integración del sistema contable con el sistema de ventas...

Facultad de Ingeniería

Carrera de Ingeniería de Sistemas e Informática

“Integración del Sistema Contable con el

Sistema de Ventas de un restaurante”

Autor: Kevin Selmer Yaurima Saavedra

Para obtener el Título Profesional de Ingeniero de Sistemas e

Informática

Asesor: Ing. Rembrandt Ubalde

Lima – Abril 2019

II

Dedicatoria:

A mi padre celestial, por forjar mi camino, el que siempre me acompaña en todo

momento, a mi madre Norma, mi padre Selmer, mis hermanos Katy, Kelly,

Kinner, y a una persona que considero mi amigo y es muy especial para mí, Sergio

Quiquén. Agradezco a cada uno de ellos por su constante apoyo y consejos para

poder motivarme a cumplir mis objetivos.

III

INDICE DE CONTENIDO

INDICE DE FIGURAS .............................................................................................. VII

INDICE DE TABLAS .................................................................................................. IX

INTRODUCCION .......................................................................................................... X

CAPITULO 1 ................................................................................................................ 11

ASPECTOS GENERALES ......................................................................................... 11

1.1. Definición del Problema .................................................................................. 11

1.1.1. Descripción del Problema ......................................................................... 11

1.2. Definición de objetivos .................................................................................... 14

1.2.1. Objetivo general ....................................................................................... 14

1.2.2. Objetivos específicos ................................................................................ 14

1.3. Alcances y limitaciones ................................................................................... 15

1.4. Justificación ..................................................................................................... 16

1.5. Estado del Arte ................................................................................................. 16

CAPITULO 2 ................................................................................................................ 20

MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 20

2.1. Fundamento teórico ......................................................................................... 20

2.1.1. La organización ............................................................................................ 20

2.1.1.1. Áreas de la organización involucradas en el proyecto ............................. 20

2.1.1.1.1. Área de Contabilidad ............................................................................ 20

2.1.1.1.2. Área de Punto de Venta ........................................................................ 21

2.1.2. Integración de Sistemas ................................................................................ 21

2.1.2.1. Beneficios de la integración de sistemas .................................................. 21

2.1.2.2. Importancia de la integración de sistemas ................................................ 22

2.1.3. Herramientas de desarrollo para la integración del sistema de ventas y el

sistema contable ........................................................................................... 22

2.1.3.1. Metodología Tradicional .......................................................................... 22

2.1.3.1.1. Metodología RUP ................................................................................. 23

2.1.3.1.1.1. Fases de la Metodología RUP ............................................................... 24

2.1.3.1.1.2. Disciplinas de la Metodología RUP ...................................................... 26

2.1.3.1.1.3. Artefactos .............................................................................................. 28

2.1.3.1.1.3.1. Inicio.................................................................................................. 28

2.1.3.1.1.3.2. Elaboración........................................................................................ 28

2.1.3.1.1.3.3. Construcción...................................................................................... 28

IV

2.1.3.1.1.3.4. Transición .......................................................................................... 29

2.1.3.2. Microsoft Visual Studio ........................................................................... 29

2.1.3.2.1. Microsoft Visual Basic 6.0 ................................................................... 30

2.1.3.3. Crystal Reports ......................................................................................... 32

2.1.3.4. Microsoft SQL Server 2008 Management Studio .................................... 32

2.2. Glosario de términos ........................................................................................ 34

CAPITULO 3 ................................................................................................................ 38

DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN ......................................................................... 38

3.1. Aplicación de la metodología RUP en el proyecto .......................................... 38

3.1.1. Inicio............................................................................................................. 38

3.1.1.1. Acta de inicio ............................................................................................ 38

3.1.1.2. Organigrama del Proyecto ........................................................................ 40

3.1.1.3. Cronograma del proyecto ......................................................................... 41

3.1.1.3.1. Gestión del tiempo ................................................................................ 41

3.1.1.3.2. Diagrama de Gantt ................................................................................ 42

3.1.1.4. Análisis de Riesgos ................................................................................... 43

3.1.2. Elaboración................................................................................................... 43

3.1.2.1. Casos de Uso ............................................................................................ 44

3.1.2.1.1. Casos de uso del Negocio ..................................................................... 44

3.1.2.1.2. Casos de uso del Sistema ...................................................................... 47

3.1.3. Construcción................................................................................................. 50

3.1.3.1. Diagramas y diccionarios de base de datos .............................................. 50

3.1.3.1.1. Captura de datos transferidos de Interface Inforest a Contabilidad –

Importación de Compras y Ventas .......................................................... 50

3.1.3.1.2. Captura de datos transferidos de Interface Inforest a Tesorería –

Importación de Cobranzas ...................................................................... 56

3.1.3.1.3. Captura de datos temporales por búsqueda desde Interface Inforest –

Compras .................................................................................................. 62

3.1.3.1.4. Captura de datos temporales por búsqueda Interface Inforest – Ventas 64

3.1.3.1.5. Captura de datos temporales por búsqueda Interface Inforest - Cobranzas

66

3.1.3.2. Código fuente ........................................................................................... 68

3.1.3.2.1. Búsqueda de información de compras, ventas y cobranzas del Sistema de

Ventas ..................................................................................................... 68

3.1.3.2.2. Creación de tablas intermedias temporales para las compras, ventas y

cobranzas. ................................................................................................ 71

V

3.1.3.2.3. Transferencia de información de compras, ventas y cobranzas al Sistema

Contable. ................................................................................................. 74

3.1.4. Transición ..................................................................................................... 78

3.1.4.1. Interfaz Inforest ........................................................................................ 78

3.1.4.2. Configuración de la integración desarrollada ........................................... 79

3.1.4.2.1. Login – Sistema contable ...................................................................... 79

3.1.4.2.2. Módulo de configuración ...................................................................... 80

3.1.4.2.3. Despliegue de configuraciones a realizar ............................................. 81

3.1.4.2.4. Configuración de registro de Interfaz ................................................... 82

3.1.4.2.5. Configuración Procesos Contables ....................................................... 84

3.1.4.2.6. Configuración Tipo de Entidad ............................................................. 85

3.1.4.2.7. Configuración Procesos por Sistema – Importar Ventas, Compras y

Cobranzas ................................................................................................ 86

3.1.4.2.8. Configuración formas de pago .............................................................. 88

3.1.4.2.9. Configuración Tipos de tarjeta ............................................................. 89

3.1.4.2.10. Despliegue de configuraciones de conexiones y operaciones contables

90

3.1.4.2.11. Configuración de operación contable ................................................... 91

3.1.4.2.12. Configuración de conexión a base de datos del sistema de ventas ....... 92

3.1.4.3. Configuración de validaciones contables para los procesos de importación

94

3.1.4.3.1. Configuración de los centros de costo para la importación de compras y

ventas ...................................................................................................... 94

3.1.4.3.2. Configuración de serie de documentos para la importación de ventas y

cobranzas ................................................................................................. 98

3.1.4.3.3. Configuración por tipo de documento para la importación de compras,

ventas y cobranzas ................................................................................ 100

3.1.4.3.4. Configuración Tipos de pago para la importación de cobranzas ........ 104

3.1.4.3.5. Configuración de cuentas de pago para la importación de cobranzas 106

3.1.4.3.6. Configuración de cuentas otras ........................................................... 108

3.1.4.4. Ejecución de procesos mejorados con la integración ............................. 110

3.1.4.4.1. Diagrama de proceso Importación de Compras .................................. 110

3.1.4.4.2. Diagrama de proceso Importación de Ventas y cobranzas ................. 112

3.1.4.4.3. Ejecución proceso Importación de compras – Interface Inforest ........ 114

3.1.4.4.4. Ejecución proceso Importación de Ventas – Interface Inforest .......... 126

3.1.4.4.5. Ejecución proceso Importación de Cobranzas – Interface Inforest .... 138

3.1.4.5. Rol del Proyecto ..................................................................................... 150

VI

CAPITULO 4 .............................................................................................................. 151

4.1. Resultados ...................................................................................................... 151

4.1.1. Crear tablas intermedias temporales para la búsqueda de información del

sistema de venta hasta antes de ser transferidos al sistema contable. ........ 151

4.1.2. Optimizar el tiempo de consulta en los procesos de compras, ventas y

cobranzas para tener los reportes diarios. ................................................... 155

4.1.3. Reducir la cantidad de errores humanos al momento de realizar la gestión

contable. ..................................................................................................... 159

4.2. Presupuesto .................................................................................................... 167

4.2.1. Equipos y materiales .................................................................................. 167

4.2.2. Flujo de caja por mes ................................................................................. 168

4.2.2.1. Primer mes .............................................................................................. 168

4.2.2.2. Segundo Mes .......................................................................................... 169

4.2.2.3. Tercer Mes .............................................................................................. 170

4.2.2.4. Cuarto mes .............................................................................................. 171

4.2.2.5. Quinto mes .............................................................................................. 172

4.2.2.6. Sexto mes ................................................................................................ 173

4.2.3. Presupuesto (flujo de caja total) ................................................................. 174

4.2.4. Costo vs Tiempo......................................................................................... 175

4.2.4.1. Mensual .................................................................................................. 175

4.2.4.2. Quincenal ................................................................................................ 176

4.2.5. Análisis de retorno ..................................................................................... 177

4.2.5.1. Gastos por personal de la empresa que interviene en el proyecto .......... 177

4.2.5.2. TIR – VAN ............................................................................................. 178

CONCLUSIONES ...................................................................................................... 179

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................ 180

ANEXOS ..................................................................................................................... 181

1. Análisis de Riesgos ............................................................................................ 181

2. Sección Seguridad ............................................................................................. 183

VII

INDICE DE FIGURAS

Figura 1 - Árbol del problema ..................................................................................................... 13

Figura 2 - Ciclo de vida Metodología RUP ................................................................................. 24

Figura 3 - Microsoft Visual Studio ............................................................................................. 30

Figura 4 - Microsoft Visual Basic 6.0 ......................................................................................... 31

Figura 5 - Crystal Reports ........................................................................................................... 32

Figura 6 - Microsoft SQL Server 2008 Management Studio ...................................................... 33

Figura 7 - Organigrama del proyecto .......................................................................................... 40

Figura 8 - Cronograma del proyecto ........................................................................................... 41

Figura 9 - Diagrama de Gantt ...................................................................................................... 42

Figura 10 - Caso de uso del negocio: Compras ........................................................................... 44

Figura 11 - Caso de uso del negocio: Ventas .............................................................................. 45

Figura 12 - Caso de uso del negocio: Cobranzas ........................................................................ 46

Figura 13 - Caso de uso del sistema: Compras ........................................................................... 47

Figura 14 - Caso de uso del sistema: Ventas ............................................................................... 48

Figura 15 - Caso de uso del sistema: Cobranzas ......................................................................... 49

Figura 16 - Diagrama de base de dato - Captura de importación de información de compras y

ventas transferidas ....................................................................................................................... 50

Figura 17 - Diagrama de base de datos - Captura de importación de información de cobranzas

transferidas .................................................................................................................................. 56

