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GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL ARCHIVO PARA LA DECLARACIÓN DE RETENCIONES DE

ITBMS USANDO EXCEL

DIRECCIÓN GENERAL DE INGRESOS

ObjetivoBreve descripción del procesoPreparar el archivo en ExcelEjemplo de un archivoExportación a .txtCorrección en caso de errores

CONTENIDO

Para realizar la declaración de retenciones de ITBMS, se deberá seguir el procedimiento establecidoen la Guía para la Presentación de Declaraciones Juradas de ITBMS. Este procedimiento estableceque dicha declaración se basará en confeccionar un archivo .txt que esté acorde con lo establecidoen la Ficha Técnica – Gaceta Oficial No. 28082 A – Resolución No. 201-3555 de 22 de julio de2016. Se espera que aquellos agentes retenedores que dispongan de sistemas automatizadosgeneren el archivo directamente desde dichos sistemas. Esta guía se ha preparado para aquelloscontribuyentes que no disponen de sistemas de información automatizados o que sean pocas lasretenciones realizadas en determinado período y que tienen a su disposición la herramienta deExcel.

Esta guía de retenciones usando Excel podrá ser utilizada para la confección del formulario 4331 delperíodo de julio de 2016 en adelante.

Objetivo:

• En base a los documentos de soporte tales como facturas, comprobantes de retención,notas de crédito, notas de débito y notas de devolución por compras devueltas, anuladasy rescindidas, se utiliza Excel para registrar cada uno de ellos de acuerdo al formatoestablecido y explicado en la parte correspondiente de esta guía.

• Una vez completado el llenado de los registros, se realiza la exportación desde Excel a unarchivo en formato .txt.

• Si el archivo en formato .txt contiene errores de formato o de cálculo, aparecerán losmensajes para la debida corrección al momento de presentar la declaración.

• Con el archivo en formato .txt se procede a ingresar al E-tax2 con el RUC y NIT y presentarla declaración.

Breve descripción del proceso

Preparar el archivo en Excel

No se permite lo siguiente:

• Ampliar las columnas ni filas

• Resaltarlas

• Agregar formulas

• Utilizar comas en las cifras o montos

• Poner títulos

• Cuadricular

• Poner símbolos a los valores

• Dejar espacios

• Después del guión de los RUC no puede haber ceros, ni espacios

• No justificar, centrar, ni mover a la izquierda o derecha

La única columna que se puede cambiar el formato a texto es la C

En el archivo de Exell no se permite lo siguiente:

En la primera columna (columna A del archivo de Excel) se indica el tipo de

persona a la cual se le está efectuando la retención.

Solamente se permite un dígito.

Se coloca la letra N si es persona natural.

Se coloca la letra J si es una persona jurídica.

Se coloca la letra P si es extranjero.

Ejemplo de un archivo

En la segunda columna (columna B del archivo de Excel) se coloca el número

de R.U.C. que es el registro único de contribuyente.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Indicar el Registro Único de Contribuyente con el cual se identifica la persona a la

cual se le efectúa la retención. Cuando se trate de tipo de persona Extranjera el

mismo debe corresponder al número de pasaporte, si es una persona natural y de

ser jurídico se deberá indicar el número que lo identifica tributariamente en

Panamá o el país de origen.

En la tercera columna (columna C del archivo de Excel) se coloca el número del

dígito verificador. Solamente se permiten dos dígitos.

Colocar el dígito verificador. Para pasaporte o identificación tributaria extranjera se

debe colocar cero “00”.

En la cuarta columna (columna D del archivo de Excel) se coloca el nombre o

razón social del contribuyente o proveedor a quién se le práctica la retención.

Solamente se permiten cien dígitos.

En la quinta columna (columna E del archivo de Excel) se coloca el número de la

factura o documento de respaldo que soporta la transacción, notas de débito,

notas de crédito.

El número de la nota de débito con el prefijo ND-

El número de la nota de crédito con el prefijo NC-

En la sexta columna (columna F del archivo de Excel) se coloca el monto

gravado con el ITBMS.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.

