienta al finalizar cada actividad o proyecto, podrás

mediante un proceso de autorreflexión llevado a cabo por los involucrados determinar lo

siguiente:

Cuáles han sido los puntos críticos, tanto éxitos como fracasos. Es decir, qué fue clave

para el éxito de tu proyecto que deberías tener en cuenta para aplicar en el futuro, y qué

hiciste en forma deficiente o incorrecta para lo que deberías determinar correcciones.

Todo esto se te traducirá en reducciones de tiempo, en una mayor eficiencia de tus

recursos y por ende, reducción de los costos en tus proyectos futuros.

Por otro lado, gracias a que de esta forma les darás a tus empleados la oportunidad de

compartir sus opiniones, dispondrás de información valiosa que te resultará útil para la

planificación y preparación de tus nuevos proyectos.

Parte 4: Implementación

Victor: Genial Paula. Y ¿cómo puedo implementar esta herramienta?

Paula: Antes que nada Victor, debes recordar que el resultado de una sesión de

Lecciones Aprendidas debe ser un documento en donde se detalle el resultado de la

misma para no perder esa información valiosa.

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Por ejemplo, lo que hacemos en mi empresa y que te puede servir de guía, es completar

un formulario en donde se detalla lo sucedido.

Además de responder las preguntas más importantes como: ¿Qué salió bien? ¿Qué salió

mal? y ¿Qué se aprendió?, lo que hacemos es darles contexto a las “lecciones

aprendidas” pues es lo que nos permite identificar situaciones similares.

La actividad consta solo de 3 pasos muy fáciles de seguir.

El primero es una reunión entre los integrantes del equipo de trabajo.

Si bien generalmente se realizan las sesiones de Lecciones Aprendidas al final del

proyecto, si puedes hacerlo, te recomiendo que las conduzcas al finalizar cada fase del

mismo, o luego de un evento o actividad disparadora, crítica.

Como segundo paso, deberás asignar dentro del equipo a un facilitador. La experiencia

me demostró que los líderes de proyecto tienden a dominar la reunión.

Por lo tanto te sugiero que selecciones a otro integrante del equipo.

Aquí deberás remarcarle al facilitador que su función es ayudar a que el equipo aprenda

y que debe fomentar la participación de todos.

Finalmente los integrantes del equipo deberán reflexionar y discutir sobre lo sucedido,

para luego completar el formulario. Para lo cual es importante que se hagan las

siguientes preguntas en este orden:

¿Qué se suponía que debía suceder?

¿Qué sucedió realmente?

¿Por qué se encontraron diferencias?

¿Qué se ha aprendido?

Parte 5: Consejos

Victor: Por último Paula. ¿Tienes algunos consejos o puntos clave que según tu

experiencia debería tener en cuenta cuando conduzca Lecciones Aprendidas en mi

empresa?

Paula: Victor, previamente es fundamental que le presentes al equipo la agenda del día

y le recuerdes algunos sucesos y problemas claves que ocurrieron hasta el momento.

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Invita a todos los involucrados en la actividad o proyecto, y solamente a ellos, a la

discusión.

Por último te será interesante saber qué Lecciones Aprendidas es especialmente útil en

escenarios de recuperación luego de una crisis.

Parte 6: Final

Victor: ¡Muchas gracias por tu ayuda Paula!

Paula: De nada Victor, y si deseas buscar más información, puedes buscar en los links

que te dejo a continuación:

Guillermo C. / Claudina, P. / Diana C. / Mercedes, S. (2011): La gestión del

conocimiento en PAE. Petrotecnia, in:

http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf

Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian

Productivity Organization, United Kingdom. p. 18-21, in:

http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf

Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge

Management Toolkit, p.67-70, in:

http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf

Leask M. / Lee C. / Milner T. / Norton M. / Rathod D. (2008): Knowledge Management

Tools and Techniques - Helping you access the right knowledge at the right time.

Improvement and Development Agency for Local Government, p. 23 – 33, in:

http://www.idea.gov.uk/idk/aio/8595069

O si no puedes consultar la información disponible en este sitio web de Pymes

Dinámicas, quienes me aconsejaron aplicar ¡esta herramienta de gestión del

conocimiento!

www.dynamic-sme.org

Links para ver el video en el sitio web YouTube y en el sitio web de la Universidad

Federal de Santa Catarina respectivamente, en idioma:

Castellano:

http://www.youtube.com/watch?v=SmNirt9rZzk

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http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_espanhol_07

102013.mp4

Inglés:

http://www.youtube.com/watch?v=-YfeXa3YNH8

http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_ingles_0710

2013.mp4

Portugués:

http://www.youtube.com/watch?v=LiJSXwc7lgc

http://tvled.egc.ufsc.br/biblioteca/biblioteca/DynamicSME/lessons/lessons_portuguesl_

07102013.mp4

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7. Lista de Referencias

Ceballos G. et all (2011): La gestión del conocimiento en PAE. Petrotecnia, en:

http://www.petrotecnia.com.ar/junio11/sin/GestionPAE.pdf, (visitada 15/09/2013).

North K./ Rivas R. (2008): Gestión del conocimiento: Una guía práctica hacia la

empresa inteligente. Libros en red.

Swiss Agency for Development and Cooperation / Lindau A. (2009): Knowledge

Management Toolkit, en:

http://www.fsnnetwork.org/sites/default/files/knowledge_management_toolkit.pdf,

(visitada 16/09/2013).

Universidad de Pamplona (2008): Nodo Internacional de gestión del conocimiento,

en:

http://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/hermesoft/portalIG/home_1/recursos/gen

eral/manuales_guias/manuales/contenidos/lecciones_aprendidas/index.htm, (visitada

18/09/2013).

Young, R. (2010): Knowledge Management Tools and Techniques Manual. Asian

Productivity Organization, United Kingdom, en:

http://www.apo-tokyo.org/publications/files/ind-43-km_tt-2010.pdf, (visitada

16/09/2013).