integrantes

INTEGRANTES

KELLY NATALIA PRIETOSANDRA PATRICIA

ANA CRISTINA PERLAZA

TEMA A TRATAR

• ADMINISTRACION DEL TIEMPO• COMUNICASION TELEFONICA• NORMAS DE CORTESIA TELEFONICA• ELEMENTOS DE APOYO:FONO

MEMO,AGENDAS Y DIRETORIOS MANUALES.• RESIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

PRESTAMOS DOCUMENTALES• TABLA DE RTD• TECNICAS DE REPRODUCCION Y

RESTAURACION DE DOCUMENTOS• LIBRETAS NDE CALIFICACIONES

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

• Es uno de los recursos mas apreciados . Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:

• Identificar metas, objetivos y prioridades.

• Conocer las prácticas habituales en cuanto a la organización y planificación del tiempo.

• Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificación del tiempo.

• Seleccionar las estrategias más idóneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades.

• Lograr habilidades suficientes en la administració

• del tiempo que sirvan tanto en la vida académica como en la vida profesional.

ADMINISTRADOR DEL TIEMPO

• PRINCIPIOS BÁSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL TIEMPO:  

•Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores, en planear el día siguiente.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO IMPACTO EN NUESTRA GESTION

•Más allá del tiempo, de lo que más se habla en la actualidad es de cumplimiento.•El tiempo, como es escaso se debe administrar adecuadamente.

• Respecto al trabajo, los expertos en gestión empresarial se han dado cuenta del estrés que supone para los trabajadores estar tanto tiempo en la oficina agobiados por plazos de actividades que hay que cumplir,

COMO OCUPAR TIEMPO MUERTO• Tiempo comprometido: En muchas

ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no está haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o incluso horas de ocio cuando se está esperando o no totalmente ocupado.

• Para la mayoría de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico.

VISION DEL FUTURO• Llamaremos visión de futuro a

nuestra aptitud para ver más allá de la realidad actual y convertirnos en algo que todavía no somos. La existencia de una visión de futuro es un elemento indispensable para que exista la posibilidad de superación personal y colectiva. Nadie puede encontrar motivación para superarse teniendo en cuenta sólo su situación actual. Por lo tanto, sin visión de futuro no hay motivación y sin motivación tampoco hay nadie que pueda mejorar su manejo del tiempo. Por lo que si no existe una visión de futuro o ni siquiera un modelo aproximado que nos impulse a imitar es indispensable crearlo

PLANIFICAR EL TIEMPO

• Planificación de horas de estudios (crear hábitos).

• Evitar los Distractores (Radio, Televisor, Revistas, Celulares, camas, etc.).

• Realizar horarios según prioridades. (Tiempo Productivos).

• Realizar exámenes previó para afianzar dominio de tema.

• Uno de los mayores impedimentos de un trabajo bien hecho tiene que ver con la mala gestión del tiempo.

COMUNICACIÓN

TELEFÒNICA

• Es el medio que permite a los usuarios la conversación telefónica en tiempo real, • El Servicio Telefónico, se presta bajo las siguientes modalidades:

• Teléfonos públicos fijos o móviles,

TÈCNICAS Y ELEMENTOS DE

LA COMUNICACIÓN

TELEFÒNICA

REGLAS DE CORTESIA TELEFONICA

•Al contestar una llamada: Debemos Coger el teléfono apenas suene.

•Cuando hayamos levantado el

auricular, debemos

responder inmediatamente, sin que tenga que esperar nuestro

interlocutor.

• Debemos identificarnos

rápidamente, no podemos obligar a que

reconozcan nuestra voz, esto podría

resultarle algo violento a nuestro interlocutor

•Nunca descolguemos el

auricular y sigamos manteniendo otra conversación con otra persona de la

empresa.

Nunca cubramos el teléfono.

Sonreír levemente, este gesto ayuda a preparar una entonación amable. Esta demostrado que una sonrisa genera eficacia, expresa alegría y buen humor. ¡Utilízemola!.

• No debemos tener nada en la boca que pueda entorpecer la comunicación (cigarros, caramelos, chicles, bebidas, etc.). Tener siempre, al alcance de la mano lápiz, papel y nuestra agenda personal.

