introducciÓn · introducciÓn en la cÁmara de comercio de cÚcuta deseamos ser reconocidos como...
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INTRODUCCIÓN
En LA CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA deseamos ser reconocidos como una entidad de
naturaleza corporativa, gremial y privada, que trabaja por la consolidación y fortalecimiento del
liderazgo y papel protagónico de la institución a nivel Regional, Nacional e Internacional, a través de
la consolidación de nuestros servicios, evaluación permanente de nuestros procesos y el
fortalecimiento de las acciones internas y externas.
GREMIO DE GREMIOS, depositarios de la fe pública de los actos del comerciante, mediante la
administración de los Registros, Organización de servicios al Estado, en sus distintos niveles; a la
comunidad en general y sus miembros integrantes en particular, Por ésta razón implementamos,
mantenemos y mejoramos continuamente la eficacia de nuestro Sistema de Gestión, siempre
trabajando por la satisfacción de nuestros usuarios.
El objetivo del presente manual es describir a nuestros clientes tanto internos como externos el
Sistema de Gestión adoptado por la organización, a través de él pretendemos:
Definir el campo de aplicación y las exclusiones de nuestro Sistema de Gestión,
Realizar una presentación de nuestra entidad,
Dar a conocer las directrices estratégicas que guían el actuar de nuestra organización,
Comunicar la Política y Objetivos de Gestión,
Identificar la manera de aplicación de los principios de Gestión de la Calidad en la entidad,
Comunicar nuestra estructura organizacional y las funciones de cada uno de nuestros
colaboradores,
Describir la estructura documental empleada por nuestro sistema de Gestión,
Dar a conocer los procesos de nuestro sistema de Gestión así como su secuencia e interacción,
Describir, mediante su caracterización, el funcionamiento de cada uno de los procesos
identificados,
Comunicar a través de las caracterizaciones, la aplicación de cada uno de los requisitos
identificados sobre los procesos de la GERENCIA DE FORMALIZACIÓN, GERENCIA DE
SERVICIOS EMPRESARIALES, GERENCIA DE COMPETITIVIDAD, GERENCIA DE
ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS, GERENCIA DE OBSERVATORIO E
INFOMEDIACION, GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y GERENCIA DE
DESARROLLO ESTRATÉGICO.
Referenciar y relacionar los documentos y registros de nuestro Sistema de Gestión con todos y
cada uno de los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008 y el SCCI (Sistema
Cameral de Control Interno)
Suministrar las bases documentales para la auditoría del Sistema de Gestión.
C.GM.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 6
Página 1 de 1
GESTIÓN DEL MANUAL
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
LISTA DE DISTRIBUCIÓN
VERSIÓN CARGO FIRMA
Los relacionados en L-C-1 versión 7
Presidencia Ejecutiva
Gerencia de Formalización
Gerencia de Servicios Empresariales
Gerencia de Competitividad
Gerencia de estructuración y gestión de proyectos
Gerencia de Observatorio e infomediacion
Gerencia Administrativa y financiera
Gerencia de Desarrollo Estratégico
C.GM.02
Fecha: 06/02/13
Versión: 5
Página 1 de 1
GESTIÓN DEL MANUAL
CONTROL DEL MANUAL
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Presidente Ejecutivo
Gerencias
Responsable por la elaboración, edición y distribución del Manual de gestión de la Cámara de Comercio de
Cúcuta.
Responsable por la revisión del Manual de Gestión de de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Responsable por la aprobación del Manual de Gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN:
La elaboración, revisión y aprobación del manual de Gestión se realiza mediante la firma de cada uno de los responsables en la tabla de aprobaciones del Listado maestro de documentos del Manual de Gestión.
ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL: Es responsabilidad de los Gerentes y coordinadores de calidad vigilar que el Manual de Gestión se encuentre debidamente actualizado cuando se presente algún tipo de cambio dentro de la organización que pueda afectar el funcionamiento del Sistema. Para garantizar la actualización del Manual de Gestión y la correcta identificación de los cambios realizados, éstos deberán registrarse en el Listado Maestro de documentos, anotando la siguiente información:
Código y nombre del documento que se modificó,
Fecha y nueva versión del documento,
Explicación clara y sencilla de la razón del cambio del documento.
DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL: El Presidente Ejecutivo debe definir las personas o cargos a los cuales se les debe entregar copia del Manual; Las copias que sean entregadas a entes externos, previa aprobación del Presidente Ejecutivo, deberán identificarse con el sello de COPIA NO CONTROLADA Es responsabilidad de la Gerencia de Desarrollo Estratégico, asegurar que la versión actualizada del Manual está disponible para las personas o cargos que aparecen en la lista de distribución.
Por ningún motivo se debe sacar copia total o parcial del presente manual ya que constituye alteración del control de los documentos. En caso de ser necesario debe solicitarse formalmente una copia a la Gerencia de
Desarrollo Estratégico o Presidencia Ejecutiva, indicando claramente quien será el responsable por su manejo y la razón por la cual requiere una copia.
Gerencia de Desarrollo Estratégico
C.GM.03
Fecha: 06/02/13
Versión: 1
Página 1 de 2
GESTIÓN DEL MANUAL
DEFINICIONES Y ACLARACIONES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
SIGYC: Sistema Integrado de Gestión Y Control: acrónimo usado para describir el sistema de gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta, que integra la aplicación en la Entidad de las siguientes normas:
ISO 9001:2008
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de
la dirección
5.2 Enfoque al
Cliente
5.3 Política y
5.41 objetivos de
Calidad
5.4.2 Planificación5.5 Responsabilidad,
Autoridad y
Comunicación
5.6 Revisión por la
dirección
Requisitos de la Documentación
7. PRESTACIÓN DEL SERVICIO(gestión de procesos)
7.1 Planificación
de la prestación del
servicio7.3 Diseño y
Desarrollo
7.5 Prestación del
servicio
7.2 Procesos
relacionados con el
cliente
7.4 Compras
7.6 Control de los
equipos de seguimiento
y medición
8. MEDICIÓN Y ANÁLISIS Y MEJORA
8.2 Seguimiento
y medición
8.3 Control de
producto no
conforme
8.5.1 Mejora
8.2.2
Auditoria
Interna
8.5.2 Acciones
Correctivas
8.5.3 Acciones
Preventivas
8.47 Análisis de Datos
6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de
Recursos
6.2 Recursos
Humanos
6.3 Infraestructura6.4 Ambiente de
Trabajo
SatisfacciónRequisitos
SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD ORIENTADA A LOS PROCESOS
C.GM.03
Fecha: 06/02/13
Versión: 1
Página 2 de 2
GESTIÓN DEL MANUAL
DEFINICIONES Y ACLARACIONES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
SCCI (Sistema Cameral de Control Interno) – 2010
C.AL.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 4
Página 1 de 1
ALCANCE
CAMPO DE APLICACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
En La Cámara de Comercio de Cúcuta hemos establecido el sistema de Gestión descrito en éste manual,
a través del cual establecemos nuestra Política y Objetivos de Gestión, y el cual representa una norma
para todos nuestros colaboradores para asegurar la calidad de:
La Representación Institucional,
Estructuración y gestión de proyectos,
Formalización: Registro Mercantil, Registro único de proponentes, Registro de Entidades sin
ánimo de lucro,
Observatorio e infomediacion: Servicios de información comercial y económica, Servicios de
Información Especializada
Gestión de Competitividad Regional,
Servicios Empresariales: Servicios de capacitación empresarial, Servicios de Métodos
Alternativos de Solución de Conflictos (MASC), Servicio de publicaciones, Servicios de
afiliación, Servicios de organización de eventos y otras actividades.
Comunicación y participación ciudadana.
Siguiendo los requisitos de la norma internacional ISO 9001:2008. y SCCI (Sistema Cameral de Control
Interno), y teniendo como nuestro principal objetivo el cumplimiento de los requisitos legales y la
satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, todo enmarcado por nuestra cultura
del mejoramiento continuo.
C.AL.02
Fecha: 06/02/13
Versión: 4
Página 1 de 1
ALCANCE
EXCLUSIONES Y JUSTIFICACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
El sistema de Gestión de Calidad de la Cámara de Comercio de Cúcuta realiza las siguientes exclusiones por no
tener aplicabilidad en la entidad:
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO: Se excluye este requisito del Sistema de Gestión porque los servicios que presta la Institución a sus inscritos,
afiliados y usuarios se encuentran reglamentados por legislación Nacional.
7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:
Se excluye este requisito del Sistema de Gestión porque la Entidad no requiere de equipos de seguimiento y
medición para proporcionar la evidencia de la conformidad de los servicios con los requisitos planificados.
C.LE.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 3
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LA ENTIDAD
SITUACIÓN ACTUAL
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CREACIÓN
La Cámara de Comercio de Cúcuta fue fundada el 25 de Noviembre de 1915, luego que el entonces Gobernador de Norte de Santander Luis Febres Cordero, solicitó al Gobierno del Presidente José Vicente Concha, la creación de ésta institución, en la cual también participó el General Benjamín Herrera, quien era Ministro de Agricultura. Para la creación de la institución, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1807 de 1915, mediante el cual se crearon las Cámaras de Comercio de Cúcuta, Cartagena, Cali y Bucaramanga. Entre las funciones que le asignaron en esa época a la Cámara de Comercio fueron servir de órgano oficial del comercio y el empresariado ante el Gobierno Nacional y como tal presentar iniciativas de desarrollo regional y servir de cuerpo consultivo del Gobierno. Posteriormente se le encomendó llevar el registro mercantil de su jurisdicción
AL ESTADO, mediante la presentación de planes, programas, proyectos, conceptos y participación en
todo aquello que propenda por el desarrollo económico de la región y la nación. A LA COMUNIDAD, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las
actividades que incidan sobre el progreso socio-económico
A SUS MIEMBROS INTEGRANTES, mediante servicios directos, tales como asesoría, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.
SERVICIOS
C.LE.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 3
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LA ENTIDAD
SITUACIÓN ACTUAL
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Las Cámaras de Comercio ejercerán las siguientes funciones en consideración básica del decreto 898 de 2000: 1. Servir de órgano de los intereses generales del comercio ante el Gobierno y ante los Comerciantes
mismos;
2. Adelantar investigaciones económicas sobre aspectos o ramos específicos del comercio interior y
exterior y formular recomendaciones a los organismos estatales y semioficiales encargados de la
ejecución de los planes respectivos;
3. Llevar el registro mercantil y certificar sobre los actos y documentos en él inscritos, como se prevé en
este código;
4. Dar noticias en sus boletines u órganos de publicidad de las inscripciones hechas en el registro
mercantil y de toda modificación, cancelación o alteración que se haga de dichas inscripciones;
5. Recopilar las costumbres mercantiles de los lugares correspondientes a su jurisdicción y certificar sobre
la existencia de las recopiladas;
6. Designar los árbitros o los amigables componedores cuando los particulares se lo soliciten; 7. Servir de tribunales de arbitramento para resolver las diferencias que les defieran los contratantes en
cuyo caso el tribunal se integrará por todos los miembros de la junta; 8. Prestar sus buenos oficios a los comerciantes para hacer arreglos entre acreedores y deudores, como
amigable componedores; 9. Organizar exposiciones y conferencias, editar o imprimir estudios o informes relacionados con sus
objetivos; 10. Dictar su reglamento interno que deberá ser aprobado por el Superintendente de Industria y Comercio; 11. Rendir en el mes de enero de cada año un informe o memorial a la Superintendencia de Industria y
Comercio acerca de las labores realizadas en el año anterior y su concepto sobre la situación económica de sus respectivas zonas, así como el detalle de sus ingresos y egresos, y
12. Las demás que les atribuyan las leyes y el Gobierno Nacional, 13. Servir de cuerpo consultivo del Gobierno Nacional; 14. Promover la enseñanza comercial e industrial a través de cursos especializados, conferencias y
publicaciones. 15. Promover el desarrollo regional y participar en programas nacionales de esta índole; 16. Prestar servicios de información comercial; 17. Desempeñar funciones de veeduría ciudadana en los casos señalados por el Gobierno Nacional.; 18. Emitir dictámenes pericial antes de celebrar un contrato de arrendamientos de un inmueble comercial
destinado a despachos judiciales y otras oficinas públicas; 19. Llevar el registro de proponentes; 20. Llevar el registro de entidades sin ánimo de lucro; 21. Llevar el depósito de los estados financieros; 22. Designar peritos en los casos del artículo 231 de la ley 222/95 o con el Libro II del Código de Comercio; 23. Promoción de los acuerdo de reestructuración; 24. Llevar el registro único empresarial de los Mipymes;
FUNCIONES
C.LE.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 3
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LA ENTIDAD
SITUACIÓN ACTUAL
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
25. Llevar el registro de vendedores de juegos de suerte y azar; 26. Suministrar información a la Dian y al Dane; 27. Tramitar el número de identificación tributaria; 28. Crear centros de arbitraje y conciliación y amigable composición; 29. Dotar a la región de la instalaciones necesarias para la organización y realización de ferias,
exposiciones, eventos artísticos, culturales, científicos y académicos que sean de interés para la comunidad empresarial;
30. Mantener servicios especializados y útiles para sus afiliados; 31. Adoptar manuales de procedimientos internos para el desempeño de la funciones registrales; 32. Contar con la infraestructura tecnológica necesaria para el cumplimiento y debido desarrollo de sus
funciones registrales y la prestación eficiente de sus servicios; 33. Realizar aportes y contribuciones a toda clase de programas y proyectos de desarrollo económico, social
y cultural en que la nación o sus entes territoriales, así como sus entidades descentralizadas y entidades sin ánimo de lucro tengan interés o hayan comprometido sus recursos;
34. Gestionar la consecución de recursos de cooperación internacional para el desarrollo de sus actividades; 35. Prestar los servicios de entidades de certificación previsto en la ley 527 de 1999; 36. Adelantar el remate de bienes, previa comisión del juzgado competente.
