guía de microsoft ® access 2003 · relación trabajo. añadiendo campos: según se introducen los...
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Guía de Microsoft ® Access 2003
Elaborada por Ing° Angela Galea
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El entorno de diseño de la base de datos
Vamos a empezar creando una base de datos. Ya que estamos familiarizados con el listín telefónico, vamos a ver como lo "modernizamos" para que esté a la altura de esta nueva era llena de maravillas tecnológicas.
Para ello, inicializamos el programa.
Pulsamos “Inicio”, “Todos los programas”.
“Microsoft Office” y hacemos click sobre “Microsoft Access 2003”.
Esta es la vista del entorno donde vamos a trabajar.
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En la parte izquierda del panel de tarea de inicio nos conseguimos con “Crear un
archivo”. Le damos click.
Elegiremos la opción "Base de datos de Access en blanco" y pulsamos “Aceptar”.
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Aparece una ventana llamada "Archivo nueva base de datos". Nosotros vamos a bautizar a nuestra base de datos "Agenda Telefónica", y así lo escribimos en el cuadro "Nombre de archivo". A continuación pulsamos en el botón "Crear".
Creación de la primera tabla:
Se elige la opción "Crear tabla en vista de diseño".
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Surgirá la ventana de diseño de tabla
En la parte inferior izquierda podremos concretar más sus características
según se van definiendo la columna "tipo de datos".
Y por último, en la parte inferior derecha MS Access nos ayudará
contextualmente sobre los datos relativos a los campos que vamos a diseñar.
Vamos a empezar por diseñar nuestra base de datos en la columna de
“Nombre de campo”. Introduciremos el nombre que queramos para identificar
cada "campo" de nuestra tabla.
Nuestro Agenda telefónica va a tener los siguientes campos:
Nombre, Apellidos, Dirección, Población, Código Postal, Nº Teléfono,
Relación Trabajo.
Añadiendo Campos:
Según se introducen los nombres en la columna al salir de cada celda, ya
sea con la tecla “Retroceso”, con los cursores o con el ratón, veremos como en la
celda continua de la columna "tipo de dato" aparece por si solo la palabra "texto",
por ahora vamos a ignorarlo, y con el ratón seguiremos introduciendo cada
nombre de campo en su fila correspondiente
Así es como quedaría nuestra tabla con los campos nombrados
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Si nos situamos de nuevo en cualquiera de los campos que acabamos de
crear, veremos cómo la zona inferior izquierda muestra los siguientes datos que
corresponden a las propiedades del campo. Y que en la parte inferior derecha
surge un texto que nos explica algo sobre las características que nos pueden
ayudar.
En ella se visualiza que tenemos predefinidos ciertos valores.
Por ejemplo: "Tamaño del Campo" que tiene el valor "50", esto quiere decir
que el numero de caracteres máximo que podemos introducir será de 50, si
quisiéramos que un campo en concreto aceptara más o menos caracteres
solamente tendríamos que cambiar ese valor por otro más ajustado, por ejemplo
quizás en el campo “Dirección” necesitaríamos mas longitud.
Y por el contrario, es evidente que el campo “Nº de teléfono” no
necesitaríamos tantos, ni siquiera con todos los prefijos internacionales.
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En la segunda columna "Tipo de datos", se han definido por defecto todos
los campos como "Texto". Pero si pulsamos sobre alguno de ellos vemos como se
despliega una cortina con diversas opciones.
Vamos a seleccionar "Texto" para los cuatro primeros campos. Para “Código
Postal” elegiremos "Numérico" y le pondremos un "tamaño de campo" de 5
caracteres y para el campo “Nº de teléfono” también elegiremos "Numérico", y en
"tamaño de campo" pondremos 9 caracteres.
Añadiendo descripciones de campos a una tabla:
Finalmente la tabla quedará así.
La función de cada campo es evidente con solo leer su titulo, pero es
posible que alguna vez el nombre del campo no sea tan significativo. Por ejemplo,
la función de nuestro campo "Relación Laboral", es algo confusa, de él solo
sabemos que es un campo lógico "Si/No", pero eso nos aporta poca información.
Para tener más información tenemos la tercera columna.
