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Nuestras Administraciones

LUDMILA MEDINA Coordinadora Área deAnálisis y Estrategia,Oficina de Planeacióny DesarrolloInstitucionalUniversidad del Valle

RESUMEN Desde sus inicios, la Universidad del Valle ha sido partícipe

de la generación del conocimiento regional influyendo de

esta manera en los resultados del desarrollo de la región.

La propuesta se ha sostenido en que el activo intangible más importante

es el conocimiento. El capital humano, poseedor del conocimiento, es el

factor determinante para la obtención de resultados en la Universidad. El

conocimiento le agrega valor a la información, recurso que abunda, y se

convierte, de esta manera, en el factor primordial de competitividad que

orienta la búsqueda de desarrollo e innovación.

PALABRAS CLAVEConocimiento, sociedad del conocimiento, gestión del conocimiento,

inteligencia organizativa, conocimiento experto

La Gestión del Conocimiento vista desde la Oficina de Planeación de laUniversidad Del Valle Cali, Colombia

¿QUÉ SE BUSCA CON UN PROYECTO DE GESTIÓN DELCONOCIMIENTO EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE?

La Universidad del Valle, como activo importante para la sociedad, genera co-nocimiento científico de alto impacto y de aplicación práctica para su entorno.Algunos ejemplos de aplicaciones prácticas sustentadas en la Gestión del Cono-cimiento son:

Modelos de desarrollo de acueductos rurales, que han sido transferidos a lacomunidad para el manejo de las aguas, con la instalación de prototipos de tra-tamientos, con recursos que la población tiene al alcance de su mano.

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nuestras adminis trac iones

Desarrollo de una cultura de prevención, negocia-ción y resolución de conflictos, en zonas catalogadascomo de “alto riesgo”, por la presencia de pandillasy grupos armados ilegales.

Mejoras en las condiciones de los productos queofrecen las empresas. Un caso específico referidocon niveles de toxicidad en sus productos en los cua-les se planteó la solución al problema por parte deprofesores del Departamento de Química y de la Es-cuela de Ingeniería de Alimentos.

Modelos de gestión que han permitido que lasempresas públicas puedan salir a flote, después de unproceso de intervención del Gobierno Central pormalos manejos administrativos.

La elaboración de planes de desarrollo prospecti-vos para la ciudad en que se encuentra ubicada la Uni-versidad, por medio de procesos participativos queinvolucran construcción de consensos entre los diver-sos actores que participan.

Sistematización de los principales procesos de laUniversidad permitiendo de esta manera la utilizaciónde sistemas de información en línea de acceso desdecualquier lugar. Al igual que la puesta en marcha deun campus virtual que atiende a más de 17.000 estu-diantes. Todo ello basado en herramientas y soft-ware de uso libre.

En los últimos años, la construcción de sinergias einteracciones entre los diversos saberes ha permi-tido que las soluciones a los problemas sean tratadasdesde un punto de vista más integral.

Da cuenta de ello la convocatoria interna de inves-tigaciones para la elaboración de macroproyectos, lacual contó con la participación de más de cincuentapropuestas, enfocada a la solución de problemas re-gionales con la intervención de distintas disciplinas.

Por ello, para la Universidad la gestión del cono-cimiento es el activo más importante que tiene y elque le ha permitido consolidarse como una de las tresuniversidades públicas más importantes de Colombia.

BASES ORGANIZACIONALES DE LA GESTIÓNDEL CONOCIMIENTO

CalidadSustentados en principios de eficacia, eficiencia

y efectividad. Los sistemas de calidad han configu-rado un nuevo modelo de gestión pública que haimplicado un cambio en la cultura administrativa,para responder a las necesidades de los ciudada-nos1.

El modelo Europeo de Excelencia Empresarial hacomplementado la perspectiva, basado en un con-cepto de autoevaluación del funcionamiento del sis-tema de gestión de la institución aplicando nueve cri-terios claves del negocio2.

En la Universidad del Valle se ha adoptado el mo-delo de autoevaluación que propone el Consejo Na-cional de Acreditación para la acreditación voluntariade sus programas académicos y para la acreditacióninstitucional. Mientras que con relación a certificacio-nes de calidad, a la Universidad le ha sido otorgadala certificación según la Norma Técnica Colombianapara la Calidad de la Gestión Pública NTCGP1000:2009, la certificación ISO 9001:2008 y la certifi-cación IQNet.