FUNCIONES
C.LE.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 3
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LA ENTIDAD
SITUACIÓN ACTUAL
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
En el año 2012 la Cámara de Comercio de Cúcuta inicio un proceso interno de transformación estratégica, el cual fue el resultado de una consultoría contratada con la firma The Breakthrough que ha realizado procesos similares en otras cámaras de comercio del país. La dinámica de cambio de las organizaciones y su entorno, obliga a las entidades como la Cámara de Comercio de Cúcuta a proponer nuevas maneras de alcanzar los resultados de cumplir con el objeto social que le ha sido delegado. Es por ello que se ha trazado una nueva estrategia corporativa que busca potenciar los recursos de la Entidad en beneficio del crecimiento y desarrollo empresarial del Norte de Santander, que nos permite continuar haciendo de nuestra región, el mejor lugar para vivir en comunidad. Uno de los principales objetivos de este proceso, es convertir a la Entidad en una organización de alto desempeño con un capital humano de alto nivel. Un contacto cercano con los clientes y una estrategia clara de impactos efectivos que tiene como tema dominante liderar la agenda de competitividad para conectar nuestra área de influencia con el mundo, crear visibilidad empresarial, atraer inversión y construir información aplicada que genere conocimiento superior para promover el desarrollo regional. Para desarrollar esta estrategia, la Cámara de Comercio creó cuatro unidades competitivas encargadas de su implementación como son las Gerencias de Servicios Empresariales, Observatorio e infomediacion; estructuración y gestión de proyectos y la Gerencia de Formalización. También se creó una unidad corporativa integrada por la Gerencia de Competitividad regional; área Administrativa y financiera y la de Desarrollo Estratégico.
NUEVA ESTRATEGIA CORPORATIVA
C.LE.02
Fecha: 14/07/15
Versión: 9
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LA ENTIDAD
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y COORDINADORES DE GESTIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
La Presidencia Ejecutiva de la Cámara de Comercio de Cúcuta, hace constar, mediante éste documento, que
ha sido nombrado como Representante de la Dirección: MARYCELA CASTILLA, con el cargo de Gerente de
Desarrollo Estratégico. Adicionalmente, como Coordinadores de Gestión de Calidad respectivamente:
GERENCIA COORDINADOR DE CALIDAD
Presidencia Ejecutiva Myriam Anyul Gómez
Desarrollo Estratégico Ledys Francy Quintero Rodríguez
Control Interno Andreina Gutiérrez
Proyectos Johana Cadena
Formalización Disney Angarita Carrascal
Servicios Empresariales Michael Jair Méndez Osuna
Observatorio e Infomediación Cesar Muñoz
Competitividad Carolina Cabeza
Gestión Administrativa y Financiera
Nancy Talero
Cuyas funciones son las siguientes: Diseñar, implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad bajo la norma internacional ISO 9001:2008, Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora,
Asegurarse de que se promueva en todos los niveles de la organización una verdadera cultura de la calidad, del mejoramiento continuo y de satisfacer siempre los requisitos, necesidades y expectativas de nuestros usuarios. Todos los colaboradores deben cooperar con el Representante de la dirección y los coordinadores de calidad para identificar oportunidades de mejoramiento del Sistema de Gestión de Calidad y para seguir ofreciendo servicios de excelente calidad a nuestros usuarios.
JOSÉ MIGUEL GONZALEZ CAMPO PRESIDENTE EJECUTIVO
C.LE.03
Fecha: 01/12/12
Versión: 5
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LA ENTIDAD
CARTA DE COMPROMISO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
La Alta Dirección de la Cámara de Comercio de Cúcuta está comprometida con el Sistema de Gestión,
brindando todos los recursos físicos, humanos, técnicos y económicos necesarios para su documentación,
implementación, mantenimiento y mejora, realizando la difusión de la Política y objetivos institucionales,
enfocando la organización hacia la satisfacción de los requerimientos de los usuarios, planificando el sistema de
gestión de la calidad, determinando las correspondientes líneas de Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
dentro de la organización, realizando revisiones periódicas de los resultados alcanzados, para determinar y
corregir las posibles fallas existentes, logrando una mejora continua en la calidad de los procesos de prestación
del servicio.
José Miguel González Campo Presidente Ejecutivo
Marycela Castilla Angarita
Gerente de Desarrollo Estratégico
Carolina Hernández Guerrero Gerente de Estructuración y Gestión de Proyectos
Gonzalo Arenas Hernández
Gerente de Servicios Empresariales
Edilma Corredor Hernández Gerente de Formalización
Gonzalo Arenas Hernández
Gerente de Observatorio e Infomediación (E)
Ayllen Parra Cabrera Gerente de Competitividad
Esperanza Rangel Mariño
Gerente Administrativa y Financiera
C.DI.01
Fecha: 01/12/12
Versión: 4
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DIRECTRICES INSTITUCIONALES
VISIÓN – MEGA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
En el año 2021, la Cámara de Comercio de Cúcuta generarà ingresos
por 20 millones de dólares, de los cuales el 60% serán por ingresos
diferentes al registro. A lo largo de la década apalancará recursos por
50 millones de dolares para proyectos estructurados por la Cámara de
Comercio para el desarrollo empresarial y 500 millones de dólares
para proyectos de desarrollo regional.
JOSE MIGUEL GONZÁLEZ CAMPO Presidente Ejecutivo
C.DI.02
Fecha: 01/12/12
Versión: 4
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DIRECTRICES INSTITUCIONALES
MISIÓN – TEMA DOMINANTE
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
La Cámara de Comercio de Cúcuta lidera la agenda de
COMPETITIVIDAD para conectar nuestra área de influencia con el
mundo, creando VISIBILIDAD EMPRESARIAL, atrayendo
INVERSIÓN y construyendo INFORMACIÓN APLICADA que genera
conocimiento superior para promover el DESARROLLO REGIONAL.
JOSE MIGUEL GONZÁLEZ CAMPO Presidente Ejecutivo
C.DI.03
Fecha: 31/01/13
Versión: 1
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DIRECTRICES INSTITUCIONALES
VALORES CORPORATIVOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
La buena Fe une el valor ético de la confianza,
el respeto por el otro y la credibilidad ya que
las acciones y todos los actos registrados del
comerciante se rigen por este principio.
LA BUENA FE
La cámara de comercio de Cúcuta contribuye
al mejoramiento de la calidad de vida a través
de la creación de programas y servicios que
apoyen el crecimiento y la competitividad de la
región.
.
CALIDAD DE VIDA
Generar alianzas estratégicas que consoliden
un pensamiento empresarial, con un recurso
humano en un solo sentir de cooperación
mutua para el cumplimiento de la misión de la
entidad.
TRABAJO EN EQUIPO
Velamos por el bien de la comunidad
empresarial en general y no por intereses
propios
EL BIEN COMÚN PREVALECE SOBRE LOS INTERESES PARTICULARES
Realizamos nuestro trabajo con excelencia.
CALIDAD
Nuestro compromiso es con la búsqueda
permanente de la competitividad empresarial y
el desarrollo sostenible.
RESPONSABILIDAD SOCIAL
Como herramienta clave del mejoramiento
continuo.
LA INNOVACIÓN
Nuestras acciones son encaminadas bajo los
principios éticos morales
TRANSPARENCIA
C.DI.03
Fecha: 31/01/13
Versión: 3
Página 1 de 1
DIRECTRICES INSTITUCIONALES
POLITICA DE CALIDAD
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Es política de LA CAMARA DE COMERCIO DE CUCUTA, la prestación de los servicios
delegados por el Estado y de apoyo empresarial, enfocados a fomentar la formalidad
en nuestra zona de influencia, bajo principios de calidad, transparencia, celeridad y
estricto cumplimiento de las especificaciones técnicas y legales, con sentido de
participación y representación institucional.
Mejoramos constantemente nuestros procesos y servicios, para lograr eficiencia, con
el fin de ofrecer a nuestros afiliados, inscritos y a la comunidad, una Entidad
competitiva, sostenible, gestora de confianza; actuando como líderes multiplicadores
de la plataforma competitiva de la región, transformando la actividad empresarial en
desarrollo regional.
JOSE MIGUEL GONZÁLEZ CAMPO Presidente Ejecutivo
C.DI.05
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
Página 1 de 2
DIRECTRICES INSTITUCIONALES
OBJETIVOS DE CALIDAD – MAPA ESTRATÉGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
PERSPECTIVA OBJETIVO INDICADOR FÓRMULA FRECUENCIA
DE MEDICIÓN FRECUENCIA DE ANÁLISIS
META 2021
1. GRUPOS DE INTERÉS
1.1 Ofrecer a nuestros afiliados, inscritos y a la comunidad una Entidad
competitiva y sostenible y gestora de confianza
1.1.1 % de crecimiento de ingresos totales
Ingresos año actual X 100 Ingresos año anterior
Trimestral Trimestral
Ver “Seguimiento
Estrategia 2021”
G.DE.01.2.F
1.1.2 Aumentar el % de ingresos diferentes al registro
Ingresos diferentes al registro X 100 Total ingresos en la vigencia
Trimestral Trimestral
2. CLIENTES
2.1 Ser multiplicador de plataforma competitiva de
la región
2.1.1 Aumentar la Satisfacción de clientes
% de satisfacción de clientes Anual Anual
2.1.2 Recursos movilizados para el desarrollo empresarial
Monto de los recursos movilizados para el desarrollo empresarial
Trimestral Trimestral
2.1.3 Recursos movilizados para el desarrollo regional
Monto de los recursos movilizados para el desarrollo regional
Trimestral Trimestral
2.2 Fomentar la formalidad empresarial en nuestra
zona de influencia
2.2.1 Formalidad empresarial (Inscritos vigentes en el periodo x 100 / Inscritos vigentes periodo anterior)-1
Trimestral Trimestral
3. EFECTIVIDAD
INTERNA
3.1 Prestar nuestros servicios bajo principios de
calidad, transparencia, celeridad y estricto cumplimiento de
especificaciones técnicas y legales
3.1.1 Calidad del servicio
No. de certificados conformes en el período X 100/
Total certificados expedidos de registros públicos en el período
Trimestral Trimestral
3.1.2 Cumplimiento de las normas y requerimientos de los entes de
control Número de hallazgos y sanciones Anual Anual
3.1.3 Agilidad en el servicio Número de matrículas que se hacen en menos
de un día x 100 / total de matriculas Trimestral Trimestral
3.1.4 Eficiencia en tareas administrativas
Número de trámites que se hacen en el tiempo estándar X 100 / total trámites realizados
Trimestral Trimestral
3.2 Aumentar la productividad y eficiencia
del recurso humano
3.2.1 Ingresos por funcionarios de nómina
Total ingresos / Funcionarios nómina
Anual Anual
4. INNOVACIÓN
Y APRENDIZAJE
4.1 Transformador de la actividad empresarial en
desarrollo regional
4.1.1 Promoción de la cultura innovadora, emprendedora y
exportadora
Total recursos invertidos programas de emprendimiento /
Número de empresas creadas
Anual Anual
Empresas que reportan aumento en sus exportaciones en más de 5% / Total empresas
participantes en los programas de fortalecimiento
Número de proyectos de innovación presentados ante fuentes de financiación
C.DI.05
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
Página 2 de 2
DIRECTRICES INSTITUCIONALES
OBJETIVOS DE CALIDAD – MAPA ESTRATÉGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
C.EO.01
Fecha: 07/01/16
Versión: 7
Página 1 de 1
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIGRAMA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
C.EP.01
Fecha: 06/02/13
Versión: 6
Página 1 de 1
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
RED DE PROCESOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CU
MP
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OBSERVATORIO ECONÓMICO E
INFOMEDIACIÓN (OI)
FORMALIZACIÓN (FO)
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EMP
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S (S
E)
COMPETITIVIDAD (CM)
ESTR
UC
TUR
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Y
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)
REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL (RI)
DESARROLLO ESTRATEGICO (DE)
Sop
ort
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (AF)
P
HV
A
MAPA DE PROCESOS
COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
(CP)
CONTROL INTERNO (CI)
Eval
uac
ión
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
Página 1 de 6
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS DE
INTERÉS
Todos los procesos
Información proveniente del entorno de la entidad
Planificar, articular y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico de la Entidad
Directrices estratégicas de la Entidad (misión,
visión, política, objetivos)
Todos los procesos
Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)
Gestión Administrativa y
Financiera
Lineamientos establecidos por la Súper Intendencia de
Industria y Comercio Necesidades / expectativas
de Desarrollo Regional, Institucional, cultural, etc
Recursos necesarios para la ejecución de los programas y
proyectos
Coordinar la planeación, control y seguimiento de programas, proyectos y actividades relacionados con el Programa Anual de Trabajo
de la entidad.
