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Introducción a la Administración con
Enfoque Empresarial
MTRO. MARTÍN CÉSAR HERNÁNDEZ MIRANDA
Otoño 2016
Contenidos de la materiaUnidad 5
Organización.
5.1 Concepto.
5.2 Principios.
5.3 Proceso.
5.4 Sistemas de organización.
5.5 Organigramas.
5.6 Manual de organización.
Unidad5Organización
5.1 Concepto
Proceso Administrativo
Münch (2010) “La organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, sistemas,métodos y procedimientos tendientes a la simplificación y optimización del trabajo” (p. 61).
Koontz, Weuhrich y Cannice (208) “Organización es una estructura intencional formalizada de roles oposiciones” (p. 204).
Identificación y clasificación de las actividades requeridas.
Agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos.
Asignación de un gerente a cada grupo o departamento, con la autoridad necesaria para supervisarlo.
Disposición de coordinación horizontal y vertical en la estructura de la organización.
Unidad5Organización
5.1 Concepto
Proceso Administrativo
Reyes (2007) “Organización es la estructura técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones,niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr sumáxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados” (p. 277).
Unidad5Organización
5.2 Principios
Especialización: Cuanto más dividimos el trabajo, designando a cada empleado una actividad másconcreta y limitada, obtenemos mayor eficiencia, destreza y precisión (División del trabajo).
Unidad de mando: Para función debe existir un solo mando (Un subordinado no debe recibir ordenes dedos personas distintas).
Equilibrio autoridad-responsabilidad: Precisar el grado de responsabilidad de cada jefe de acuerdo alorden jerárquico, estableciendo la autoridad que le corresponda (La autoridad se ejerce de arriba hacia abajo,la responsabilidad de abajo hacia arriba).
Equilibrio dirección-control: A cada grado de delegación le corresponde establecer los controlesadecuados para asegurar la unidad de mando (La autoridad se delega mientras que la responsabilidad secomparte).
Definición de puestos: Definir por escrito actividades y responsabilidades correspondientes a cada puesto(Sin definición de actividades, no habrá estructura adecuada).
Unidad5Organización
5.3 Proceso
Lo conforman las siguientes etapas:
1. División del trabajo
2. Coordinación.
Unidad5Organización
5.3 Proceso
1. División del trabajo
Etapas:
1) Describir procesos: Descripción básica de procesos o funciones principales que se desempeñan en laorganización.
2) Definir: Aquellas funciones más importantes.
3) Clasificar: Agrupar funciones en base a macroprocesos.
4) Establecer: Las líneas de comunicación e interrelación.
5) Definir macroprocesos: Una vez definidos, se organizan los procesos departamentales o de áreas.
Unidad5Organización
5.3 Proceso
1. División del trabajo
La jerarquización
Es la disposición de las funciones de una organización por grado de importancia y mando.
Es la estructura de la empresa con centros de autoridad y comunicación relacionados entre sí, perfectamentedefinidos.
Niveles jerárquicos mínimos e indispensables.
Tipo de autoridad, lineal, funcional, y/o staff en cada nivel.
Los niveles jerárquicos son un conjunto de áreas agrupadas de acuerdo con el grado de autoridad yresponsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.
Unidad5Organización
5.3 Proceso
1. División del trabajo
La departamentalización
Es la división y agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas en base a su similitud.
Su secuencia es :
1. Definir los procesos.
2. Listar todas las funciones.
3. Clasificación en base a su similitud.
4. Ordenación en base a su jerarquía.
5. Asignar actividades a cada área funcional o departamento agrupado.
6. Especificar relación autoridad-responsabilidad entre las funciones y puestos.
7. Establecer líneas de comunicación e interrelación departamentales.
Unidad5Organización
5.3 Proceso
1. División del trabajo
Descripción de actividades
Una vez definidos los niveles jerárquicos y los departamentos o áreas funcionales de la empresa, se procede adefinir con total claridad las actividades o labores que se desarrollarán en cada unidad de trabajo o puesto, queintegran cada departamento o área de la organización.
Se puede realizar por medio de:
Análisis de puestos.
Carta de distribución del trabajo.
Cuadro de distribución de actividades.