Figura 18 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de compras .................... 62

Figura 19 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de ventas ........................ 64

Figura 20 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de cobranzas .................. 66

Figura 21 - Código fuente búsqueda de información de compras ............................................... 68

Figura 22 - Código fuente búsqueda de información de ventas .................................................. 69

Figura 23 - Código fuente búsqueda de información de cobranzas ............................................ 70

Figura 24 - Creación tabla intermedia temporal – Compras ....................................................... 71

Figura 25 - Creación tabla intermedia temporal – Ventas ........................................................... 72

Figura 26 - Creación tabla intermedia temporal – Cobranzas ..................................................... 73

Figura 27 - Inicio de proceso de transferencia de información ................................................... 74

Figura 28 - Condición de transferencia de información de compras, ventas y cobranzas .......... 75

Figura 29 - Proceso de agrupación de voucher de acuerdo a condición de proceso ................... 76

Figura 30 - Transferencia de información parametrizada al sistema contable ............................ 77

Figura 31 - Login Sistema Contable ........................................................................................... 79

Figura 32 - Módulos del Sistema Contable ................................................................................. 80

Figura 33 - Despliegue de configuraciones para la Interface ...................................................... 81

Figura 34 - Registro de Interfaz .................................................................................................. 83

Figura 35 - Configuración de procesos contables para la integración ......................................... 84

Figura 36 - Configuración de tipo de entidades contables .......................................................... 85

Figura 37 - Configuración procesos por sistema ......................................................................... 87

Figura 38 - Configuración formas de pago ................................................................................. 88

Figura 39 - Configuración tipos de tarjeta................................................................................... 89

Figura 40 - Despliegue configuración conexiones y operaciones contables ............................... 90

Figura 41 - Configuración de operaciones contables .................................................................. 91

Figura 42 - Configuración de conexiones entre el sistema contable y el sistema de ventas ....... 93

Figura 43 - Configuración de Centros de costos y cuentas contables - Compras ....................... 95

VIII

Figura 44 - Configuración de Centros de costos y cuentas contables – Ventas .......................... 97

Figura 45 - Configuración de serie de documentos - Ventas y Cobranzas ................................. 99

Figura 46 - Configuración de tipos de documentos registrados para las compras .................... 101

Figura 47 - Configuración de tipos de documentos registrados para las ventas y cobranzas .... 103

Figura 48 - Configuración de tipos de pago para las cobranzas ................................................ 105

Figura 49 - Configuración de cuentas de pago para las cobranzas ............................................ 107

Figura 50 - Configuración de cuentas otras para las compras, ventas y cobranzas ................... 109

Figura 51 - Diagrama de proceso de importación de compras – anteriormente ........................ 110

Figura 52 - Diagrama de proceso de importación de compras – actualmente ........................... 111

Figura 53 - Diagrama de proceso de importación de ventas y cobranzas – anteriormente ....... 112

Figura 54 - Diagrama de proceso de importación de ventas y cobranzas – actualmente .......... 113

Figura 55 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de compras ......... 115

Figura 56 - Búsqueda de información de compras .................................................................... 117

Figura 57 - Carga de información de compras en la grilla ........................................................ 119

Figura 58 - Pestaña Log del Registro de Compras .................................................................... 121

Figura 59 - Transferir información de compras al Sistema Contable ....................................... 123

Figura 60 - Importación de compras concluida ......................................................................... 125

Figura 61 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de ventas ............ 127

Figura 62 - Búsqueda de información de ventas ....................................................................... 129

Figura 63 - Carga de información de ventas en la grilla ........................................................... 131

Figura 64 - Pestaña Log del Registro de Ventas ....................................................................... 133

Figura 65 - Transferir información de ventas al Sistema Contable ........................................... 135

Figura 66 - Importación de ventas concluida ............................................................................ 137

Figura 67 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de cobranzas ...... 139

Figura 68 - Búsqueda de información de cobranzas ................................................................. 141

Figura 69 - Carga de información de cobranzas en la grilla...................................................... 143

Figura 70 - Pestaña Log del Registro de Cobranzas ................................................................. 145

Figura 71 - Transferir información de cobranzas al Sistema Contable ..................................... 147

Figura 72 - Importación de cobranzas concluida ...................................................................... 149

Figura 73 - Reporte de compras ................................................................................................ 164

Figura 74 - Reporte de ventas ................................................................................................... 165

Figura 75 - Reporte de cobranzas .............................................................................................. 166

Figura 76 - Curva S – Mensual ................................................................................................. 175

Figura 77 - Curva S – Quincenal ............................................................................................... 176

IX

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 - Acta de Inicio ............................................................................................................... 39

Tabla 2 - CON_COTMOV01 ...................................................................................................... 51

Tabla 3 - CON_COTMOV02 ...................................................................................................... 52

Tabla 4 - CON_COMCCT01 (Aplicado en Contabilidad) ......................................................... 53

Tabla 5 - CON_COMCTA01 (Aplicado en Contabilidad) ......................................................... 54

Tabla 6 - CON_COBEXT02 ....................................................................................................... 55

Tabla 7 - MOVCAJ01 ................................................................................................................. 57

Tabla 8 - MOVCAJ02 ................................................................................................................. 58

Tabla 9 - MOVCAJ05 ................................................................................................................. 59

Tabla 10 - CON_COMCCT01 (Aplicado en Tesorería) ............................................................. 60

Tabla 11 - CON_COMCTA01 (Aplicado en Tesorería) ............................................................. 61

Tabla 12 - WRK_PURCHASES ................................................................................................. 63

Tabla 13 - WRK_SALES ............................................................................................................ 65

Tabla 14 - WRK_COLLECTS .................................................................................................... 67

Tabla 15 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de compras ............................................... 152

Tabla 16 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de ventas ................................................... 153

Tabla 17 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de cobranzas ............................................. 154

Tabla 18 - Encuesta Percepción de Usuario – Optimización de tiempo de consulta en los

procesos ..................................................................................................................................... 156

Tabla 19 - Encuesta Percepción de Usuario – Optimización de obtención de reportes ............ 158

Tabla 20 - Encuesta Percepción de Usuario – Reducción de errores en la gestión contable .... 160

Tabla 21 - Encuesta Percepción de Usuario – Reducción de trabajo manual en la gestión

contable ..................................................................................................................................... 162

Tabla 22 - Costo de equipos ...................................................................................................... 167

Tabla 23 - Costo de insumos ..................................................................................................... 167

Tabla 24 - Costo materiales para personal del proyecto ........................................................... 167

Tabla 25 - Flujo de caja - mes 1 ................................................................................................ 168

Tabla 26 - Flujo de caja - mes 2 ................................................................................................ 169

Tabla 27 - Flujo de caja - mes 3 ................................................................................................ 170

Tabla 28 - Flujo de caja - mes 4 ................................................................................................ 171

Tabla 29 - Flujo de caja - mes 5 ................................................................................................ 172

Tabla 30 - Flujo de caja - mes 6 ................................................................................................ 173

Tabla 31 - Presupuesto flujo de caja total ................................................................................. 174

Tabla 32 - Costos por mes ......................................................................................................... 175

Tabla 33 - Costos por quincena ................................................................................................. 176

Tabla 34 - Gastos por personal de la empresa ........................................................................... 177

Tabla 35 - TIR – VAN .............................................................................................................. 178

X

INTRODUCCION

En el presente informe se puede apreciar el desarrollo de implementación de la

integración de un sistema contable del área de administración con un sistema de punto

venta de un restaurante de sushi con el fin de optimizar los procesos y la reducción en

costos.

Para llevar a cabo el proyecto se realizó el levantamiento de información como los

procesos de negocio para saber los parámetros que se necesitaban para realizar las

consultas, filtros y validaciones necesarias para los reportes que se querían obtener gracias

a la integración, la manera en la que se ha desarrollado, se pueden apreciar los procesos

y flujos del negocio, como también la metodología con la que se ha desarrollado.

La integración del sistema de ventas y el sistema contable, mejoró notablemente la gestión

contable de la empresa, como en las declaraciones puntuales de impuestos mensuales a

SUNAT, mayor validación de información, la correcta elaboración de EE.FF. y la mejoría

correspondiente en la toma de decisiones para gerencia.

11

CAPITULO 1

ASPECTOS GENERALES

1.1. Definición del Problema

1.1.1. Descripción del Problema

El problema suscitado que se presenta en un restaurante de sushi es la

deficiencia en la gestión contable, ya que se realizan ingresos y registros

manuales de facturas, boletas, notas de crédito, entre otros documentos

emitidos del sistema de ventas al sistema contable, realizando un previo

análisis de los documentos a registrar para la contabilidad. Por

consiguiente, todos estos filtros y procesos a realizar por parte del

contador, da por resultado lo siguiente:

- Pérdida de tiempo y dinero.

- Duplicidad de esfuerzo.

- Aumento de trabajos administrativos.

- Mayor tiempo de respuesta.

- Mayor análisis de data.

A consecuencia de lo mencionado, da otros problemas, los cuales son:

- Posibles errores en las declaraciones de impuestos mensuales a

SUNAT.

12

- Posibles errores en los reportes de indicadores de compras, ventas,

cobranzas, etc. Que se presentan en los EE.FF. a la gerencia de la

empresa, los cuales generarían una mala toma de decisiones.

13

Figura 1 - Árbol del problema

Fuente: Elaboración Propia

14

1.2. Definición de objetivos

1.2.1. Objetivo general

Integrar los sistemas de ventas y contable de un restaurante.

1.2.2. Objetivos específicos

- Crear tablas intermedias temporales para la búsqueda de información del

sistema de venta hasta antes de ser transferidos al sistema contable.

- Optimizar el tiempo de consulta en los procesos de compras, ventas y

cobranzas para tener los reportes diarios.

- Reducir la cantidad de errores humanos al momento de realizar la gestión

contable.

15

1.3. Alcances y limitaciones

• Alcances

- El proyecto en desarrollo tiene como alcance optimizar la gestión contable

para el área administrativa de un restaurante de sushi.

- Las consultas que se pueden generar mediante la comunicación a

desarrollar sólo se pueden hacer en una fecha inicial y una fecha final con

rango menor o igual a doce meses.

- La comunicación se da únicamente en un solo sentido que es del sistema

contable al sistema de venta, y no de manera contraria; de tal como que

siempre y cuando el servidor del sistema de venta esté activo y en

funcionamiento

• Limitaciones

- No contar con un adecuado ancho de banda para la transferencia de

información entre los servidores del sistema contable y el sistema de

ventas mediante IP pública.

- Disposición por parte de los empleados en brindar información o

disposición de tiempo por parte de ellos por sus ocupaciones laborales.

16

1.4. Justificación

Este proyecto responde a una necesidad empresarial en el contexto del área

administrativa, que se necesita de una exhaustiva evaluación y análisis interno por

lo cual se está aplicando una reforma de gestión por la irregularidad en cuanto a

sistemas tecnológicos.

La cual conlleva a una mala organización a consecuencias de las mismas, como

en el área contable y administrativa.