Gestión del Plan de trabajo
Información proveniente del desempeño de todos los procesos del sistema de
gestión
Gestionar los riesgos que puedan impedir el logro de los objetivos organizacionales, en los diferentes procesos y servicios de la entidad
Planes de manejo del riesgo
OBJETIVO: Proponer herramientas de fortalecimiento institucional y control de la gestión, que generen ventajas competitivas a
la entidad y viabilicen la consecución de la MEGA.
RESPONSABLE: Gerente de Desarrollo Estratégico
Disciplina Estratégica
en el PAT
Factores Claves de
Éxito
Innovación y
fortalecimiento
Gestión del riesgo Oportunidad de la
información
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
Página 2 de 6
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS DE
INTERÉS
Todos los
procesos
Requisitos del cliente, legales y regulatorios
aplicables
Planificar las etapas que se deben desarrollar durante la prestación de cada uno de los servicios que presta la Entidad y las características que
deben cumplirse durante la ejecución de las mismas. Planes de calidad
Todos los
procesos
Plan Anual de Trabajo Disposiciones establecidas
en el sistema de gestión
Establecer los mecanismos necesarios para la adecuada planeación y control de las actividades que desarrollan las gerencias en la Cámara
de Comercio de Cúcuta y de las actividades relacionadas con el sistema de gestión con el fin de mantener su integridad
Planeación de actividades Gerenciales y del sistema
de gestión
Información de desempeño del sistema de gestión
Establecer y reglamentar el funcionamiento de los comités de gestión de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Gestión de los comités
Solicitudes nuevos documentos o modificación
de los existentes
Controlar los documentos del Sistema de Gestión de origen interno mediante las siguientes actividades:
Aprobar los documentos antes de su emisión, Revisar y actualizar los documentos cuando se requiera, Aprobar los cambios realizados, Identificar los cambios y el estado de revisión del documento, Asegurar que las versiones pertinentes estén disponibles en los lugares de
uso mediante el control de su distribución, Asegurar que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables, Identificar los documentos obsoletos y prevenir su uso no intencionado.
Documentos y registros del sistema de gestión
controlados y actualizados
Establecer los controles necesarios para:
Asegurar que los registros permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables,
Se almacenen los registros y permanezcan protegidos, Definir el tiempo de retención de los registros del Sistema de Gestión, Definir la disposición final de los registros.
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS DE
INTERÉS
Todos los procesos
Necesidades / expectativas de los clientes
Servicios de la entidad
Planificar y realizar el seguimiento y medición de la satisfacción del cliente con los diferentes servicios de la Entidad
Grado de satisfacción de clientes / usuarios
Todos los procesos
Quejas y reclamos de los clientes / usuarios
Reglamentar el trámite interno para la recepción, análisis y gestión de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones presentadas por los
clientes y demás partes interesadas ante la prestación de los servicios que ofrece la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Solución / respuesta a QRSF
Acciones de mejora derivadas del análisis de
las QRSF
Información de desempeño del sistema de gestión
Revisar periódicamente el sistema de gestión de la Entidad, con el fin de asegurar su conveniencia, adecuación, suficiencia y eficacia
continua. Acciones de mejora
Necesidades de mejoramiento
Generar las acciones necesarias, correctivas o preventivas, para el mejoramiento de los procesos, servicios y en general del sistema de
gestión de la entidad.
Acciones de mejora / Planes de Mejora Gerencial (PMG)
Directrices institucionales
Revisar, actualizar y socializar permanentemente el código de ética y buen gobierno corporativo y coordinar la elaboración de acuerdos,
compromisos, y protocolos éticos que guíen el actuar de todos y cada uno de los funcionarios
Código de ética / acuerdos compromisos /
protocolos éticos
Parámetros y necesidades de información a las partes
interesadas y rendición de cuentas a la comunidad
Ofrecer información acerca de los trámites y servicios prestados por la Entidad en razón de su misión
Ficha técnica de trámites y servicios a la comunidad
Clientes internos y externos, Afiliados, partes interesadas
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y Financiera
Control interno
1. Grupos de interés
1.1.D Disciplina estratégica (logro de objetivos)
Objetivos en rango "Válido" y "Excelente" *100 / Total objetivos
estratégicos
Computador, Salón de reuniones,
Fungibles de oficina,
medios
audiovisuales
4.2 Requisitos de la Documentación 5.1 Compromiso de la Dirección 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.6 Revisión por la Dirección 7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.2.3 comunicación con el cliente 7.5.4 Bienes del cliente 8.2.1 Medición de la satisfacción del cliente 8.5 Mejora continua
Presidente Ejecutivo
3. Interna del Negocio
3.1.D Gestión del riesgo
institucional % de riesgos en extremo estado de
vulnerabilidad EJECUTA
Gerente de Desarrollo Estratégico
Asesor de Desarrollo Estratégico
Asistente de Desarrollo Estratégico
Comité de Gestión
3.2.D Eficiencia en
trámites y servicios
Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por
mercurio)/Total tareas ejecutadas
4. Innovación y
Aprendizaje 4.1.D
Propuestas de innovación y
fortalecimiento institucional
Propuestas de innovación y fortalecimiento institucional
Sistema Cameral de Control interno SCCI
1.1 Valores éticos 1.3 Filosofía Administrativa y estilo de Dirección 1.4 Junta Directiva y Gobierno Corporativo 1.5 Plan Estratégico 2. Administración del riesgo 3.2 Control con enfoque en procesos 3.3 Controles Gerenciales
Cultura de mejoramiento e
innovación
Total puntos acumulados por iniciativas Transformadoras/Total
funcionarios de la gerencia
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
G.DE.01.P Direccionamiento estratégico
G.DE.01.1.F Planeación Estratégica
G.DE.01.2.F Seguimiento a la estratégica 2021
G.DE.02.P Gestión del riesgo
G.DE.02.1.F Política de gestión del riesgo
G.DE.02.2.F Planeación para la gestión del riesgo
G.DE.02.3.F Gestión del riesgo
G.DE.02.G Análisis y evaluación de riesgos --- ---
G.DE.03.P Plan de calidad y políticas de operación
G.DE.04.P Gestión del Plan Anual de Trabajo
G.DE.04.1.F Plan Anual de Trabajo
G.DE.04.2.F Plan de Actividades
G.DE.04.3.F Informe Plan Anual de Trabajo
G.DE.04.4.F Informe Gerencial
G.DE.05.P Comités de gestión
G.DE.05.1.F Creación de Comité
G.DE.05.2.F Citación comité
G.DE.05.3.F Acta de Comité
G.DE.05.4.F Control de gestión de comités
G.DE.06.P Gestión de documentos y registros del sistema de gestión L-x-1 Listados maestros de documentos
G.DE.07.P Medición de la satisfacción del cliente G.DE.07.1.F Planeación y control de la medición de la satisfacción del cliente
G.DE.07.2.F Instrumento de medición
G.DE.07.3.F Resultados de la medición de la satisfacción del cliente
G.DE.08.P Gestión de QRSF
G.DE.08.1.F Formato de QRSF
G.DE.08.2.F Control de QRSF
G.DE.08.3.F Análisis de QRSF
G.DE.08.4.F Informe de QRSF
C.CR.01
Fecha: 12/11/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
DESARROLLO ESTRATEGICO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
G.DE.09.P Revisión por la dirección G.DE.09.1.F Revisión del Sistema de Gestión
G.DE.09.2.F Análisis, planeación y seguimiento de cambios que puedan impactar el sistema
G.DE.10.P Mejoramiento institucional
G.DE.10.1.F Solicitud de acción de mejora
G.DE.10.2.F Informe de cumplimiento SAM
G.DE.10.3.F Evaluación de efectividad SAM
G.DE.10.4.F Consolidado de acciones de mejora
G.DE.10.5.F Plan de Innovación Gerencial (PIG)
G.DE.10.6.F Plan de Innovación Institucional (PIIN)
G.DE.11.P Gestión ética
G.DE.11.1.F Código de ética y buen gobierno
G.DE.11.2.F Informe de socialización y acta de compromiso
G.DE.11.3.F Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
G.DE.11.4.F Informe de seguimiento a la gestión ética
G.DE.12.M Manual de políticas y procedimientos de protección de datos personales
G.DE.12.P Protección de datos personales
G.DE.12.1.F Aviso de privacidad
G.DE.12.2.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – proveedores
G.DE.12.3.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – afiliados
G.DE.12.4.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – árbitros y conciliadores
G.DE.12.5.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – contratistas
G.DE.12.6.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – empleados
G.DE.12.7.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – menores
G.DE.12.8.F Autorización y condiciones de uso de datos personales – datos sensibles
G.DE.12.9.F Solicitud de rectificación o actualización
G.DE.12.10.F Solicitud de revocatorio de autorización de uso de datos de carácter personal
G.DE.12.11.F Solicitud de supresión de datos de carácter personal
G.DE.12.12.F Solicitud de acceso a datos de carácter personal
G.DE.12.13.F Disposiciones adicionales para la protección de datos personales
G.DE.12.14.F Disposición para la protección de datos personales
G.DE.13.P Gestión de trámites y servicios G.DE.13.1.F Ficha técnica de trámites
G.DE.13.2.F Carta de trato digno al usuario
G.DE.12.PT Documento de seguridad
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
C.CR.02
Fecha 14/04/16
REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL
Versión 5 MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL Página 1 de 2
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS DE
INTERÉS
Todos los procesos
Información del entorno de la entidad
Definir y planear la representación institucional en el marco de los objetivos institucionales y el marco normativo aplicable – definir las líneas de
Representación Institucional
Planeación de las líneas de Representación Institucional Todos los
procesos
Clientes externos
Afiliados
Escenarios de Representación Institucional
Realizar la representación institucional según las directrices planificadas Actividades de
Representación Institucional
Actividades de Representación Institucional
Analizar los resultados de Gestión de Representación Institucional y tomar acciones
Análisis de resultados
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR
ÍNDICE NORMA ÍTEM
AUTORIDAD
Desarrollo Estratégico
Gestión Administrativa y financiera
Comunicación y participación ciudadana
1. Grupos de interés
1.1.R Efectividad en la Representación
Institucional
Representación institucional que cumplen objetivo propuesto x 100 Total representaciones planeadas
Fungibles de oficina,
Logísticos y
financieros
necesarios para
cada
Representación
Institucional.
ISO 9001:2008
7.1 7.5.1 7.5.3 8.2.4
Presidente Ejecutivo
EJECUTA
Responsables asignados en la planeación
SCCI 3.4 3.5
OBJETIVO: Identificar, planear, ejecutar y hacer seguimiento a los diferentes escenarios de participación de la Cámara de
Comercio de Cúcuta, con el fin de consolidar y fortalecer el liderazgo y papel protagónico de la Institución a nivel Regional,
Nacional e Internacional
RESPONSABLE: Presidente Ejecutivo
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
C.CR.02
Fecha 14/04/16
REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL
Versión 5 MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL Página 2 de 2
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO E-0201-PO
Políticas de operación – Representación Institucional
E-0202-P Representación Institucional E-0202-1-F Planeación y seguimiento de Representación Institucional
E-0202-2-F Informe de Representación Institucional
E-0202-3-F Consolidado de Representación Institucional
C.CR.03
Fecha: 17/03/16
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Planeación estratégica
institucional
Necesidades / expectativas de Desarrollo Regional,
Institucional, entre otros
Elaborar las propuestas o anteproyectos, basado en las convocatorias encontradas en las entidades, fomentando el desarrollo regional y de los empresarios.