Unidad5Organización
5.3 Proceso
2. Coordinación
Es el proceso de armonizar y sincronizar actividades para realizarlas con oportunidad y calidad requeridas.
Es la unidad de esfuerzos para que tanto funciones como resultados se desarrollen sin duplicidades, tiempoperdido o fugas de responsabilidad.
Por ejemplo un equipo de futbol:
Si cada integrante no tiene claro que debe hacer en el equipo por medio de la división del trabajo, si no haycomunicación, coordinación y armonía entre ellos durante un encuentro, por muy buenos futbolistas que seanen lo individual, ese esfuerzo que hagan se verá nulificado por falta de coordinación.
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Según características y requerimientos de la organización, es posible utilizar diversos sistemas o modelos deorganización aplicables a distintas áreas funcionales, tales como:
Funcional: Agrupa actividades análogas, por su función principal para lograr la especialización y eficacia delpersonal.
Dirección de Finanzas
Contabilidad Tesorería Presupuestos
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Por Productos: Para quienes elaboran o fabrican diversas clases de productos. La departamentalización sehace en base a un producto o grupo de ellos relacionados entre sí.
Gerencia de Planta
División de Aceites
División de Pastas
División de Galletas
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Geográfica o por Territorio: Cuando se realizan actividades en diversos sectores alejados físicamente, o biencuando el tramo de operación y personal es muy extenso y disperso en áreas grandes y diferentes. Esrecomendable para el área de ventas.
División Latinoamérica
México Argentina Chile
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Clientes: Se determinan departamentos para servir a los clientes. Comúnmente se utiliza para empresascomerciales, de autoservicio, departamentales, incluso industriales y de servicios.
Ventas Calzado
Damas Caballeros Junior
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Por Proceso o Equipo: Si al fabricar un producto, su proceso o equipo es fundamental en la empresa, secrean departamentos enfocados a dichos procesos y equipos (herramientas de producción), cuando reportanventajas económicas, eficiencia, ahorro de tiempo, por su capacidad, manejo en sí o por el mismo proceso.
Producción
Cortadora de Plasma
Control Numérico
Proyector de Perfiles
Pulidora
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Proceso
Moldeo Mecanizado Electroerosión Acabado
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Secuencia: Se usa para niveles intermedios u operativos, y cuando por razones técnicas o económicas, seanecesario hacer la departamentalización por secuencia alfabética, numérica o de tiempo. Una empresa quetrabaja por turnos ininterrumpidos, puede seccionar cada uno de ellos. El departamento de cobranza quemaneja infinidad de tarjetas
Producción
Turno MatutinoTurno
VespertinoTurno Nocturno
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5.4 Sistemas de organización
Secuencia: El departamento de crédito que maneja infinidad de tarjetas, utiliza la organización por números.
Departamento de Crédito
Cliente
0-1000
Cliente
1001-2000
Cliente
2001-3000
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Lineal o Militar: La autoridad es centralizada en una sola persona, tomadora de decisiones y responsabilidadbásica de mando.
Asigna y distribuye el trabajo a sus subalternos, quienes reportan a un solo jefe.
Gerente General
Subgerente
Jefe de Departamento
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Lineo-funcional: Es la más práctica, agrupa las funciones en base a las áreas funcionales de la empresa.
Gerente de Planta
Jefe de Producción
Compras ProcesoProducto
Terminado
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Staff: La estructura surge como necesidad de las empresas de contar con especialistas en manejo deconocimientos, que proporcionen información experta y asesoría a los departamentos. El staff, no tieneautoridad de línea.
Director General
Subdirección Administrativa
Subdirección de Operaciones
Subdirección de Producción
Asesor Jurídico
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Comités: Se asignan funciones o proyectos a un grupo de personas de la empresa, reunidas y comprometidaspara discutir y decidir juntos los asuntos encomendados. Son de carácter temporal.
Se integran como:
Comité directivo: Por accionistas o alta dirección de la organización, y se encargan de asuntosestratégicos.
Comité ejecutivo: Se nombra por el comité directivo para la ejecución de los acuerdos.
Comité de vigilancia: Son personas de confianza que se encargan de supervisar las labores de lostrabajadores de la organización.
Comité consultivo: Formado por especialistas, que emiten dictámenes sobre asuntos, en base a susconocimientos o estudios.
