"gestión del conocimento ¿qué es eso? todas las claves del programa compartim", por...

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Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 24 de octubre de 2008

Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.

Gestión del conocimiento ¿Qué es eso?

Todas las claves del programa Compartim

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3

“ Defiende tu derecho a pensar. Pensar equivocándose es mejor que no pensar ”

Hipatia (355-415 dC)

Wikipedia

4

Tres historias...

5

1ª historia

6

Etienne Wenger

7

Hippie bug! © Shockie CC–BY–SA–2.0

8

9

Modelo de las comunidades de práctica (CoP)

Todos en la organización podemos contribuir con alguna cosaa la innovación.

An Innovation Competence Process Coming From Knowledge Management © Alex Osterwalder. CC BY 2.0

10

2ª historia

11

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En el modelo económico actual...

12

... el conocimiento es la variable clave

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13

... e Internet y TIC abaratan el coste de interaccionar

Aflicktion: Tempest in a Tea Pot © ocean.flynn. CC BY NC-SA 2.0 me on delicious network explorer © Noah Sussman. CC BY 2.0

14

... y podemos personalizar los servicios

stone faces © tanakawho CC BY 2.0

15

... para innovar todo tipo de productos y servicios

Imatge de l’article “Com innovar serveis a l’Administració” de Jordi Graells Costa a Escola Innovació. Butlletí de la funció directiva núm. 1. Barcelona: EAPC, nov. 2007

“ Innovation is using the ordinary in extraordinary ways”

16

3ª historia

17

Había una vez una organización...

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18

donde los procesos no eran nada sencillos…

Scaffolding: Not just for construction workers anymore © kevindooley. CC BY 2.0

19

... había un modo de trabajar consolidado

Play Time Cubicles www.flickr.com/photos/stewf/393637283 © stewf. CC BY-NC-SA 2.0

20 SANY0315 www.flickr.com/photos/petezin/267835957 © petezin. CC BY-NC-SA 2.0

... y una estructura vertical

21

¿Había margen para la innovación?

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BY

2.0

Lideraje

Juicio

Intuición

Toma de decisiones

Responsabilidad

ConcienciaSeguridad de sí mismo

Trabajo en equipo

Creatividad

Implicación

RSS

22

El dilema era cómo llevar a la práctica las teorías del cambio: los planes de acción. Al

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3d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5

24

¡y en los contratiempos!

P1120669 Llenya. © calafellvalo. CC BY-NC 2.03d10 fm de vilafranca. © Baggio. Wikipedia. CC BY-SA 2.5

En lo

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y ac

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25

por la innovación

por el trabajo colaborativo

por la Administración 2.0

por la sociedad red

26

Ahora y aquí. ¿Qué podemos hacer?

Impulsar las condiciones básicas para innovar

27

El documento digital no es nunca definitivo. ¡Existe para crear nuevos!

28

1. Crear conocimientoEstrategias y creatividad

2. MezclarloCambios necesarios

3. CompartirloLicencias de difusiónabierta

29

Y volver a usar palabras un poco olvidadas

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BY

Co-creación

31

Licencias Creative Commons o disclaimers que faciliten el acceso a los contenidos públicos

Mezcla

Cd-rom. © Anton Peck. CC BY-NC-ND 2.0© Departament de Justícia. CC BY

32

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Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

Compartición

33

Escucha activa

3 Ears Bars © Adselwood. CC BY

34 Conversations silhouettes i Conversational Marketing © Brian Solis CC BY 2.0

Conversación

35

Interpretación del sentido

36

EncajePuzzle © batega. CC BY

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AtrevimientoMortal jump © Fábio Pinheiro. CC BY

38

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Personas

39Crowds © Mike PD. CC BY-NC

Comunidad

40

e-Catalunya para el trabajo colaborativo

Comunicación Blog

Gestión del conocimiento

Colaboración

41 http://compartim.socializame.com

Participación

42

Crear la red de personal innovador de la Administración

Organización de un congreso anual sobre gestión del conocimiento

Implicación directiva en la elaboración y la difusión de los productos de las CoP

CoP + tablero de anuncios = trabajadores más productivos y felices

Utilización herramientas síncronas para comunicarnos y respuestas inmediatas

Participación de la gente = ¡mina de ideas!

