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GUÍA PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN CON FINES
DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS.
Código: GU-DC-006 fecha: 30/06/2021 Versión: 01
PROCESO Docencia
Guía para los procesos de autoevaluación con
fines de acreditación de programas
académicos.
Dirección Académica
Aseguramiento de la Calidad
Abril de 2021
GUÍA PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN CON FINES
DE ACREDITACIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS.
Código: GU-DC-006 fecha: 30/06/2021 Versión: 01
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Contenido
Presentación 6
1. Apreciación de condiciones iniciales 8
2. Autoevaluación 9
2.1 Preparación 10
2.2 Recolección de indicadores/evidencias 15
2.3 Sesiones de autoevaluación 16
2.4 Informe de autoevaluación 17
3. Evaluación externa por pares académicos 18
4. Evaluación final del Consejo Nacional de Acreditación (CNA) 19
5. Conclusión del Ministerio de Educación Nacional (MEN) 19
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Figuras
Figura 1. Etapas para la acreditación 7
Figura 2. Dinámica de evaluación de los factores definidos por el CNA 9
Figura 3. Etapas del proceso de autoevaluación 10
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Tablas
Tabla 1. Modelo de cronograma de autoevaluación 14
Tabla 2. Ejemplos del tipo de información que se requiere en los procesos de autoevaluación 15
Tabla 3. Escala de gradación de juicios 17
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Anexos
Anexo 1. Guía 01 Trámite de acreditación en alta calidad de programas académicos e instituciones
de educación superior 7
Anexo 2. Modelo carta de intención acreditación programas 8
Anexo 3. Acuerdo CESU 02 de 2020 8
Anexo 4. Guía 02 Apreciación de condiciones iniciales de programas académicos e instituciones de
educación superior 8
Anexo 5. Guía 03 Autoevaluación de programas académicos e instituciones de educación superior9
Anexo 6. Comité de Autoevaluación 11
Anexo 7. Modelo de presentación para socializar el proceso de autoevaluación con estudiantes y
profesores. 12
Anexo 8. Lineamientos para la acreditación de alta calidad de programas académicos, CNA 2020 12
Anexo 9. Propuesta de esquema para desarrollar el modelo de ponderación. 14
Anexo 10. Cronograma de actividades 15
Anexo 11. Formato para matriz de indicadores/evidencias/soportes 15
Anexo 12. Encuestas para programas académicos 16
Anexo 13. Formato para informe de autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad 18
Anexo 14. Cuadros maestros del sistema SACES – CNA. 18
Anexo 15. Seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de programas académicos e
instituciones de educación superior 19
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Presentación
Esta guía contiene las orientaciones generales para desarrollar los procesos de autoevaluación con fines
de acreditación, en los programas académicos de la Universidad CES. Para su elaboración se tuvo en
cuenta, los documentos y normatividad existente en el país, la experiencia de la Institución en el tema
y las prácticas recomendadas por el Ministerio de Educación Nacional y el Consejo Nacional de
Acreditación.
Este documento tiene el propósito de orientar metodológicamente el proceso de autoevaluación con
fines de acreditación de programas académicos, de tal forma que, además de facilitar su comprensión
e implementación, permita garantizar rigurosidad y legitimidad académica. En tal sentido, se enfoca,
por un lado, en establecer un ordenamiento lógico y sistemático del proceso; y, por el otro, en lograr
una amplia y activa participación de la comunidad universitaria.
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Alta Calidad
Según el Acuerdo 02 de 2020, la Alta Calidad se refiere a las características que permiten reconocer
un programa académico o una institución y hacer un juicio, en el marco del mejoramiento continuo
y de su diversidad, sobre su capacidad de transformación, dada por la proximidad entre el óptimo
correspondiente al carácter del programa académico, y el modo en que presta el servicio público
de educación, los logros alcanzados y los impactos generados.
Acreditación en Alta Calidad
La acreditación es el acto por el cual el Estado adopta y hace público el reconocimiento que los
pares académicos hacen de la comprobación que efectúa una institución sobre la calidad de sus
programas académicos, su organización y funcionamiento y el cumplimiento de su función social.
A continuación, se detalla el procedimiento general de acreditación:
Figura 1. Etapas para la acreditación
Anexo 1. Guía 01 Trámite de acreditación en alta calidad de programas académicos e instituciones
de educación superior.