La tercera columna está titulada "Descripción":
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En ella escribiremos la descripción de la función de cada campo, y será útil
cuando estemos utilizando la tabla y no recordemos por ejemplo si cuando
creábamos la tabla, teníamos en mente que el campo "Nombre" se refería solo al
primer nombre, o al segundo nombre, el formato de las iniciales o si incluía o no
los apellidos.
Así es como quedaría la tabla definitivamente, naturalmente cada uno podrá
escribir la información que crea más apropiada para recordar el motivo del campo.
Primero borremos el campo "Relación Laboral", el nombre técnico de la
operación es eliminar el campo. Hay dos formas de hacerlo, el primer paso es
común, pulsaremos en el selector de fila para seleccionarlo. Y para borrarlo
pulsaremos la tecla "Suprimir" o seleccionaremos la acción "Eliminar filas" del
menú "Edición", al que accederemos pulsando el botón derecho del ratón.
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La tabla quedará de la siguiente forma.
Para añadir el campo "Notas", lo haremos como siempre, situándonos en
una fila en blanco e introduciendo los datos tal como hemos aprendido
anteriormente.
La única diferencia es que en el tipo de datos elegiremos "Memo”..
Cómo modificar la estructuras de las tablas
En la columna descripción añadiremos la información necesaria que sirva
para comprender el motivo del campo.
Hemos creado el campo "Notas" al final de la tabla, pero podíamos haberlo
creado en cualquier otra posición, por ejemplo entre los apellidos y la dirección,
simplemente eligiendo la opción "Insertar fila" del menú edición, que activamos
con el botón derecho del ratón, tras situar el puntero en la fila correspondiente.
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MS Access insertará una fila en blanco encima de la fila seleccionada, o si
somos indecisos podemos probar con distintas combinaciones moviendo los
campos tantas veces como queramos simplemente haciendo click sobre el
selector y arrastrándolo a la posición deseada.
Guardar las tablas I:
Como guardar las tablas.
Una vez que tengamos creada la estructura vamos a aprender como
guardarlas adecuadamente.
Podemos hacerlo desde el menú "Archivo", con la opción "Guardar" o bien
pulsando el icono "Guardar"
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Cuando pulsemos se nos pedirá que introduzcamos el nombre, por defecto
nos sugerirá el nombre "Tabla1", pero nosotros podemos nombrarla como
queramos.
Surgirá esta ventana en la que se nos preguntará si queremos una "clave
principal".
La clave es un campo que se crea automáticamente y que funciona como
un "índice" cuya utilidad es imprescindible cuando queramos relacionar distintas
tablas.
Así es como quedará nuestra tabla, con la clave principal definida.
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La "clave principal" la reconocemos porque en el símbolo del selector
aparece el icono de una llave.
El nombre por defecto del campo "clave principal" es "Id", podemos
cambiarlo y renombrarlo al nombre que consideremos más apropiado. También
hay otra cosa nueva, el tipo de datos se define automáticamente a "auto
numérico".
Introducir datos en las tablas I:
Para introducir datos en una base de datos tenemos dos formas de hacerlo:
La primera es la opción formulario de la ventana base de datos, y la otra forma es
introducir datos a través de la "Hoja de datos".
Para ello, vamos a abrir la tabla desde la ventana "Base de datos".
Tenemos dos maneras de abrir la tabla, una es pulsando en el icono "Abrir" en la
ventana "Base de datos".
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Y la otra es utilizar la opción "Abrir" en el menú edición que se despliega con el
botón derecho del ratón sobre la "Tabla1".
Aparecerá una ventana como esta
Vemos los campos de nuestra tabla ordenados tal como los diseñamos en el
capitulo anterior, en los que vamos a introducir los datos para nuestra tabla.
Cada fila es un "registro". Un "registro" es un conjunto de datos que está
relacionado. Esto quedará más claro cuando vayamos rellenando los registros.
Los datos se introducen en la columna correspondiente, si en el espacio visible de
un campo no caben los datos que tecleas, MS Access desplaza a la izquierda el
texto para que sigas escribiendo. También se puede modificar la anchura de la
columna arrastrándola con el cursor
.
Vemos que en nuestra tabla recién creada todos los campos aparecen en
blanco menos los campos numéricos que por defecto aparecen con el valor cero .
El campo "Id" es un campo "autonumérico" eso significa que NUNCA
podremos introducir datos en ese campo, es un campo control de funcionamiento
interno para Access.
