introductorio 2016 jornada1

En Claves 1,2,3!!!Curso Introductorio

COMUNICACIÓN

No hay buen puerto para quien no sabe a dónde quiere ir.

A quien le parece bien cualquier momento, cualquier momento nunca llegará.

FUNDAMENTOS IMPORTANTES

¿QUÉ? ¿PARA QUÉ?

¿POR QUÉ?

¿DÓNDE?¿CUÁNDO?

¿CON QUÉ RECURSOS?

¿CÓMO?

HOJA DE RUTA

La comunicación Intrapersonal

La habilidad de comunicar ideas, pensamientos y sentimientos sirve como la base de toda interacción humana exitosa. La comunicación intrapersonal se refiere a las conversaciones que las personas mantienen continuamente en su propia mente.

Es el dialogo interno Es la relación con nosotros mismos

◦ AUTOESTIMA◦ AUTOCONCEPTO ◦ AUTOCONOCIMIENTO

Las ventanas de JOHARIVENTANA ABIERTA

VENTANA OCULTA   

VENTANA CIEGA   

Este modelo de análisis ilustra el proceso de comunicación y analiza la dinámica de las relaciones personales. Ventana abierta: El cuadrante abierto es el único claro y libre. Todo lo que conocemos de nosotros mismos y lo que los demás conocen de nosotros: Las cosas que son evidentes: sexo, cualidades externas, formas de realizar las actividades cotidianas. Todo aquello que comunicamos sin dificultad a los demás: sentimientos, ideas, opiniones públicas, gustos etc...Ventana oculta: Esta área es lo que conscientemente no se comunica. Incluye todo lo que el sujeto que conoce sobre sí mismo pero que los demás ignoran: - Sentimientos, vivencias, experiencias íntimas. Todo aquello que es difícil de comunicar: opiniones privadas, gustos no conocidos por los demás. Ventana ciega: Constituido por limitaciones de las cuales no somos conscientes pero que los demás pueden observar y experimentar en el proceso de interacción. Todo lo que los demás ven de un sujeto pero que éste ignora: Sentimientos de inferioridad, superioridad, miedos etc. Todo aquello que conforma la impresión que causamos a los demás y que comunicamos en nuestra forma de ser y de comportarnos a través de gestos e impresiones.

FORTALEZAS: Todos los aspectos positivos personales que tiene en su vida y que potencian su comunicación

OPORTUNIDADES:Todos los aspectos positivos que le brinda el ambiente donde se desenvuelve.

DEBILIDADES: Todos los aspectos negativos personales que tiene en su vida y que afectan su comunicación

AMENAZAS Todos los aspectos negativos que le brinda el ambiente donde se desenvuelve.

FORTALEZAS: Todos los aspectos positivos personales que tiene en su vida y que potencian su comunicación

OPORTUNIDADES:Todos los aspectos positivos que le brinda el ambiente donde se desenvuelve.

DEBILIDADES: Todos los aspectos negativos personales que tiene en su vida y que afectan su comunicación

AMENAZAS Todos los aspectos negativos que le brinda el ambiente donde se desenvuelve.

•Identificar el análisis FODA :

Para mantener un orden y estructura los objetivos se clasifican según dos criterios:

1. Por temporalidad Objetivos a corto plazo: aquellos que deseas

alcanzar en un año. Objetivos a mediano plazo: aquellos que deseas

alcanzar de uno a cuatro años. Objetivos a largo plazo: aquellos que quieres

alcanzar de cuatro años en adelante.2. Por su naturaleza Objetivos económicos Objetivos educativos y/o culturales Objetivos psicológicos y/o emocionales

No hay buen puerto para quien no sabe a dónde quiere ir.

A quien le parece bien cualquier momento, cualquier momento nunca llegará.

FUNDAMENTOS IMPORTANTES

Autoconocimiento

Nos lleva a tener un mayor control sobre nosotros, nuestras pasiones, nuestras palabras, nuestros sentimientos, y a darnos

cuentas de nuestras capacidades y potencial.