Propuestas / Proyectos Procesos Misionales
Informes de ejecución Analizar resultados obtenidos en la ejecución y tomar acciones
Análisis de efectividad de Programas y Proyectos
ejecutados
Análisis de efectividad de Programas y Proyectos
ejecutados
Informar a Comité de Programas y Proyectos y/o Junta Directiva
Informes de ejecución Junta Directiva
OBJETIVO: Apalancar recursos a través de la formulación y estructuración de proyectos que permitan
contribuir al fortalecimiento del sector empresarial de la región.
RESPONSABLE: Gerente de Estructuración y Gestión de proyectos
Factores Claves
de Éxito
C.CR.03
Fecha: 17/03/16
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS REQUISITOS
PERSPECTIVA CÓD. INDICADOR ÍNDICE
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y financiera
Comunicación y participación ciudadana
1. Perspectiva grupos de
interés
1.1.P Recursos
movilizados Monto de recursos efectivamente
movilizados hacia la región
Fungibles de oficina, Logísticos y
financieros para la
ejecución de los
Programas y
Proyectos
ISO 9001:2008
Presidente Ejecutivo
7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.4 Seguimiento y medición
del servicio
EJECUTA
2. Perspectiva del cliente
2.1.P
Contribución al fortalecimiento
empresarial
Valor de los recursos apalancados para el fortalecimiento de los
sectores o líneas priorizadas / Total recursos apalancados
Gerente de Proyectos
Gerentes coordinadores de proyectos
Sistema Cameral de Control Interno
SCCI
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.P Conocimiento
del foco
Número de fondos de cooperación para el desarrollo empresarial
movilizados hacia la región (estructuración y/o gestión)
3.4 Control sobre recursos 3.5 Control financiero 3.2.P
Eficiencia en trámites y servicios
Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas
4. Perspectiva de Innovación y
aprendizaje
4.1.P
Cultura de mejoramiento e
innovación
Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total
funcionarios de la gerencia
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.GP.01.P Gestión de proyectos
M.GP.01.1.F Perfil del proyecto
M.GP.01.2.F Registro y control de proyectos
M.GP.01.3.F Acta de aceptación de asesoría
M.GP.01.4.F Registro y control de convocatorias
M.GP.01.5.F Registro y control de fuentes
M.GP.01.6.F Solicitud de inscripción
M.GP.01.7.F Convenio de pago de inscripción
M.GP.02.P PMO – Inicio M.GP.02.1.F Acta de constitución del proyecto
M.GP.02.2.F Registro de interesados del proyecto
C.CR.03
Fecha: 17/03/16
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
ESTRUCTURACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
M.GP.03.P PMO – Planificación del Proyecto M.GP.03.1.F Plan para la dirección del proyecto
M.GP.04.P PMO - Ejecución
M.GP.04.1.F Citación a evento
M.GP.04.2.F Acta de ejecución
M.GP.04.3.F Informe de avance
M.GP.04.4.F Acta de reunión
M.GP.05.P PMO – Monitoreo y Control M.GP.05.1.F Reporte del estado del proyecto
M.GP.06.P PMO - Cierre
M.GP.06.1.F Certificado de aceptación
M.GP.06.2.F Lecciones aprendidas
M.GP.06.3.F Acta de cierre
M.GP.06.4.F Seguimiento a usuario final
M.GP.06.5.F Evaluación del proyecto por el usuario final
C.CR.04
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
FORMALIZACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O GRUPOS
DE INTERÉS Comunicación con los
usuarios y partes interesadas
Necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas
Ofrecer información y asesoría al empresario Orientación al empresario
Usuarios / partes
interesadas
Área jurídica Reglamentación legal vigente
Gerencia de Desarrollo Estratégico
Planes de calidad y políticas de operación
Ejecutar las actividades propias del Registro Público desde el primer contacto con el usuario, hasta el archivo de expedientes, siempre, bajo las condiciones planificadas
Ejecución de las etapas de la prestación de los servicios
registrales bajo condiciones controladas y cumpliendo con todos los requisitos legales y
reglamentarios aplicables
Usuarios y partes
interesadas
Información del Registro Observatorio económico e
infomediacion
Usuarios / partes interesadas
Necesidades y expectativas de los usuarios y partes
interesadas
Mantener comunicación permanente con los usuarios y partes interesadas a través de los diferentes mecanismos establecidos por Ley.
Comunicación efectiva con los usuarios
Usuarios / partes interesadas
OBJETIVO: Prestar el servicio de Registros Públicos y Atención al Empresario, asegurando la veracidad de la
información registrada, cumpliendo con las especificaciones técnicas y legales; así como generar los beneficios de
estar formalizados con una perspectiva eficaz y transparente con los Empresarios.
RESPONSABLE: Gerente de Formalización
Fomentar la
Formalidad Veracidad de la
información
registrada
Cumplimiento de
especificaciones
técnicas y legales
Generación de
beneficios de estar
formalizado
Productividad
interna
Calidad en la atención
/ agilidad en el servicio
C.CR.04
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
FORMALIZACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA CÓD INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y Financiera
Control interno
Comunicación y participación ciudadana
1. Perspectiva Grupos de
interés
1.1.F Crecimiento de
ingresos
Formalización ((Ingresos período actual/Ingresos período anterior) - 1)*100
Computador,
impresora, sellos,
formularios,
implementos de
papelería, software
SIREP, formularios,
facturas, legajos,
carpetas,
implementos y
equipos de oficina.
7.1 Planeación de la prestación del servicio 5.2 Enfoque al cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.4 Seguimiento y medición del producto
Afiliados ((Ingresos período actual/Ingresos período anterior) - 1)*100
1.2.F Formalización (Inscritos vigentes en el periodo x 100 / Inscritos
vigentes periodo anterior)-1
Gerente de Formalización
1.3.F Creación de empresas
Número de matrículas en el periodo x 100 / Número de matrículas en el periodo anterior
(Número de matrículas portal CAE/Número de matrículas en el período)*100
1.4.F Supervivencia
Empresarial (3 años) Renovaciones en el periodo (de las matriculas
realizadas tres años atrás) / Matriculas 3 años atrás
1.5.F Cancelación de
empresas Cancelaciones en el periodo / Total inscritos
1.6.F Gobernabilidad de
la Entidad (Número de afiliados/Total inscritos)*100
2. Perspectiva del Cliente
2.1.F Agilidad en el
servicio
Matrículas que se hacen en menos de un día x 100 / total de matrículas
Sistema Cameral de Control interno SCCI
EJECUTA Tiempo de espera para recibir atención
3.1 Indicadores de Gestión 3.2 Control con enfoque en procesos
Personal de formalización
2.2.F Satisfacción del
cliente Encuesta de satisfacción de clientes
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.F Fidelización del foco (Afiliados que renuevan su afiliación/Total afiliados
que cumplen requisitos de afiliación)*100
3.2.F Calidad en el servicio (No. de certificados conformes en el período X 100/Total certificados expedidos de registros públicos en el período)
3.3.F Repetibilidad en las
devoluciones Número de segundas devoluciones x 100 /total
devoluciones
3.4.F Eficiencia en trámites y
servicios
(Número de tareas que se hacen en tiempo estándar /(definido por rutas de mercurio) /
Tareas ejecutadas) Promedio de total funcionarios
4. Innovación y aprendizaje
4.1.F Cultura de
mejoramiento e innovación
Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la gerencia
C.CR.04
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
FORMALIZACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO M.FO.01.P Protocolo de servicios
M.FO.02.P Lista de chequeo
M.FO.03.P Control interno de registro público
M.FO.04.P Correcciones de registro público
M.FO.04.1.F Control de corriges
M.FO.04.2.F Control de inconsistencia en los sellos de registro público
M.FO.04.3.F Control de producto no conforme
M.FO.04.4.F Control de reimpresión de certificados
M.FO.05.M Manual SIPREF
M.FO.06.P Plan de contingencia de fallas en los sistemas
M.FO.07.P Recepción de documentos
M.FO.08.P Asesoría creación de empresa
M.FO.09.P Escaneo de documentos de registro público
M.FO.09.1.F Control de documentos antes de escanear de registros públicos
M.FO.09.2.F Control de entrega de documento de registros
M.FO.09.3.F Acta de entrega de documentos de registro público
M.FO.10.P Devolución de documentos M.FO.09.4.F Control de documentos devueltos
M.FO.09.5.F Control de llamadas de documentos devueltos
M.FO.11.P Matrícula mercantil y libros en forma virtual
M.FO.12.P Estudio jurídico de documentos
M.FO.13.P Registro de libros
M.FO.14.P Digitación de certificados persona jurídica
M.FO.15.P Grabación de formularios registro mercantil
M.FO.16.P Revisión de certificados Registro público
M.FO.17.P Registro único empresarial y social RUES
M.FO.17.1.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio
M.FO.17.2.F Control de devolución de documentos de las Cámaras de Comercio
M.FO.17.3.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio
M.FO.17.4.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio por cambio de domicilio
M.FO.17.5.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio por cambio de domicilio
C.CR.04
Fecha: 01/07/15
Versión: 8
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
FORMALIZACIÓN
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO M.FO.18.P Asesoría y capacitaciones de registro público
M.FO.19.P Derecho de petición
M.FO.20.P Recursos
M.FO.21.P Brigadas de formalización
M.FO.21.F.1 Cronograma de actividades brigadas de formalización
M.FO.21.F.2 Control de entrega material y equipos de oficina brigadistas
M.FO.21.F.3 Control de visita y entrega material empresarios
M.FO.21.F.4 Control de entrega de documentos y formularios
M.FO.22.P Costumbre mercantil
M.FO.23.P Georreferenciación
M.FO.24.P Registro Único de Proponentes
M.FO.06.1.F Devolución de documentos de registro público
M.FO.06.2.F Control de documentos antes de escanear de registros públicos
M.FO.06.3.F Control de entrega de documento de registro públicos
M.FO.06.4.F Acta de entrega de documentos de registro público
M.FO.06.5.F Control de producto no conforme de registro público
M.FO.06.6.F Control de documentos enviados a otras Cámaras de Comercio
M.FO.06.7.F Control de devolución de documentos de las Cámaras de Comercio
M.FO.06.8.F Control de documentos recibidos de otras Cámaras de Comercio
M.FO.06.11.F Control interno de corriges de registro público
M.FO.06.12.F Control de llamadas de devolución de documentos de registro público
M.FO.06.13.F Control capacitación y asesoría de registro público
M.FO.06.14.F Control brigadas de formalización
M.FO.06.15.F Observación de documentos de registro público
M.FO.06.16.F Control interno de certificados reimpresos de registro público
M.FO.25.P Impugnaciones de registros proponentes
M.SE.07.P Afiliaciones y desafiliaciones
M.SE.07.1.F Solicitud de Afiliación
M.SE.07.2.F Libro de registro de afiliados
M.SE.07.3.F Solicitud de desafiliación
M.SE.07.4.F Notificación de desafiliación
M.SE.08.P Gestión con entidades y Afiliados M.SE.08.1.F Gestión con Entidades y afiliados
C.CR.05
Fecha: 05/08/15
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
OBSERVATORIO ECONÓMICO E INFOMEDIACION
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Procesos misionales Fuentes generadoras
de datos
Necesidades de elaboración de estudios económicos, alineados
con los Sectores Estratégicos Priorizados
Cifras, datos, estadísticas, información
Elaboración de estudios económicos: Identificar la necesidad de estudios Investigación de fuentes y recopilación de datos, Emisión del estudio, Evaluación del impacto / utilidad del estudio generado.
Estudios económicos alineados con los
Sectores Estratégicos Priorizados.
Procesos misionales
Sectores
económicos de la región
Formalización Información relacionada
con los Registros Públicos Información estadística:
Planear la generación de estadísticas,
Obtener y filtrar información para la generación de estadísticas,
Distribuir la Información Estadística generada,
Informar a la Súper Intendencia de Industria y Comercio.