Con esta reforma podemos obtener grandes resultados como beneficios a mediano

plazo para la empresa.

La que tendrá como utilidad el personal interno, llevando una adecuada

organización, una apropiada elaboración de EE.FF. para la presentación a gerencia

y una buena toma de decisiones de acuerdo a estadísticas obtenidas de datos

precisos y/o exactos.

La razón primordial por el cual se realiza esta integración de ambos sistemas es

para realizar una correcta gestión contable para la empresa, como también

automatizar el proceso de trabajos manuales que se realizan desde el sistema de

ventas al sistema contable, evitando errores y reprocesos, disminuyendo gastos,

tiempo, mejorar la eficiencia, y se obtenga datos más seguros y confiables.

1.5. Estado del Arte

En relación al tema que se está planteando, se revisó antecedentes similares,

sirviendo como referencia a la investigación de este plan de tesis.

17

• Según (Cabrera, 2017), en su tesis de nombre “Modelo para la mejora de

procesos en contribución a la integración de sistemas”, expresa que, su objetivo

principal es presentar un modelo y su procedimiento de implementación para la

gestión y mejora de los procesos con contribución a la integración de sistemas

normalizados en las cementeras cubanas. Se empleó una metodología

exploratoria, cualitativa y descriptiva, sobre la base de más de ochenta

procedimientos encontrados en la bibliografía. Se obtuvo como resultado el

modelo y su procedimiento para gestionar y mejorar los procesos en las

cementeras cubanas. Se contribuye a la integración de los sistemas normalizados

mediante el análisis de la relación de acciones de mejora por cada sistema de

gestión. Como conclusión se obtiene: un procedimiento de mejora debe diseñarse

como un ¨traje a la medida¨, con un carácter cíclico y debe obtener contribuciones

en los distintos sistemas de gestión imperantes en la organización.

En la actualidad resulta necesario gestionar y mejorar procesos de forma tal que

se contribuya a la integración de los sistemas normalizados, donde las acciones de

mejora estén encaminadas en este sentido y la interacción entre ellas no perjudique

la implementación. Otro requerimiento actual es que el diseño del procedimiento

de mejora debe incluir acciones de mitigación de la resistencia al cambio, para el

éxito en la implantación y garantizar así, la prevalencia en el tiempo de las mejoras

alcanzadas.

Sobre la base de la experiencia teórico-práctica y los resultados de investigaciones

precedentes, se propone como novedad científica del artículo el modelo

conceptual y el procedimiento para gestionar y mejorar los procesos con

contribución a la integración de sistemas normalizados en las cementeras cubanas.

18

Para la validación del procedimiento se emplean métodos y técnicas matemáticas,

con el apoyo de software especializado.

• Según (Camac, 2014), en su tesis de nombre: “Integración de los sistema de

apoyo del proceso de admisión a la Universidad Nacional del Centro del Perú

mediante un Web Services”, indica que, el propósito de la presente investigación

consistió en la integración de los sistemas de apoyo (Inscripción y Calificación de

postulantes), del proceso de admisión a la Universidad Nacional del Centro del

Perú, mediante un Web Services; siendo el problema general ¿Cómo influye la

implementación de un Web Services en la integración de los sistemas de apoyo

del proceso de admisión a la Universidad Nacional del Centro del Perú y la

generación de información y los problemas específicos ¿Cuál es la principal

característica que presenta, la integración de los sistemas de apoyo del proceso de

admisión a la Universidad Nacional del Centro del Perú, mediante la

implementación de un Web Services? y ¿Cómo influye la implementación de un

Web Services en la generación de información?. El presente estudio posee:

Justificación Práctica.- puesto que a través del Web Services se propone resolver

un problema de la vida real “la integración de los sistemas de apoyo, del proceso

de admisión a la Universidad Nacional del Centro del Perú”, lo que coadyuva en

la generación del conocimiento ya que servirá para posteriores investigaciones;

Justificación teórica.- puesto que la investigación busca generar reflexión sobre la

importancia de la Integración de los sistemas de apoyo, del proceso de admisión

a la Universidad Nacional del Centro del Perú y demostrar la utilidad del Web

Services en la solución del presente caso de investigación, y Justificación

Metodológica.- con la elección y utilización del Modelo Iterativo Incremental,

19

como modelo de ingeniería de software, para la integración de los sistemas de

apoyo, del proceso de admisión a la Universidad Nacional del Centro del Perú; el

cual permitirá obtener la flexibilidad para responder en un entorno cambiante y

complejo.

• Según (Inga, 2013), en su tesis de nombre: “Integración de aplicaciones en una

empresa de telecomunicaciones”, expresa lo siguiente: La naturaleza de las

aplicaciones está cambiando. Tanto los proveedores de paquetes de aplicaciones,

proveedores de herramientas, proveedores de software, proveedores de servicios

cloud, todos se están moviendo hacia SOA para una rápida innovación. Esto

significa que ahora es el momento de adoptar SOA para tomar ventaja de esta

innovación al tiempo que aumenta la agilidad general. Entre los beneficios

principales de adoptar SOA tenemos: Mejorar la interoperabilidad - Simplifica la

integración y hacer más flexibles los sistemas de TI a través del uso de estándares

basados en los servicios compartidos. Fomentar la reutilización - Reducir costos

y aumentar la calidad de las aplicaciones de la reutilización de servicios

compartidos en lugar de construir la funcionalidad redundante en aplicaciones

Impulsar la inversión legado: Conservar y utilizar los sistemas de legado mediante

la encapsulación de la lógica, la inversión y el capital intelectual de las

aplicaciones. En el presente trabajo vamos a comparar dos alternativas de solución

a un problema común en las empresas, la integración de aplicaciones, y se va

demostrar que una de las mejores alternativas que encontramos en el mercado es

la Arquitectura Orienta a Servicios.

20

CAPITULO 2

MARCO TEÓRICO

2.1. Fundamento teórico

2.1.1. La organización

2.1.1.1. Áreas de la organización involucradas en el proyecto

2.1.1.1.1. Área de Contabilidad

El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las

políticas, normas, procedimientos para poder garantizar la exactitud y

seguridad del registro de las operaciones que se realicen en la empresa,

registrar todas las transacciones de compras y ventas que hayan sido

efectuados en la empresa en las cuales mostrarán los ingresos

correspondientes a las transacciones comerciales realizadas de compra y

venta. Ejecuta procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y

seguridad en la captación y registro de las operaciones las cuales se

reflejarán en los libros contables (Registro de ventas, Registro de compras,

Registro diario, Registro caja y bancos) que son obligaciones formales

designados por la Superintendencia Nacional de Aduanas y de

Administración Tributaria, y el incumplimiento del registro de estas

obligaciones formales serán sancionadas con una multa o sanción.

Estas transacciones comerciales se emplearán para la elaboración de los

EE.FF. las cuales toman un papel muy importante en la determinación de

toma de decisiones para la empresa.

El área contable trabaja juntamente con las entidades nacionales como la

SBS, SUNAFIL, MEF, Contraloría General de la República del Perú,

Ministerio de trabajo.

21

2.1.1.1.2. Área de Punto de Venta

Es el primer contacto entre el consumidor y el establecimiento donde se

comprará el bien o producto de acuerdo a la necesidad del consumidor a

cambio de una retribución monetaria.

2.1.2. Integración de Sistemas

La Integración de sistemas se describe como el conjunto de componentes

vinculados que posibilitan establecer, lograr los objetivos de una

corporación, a lo que se alude a aspectos diferentes como los de calidad,

seguridad y salud, como otras especialidades de gestión.

2.1.2.1. Beneficios de la integración de sistemas

- Reduce la gestión documental.

- Unifica la información en un único sistema.

- Favorece a que los diferentes procesos logren ser más sencillos.

- Permite que el tiempo empleado en la realización de las auditorías se vea

reducido.

- Edifica una importante unión entre los diferentes sistemas.

- Origina una buena productividad y un gran valor de negocio.

- Disminución de costos.

- Genera una mejor confianza en la información.

- Si la responsabilidad de los sistemas de gestión se encuentra en una misma

persona, se evita la duplicidad de tareas o actividades.

22

2.1.2.2. Importancia de la integración de sistemas

Proporciona a las corporaciones vincular los objetivos de negocio y

mejorar procesos.

Actualmente, saber conducirse ante las variaciones que se desarrollan

de manera inherente en los negocios, el mejoramiento en los procesos

y la reducción en costos de TI son elementos claves para alcanzar la

progresión y competitividad.

Para alcanzar esto se deben optimizar recursos TI, dirigidos a otorgar

sistemas más adaptables, de gran disponibilidad, relacionados y

comunicados a través de ellos para así sostener los procesos de negocio

y acrecentar la destreza de la organización.

El propósito principal es interconectar procesos, personas e

información.

2.1.3. Herramientas de desarrollo para la integración del sistema de ventas

y el sistema contable

2.1.3.1. Metodología Tradicional

Aquellas con mayor realce en la planificación y control del proyecto,

reciben la designación de Metodologías Tradicionales o Pesadas.

Estas metodologías establecen una disciplina para el proceso de

desarrollo del software, para así alcanzar un mejor producto. Se da

mayor importancia en la planificación absoluta de todo el trabajo a

realizar y una vez que está todo detallado, comienza la etapa de

desarrollo del producto. Se enfoca en el control del proceso, mediante

23

una definición de roles, actividades, herramientas y notaciones para el

modelado y documentación detallada. Además, no se adecuan a las

variaciones, donde los requisitos no pueden pronosticarse o bien

pueden permutar.

2.1.3.1.1. Metodología RUP

Metodología de desarrollo de Software el cual brinda

desarrollo iterativo, manera disciplinada de conceder tareas y

responsabilidades, procura establecer las mejores prácticas,

como también la comprobación de calidad del software para

los sistemas enfocados a objetos.

RUP presenta fases y disciplinas para el correcto control del

proyecto.

24

2.1.3.1.1.1. Fases de la Metodología RUP

• Fase de Inicio

Se determina el alcance del proyecto, se identifican los riesgos

y se establecen los requerimientos de todos los componentes

del sistema. (SmartSoft, 2018)

Figura 2 - Ciclo de vida Metodología RUP

Fuente: SmartSoft

25

• Fase de Elaboración

Se examinan los requisitos de los usuarios finales del producto

a desarrollar para diagnosticar qué se debe cubrir. Se optan y

escogen los casos de uso para poder especificar la construcción

del sistema. (SmartSoft, 2018)

• Fase de Construcción

Se pasa a perfeccionar la eficacia del sistema, por lo cual se

deberán aclarar los requerimientos que se encuentren

pendientes, se controlan las variaciones de acuerdo a las

pruebas realizadas por los usuarios finales, con el mismo se

realizan las mejoras del proyecto. (SmartSoft, 2018)

• Fase de Transición

En esta fase se asegura que el Software esté preparado y

disponible para los usuarios finales, se verifica el correcto

funcionamiento, se ajustan algunos errores detectados en las

pruebas, se capacitan a los usuarios y se ofrece la ayuda

necesaria con respecto a los inconvenientes que se presenten

con el sistema. (SmartSoft, 2018)

26

2.1.3.1.1.2. Disciplinas de la Metodología RUP

• Modelado del Negocio

Se da la identificación y entendimiento del problema.