F O

D A

Fortalezas Oportunidades

Debilidades Amenazas

Complete su matriz FODA a la hora de comunicar.

ESFERAS DE LA VIDA

Complete ¿Cómo se comunica en las diferentes esferas que

completan su vida?

CONTINUAR

Qué es el tiempo ¿Qué es el tiempo para vos? ¿Cómo lo organizas? ¿Te manejas con el tiempo actual, igual que en el

pasado? ¿Cómo te gustaría manejarte con el tiempo en el

futuro? ¿Qué es ser rápido para vos? ¿Quién es muy rápido? Describe a alguien que

conozca. ¿Quién es muy lento? Describe a alguien que conozca ¿Cómo te consideras, rápido o lento? Da un ejemplo.

Qué es el tiempo 

¿Cuáles son los Objetivos que te propones lograr en el tiempo que sigue (próximos seis meses)¿ Cuáles son los logros que espera alcanzar?OBJETIVOS PERSONALES:*** LOGROS DESEADOS***

La mayoría de la gente no se pregunta sobre qué es el tiempo. Directamente lo usamos, lo gastamos, le pedimos a los demás que nos brinden un poco más de este recurso. En el fondo todos sabemos lo que significa, pero si alguien nos pregunta ¿Qué es el tiempo para Usted? Quizás tengamos que tomarnos unos minutos para pensar la respuesta

Lo bien o mal que gestionamos nuestro tiempo en la vida viene determinado por las decisiones que tomamos cada día. Decisiones para decir si o no. Para empezar un proyecto ahora o para dejarlo para más tarde. Para interrumpir el trabajo y tomar un café o para continuar hasta completarlo. Para escribir nuestras ideas y cosas importantes o para dejarlo todo en nuestra cabeza. Para enfadarnos ante situaciones de estrés o para mantener la calma.

Cada persona toma decisiones sobre de la manera que planifica su tiempo, con que herramienta lo hace, el papeleo que decide guardar, los libros que desea leer, la comida que come, las personas con las que se asocia, la clase de amigos que tiene. Toma decisiones sobre la manera en que pasa sus fines de semana, y cada momento de su tiempo libre.

Generalmente, son muchas las personas que constantemente justifican su falta de tiempo y culpando a los demás. Al jefe por haberles dado demasiado trabajo. A los compañeros de trabajo por interrumpirle con tanta frecuencia. A los empleados porque no son lo suficientemente hábiles trabajando.

Si de verdad deseamos tomar el control del tiempo en nuestras vidas, lo primero que hemos de hacer, es tomar conciencia de que somos nosotros mismos, en base a nuestras decisiones, quienes marcamos como lo usamos en cada instante de nuestra vida. El verdadero significado de la palabra responsabilidad es habilidad para responder. Debemos esforzarnos por responder adecuadamente a cada situación que se nos presenta tratando de tomar las decisiones más adecuadas.

Pero con frecuencia, establecemos un objetivo para hacer algo, y simplemente perdemos el rumbo hacia ese objetivo tomando algunas decisiones incoherentes a lo largo del día que nos impiden realizarlo. Si lo has decidido, ¡hazlo

La administración eficaz del tiempo es mucho más que simplemente utilizar una agenda y planificar unas tareas lo más eficientemente posible. Es fundamentalmente el proceso de tomar las decisiones adecuadas en cada momento. Aquellas que nos lleven a avanzar más firmemente hacia nuestros mayores objetivos. Pregúntate constantemente: ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en este instante? Y a continuación, actúa en consecuencia.

La administración eficaz del tiempo es mucho más que simplemente utilizar una agenda y planificar unas tareas lo más eficientemente posible. Es fundamentalmente el proceso de tomar las decisiones adecuadas en cada momento. Aquellas que nos lleven a avanzar más firmemente hacia nuestros mayores objetivos. Pregúntate constantemente: ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en este instante? Y a continuación, actúa en consecuencia.

