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ERP: situación actual y tendencias
Gonzalo Grau
ÍNDICE
•T1 El Sistema de Información de la empresa
•T2 Componentes del Sistema de Información
•T3 El SI soporte a la Planificación, act. y control
•T4 El SI como soporte a las decisiones
•T5 Sistemas de Información Interorganizativos
•T6 Planificación y diseño del SI
•T7 Planificación estratégica y Ventajas Competitivas
•T8 Implantación del plan de TI y cambio organizativo
•T9 Seguridad, aseguramiento calidad y auditoría
•T10 ERP. Situación actual y tendencias
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3
ERP: actualidad y tendencias
Índice
1. Introducción
2. Selección ERP
3. Gestión proyecto implantación
4. Papel empresa consultora externa
5. Tendencia
4
ERP: actualidad y tendencias
Introducción
1. Introducción Definición
Características generales
Análisis tipos de necesidades Implantación
1. Introducción
5
ERP: actualidad y tendencias
Definición ERP
Sistema de Planificación de Recursos y Gestión de la Información que, de una forma
estructurada, satisface la demanda de necesidades de la Gestión Empresarial
E
R
P
nterprise
esource
lanning
Programa de software integrado que permite a las empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente un negocio / organización en todos sus ámbitos
1. Introducción
6
ERP: actualidad y tendencias
Proceso de Puesta en Marcha
Planificación de Sistemas
Soporte de Sistemas
Implantación de Sistemas
Diseño de Sistemas
Análisis de Sistemas
¿Qué necesitamos?
¿Qué problemas aparecen en el
funcionamiento?
¿Qué características debe tener el programa?
¿Qué opción elegimos?
¿Cómo se implanta el programa?
1. Introducción
7
ERP: actualidad y tendencias
Contenido ERP
Módulos básicos / elementales
Módulos adicionales / opcionales Necesidades concretas de la organización
Módulos a medida
Tecnología cliente / servidor (escalable)
Base de datos propia / estandarizada
1. Introducción
8
ERP: actualidad y tendencias
Módulos administrativo-financieros Módulos de Gestión Operativa
Contabilidad General Contratos
Tesorería Servicios
Clientes / ventas Producción
Proveedores / compras Proyectos
Existencias / almacenes Recursos
Activos fijos Nóminas
RR HH
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ERP: actualidad y tendencias
Áreas funcionales
Sales Force Automation
Manufacturing
Distribution
Product Data Management
Repair Maintenance Overhaul
Accounting
original ERP
Synchronization
1. Introducción
10
ERP: actualidad y tendencias
ERP típico
11
ERP: actualidad y tendencias
Niveles ERP
Tipos programas Características empresa Características consultora
ERP máximo
nivel
Empresa de gran tamaño y
envergadura
Empresas muy
especializadas, con gran
cantidad de recursos (t y h)
ERP nivel medio Empresas de cierta envergadura
Pymes con necesidades específica
Empresas especializadas,
con recursos más limitados
Otros programas Empresas tamaño medio
Empresas tamaño pequeño con
necesidades muy estándares
Elegir programa estándar
Recursos muy limitados
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
ERP v.s. sw “a medida”
Sw “a medida” ERP estándar
Elevados costes económicos implantación Costes fijos de implantación (depende tamaño empresa)
Crear manuales y documentación soporte Existencia manuales, actualización constante
Mantenimiento y desarrollo a cargo pocas personas
Mantenimiento a cargo empresas extern.