• Requerimientos

Se da la definición de los requerimientos de acuerdo a lo que el

usuario necesita o requiere.

• Análisis y Diseño

Se transforman los requerimientos a diseños del sistema, como

también la adecuación del sistema para el ambiente.

• Implementación

Se aplican y generan los archivos ejecutables; a la vez,

constatar los componentes desarrollados como unidades.

• Pruebas

Se da la validación del sistema de acuerdo a los requerimientos

del usuario, como la verificación de la implementación de los

mismos de forma apropiada.

27

• Transición

Descripción de las tareas correspondientes del aseguramiento

de la entrega del software al usuario final.

• Administración y configuración del cambio

Control y auditoría de los cambios en el proyecto.

• Administración de proyectos

Se proveen manuales y guías para la planificación, realización

e inspección de los proyectos.

• Ambiente

Se provee el ambiente indispensable como herramientas y

procesos los cuales brindarán soporte al personal de

desarrollo.

28

2.1.3.1.1.3. Artefactos

RUP brinda una serie de artefactos en cada una de sus fases los

cuales se presentan para el mejor entendimiento del análisis como

el diseño del sistema.

2.1.3.1.1.3.1. Inicio

• Documento visión.

• Especificación de requerimientos.

2.1.3.1.1.3.2. Elaboración

• Diagramas de caso de uso

2.1.3.1.1.3.3. Construcción

• Documento arquitectura que labora con las siguientes vistas:

* Vista Lógica

- Diagrama de clases.

- Modelo E-R.

29

* Vista de Implementación

- Diagrama de Secuencia.

- Diagrama de estados.

- Diagrama de Colaboración.

* Vista Conceptual

- Modelo del dominio.

* Vista Física

- Mapa de comportamiento a nivel de hardware.

2.1.3.1.1.3.4. Transición

• Puesta en producción.

• Estabilización.

2.1.3.2. Microsoft Visual Studio

Contexto de desarrollo para S.O. Windows. Tolera múltiples

lenguajes: Visual C#, Visual J#, Visual C++, ASP.NET y VB.NET.

30

Favorece a la invención de aplicaciones, aplicaciones web, tales como

servicios web en cualquier ámbito desarrollada en la plataforma .NET.

De esta manera es que se logran inventar aplicaciones que se

comuniquen entre terminales de trabajo - aplicación de escritorio,

aparatos móviles y sitios web.

2.1.3.2.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Es una extraordinaria herramienta de programación que posibilita

crear aplicaciones propias (programas) para Windows, con ella se

puede crear desde una simple calculadora hasta una hoja de cálculo

de la talla de Excel (en sus versiones antiguas), pasando por un

Figura 3 - Microsoft Visual Studio

Fuente: EcuRed

31

procesador de textos o cualquier otra aplicación que tenga en mente

el programador. Sus aplicaciones en Ingeniería son casi ilimitadas:

representación de movimientos mecánicos o de funciones

matemáticas, gráficas termodinámicas, simulación de circuitos,

etc. Este programa posibilita crear ventanas, botones, menús y

cualquier otro elemento de Windows de una forma fácil e intuitiva.

Visual Basic 6.0 tiene todos los elementos que caracterizan a los

programas de Windows e incluso alguno menos habitual. En

cualquier caso, el entorno de Visual Basic 6.0 es muy lógico y

natural.

Figura 4 - Microsoft Visual Basic 6.0

Fuente: Emagister

32

2.1.3.3. Crystal Reports

Herramienta formidable y a la vez comprensible de usar para diseñar

y elaborar informes tomando como punto de inicio datos almacenados

en una BB.DD. u otra fuente. Es la herramienta reconocida en su clase,

entre usuarios puros como también entre programadores.

Se integra a una serie de herramientas de desarrollo de Microsoft

(Visual Basic y Studio).

2.1.3.4. Microsoft SQL Server 2008 Management Studio

Sistema para la manipulación de bases de datos, desarrollado por

Microsoft.

Figura 5 - Crystal Reports

Fuente: Makintouch

33

El lenguaje utilizado por comandos es Transact SQL, el cual es usado para

la manipulación y recuperación de datos, también para la creación de tablas

y especificar las relaciones de las mismas. Se puede configurar para la

utilización de muchas instancias en el servidor físico utilizado.

Presenta las siguientes características:

- Soporte de transacciones.

- Trabaja con store procedures.

- Opera en modo cliente-servidor.

- Gestiona información de otros servidores de datos.

Figura 6 - Microsoft SQL Server 2008 Management Studio

Fuente: Data 2 Insights

34

2.2. Glosario de términos

1. Centro de costo: Es la clasificación de los diferentes gastos incurridos por la

empresa.

2. Cuentas contables: Refiere al registro donde se identifican y agrupan las

operaciones en las cuales se asientan los activos, pasivos y capital.

3. Datos temporales: Refiere a los datos momentáneos obtenidos en el proceso de

búsqueda de registros para las compras, ventas y cobranzas.

4. Declaración de impuestos: Documentos el cual debe ser presentado y

proporcionado al gobierno, en el cual indica la cantidad de ingresos que se llevan

mensual o anual en la organización.

5. EE. FF: Los Estados Financieros, son documentaciones o informes que utilizan

las organizaciones para saber la situación económica, financiera, como también

los cambios que presenta la misma en un periodo establecido.

6. Grilla: Refiere a la ventana dentro del sistema en el cual se plasman datos o

gráficos a mostrar.

7. Importación: Es la incorporación de registros, objetos, documentos u otro tipo

de archivos a una aplicación considerando en un sistema.

35

8. Integración: Es la relación de dos elementos a más que interactúan entre sí para

optimizar procesos dentro de una organización.

9. IP Pública: Es la identificación de un equipo externamente de tal modo que es

visible y puede ser localizada en todo Internet.

10. Login: Refiere a la pantalla inicial de acceso o registro de sesión de un sistema.

11. Libros contables: Son los documentos donde se expresa o plasma la información

financiera de la organización en los cuales se deben legalizar.

12. MEF: Entidad del Estado Peruano encargado de optimizar la actividad económica

del país.

13. Operaciones contables: Es la manifestación en unidades monetarias de los

bienes, derechos y obligaciones de una empresa, como también la definición de

los ingresos y egresos de la misma.

14. Procesos por sistema: Refiere al detalle de cada proceso (Compras, ventas,

cobranzas) a configurar para la integración, como los asientos, registros,

documentos, entre otros.

15. Serie de documento: Es el correlativo o intervalo de numeración que se le asigna

a un documento para poder contrastar en la gestión contable.

36

16. SBS: Entidad pertinente del Estado Peruano encargada de regular y supervisar el

sistema financiero de seguros y el sistema reservado de pensiones del Perú.

17. SUNAFIL: Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral, entidad pública

que garantiza el respeto a los derechos del trabajador.

18. Tablas temporales: Son tablas estructuradas y definidas para la obtención y carga

de datos requeridos en el que solamente se presenta durante la duración de un

proceso del sistema.

19. Tipo de documento: Es la categorización asignada a los documentos contables

internos y documentos contables externos, tales como: Facturas de venta o

compra, boletas, notas de créditos, recibos de pago, comprobantes de pago, entre

otros.

20. Tipo de entidad: Refiere a los registros como DNI o RUC, tarjetas, servicios,

productos, descuentos, entre otros.

21. Detracción: Recaudación de tributos establecidos que consiste en el descuento

que efectúa el comprador de un bien o servicio.

22. Percepción: Es el pago adelantado del Impuesto General a las Ventas (IGV), el

cual el vendedor (agente de percepción) percibe del valor de una venta.

37

23. Retención: Es la suma que se retiene de un salario u otra percepción para la

retribución de un impuesto, de deudas, entre otras palabras, te retienen ahora para

asegurar el pago del mismo.

38

CAPITULO 3

DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN

3.1. Aplicación de la metodología RUP en el proyecto

3.1.1. Inicio

3.1.1.1. Acta de inicio

39

Tabla 1 - Acta de Inicio

Fuente: Elaboración Propia

ACTA DE INICIO

Componente Descripción

1. Título del Proyecto Integración del Sistema Contable con el Sistema de Ventas de un restaurante

2. Objetivos del

Proyecto

1.- Integrar los sistemas de ventas y contable de un restaurante.

2.- Crear tablas intermedias temporales para la búsqueda de información del sistema

de venta hasta antes de ser transferidos al sistema contable.

3.- Optimizar el tiempo de consulta en los procesos de compras, ventas y cobranzas

para tener los reportes diarios.

4.- Reducir la cantidad de errores humanos al momento de realizar la gestión

contable.

3. Riesgos

1.- No existencia de redundancia (UPS) en las instalaciones donde se encuentran los

servidores del sistema contable y sistema de ventas.

2.- Ingreso de nuevas cuentas contables en el sistema de ventas el cual no han sido

registrados en el sistema contable.

3.- Demora en la entrega de los accesos del perfil de SQL por parte del área de

sistemas tercerizada.

4. Limitaciones

1.- No contar con un adecuado ancho de banda para la transferencia de información

entre los servidores del sistema contable y el sistema de ventas.

2.- Disposición por parte del contador encargado en brindar información o

disposición de tiempo por las labores que desempeña en la empresa.

5. Estimación de

Costo Estimación Total del costo del Proyecto: S/ 82,053.00

40

3.1.1.2. Organigrama del Proyecto

Figura 7 - Organigrama del proyecto

Fuente: Elaboración Propia

41

3.1.1.3. Cronograma del proyecto

3.1.1.3.1. Gestión del tiempo

Figura 8 - Cronograma del proyecto

Fuente: Elaboración Propia

42

3.1.1.3.2. Diagrama de Gantt

Figura 9 - Diagrama de Gantt

Fuente: Elaboración Propia

43

3.1.1.4. Análisis de Riesgos

Se adjunta en el Anexo 1.