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1. Apreciación de condiciones iniciales
Visita que realiza el Consejo Nacional de Acreditación (CNA), la cual no constituye una evaluación
exhaustiva de la institución o de sus programas. Con la visita se pretende hacer consciente a la
institución sobre su estado en relación con las condiciones que le permitan adelantar, con
posibilidades de éxito, procesos de acreditación.
El propósito de la apreciación de condiciones iniciales es alcanzar una visión preliminar de la
dinámica y funcionamiento de la institución como un todo.
Dado que la Universidad CES cuenta con Acreditación Institucional, los programas académicos de
pregrado no requieren de la apreciación de condiciones iniciales. Para iniciar sus procesos de
autoevaluación basta con formalizar ante el CNA su intención, mediante carta del representante
legal en la que adjunte la información que permita dar cuenta de los aspectos previstos en el artículo
24 del Acuerdo 02 de 2020 del CESU y el cronograma donde se indique la fecha de envío del informe.
Anexo 2. Modelo carta de intención acreditación programas.
Anexo 3. Acuerdo CESU 02 de 2020.
Por el contrario, todos los programas académicos de posgrado deberán surtir la etapa de
apreciación de condiciones iniciales para la acreditación por primera vez, independientemente de
que la Universidad CES se encuentre acreditada.
En la solicitud de apreciación de condiciones iniciales, se requiere adjuntar la información
documental relacionada en las tablas 1 y 2 de la guía 02 del CNA. Ver anexo 4.
Anexo 4. Guía 02 Apreciación de condiciones iniciales de programas académicos e instituciones de
educación superior.
Nota: en el caso de los programas que cuentan con acreditación de alta calidad y van realizar el
proceso de renovación de este reconocimiento, no es necesario realizar el proceso de apreciación
de condiciones iniciales.
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2. Autoevaluación
Examen analítico, de carácter estratégico (orientado al cambio), coordinado por directivos y
académicos, pero con una amplia participación de la comunidad institucional, tendiente a
confrontar: lo que se declara, con lo que se hace, demostrando que lo que dice y lo que hace es de
alta calidad, por medio del mejoramiento continuo.
Figura 2. Dinámica de evaluación de los factores definidos por el CNA
Anexo 5. Guía 03 Autoevaluación de programas académicos e instituciones de educación superior.
La autoevaluación incluye cuatro (4) etapas, a saber:
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Figura 3. Etapas del proceso de autoevaluación
2.1 Preparación
2.1.1 Definición de la estructura organizativa
Con miras a lograr eficiencia administrativa, y, al mismo tiempo, garantizar amplia participación de
la comunidad académica, se propone la siguiente estructura organizativa:
Equipo coordinador: Se sugiere esté integrado por el jefe del programa académico y uno o dos
docentes de tiempo completo que apoyen la gestión logística del proceso de autoevaluación.
Nota: este equipo siempre contará con la asesoría del Área de Aseguramiento de la Calidad.
Funciones específicas:
- Planear el proceso de autoevaluación.
- Validar los instrumentos de recolección de información (formularios, encuestas) propuestos por
el Área de Aseguramiento de la Calidad, o elaborar los que estime convenientes para el
programa.
- Gestionar el diligenciamiento de las encuestas o formularios.
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- Definir los criterios estadísticos para la recolección de información (diseño muestral: muestreo,
tamaño de muestra, población, censo…)
- Construir, con el apoyo del área de Aseguramiento de la Calidad, el archivo maestro de
indicadores/evidencias/soportes.
- Coordinar la ponderación de factores y características.
- Recoger y consolidar la información acordada en el archivo maestro de
indicadores/evidencias/soportes.
- Coordinar las sesiones de autoevaluación.
- Elaborar las versiones preliminares y definitivas de las actas de las sesiones de autoevaluación.
- Redactar el informe de autoevaluación.
- Planear y organizar la atención de la visita de pares académicos.
Comité de autoevaluación: Se propone que esté integrado por el jefe del programa académico
(coordinador general del proceso), dos profesores de tiempo completo, dos profesores de cátedra,
dos estudiantes activos (preferiblemente niveles intermedios), dos egresados y un empleador.
Pueden participar invitados especiales, de acuerdo con los temas que se considerarán para la
evaluación.
La información sobre los integrantes del Comité, debe plasmarse en el formato definido por el
aplicativo SACES – CNA, el mismo que se anexa a continuación:
Anexo 6. Comité de Autoevaluación
Funciones específicas:
- Ponderar los factores y características del CNA
- Calificar y proponer acciones de mejoramiento para cada una de las características.
