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Instructivo de Uso para el Convenio Marco de Mobiliario de Oficina y
Escolar 1. Propósito
Definir el procedimiento para que los usuarios institucionales identifiquen la funcionalidad del
nuevo Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar 2010LN-000002-
CMBYC que se encuentra en ejecución en el Sistema de Compras Públicas Gubernamentales –
Compr@RED.
2. Alcance
El Procedimiento realizado es para que los usuarios institucionales conozcan cómo realizar una
compra utilizando el convenio marco indicado anteriormente, accediendo a las diferentes
pantallas de acuerdo con el detalle que más abajo se explica. Las particularidades del convenio
marco se establecieron dentro del pliego de condiciones, así como en la directriz de uso.
3. Documentos Relacionados
Nº Nombre del Documento Código
1. No Aplica No Aplica
4. Definiciones Comprared: Sistema de Compras Públicas Gubernamentales.
5. Responsabilidades
Proveedor Institucional. [PI].
Analista Contrataciones. [AC].
Ingresador de Solicitudes de Pedido. [IS].
Jefe de Programa. [JP].
Oficial Presupuestal. [OP].
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De acuerdo a la Directriz DGABCA-009-2012 emitida el 04 de julio del presente año, en la cual se establecen las condiciones de uso para el Convenio Marco para la adquisición de Mobiliario de Oficina y Escolar, se resume lo siguiente: 1- Las empresas adjudicadas son:
Muebles Crometal S.A. Metalica Imperio S.A. ACOFI Acondicionamiento de oficinas S.A. Compañía Leogar S.A.
2- Estas empresas ofrecen sus productos en distintas opciones de negocio, las
cuales suman en total 80, divididas en mobiliario de oficina con 69 opciones de
negocio y en mobiliario escolar con 11 opciones de negocio; el listado detallado se las
ha entregado en formato de Excel para un mejor manejo y de igual forma se puede
revisar el catálogo electrónico en compr@Red para obtener la información.
3- El plazo de entrega para mobiliario de Oficina es el siguiente:
Modalidad de Entrega en Almacén de la Entidad: Los tiempos de entrega para órdenes
de pedido que emita la Administración no podrán ser superiores a los siguientes
plazos:
REGIONES MONTOS DEL PEDIDO PLAZO DE ENTREGA
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢5.000.000,00 15 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢5.000.000,00 o
igual ¢11.000.000,00
25 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢11.000.000,00 o
igual ¢17.000.000,00
35 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢17.000.000,00 40 días hábiles
Modalidad de Retiro en Almacén del Proveedor: Esta modalidad aplicará para
todas las órdenes de compra hasta un 30% del monto establecido por el
proveedor como tope máximo de compra en su oferta.
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REGIONES MONTOS DEL PEDIDO TIEMPO DE RETIRO
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Menor o igual a ¢1.500.000,00 5 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢1.500.000,00 o
igual ¢3.300.000,00
8 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Superior a ¢3.300.000,00 o
igual ¢5.100.000,00
10 días hábiles
Regiones 1,2,3,4,5,6 y 7 Mayor a ¢5.100.000,00 15 días hábiles
4- El plazo de entrega para mobiliario Escolar es el siguiente:
Compañía Leogar S.A.
TIPO DE
MOBILIARIO
CANTIDAD POR
UNIDAD
PLAZO DE ENTREGA
DIAS HABILES
Juego de preescolar
De 0 a 500 40
De 501 a 1000 60
De 1001 a 1500 80
Juego escolar (pupitres)
De 0 a 5000 25
De 5001 a 10000 50
De 10001 a 15000 70
De 15001 a 20000 90
Mobiliario no
Tradicional
De 0 a 500 30
De 501 a 1000 40
De 1001 a 1500 60
De 1501 a 2000 80
De 2001 a 2500 100
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Metálica Imperio S.A:
TIPO DE MOBILIARIO CANTIDAD POR UNIDAD PLAZO DE ENTREGA
DIAS HÁBILES
Mobiliario no
Tradicional
De 0 a 500 30 días hábiles
De 501 a 1000 40 días hábiles
De 1001 a 1500 60 días hábiles
De 1501 a 2000 80 días hábiles
De 2001 a 2500 100 días hábiles
5- Las encargados del convenio marco de las empresas adjudicadas son los
siguiente:
6- El recargo por flete está incluido en el precio de cada opción de negocio y varía
según la región.
Como Realizar un proceso de Compra en la versión 2.0 de Compr@RED.
Encargados del Convenio Marco
Muebles Crometal
Marcel Mora Marin mmora@mueblescrometal.com
Tel: 2292-0913
Fax:2292-0837 /2292-0845
Metalica Imperio
Mario Solano Thompson msolano@metalicaimperio.com
Adriana Campos Lara mobiliario2@metalicaimperio.com
Tel: 2293-3737
Fax:2293-0916
Acondicionamiento de Oficina (ACOFI)
Jimmy Navarro 8860-1088 jnavarro@acoficr.com
Tel: 22443881
Fax:22444265
Compañía Leogar
Iván Campos icampos@leogar.com
Tel: 2231-4915
Fax: 2232-8689
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Todo proceso se inicia con la creación de la solicitud de pedido la cual deberá ser realizada por el jefe de programa o por aquel que este designe para realizar dicha tarea. Antes de iniciar deberá de insertar su Smart Card y autenticarse. Si la institución no utiliza el módulo de solicitud de pedido, debe dirigirse al punto 16 para crear el trámite directamente. 1- Se inicia creando la solicitud de pedido. Se debe dirigir a la página del sistema, en el
menú “Contrataciones | Solicitud de pedido| Crear solicitud de pedido”
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2- Vamos al mantenimiento de la Solicitud de pedido creada
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3- Una vez incluidos los datos requeridos se da clic en el botón de Insertar.