• No respondamos simplemente ¿Sí? o ¿Qué?, esto muestra falta de modales.

Tampoco respondamos "diga" o "dígame" ni por supuesto palabras como "aló".

Saluda e identifícate, pudiendo decir: "(nombre de la empresa) + (saludo) + le atiende (nombre)".

No digas "le atenderán enseguida", si realmente tendrá que esperar varios minutos escuchando, en muchas ocasiones, la molesta musiquilla de espera.

En un principio, trata a la gente siempre de usted.• Sitúa el micrófono al lado de la boca, no lo apoyes sobre el hombro.

No hables deprisa. Cuando se hace, se suelen dar traspiés. Habla despacio, con el ritmo adecuado a lo que estés diciendo.

•Cuando se habla despacio, no sólo te entenderán mejor, te dará seguridad, tranquilidad y favorecerá el fluir de tus ideas.

Si al hablar las palabras y la expresión no es buena, puede que no te entiendan o que lo hagan de forma incorrecta.

• Tu voz ha de sonar clara,

agradable. No emplees un tono

de voz que indique

indiferencia o desgana.

Si te dejan recados para terceros, adjunta los datos siguientes: ·nombre de la empresa y de la persona que llama.· nombre de la persona con la que deseaban hablar.· número de teléfono.· hora de la llamada.· recado que desea dejar

ELEMENTOS DE APOYO

FONO MEMO

• Siempre pasa cuando recibimos una llamada de teléfono y tenemos que apuntar algo, nunca tenemos a mano un block de notas… pero con el teléfono Memo Pad Phone diseñado por Arthur Se nunca más tendremos esos problemas.

• Memo Pad Phone proviene de la vieja tecnología solo que viene con post integrados junto con un lápiz para que puedas apuntarlo sobre marcha, las hojas se encuentran alrededor del teclado numero, además son adhesivos, para que después lo podamos pegar en cualquier sitio… no hay dudar que aunque no está lleno de tecnología sobra el ingenio.

RECIBO Y DESPACHO

DE DOCUMENTO

S

• DATOS QUE SE DEBEN REGISTRAR EN LA PLANILLA DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA• NUMERO DE RADICACION: El que le asignamos al documento cuando es recibido.

•FECHA: En orden de día, mes y año en la que se radica el documento.

• DATOS DE LA PERSONA O ENTIDAD REMITENTE

• NOMBRE: De la persona o entidad que envía el documento.

• ASUNTO: La síntesis de la comunicación.• RADICADO: Numero de radicado que trae

el documento.• FECHA: En orden de día, mes y año que

trae la comunicación

• ANEXOS: Lo que acompaña al documento. “Se debe especificar de que trata el anexo”.• DATOS DEL DESTINATARIO• DEPENDENCIA: Nombre o código

de la unidad administrativa a la cual va dirigida la comunicación.• NOMBRE FUNCIONARIO: De la

persona a quien va dirigida la comunicación.

•TIEMPO DE RESPUESTA: Según la situación que presente la comunicación. “Si amerita o no respuesta”.

•NUMERO DE RADICADO: El que se le asigna al documento cuando es enviado como respuesta a una petición o solicitud.• FECHA: En orden de día, mes y año en el que se radica la respuesta.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

• Las Tablas de Retención Documental es el listado de series documentales con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

PRESTAMOS DOCUMENTALES

• El servicio de préstamo tiene como objetivo posibilitar la consulta, utilización de los documentos fuera de las instalaciones del Servicio de Documentación, con arreglo a unos criterios y normas preestablecidos.En la Normativa de préstamo de documentos dispone de una información más detallada.

TIPOS DE PRESTAMOS

•Además del préstamo largo y corto, existen otros préstamos adaptados a las necesidades de los usuarios y a las condiciones de los materiales documentales. El préstamo de fin de semana se establece para materiales que sólo se pueden sacar el fin de semana, el préstamo en sala para aquellos documentos que sólo se pueden consultar en la sala, el préstamo de vacaciones para los estudiantes en periodos vacacionales. El préstamo preferente se establece sólo para el PDI.

TECNICAS DE PRODUCCION Y

RESTAURACION DE DOCUMENTOS