Introduciremos los datos como correspondan:
Nombre: Gabriela Apellidos: Briceño Notas: Es una compañera Dirección: la limpia Población : Solaris CP: 31141 Nº Telefono: 900101010
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Introduciremos cada dato en su columna. Al pulsar la primera tecla surge una fila sobre la ultima.
Al campo "Id" se asigna automáticamente un numero secuencial, según el orden
de introducción de los registros.
En el campo "Notas", a pesar de que hemos introducido todo el comentario, solo
se muestra una parte de él. Para leer el resto podemos pulsar dentro del campo y
desplazarlo con los cursores o bien, modificar la anchura de la columna ampliando
sus límites con el arrastrándolos con el ratón. O bien con la opción "Ancho de
columna" del menú edición, que surge al pulsar el botón derecho del ratón sobre
alguna columna.
En la siguiente ventana podremos escribir concretamente el ancho de la columna que deseemos
La otra manera es pararse en el campo que queremos ampliar mover el
cursor que se señala que tiene esta forma hacia la derecha.
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Para insertar nuevos registros hay dos formas.
La primera pulsaremos en el botón "Nuevo registro" de la barra de herramientas.
La segunda pulsando enter al final del último registro intro y se habilita una nueva
línea para un siguiente registro.
EDITAR UN REGISTRO
Los registros aparecerán ordenados en orden ascendente según la clave principal.
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Con la tecla F2 cambiamos del modo edición al modo desplazamiento. En el modo
edición modificamos el contenido de la celda sin tener que rescribirlo entero.
¿Cómo distinguimos el modo edición del de desplazamiento? Fácil. En el modo
desplazamiento la celda seleccionada se muestra resaltada, y además al pulsar
las teclas de movimiento de cursor lo que conseguimos es movernos a las celdas
adyacentes. Si pulsamos alguna otra tecla borramos todo el contenido de la casilla
y tendremos que escribirlo entero.
El modo edición lo distinguimos por que aparece el cursor en la casilla señalada.
Al pulsar las teclas de movimiento de cursor nos movemos en el interior de la
celda. Podemos modificar la información sin tener que escribirlo entero.
Otra manera es posicionarnos sobre el registro y borrar con la tecla
retroceso.
Con el ratón, pulsando sobre la casilla del campo que queremos modificar
entramos directamente en el modo edición. Para pasar de uno a otro campo
podemos pulsar el tabulador y después pulsar F2 para volver al modo edición.
En el modo “Edición”, podemos utilizar las opciones habituales de : copiar
(ctrl.+ C), mover, pegar (ctrl..+ V) y eliminar (ctrl. + X).
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Se pueden COPIAR varias columnas o filas tal como lo haríamos solo con una.
Primero señalamos con el ratón sobre el titulo de la columna o fila que queremos
marcar, pulsamos sobre él y después lo pegamos como lo hacemos habitualmente
Para eliminar un registro, señalamos la fila como ya sabemos y en el menú
“Edición” (lo obtenemos pulsando el botón derecho del ratón) elegimos la opción
"Eliminar registro". Tras pulsar en ella surgirá una ventana que nos pedirá
confirmación.
Atención, si eliminas algún registro desde esta opción después no se podrá
recuperar.
Sin embargo todos los cambios que hagas dentro de las casillas son totalmente
reversibles, si te equivocas o te arrepientes, no te preocupes, puedes recuperar el
dato pulsando el icono "deshacer" en el menú Edición
Hemos aprendido a introducir datos, a corregirlos, e incluso borrarlos. En el
próximo capítulo aprenderemos a utilizar las ventajas de las tablas de datos
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APRENDIENDO A UTILIZAR LAS TABLAS I:
Después de aprender a diseñar la tabla y de introducir y editar los datos, vamos a
comenzar a sacarle partido a nuestra base de datos.
Generalmente utilizamos las guías telefónicas para encontrar un Nº de teléfono,
pues vamos a estrenar nuestra tabla buscando un número de teléfono.
Situamos el cursor sobre cualquier registro de la columna apellidos y en Edición
pulsamos "Buscar". También podemos utilizar el atajo (ctrl. + B)
En el dialogo "Buscar y reemplazar" , tecleamos el apellido que queramos
localizar, y hacemos clic en "Buscar siguiente" y aparecerá el primer dato de la
tabla que coincida con la búsqueda.