43

Y programar actividades que hagan más competitivos los empleados usando

recursos de la gestión del conocimiento

44

Las personas son la principal variablede las organizaciones en la sociedad red

Desarrollar los hábitos de innovar, emprender y colaborar

invirtiendo en herramientas colaborativasque propicien el aprendizaje y el conocimiento

Hacer más competitivos a los empleados programando formación y midiendo sus efectos en los resultados de la actividad

Las organizaciones necesitan fomentar

el conocimiento como principal fuente de valor

competitivo

45

¡Learning by working en el Departamento de Justicia!

¿A qué se dedican? Programa Compartim

46

Profesionales de Salud que aprenden trabajando

¿Y estos otros?

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Martí i Alba. © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

help desk © SlipStreamJC CC–BY–NC–SA–2.0

Waiting on a train © stevie withers CC–BY–2.0

Ben

efic

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48

¿Cómo introducir la gestión

del conocimiento en la Administración?

49

¿Dónde situar la gestión del conocimiento?

Quién tiene el conocimiento, qué valores nos distinguen de la competencia, gestionar el conocimiento de procesos clave para la organización, capturar y procesar el conocimiento explícito y el tácito. Comunidades de práctica

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Identificación de las competencias clavepara la organización y las específicas de cada grupo profesional. Con el mapa de competencias por objetivos.

Plan estratégico

Plan gestión del conocimiento

Plan estratégico de formación

50

Wikipedia

“ Aquellos que afirman que es imposible no deberían molestar a los que lo estamos intentando ”

Thomas Alva Edison ?

51

Programa Compartim de trabajo colaborativo

1. Inicio 2005

2. Desarrollo 2006 y 2007

3. Principales resultados 2008

© Departament de Justícia CC BY-NC-SA 2.0

52

Principales resultados 2008

53

Grupo de trabajo

Comunidad de práctica

e-moderador

Discusión

Productos

Difusión

Evaluación

15 comunidades

+ 250 integrantesactivos

+ 1.300 participantesTrabajo en líneaReuniones presenciales

Mapa de comunidades de práctica

54

15 175 Mediadores familiares

3030Asesores judiciales de adultos

25

8

12

12

6

12

8

12

25

11

12

18

25

Participantes directos

95

35

45

25

35

150

35

45

140

40

125

80

106

Número de profesionales

CoP

Trabajadores sociales

Dinamizadores lingüísticos

Archiveros judiciales

Bibliotecarios judiciales

Asesores judiciales de Justicia Juvenil

Educadores sociales de Justicia Juvenil

Mediadores de Justicia Juvenil

Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil

Educadores sociales de centros penitenciarios

Monitores artísticos

Docentes

Juristas criminólogos

Psicólogos

Las comunidades de práctica

55

Decálogo de la mediación comunitaria

Mediación y gente mayor

MediaciónMediadores familiares

Definición y automatización de la matriz de correspondencias entre las diferentes clasificaciones archivísticas actuales

ProtocolosArchiveros judiciales

Carta de servicios

Criterios sobre obsoletos y duplicados

MárquetingBibliotecarios judiciales

Consideraciones éticas en la intervención en el asesoramiento judicial

Buenas prácticasAsesores judiciales de Justicia Juvenil

Manual del educador social en los centros educativos

Buenas prácticasEducadores sociales de Justicia Juvenil

Criterios de restitución económica para las víctimas

MediaciónMediadores de Justicia Juvenil

Decálogos de actuación para profesionales de Medio Abierto

Trabajo con menores / Intervención

Viol. neonazi/Viol. doméstica

Profesionales de Medio Abierto de Justicia Juvenil

Criterios de atención individualizada

Seguridad vial

Educación afectiva y emocional

Atención a la diversidad

Buenas prácticasEducadores sociales de centros penitenciarios

Arte terapia

Derechos de autor (licencias de autor)

