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Gestionar Información y Conocimiento (GIC): la experiencia de la Biblioteca Antonio Enríquez

Savignac (BAES)

Óscar Carballo Puc

Mérida, Yucatán. 07 de marzo de 2014. XX Reunión de Bibliotecarios de la Península de Yucatán

Apunta a la satisfacción de los usuarios y las usuarias.

Responde a la exigencia de satisfacer las necesidades de información tanto de la comunidad como al entorno al que pertenece.

Implica alcanzar la mejora continua a través de productos y servicios de Información de Calidad.

Calidad en las Bibliotecas

La Biblioteca Antonio Enríquez Savignac

Creada junto con la Universidad del Caribe en el 2000.10,293 títulos.30,082 volúmenes.1,048 metros lineales de estantería2,847 usuarios internos.

Servicios Préstamo interno y a domicilio.Reserva.Apartado.Catalogación 24 horasVisitas guiadas. Consulta especializada.Taller de encuadernación.

Tecnologías de la Información

Portal de la Biblioteca:http://biblioteca.ucaribe.edu.mx

Acceso al Catálogo en línea.Acceso a la Biblioteca Virtual.Buzón de Calidad (comentarios y/o sugerencias).

Suscripción a alertas.Recursos electrónicos y links.Sistema Janium.Redes Sociales.

AntecedentesPrincipios del siglo XX Precursora la Biblioteca universitaria.

Surge la necesidad de contar con mecanismos e instrumentos para identificar las necesidades y expectativas de los usuarios y las usuarias.

Las Tecnología de la Información y las Comunicaciones (TIC) transformado la manera en que las Bibliotecas se relacionan con sus usuarios y ofrecen sus servicios.

Proceso Gestionar Información y Conocimiento

Uno de los procesos más grandes del Sistema de la Gestión de la Calidad de la Universidad del Caribe.

Certificado bajo la Norma ISO 9001:2008.

Ligado a la misión de la Biblioteca.

Alcance: «A toda la comunidad universitaria y a la organización, con una participación predominante del Departamento de la Biblioteca»

GIC

Desarrollo de colecciones

- Selección y Adquisición por Compra de Material Bibliográfico.- Suscripción y Renovación a Revistas Impresas (incluye bases de datos).- Conservación y Reparación del Material Bibliográfico.

Sistematización del acervo

Formación de usuarios

Servicio a los usuarios

- Préstamo a Domicilio.- Préstamo Interno.- Apartado de Libros.- Reserva de Libros. - Consulta Especializada.- Actualización del Portal Web de la Biblioteca. - Gestión de Material Bibliográfico en Tránsito.

- Catalogación del Material Bibliográfico

- Inducción a la Biblioteca (Curso Vive tu Biblioteca)

Proceso Gestionar Información y Conocimiento

Requerimientos básicos

Manual del Proceso GIC:

a) Lista de Documentos Controlados

(garantiza vigencia).

b) Lista Maestra de Registros de Calidad

(evidencias).

c) La Lista de Distribución de Documentos

(regular).

d) Un Historial de Cambios y Mejoras.

e) Objetivo.

f) Alcance.

g) Cartografía relacional de cada

subproceso

h) Indicadores

i) Recursos

j) Procedimientos.

Medidas llevadas a cabo por la BAESParticipación sustancial de todo el Staff de la Biblioteca y el Departamento de Calidad.

Liderazgo: repartir equitativamente las cargas definidas.

El análisis del actuar del personal; preguntarnos: ¿qué hacemos diariamente? y ¿para qué?

Instrumentos de gestión bibliotecaria como es el uso de las minutas.

Medidas llevadas a cabo por la BAES

Definición de las estrategias y los objetivos hasta la implantación de las actividades (procedimientos).

Indicadores: ni tan sencillos ni tan complicados sino fáciles de alcanzar.

Contar con un Manual.

Un cambio significativo en la filosofía de la Biblioteca.

No solo es poseer buenas prácticas, sino “crear confianza en la capacidad de los procesos, en la calidad de los servicios y una base para la mejora continua“ (Hernández, 2000).

Adoptar el concepto de Cultura de la Calidad.

Entender que no se evalúan a las personas sino a los procedimientos.

Ejercicio de auditorías internas y externas para examinar los procedimientos y los servicios.

Implicaciones

Cartografía relacional

Registro de Calidad

LogrosLa satisfacción de los usuarios y las usuarias.

El fortalecimiento de las buenas prácticas. Reconocimiento Institucional

Los esfuerzos de trabajo de los bibliotecarios y la bibliotecarias transformados en servicios de información de Calidad.

La mejora continua.

RecomendacionesCon el objeto de mejorar los servicios bibliotecarios: ₋ Desarrollar cursos de autocapacitación para la

atención y mejora de los servicios. ₋ Difusión del material por los diferentes medios de

comunicación (correo electrónico, carteleras físicas y digitales, redes sociales, emisora institucional (si se cuenta con ello), portal Web de la Biblioteca.

₋ Realizar actividades culturales. ₋ Hacer hincapié a los usuarios y las usuarias nuevo

ingreso sobre los materiales y servicios.

Conclusiones

El adoptar un modelo de Gestión de la Calidad posibilita revisar el quehacer de una Biblioteca universitaria para adaptarse y responder a las necesidades cambiantes de los usuarios y las usuarias.

Representar un modelo referente y guía que da como resultado un proceso eficiente, estandarizado y normalizado.

¡¡GRACIAS!!

La biblioteca les espera… ustedes son

divulgadores y nuestra mejor carta de

presentación.

El conocimiento es tuyo:

¡Ven por él!