- Aprobar el informe de autoevaluación.
2.1.2 Conocimiento y estudio de las guías del CNA
El CNA actualizó el modelo de Acreditación y dispone documentos y guías que orientan los procesos
de autoevaluación con fines de acreditación de los programas académicos. Estos documentos se
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han ido refiriendo a lo largo de este documento, los cuales contienen el marco filosófico, los
procedimientos y requisitos para la acreditación, así como los componentes de la evaluación.
2.1.3 Definición de mecanismo de sensibilización y comunicación
Se trata de una estrategia de comunicación que permita a la comunidad académica participar en el
proceso, entender sus alcances e implicaciones y ser parte de él. Como mínimo, se deberían realizar
las siguientes actividades:
- Reunión(es) con profesores y estudiantes del programa para dar a conocer el modelo de
autoevaluación y su cronograma de actividades. A continuación, se anexa un modelo de
presentación para la(s) reunión(es):
Anexo 7. Modelo de presentación para socializar el proceso de autoevaluación con estudiantes
y profesores.
- Reunión(es) para socializar los resultados del proceso de autoevaluación.
Nota: esta actividad, idealmente, debe realizarse con el apoyo del Área de Aseguramiento de la
Calidad.
2.1.4 Ponderación de factores y características
Colombia cuenta con una gran diversidad de instituciones de educación superior: confesionales,
públicas, privadas, grandes, medianas, pequeñas, con énfasis en la investigación, con énfasis en la
docencia, entre otras; en contraste, los lineamientos para la acreditación del CNA son únicos y
aplican para todo tipo de instituciones.
Anexo 8. Lineamientos para la acreditación de alta calidad de programas académicos, CNA 2020.
En medio de esa gran diversidad de instituciones y lo complejo que resulta medir la calidad con
lineamientos que aplican a todas por igual, la ponderación de factores y características es el
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mecanismo de diferenciación de especificidades, el instrumento por medio del cual las instituciones
y programas las hacen evidentes, le dan su impronta, su ADN a la evaluación.
En términos muy simples, ponderar significa asignar pesos porcentuales a los factores y
características del CNA, de acuerdo al proyecto específico del programa que se esté evaluando.
Así, por ejemplo, si una institución o programa tienen un énfasis especial en la investigación, en la
repartición del 100% entre los factores y características, a los temas de investigación se les debe dar
mayor participación porcentual sobre los demás.
A continuación, se listan la síntesis de criterios que deben orientar la ponderación de factores y
características:
- La ponderación se define con base en la visión, misión y valores institucionales; debe reflejar
las prioridades en el quehacer institucional (función social o Misión) y la búsqueda de los
objetivos trazados (visión y planes de desarrollo). En el caso de los programas, adicionalmente,
las ponderaciones deben reflejar las particularidades del proyecto educativo específico.
- Las ponderaciones no se deben definir basándose en la intención de resaltar las fortalezas y
minimizar las debilidades.
- La ponderación debe ser decidida antes de emitir los juicios y las calificaciones. Esto con el
propósito de evitar la tentación de asignar mayores o menores ponderaciones de acuerdo a los
resultados de la evaluación.
- La ponderación no reduce lo cualitativo a lo cuantitativo, razón por la que debe estar
justificada -en todo caso-.
- “Desagregar en exceso de detalle las características de los grandes factores portadores de
calidad definidos por el CNA puede desvirtuar el proceso de ponderación en tanto lo que se
busca es identificar el peso relativo o valor de los aspectos gruesos y fundamentales que dan
cuenta de la calidad de un programa o una institución. Una excesiva discriminación, y por ende,
la ponderación se constituye en una escala casi interminable de grises que no contribuye a la
definición de planes de mejoramiento” 1
A continuación, se sugiere una metodología de ponderación, basada en procesos, la misma que se
corresponde con el enfoque de gestión que la institución ha venido implementando.
1 Miryam L. Ochoa, 2005
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Anexo 9. Propuesta de esquema para desarrollar el modelo de ponderación.
2.1.5 Definición del cronograma de autoevaluación
Se sugiere el siguiente esquema, el cual puede variar dependiendo de la metodología de trabajo
acordada.