Información Estadística
relacionada con los Registros Públicos Procesos
Misionales clientes externos,
Afiliados
Desarrollo Estratégico Planes de calidad y
políticas de operación
Junta Directiva Tarifas de información
Comercial Información Comercial:
Identificar las tarifas de Información Comercial,
Recibir, registrar y controlar las solicitudes,
Generar información solicitada,
Suministrar información generada,
Evaluar la calidad del servicio, Analizar la información obtenida y tomar
Prestación del servicio de
Información Comercial bajo
condiciones controladas
Unidad de Afiliados/ Clientes
Información relacionada con los Afiliados/
solicitudes de clientes
OBJETIVO: Consolidar información útil y oportuna de carácter regional y nacional que sea de gran relevancia al tejido
empresarial como soporte para diseñar, elaborar, realizar estudios y análisis de impacto que nos lleven a ser referentes
obligados de cualquier actor social y económico tanto, local, nacional como internacional.
RESPONSABLE: Gerente de Observatorio económico e Infomediacion
Relevancia de
la información
Estudios de
impacto y utilidad Información
oportuna
Referente de
información
Satisfacción
de clientes
Sostenibilidad Red de
intercambios o
fuentes de datos
Factores
Claves de Éxito
C.CR.05
Fecha: 05/08/15
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
OBSERVATORIO ECONÓMICO E INFOMEDIACION
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
acciones.
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE NORMA ÍTEM
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y Financiera
Control interno
Comunicación y participación ciudadana
1. Perspectiva Grupos de
interés
1.1.O Sostenibilidad (Ventas en el periodo x 100 / ventas periodo
anterior) -1
Fungibles de oficina,
Software SIREP, Acceso a red de la
Entidad. Software SIABUC
ISO 9001:2008
7.1 7.2.1 7.2.2 7.5.1 7.5.3 8.2.1 8.2.4
Presidente Ejecutivo
1.2.O Relevancia de la
información
Encuesta de calificación de percepción de
utilidad y disponibilidad de la información
requerida (empresarios, gremios, gobierno y
multilaterales)
2. Perspectiva del cliente
2.1.O
Satisfacción de
clientes
(información
comercial)
Encuesta de satisfacción de los usuarios de la
información comercial
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.O
Estudios de
impacto y
utilidad
numero de estudios generados alineados con
los SEP / total estudios generados EJECUTA
Gerente de Observatorio e Infomediación
Asistente de Observatorio e Infomediación
Auxiliar de CIECCC
3.2.O Eficiencia en
trámites y
servicios
Numero de tareas que se hacen en tiempo
estándar (definido por mercurio) / Tareas
ejecutadas
4. Perspectiva
de innovación y aprendizaje
4.1.O
Cultura de
mejoramiento e
innovación
Total puntos acumulados por iniciativas
transformadoras / Total funcionarios de la
Gerencia
SCCI 3.4 3.5
C.CR.05
Fecha: 05/08/15
Versión: 5
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
OBSERVATORIO ECONÓMICO E INFOMEDIACION
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.OI.01.P Información Estadística
M.OI.01.1.F Planeación y seguimiento de información estadística generada
M.OI.01.2.F Lista de chequeo revisión de Información estadística
M.OI.01.3.F Movimiento mensual de Registros Públicos
M.OI.01.4.F Inscripción mensual de certificados
M.OI.01.5.F Movimiento de sociedades constituidas
M.OI.01.6.F Movimiento de sociedades reformadas
M.OI.01.7.F Movimiento de sociedades disueltas
M.OI.01.8.F Movimiento de capital invertido
M.OI.01.9.F Movimiento de personas naturales
M.OI.01.10.F Movimiento de sociedades principales
M.OI.01.11.F Movimiento de sucursales y agencias
M.OI.01.12.F Comparativo mensual movimiento de Registros Públicos
M.OI.01.13.F Comparativo mensual de inscripción de certificados
M.OI.01.14.F Inversión neta empresarial de Cúcuta
M.OI.01.15.F Comparativo movimiento acumulado de registros públicos
M.OI.01.16.F Comparativo acumulado inscripción de certificados
M.OI.02.P Información Comercial
M.OI.02.1.F Registro y control de solicitudes de Información Comercial
M.OI.02.2.F Formato para pago de Información Comercial
M.OI.02.3.F Entrega de información comercial
M.OI.03.P Tramite de solicitudes internas de bases de datos (en revisión)
M.OI.03.1.F Políticas de uso interno de bases de datos
M.OI.03.2.F Solicitud interna de base de datos
M.OI.05.P Elaboración de estudios económicos M.OI.05.2.F Catálogo de Estudios Económicos
M.OI.05.1.F Catálogo de fuentes
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
*SEP: Sectores Estratégicos priorizado; P&P: Programas y Proyectos
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Estructuración y Gestión de proyectos
Personas naturales y/o jurídicas
emprendedores
Instituciones de educación superior,
técnicas tecnologías y de formación para el
trabajo
Entidades gubernamentales del orden local, regional y
nacional
Entidades financieras
Programas / proyectos
Ideas de negocios
Políticas y lineamientos de emprendimiento
Capital de financiación
Emprendimiento empresarial:
Realizar convocatorias para formación en emprendimiento y creación de nuevos negocios
Prestar servicios de asesoría y acompañamiento a los emprendedores en la construcción de planes de negocio
Asesorar a los emprendedores para la consecución de recursos ante las diferentes fuentes de financiación existentes.
Desarrollar actividades de sensibilización a personas naturales y jurídicas para incentivar el espíritu emprendedor.
Realizar convocatorias de Ángeles inversionistas para establecer conexiones entre ideas emprendedoras y recursos de capital semilla.
Personas sensibilizadas en torno al emprendimiento
Planes de negocio presentados ante entidades de
financiación
Gremios económicos
Instituciones de educación superior, técnicas
tecnologías y de formación para el trabajo
Fortalecimiento empresarial:
Realizar diagnósticos de los sectores productivos del departamento a fin de encontrar aspectos a fortalecer.
Desarrollar programas de apoyo empresarial que permitan el fortalecimiento de las debilidades encontradas en los sectores productivos.
Establecer alianzas y/o convenios con otras instituciones para el desarrollo de actividades que conlleven al desarrollo empresarial
Evaluar el impacto de las acciones emprendidas.
Programas de desarrollo empresarial
Sector empresarial
Entidades gubernamentales del orden
local, regional y nacional
Gestionar actividades de internacionalización a través de diferentes mecanismos que permitan el mejoramiento de la competitividad regional.
Programas de internacionalización
Sectores productivos
Planeación, coordinación, ejecución y evaluación de la gestión e impacto de las acciones lideradas por la Entidad sobre el indicador Doing Business en la Región.
Mejoramiento posición Doing Business
Sector empresarial
OBJETIVO: Contribuir al desarrollo empresarial de los diferentes sectores económicos fortaleciendo los procesos de
articulación público – privada, proporcionando herramientas para convertirnos en una región productiva y sostenible
a lo largo del tiempo, generando riquezas y prosperidad colectiva.
RESPONSABLE: Gerente de Competitividad
Factores
Claves de Éxito Conocimiento
profundo de los
SEP*
Pertinencia de los
P&P* con SEP*
Crecimiento
económico de las
empresas
Credibilidad,
confianza y
fidelización
Dinamización
de la
economía
Reconocimiento
de la Entidad en
SEP*
Promoción de la cultura
emprendedora,
innovadora y
exportadora
Fomentar
ventajas
competitivas
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE NORMA ÍTEM
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y Financiera
Control interno
Comunicación y participación ciudadana
1. Grupos de interés
1.1.C Dinamización de la Economía regional
Recursos Movilizados para el desarrollo empresarial
Fungibles de oficina,
Financieros
ISO 9001:2008
7.1 7.5.1 7.5.3 8.2.3 8.2.4
Presidente Ejecutivo
Facilidad para hacer negocios (Posición en Indicador de competitividad de Doing Business)
2. Clientes 2.1.C Credibilidad, Confianza y Fidelización
% de Satisfacción de Empresas Beneficiadas con P&P de Competitividad EJECUTA
Profesionales de competitividad
3. Efectividad
interna
3.1.C Pertinencia de los P&P
desarrollados con los SEP Recursos Invertidos en SEP / Total de recursos Invertidos
SCCI 3.4 3.5
3.2.C Eficiencia en trámites y
servicios
Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas
4. Innovación
y aprendizaje
4.1.C Emprendimiento Número de recursos invertidos en el programa/Número de
empresas creadas
4.2.C Efectividad en programas de
emprendimiento
No. De planes de negocio aprobados/total planes de negocio presentados
4.3.C Fortalecimiento
empresarial
Número de empresas que reportan aumento en las ventajas competitivas/Total empresas participantes en los programas de
fortalecimiento
4.4.C Internacionalización Empresas que reportan aumento en sus exportaciones en más de
5% / Total empresas participantes en los programas de fortalecimiento
4.5.C
Promoción de la Cultura Innovadora,
emprendedora y exportadora
Conectar empresas con el mundo - Cumplimiento de objetivos de las empresas apoyadas para asistir a Ferias y misiones
Número de proyectos de innovación presentados ante fuentes de financiación
4.6.C Cultura de
mejoramiento e innovación
Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la gerencia
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.CO.01.T Sectores Estratégicos Priorizados
M.CO.FE.01.P Ferias y misiones
M.CO.FE.01.1.F Matriz de planeación de Ferias y Misiones
M.CO.FE.01.2.F Solicitud de participación en Ferias y Misiones
M.CO.FE.01.3.F Organización de Ferias y Misiones
M.CO.FE.01.4.F Evaluación de Ferias y Misiones
M.CO.FE.01.5.F Informe Institucional de Ferias y Misiones
M.CO.DB.01.P Gestión Doing Business
M.CO.DB.01.1.F Lineamientos de gestión
M.CO.DB.01.2.F Plan de acción
M.CO.DB.01.3.F Registro de gestión Doing Business
M.CO.DB.01.4.F Acta de reunión
M.CO.EP.01.P Planeación y control de Programa "Región Empresaria"
M.CO.EP.01.1.F Cronograma de actividades
M.CO.EP.01.2.F Lista de asistencia
M.CO.EP.01.3.F Informe de Gestión de actividades
M.CO.EP.02.P Reuniones Informativas
M.CO.EP.02.1.F Ficha de identificación de su situación actual para definir la ruta de servicios que requiere como apoyo para crear su empresa
M.CO.EP.02.2.F Ficha de identificación de su situación actual para definir la ruta de servicios que requiere como apoyo para acelerar el crecimiento de su empresa
M.CO.EP.02.3.F Ruta de servicios para la creación de una empresa
M.CO.EP.02.4.F Ruta de servicios para acelerar el crecimiento de su empresa
M.CO.EP.02.5.F Ficha Inscripción de Servicios
M.CO.EP.02.6.F Evaluación de Reuniones informativas
M.CO.EP.03.P Orientación Personalizada M.CO.EP.03.1.F Registro de Asistencia Individual
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMPETITIVIDAD
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.CO.EP.03.2.F Evaluación de Asesorías
M.CO.EP.04.P Foro de Emprendimiento Temprano
M.CO.EP.05.P Encuentro de Docentes M.CO.EP.05.1.F Evaluación de talleres
M.CO.EP.06.P Fiesta de los empresarios M.CO.EP.06.1.F Evaluación de charlas de conocimiento
M.CO.EP.07.P Panel de casos empresariales M.CO.EP.07.1.F Presentación de empresas y empresarios panelistas
M.CO.EP.07.2.F Evaluación de encuentros empresariales
M.CO.EP.07.G Guía Panel de Casos Empresariales
M.CO.EP.08.P Foro de Empresarios
M.CO.EP.09.P Rueda de Soluciones Financieras
M.CO.EP.09.1.F Evaluación de Rueda de soluciones Financieras
M.CO.EP.09.2.F Evaluación de ruedas de negocios
M.CO.EP.09.3.F Evaluación de ferias comerciales
M.CO.EP.10.P Cara a Cara Empresarial M.CO.EP.10.1.F Autodiagnóstico de Negociación
M.CO.EP.10.M Manual Práctico del Facilitador del Cara a cara empresarial
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SERVICIOS EMPRESARIALES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Desarrollo estratégico
Directrices institucionales Asignación presupuestal
Plan de calidad y políticas de operación
Realizar la gestión comercial de los servicios empresariales de la Entidad, enfocados al logro de los objetivos organizacionales.
Plan de mercadeo de servicios empresariales Clientes internos y
externos, Afiliados,
partes interesadas Junta Directiva Tarifas de alquiler de auditorios y equipos
Gestión de actividades y eventos y alquiler de salones y equipos: Realizar la programación el control y el seguimiento de eventos asignados a través del Plan Anual de Trabajo, Prestar el servicio de préstamo / alquiler de salones y equipos a los Afiliados y Público en general, garantizando su calidad y disponibilidad.