3.1.2. Elaboración

Se elaboró lo siguiente:

44

3.1.2.1. Casos de Uso

3.1.2.1.1. Casos de uso del Negocio

• Compras

Solicitar registro de compras

Analizar compras

Seleccionar documentos por rango de fecha

Registrar al sistema contable

Generar reporte

Contador

Figura 10 - Caso de uso del negocio: Compras

Fuente: Elaboración Propia

45

• Ventas

Solicitar registro de ventas

Analizar ventas

Seleccionar documentos por rango de fecha

Registrar al sistema contable

Generar reporte

Contador

Figura 11 - Caso de uso del negocio: Ventas

Fuente: Elaboración Propia

46

• Cobranzas

Solicitar registro cobranzas de las ventas

Analizar cobranzas

Seleccionar documentos por rango de fecha

Registrar al sistema contable

Generar reporte

Contador

Figura 12 - Caso de uso del negocio: Cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

47

3.1.2.1.2. Casos de uso del Sistema

• Compras

VERIFICAR LOG

TRANSFERIR

GENERAR REPORTE

ELIMINAR COMPRAS

FILTRAR FECHACONTADOR

BUSCAR DATA

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<extend>>

<<extend>>

LOCAL PRINCIPAL BD

ALMACÉN / COMPRAS

Figura 13 - Caso de uso del sistema: Compras

Fuente: Elaboración Propia

48

• Ventas

VERIFICAR LOG

TRANSFERIR

GENERAR REPORTE

ELIMINAR VENTAS

FILTRAR FECHACONTADOR

BUSCAR DATA

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<extend>>

<<extend>>

LOCAL PRINCIPAL BD

VENTAS Y COBRANZAS

Figura 14 - Caso de uso del sistema: Ventas

Fuente: Elaboración Propia

49

• Cobranzas

VERIFICAR LOG

TRANSFERIR

GENERAR REPORTE

ELIMINAR COBRANZAS

FILTRAR FECHACONTADOR

BUSCAR DATA

<<include>>

<<include>>

<<include>>

<<extend>>

<<extend>>

LOCAL PRINCIPAL BD

VENTAS Y COBRANZAS

Figura 15 - Caso de uso del sistema: Cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

50

3.1.3. Construcción

3.1.3.1. Diagramas y diccionarios de base de datos

3.1.3.1.1. Captura de datos transferidos de Interface Inforest a Contabilidad – Importación de Compras y

Ventas

Figura 16 - Diagrama de base de dato - Captura de importación de información de compras y ventas transferidas

Fuente: ACGSOFT

51

• Diccionario de datos Sistema Contable - Contabilidad

Tabla 2 - CON_COTMOV01

Fuente: ACGSOFT

52

Tabla 3 - CON_COTMOV02

Fuente: ACGSOFT

53

Tabla 4 - CON_COMCCT01 (Aplicado en Contabilidad)

Fuente: ACGSOFT

54

Tabla 5 - CON_COMCTA01 (Aplicado en Contabilidad)

Fuente: ACGSOFT

55

Tabla 6 - CON_COBEXT02

Fuente: ACGSOFT

56

3.1.3.1.2. Captura de datos transferidos de Interface Inforest a Tesorería – Importación de Cobranzas

Figura 17 - Diagrama de base de datos - Captura de importación de información de cobranzas transferidas

Fuente0: ACGSOFT

57

• Diccionario de datos Sistema Contable - Tesorería

Tabla 7 - MOVCAJ01

Fuente: ACGSOFT

58

Tabla 8 - MOVCAJ02

Fuente: ACGSOFT

59

Tabla 9 - MOVCAJ05

Fuente: ACGSOFT

60

Tabla 10 - CON_COMCCT01 (Aplicado en Tesorería)

Fuente: ACGSOFT

61

Tabla 11 - CON_COMCTA01 (Aplicado en Tesorería)

Fuente: ACGSOFT

62

3.1.3.1.3. Captura de datos temporales por búsqueda desde

Interface Inforest – Compras

Figura 18 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de compras

Fuente: Elaboración Propia

63

Tabla 12 - WRK_PURCHASES

Fuente: Elaboración Propia

64

3.1.3.1.4. Captura de datos temporales por búsqueda Interface

Inforest – Ventas

Figura 19 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de ventas

Fuente: Elaboración Propia

65

Tabla 13 - WRK_SALES

Fuente: Elaboración Propia

66

3.1.3.1.5. Captura de datos temporales por búsqueda Interface

Inforest - Cobranzas

Figura 20 - Diagrama de base de datos - Tabla intermedia / temporal de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

67

Tabla 14 - WRK_COLLECTS

Fuente: Elaboración Propia

68

3.1.3.2. Código fuente

3.1.3.2.1. Búsqueda de información de compras, ventas y

cobranzas del Sistema de Ventas

.

Figura 21 - Código fuente búsqueda de información de compras

Fuente: Elaboración Propia

69

Figura 22 - Código fuente búsqueda de información de ventas

Fuente: Elaboración Propia

70

Figura 23 - Código fuente búsqueda de información de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

71

3.1.3.2.2. Creación de tablas intermedias temporales para las

compras, ventas y cobranzas.

Figura 24 - Creación tabla intermedia temporal – Compras

Fuente: Elaboración Propia

72

Figura 25 - Creación tabla intermedia temporal – Ventas

Fuente: Elaboración Propia

73

Figura 26 - Creación tabla intermedia temporal – Cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

74

3.1.3.2.3. Transferencia de información de compras, ventas y

cobranzas al Sistema Contable.

Figura 27 - Inicio de proceso de transferencia de información

Fuente: Elaboración Propia

75

Figura 28 - Condición de transferencia de información de compras, ventas y cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

76

Figura 29 - Proceso de agrupación de voucher de acuerdo a condición de proceso

Fuente: Elaboración Propia

77

Figura 30 - Transferencia de información parametrizada al sistema contable

Fuente: Elaboración Propia

78

3.1.4. Transición

3.1.4.1. Interfaz Inforest

La herramienta que soluciona los inconvenientes presentados en el

análisis y validaciones de ingreso de información al sistema contable

es la “Interfaz Inforest”, el cual permite integrar los sistemas de

información de la organización, ayudando en la gestión contable,

ofreciendo la Importación de registros ingresados en el sistema de

ventas al sistema contable, que ayudará a eliminar el doble trabajo

del contador en el análisis, validación y registro manual de los

mismos.

Para mejor entendimiento y facilidad de implementación del

producto, se ha divido La interfaz en tres procesos:

- Importación de compras

- Importación de Ventas

- Importación de Cobranzas

79

3.1.4.2. Configuración de la integración desarrollada

3.1.4.2.1. Login – Sistema contable

El usuario deberá logearse con total normalidad en el sistema contable.

Figura 31 - Login Sistema Contable

Fuente: Elaboración Propia

80

3.1.4.2.2. Módulo de configuración

Ingresar al módulo de configuración → Botón “Configurar”

Figura 32 - Módulos del Sistema Contable

Fuente: Elaboración Propia

81

3.1.4.2.3. Despliegue de configuraciones a realizar

Aquí podemos desplegar las viñetas para realizar la configuración de la Interfaz Inforest.

Figura 33 - Despliegue de configuraciones para la Interface

Fuente: Elaboración Propia

82

3.1.4.2.4. Configuración de registro de Interfaz

En esta primera parte de la configuración podemos registrar la Interfaz Inforest, como también indicar la

correlatividad de documentos para los procesos en las compras, ventas o cobranzas; la activación y/o

desactivación de la Interfaz; la consideración de los tipos de documento SUNAT para la Interfaz ; la

consideración de las cuentas por Ítem para las Ventas con respecto a cada cuenta contable por grupo de productos

en el sistema de ventas, y también indicar si la validación deberá ser o no ser estricta para que el usuario no pueda

procesar la Interfaz sin antes realizar las correcciones brindadas en el Log de errores u observaciones encontradas,

en otras palabras, hasta que los documentos filtrados de la fecha solicitada estén correctamente, no se podrá

transferir los registros al Sistema Contable.

83

Figura 34 - Registro de Interfaz

Fuente: Elaboración Propia

84

3.1.4.2.5. Configuración Procesos Contables

Se deberán registrar los procesos solicitados para la integración del sistema de ventas y contable, los cuales serán:

Importar ventas, importar compras e importar cobranzas.

Figura 35 - Configuración de procesos contables para la integración

Fuente: Elaboración Propia

85

3.1.4.2.6. Configuración Tipo de Entidad

Se deberán registrar los tipos de entidades que se registren en el sistema de venta, tales como: Código documento,

descripción del documento, cuenta contable registrada, local, RUC o DNI, razón social, tipo de documento, serie

del documento, entre otros.

Figura 36 - Configuración de tipo de entidades contables

Fuente: Elaboración Propia

86

3.1.4.2.7. Configuración Procesos por Sistema – Importar Ventas, Compras y Cobranzas

Con respecto a los procesos de la importación de compras, ventas y cobranzas; se deberán configurar para que

el tipo de cambio sea asignado por la SUNAT o tomar el tipo de cambio registrado en el sistema, el asiento

generado sea individual o agrupado (de acuerdo al criterio del usuario y de la cantidad de registros ingresados en

el sistema de ventas), el registro procesado puede ser detallado o resumido (de acuerdo a decisión por parte del

usuario), resumen de proceso por turno o fecha, documentos internos o externos y Definido por tipo o serie de

los documentos ingresados.

87

Figura 37 - Configuración procesos por sistema

Fuente: Elaboración Propia

88

3.1.4.2.8. Configuración formas de pago

Se deberán agregar los tipos de pagos registrados en el sistema de ventas, sean pagos en efectivo, tarjeta de

crédito, cheque, transferencia o depósito.

Figura 38 - Configuración formas de pago

Fuente: Elaboración Propia

89

3.1.4.2.9. Configuración Tipos de tarjeta

Se deberán registrar los tipos de tarjetas que se registraron como pagos en el sistema de ventas, tales como Visa,

Mastercard, American Express, Dinners, o CMR.

Figura 39 - Configuración tipos de tarjeta

Fuente: Elaboración Propia

90

3.1.4.2.10. Despliegue de configuraciones de conexiones y operaciones contables

Se procederá a ingresar al módulo de contabilidad en donde se desplegará el botón “Interfaces” para realizar

las configuraciones del tipo de operación asignada en la contabilidad para los registros de compras, ventas y

cobranzas, y las conexiones con las bases de datos del sistema de ventas.

Figura 40 - Despliegue configuración conexiones y operaciones contables

Fuente: Elaboración Propia

91

3.1.4.2.11. Configuración de operación contable

De acuerdo a la contabilidad llevada en la empresa, se deberá configurar el tipo de operación, iniciales en

cuatro dígitos para los registros de las compras, ventas y cobranzas.

Figura 41 - Configuración de operaciones contables

Fuente: Elaboración Propia

92

3.1.4.2.12. Configuración de conexión a base de datos del sistema de ventas

En este paso se procederá a realizar las conexiones con las bases de datos del sistema de ventas, registrando

el IP y server de la BB.DD., nombre de la BB.DD., credenciales de usuario y contraseña de login para el

acceso a la base de datos.

93

Figura 42 - Configuración de conexiones entre el sistema contable y el sistema de ventas

Fuente: Elaboración Propia

94

3.1.4.3. Configuración de validaciones contables para los procesos de importación

3.1.4.3.1. Configuración de los centros de costo para la importación de compras y ventas

• Compras

En el siguiente formulario se deberá agregar las cuentas contables y los centros de costos que se manejen en la

empresa con respecto a las compras.

Cada cuenta hace referencia a tipos de productos en general que se querrá importar como compras, tales como

bebidas, pescados – productos marinos, verduras, frutas, abarrotes, envases, entre otros. Y, el centro de costo

hace referencia al local, área de la empresa o término de compras.

95

Figura 43 - Configuración de Centros de costos y cuentas contables - Compras

Fuente: Elaboración Propia

96

• Ventas

En el siguiente formulario se deberá agregar las cuentas contables y los centros de costos que se manejen en la

empresa con respecto a las compras.