Características del tiempo como recurso

Aviso: “No Hay Más Tiempo:El truco está en usar mejor lo que se tiene.

Centrar los esfuerzos en alcanzar lo más importante:

Características:No se acumula como el dinero.No se almacena como la materia prima.Estamos obligados a invertirlo.No puede ser encendido o apagado como una máquina.No puede reemplazarse como un hombre.Es irrecuperable.Tiene valor, “Tiempo es dinero”. Es el recurso mejor repartido, el más Equitativo.

“No podemos organizar el trabajo de los demás si no somos capaces de organizarnos eficazmente a nosotros mismos”

Organizarme a mí. • Organizar mi entorno inmediato.

• Organizar mi sector de departamento.• Organizar mi empresa.• Organizar mi comunidad.

Estrategias Para Organizarse.

a) Cambiar la situación.b) Abandonar la situación.c) Seguir en esta situación, pero adaptarme.d) Cambiar uno mismo.

“Si organizarme es la clave principal en él aprovechamiento del tiempo, trabajar con prioridades es el requisito principal para organizarme”|

Pasos 1. Analizar la situación.

2. Establecer objetivos (¿Qué deseo lograr?).3. Desarrollar alternativas (De cuántas formas diferentes puedo alcanzar los objetivos).4. Tomar e implementar la decisión!!!!!!!5. Establecer procedimientos de revisión y control.

La planificación nos permite.....

• Definir una estructura y táctica de trabajo propias.• Hacer efectivo su esquema de prioridades.• Seleccionar conscientemente lo que va a ejecutar.• Anticipar opciones de solución.• Comprometer a otros con suficiente tiempo.• Anticiparse a ciertas crisis y emergencias.• Determinar las cosas que no va a hacer.• Avisar a todos sobre sus compromisos.• Separar tiempo de reserva para imprevistos.

• La sociedad actual está sufriendo una auténtica revolución referida al tiempo. A ello concurren factores como los avances de la informática y especialmente las telecomunicaciones

• Todo hoy en día avanza muy deprisa, tanto que parece que el tiempo es algo cada vez más escaso y que además tenemos comprimido. No podemos aumentar nuestro tiempo y es muy habitual oír a los profesionales quejarse de estar sobrecargados y no "tener tiempo para nada"

...Siempre el tiempoEL VALOR DEL TIEMPO

• Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin embargo, no por ello hacemos más o tenemos mejores resultados. Incluso aparece el "estrés" y perjudicamos otras facetas de nuestra vida como son nuestra familia y nuestro ocio

• Es decir, nuestro tiempo personal disminuye

...Siempre el tiempoEL VALOR DEL TIEMPO

DESARROLLO PERSONAL

OCIO

CARRERA PROFESIONAL

SALUDDINERO

AMISTAD/ RELACIONES

FAMILIA

SOCIAL1º- Ordenar por orden de importancia

2º- Ordenar por dedicación en tiempo

3º- Ordenar por criterio debería

Actividad 2: Rueda de la vida

EL VALOR DEL TIEMPO

Visión “Macro”poco realista- insatisfactoria

Visión “Micro”completa-satisfactoria

Rol social

Rol Estudian

te

Rol Personal

Directivo

colaborador

compañero

Rol Íntimo Rol familiar

% d

e de

dica

ción

de m

i tie

mpo

CUALES SON LOS “QUÉS” DE MI TIEMPO?

Rol person

al

EL VALOR DEL TIEMPO

Frente a mi distribución de tiempo actual ¿cómo

quiero estar?

La respuesta es la clave para el equilibrio profesional-personalsupone la identificación de motivaciones principalesimplica la aceptación-renuncia

Rol Profesional

Rol Personal

Rol-directivoRol-colaboradorRol-compañero

Rol ÍntimoRol familiar

EL VALOR DEL TIEMPO

Sensación continua de falta de tiempo

Se trabaja por impulso y en lo que parece más urgente (apagafuegos)

No se sabe por donde empezar

Incumplimiento de plazos y compromisos

Tensión nerviosa Estrés Exceso de trabajo Presión del tiempo (el

tiempo determina la vida)

SINDROME DE LA FALTA DE

TIEMPO

CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?