Prestación del servicio de Actividades y eventos y alquiler
de salones y equipos audiovisuales bajo condiciones
controladas
Clientes / partes interesadas
Solicitudes de los usuarios
Clientes, asistentes, Afiliados
Necesidades de Capacitación de los empresarios y de la
Región
Formación Empresarial: Desarrollar programas de Formación Empresarial teniendo en cuenta las necesidades de los Empresarios y de la Región, a través de recursos apropiados, adecuados procesos de planeación, seguimiento y evaluación, que nos permitan asegurar la efectividad de los eventos realizados y actuar como promotores del desarrollo Regional.
Eventos de capacitación empresarial que satisfacen las
necesidades identificadas
Clientes / asistentes, Afiliados
Junta directiva Disposiciones de Junta
Directiva Afiliación de empresarios: Promover la afiliación de empresarios a la Cámara de Comercio de Cúcuta y ofrecerles un tratamiento especial a través de la prestación de los servicio preferenciales.
Afiliación de nuevos empresarios a la Cámara de Comercio de
Cúcuta
Procesos operativos de prestación del servicio Clientes, usuarios,
partes interesadas Solicitudes de los afiliados /
posibles afiliados,
Junta directiva Lineamientos establecidos en
el reglamento del Centro Métodos Alternativos de Solución de Conflictos (MASC): Prestar los servicios de solución de conflictos prejudicial y extrajudicial a través de los diferentes métodos alternativos de solución de conflictos, cumpliendo todas las disposiciones reglamentarias aplicables y garantizando procesos justos, con principios de equidad y transparencia.
Ejecución de las etapas de la prestación del servicio bajo
condiciones controladas
Usuarios y partes interesadas Clientes, usuarios,
partes interesadas Solicitudes de los usuarios
OBJETIVO: Ofrecer servicios empresariales a nuestros inscritos, afiliados y empresarios en general, que
contribuyan al desarrollo regional, de manera rentable, sostenible y competitiva.
RESPONSABLE: Gerente de Servicios Empresariales
Factores Claves de
Éxito
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SERVICIOS EMPRESARIALES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE
AUTORIDAD
Gestión Administrativa y Financiera
Control interno
Comunicación y participación ciudadana
1. Perspectiva Grupos de
interés
1.1.S Crecimiento de
ingresos (Ventas en el periodo - ventas periodo anterior)
x 100 / ventas periodo anterior
Fungibles de oficina, Logísticos y
financieros asignados en el Plan anual de Trabajo.
ISO 9001:2008
Presidente Ejecutivo
7.1 Planificación de la prestación del servicio 7.2 Procesos relacionados con el cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 8.2.1 Seguimiento y medición de la satisfacción del cliente 8.2.4 Seguimiento y medición
del servicio
2. Perspectiva del Cliente
2.1.S Satisfacción del
cliente Grado de satisfacción de clientes con los
servicios empresariales EJECUTA
Personal de servicios empresariales
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.S
Eficacia de procesos conciliatorios
(Centro de arbitraje y Conciliacion)
Numero de acuerdos / Total procesos conciliatorios terminados
3.2.S Eficiencia en trámites
y servicios
(Número de tareas que se hacen en tiempo estándar /(definido por rutas de mercurio) /
Tareas ejecutadas) Promedio de total funcionarios
Sistema Cameral de Control Interno
SCCI
3.4 Control sobre recursos 3.5 Control financiero
4. Perspectiva
de Innovación y Aprendizaje
4.1.S Impacto de la oferta
académica en el mercado laboral
Encuesta de satisfacción a egresados 1 año después
4.2.S Cultura de
mejoramiento e innovación
Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la
gerencia
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SERVICIOS EMPRESARIALES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.SE.01.P Mercadeo de servicios empresariales
M.SE.01.1.F Política de mantenimiento de clientes
M.SE.01.2.F Planeación y control de la gestión comercial
M.SE.01.3.F Telemercadeo
M.SE.01.4.F Cronograma de visitas comerciales
M.SE.01.5.F Registro de asistencia
M.SE.01.6.F Referidos
M.SE.01.7.F Base De datos clientes
M.SE.01.8.F informe de actividades
M.SE.01.9.F Registro de usuarios
M.SE.02.P Gestión de actividades y eventos
M.SE.02.1.F Planeación de eventos
M.SE.02.2.F Lista de asistentes
M.SE.02.3.F Encuesta de satisfacción a asistentes
M.SE.03.P Servicio de auditorios y equipos
M.SE.03.1.F Tarifas de auditorios y equipos
M.SE.03.2.F Solicitud de auditorios y equipos
M.SE.03.3.F Programación de equipos y auditorios
M.SE.03.4.F Solicitud y estudio para disposición de auditorios y equipos
M.SE.03.5.F Entrega de auditorios y equipos usuario interno
M.SE.03.6.F Entrega de auditorios y equipos usuario externo
M.SE.04.P Centro de Formación Empresarial
M.SE.04.1.F Programa
M.SE.04.2.F Presupuesto
M.SE.04.3.F Planeación y seguimiento de la programación
M.SE.04.4.F Formulario de inscripción
M.SE.04.5.F Lista de inscritos
M.SE.04.6.F Control de asistencia
M.SE.04.7.F Evaluación de la satisfacción de los asistentes
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
SERVICIOS EMPRESARIALES
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
M.SE.04.8.F Listado maestro de conferencistas / docentes / entidades educativas
M.SE.04.9.F Reporte de eventos y asistencia
M.SE.05.P Convenios con entidades educativas M.SE.05.1.F Registro y control de propuestas de convenios
M.SE.05.2.F Seguimiento y evaluación del convenio
M.SE.06.P Protocolo Gremial
M.SE.09.P Préstamo de material audiovisual
M.SE.09.1.F Inventario de material audiovisual
M.SE.09.2.F Solicitud de préstamo
M.SE.09.3.F Control y seguimiento de préstamos de material audiovisual
MPO-R-0300 Reglamento del Centro de Arbitraje y Conciliacion
MPO-R-0301 Selección de árbitros, conciliadores y secretarios
MPO-R-0301-1 Perfil General
MPO-R-0301-2 Formulario de inscripción
MPO-R-0301-3 Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios
MPO-R-0301-4 Resumen hoja de vida
MPO-R-0301-5 Registro de inducción
MPO-R-0301-6 Evaluación del desempeño
MPO-R-0302 Arbitraje MPO-R-0302-1 Consolidado de arbitrajes
MPO-R-0302-2 Elección de árbitros
MPO-R-0303 Conciliación MPO-R-0303-1 Consolidado de conciliaciones
MPO-R-0303-2 Nombramiento de conciliadores
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Todos los procesos
Proyectos de presupuesto
Gestión presupuestal:
Coordinar la proyección presupuestal por gerencias,
Controlar la proyección mensual de ingresos y egresos de las gerencias,
Realizar el control a la ejecución presupuestal,
Coordinar, ejecutar y controlar los acuerdos presupuestales solicitados por las gerencias y aprobadas por Junta Directiva.
Presupuesto aprobado para la vigencia
Control presupuestal Todos los procesos
Todos los procesos
Necesidades de elementos / servicios
para el adecuado desarrollo de los
procesos / servicios de la Entidad
Gestión de compras:
Adquirir los elementos y servicios que inciden en la calidad de la Cámara de Comercio de Cúcuta, asegurando su conformidad, calidad y disponibilidad en los sitios requeridos
Elementos y servicios adecuados para la
prestación del servicio, disponibles en los
lugares de uso
Todos los procesos
Todos los procesos
Solicitudes de anulación / reversión
Operaciones contables:
realizar anulaciones / reversiones de operaciones correspondiente a los diferentes ingresos de la entidad, ya sea de contado o a crédito, garantizando la transparencia y el cumplimiento de requisitos aplicables.
Anulaciones / reversiones
Todos los procesos
OBJETIVO: Garantizar el normal funcionamiento de la Entidad mediante el suministro de bienes y servicios para el
desarrollo de las actividades de la Cámara de Comercio de Cúcuta, asegurando su conformidad, calidad y
disponibilidad en los sitios requeridos, por medio de una eficiente gestión financiera.
RESPONSABLE: Gerente Administrativa y Financiera
Factores Claves de
Éxito
Eficiencia en tràmites
administrativos
Disponibilidad y
optimizacion de recursos
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Todos los procesos
Funciones esenciales de la Entidad
Gestión del talento humano Garantizar la competencia del personal requerido por la entidad así como determinar su responsabilidad, autoridad e interacción dentro de la organización, además de asegurar un adecuado proceso de reclutamiento, selección, contratación, inducción y formación, que garantice el cumplimiento de los requisitos planificados.
Personal competente y entrenado
Todos los procesos
Clientes internos y
externos, partes interesadas
Todos los procesos
Comunicaciones recibidas por el
CINDOCCC desde o hacia la Entidad
Disposiciones externas
establecidas para el manejo de archivos
Gestión documental: Planificación, manejo y gestión de la documentación producida y recibida por la Entidad desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación con parámetros de eficiencia y organización.
Comunicaciones despachadas por el CINDOCCC desde o
hacia la Entidad, Disposiciones internas
establecidas para el manejo la
correspondencia / comunicaciones Institucionales
Todos los procesos
Todos los procesos
Requerimientos de soporte técnico y/o
desarrollo de aplicaciones
Gestión de informática y telecomunicaciones: Diseñar e implementar la plataforma tecnológica y nuevos métodos que permitan administrar los procesos y fortalecer la articulación de la información entre las diferentes entidades internas y externas, garantizando una estructura de alta disponibilidad para los aplicativos de la entidad con criterios de calidad y oportunidad
Sistemas Operativos, aplicativos y equipos
en funcionamiento Todos los procesos
Todos los procesos
Documentos externos de origen externo /
normatividad aplicables a los procesos de la
Entidad
Controlar los documentos del Sistema de Gestión de origen externo: Controlar la recepción, distribución, actualización y archivo de los documentos externos referidos en el Sistema de Gestión de la Cámara de comercio de Cúcuta, y demás requisitos legales y reglamentarios que son aplicables a la operación de la Entidad con el fin de asegurar su socialización y disposición en edición actualizada en sus lugares de uso.