Cada cuenta hace referencia tipos de productos en general que se querrá importar como ventas, tales como menú,

vinos, postres, entre otros. Y, el centro de costo hace referencia al local, área de la empresa o término de ingresos.

97

Figura 44 - Configuración de Centros de costos y cuentas contables – Ventas

Fuente: Elaboración Propia

98

3.1.4.3.2. Configuración de serie de documentos para la importación de ventas y cobranzas

• Ventas y Cobranzas

En el siguiente formulario se deberán configurar los documentos que son registrados en el sistema de ventas

para las ventas y cobranzas, tales como facturas y boletas que pueden ser manuales y electrónicas.

En los cuales tenemos los siguientes parámetros:

- Local → Local Principal, asignado al restaurante.

- Código Inforest → Código configurado al documento en el sistema de ventas.

- Serie → Serie asignado al documento en el sistema de ventas.

- Descripción → Breve descripción del documento.

- Prefijo Inforest → Prefijo asignado en el sistema de ventas para el documento.

- Código SUNAT → Código asignado a los documentos de acuerdo a La Superintendencia Nacional de Aduanas

y de Administración Tributaria – SUNAT.

99

Figura 45 - Configuración de serie de documentos - Ventas y Cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

100

3.1.4.3.3. Configuración por tipo de documento para la importación de compras, ventas y cobranzas

• Compras

En el siguiente formulario se deberán configurar los tipos de documentos ingresados en el sistema de ventas

para el proceso de compras, tales como facturas, boleta de venta, nota de crédito, nota de débito, recibo por

honorarios, recibo de servicios públicos, entre otros.

101

Figura 46 - Configuración de tipos de documentos registrados para las compras

Fuente: Elaboración Propia

102

• Ventas y Cobranzas

En el siguiente formulario se deberán configurar los tipos de documentos registrados en el sistema de ventas

para el proceso de ventas, tales como facturas manuales, facturas electrónicas, documentos internos manejados

en la misma empresa, boletas manuales, boletas electrónicas, notas de crédito aplicadas a facturas, notas de

crédito aplicadas a boletas, entre otros.

103

Figura 47 - Configuración de tipos de documentos registrados para las ventas y cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

104

3.1.4.3.4. Configuración Tipos de pago para la importación de cobranzas

En el siguiente formulario se deberán registrar los tipos de pago realizados a los productos para las cobranzas, tales

como pago efectivo, por tarjeta de crédito, por cheque, entre otros.

- Se considera efectivo como único debido a que sólo existe un tipo de pago con respecto al término efectivo.

- No se considera único a la tarjeta de crédito ya que existen varias entidades.

- Se considera cheque como único debido a que sólo existe un tipo de pago con respecto al término cheque.

- Se registra el término varios como no único debido a engloba otros tipos de pago diferentes a los registrados.

105

Figura 48 - Configuración de tipos de pago para las cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

106

3.1.4.3.5. Configuración de cuentas de pago para la importación de cobranzas

En el siguiente formulario, se deberán registrar todas las cuentas de pago que se realizan para las cobranzas, los

cuales tenemos los siguientes:

Cuenta contable registrada para Efectivo como moneda nacional o moneda extranjera.

Cuentas contables registradas paras las tarjetas de crédito de diferentes entidades que se manejan como moneda

nacional o moneda extranjera.

107

Figura 49 - Configuración de cuentas de pago para las cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

108

3.1.4.3.6. Configuración de cuentas otras

• Compras, Ventas y Cobranzas

En el siguiente formulario se deberán registrar otras cuentas englobadas para las compras, ventas y cobranzas,

como las propinas, percepción, descuentos aplicados a los productos, impuesto 4ta. Categoría, IGV aplicado,

servicios por recibo, ganancia por diferencia de cambio, las cortesías, detracciones, ganancia por redondeo y

pérdida por redondeo, cada cuenta registrada como moneda nacional o extranjera, de acuerdo al manejo de la

empresa.

109

Figura 50 - Configuración de cuentas otras para las compras, ventas y cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

110

3.1.4.4. Ejecución de procesos mejorados con la integración

3.1.4.4.1. Diagrama de proceso Importación de Compras

Figura 51 - Diagrama de proceso de importación de compras – anteriormente

Fuente: Elaboración Propia

111

Figura 52 - Diagrama de proceso de importación de compras – actualmente

Fuente: Elaboración Propia

112

3.1.4.4.2. Diagrama de proceso Importación de Ventas y cobranzas

Figura 53 - Diagrama de proceso de importación de ventas y cobranzas – anteriormente

Fuente: Elaboración Propia

113

Figura 54 - Diagrama de proceso de importación de ventas y cobranzas – actualmente

Fuente: Elaboración Propia

114

3.1.4.4.3. Ejecución proceso Importación de compras – Interface Inforest

En primera instancia al abrir la Interfaz, se deberá realizar el filtro que sería seleccionar el proceso a realizar, en

este caso “Importar Compras”, luego seleccionar el rango de fecha de las compras que se desee buscar.

115

Figura 55 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de compras

Fuente: Elaboración Propia

116

Una vez realizado el filtro del proceso y el rango de fechas, proceder a dar click en el botón “Buscar”, el cual

se ejecutará el proceso de búsqueda de data con respecto a las compras registradas en el sistema de ventas

tomando en cuenta el rango de fecha solicitado.

117

Figura 56 - Búsqueda de información de compras

Fuente: Elaboración Propia

118

Una vez concluida con la búsqueda de información, la Interfaz mostrará la data solicitada en la grilla,

realizando las validaciones correspondientes en la búsqueda antes de ser transferidas a la contabilidad.

119

Figura 57 - Carga de información de compras en la grilla

Fuente: Elaboración Propia

120

Una vez concluida la búsqueda de información, se deberá verificar en la pestaña Log si existen o no

documentos que se requieran corregir ya que no pasaron correctamente la validación por errores del registro

en el sistema de ventas u otros.

121

Figura 58 - Pestaña Log del Registro de Compras

Fuente: Elaboración Propia

122

Una vez realizado la verificación de la información buscada, se deberá proceder a dar click en el botón

“Transferir” para que la data obtenida pueda ser transferida a la contabilidad.

123

Figura 59 - Transferir información de compras al Sistema Contable

Fuente: Elaboración Propia

124

Una vez concluido con la transferencia de información a la contabilidad, el usuario podrá realizar la

verificación de los asientos generados.

125

Figura 60 - Importación de compras concluida

Fuente: Elaboración Propia

126

3.1.4.4.4. Ejecución proceso Importación de Ventas – Interface Inforest

Realizar el filtro que sería seleccionar el proceso a realizar, en este caso “Importar Ventas”, luego seleccionar el

rango de fecha de las ventas que se desee buscar.

127

Figura 61 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de ventas

Fuente: Elaboración Propia

128

Una vez realizado el filtro del proceso y el rango de fechas, proceder a dar click en el botón “Buscar”, el cual

se ejecutará el proceso de búsqueda de data con respecto a las ventas registradas en el sistema de ventas

tomando en cuenta el rango de fecha solicitado.

129

Figura 62 - Búsqueda de información de ventas

Fuente: Elaboración Propia

130

Una vez concluida con la búsqueda de información, la Interfaz mostrará la data solicitada en la grilla,

realizando las validaciones correspondientes en la búsqueda antes de ser transferidos a la contabilidad.

131

Figura 63 - Carga de información de ventas en la grilla

Fuente: Elaboración Propia

132

Una vez concluida la búsqueda de información, se deberá verificar en la pestaña Log si existen o no

documentos que se requieran corregir ya que no pasaron correctamente la validación por errores del registro

en el sistema de ventas u otros.

133

Figura 64 - Pestaña Log del Registro de Ventas

Fuente: Elaboración Propia

134

Una vez realizado la verificación de la información buscada, se deberá proceder a dar click en el botón

“Transferir” para que la data obtenida pueda ser transferida a la contabilidad.

135

Figura 65 - Transferir información de ventas al Sistema Contable

Fuente: Elaboración Propia

136

Una vez concluido con la transferencia de información a la contabilidad, el usuario podrá realizar la

verificación de los asientos generados.

137

Figura 66 - Importación de ventas concluida

Fuente: Elaboración Propia

138

3.1.4.4.5. Ejecución proceso Importación de Cobranzas – Interface Inforest

Con respecto a la importación de Cobranzas, se menciona como dato que no se podrá realizar la búsqueda de

data sin antes haber realizado como primera instancia la búsqueda de las ventas ya que se debe tener la provisión

de los documentos.

Por otro lado, si se realizó la búsqueda de las ventas en primer lugar, entonces podrá realizar la búsqueda de

información de cobranzas realizando el filtro necesario.

139

Figura 67 - Selección de proceso y filtro de rango de fechas – Importación de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

140

Una vez realizado el filtro del proceso y el rango de fechas, proceder a dar click en el botón “Buscar”, el cual

se ejecutará el proceso de búsqueda de data con respecto a las cobranzas registradas en el sistema de ventas

tomando en cuenta el rango de fecha solicitado.

141

Figura 68 - Búsqueda de información de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

142

Una vez concluida con la búsqueda de información, la Interfaz mostrará la data solicitada en la grilla,

realizando las validaciones correspondientes en la búsqueda antes de ser transferidos al módulo de

contabilidad y tesorería.

143

Figura 69 - Carga de información de cobranzas en la grilla

Fuente: Elaboración Propia

144

Una vez concluida la búsqueda de información, se deberá verificar en la pestaña Log si existen o no

documentos que se requieran corregir ya que no pasaron correctamente la validación por errores del registro

en el sistema de ventas u otros.

145

Figura 70 - Pestaña Log del Registro de Cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

146

Una vez realizado la verificación de la información buscada, se deberá proceder a dar click en el botón

“Transferir” para que la data obtenida pueda ser transferida a la contabilidad.

147

Figura 71 - Transferir información de cobranzas al Sistema Contable

Fuente: Elaboración Propia

148

Una vez concluido con la transferencia de información al módulo de contabilidad y tesorería, el usuario

podrá realizar la verificación de los asientos generados.

149

Figura 72 - Importación de cobranzas concluida

Fuente: Elaboración Propia

150

3.1.4.5. Rol del Proyecto

• Analista de Sistemas (Rol asumido por bachiller).

Encargado de:

- Analizar las bases de datos existentes.

- Normalizar las tablas analizadas.

- Rediseñar la base de datos según las tablas normalizadas.

- Realizar las pruebas integrales de la implementación una vez terminado el desarrollo.

- Partícipe de la implementación en la empresa cliente.

- Soporte ante incidencias, consultas o dudas por parte de los usuarios finales.

151

CAPITULO 4

4.1. Resultados

Cada resultado está enlazado a un objetivo con el cual se valida el cumplimiento de los mismos.

4.1.1. Crear tablas intermedias temporales para la búsqueda de información del sistema de venta hasta antes de ser

transferidos al sistema contable.