Integración de las TICLas Tecnologías de Información y Comunicaciones

son el motor de la transformación de la Administra-ción Pública3. Es deber del Estado facilitar las relacio-nes de sus ciudadanos de tal manera que sus proce-sos administrativos sean sencillos, transparentes ycercanos a ellos. Las TIC son el instrumento para lamejora y modernización de los servicios que presta laAdministración Pública ante el constante cambio tec-nológico y la demanda de sus ciudadanos.

Un factor clave en este proceso ha sido la existen-cia de leyes gubernamentales que exigen condicionesmínimas de aplicación.

1 Se han tenido en cuenta las propuestas de Francisco Moyado que presenta tres planos para las transformaciones delEstado: un primer plano con relación al acercamiento entre las técnicas de gestión entre los sectores público yprivado, un segundo plano: el cambio a un estilo de gestión que pone énfasis en los resultados, y en tercer lugar lamayor preocupación por la eficiencia, calidad y efectividad. Ver: Gestión Pública y calidad: Hacia la mejora continua y el rediseño de las instituciones del sector público. VIICongreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. http://unpan1.un.org/intradoc/groups/public/documents/CLAD/clad0043302.pdf2 Criterios del modelo EFQM tomado de http://airpluss.wordpress.com/category/modelo-efqm3 Las TIC y los desafíos digitales, Gaona, Mauricio, Escuela de Ingeniería de Sistemas y Computación, Universidad delValle, Colombia, página 225.

Gestión de Recursos y CapacidadesEl valor de la Administración Pública tiene que es-

tar sustentado en aspectos intangibles. Dentro deellos el capital intelectual juega un papel relevante.

No se puede hacer Gestión del Conocimiento sinactivar procesos de creación, desarrollo, difusión y ex-plotación del conocimiento, que generen capacida-des distintivas y ventajas competitivas sostenibles. Elconocimiento es un recurso intangible y heterogéneo,que no se deprecia con su uso, sino que es capaz degenerar sinergias, siendo su réplica difícil a causa desu propia naturaleza tácita y compleja4.

Un primer factor clave ha sido la aplicación del mo-delo de dirección estratégica por competencias.Como lo expresa Bueno (1998) el centro del modeloes el capital intelectual5.

El modelo se establece fundamentado en tres ele-mentos esenciales:

• Tecnológico• Organizativo• SocialSe genera así una mayor focalización de esfuerzos

para adquirir y desarrollar aquellos conocimientos, ha-bilidades y actitudes necesarios a fin de generar re-sultados de negocio basados en capital intelectual.

La Universidad del Valle tiene el modelo de ges-tión por competencias como una exigencia guberna-mental y ha venido trabajando en la definición y apli-cación del mismo.

La participación ciudadanaEl Estado debe acercarse a la ciudadanía y apoyarla

con información. El reto consiste en ampliar y desarro-llar contenidos e iniciativas que faciliten la interaccióndel gobierno con los ciudadanos, mediante la imple-mentación de mecanismos que permitan la opinión di-recta, para detectar cuáles son sus fallas y corregirlas,de tal manera que se establezca una vía de comunica-ción eficiente que fomente el sistema democrático.

Una iniciativa es el “Congreso virtual” donde se départicipación a los ciudadanos en el análisis de losproblemas sociales y económicos y en la creación delas leyes y medidas que regularán la vida de la socie-dad utilizando las facilidades de comunicación vía In-ternet.

Modelo de Cuadro de Mando IntegralLa implementación del modelo con sus cuatro

perspectivas (financiera, cliente, procesos, aprendi-zaje) apoyan positivamente a un proyecto de Gestióndel Conocimiento.

En la Universidad del Valle este modelo ha sidoadaptado para definir cinco perspectivas que corres-ponden a los cinco asuntos estratégicos del Plan deDesarrollo. De allí se deriva entonces el accionar dela Universidad.

MODELOS DE BASE DE GESTIÓN DELCONOCIMIENTO: ESTRUCTURA DE CAPITALINTELECTUAL INTELECT

Marco teóricoEste modelo llamado también modelo EUROFO-

RUM es el modelo más aplicado en estudios de ges-tión del conocimiento y análisis intelectual. Este mo-delo aparece en 1998 por Euroforum Escorial enMadrid6.