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En el caso de que haya varias entradas con el mismo dato, seguiremos pulsando
en "Buscar siguiente" hasta que encontremos lo que buscamos.
En la ventana del dialogo vemos un botón "Mas>>", si pulsamos sobre el
podremos acceder a una ampliación de las opciones de búsquedas.
Pulsando en "Buscar en" se desplegara una cortinilla en la que podremos elegir
entre realizar la búsqueda en solo en el campo que tengamos señalado o bien en
toda la tabla.
En "Coincidir", podremos elegir si queremos que la cadena de búsqueda coincida
con todo, con parte o con el comienzo del campo.
Y por ultimo "Buscar", podemos señalar si queremos buscar en todo el campo o
solo entre los registros que estén por encima o por debajo de la casilla donde
tengamos situado el cursor.
Marcando la casilla "Mayúscula y minúscula" distinguirá Sánchez de SÁNCHEZ.
Y marcando "Formato" forzaremos que el dato coincida también con el formato.
En el mismo cuadro de dialogo de buscar vemos una pestaña titulada
Reemplazar".
.
Funciona exactamente igual que "Buscar" con el añadido de que ahora
tenemos un cuadro más, titulado "Reemplazar por".
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Otra caso podría ser el cambio de nombre de una calle, en vez de cambiar una a
una todas las direcciones, podríamos sustituir una dirección por otra fácilmente
con una sola acción.
Una cuestión importante es que si dejamos en blanco la casilla "reemplazar por",
eliminaremos el dato. Así que cuidado con esta funcionalidad, porque no se podrá
deshacerla con el botón Ctrl+Z.
En la ventana "Buscar", la opción "Buscar siguiente" Access busca la siguiente
ocurrencia del texto y sitúa el cursor en el siguiente registro que cumpla los
requisitos. Sin embargo en la venta "Reemplazar", la opción "Buscar siguiente"
MS Access busca el texto y si lo encuentra se activa el botón "Reemplazar".
Pulsando el botón "Reemplazar" MS Access sustituye la ocurrencia que fue
encontrada y en caso de que pulsemos "reemplazar todos" se sustituyen todas las
apariciones sin pedir confirmación.
Hay otra cosa más que podemos hacer con las tablas de forma sencilla, y que no
se puede hacer con una guía telefónica de papel, y esto es ordenar la tabla por
cualquier campo que deseemos. Y podemos hacerlo tanto "Ascendentemente"
como "Descendentemente". Esta opción esta en el menú edición que se obtiene
pulsando el botón derecho del ratón.
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Por defecto las tablas están ordenadas por el campo clave "Id"
Por ejemplo: podemos ordenar nuestra tabla alfabéticamente según el nombre, así
es muy fácil encontrar el dato que buscamos, simplemente recorriendo
alfabéticamente la lista hasta llegar al registro buscado
Y así con todos los campos, incluidos los campos "dirección" y "Nº Teléfono".
CONSULTAS
Pero Access guarda herramientas mejores y más potentes para realizar
búsquedas. Una de ella es la consulta. ¿Qué diferencia hay entre una consulta y
una búsqueda?
La diferencia principal es que con la consulta solo aparece los registros que
estamos buscando, y de estos solo se nos mostraran los campos sobre los que
consultemos. Al contrario de lo que ocurría con las búsquedas, que lo que hacía
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era situar el cursor en el primer registro que buscábamos y nos los mostraba
dentro de la tabla al completo.
Vamos a crear una consulta desde "Vista de diseño", en la ventana de la base de
datos, para ello pulsaremos en la opción "Crear consulta".
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Vemos que surgen una serie de pantallas e iconos que no hemos visto antes que
pueden inducirnos a la confusión. Una vez que aprendamos las opciones
fundamentales veremos que no hay tal dificultad. Vamos a abordar este tópico tal
como lo hemos hecho con los anteriores, explicando cada punto según lo
necesitemos.
La ventana que está en primer término nos invita a que elijamos entre las tablas y
las consultas que existan. Como nosotros solo tenemos una tabla, pulsamos
directamente en "Agregar".
Y seguidamente "Cerramos" la ventana "Mostrar tabla", porque ya no la
necesitamos.
La ventana que está activa se titula "Consulta1"
Vemos que hay dos zonas claramente diferenciadas, la mitad superior se
denomina "Zona de datos" y en ella se muestra los campos de la tabla que esta
activa, a través de la barra de desplazamiento podemos ver el resto de los campos
de la tabla.