Diseño depende tecnologías a utilizar Diseño estándar, indepentiente de la tecnología
Desarrollo depende cambios en necesidades de usuarios / departamentos
Cubre en su mayoría las necesidades de los usuarios
Freno a la modificación / actualización SI Sistemas de Información totalmente accesibles a los usuarios
Es posible que no exista un sw único Sistema integrado y completo, aunque vinculable a sw externo
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Situación actual / futura ERP
Actual/Pasado Existen empresas que desarrollan sw de tipo ERP Existen empresas que desarrollan SGBD Existen empresas que desarrollan S.Op. Existen empresas que implantan ERP como servicio
Futuro/Presente Pocas empresas que desarrollen sw tipo ERP,
SGBD, S.Op. Empresas instaladoras de TODO lo anterior, como
un paquete, con un valor añadido para el cliente
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Características generales sw ERP
Procesar transacciones generadas en cualquier departamento de la empresa
Papel clave en el control de resultados Informes para evaluar cumplimiento de planes Medida, seguimiento, información evolución
acontecimientos en la empresa Dar soporte a actividades básicas del negocio Dar respuesta a cambios en los procesos Permite solucionar gestión integral de todas las
áreas de una empresa Debe ofrecer alta adaptabilidad en la situación
específica de cada empresa
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Ventajas de la implantación ERP
Se dispone de una solución integrada Garantía actualización continua Permiten compartir las BD Trabajan en entornos cliente / servidor Agilizan procesos de trabajo al disponer de inf. rápida Disponibilidad / accesibilidad de datos Conectividad del sw Mejora calidad información ahorro Visualizar y gestionar el concepto empresa extendida Mejora gestión interna Compartir información mejorar conocimiento
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Analizar impactos ERP
en: Sistemas de trabajo / procesos de negocio Cultura de la empresa Planificación estratégica de la empresa Normas / procedimientos existentes Forma de obtener información Organigrama Relaciones con clientes, proveedores, etc.
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Aspectos necesarios éxito (I)
Evaluación previa / posterior de: Apoyo Dirección de la Empresa In/Formación usuarios / participación en implantación Estandarización procesos de negocio / aplicación Adaptar usuarios al programa Objetivos definidos previamente Objetivos alineados con estrategia de la empresa Traslado datos previos / plazo Plan de contingencias previo Recursos técnicos adecuados Experiencia de la consultora en producto / implantación
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Aspectos necesarios éxito (II)
Planificación previa al proceso implantación Jefe del proyecto / equipo implantación (de la empresa) Experiencia en SI / TI (responsable equipo) Conocer implantación real en empresa similar Software estable / bien desarrollado (estructurado) Escoger personal clave en la empresa para implantación No subestimar tiempos / recursos necesarios Software adecuado tamaño de la empresa Seguimiento posterior a la implantación
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Efectos implantación en las personas
Reducción / eliminación de tareas Reducción documentación en soporte papel Consistencia / integridad de la información Mejora calidad de la información Mejora disponibilidad / fiabilidad de la información Ayuda a la T.D. de los usuarios a cualquier nivel NO CUBRE EL 100% de las necesidades (adaptación)
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Evaluación necesidades (I)
Presupuesto Mantenimiento anual Coste actualizaciones futuras Existencia medios humanos / materiales funcionamiento Personal de la empresa especialista en SI / TIC Cambios en las funciones / sistemas actuales Hardware actual adecuado Perfil jefe del proyecto Impacto en trabajo usuarios Tiempo adicional personas implicadas Traslado de datos actuales (personas / tiempo)
Importacia:•Alta•Media•Baja
¿?
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Evaluación necesidades (II)
Necesidad ERP específico Programas / B.D. actuales a mantener Tiempo formación / pruebas + trabajo actual / nuevo Calidad datos antiguos a conservar / trasladar Cambio del sistema sin trabajo en paralelo Objetivos y mejoras nuevo sistema definidos Nivel seguridad datos Plazos / fecha de puesta en marcha Implantación ERP por módulos Coste actualización / nuevo hardware Coste personal adicional necesario puntual / permanente
¿?