EL VALOR DEL TIEMPO

Dependen del comportamiento

Abarcar mucho Falta de delegación No saber decir “no” AplazamientosFalta de concentración...

Dependen del entorno Telefono desmedido Exceso de tareas Visitas inesperadas Entorno desordenado Urgencias. ..

Internos Externos

CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?

EL VALOR DEL TIEMPO

...Siempre el tiempoEL VALOR DEL TIEMPO

• La incorrecta gestión del tiempo influye negativamente en nuestros resultados, objetivos, toma de decisiones, en definitiva en nuestra percepción de eficacia, tranquilidad, seguridad y resultados positivos.

¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?

En primer lugar debemos considerar el tiempo como un recurso y, por lo tanto, aprender a gestionarlo de forma adecuada

No se puede olvidar que el número de horas dedicadas a una tarea no es directamente proporcional a la calidad de la misma. De hecho, el dedicar muchas horas puede provocar fatiga y con ella aumentar la posibilidad de cometer errores

1 EL TIEMPO COMO RECURSO

CALIDAD DEL TRABAJO

VALORDELATAREA

Tiempo dedicado a la tarea

Perfeccionismo

Chapuza

Eficacia

1 EL TIEMPO COMO RECURSO

La eficacia del uso del tiempo deberá medirse en términos de resultados obtenidos

EL RENDIMIENTO diario de una persona es ascendente desde las primeras horas del día hasta aproximadamente las 6 horas de gestión continuada, en que comienza a descender. El punto de máximo rendimiento se encuentra entre las 4 y 6 horas

1 EL TIEMPO COMO RECURSO

¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y nuestras vidas?

RENDIMIENTO DIARIO

Nº HORAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

RENDIMIENTO

1 EL TIEMPO COMO RECURSO

1 EL TIEMPO COMO RECURSO:

• El tiempo como recurso posee las siguientes CARACTERÍSTICAS:

Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no se puede recuperar jamás”

Es INVARIABLE: “no se puede alargar, estirar, comprarlo o detenerlo”

Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone de 24 horas al día para utilizarlo”

Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y administrar para obtener la mayor utilidad del mismo”

2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO

• Uno de los primeros pasos que debemos dar para gestionar mejor nuestro tiempo es analizar ¿por qué no tenemos tiempo?

• A esta pregunta se suelen dar múltiples respuestas, curiosamente muchas veces referidas más a los demás que a nosotros mismos

• Por ejemplo, muchos alumnos/as justifican su falta de tiempo por: tener que …….

3 CONTROL DEL TIEMPO

• Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra actividad:

• Lo que creemos que deberíamos hacer• Lo que creemos que hacemos• Lo que realmente hacemos

• Existen barreras psicológicas que hacen que estas tres dimensiones no coincidan entre sí

Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos

3 CONTROL DEL TIEMPO

• La solución está en conseguir que lo que deberíamos hacer coincide con lo que realmente hacemos

• Podemos disponer de una serie de herramientas que nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro tiempo:

• Realizar un diario completo de nuestras actividades• Establecer prioridades• Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos alcanzar

Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo que realmente hacemos

3 CONTROL DEL TIEMPO

• Realizar un diario completo de nuestras actividades (recomendación)

• Consiste en realizar un seguimiento de todas y cada una de las actividades que llevamos a cabo durante un tiempo determinado. Por ejemplo: una semana o un mes

• Para ello, será útil diseñar un diario de actividades y en él:• Anotar todas las actividades que desarrollamos durante

el día sin excepción• Lo mejor anotar las actividades según se vayan

produciendo.• Describirlas con precisión• Al final del día, anotar los comentarios sobre las

actividades realizadas con una visión autocrítica para tener una visión de cómo ha transcurrido el día