152

• Tabla temporal de compras: WRK_PURCHASES

Tabla 15 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de compras

Fuente: Elaboración Propia

MONEDA DOCTYPE DOCNUMBER DOCDATE RUC RAZONSOCIAL DIRECCION TCSUNAT TCINFOREST IGV TOTAL TPCCTE NUCCTE NUDOCU ACCOUNT DUEDATE RECDATE PERCEP DETRAC DOCREF DOCTYPER DOCNUMBERR DOCDATER FRECEP

01 01 0003-00005179 2018-10-01 20508430761 ICHIBAN DEL PERU SAC NULL 3.302 3.2 0 324 42 00410 F00003000005179 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0003-00005180 2018-10-01 20508430761 ICHIBAN DEL PERU SAC NULL 3.302 3.2 32.92 215.8 42 00410 F00003000005180 421201 NULL 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0003-00013242 2018-10-01 20517092097 FUKU E.I.R.L. NULL 3.302 3.2 150.35 985.61 42 01100 F00003000013242 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0001-00000104 2018-10-01 10094524879 Torres Medina Augusto Martin NULL 3.302 3.2 0 965.2 42 01951 FE0001000000104 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0001-00000069 2018-10-01 20387137361 Rediplast S.A.C. NULL 3.302 3.2 41.1 269.43 42 01972 FF0001000000069 421201 NULL 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0709-00572742 2018-10-01 20397320171 Distribuidora Nugent S.A NULL 3.302 3.2 131.59 862.66 42 01969 FF0709000572742 421201 NULL 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 03 0001-00013739 2018-10-02 20520916165 SAPREGO PERU S.A.C. NULL 3.309 3.2 79.17 519.03 42 01769 B00001000013739 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 03 0001-00001015 2018-10-02 20508766751 Best Brands SAC NULL 3.309 3.2 16.93 111 42 01968 BF0001000001015 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00012678 2018-10-02 10108684521 ACCHO AYMI TEOFILA NULL 3.309 3.2 0 118.95 42 00732 F00001000012678 421201 NULL 2018-10-05 0 0 NULL NULL - NULL 05/10/2018

01 01 0001-00012680 2018-10-02 10108684521 ACCHO AYMI TEOFILA NULL 3.309 3.2 0 100.7 42 00732 F00001000012680 421201 2018-10-05 2018-10-05 0 0 NULL NULL - NULL 05/10/2018

01 01 0001-00012681 2018-10-02 10108684521 ACCHO AYMI TEOFILA NULL 3.309 3.2 0 124.5 42 00732 F00001000012681 421201 2018-10-05 2018-10-05 0 0 NULL NULL - NULL 05/10/2018

01 01 0001-00014405 2018-10-02 20551139477 Distribuidora Santino S.R.L NULL 3.309 3.2 42.04 275.6 42 01971 F00001000014405 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00019623 2018-10-02 20101168213 R&E ASOCIADOS S.A.C. NULL 3.309 3.2 72.95 478.25 42 00029 F00001000019623 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0002-00134746 2018-10-02 20518583795 COMPAÐIA DEL TE SAC NULL 3.309 3.2 0 159.2 42 01340 F00002000134746 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00000107 2018-10-02 10094524879 Torres Medina Augusto NULL 3.309 3.2 0 994.8 42 01951 FE0001000000107 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00000048 2018-10-02 20101346766 PROVELINO SRL NULL 3.309 3.2 73.79 483.71 42 01065 FF0001000000048 421201 NULL 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0001-00000269 2018-10-02 20509422444 ICO LOGISTICA SAC NULL 3.309 3.2 40.83 267.68 42 01693 FF0001000000269 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00001016 2018-10-02 20508766751 Best Brands SAC NULL 3.309 3.2 148.45 973.2 42 01968 FF0001000001016 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00006244 2018-10-02 20428301600 VADIMAR S.A.C. NULL 3.309 3.2 0 1332.99 42 00049 FF0001000006244 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0001-00026075 2018-10-02 20504757782 PREMIUM S.A. NULL 3.309 3.2 10.68 70 42 00013 FF0001000026075 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 0001-00432879 2018-10-02 20100052050 PERUFARMA S.A. NULL 3.309 3.2 19.11 125.25 42 00041 FF0001000432879 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00541833 2018-10-02 20123387326 TEMPANO SAC NULL 3.309 3.2 48.8 319.89 42 00205 FF0001000541833 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0014-00004514 2018-10-02 20123110367 EKAMA S.A. NULL 3.309 3.2 15.22 99.76 42 00160 FF0014000004514 421201 2018-10-02 2018-10-02 0 0 NULL NULL - NULL 02/10/2018

01 01 F051-00020554 2018-10-02 20468862086 ISABELITA S.A.C NULL 3.309 3.2 19.77 129.61 42 00900 FFF051000020554 421201 2018-10-03 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0001-00039303 2018-10-03 20347868524 B.G. DOS S.A.C. NULL 3.314 3.2 5.64 37 42 00167 F00001000039303 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0002-00007416 2018-10-03 10101873175 Aldo Guerrero Comissi NULL 3.314 3.2 0 822 42 01973 F00002000007416 421201 NULL 2018-10-03 0 0 NULL NULL - NULL 03/10/2018

01 01 0202-00024539 2018-10-03 20510005792 AMERICA CAPON SAC NULL 3.314 3.2 0.88 21.2 42 00902 F00202000024539 421201 2018-10-04 2018-10-04 0 0 NULL NULL - NULL 04/10/2018

01 01 0001-00000112 2018-10-03 10094524879 Torres Medina Augusto NULL 3.314 3.2 0 973.8 42 01951 FE0001000000112 421201 NULL 2018-10-04 0 0 NULL NULL - NULL 04/10/2018

153

• Tabla temporal de ventas: WRK_SALES

Tabla 16 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de ventas

Fuente: Elaboración Propia

MONEDA DOCTYPE DOCNUMBER DOCDATE RUC RAZONSOCIAL DIRECCION TCSUNAT TCINFOREST IGV TOTAL SERVICIOS DESCUENTO TPCCTE NUCCTE DOCID NUDOCU TURNO ACCOUNT DOCREF DOCTYPER DOCNUMBERR DOCDATER FRECEP

01 01 F002-00000493 2018-10-01 20101026001 CERAMICA LIMA SA NULL 3.302 3.302 46.855 341.000 33.840 0.000 12 01580 S F01002000000493 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000494 2018-10-01 20522202119 ARQUI T SAC SURCO 3.302 3.302 21.710 158.000 15.679 0.000 12 11166 S F01002000000494 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000495 2018-10-01 20601555434 INANDES FACTOR S.A.C. NULL 3.302 3.302 9.041 65.800 6.530 28.200 12 11167 S F01002000000495 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000496 2018-10-01 20601012953 METRO X METRO S.A.C. NULL 3.302 3.302 26.519 193.000 19.153 0.000 12 10863 S F01002000000496 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000497 2018-10-01 20522202119 ARQUI T SAC SURCO 3.302 3.302 10.855 79.000 7.840 0.000 12 11166 S F01002000000497 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000498 2018-10-01 20465874482 D&D SOLUCIONES SA NULL 3.302 3.302 7.284 53.010 5.261 5.890 12 08761 S F01002000000498 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 01 F002-00000499 2018-10-01 20421780472 WIGO SA NULL 3.302 3.302 8.725 63.500 6.302 63.500 12 10072 S F01002000000499 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002575 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 14.427 105.000 10.420 0.000 12 00000 N B01002000002575 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002576 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 9.481 69.000 6.847 0.000 12 00000 N B01002000002576 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002577 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 21.765 158.400 15.719 17.600 12 00000 N B01002000002577 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002578 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 14.139 102.900 10.211 0.000 12 00000 N B01002000002578 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002579 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 19.649 143.000 14.191 0.000 12 00000 N B01002000002579 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002580 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 9.069 66.000 6.550 66.000 12 00000 N B01002000002580 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002581 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 4.260 31.000 3.076 0.000 12 00000 N B01002000002581 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002582 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 13.878 101.000 10.023 0.000 12 00000 N B01002000002582 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002583 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 26.450 192.500 19.103 0.000 12 00000 N B01002000002583 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002584 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 15.115 110.000 10.916 0.000 12 00000 N B01002000002584 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002585 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 10.855 79.000 7.840 0.000 12 00000 N B01002000002585 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002586 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 6.046 44.000 4.366 0.000 12 00000 N B01002000002586 1800000546 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002587 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 16.076 117.000 11.611 0.000 12 00000 N B01002000002587 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002588 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 2.789 20.300 2.015 8.700 12 00000 N B01002000002588 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002589 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 8.382 61.000 6.053 0.000 12 00000 N B01002000002589 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002590 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 23.359 170.000 16.870 0.000 12 00000 N B01002000002590 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002591 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 8.244 60.000 5.954 0.000 12 00000 N B01002000002591 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002592 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 11.405 83.000 8.237 0.000 12 00000 N B01002000002592 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002593 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 8.794 64.000 6.351 0.000 12 00000 N B01002000002593 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002594 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 37.511 273.000 27.092 0.000 12 00000 N B01002000002594 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

01 03 B002-00002595 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS NULL 3.302 3.302 10.965 79.800 7.919 34.200 12 00000 N B01002000002595 1800000547 121101 NULL NULL - NULL NULL

154

• Tabla temporal de cobranzas: WRK_COLLECTS

Tabla 17 - Tabla temporal - Búsqueda de registros de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

MONEDA DOCTYPE DOCNUMBER DOCDATE RUC RAZONSOCIAL TCSUNAT TCINFOREST TOTAL DOLARES PROPINA TURNO TPPAGO TPCARD VALIGV VALSER VALDSC VALPAY VALBCK TOTVTA ESTDOC TPCCTE NUCCTE DOCID NUDOCU ACCOUNT ACCPRO DOCPAGO

01 03 B002-00002575 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 105 0 0 1800000546 01 14.4274809 10.4198473 0 150 45 105 02 12 00000 N B01002000002575 121101 121101

01 03 B002-00002576 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 69 0 0 1800000546 02 05 9.48091603 6.8473282 0 69 0 69 02 12 00000 N B01002000002576 121101 121101 5154

01 03 B002-00002577 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 39.9 0 0 1800000546 01 21.7649102 15.7191018 17.60002 168.5 10.1 158.40018 02 12 00000 N B01002000002577 121101 121101

01 03 B002-00002577 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 118.5 0 0 1800000546 02 05 21.7649102 15.7191018 17.60002 168.5 10.1 158.40018 02 12 00000 N B01002000002577 121101 121101 5814

01 03 B002-00002578 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 102.9 0 0 1800000546 02 04 14.1389450 10.2114603 0 102.9 0 102.9001 02 12 00000 N B01002000002578 121101 121101 5110

01 03 B002-00002579 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 71.5 0 5 1800000546 02 01 19.6488549 14.1908396 0 143 0 143 02 12 00000 N B01002000002579 121101 121101 5749

01 03 B002-00002579 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 71.5 0 10 1800000546 02 05 19.6488549 14.1908396 0 143 0 143 02 12 00000 N B01002000002579 121101 121101 2150