1. Introducción
Importacia:•Alta•Media•Baja
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ERP: actualidad y tendencias
Fases
Planificación de Sistemas
Soporte de Sistemas
Implantación de Sistemas
Diseño de Sistemas
Análisis de Sistemas
Selección ERP
Implantación ERP
Puesta en marcha ERP
Cierre proyecto
1. Introducción
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ERP: actualidad y tendencias
Selección ERP
2. Selección ERP Valoración situación actual
Búsqueda nuevo ERP
Ofertas proveedores sw Pruebas / demostraciones Valoración ofertas Formalización contrato Selección hw
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Informe necesidades
Detallar lo que se quiere cambiar Requisitos válidos sistema actual Requisitos nuevo sistema Funciones nuevas no implantadas actualmente Funciones actuales a mejorar Necesidades información de cada área de la empresa Comunicar necesidades a proveedores sw
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Selección proveedores
Capacidad realización trabajo de: análisis y consultoría Implantación / trabajo de campo Programación / adaptación del programa Resolución problemas implantación
Para: ERP estándar / sin cambios procesos de la empresa ERP casi estándar / cambios procesos de la empresa Adaptar ERP / cambios procesos de la empresa
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Búsqueda nuevo ERP
Consulta revistas / publicaciones especializadas Consulta a otras empresas del sector Contratar una consultora para la búsqueda Utilizar Internet para buscar proveedores de servicios
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Solicitud ofertas
Contenido
Proveedor
1
Proveedor
2
Proveedor
3
Proveedor
4
Carta de solicitud
Instrucciones para cumplimentar oferta
Información general de la empresa
Cuestionario de evaluación
Detalle de costes
Requisitos del programa
2. Selección ERP
4 ↔ 8 solicitudes
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ERP: actualidad y tendencias
Pruebas / demostraciones
1. Reunión para conocer funcionamiento global del programa. Complejidad funcionamiento
2. Prueba con programa “demo” por parte de diversas personas de la empresa, probando todas las prestaciones
3. Reunión aclaratoria con proveedor para clarificar dudas
4. Visita a otras empresas que han implantado el sw
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Cuestionario a otras empresas
Plazos generales Capacidad respuesta proveedor en implantación Capacidad respuesta actual de la atención al cliente Plazos modificaciones / adaptaciones Nivel de apoyo prestado Experiencia proveedor en el sector Continuaría con el proveedor Capacidad técnica del proveedor Software fiable Coincidencia entre coste presupuestado y coste final
¿?
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Dossier oferta proveedor
Datos resumidos empresa proveedora ERP Datos empresa consultora implantadora Objetivos y alcance del proyecto Descripción propuesta ERP Descripción adaptaciones necesarias Descripción implantación Contenido y organización del proyecto Planificación global del proyecto Resumen condiciones económicas Detalle referencias de otras empresas Especificaciones técnicas módulos a adquirir
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Valoración ofertas (I)
2. Selección ERP
Costes Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4
Coste consultoría
Coste sw por módulos
Coste licencias
Otros costes implantación
Coste mantenimiento anual
Coste actualización anual
Coste total
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ERP: actualidad y tendencias
Valoración ofertas (II)
Otras preguntas: Desviación coste real Coste nuevo hw Coste modificaciones del resto sw Adecuación ERP Experiencia proveedor en sector
Capacidad financiación proyecto
Metodología de implantación utilizada
Grado de confianza del proveedor
Plazos Soporte técnico Valoración opiniones de otras empresas
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Formalización contrato
Definir responsabilidades proveedor en la instalación Recoger en contrato todos los aspectos pactados Revisar contrato por asesor legal Revisar contrato por personal SI / TIC Definir necesidades hw y responsable Especificar todo tipo de costes Especificar condiciones de la garantía Especificar propiedad intelectual de las modificaciones
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Selección hw
Seguir especificaciones del fabricante de sw Prestaciones servidor / ordenadores usuarios Analizar posibilidad futuras ampliaciones Sistema abierto / sistema propietario Experiencia proveedor hw Verificar funcionamiento hw respecto ERP
2. Selección ERP
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ERP: actualidad y tendencias
Gestión proyecto implantación
3. Gestión proyecto implantación ERP Herramientas gestión proyectos
Control gestión riesgos
Éxito en la implantación ERP Traspaso de datos
3. Gestión proyecto
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ERP: actualidad y tendencias
Herramientas gestión proyectos
Documentar por escrito alcance proyecto Plan de trabajo detallado
Tiempo (duración) Responsable Plazo
Informes de situación Diario de problemas Reuniones del proyecto Detalle de cambios / modificaciones del proyecto
Responsable autorización
Documentos del proyecto
3. Gestión proyecto
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ERP: actualidad y tendencias
Control gestión riesgos proyecto
Control riesgo global del proyecto ¿qué pasa si no se alcanzan los objetivos?