3 CONTROL DEL TIEMPO

Establecer prioridades: prioridades A, B, CDebemos tener en cuenta la repercusión que estas

actividades pueden tener en los objetivos finales

Podemos clasificarlos en tres categorías:Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser

pocas, pero cualitativamente muy importantes

Categoría B: Actividades de importancia intermediaCategoría C: Son las que menos incidencia tienen en los

resultadosAdecuar el tiempo a los objetivosDebemos reflejar cada día los objetivos que queremos alcanzar y qué actividades haremos para conseguirlosActividad 4: La agenda fantasma

Cómo utilizar la agenda

Una agenda es un instrumento, no un fin en sí mismoCuanto más sencilla, más útilNo planificar más del 40% del tiempoUtilizar una sola agenda, a ser posible portátilCon una semana completa a la vistaQue indique fecha y horaEvitar la dependencia o el olvido

AGENDA

2016

3 CONTROL DEL TIEMPO

4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE TIEMPO

Visitas inoportunas Interrupciones Llamadas de Teléfono Reuniones

En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no inciden favorablemente en nuestros resultados

Hay que aprender a controlar estas interrupcionesActividad 5: Control de ladrones

No urgent

es

Urgentes

Importantes No importantes

5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTEPriorizar tareas

Actividad 6: Priorización de tareas

Cualquier tarea que realizamos tiene un grado de importancia y un grado de urgencia.

•Hacerlas cuanto antes•Controlarlas a fondo si requieren la intervención de otros•Prioridad absoluta sobre el resto

•Delegarlas si es posible•Buscar caminos rápidos y sencillos para su ejecución•Agruparlas al máximo en la distribución del tiempo.

•Se deben planificar para evitar que caigan en el olvido.•Con el tiempo alcanzan el grado de crisis.•Se pueden establecer fácilmente objetivos sobre ellas.

•¿Se pueden evitar?•Delegación Automatización•Ocupar vacíos de planificación•Reconvertirlas (Cambios en el método de trabajo, formación de terceros...)

No urgent

es

Urgentes

Prioriz

ar Importantes No importantes

5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTEPriorizar tareas

5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE

Es importante aprender a distinguir entre lo que es realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras personas que pueden ocuparse de esa tarea

Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero a veces son poco importantes y en este sentido pueden ser delegadas

Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas tareas importantes, que son largas, complejas, no delegables y que son el núcleo de su actividad directamente relacionadas con la consecución de los objetivos

6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?

1.- Programar las actividades de cada día2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí3.- Evitar las interrupciones cuando estamos

realizando tareas importantes4.- Dedicar un tiempo para cada actividad5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar)7.- Mantener a la vista el programa de

actividades

Ley de Parkinson

Todo trabajo se dilata indefinidamente para ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización

7 LAS LEYES DEL TIEMPO

Leyes de Murphy

Nada es tan sencillo como parece al principio

Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio

Si algo puede ir mal, irá mal

7 LAS LEYES DEL TIEMPO

Leyes de Acosta

El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos

Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga nunca hay tiempo

Lo perfecto rara vez resulta rentable

7 LAS LEYES DEL TIEMPO

Ley de Pareto

El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de las actividades que hace

7 LAS LEYES DEL TIEMPO

PAUTAS DE ACCIONACCION, ACCION, ACCION...

Algunos consejos:Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempoEvita la tentación de abordar antes lo que es corto y cómodoPerder el tiempo es hacer cosas menos importantes de las que podrías hacerLo urgente nos lleva al estrés, lo importante a los objetivosBusca la perfección en el conjunto, no en cada tareaEl estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el pendienteConcéntrate en asumirlo y en hacerloUn espacio ordenado ayuda a la concentración

Exter

nos ¿Qué factores de mi entorno limitan mi tiempo?

PLAN DE ACCION PERSONAL

1.2.3.4.

Factores Acciones de control1.11.22.12.23.13.24.14.2

Reflexión para la acción