las 10 cosas que debes saber para implantar la ley 39 2015 en el ayuntamiento

Implantar la Ley 39/2015 en tu Ayuntamiento

Víctor Almonacid Lamelas

Diciembre 2016

LAS 10 COSAS QUE DEBERÍAS SABER PARA

Etiquetas: Ley 39/2015, administración electrónica

Derechos de las personas El derecho principal para la mayoría de personas físicas es el de elegir el medio a través del cual se relacionan con la Administración • Las personas jurídicas, sus representantes, las entidades sin personalidad, los profesionales colegiados, las propias AAPP y sus empleados, no tienen esa opción y todos sus trámites y comunicaciones serán electrónicos

• Actuación por medio de representante • Un derecho importante de las personas es el de acceso a la información conforme a la Ley de Transparencia

¿Identificación o firma? La Ley 39/2015 se refiere a ambas, si bien sigue exigiendo la firma para los trámites más importantes (presentar una instancia o un recurso, renunciar a un derecho…) Mecanismos:

• Los de identificación que establece la Ley en base al eIDAS (Reglamento europeo de identificación electrónica y servicios de confianza)

• Otros que establece el eIDAS, como la firma biométrica o la firma electrónica en nube.

• Proyecto Cl@ave y otros proyectos similares, para la identificación/firma de los interesados

• Mecanismos de firma: eDNI 2.0, eDNI 3.0, otros eCertificados de firma avanzada o cualificada

Documentos a presentar por parte del interesado • Generalización de declaración responsable • No presentación documentos que no exija una norma (y adecuación de normas internas a la

Ley 39)

• Interoperabilidad no exigencia de documentos que obren en poder o se originen en una administración. Se recabarán en su nombre • Tener todo ello en cuenta en la reingeniería y catalogación de procedimientos y cartas de servicios

Oficinas asistencia materia de registros

• Pasa a ser el servicio “piedra angular” del Ayto.

• Nuevo paradigma legal en atención al público

• Creación de Registros de funcionarios habilitados: asistencia y digitalización

• Generación de copias auténticas

• Registro electrónico único: presentación de documentos (telemática y/o presencial)

• “Oficina virtual” sede electrónica

• “Ventanilla única” SIR

• Comunicaciones interadministrativas: siempre electrónicas

Tramitación electrónica • Expediente (íntegramente) electrónico • Documentos electrónicos • Gestor de expedientes • Firma de los empleados públicos • Fe pública y actuación administrativa automatizada • Plazos: sábados inhábiles y plazos en horas

Cumple: • Esquema Nacional de Seguridad (ENS) • Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)

Resoluciones administrativas • Órganos unipersonales Decretos electrónicos del Alcalde y de los Concejales delegados

• Gestión de la firma electrónica de las autoridades

• Órganos colegiados JGL y Pleno (sin perjuicio de los regímenes especiales)

• Funcionamiento electrónico de órganos colegiados (desde la convocatoria hasta la elaboración de un acta audiovisual)

• Necesidad de regulación en el ROM (seguridad jurídica)

Notificación electrónica

• La preferente, si bien se debe indicar de forma expresa por personas físicas

•Formas: DEH y por comparecencia

•Procedimiento para la notificación por comparecencia: puesta a disposición, acceso y dies a quo

• Adecuación de las notificaciones no electrónicas

•Avisos electrónicos

•Adecuación de los “pies de recursos”

Archivo electrónico • Archivo electrónico único de todos los documentos

• Principios del archivo electrónico: integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación

• Longevidad de la firma y “resellado”

•Relaciones con la Ley de transparencia

Seguridad jurídica En el marco del Reglamento de Administración electrónica, este habilitará a la Alcaldía para aprobar los documentos derivados del ENS, el ENI y las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI), tales como:

• Documento de política de seguridad de la información • Documento de política de identificación y firma electrónica • Documento de política de gestión documental y archivo electrónico • Documento de protocolos de digitalización • Documento de protocolos del ciclo de vida de documentos y expedientes electrónicos • Documento de política de sellado de tiempo • CSV • Uso del sistema de claves concertadas

Gestión del cambio • Planificación estratégica • Adecuación del Reglamento de Administración electrónica y otros Reglamentos/ordenanzas • Reingeniería de procedimientos • Liderazgo • Integración con plataformas de otras AAPP (Archive, SIR…) • Adquisición de software y equipamiento • Aspectos organizativos • Formación e información interna nuevas aptitudes • Difusión y asistencia externa

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Para saber más

• DOCUMENTO 100 PREGUNTAS Y RESPUESTAS SOBRE EL PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO EN LA NUEVA LEY DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN

• Todo lo que usted debe saber sobre las nuevas leyes de procedimiento y régimen jurídico

Y recuerde: «Hay que gestionar el cambio, pero aún más

importante es cambiar la gestión»

Agradecimientos: Nacho Alamillo y Fermín Cerezo

© Víctor Almonacid Lamelas 2016.

LAS 10 COSAS QUE DEBERÍAS SABER PARA es una colección viva en la que tú puedes participar.

Puedes proponernos algún tema que te preocupe y

trataremos de explicarlo en próximas publicaciones

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