01 03 B002-00002580 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 66 0 0 1800000546 02 01 9.06870229 6.54961832 66 66 0 66 02 12 00000 N B01002000002580 121101 121101 5117

01 03 B002-00002581 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 31 0 0 1800000546 02 01 4.25955572 3.07634580 0 31 0 31.0001 02 12 00000 N B01002000002581 121101 121101 4328

01 03 B002-00002582 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 101 0 0 1800000546 02 05 13.8778625 10.0229007 0 101 0 101 02 12 00000 N B01002000002582 121101 121101 2078

01 03 B002-00002583 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 192.5 0 0.01 1800000546 02 05 79.3511450 57.3091603 0 577.5 0 192.5 02 12 00000 N B01002000002583 121101 121101 6068

01 03 B002-00002584 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 110 0 0 1800000546 01 15.1145038 10.9160305 0 120 10 110 02 12 00000 N B01002000002584 121101 121101

01 03 B002-00002585 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 79 0 0 1800000546 01 10.8549618 7.83969465 0 100 21 79 02 12 00000 N B01002000002585 121101 121101

01 03 B002-00002586 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 44 0 4 1800000546 02 01 6.04580152 4.36641221 0 44 0 44 02 12 00000 N B01002000002586 121101 121101 7045

01 01 F002-00000493 2018-10-01 20101026001 CERAMICA LIMA SA 3.302 3.2 341 0 34 1800000546 02 01 46.8549618 33.8396946 0 341 0 341 02 12 01580 S F01002000000493 121101 121101 6023

01 01 F002-00000494 2018-10-01 20522202119 ARQUI T SAC 3.302 3.2 158 0 0 1800000546 02 05 21.7099236 15.6793893 0 158 0 158 02 12 11166 S F01002000000494 121101 121101 6486

01 01 F002-00000495 2018-10-01 20601555434 INANDES FACTOR S.A.C. 3.302 3.2 65.8 0 6.2 1800000546 02 01 9.0412213 6.52977099 28.2 65.8 0 65.8 02 12 11167 S F01002000000495 121101 121101 9010

01 01 F002-00000496 2018-10-01 20601012953 METRO X METRO S.A.C. 3.302 3.2 193 0 7 1800000546 02 05 26.5190839 19.1526717 0 193 0 193 02 12 10863 S F01002000000496 121101 121101 8669

01 03 B002-00002587 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 117 0 0 1800000547 02 05 16.0763358 11.6106870 0 117 0 117 02 12 00000 N B01002000002587 121101 121101 6913

01 03 B002-00002588 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 20.3 0 0 1800000547 02 05 2.78931297 2.01450381 8.7 20.3 0 20.3 02 12 00000 N B01002000002588 121101 121101 8910

01 03 B002-00002589 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 61 0 0 1800000547 02 01 8.38167938 6.05343511 0 61 0 61 02 12 00000 N B01002000002589 121101 121101 3792

01 03 B002-00002590 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 170 0 0 1800000547 02 05 23.3587786 16.8702290 0 170 0 170 02 12 00000 N B01002000002590 121101 121101 5022

01 03 B002-00002591 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 60 0 6 1800000547 02 05 8.24427480 5.95419847 0 60 0 60 02 12 00000 N B01002000002591 121101 121101 3722

01 03 B002-00002592 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 83 0 8 1800000547 02 05 11.4045801 8.23664122 0 83 0 83 02 12 00000 N B01002000002592 121101 121101 3303

01 03 B002-00002593 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 64 0 0 1800000547 01 8.79389312 6.35114503 0 100 36 64 02 12 00000 N B01002000002593 121101 121101

01 03 B002-00002594 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 273 0 10 1800000547 02 05 37.5114503 27.0916030 0 273 0 273 02 12 00000 N B01002000002594 121101 121101 1162

01 03 B002-00002595 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 79.8 0 0 1800000547 02 05 10.9648854 7.91908396 34.2 79.8 0 79.8 02 12 00000 N B01002000002595 121101 121101 4020

01 03 B002-00002596 2018-10-01 00000000000 CLIENTES VARIOS 3.302 3.2 95.2 0 0 1800000547 02 01 13.0809160 9.44732824 1.8 95.2 0 95.2 02 12 00000 N B01002000002596 121101 121101 4214

155

4.1.2. Optimizar el tiempo de consulta en los procesos de compras, ventas y cobranzas para tener los reportes diarios.

156

Tabla 18 - Encuesta Percepción de Usuario – Optimización de tiempo de consulta en los procesos

Fuente: Elaboración Propia

157

158

Tabla 19 - Encuesta Percepción de Usuario – Optimización de obtención de reportes

Fuente: Elaboración Propia

159

4.1.3. Reducir la cantidad de errores humanos al momento de realizar la gestión contable.

160

Tabla 20 - Encuesta Percepción de Usuario – Reducción de errores en la gestión contable

Fuente: Elaboración Propia

161

162

Tabla 21 - Encuesta Percepción de Usuario – Reducción de trabajo manual en la gestión contable

Fuente: Elaboración Propia

163

Al reducir la cantidad de errores humanos, se puede procesar más registros o asientos, de esta manera se obtienen reportes

más robustos y masivos:

164

Figura 73 - Reporte de compras

Fuente: Elaboración Propia

165

Figura 74 - Reporte de ventas

Fuente: Elaboración Propia

166

Figura 75 - Reporte de cobranzas

Fuente: Elaboración Propia

167

4.2. Presupuesto

4.2.1. Equipos y materiales

Tabla 22 - Costo de equipos

Fuente: Elaboración Propia

Tabla 23 - Costo de insumos

Fuente: Elaboración Propia

Tabla 24 - Costo materiales para personal del proyecto

Fuente: Elaboración Propia

168

4.2.2. Flujo de caja por mes

4.2.2.1. Primer mes

Tabla 25 - Flujo de caja - mes 1

Fuente: Elaboración Propia

169

4.2.2.2. Segundo Mes

Tabla 26 - Flujo de caja - mes 2

Fuente: Elaboración Propia

170

4.2.2.3. Tercer Mes

Tabla 27 - Flujo de caja - mes 3

Fuente: Elaboración Propia

171

4.2.2.4. Cuarto mes

Tabla 28 - Flujo de caja - mes 4

Fuente: Elaboración Propia

172

4.2.2.5. Quinto mes

Tabla 29 - Flujo de caja - mes 5

Fuente: Elaboración Propia

173

4.2.2.6. Sexto mes

Tabla 30 - Flujo de caja - mes 6

Fuente: Elaboración Propia

174

4.2.3. Presupuesto (flujo de caja total)

* → Significa que la empresa cuenta con la licencia.

Tabla 31 - Presupuesto flujo de caja total

Fuente: Elaboración Propia

175

4.2.4. Costo vs Tiempo

4.2.4.1. Mensual

Tabla 32 - Costos por mes

Fuente: Elaboración Propia

Figura 76 - Curva S – Mensual

Fuente: Elaboración Propia

176

4.2.4.2. Quincenal

Tabla 33 - Costos por quincena

Fuente: Elaboración Propia

Figura 77 - Curva S – Quincenal

Fuente: Elaboración Propia

177

4.2.5. Análisis de retorno

4.2.5.1. Gastos por personal de la empresa que interviene en el proyecto

Tabla 34 - Gastos por personal de la empresa

Fuente: Elaboración Propia

178

4.2.5.2.TIR – VAN

Tabla 35 - TIR – VAN

Fuente: Elaboración Propia

179

CONCLUSIONES

1. Gracias a las tablas intermedias temporales que se crean durante las consultas

realizadas por la integración desarrollada para las compras, ventas y cobranzas,

ha permitido agilizar este proceso de manera ordenada y con una correcta

validación de los documentos registrados.

2. Se determina que, con la implementación de la integración del Sistema Contable

con el Sistema de Ventas, se logró optimizar el tiempo de consulta y a su vez

establecer una adecuada estructura y correcta relación de cada parámetro de la

información registrada visualizándolas en los informes generados diariamente.

3. Se consiguió reducir considerablemente los errores humanos que se daban en el

proceso manual de la gestión contable, gracias a la integración sistematizada e

implementada, lo que conlleva una gestión contable optimizada.

180

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181

ANEXOS

1. Análisis de Riesgos

Elaboración Propia

Cuantificación de Impacto

Ponderación Riesgo

1 Bajo

2 Medio

3 Alto

Cuantificación de la probabilidad de aparición

Ponderación Riesgo

1 Bajo

2 Medio

3 Alto

Ponderación de Riesgo

Ponderación Riesgo

Entre 1 - 3 Bajo

Entre 4 - 7 Medio

Entre 7 - 9 Alto

182

Matriz de Riesgos

ID de

Riesgo Descripción del Riesgo Impacto Probabilidad

Ponderación

del Riesgo Riesgo

Externo

1

No existencia de redundancia (UPS) en las

instalaciones donde se encuentran los

servidores del sistema contable y sistema de

ventas, pudiéndose presentar problemas de

conexión si es que existe un corte de energía

no planificado o notificado.

3

(Alto)

3

(Alto)

3 * 3 = 9

(Alto)

9

(Alto)

2

Demora en la entrega de los accesos del perfil

de SQL por parte del área de sistemas

tercerizada del cliente para las consultas en la

base de datos del sistema de ventas para el

logro de la integración con el sistema contable.

2

(Medio)

2

(Medio)

2 * 2 = 4

(Medio)

4

(Medio)

Tiempo, Calidad y Presupuesto

3

Falta de disponibilidad del personal clave

(Contador) para las reuniones de obtención de

información.

2

(Medio)

2

(Medio)

2 * 2 = 4

(Medio)

4

(Medio)

4

Falta de validación por registros erróneos

ingresados al sistema de ventas.

2

(Medio)

3

(Alto)

2 * 3 = 6

(Medio)

6

(Medio)

5

Ingreso de nuevas cuentas contables en el

sistema de ventas el cual no han sido

registrados en el sistema contable por lo que

no permitiría la importación de dichos

registros ya que el nuevo producto está

amarrado a la nueva cuenta contable.

3

(Alto)

3

(Alto)

3 * 3 = 9

(Alto)

9

(Alto)

Fuente: Elaboración Propia

183

2. Sección Seguridad

• Nosotros como proveedora de servicio que desarrolló tiempo atrás el Sistema

Contable, somos los encargados de la creación y configuración de perfiles de

usuarios para el acceso al mismo.

• Existe una política de seguridad con respecto al acceso físico para las

instalaciones donde se encuentran los servidores del sistema contable y el sistema

de ventas en el cliente, la cual se encarga una tercera empresa de TI, esta política

funciona con dos medidas de seguridad: La primera, con el uso de un fotocheck de

identificación que pertenece al área de TI de la consultora que da el servicio de

sistemas; el segundo, el acceso biométrico con huella dactilar sólo para las personas

autorizadas.

• Existen políticas de seguridad con respecto a la inhabilitación de los puertos

mediante los cuales se puede extraer información mediante dispositivos portátiles

(USB, DVD, etc.) de las cuales se encarga de la administración del mismo la

empresa tercera de TI.