Control gestión del cambio Resistencia al cambio por parte de la empresa Cambios dentro del proyecto
Control calidad del proyecto Medidas preventivas a priori (aseguramiento) Medidas a posteriori (control)
3. Gestión proyecto
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ERP: actualidad y tendencias
Éxito implantación ERP
La Dirección entiende alcance implantación ERP La Dirección participa y lidera el cambio La Dirección se implica en el ERP No considerar el proyecto como sólo informático Entender / conocer los procesos y sistemas actuales Comunicación eficaz en la selección / implantación Relación fluida entre Jefe y equipo del proyecto Formación usuarios en el nuevo sistema Planificación de la integración ERP con otras aplic. Control del proyecto Tener en cuenta los procesos clave de la empresa Priorizar necesidades frente a costes
3. Gestión proyecto
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ERP: actualidad y tendencias
Traspaso de datos
Analizar estructura datos a traspasar Identificar todos los campos que necesita el ERP Traspaso automático + carga manual nuevos datos Controla exactitud / totalidad traspaso Definir reversibilidad datos:
Bloquear sistema antiguo
Trabajar en paralelo
Plazos de los traspasos: Todos a la vez (o los más importantes)
Por módulos
3. Gestión proyecto
BIG BANG
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ERP: actualidad y tendencias
Papel empresa consultora externa
4. Papel empresa consultora externa Funciones empresa consultora externa
Plan de implantación: metodología
Datos organización proyecto Cuestionario calidad implantación ERP
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Tipos empresas
4. Consultora externa
Implantación directa Consultoría Implantación indirecta
Fabricante sw
Implantadora ERP
Consultoras
+
implantadoras
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ERP: actualidad y tendencias
Funciones principales
Preparación del proyecto Diseño del proyecto Realización del proyecto Preparación del programa Puesta en marcha
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Plan de implantación
Selección sw propuesto Sistema de implantación Análisis funcional Confección requerimientos finales Diseño del programa Puesta en marcha / arranque ERP Soporte posterior
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Datos organización proyecto (I)
Funciones equipo proyecto: Comité del proyecto
Aprobar contenido Aprobar presupuesto Dotar medios materiales / humanos Revisar situación proyecto Aprobación y control de cambios
Jefe del proyecto de la consultora Control y coordinación
Jefe del proyecto de la empresa Responsable operativo
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Datos organización proyecto (II)
Equipo consultora: Jefe del proyecto
Consultor funcional
Consultor técnico Analistas Programadores
Equipo empresa: Dirección general Jefe del proyecto
Responsable de SI / TIC
Usuarios avanzados
Resto usuarios
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Datos organización proyecto (III)
Recursos a aportar por la empresa: Servidor dedicado para desarrollo / explotación ERP Equipos de usuarios para trabajar con ERP Conexión a red local Espacio físico para el equipo de trabajo Acceso a comunicaciones externas Tiempo disponible componentes equipo trabajo empresa Participación usuarios en tareas programadas Dedicación exclusiva / prioritaria del Jefe del proyecto
4. Consultora externa
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ERP: actualidad y tendencias
Cuestionario calidad implantación
Presentación del producto Análisis requerimientos Demostraciones Alternativas de financiación Formación Soporte en la implantación Errores asumidos Capacidad de resolución de problemas Atención a usuarios Adecuación asesoramiento para valorar sw y hw
4. Consultora externa
•Bien•Normal•A mejorar
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ERP: actualidad y tendencias
Tendencias
5. Tendencias Posición actual en el SI de la empresa
Conexiones entorno
5. Tendencias
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ERP: actualidad y tendencias
Posición dentro de los SI
datos conocimientoinformación
MIS MIS DSS, EIS DSS, EISEDPEDP DW, ESDW, ES
ERP
5. Tendencias
50
ERP: actualidad y tendencias
Conexiones entorno
5. Tendencias
ERP CRM
SIOproveedores
SIOclientes
Clientes
Proveedores
Evolución ERP
51
ERP: actualidad y tendencias
ERP
ERP + BI
+ CPM +GRCERP +
BI +CPM
CPM
: Corporate Perform
ance Managem
ent
GR
C: G
overnance, Risk m
anagement,
and Com
pliance
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