El modelo se concentra en tres tipos de capitales: • Capital humanoHace referencia a las capacidades y compromisos

que hacen parte del conocimiento de las personas. Es

4 La teoría de recursos y capacidades y la gestión del conocimiento. Carrión Maroto, Juan. http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/jcm1.htm 5 Modelo dirección estratégica por competencias tomado de http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_6_05/aci060605.htm6 Existen otros modelos que por la extensión de este ejercicio no los presento, entre ellos están: modelo TechnologyBroker, modelo del Knowledge Management Assessment, modelo Intellectual Assets Monitor, Modelo Social deCapital, modelo de Canadian Imperial Bank, modelo Nova, modelo Dow Chemical, modelo de las cinco fases deNonaka y Takeuchi.

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decir, es el saber propio de las personas que enton-ces viene a recoger los conocimientos, saberes y ca-pacidades de las personas que han adquirido me-diante procesos de socialización, educación,capacitación y comunicación.

• Capital estructuralEs la cantidad de conocimientos que son propie-

dad de la institución y que se conserva en ella a pe-sar de que los empleados se vayan. Es en cierta ma-nera independiente a pesar de haber sido generadapor el capital humano. Ejemplos de este capital sonla cultura, la tecnología, el conocimiento de la orga-nización, entre otras.

• Capital relacionalEs el conjunto de relaciones que tiene la institución

con los clientes y el medio que la rodea. En el primercaso están las relaciones con clientes, proveedores ylos grados de satisfacción de éstos. Para el segundocaso son las actividades de comunicación tanto paraofrecer productos como para presentar resultados(rendiciones de cuentas).

FACTORES CLAVES DE LAS ACCIONES

La inteligencia organizativa En este aspecto se introduce el tema de la vigilan-

cia tecnológica y la inteligencia competitiva que con-siste en tener un sistema que busque, seleccione,analice y comunique a los interesados informaciónorientada a la toma de decisiones.

Para ello se analiza el comportamiento innovadorde los pares académicos o de las otras universidades,

se examinan las fuentes de información como libros,bases de datos, patentes, etc., se asiste a ferias, con-gresos, eventos donde la competencia participe yde esta manera, se toma conocimiento de las compe-tencias que predominarán en el futuro más o menospróximo.

En la Universidad del Valle, específicamente en elInstituto de Prospectiva, Innovación y Gestión delConocimiento y el Observatorio de Prospectiva Tec-nológica e Industrial para la Competitividad Regional,OPTICOR, se han desarrollado ampliamente estu-dios de corte prospectivo para la región y se han uti-lizado las herramientas de la vigilancia tecnológica.OPTICOR ha desarrollado estudios de prospectiva in-dustrial y tecnológica en los sectores del Cuero yCalzado, Confecciones y Metalmecánica en la ciu-dad de Cali.

Desde la Oficina de Planeación se recolecta infor-mación del entorno y se plasma en boletines queson puestos a disposición de la comunidad universi-taria, y la información importante es enviada directa-mente a la unidad que pueda interesarle7. También seproducen análisis y estudios para la toma de decisio-nes de las directivas universitarias, estos estudios sonde diversa índole, se tienen en especial algunos bá-sicos como el análisis de los docentes, de la poblaciónestudiantil, de la deserción y otros que surgen de lasnecesidades que se presentan8.

El conocimiento experto El conocimiento experto hace referencia al cono-

cimiento tácito y la forma cómo el experto puede tras-pasar sus conocimientos a terceros. Igualmente con-sidera el experto externo que aporta conocimientosobre temas en que no se justifica tener recursos in-ternos dedicados.

En la Universidad se cuenta con expertos tanto in-ternos como externos (aquellos que forman parte deredes o contratados exclusivamente para desarrollaralgunos temas) dado que la Universidad tiene la ma-yoría de las áreas de conocimiento a excepción de de-recho y antropología.

