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XXII Jornadas de Archivos Universitarios “La gestión de documentos en el entorno digital”
Tarragona, 19 de mayo de 2016
Beatriz Franco Espiño
Subdirección General de los Archivos Estatales (MECD)
La descripción archivística: medio para la gestión de
documentos
¿Qué es la descripción archivística?
“Elaboración de representaciones de documentos de archivo y, en sucaso, de otras entidades archivísticas (agentes, funciones, etc.)”(CNEDA)
• Un proceso continuo.• Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos de archivo.• Mediante el registro de información estructurada sobre el contexto,
contenido y estructura de los documentos de archivo.
Búsqueda, localización, intercambio, reutilización, comunicación y comprensión delos documentos de archivo.Información organizada en redes,
sistemas, bases, tablas, registros ycampos (o elementos) de datos
[Javier Barbadillo]
¿Qué es la descripción archivística?
Finalidad: Hacer comprensibles los fondos documentales
Coincide con la finalidad de la propia documentación: informar
Facilita la comprensión del contexto y del contenido de los documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que tratan, sus características y volumen.
Los metadatos cumplen una función esencial en relación con los documentos electrónicos:• Facilitan la recuperación. • Mejoran la gestión de documentos• Aseguran el mantenimiento de la
integridad, y por lo tanto, la autenticidad de los documentos.
MISMA FUNCIÓN
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Entonces, ¿los metadatos pueden sustituir a la descripción archivística?
NO
No pueden sustituir a la base de la descripción:La información contextual
No pueden tomar en cuenta las necesidades de los usuarios
Se necesita una participación activa de los archiveros en el diseño de los SGD
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos.Para la valoración, difusión, servicios de referencia y consulta.Para preservar el contexto original de producción de los documentos, a través de la salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio
Beneficios de la normalización en la descripción archivísticaIntercambio
de informaciónó
Integración de archivos en un único sistema
Mejora del acceso a los recursos
archivísticos
Prácticas archivísticas homogéneas y adecuadas
Control de series
documentales fragmentadas
De aplicación a cualquier centro / cualquier recurso
Mejora de identificación de fondos
Obtención de descripciones uniformes
Homogeneización de las entradas y salidas de datos
• Somos una comunidad, no debemos trabajar solos• Las normas son la base para el trabajo en común• Podemos trabajar juntos en la descripción de los
contextos, y• Nuestra principal voluntad es la recuperación de la
información
Actividad individual vs. Actividad cooperativa
Innovación en los procesos técnicos archivísticos:Descripción archivística
Momento de cambios
A nivel nacionalCNEDA
Abierto período de información pública Parte 3 Atributos
Fecha límite: 15 de mayo
A nivel internacionalEGAD
Reunión 13‐15 abrilPresentación Congreso ICA
Seúl 2016 (5‐10 sept)
El modelo conceptual de la CNEDA permite implantaciones flexibles y graduales:
• Permite establecer sistemas básicos o sistemas avanzados de descripciónarchivística, según las necesidades y recursos de cada organización.
• Permitirá establecer estructuras de datos con diferentes grados dedescomposición de sus elementos y diferente intensidad descriptiva.
Favorece la implantación de sistemas lógicos relacionales capaces de aprovechar correctamente las posibilidades de las nuevas tecnologías.
Es una guía para desarrollar sistemas descriptivos relacionales que permitan garanticen la interoperabilidad y la compartición de datos.
EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Misión:
Promover y facilitar el intercambio internacional de información sobre recursos archivísticos.
Principal proyecto:
Desarrollar un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.
EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Objetivos:
• fomentar y facilitar el desarrollo e implementación de normas y buenas prácticas en la descripción archivística,
• apoyar la comunicación y el intercambio de información sobre estándares descriptivos y buenas prácticas, y
• proporcionar enlace con otros organismos profesiones de la información como la IFLA, ICOM y con organismos de normalización
EGAD/ICA Expert Group on Archival Description
Resultados previstos
El modelo conceptual desarrollado por la EGAD se presentará de dos formas, en las que se trabajará de manera simultánea:
Representación en forma gráfica
Representación en formatos normalizados para ontologías
La expresión formal del modelo conceptual facilitará el desarrollode sistemas eficientes y flexibles de descripción archivística ysentará las bases para el desarrollo de un sistema que proporcioneun acceso integrado a la información.
ISAAR (CPF)
CONSEJO DE GUERRA (1.2)‐ Institución (1.1)‐ 1516‐1834 (2.1)‐ ES28079MCU192 (4.1)
RR1Consejo de Guerra ‐ ES.47161.AGS/14‐ Fondo‐ [Productor]‐ 1386‐1706
ISAD (G)
Consejo de Guerra (1.2)‐ ES.47161.AGS/14 (1.1)‐ Fondo (1.3)‐ 1386‐1706 (1.4)‐ 4015 leg. y 438 lib. (1.5)
‐ CONSEJO DE GUERRA (2.1)
Function Activity
Agent Mandate
Record Set
Record Record component
Date Place Occupation
Function (abstract) Documentary Form
Figure/Character/Being
Subject (abstract)
Named event Named Period
Movement
Named Animal
Necesaria y obligada colaboración y cooperación
El centro de atención de la descripción pasa a ser el contexto, no el contenido
Necesidad de creación de sistemas complejos y relacionales de descripción
archivística
Importancia de la normalización
Importancia de los profesionales de archivo y gestión documental en el cambio
CTN50/SC1‐Gestión de documentos y aplicaciones
Estamos pasando de:
Documentos datos
Entornosaislados
Entornoscolaborativos
Información centralizada Información descentralizada
Repositorios físicos En la nube
Papel Electrónico
CTN50/SC1‐Gestión de documentos y aplicaciones
• Documentos = Activos de información
• Oportunidades para el uso y reutilización
• Entornos de trabajo colaborativos y multi‐jurisdiccionales
• Análisis recurrente del contexto
• Importancia de la identificación y valoración de los
documentos
• Importancia de la gestión de riesgos
Punto de partida de la norma
CTN50/SC1‐Gestión de documentos y aplicaciones
¿Qué se mantiene?
• Es una norma preparada para su implementación en entornos electrónicos pero útil también para entornos en papel o híbridos
• Sus principios están diseñados para guiar la implementación de cualquier documento
• La estructura general de la norma es similar a la versión anterior
ÍNDICES 2001 vs 201615489‐1: 2001
• Beneficios de la GD• Marco reglamentario• Política y responsabilidades• Requisitos de la GD• Diseño e implementación
de un SGD• Procesos y controles de la
GD• Supervisión y auditoría• Formación
15489: 2016
• Beneficios de la Gestión de Documentos
• Principios para la GD• Documentos y sistemas de
Gestión de Documentos• Políticas y responsabilidades• Identificación y valoración
(appraisal)• Instrumentos de GD• Procesos para la creación,
captura y gestión de los documentos
CTN50/SC1‐Gestión de documentos y aplicaciones
¿Qué es nuevo?
• La noción de “Authoriative records”
• Mejorada referencia a los metadatos
• Importancia de la identificación y valoración
• No presenta una metodología sobre diseño de sistemas
• Explicaciones más claras sobre controles de los documentos
CTN50/SC1‐Gestión de documentos y aplicaciones
15489: Conceptos y principios. Es la parte central de una serie de normas e informes técnicos que van a tratar:
• El uso de metadatos para el mantenimiento de los documentos electrónicos
• Analizar los procesos de creación de documentos• La evaluación de riesgos y el uso de los documentos para
administrar / mitigar dichos riesgos• Sistemas de gestión de documentos• Migración y conversión de documentos electrónicos• Consejos prácticos para la identificación y valoración de
documentos
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