La mitad inferior se llama "Zona de consulta", y en ella especificaremos las
condiciones de la consulta que queramos realizar.
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La zona consulta se compone de una cuadricula, vamos a verla detalladamente
con un ejemplo: ¿Cuál es el teléfono de George?
Lo primero es saber qué campos queremos que nos muestre el resultado.
Nosotros necesitaremos los campos "Nombre", "Apellidos", y naturalmente el "Nº
de teléfono". Así que tendremos que elegir al menos estos tres. Podemos hacerlo
de dos formas, buscándolos en la tabla de la "Zona de datos".
O en la "Zona de consulta" pulsando en la fila campo, eligiendo un cada campo
por cada columna de entre todos los que se despliegan. En esta imagen se verá
más claro.
Hemos dicho que queríamos una consulta para averiguar el teléfono de George,
así que debemos señalar los campos: Nombre, apellidos y teléfono.
Automáticamente se asignan los valores "Tabla1" para la fila "Tabla", porque
tenemos solo una tabla activa, en caso de que tuviéramos mas de una,
deberíamos elegir una de entre ellas. Los campos que seleccionemos
manualmente aparecerán marcados con la opción "Mostrar".
En la fila "Criterios", introduciremos el dato que conocemos y por el que
queremos realizar la búsqueda, deberemos introducirlo en la columna del campo
al que pertenezca, de nada serviría preguntar por "George" en la columna "Nº
Teléfono"
Una vez que tengamos la consulta creada, la "Zona de consulta" tendrá esta
apariencia.
Para ejecutarla pulsaremos en el icono "Ejecutar".
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y el resultado será este:
Podemos querer visualizar todos los demás campos, una forma es ir asignándolos
uno a uno en cada columna, como ya hemos aprendido. Pero MS Access tiene
una manera más sencilla, utilizando el valor asterisco "*".
Para ello tenemos que introducir manualmente los criterios para los campos que
deseemos especificar, y en la última columna, en la fila "Campo" elegimos el valor
"Tabla1.*". Atención, si elegimos la opción ver toda la tabla "Tabla1.*", tendremos
que quitar las marcas de las casillas "Mostrar" para que los demás campos no
salgan duplicados
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CERRAR ,GUARDAR , BORRAR Y EDITAR CONSULTAS.
Cuando hayamos terminado de trabajar con la consulta podemos cerrarla como lo
hacemos habitualmente en Windows: pulsando el icono del aspa
o bien "Cerrar" en el menú "Archivo"
Si no lo hemos antes, al cerrarla Access nos preguntara si deseamos "Guardar" la
consulta. ¿Qué utilidad tiene guardar una consulta que ya hemos realizado?. Fácil,
si en algún momento los datos han cambiado podemos volver a realizar la
consulta que tenemos guardada con un solo click.
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Se cierra automáticamente.
Cada vez que abrimos una consulta, MS Access la ejecuta automáticamente en
función de los datos que contenga la tabla en este momento. Es decir que no
importa los cambios que hagamos en la tabla, cada vez que ejecutemos la
consulta, obtendremos siempre los datos actualizados.
Puede que consideremos que no necesitaremos mas una consulta en concreto,
podemos borrarla fácilmente o pulsando la tecla "Suprimir" una vez que tengamos
la consulta seleccionada. O también pulsando en el icono "suprimir" de la ventana
"Base de datos"
Aunque, en vez de borrar y crear múltiples consultas, es mucho más cómodo
modificar las consultas existentes para que se ajusten a nuestras necesidades
actuales. Es muy sencillo. Pulsando el icono "vista de diseño", teniendo
seleccionada la consulta que queramos modificar, se nos abre instantáneamente
la consulta en la ventana de diseño que ya conocemos.
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INFORMES
Es posible que queramos tener un registro físico de ello en papel. Quizás
queramos tener una copia impresa para analizarla más cómodamente o para
enviársela a alguien, o simplemente para guardarla en el cajón del escritorio.
Aparece esta nueva ventana
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Nos muestra una venta como esta. En el asistente.
En la lista desplegable. Seleccionamos Tabla 1.
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Con este botón se insertan los campos requeridos
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Referencias Bibliográficas:
1. http://www.aulafacil.com/Access/CursoAccess/CursoAccess.htm
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