Dentro de las aplicaciones prácticas aplicables a laOficina de Planeación se cuenta la creación de un mo-delo de priorización para los proyectos de inversión,una metodología para el tratamiento de riesgos y un

7 Estos boletines pueden ser vistos en: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Entorno.html8 Pueden ser consultados en: http://paginasweb.univalle.edu.co/~planeacion/Analisis/Documentos.html

nuestras adminis trac ionesLa Gest ión del Conocimiento v is ta desde la Of ic ina dePlaneación de la Univers idad Del Val le Cal i , Colombia

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modelo para el análisis de sostenibilidad de los pro-gramas académicos. En estos momentos se está re-visando la integración entre la planeación, los riesgos,las auditorías de entes de control externo y el sistemade gestión de calidad GICUV, con un grupo de exper-tos de las Escuelas de Ciencias de la Administración,Ingeniería, Ciencias Sociales y Económicas y el Obser-vatorio Sismológico del Sur Occidente.

La comunicación Tiene que garantizarse la difusión e intercambio de

información y conocimiento en la organización, con-jugando la comunicación formal e informal.

La página web de la Universidad ha sido uno delos principales medios. Pero además, la Universidadcuenta con emisora y canal regional de televisión ypor estos medios se acerca a la región.

Internamente, existe una lista de correo para do-centes y otra para administrativos. A esta lista se ins-criben los interesados y diariamente se reciben co-rreos con relación a las actividades que lleva a cabola Universidad.

La gestión documental Con relación a la gestión documental, la Universi-

dad tiene que cumplir con la Ley General de Archivosque el Gobierno nacional ha establecido para todaslas instituciones públicas.

En este sentido, se ha venido instaurando la culturade archivar solo lo necesario, hacer la conservacióndel documento de acuerdo con las normas ambienta-les establecidas e ir pasando los documentos del ar-chivo de gestión al archivo central y al archivo histórico.

En la Oficina de Planeación hemos venido implan-tando la cultura de reducir la documentación en pa-pel y hacer un manejo eficiente de la información di-gital.

Para la gestión documental existe un sistema de in-formación que nos permite hacer un seguimiento de losdocumentos que se generan y que se envían y reciben.

El aprendizaje individual Este aprendizaje se fomenta en la Universidad a

través de estímulos, entre los que se encuentran ayu-das o apoyos económicos para las personas que re-alizan estudios ya sea dentro como fuera de la Univer-sidad. En especial para los docentes se les incentivapara que continúen sus estudios de posgrado, otroestímulo es el año sabático año durante el cual el pro-fesor descansa de sus labores docentes.

Para los empleados el estímulo se otorga por me-dio de cursos, seminarios y talleres que los actualicenen la función que desempeñan, al igual que ayudaspara continuar con sus estudios de formación.

El aprendizaje organizativo Dentro de la Universidad el aprendizaje organiza-

tivo se encuentra vinculado específicamente con losprocesos, procedimientos y manuales, desde el año2003 se han venido levantando los procesos y el co-nocimiento del cargo se ha venido depositando enmanuales y procedimientos específicos.

Con relación al conocimiento que desarrollan losprofesores, este se hace explícito a través de foros,seminarios, talleres, y actividades de formación queellos realizan. De igual manera, con la publicación delos resultados de su investigación o de su gestión oexperiencia.

La innovación En este aspecto dentro de la Universidad se tra-

baja con bastante intensidad, en especial dentro delos grupos y centros de investigación, algunos deellos tienen metodologías y planteamientos definidoscon respecto a la gestión de la innovación.

En la Oficina de Planeación se tiene la colabora-ción del Grupo de Pensamiento Estratégico, que sonexpertos tanto internos como externos, que abordanalgún problema que tenga la Universidad con el ob-jetivo de proponer soluciones.

CONCLUSIONESEl grado de madurez de la organización influye

en la factibilidad de aplicación exitosa de un pro-yecto de Gestión del Conocimiento. Bases organi-zacionales de suma importancia para ello son el es-tablecimiento de principios de calidad, integraciónde las Tecnologías de Información y Comunicacio-nes, la efectividad en gestión de recursos y capaci-dades, la participación de los clientes y un control deprocesos.

No obstante la existencia de diversos modelosde Gestión del Conocimiento, debe haber la adop-ción de un modelo de base.

Cada organización debe adoptar acciones sobreaspectos claves según su propia realidad. En el casoespecífico de la Universidad del Valle, se ha trabajadosobre: inteligencia organizativa, conocimiento de ex-perto, gestión de contenidos, aprendizaje individualy organizativo, e innovación.