Recursos formativos

Didáctica del arte

Monitores artísticos

Análisis jurisprudencial

Flujo y proceso trabajo del jurista criminólogo

Rol del jurista como criminólogo

Buenas prácticasJuristas criminólogos

Banco de técnicas de trabajo

Indicadores de cambio

Entrevista clínica

Protocolo

Psicólogos

Productos 2008Productos 2007CoP

56

Base de conocimiento

Portal de conocimiento

Empleado

BibliotecaProductos

Experto externo

Artículosrelevantes

Píldorasde conocimiento

Píldorasde conocimiento

Píldorasde conocimiento

Comunidad de práctica

Flujo de producción de conocimiento

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Nombre del producto: La restitución económica a las víctimas

Breve descripción: documento que recoge las diferentes reflexiones acerca de la reparación económica de la víctima, la alternativa belga de fondo restaurativo y la responsabilidad civil en el proceso penal de menores.

Mejoras que aporta a la organización y/o problemas que resuelve: haber hecho aflorar un tema (la reparación económica a la víctima) que no se había trabajado bastante desde la promulgación de la Ley 5/2000, de responsabilidad penal del menor. Provocar el interés en la continuación del trabajo a un nivel más amplio: “el nivel de satisfacción de las víctimas con el programa de mediación y reparación”.

Indicadores para evaluar la aplicación: se podrá evaluar la aplicación del trabajo hecho a partir del análisis de los programas de reparación económica realizados en el año 2008. También se podrá saber a partir de ver la implicación y participación del colectivo en la encuesta a víctimas durante el año 2008.

Nivel de utilización para el colectivo: El tema económico es una alternativa a tener siempre en cuenta dentro del programa de mediación y reparación a la víctima.

Productos de conocimiento

58

14 soluciones a problemas en el 2007

59

27 nuevas respuestasy soluciones para

2008

60

61

... para ser usadas y aplicadas

en el lugar de trabajo

62

63

8th European Conference on Knowledge. Barcelona, 6-7 de septiembre de 2007

5th International Conference on Intellectual Capital, Knowledge Management & Organisational Learning. New York Institute of Technology. Nueva York, 9-10 de octubre de 2008

XIII Congreso del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública. Buenos Aires, 4-7 de noviembre de 2008

Knowledge Management Conference (National ProbationService England & Wales). Londres, 2 de diciembre de 2008

Proyección exteriordel programa Compartim

64

Preguntas que hacen pensar

65

Cómo surgióy cómo se

mantiene todo esto

66

Una creencia firme: entre todos podemos

ser mejores

67

Lo que yo séen mi contexto

68

Lo que túsabes en tu

contexto

69

Lo que sabemoslos dos

Lo que yo séen mi contexto

Lo que tú sabesen tu contexto

70

Lo que tu sabesen tu contexto

Creemos juntos

El trabajo colaborativo en la base de todo el proceso

Lo que yo séen mi contexto

Lo que sabemoslos dos

71

El trabajo colaborativo

Joc-Tantrix_fons-transparen © jordigraells. CC BY 2.0

72

Una pregunta clave

73

Una pregunta clave

A los empleados

¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro trabajo que ahora no tienen una soluciónsatisfactoria?

Crowd at SITA Open Source in Government Workshop at FOSS4G 2008 Conference © DanieVDM. CC BY 2.0

74

Una pregunta clave

A los jefes

¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más eficiente y productiva –y feliz– la organización?

at the court of TMG 07d © midorisyu. CC BY 2.0

75 Day 26--The pen(cil) is mightier than the sword © dieselbug2007 CC –BY –NC – 2.0

76

La ley de la participación humana en proyectos de innovación:

- 15% entusiastas

- 15% nunca participarán

- 60% a la expectativa

La respuesta

77 Tooled Flatty © flattop341 CC–BY–2.0

78

Metodología de E. Wenger

- Escuchar a la organización: identificar hot topics

- Apoyarse en un grupo de entusiastas

- Contar con un lideraje fuerte del grupo (e-moderador)