Tabla 1. Modelo de cronograma de autoevaluación
Actividades Mes
1 Mes
2 Mes
3 Mes
4 Mes
5 Mes
6 Mes
7 Mes
8 Mes
9 Mes 10
Preparación
1 Conformación del comité de autoevaluación
2 Conocimiento y estudio de las guías
3 Definición del cronograma de trabajo
4 Ponderación de factores y características
Recolección de evidencias
5 Elaboración de archivo maestro para identificar los indicadores que deben ser recolectados
6 Diseño y/o validación de instrumentos
7 Aplicación de los instrumentos
8 Recolección de indicadores documentales y estadísticos
9 Sistematización de evidencias y elaboración de materiales para las sesiones de autoevaluación
Sesiones de autoevaluación
10 Sesiones de autoevaluación
Informe de autoevaluación
11 Redacción del informe de autoevaluación
12 Socialización de resultados con estudiantes, profesores, egresados y empresarios
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Nota 1: el anterior esquema debe plasmarse en el formato definido por el aplicativo SACES – CNA, el
mismo que se anexa a continuación:
Anexo 10. Cronograma de actividades.
Nota 2: dados los tiempos del CNA para atender las solicitudes de acreditación, en la Universidad
CES se ha establecido que el informe de autoevaluación para la renovación de la acreditación, se
presentará con 13 meses de anticipación al vencimiento de la resolución de acreditación.
2.2 Recolección de indicadores/evidencias
Para el desarrollo de la autoevaluación se requiere disponer de información documental,
estadística y de opinión, suficiente, confiable, válida, transparente y pertinente, que permita hacer
un juicio sobre el cumplimiento de las características de calidad.
Tabla 2. Ejemplos del tipo de información que se requiere en los procesos de autoevaluación
Documentos Estadísticas Opiniones
PEI Reglamentos Estatutos PEP Información institucional y del programa
N° de estudiantes N° de graduados N° de profesores (TC, MT y HC) Tasa de deserción Publicaciones Investigaciones Recursos Movilidad Entre otros
Temas sobre los que se indaga: calidad, suficiencia, pertinencia, vigencia, aplicación, entre otras, de los procesos y servicios académicos y administrativos. Ejemplo: la opinión de estudiantes y profesores, sobre la calidad de los recursos bibliográficos.
Para la recolección de la información, el punto de partida consiste en elaborar un archivo maestro
de indicadores/evidencias/soportes, instrumento en el que se hace un inventario de la información
que se considerará en el proceso de autoevaluación.
Anexo 11. Formato para matriz de indicadores/evidencias/soportes.
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Esta información se debe clasificar y analizar, para extraer los elementos claves, y construir los
siguientes dos materiales:
- Archivo en Word con los indicadores/evidencias por característica. Estos documentos
constituyen el acervo probatorio del proceso de autoevaluación; a su vez, son la base para la
elaboración de las presentaciones que se emplearán en las sesiones de autoevaluación.
- Presentaciones en Power Point u otro recurso tecnológico, por característica para las sesiones
de autoevaluación.
Para el caso de los indicadores/evidencias de opinión (resultados de encuestas), si el tamaño de la
población objeto de estudio es inferior a 30 (casi siempre aplica para: directivos, empleadores,
personal administrativo del programa), se sugiere emplear instrumentos cualitativos para
obtenerlas (talleres, entrevistas, grupos focales, entre otros).
Se sugieren los siguientes formatos para encuestas:
Anexo 12. Encuestas para programas académicos.
Nota: si el coordinador del proceso de autoevaluación lo considera necesario, está en libertad de
emplear otros instrumentos.
2.3 Sesiones de autoevaluación
Completado el proceso de recolección, organización y procesamiento de la información, el Comité
de Autoevaluación procede a su interpretación y a la emisión de juicios sobre el grado de
cumplimiento de las características.
La emisión de juicios, puede realizarse con o sin la intermediación de equivalentes numéricos, lo
fundamental es la argumentación, privilegiando el consenso del grupo, y las evidencias que la
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respaldan. Por esta razón, es necesario realizar actas de las sesiones, las mismas que se
constituyen en el principal insumo para la construcción del informe final.
Para la emisión del juicio sobre el grado de cumplimiento de los elementos del modelo de
autoevaluación, se acoge una escala de gradación, como sigue:
Tabla 3. Escala de gradación de juicios
Grado de cumplimiento Valor de gradación numérica Valor porcentaje
Se cumple plenamente 4,5 – 5,0 90 - 100
Se cumple en alto grado 4,0 – 4,4 80 - 89
Se cumple aceptablemente 3,5 – 3,9 70 - 79
Se cumple insatisfactoriamente 3,0 – 3,4 60 - 69
No se cumple ≤ 2,9 0 - 59
Nota 1: las sesiones de autoevaluación son el centro de todo el proceso. Son el espacio en el que el
colectivo académico, en estricto sentido, realiza autoevaluación.
