lección control e indicadores

UNITECNICACONTROL E INDICADORES

Rubén Darío Cárdenas Espinosa rdcardenas@unitecnica.net

Mecanismo que permite corregir

desviaciones a través de indicadores

cualitativos y cuantitativos, a fin de lograr

el cumplimiento de los objetivos claves

para el éxito organizacional.

(Evalúan factores culturales, organizativos,

humanos y grupales.

CONTROL

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Crear mejor calidad

Enfrentar el cambio

Producir ciclos más rápidos

Agregar valor

Facilitar la delegación y el trabajo en

equipo

• Establecer normas y métodos para medir el rendimiento.

• Medir los resultados.

• Tomar medidas correctivos .

• Retroalimentación

PASOS DEL PROCESO DE CONTROL

Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”

Tipos de Control

RETROALIMENTACIÒNCONCURRENTEPRELIMINAR

Creación de

políticas,

procedimientos y

reglas

Supervisión directa

Antes Durante

Corregir posibles desviaciones futuras de

estándar aceptable

Información resultados anteriores

Técnicas para el control

Contabilidad Auditoria Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos (memorias de expedientes) Computarizados Mecanizados Gráficas y diagramas Proceso, procedimientos, Gannt, etc.

Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.Estudio de métodos, tiempos y movimientos, etc.Métodos cuantitativos RedesModelos matemáticosInvestigación de operacionesEstadísticaCálculos probabilísticas

INFORMES DE CONTROL para el control directo de las operaciones.REPORTES DE INFORMACIÓN datos más extensos a fin de que la gerenciapueda formular planes.

Para diseñar un informe se considera:

Concentración sobre las acepciones Claridad y concisión Complementarse con presentaciones gráficas,

audiovisuales y verbales Equilibrio entre la uniformada y la variedad Frecuencia de los reportes Evaluación de la información

REPORTES E INFORMES:

Cacería de brujas: búsqueda de síntomas y culpables en lugar de causas y posibles soluciones.

Esparcimiento de la responsabilidad: puede no serdemasiado específico e involucrar al total del Personal el cual al sentirse atacado (reacciona negativamente).

Obsesión: hay demasiadas inspecciones por lo que se vuelve costoso.

Nostalgia: demasiado énfasis en lo que pasó, se vuelve recursivo, lo que limita una efectiva toma de medidas correctivas.

Fallas en el proceso de control

Un indicador es un patrón de valoración

(cuantitativo o cualitativo) de la dinámica de

las variables que permite medir, estimar,

calcular o apreciar el mérito de una política,

un plan, un programa, un proyecto o un

proceso.

INDICADORES

• Indicadores de logro, evalúan el qué

hacer y para qué hacerlo.

• Indicadores de gestión, evalúan cómo se

hacen las cosas y con qué recursos se

obtienen.

TIPOS DE INDICADORES

INDICADORES DE LOGRO INDICADORES DE GESTIÓN

PRODUCTOEFECTOS ACTIVIDADES RECURSOS

TIPOS DE INDICADORES

IMPACTOS

EFICIENCIA

(Cómo y con qué)

EFICACIA

(Qué y para qué)

FINANCIEROSHUMANOS FÍSICOSTIEMPOCALIDADCANTIDAD

EFECTIVIDAD

“LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA”

PARA QUÉ

INDICADORES

DE

LOGRO -

EFECTOS E

IMPACTOS

SUBSISTEMA DE INDICADORES

QUÉ

INDICADORES

DE

LOGRO -

PRODUCTOS

CÓMO

INDICADORES

DE

GESTIÓN -

PROCESOS

CON QUÉ

INDICADORES

DE

GESTIÓN -

RECURSOS

EFICACIA EFICIENCIA

EFECTIVIDAD

“NO TODO LO QUE CUENTA PUEDE SER CONTADO”

INDICADORES OBJETIVOS

Expresión cuantitativa que permiten MEDIR qué

se quiere lograr y cómo hacerlo.

Indicadores Cuantitativos

INDICADORES SUJETIVOS

Expresión cualitativa que permiten APRECIAR la

dinámica y resultados de los procesos.