- Proveer de herramientas (presenciales y en línea) a demanda

- Orientación mixta a la producción de productos de conocimiento y de vertebración de la CoP

- Jornada de buenas prácticas final

Listen © shareski CC–BY–SA–2.0

El procedimiento

79

Las etapas

© Jesús Martínez CC BY 2.0

80

Inexistente

Mejora continua

Nivel de madurez /tiempoInicial

1

Conciencia

0

1

2

En progreso

Aplicacionesiniciales

Buenas prácticaspuntuales

2Avanzado

3

Concienciaciónplena

Herramientastecnológicasconsolidadas

Métricas

3

Consolidado

4

Integraciónorganizativa

Comparticiónmejores prácticas

Procedimientosconsolidados

Cambio cultural

4

Optimitzado

5

Práctica habitual

Procesos de GC integradostotalmente

Procesos de generación y gestión del capital intelectualinmersos en los procesosestratégicos

5

Etapas en la evolución de las CoP

81

1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.

2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan en ella.

3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto).

4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir).

5. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados.

6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales.

7. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.

1. Identificación

82

8. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y taxonomía (modulable y escalable).

9. Seguir valorando más las necesidades reales que la tecnología.

10. Delimitar las responsabilidades de cada participante de la CoP.

11. Introducir perfiles de representación/coordinación/difusión.

12. Vincular estructuras que puedan inyectar información a la CoP.

2. Diseño

83

13. Trasladar especificaciones funcionales en el área tecnológicabuscando aplicaciones.

14. Alinearlas con la madurez de la CoP, evitando una exclusiva sobredotación del sistema.

3. Construcción

84

15. Determinación de acciones piloto para contrastar su utilidad.

16. Consolidar la implantación antes de seguir haciendo nuevos requisitos puntuales.

17. Contar con apoyo tecnológico de tipo call center.

4. Implantación

85

18. Análisis de los resultados de los indicadores planteados.

19. Feedback y toma de decisiones.

20. Consideración de nuevos retos para las CoP.

21. Determinación del grado de evolución en la madurez de la CoP.

5. Mejora permanente

86

Balance 2008

87

No es la desconfianza (la gente quiere colaborar)

Barreras: mitos y realidades

88

No es la tecnología

- Cada vez más transparente.

- Cada vez más entendida como vehículo y facilitadora de una actitud / de unos valores previos.

Barreras

89

No es la formación

- Usuarios sin experiencias previas están trabajando de manera muy eficaz con las TIC.

Barreras

90

Barreras reales

- Estructuras organizativas rígidas

- Muy jerarquizadas

- Parcelas de poder

- Espacios acotados

- Escasa transversalidad

- Clima/ambiente laboral alterado

- Agendas sobrecargadas

Stonehenge Diciembre 2007 © La Taberna de Lippincott CC –BY –NC – 2.0

Wallabis du Jardin des Plantes © fredpanassac CC –BY –SA – 2.0

91

Factores clave

- E-moderador

- Ambiente laboral proinnovación

- Jefes sensibilizados

- Orientación a la realización de productos de rápida aplicación (y evaluación del retorno)

92

- Fomento de la cultura del compartir

- Acciones de formación y sensibilización:

- Formación de los e-moderadores

- Formación y sensibilización del colectivo laboral

- Sensibilización de la estructura jerárquica

- Política de incentivos

Factores que ayudan

93

Resumen de las principales

características del programa

94

MetodologíaPrograma Compatim de gestión del conocimiento en el Dept. de Justicia

1. Objetivo: Mejorar nuestra práctica profesional cotidiana, pudiendo disponer de la información y del conocimiento que necesitamos los profesionales en nuestro lugar de trabajo, aprovechando la experiencia de los compañeros. Aprendiendo del choque del conocimiento nuevo (aprendido haciendo) y el saber y experiencia que ya teníamos.