Documentos de origen externo controlados,
actualizados y socializados
Todos los procesos
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS
DE SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS REQUISITOS
PERSPECTIVA CÓD. INDICADOR ÍNDICE
AUTORIDAD
Desarrollo Estratégico
Control interno
1. Perspectiva Grupos de
interés
1.1.A Cumplimiento del presupuesto
del gasto Gastos ejecutados *100 / Gastos Presupuestados
Fungibles de oficina,
Financieros
ISO 9001:2008
Presidente Ejecutivo
6.1 Provisión de recursos 6.3 Infraestructura 7.4 Compras 5.5.1 Responsabilidad y autoridad 6.2 Recursos Humanos 6.4 Ambiente de trabajo 5.5.3 Comunicación interna 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.1 Control de la prestación del servicio 7.5.3 Identificación y trazabilidad 7.5.5 Preservación del producto
2. Perspectiva del Cliente
2.1.A Satisfacción del Cliente
(Todas las Áreas) Encuesta de satisfacción del Cliente
EJECUTA
Gerencia Administrativa y financiera
Área jurídica
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.A Optimización de Recursos Programas de funcionamiento: (Recursos
presupuestados - Recursos ejecutados) / Recursos Presupuestados
3.2.A Eficiencia en Tareas Administrativas (Compras, CINDOCCC, Presupuesto,
Contabilidad)
Número de trámites que se hacen en tiempo estándar / Total de trámites realizados
3.3.A Gestión con Proveedores Puntaje Promedio obtenido en la evaluación de
proveedores
3.4.A Efectividad en la aplicación de
TRD
Cantidad de series documentales aplicadas correctamente / Total series documentales
establecidas
Sistema Cameral de Control Interno
SCCI
3.5.A Agilidad en el despacho de comunicaciones oficiales
Numero de comunicaciones oficiales despachadas en menos de 2 días (hábiles) / Total comunicaciones
oficiales despachadas
1.2 Estructura Organizacional 1.6 Talento Humano 3.4 Control sobre los recursos 3.5 Control financiero 3.6 Control sistemas de información 3.7 Seguros e inversiones 4.1 Sistemas de información
3.6.A Veracidad de la Información
(contabilidad) Número de ajustes realizados a la información
contable luego del cierre
3.7.A Disponibilidad de los recursos
Tecnológicos (Disponibilidad de aplicativos + disponibilidad de
Hardware + Disponibilidad de Servidores / 3 )
3.8.A Actualización tecnológica Recursos tecnológicos ajustados a las necesidades
de la Entidad / Total recursos tecnológicos
3.9.A Seguridad Informática Aspectos que cumplen estándares de seguridad /
Total aspectos verificados
4. Perspectiva de Innovación y Aprendizaje
4.1.A Fortalecimiento de
Competencias (Talento Humano)
Resultado promedio de la evaluación de desempeño
4.2.A Mejoramiento del Clima
Laboral (Talento Humano)
Resultados de la Evaluación de Diagnostico de Clima Laboral
4.3.A Cultura de mejoramiento e
innovación Total puntos acumulados por iniciativas
transformadoras/Total funcionarios de la gerencia
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
A.AF.01.M Manual de contratación
A.AF.01.PL Programa de Gestión Documental
A.AF.02.PL Plan institucional de Archivos
A.AF.C.02.P Gestión de compra de bienes y servicios
A.AF.C.02.1.F Instructivo de pólizas y actas
A.AF.C.02.2.F Registro de proveedores
A.AF.C.02.3.F Selección de proveedores
A.AF.C.02.4.F Listado maestro de proveedores
A.AF.C.02.5.F Solicitud de pedido interno
A.AF.C.02.6.F Cuadro comparativo de cotizaciones
A.AF.C.02.7.F Orden de trabajo / servicio
A.AF.C.02.8.F Orden de compra
A.AF.C.02.9.F Contrato
A.AF.C.02.10.F Control de órdenes de compra y/o servicio
A.AF.C.02.11.F Control de contratos y convenios
A.AF.C.02.12.F Acta de inicio
A.AF.C.02.13.F Acta de recibo
A.AF.C.02.14.F Acta de liquidación de mutuo acuerdo
A.AF.C.02.15.F Acta de liquidación
A.AF.C.02.16.F Evaluación y re-evaluación de proveedores
A.AF.C.03.P Gestión de convenios
A.AF.C.03.1.F Solicitud de elaboración de Convenio
A.AF.C.03.2.F Asignación de funciones de Coordinación de Convenios
A.AF.C.03.3.F Acta de inicio
A.AF.C.03.4.F Acta de liquidación
A.AF.C.03.5.F Lista de Chequeo de Convenio
A.AF.C.03.6.F Informe de Efectividad de Convenio
A.AF.C.04.P Contratación de servicios profesionales A.AF.C.04.1.F Solicitud de servicios profesionales
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
A.AF.C.04.2.F Asignación de coordinador
A.AF.C.04.3.F Contrato de servicios profesionales
A.AF.C.04.4.F Informe de actividades
A.AF.C.04.5.F Evaluación de contratistas – servicios profesionales
A.AF.PCT.01.P Gestión presupuestal
A.AF.PCT.01.1.F Presupuesto de ingresos y egresos
A.AF.PCT.01.2.F Presupuesto de activos fijos
A.AF.PCT.01.3.F Liquidación
A.AF.PCT.01.4.F Solicitud de acuerdo presupuestal
A.AF.PCT.01.5.F Consolidado de acuerdo
A.AF.PCT.02.P Gestión de recaudos en puntos de recepción A.AF.PCT.02.1.F Arqueo de puntos de recepción
A.AF.04.P Manejo y control de caja menor A.AF.04.1.F Creación y actualización de caja
A.AF.02.2.F Arqueo de caja menor
A.AF.05.P Cheques devueltos
A.AF.06.P Gestión de cartera A.AF.06.1.F Acuerdo de pago
A.AF.06.2.F Solicitud de facturación
A.AF.09.P Anulaciones y reversiones A.AF.09.01.F Control de anulaciones y reversiones
A.AF.11.P Cierre contable mensual y de fin de año
A.AF.11.1.F Control inversiones en FIDUCUENTA
A.AF.11.2.F Relación acciones
A.AF.11.2.F Inversiones en CDTs
MPA-0401 Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de trabajo
MPA-0402 Administrador del servidor
MPA-0403 Registro de Backups
MPA-0404 Manuales de contingencia
MPA-0405 Mesa de ayuda
A.AF.TH.01.P Elaboración de descripción de cargos MPG-0301-1 Listado maestro de cargo
C.CR.08
Fecha: 05/08/15
Versión: 10
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
MPG-0301-2 Descripción de cargos
MPG-0302 Diccionario descripción de cargos
MPG-0303 Vinculación de personal
MPG-0303-1 Solicitud de personal
MPG-0303-2 Banco de hojas de vida
MPG-0303-3 Aviso de convocatoria
MPG-0303-4 Formulario de inscripción
MPG-0303-5 Lista de aspirantes inscritos
MPG-0303-6 Lista de aspirantes admitidos
MPG-0303-7 Lista de aspirantes no admitidos
MPG-0303-8 Criterios de selección
MPG-0303-9 Informe de pruebas aplicadas
MPG-0303-10 Resumen de pruebas aplicadas
MPG-0303-11 Acta de concurso
MPG-0303-12 Registro de Inducción
MPG-0303-13 Ficha laboral
MPG-0304 Evaluación del desarrollo y análisis de competencias
MPG-0304-1 Disposiciones para la evaluación
MPG-0304-2 Acuerdo de compromiso y consolidación de resultados
MPG-0304-3 Evaluación del desarrollo y análisis de competencias
MPG-0305 Elaboración y evaluación de planes de formación
MPG-0305-1 Encuesta de detección de necesidades de formación
MPG-0305-2 Plan de formación
MPG-0305-3 Informe evento de formación
MPG-0305-4 Evaluación de la efectividad del evento de formación
A.AF.C.01.G Guía para la elaboración de correspondencia
A.AF.C.02.G Guía para la organización de documentos
A.AF.C.01.P Gestión de las comunicaciones oficiales A.AF.C.01.1.F Aviso de traslado interno de documentos
A.AF.C.01.2.F Relación diaria de tramites
C.CR.08
Fecha: 05/08/15
Versión: 10
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
A.AF.C.01.3.F Planeación de rutas de SGD MERCURIO
A.AF.C.01.4.F Comunicado interno
A.AF.C.02.P Organización Documental
A.AF.C.02.1.F Encuesta documental
A.AF.C.02.2.F Cuadro de clasificación documental
A.AF.C.02.3.F Listado de series y sub-series
A.AF.C.02.4.F Tabla de retención documental
A.AF.C.02.5.F Ficha de expediente
A.AF.C.02.6.F Rotulo para cajas
A.AF.C.02.7.F Formato único de inventario documental
A.AF.C.02.8.F Planilla de control para préstamo de documentos
A.AF.C.02.9.F Formato testigo archivo
A.AF.C.03.P Conservación preventiva de archivos
A.AF.C.04.P Disposición final de documentos
A.AFJ.01.P Control de documentos externos A.AFJ.01.1.F Normograma
C.CR.09
Fecha: 12/11/15
Versión: 6
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Desarrollo Estratégico
Misión de la entidad Modelo de operación
Gestionar la información y comunicación institucional, garantizando los mecanismos apropiados de participación ciudadana
Retroalimentación , revisión y actualización permanente de
la Matriz de Información y Comunicación de la Entidad
Clientes internos y
externos, Afiliados,
partes interesadas
Todos los procesos
Información/ temas a cubrir / enfoque de la
publicación
Planear, proyectar, elaborar publicaciones institucionales de la Entidad
Publicaciones realizadas por la Cámara de Comercio,
coherentes con sus objetivos Institucionales
Todos los procesos
Solicitudes Gestionar los medios publicitarios requeridos por la entidad para la divulgación de información tanto interna como externamente
Divulgación de la información interna y externamente
Todos los procesos
Solicitudes Realizar las comunicaciones de Prensa oficiales de la Entidad Control de los comunicados
de prensa emitidos
OBJETIVO: Gestionar la información y comunicación de la Entidad, que garantice la base de la transparencia de la
actuación organizacional, la rendición de cuentas a las partes interesadas y el cumplimiento de obligaciones de
información.
RESPONSABLE: Asesor de Comunicaciones
Efectividad de medios Impacto de la información Manejo de la imagen institucional Oportunidad de la información Factores
Claves de Éxito
C.CR.09
Fecha: 12/11/15
Versión: 6
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE
PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO RECURSOS
REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE NORMA ÍTEM
AUTORIDAD
Desarrollo Estratégico
Gestión administrativa y financiera
Control interno
1. Grupos de Interés
1.1.P Impacto de la información
Encuesta de Percepción de la estrategia comunicacional de la Entidad
Fungibles de
oficina,
Logísticos,
financieros y de
infraestructura
necesarios para cada
publicación.
ISO 9001:2008
7.1
7.2.3
7.5.1
7.5.3
8.2.4
Presidente Ejecutivo
2. Perspectiva
cliente
2.1.P Efectividad de las Redes Sociales y
Pagina Web
Número de Personas que vieron la información publicada
Número de personas que interactúan con la página
EJECUTA Total Nuevos "me gusta"
Asesor y asistente de comunicaciones
Twitter Numero de tweets
SCCI 4.1 4.2
Número de Seguidores
Página Web
Número de visitas
3. perspectiva interna del
negocio
3.1.P Oportunidad de los Medios publicitarios
internos Fecha solicitud Vs Fecha entrega del medio publicitario
3.2.P Eficiencia en trámites
y servicios Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas
4. Innovación y aprendizaje
4.1.P Manejo de la Imagen
Institucional Noticias publicas positivas (free press) / Total noticias
Publicadas (Free Press)
4.2.P Cultura de
mejoramiento e innovación
Total puntos acumulados por iniciativas transformadoras/Total funcionarios de la gerencia
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
A.CP.01.P Información, comunicación y rendición de cuentas A.CP.01.1.F Matriz de Información y Comunicación
A.CP.03.P Publicaciones A.CP.03.1.F Inventario de publicaciones
A.CP.03.2.F Revisión / aprobación de publicación
A.CP.04.P Medios publicitarios A.CP.04.1.F Solicitud de trabajo interno
A.CP.04.2.F Control de solicitudes
A.CP.05.P Comunicados de prensa A.CP.05.1.F Control de comunicados de Prensa
C.CR.10
Fecha: 05/08/15
Versión: 7
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
CONTROL INTERNO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
Gerenciales
Misionales
De Apoyo
De evaluación
PROVEEDORES INSUMOS PROCESO PRODUCTOS CLIENTES Y/O
GRUPOS DE INTERÉS
Desarrollo estratégico
Planes de calidad y políticas de operación Programar y realizar el control de calidad a procesos y servicios de la Entidad
Grado de conformidad de los procesos y servicios de la entidad con los
requisitos aplicables
Todos los procesos
Todos los procesos
Reportes de servicio no conforme Controlar las No Conformidades en el servicios de la Entidad Control servicios no conformes
Desempeño de los procesos y servicios Realizar monitoreo del cumplimiento de las métricas por proceso.
Datos generados por el Sistema de Gestión analizados
NTC ISO 9001, Política y Objetivos de gestión y demás disposiciones planificadas en el
sistema de gestión y control
Programar y realizar las auditorías internas del Sistema de Gestión
Grado de conformidad y eficacia del S.G.C. y de los servicios con la NTC ISO
9001 y las demás disposiciones planificadas.
Gestión Administrativa y
financiera Desarrollo estratégico
Legislación vigente relativa a la entidad. Planes y Programas
Realizar exámenes sistemáticos, objetivos e independientes de los procesos, actividades, operaciones y resultados de la Entidad, con el fin de determinar si es conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos aplicables, y que el Sistema Integrado de Gestión y Control se han implementado y se mantienen de manera eficaz.
Informe de auditoria
Revisión por la dirección
Todos los procesos
Desarrollo estratégico
Direccionamiento estratégico Gestión de riesgos
Lineamientos claros para la acción y el desempeño, Procesos estandarizados
Realizar la evaluación independiente del Sistema Integrado de Gestión Y Control de la entidad
Informe de la evaluación independiente del sistema de control interno
Planes de mejora gerencial
Todos los procesos
OBJETIVO: Asegurar el adecuado cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión Y Control (SIGYC)
en los procesos de la Entidad.