Ejemplo de un archivo

En la séptima columna (columna G del archivo de Excel) se coloca el ITBMS

causado.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.

En la octava columna (columna H del archivo de Excel), detalla el objeto de la

retención.

Solamente se permite un dígito. Se elige un número del uno al siete para

especificar a qué hecho obedece la retención practicada.

(1), por servicios profesionales al Estado y la retención será el 100% del ITBMS.

(2), por venta de bienes y servicios al Estado y la retención será el 50% del

ITBMS.

(3), para pagos o acreditaciones a no domiciliados o a empresas constituidas en el

exterior y la retención será el 100% del ITBMS.

(4), para pagos o acreditaciones por compra de bienes y servicios y la retención

será el 50% del ITBMS.

Ejemplo de un archivo

(5), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de

crédito y la retención será del 2% de las transacciones realizadas.

(6), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de

crédito y la retención será del 1% de las transacciones realizadas.

(5 y 6 transitorio hasta diciembre 2016)

(7), para pagos a comercios afiliados a sistemas de tarjetas de débito y tarjetas de

crédito y la retención será el 50% del ITBMS. (A partir de enero 2017)

En la novena columna (columna I del archivo de Excel) se coloca el ITBMS

retenido.

Solamente se permiten veinte dígitos.

Es el resultado de multiplicar el campo ITBMS Causado con la tasa de retención

aplicable de acuerdo al Objeto de la Retención reportado.

Los registros identificados con el prefijo ND- corresponden a valores positivos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de débito.

Los registros identificados con prefijos NC- corresponden a valores negativos del

monto gravado ITBMS, producto de notas de crédito y devolución.

Nota de redondeo

Los valores numéricos que permiten dos decimales deberán serredondeados con la siguiente regla:

• Si el valor numérico del tercer decimal es menor que cinco, sedeberá mantener el valor del segundo decimal.

Ejemplo No.1 : ITBMS 7% =15.21 x 7% = 1.0647ITBMS Causado= 1.0647

Resultado = 1.06

• Si el valor numérico del tercer decimal es mayor o igual quecinco, el segundo decimal se deberá incrementar una unidad.

Ejemplo No.2 : ITBMS 7% =84.05 / 2 = 42.025ITBMS Causado = 42.03 (depósito al Tesoro Nacional)

Diferencia del ITBMS = 42.02 (pago a Proveedor)

A continuación una gráfica ejemplo de cómo debería quedar su archivo Excel.

Se debe recordar grabar el archivo de Excel con las retenciones practicadas durante el mes.

EXPORTACIÓN A .TXT

Una vez que el documento en Excel esté guardado en su computador, se debe guardar

nuevamente pero con el formato txt. Déle click a “Archivo”, escoja “Guardar como”, y se

guarda en la carpeta que usted elija. En este ejemplo, estamos guardando el archivo en“Mis documentos”.

Al darle click en “Mis documentos”, se despliega la siguiente ventana. Y para cambiar el

formato a txt, damos click en la flecha verde.

Se guarda con el nombre: RUC-AÑO-MES (1-1-1-2016-02)

Se cambia el “Tipo” del archivo escogiendo “Texto (delimitado por tabulaciones) (*.txt).

Y se da click a “Guardar”.

Si aparece el mensaje: ¿Desea seguir utilizando este formato? Déle click a “Sí”.

El documento guardado en el formato .txt debe aparecer en su computador de la

siguiente forma para que se pueda presentar la declaración de retención,

formulario 4331.

CORRECCIÓN EN CASO DE ERRORES

Para poder presentar el formulario 4331 se ingresa a la página web dgi.mef.gob.pa a

través de su RUC y NIT. Para enviar la declaración 4331 se deben seguir los pasos

indicados en el manual del E-tax2.

Si aparecen mensajes de error al momento de enviar el formulario 4331, se debe

corregir el archivo en Excel y después, vuelva a grabar el archivo en formato .txt

para poder presentar la declaración de retención.

Una vez corregidos los errores en el archivo de Excel, se debe volver a grabar el

archivo en el formato. txt, como ya se ha explicado en la sección Exportación a .txt

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!