Indicadores Cualitativos

INDICADORES OBJETIVOS Y SUJETIVOS

DIMENSION SUJETO ATRIBUTO

Número,

Porcentaje,

tasa

Personas

Organizaciones

Procesos

Característica

PORCENTAJE DE HOGARES DISPONEN

ADECUADAMENTE LOS

RESIDUOS SÓLIDOS

Nombre: Residuos sólidos

INDICADORES CUANTITATIVOS

- FORMULACIÓN DEL INDICADOR- TANGIBLES

CUALIDADES: “Disponen adecuadamente los residuos sólidos”, implica:

• Seleccionan los residuos sólidos

• Propician y practican el reciclaje

• Disponen según normatividad

UNIDAD OPERACIONALTotal hogares que disponen correctamente

%Total hogares beneficiarios

• PROBLEMA

• OBJETIVO

CATEGORÍAS Y VARIABLES

INDICADOR DIMENSION SUJETO ATRIBUTO/CUALIDAD

META

CANTIDAD

TIEMPO

INDICADORES CUANTITATIVOS

-FORMULACIÓN DEL INDICADOR-

INTANGIBLES

INDICADORES CUANTITATIVOS

CONSTRUCCIÓN DEL INDICADOR – INTANGIBLES

Ejemplo

OBJETIVO: Mejorar la calidad de vida de las familias beneficiarias del proyecto.

CATEGORÍA: Calidad de vida

VARIABLES: Educación, salud, ingresos, vivienda

INDICADORES:

• Asistencia escolar

• Morbilidad infantil

• Porcentaje de hogares de beneficiarios queviven con más de dos dólares día.

• Porcentajes de vivienda con servicios públicos

INDICADORES CUANTITATIVOS -FORMULACIÓN DEL

INDICADOR- INTANGIBLES - DOS

-Síntomas o manifestaciones –

Ejemplo

OBJETIVO: Disminuir la inseguridad en la región dondeviven las familias beneficiarias del proyecto.

CATEGORÍA: Inseguridad

SÍNTOMAS: Robos, atracos, violaciones, secuestros,

INDICADORES:

• Número de robos día

• Número de atracos semana

• Número de violaciones mes

• Numero de secuestros trimestre.

ESCALA: - Sucesión de elementos diferentes

pero del mismo tipo.

- Serie de valores o apreciaciones

NIVEL: los elementos que constituyen la escala

mantienen un orden de mayor a menor (ordinal)

GRADO: la escala no es secuencial, aunque sí

lleva un orden de valoración (cardinal)

INDICADORES SUJETIVOS

INDICADORES SUJETIVOSESCALA - NIVEL

Ejemplo

Indicador: “Nivel de confianza”

• Las personas de la organización comparten unavisión común de organización y territorio. (Situacióndeseada).

• Las personas plantean sus ideas abiertamente en laorganización.

• Las personas conversan de sus problemas con lasdirectivas.

• Las personas no comunican sus anhelos ysentimientos en la organización (Situación actual).

Indicador: “Grado de aceptación”

La organización preside o coordina una red

o programa interinstitucional.

La organización participa en comités de

planeación y veeduría.

La organización promueve actividades con

otras instituciones.

La organización es invitada a reuniones

INDICADORES SUJETIVOSESCALA - GRADO

Ejemplo

INDICADORES SUJETIVOS-ESCALA COMBINADA –

Ejemplo

Indicador: “Gestiona y administra recursos”

• Genera ingresos propios. (Óptimo, aceptable,deficiente).

• Diversifica fuentes de financiación. (Óptimo,

aceptable, deficiente).

• Elabora presupuestos. (Óptimo, aceptable,

deficiente).

• Cuenta con un sistema contable. (Óptimo,

aceptable, deficiente)

NOMBRE DEL PROYECTO:

NOMBRE DEL INDICADOR:

CODIGO: TIPO DE INDICADOR: Logro Gestión

SUBTIPO: Impacto Efecto Producto Actividad R. Humano R. Físico R. Financiero

DEFINICION DEL INDICADOR:

OBJETIVO DEL INDICADOR:

CUALIDADES:

UNIDAD DE MEDIDA:

UNIDAD OPERACIONAL:

PERIODICIDAD:

COBERTURA:

FUENTE DE INFORMACION:

INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN:

VERIFICADOR:

RESPONSABLE DEL ACOPIO:

RESPONSABLE DEL REGISTRO:

RESPONSABLE DEL INDICADOR:

Estándar Línea de base Meta Logro Nivel De Aceptación

DIA: MES: AÑO: Dependencia responsable

HOJA DE VIDA DEL INDICADOR