RESPONSABLE: Gerente de Desarrollo Estratégico
Factores
Claves de Éxito Disciplina Estratégica
en los procesos
Efectividad en el
Control Interno
Garantía de protección
de datos personales
Satisfacción del cliente
Cumplimiento de
requisitos legales
C.CR.10
Fecha: 05/08/15
Versión: 7
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
CONTROL INTERNO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
INTERRELACIONES PROCESOS DE
SOPORTE PARÁMETROS/ MEDICIÓN/ SEGUIMIENTO
RECURSOS REQUISITOS
PERSPECTIVA Cód. INDICADOR ÍNDICE ISO 9001:2008
AUTORIDAD
Desarrollo Estratégico
Gestión administrativa y financiera
Comunicación y participación ciudadana
1. Perspectiva Grupos de
interés 1.1.I
Disciplina Estratégica
(PAT)
Indicadores en rango Valido y Excelente X 100 / Total Indicadores
Computador, Salón de
reuniones, Fungibles de
oficina, Cartelera
8.2.2 Auditoria interna 8.2.3 Seguimiento y medición de procesos 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control de producto no conforme 8.4 Análisis de datos
Presidente Ejecutivo
2. Perspectiva del Cliente
2.1.I Satisfacción del cliente
Encuestas de satisfacción de cliente externo
Encuestas de satisfacción de cliente interno
Evaluación del SIGYC por parte de las unidades de negocio y corporativas
2.2.I Quejas y reclamos
Eficiencia en la respuesta: Numero de QR que se resuelven en el tiempo estándar (5
días hábiles, desde la recepción de la QRSF, hasta la solución a satisfacción del
cliente) x 100 / Total QR recibidos
Grado de satisfacción de los clientes con la respuesta de su queja o reclamo
Disminución de quejas y reclamos por el mismo motivo: (% de quejas del periodo anterior - % de quejas del periodo
actual) * 100 % de quejas periodo anterior
3. Perspectiva interna del
negocio
3.1.I Cobertura de
Control Interno
Procedimientos auditados / Total procedimientos identificadas como críticos EJECUTA
3.2.I Efectividad del control interno
Número de Acciones correctoras y/o de mejora efectivas X 100 /
Número de Acciones correctoras y/o de mejora detectadas por Control interno
Sistema Camera de Control Interno (SCCI)
Gerencia de Desarrollo Estratégico
3.3.I Protección de
datos personales
Numero de disposiciones implementadas para garantizar la protección de datos personales
3.1 Indicadores de Gestión 3.2 Control con enfoque en procesos 3.3 Controles Gerenciales 3.4 Control sobre los recursos 3.5 Control financiero 5.1 auditoria interna 5.2 Entes externos
3.4.I Eficiencia en
trámites y servicios
Número de tareas que se hacen en tiempo estándar (definido por mercurio)/Tareas ejecutadas
C.CR.10
Fecha: 05/08/15
Versión: 7
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CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
CONTROL INTERNO
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO DOCUMENTO CÓDIGO REGISTRO
V.CI.01.P Control de calidad a procesos y servicios V.CI.01.1.F Control de calidad de procesos y servicios
V.CI.02.P Reporte y control de servicio no conforme V.CI.02.1.F Reporte de servicio no conforme
V.CI.03.T Control de métricas corporativas V.CI.03.1.F Análisis de resultados
V.CI.04.P Auditorías internas
V.CI.04.1.F Programa de auditorías
V.CI.04.2.F Plan de auditoría
V.CI.04.3.F Acta de apertura y cierre de auditoría
V.CI.04.4.F Lista de verificación
V.CI.04.5.F Reporte de No conformidad
V.CI.04.6.F Informe de auditorías a la gerencia
V.CI.04.7.F Control de implementación de acciones
V.CI.04.8.F Evaluación de auditores
V.CI.04.9.F Retroalimentación de auditorias
V.CI.05.P Revisiones de control interno V.CI.05.1.F Informe de control Interno
V.CI.05.2.F Registro y control de control interno
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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MANUAL DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
GESTIÓN DEL MANUAL
C.GM.01 Lista de distribución
4 01/07/09 Se traslada el control de cambios y tabla de
aprobaciones al Listado maestro de documentos del Manual de Calidad
5 01/07/11 Cambio de cargo de Director Ejecutivo a Presidente
Ejecutivo
6 06/02/13 Distribución del manual a las nuevas Gerencias
C.GM.02 Control del manual
3 01/07/09 Cambio en las responsabilidades de control del Manual
de Calidad
4 01/07/11 Cambio de cargo de Director Ejecutivo a Presidente
Ejecutivo
5 06/02/13 Asignación de responsabilidades a las nuevas Gerencias
C.GM.03 Definiciones y aclaraciones 1 06/02/13 Versión original
ALCANCE
C.AL.01 Campo de aplicación 3 01/07/09 Cambios en la redacción del alcance
4 06/02/13 Cambios en el alcance definido para el sistema de
gestión de acuerdo a la nueva estructura de procesos
C.AL.02 Exclusiones y justificación 3 01/07/09 Se retira la exclusión del requisito 7.5.2
4 06/02/13 Cambios en la estructura documental (forma)
LA ENTIDAD
C.LE.01 Situación actual 2 02/01/06 Descripción de los servicios y funciones de la entidad
3 06/02/13 Actualización situación actual de la entidad
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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MANUAL DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
C.LE.02 Representante de la dirección y coordinadores de gestión
5 01/07/09 Inclusión del Asesor Especializado de calidad como el
Representante de la Dirección
6 01/07/11 Cambios en la coordinación de la unidad administrativa
y financiera. Aprobación de la Presidencia Ejecutiva
7 06/02/13 Reasignación del Representante de la Dirección y
coordinadores de calidad
8 17/02/15 Se definen en comité de calidad numero 61 los
coordinadores de Calidad por área.
9 14/07/15 Cambio de personal en la coordinación de la Unidad de
Servicios Empresariales.
C.LE.03 Carta de compromiso
4 01/07/11 Aprobación de presidencia ejecutiva
5 01/12/12 Adopción del compromiso por las nuevas Gerencias
DIRECTRICES ESTRATÉGICAS
C.DI.01 Visión 3 01/07/09 Visión 2012
4 01/12/12 MEGA 2021 como visión de la Entidad
C.DI.02 Misión 3 01/07/09 Actualización de la Misión de la entidad
4 01/12/12 Adopción del TEMA DOMINANTE como la misión de la
entidad
C.DI.03 Valores Corporativos 1 31/01/13 Versión original
C.DI.04 Política de calidad 2 02/01/06 Ampliación del alcance del sistema de calidad
3 31/01/13 Cambios en la Política de calidad de acuerdo a los lineamientos del
proceso de transformación estratégica
C.DI.05 Objetivos de calidad y Mapa Estratégico 4 01/07/09
Cambios en los indicadores para medir el objetivo de Agilidad en los servicios registrales
5 01/07/11 se formalizan 8 objetivos de calidad
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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MANUAL DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
6 31/01/13 Se adoptan los objetivos planteados como resultado del proceso de
transformación estratégica de la Entidad
7 15/03/15 Se redefine el objetivo de la perspectiva Innovación y aprendizaje
8 01/07/15
Se redefinen los indicadores del objetivo: 4.1.1 Promoción de la cultura innovadora, emprendedora y exportadora de manera
coherente con los establecidos con la gerencia de Competitividad. Se incluye el nuevo indicador de Cultura de mejoramiento e
innovación.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
C.EO.01 Organigrama
4 10/03/08 Unidad de Afiliados pasa a Registros Públicos
5 02/05/11 Cambios en la estructura organizacional
6 20/12/12 Cambios en la estructura organizacional,
reorganización por gerencias. Aprobación Junta directiva acta 155 de diciembre de 2011
7 07/01/16 Creación de la Secretaría General y de Formalización, aprobado por Acta de Junta Directiva Numero 237 de
29 de octubre de 2015.
ENFOQUE BASADO EN PROCESOS
C.EP.01 Red de procesos
4 01/07/09 Unificación de procesos de apoyo
5 01/07/11
Unificación de procesos de apoyo, Representación Institucional pasa a ser un proceso Estratégico.
Unificación de Gestión de Programas y Proyectos como un proceso misional
6 06/02/13
Nueva estructura del sistema de gestión, acorde con los lineamientos establecidos por el proceso de
transformación estratégica de la entidad y la nueva estructura organizacional
CARACTERIZACIÓN POR PROCESOS
C.CR.01 Desarrollo Estratégico 3 01/07/09 Unificación de procedimientos para el control de la
Política y objetivos de gestión.
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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MANUAL DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
Inclusión de la metodología BSC
4 01/07/11 Unificación del proceso con Planeación del sistema de
gestión
5 06/02/13 Rediseño del sistema de gestión de calidad en cuanto a
procesos, procedimientos e indicadores aplicables a cada proceso
6 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
7 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
PROCESO.
8 12/11/15
Se unifica el procedimiento de “Gestión de trámites y servicios” al proceso de Desarrollo Estratégico, antes
perteneciente al proceso de Comunicación y Participación ciudadana. Se agrega “Oportunidad de la
información” como factor clave al proceso.
C.CR.02 Representación Institucional
2 01/07/09 Cambios en los procedimientos y en los indicadores del
proceso
3 01/07/11 El proceso pasa a ser un proceso estratégico bajo
responsabilidad de la Presidencia Ejecutiva
4 06/02/13 Cambios en la estructura documental (forma)
5 14/04/16 Se incluyen las políticas de operación del proceso
C.CR.03 Estructuración y gestión de proyectos
1 06/02/13 Versión original
2 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
3 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
PROCESO.
4 01/12/2016 Se incluye la metodología PMO para la estructuración y
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
gestión de Proyectos en el Sistema de gestión de Calidad de la Entidad.
5 17/03/16
Se ajustan los formatos de la metodología PMO según las necesidades del proceso y se incluyen aspectos
importantes como el seguimiento a los usuarios finales de los proyectos y la evaluación de los proyectos
ejecutados por parte de los usuarios finales.
C.CR.04 Formalización
4 01/07/09 Cambios en los indicadores del proceso
5 01/04/11 Inclusión de formatos relacionados con el control
interno de los procesos de registro
6 06/02/13 Se incluyen procedimientos de georreferenciación y
brigadas de formalización
7 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
8 01/07/15 Se incluye el subproceso de la Unidad de Afiliados y se actualizan los indicadores, separando PAT – proceso.
C.CR.05 Observatorio e Infomediacion
2 01/07/09 Ajustes en los indicadores del proceso
3 06/02/13 Se unen los procesos de Información estadística y
comercial y el de Información especializada de la CCC (CIECCC)
4 14/04/14 Se incluye la Elaboración de estudios económicos y
Cambios en las métricas del proceso
5 05/08/15 Se elimina la Administración del CIECCC. Se actualizan
los indicadores separando PAT – PROCESO.
C.CR.06 Competitividad
1 06/02/13 Versión original
2 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
3 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
PROCESO.
4 24/12/15 Se actualiza el indicador de emprendimiento con el
cual se medirá la inversión en el programa por empresa creada.
C.CR.07 Servicios empresariales
1 06/02/13 Versión original: unificación de procesos de Centro de capacitación empresarial, unidad de afiliados, MASC,
2 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
3 01/07/15 Se traslada la Unidad de Afiliados al proceso de
Formalización. Se actualizan los indicadores, separando PAT- proceso.
C.CR.08 Gestión administrativa y financiera
5 01/07/09 Cambios en los procedimientos y en los indicadores del
proceso
6 01/07/11 Se amplia el alcance del proceso a otros aspectos
administrativos
7 06/02/13 Unificación de procesos de: Gestión humana;
CINDOCCC, Gestión de informática y telecomunicaciones.
8 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
9 21/04/15 Ajustes en los indicadores del proceso
10 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
PROCESO.
C.CR.09 Comunicación y participación ciudadana
2 01/07/09 Cambios en los procedimientos y en los indicadores del
proceso
3 01/07/11 Se incluye la gestión de medios publicitarios y
comunicados de prensa
4 06/02/13 Gestión de actividades y eventos y los servicios del
CIECCC pasan a otro proceso. Se incluyen aspectos de información, comunicación, rendición de cuentas y
L-C-1
Fecha: 06/02/13
Versión: 7
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MANUAL DE GESTIÓN
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTIÓN Y CONTROL
CÓDIGO TÍTULO VERSIÓN FECHA RAZÓN DEL CAMBIO
gestión de trámites.
5 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
PROCESO.
6 12/11/15 Se traslada del proceso el procedimiento “A.CP.02.P
Gestión de trámites y servicios” al proceso de Desarrollo Estratégico.
C.CR.10 Control Interno
3 01/07/09 Incorporación al proceso de la Gestión del riesgo y
unificación de acciones correctivas / preventivas y de mejora en Acciones de Mejora
4 01/07/11 Se unifica con el proceso de Medición y análisis
5 06/02/13 Se incorporan elementos del SCCI
6 01/07/14 Rediseño de indicadores del proceso, se incluyen los
Factores Claves de Éxito del proceso
7 05/08/15 Se actualizan los indicadores separando PAT –
PROCESO.
ELABORÓ:
Asesor de Desarrollo Estratégico
REVISÓ:
Gerente de Desarrollo Estratégico
APROBÓ:
Presidente Ejecutivo
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