Debe tenerse en cuenta que el juicio sobre la calidad del programa académico hace referencia a las
evidencias de avances efectivos alcanzados al momento de la autoevaluación, en relación con cada
característica; es decir, que para esta calificación no deben considerarse como avances los planes
de mejoramiento y propósitos de implementación previstos a futuro.
2.4 Informe de autoevaluación2
Es el documento que sintetiza los resultados del proceso de autoevaluación; debe contener, en
forma sintética, el resultado de los análisis y los juicios sobre el cumplimiento de las características
y la apreciación global de cada factor y estar acompañado de todos los anexos necesarios para
efecto de la verificación de la información contenida en el informe y que soporta los juicios de
calidad del programa, así como la metodología y los criterios utilizados en la construcción de los
juicios (Idealmente, no debe superar las 100 páginas).
2 Tomado de la guía de procedimiento CNA N°3, del 2013.
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Nota 1: para el caso de los programas que van a presentar proceso de renovación de la acreditación
de alta calidad, el informe debe enfocarse hacia la descripción de los cambios que se hayan generado
desde el informe de autoevaluación anterior. De esta forma, deberán hacerse visibles las acciones
realizadas para el mantenimiento de las fortalezas y resaltar la efectividad de los planes diseñados
para lograr el mejoramiento en los puntos señalados como débiles.
Nota 2: el informe de autoevaluación debe ceñirse al siguiente formato:
Anexo 133. Formato para informe de autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad.
Adicionalmente, de manera simultánea con la elaboración del informe, se deberán diligenciar los
siguientes cuadros maestros que el Sistema SACES – CNA solicita.
Anexo 144. Cuadros maestros del sistema SACES – CNA.
3. Evaluación externa por pares académicos
Conduce a la elaboración de un juicio sobre la calidad del programa, en atención a su organización,
su funcionamiento y el cumplimiento de su función social. Dicho juicio es acompañado de
recomendaciones para el mejoramiento.
Concluida la visita, los pares entregan su informe al CNA, el mismo que posteriormente es dado a
conocer a la institución para realizar las precisiones y aclaraciones pertinentes. Esta parte del
proceso es denominada “comentarios del Rector” y es de vital importancia dado que los informes
de los pares pueden presentar inconsistencias que afecten el proceso de acreditación.
Asimismo, en esta etapa se realiza la evaluación de los pares y del proceso, evaluación que es tenida
en cuenta por el CNA para el mejoramiento del sistema.
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4. Evaluación final del Consejo Nacional de Acreditación (CNA)
Se da a partir de los resultados de la autoevaluación y de la evaluación externa, tomando en cuenta
los comentarios que el Rector haya realizado al informe de los pares. Es el CNA quien recomienda
al Ministerio de Educación Nacional otorgar, o no, la acreditación o la renovación de la acreditación,
según sea el caso.
5. Conclusión del Ministerio de Educación Nacional (MEN)
Finalmente, el Ministerio de Educación Nacional expedirá el acto de acreditación, con base en el
concepto técnico emitido por el Consejo Nacional de Acreditación. La acreditación será otorgada
por períodos de 6, 8 o 10 años, los tiempos de la acreditación serán determinados por el Consejo
Nacional de Acreditación, dependiendo del grado de consolidación, sostenibilidad e impacto del
programa académico.
Con el propósito de evidenciar el compromiso institucional con el mejoramiento continuo, el
Consejo Nacional de Acreditación llevará a cabo un seguimiento y evaluación de los planes de
mejoramiento establecidos por las instituciones y los programas académicos como resultado del
proceso de acreditación en alta calidad. La evaluación se realizará transcurrida la mitad del tiempo
de vigencia de la acreditación.
Anexo 15. Seguimiento y evaluación de los planes de mejoramiento de programas académicos e
instituciones de educación superior.
Si el programa no fuese acreditado, el Consejo enviará en el marco de la confidencialidad un
comunicado al Rector, con las recomendaciones que la institución podrá desarrollar mediante una
estrategia de mejoramiento de la calidad, que le posibilite la iniciación de un nuevo proceso, dos
años después de haber culminado el primero.
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