2. Fases del programa

3. Diseño organizativo

4. Herramientas:- Metodológicas

> Sesiones de buenas prácticas (benchmarking interno y externo)

> Comunidades de práctica- Tecnológicas

> Repositorio de conocimiento: intranet> Listas de distribución: lista de correo electrónico> Herramientas de trabajo colaborativo: e-Catalunya

Reunió programa © Departament de Justícia. CEJFE. CC BY-NC-ND 2.5

95

Indicadores para evaluar el programaIndicadores de actividad- Porcentaje de participación de los e-moderadores en el grupo e-moderadores (nº intervenciones de cada

e-moderador y nº de intervenciones totales en el grupo e-moderadores; por herramienta, por ejemplo) - Porcentaje de participación de los e-moderadores en su comunidad (nº de intervenciones de cada

e-moderador y nº de intervenciones totales de su grupo; por herramienta, por ejemplo) - Ratio nº de posts publicados en e-moderadores / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,

mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales) - Ratio nº de posts publicados en su comunidad / nº de actividades totales (nº de posts, documentos,

mensajes en el foro... publicados y nº de actividades totales)

Indicadores de producción- Nº de sesiones presenciales - Nº de productos elaborados/documentos producidos en las sesiones presenciales

Indicadores de impactoCuantitativos- Nº de casos análogos en los que se ha aplicado un protocolo, un procedimiento,

elaborado en el si de la comunidad de prácticas- Nº de profesionales que se han beneficiado del manual de buenas prácticas redactado por la

comunidad- Indicador de eficiencia económicaCualitativos- Dosier de historias de las personas a quien les ha mejorado su praxis profesional gracias a los

productos elaborados por la comunidad de prácticas- Opiniones de la estructura directiva

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2.0

96

Aportaciones del Programa Compartim

Aspectos más importantes:

1.Lista de control (checklist) para discriminar unidades que ofrecen garantías para ser comunidades de práctica (CoP).

2.Modelo de ciclo de vida de las CoP. Tipo de CoP.

3. Indicadores para cada estadio del modelo de ciclo de vida de las CoP. Clasificación de las CoP.

4. Factores críticos de éxito para el funcionamiento y supervivencia de las CoP en la Administración pública

97

ConclusionesLecciones útiles para proyectos de CoP en la Administración y demás organizaciones:

1. Es muy difícil que las comunidades lleguen a ser maduras ya que deben ser consecuencia de cambios culturales y de valoresmuy importantes, que en la Administración son particularmente lentos.

2. Los grupos de profesionales que trabajen en CoP deben estar exentos de conflictos laborales (salariales, procesos selectivos).

3. Participación de experto externo y formación sobre TIC y comunicación.

4. Fijar reuniones presenciales, que generen cohesión para poder trabajar en línea después, y política de incentivos pública.

5. Doble beneficio para la Administración. Por un lado, trabajo más productivo y de más calidad. Por el otro, el personal que participa en ellos tiene más compromiso institucional.

98

6. Afloramiento del talento oculto.

7. Impulso de los aprendizajes informales dentro de la organización.

8. Alfabetización informacional a los colectivos profesionales.

Conclusiones

99

Las personas interesadas en programas de gestión

del conocimiento en la Administración

nos encontramos en reuniones presenciales

trimestrales para poner en común nuestro

conocimiento y aprender de las

experiencias de los demás.

Alba © jordigraells. CC BY-NC-ND 2.0

100

Gràcies!¡Gracias!

Para seguir la actividad del programa Compartim:http://gestioconeixement.blogspot.com

Para documentación del programa (presentaciones, artículos...):www.slideshare.net/justicia

Jordi Graells jgraells@gencat.catJesús Martínez jmm@gencat.cat

Barcelona, 24 de octubre de 2008Aviso legalEsta obra está sujeta a una licencia Reconocimiento 2.5 de Creative Commons. Se permite la reproducción, la distribución, la comunicación pública y la transformación para generar una obra derivada, sin ninguna restricción siempre y cuando se citen a los autores (Jordi Graells Costa i Jesús Martínez Marín) y no se contradiga con la licencia específica que pueda tener una imagen y que es la que prevalece. La licencia completa se puede consultar en http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/es/legalcode.es.