Para ingresar una segunda opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen
los datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”
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Para ingresar una tercera opción de negocio se realiza el mismo procedimiento. Se incluyen los
datos requeridos y se da clic en el botón “Insertar”
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4- Vamos a la parte superior de la pantalla y le damos al botón de SOLICITAR para que el
sistema nos asigne un número de Solicitud.
5- Cerramos la ventana anterior y verificamos y guardamos el número de solicitud
asignado, luego presionamos en el botón de finalizar
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6- Nos aparece el siguiente mensaje en donde se indica la persona encargada de aprobar
la solicitud creada.
7- Después de este paso, la solicitud de pedido debe de aprobarla el Jefe de Programa, luego el Proveedor Institucional y por último deberá liberarla el Jefe de financiero, para que la solicitud quede aprobada y pueda ser utilizada para asociarla a un trámite y realizar una compra. En el proceso de aprobación cada uno de los anteriores deberá descargar el documento PDF y firmarlo digitalmente para luego cargarlo al sistema como se ve en los siguientes pasos.
Primero la aprueba el Jefe de Programa o el designado por este.
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8- Se da Clic al icono de aprobar
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9- Se descarga el documento y se firma digitalmente
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10- Se aprueban las opciones de negocio y se carga al sistema el documento firmado y se
da clic al icono de finalizar.
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11- Hecho esto, el sistema nos indica que fue procesada la aprobación de forma correcta y
señala quién es el siguiente que deberá de aprobar la solicitud.
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El Proveedor Institucional y el Jefe de financiero o Director de Presupuesto deberán seguir los
mismos pasos de los anteriores, consultar la solicitud, descargar el documento, firmarlo
digitalmente y subirlo de nuevo al sistema para que se pueda continuar con el trámite.
12- Una vez aprobada la solicitud, procedemos a consultarla para verificar su aprobación.
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13- Aparece la siguiente pantalla y seleccionan la pestaña de Aprobaciones donde aparece
que las tres aprobaciones fueron realizadas.
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14- Antes de iniciar la creación del trámite se debe ingresar al catalogo electrónico para
consultar la opción de negocio, se selecciona el convenio marco que se vaya utilizar.
15- Se selecciona la opción de negocio.
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CREACION DE TRÁMITE
16- Con la solicitud aprobada y la información de la opción de negocio que se requiere,
procedemos a crear el trámite, el sistema nos indicará paso a paso lo que se debe hacer. Si la
institución no utiliza el modulo de solicitud de pedido, debe ingresar las líneas que desee
comprar al trámite ir al punto 17.
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17- Para las instituciones que no utilizan solicitud de pedido, seleccionan el acceso directo
“Incluir líneas”
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Se ingresa la información solicitada de la opción de negocio y se selecciona “Insertar”
18- Una vez en este punto, vamos al catalogo electrónico y seleccionamos el convenio y el
trámite correspondiente, luego creamos un nuevo carrito.
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19- Luego se selecciona “Ver carrito actual”
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20- Luego de modificar el nombre del carrito, regresamos al catálogo electrónico y
buscamos las opciones de negocio.
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21- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL
CARRITO. Agregamos la opción de negocio 1.
22- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR
AL CARRITO. Agregamos la opción de negocio 2.
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23- Cargamos al sistema la mejor opción de negocio dando clic en el icono de AGREGAR AL
CARRITO. Agregamos la opción de negocio 3.
24- Después de cargar la opción de negocio, vamos a ver el carrito actual.
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25- Visualizamos el carrito para Editarlo.
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26- Actualizamos los datos requeridos y asociamos la línea al carrito
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27- Se envía la notificación de Pre Orden al proveedor comercial y esperamos su
aprobación.
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28- Una vez aprobada la pre orden, se genera la Orden de Compra.
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29- Después de Generar la Orden de compra, se le da clic al acceso directo en color celeste
que indica continuar orden de compra.
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30- Se despliega la siguiente pantalla, se completan los datos que indica el sistema y
damos clic al botón de Finalizar y luego se ingresa al botón de aprobación a la derecha de la
pantalla. Se continua con la aprobación del documento que genera el sistema y se finaliza la
aprobación, firmando electrónicamente la orden de compra.
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31- Realizadas todas las aprobaciones de la orden de compra, se concluye con la
notificación de la misma, verificando que el sistema la realice automáticamente. Realizado
todo lo anterior, se concluye el proceso de compra por convenio marco en el sistema
Compr@Red.
32- Anexos
Este documento no incluye anexos.
33- Control de Cambios
Fecha de revisión Persona que realiza el
cambio Cambio realizado
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