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Director General
Producción
Comité de Higiene y Seguridad Reclutamiento y
SelecciónMercadotecnia
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Multidivisional: Para grandes empresas, que por su magnitud operacional y lograr mayor eficiencia, laorganización se subdivide en unidades con base en productos, áreas, servicios, procesos, área geográfica.
Presidencia Latinoamérica
División Refrescos de Cola
División Agua Purificada
División Bebidas Energizantes
Unidad5Organización
5.4 Sistemas de organización
Holding: Es una sociedad constituida por diversas empresas, con giros distintos, funciones y administracionesindependientes.
También pueden ser empresas de las que dependan unidades de negocio autónomo, que forman parte de lamatriz, pero cada unidad de negocio funciona independiente, manteniendo nombre original de sus empresas,identidad y estructura.
Corporativo
Compañía Atlas
25% de Acciones
Compañía Omega
50% de Acciones
Compañía Alfa
25% de Acciones
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5.4 Sistemas de organización
Matricial: Para grandes empresas, se le conoce también como organización de matriz, de parrilla o deproyectos. Es una combinación de diversos tipos de organización, que consiste en combinar ladepartamentalización por proyecto con la de funciones. Es un sistema de mando múltiple o “de dos jefes”.
Director Ejecutivo
Dirección de Ventas
Equipos Industriales
Dirección de
Servicios
Ventas de Consumo
Unidad5Organización
5.5 Organigramas
Son la representación gráfica de la estructura formal de una organización, muestra las interrelaciones,funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y líneas de autoridad.
Clasificación:
• Estructurales: Muestran la estructura administrativa.
• Funcionales: Indican áreas y funciones departamentales.
• Especiales: Destacan alguna característica.
Por su Objeto
•Generales: Representan a toda la empresa
•Departamentales: Representan a la organización de un departamento o área funcional.
Por su Área
• Esquemáticos: Se elaboran para el público y contienen solo áreas principales, no muestran detalle.
• Analíticos: Son más detallados y técnicos.
Por su Contenido
Unidad5Organización
5.5 Organigramas
Formas para representar organigramas:
Organigrama Vertical: Los niveles jerárquicos se determinan de arriba hacia abajo.
Asamblea de
Accionistas
Director
Ventas FinanzasRecursos Humanos
Unidad5Organización
5.5 Organigramas
Formas para representar organigramas:
Organigrama Horizontal: Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Gerente General
Comercialización
Finanzas
Recursos Humanos
Unidad5Organización
5.5 Organigramas
Formas para representar organigramas:
Organigrama Circular: Los niveles jerárquicos se grafican del centro hacia la periferia.
Director
Producción
Finanzas
Recursos Humanos
Finanzas
Unidad5Organización
5.5 Organigramas
Formas para representar organigramas:
Organigrama Mixto: Se utilizan tanto el horizontal como el vertical.
Director
ContabilidadTalento
Humano
Selección
Nóminas
Higiene y Seguridad
Unidad5Organización
5.6 Manual de Organización
Son documentos que de forma sistemática contienen información acerca de la organización.
De acuerdo a su contenido se clasifican en:
Políticas.
Departamentales.
Organizacionales.
Procedimientos.
Específicos.
Técnicas.
Puestos.
Unidad5Organización
5.6 Manual de Organización
Ventajas:
Medio para que se observe y respete la estructura formal y los procesos.
Promueven eficiencia en los trabajadores, al indicarles lo que debe hacerse y cómo hacerlo.
Son fuente de información y capacitación.
Evitan la duplicidad de funciones y fugas de responsabilidad.
Sirven como base para mejorar sistemas, procesos y operaciones.
Referencias bibliográficasUnidad 5
Organización.
Harold Koontz y Heinz Weihrich, 2012. Administración una perspectiva global y empresarial. 14a ed.Mc.Graw Hill.
Hernández y Rodríguez, Palafox de Anda. 2012. Administración teoría, proceso, áreas funcionales yestrategias para la competitividad 3ª ed. McGraw-Hill.
Münch Galindo; Administración: Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México, D.F. :Editorial Pearson, 2014.
Reyes Agustín, 2007. Administración Moderna. México. LIMUSA Noriega Editores
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