gestión de proyectos planificación

Planificación

Curso de Dirección de Proyectos

Introducción

» “Los planes son sólo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo arduo.” - Peter Drucker

» “Mientras más tiempo destinemos a la planificación, menos tiempo necesitaremos destinar en la implantación.” - Tom Peters

» “Los planes son sólo buenas intenciones a menos que inmediatamente generen trabajo arduo.” - Peter Drucker

» “Mientras más tiempo destinemos a la planificación, menos tiempo necesitaremos destinar en la implantación.” - Tom Peters

Introducción

» “El cerebro, ante la falta de incertidumbre, se ofende”

» “El cerebro, ante el excedo de incertidumbre, se fustra” - Jorge Wagensberg

Debemos planificar para reducir la incertidumbre que paraliza, hasta el punto de no ofensa a los cerebros del Equipo.

» “El cerebro, ante la falta de incertidumbre, se ofende”

» “El cerebro, ante el excedo de incertidumbre, se fustra” - Jorge Wagensberg

Debemos planificar para reducir la incertidumbre que paraliza, hasta el punto de no ofensa a los cerebros del Equipo.

Introducción

» Existe evidencia convincente de que la planificación cuidadosa está fuertemente asociada con el éxito de los proyectos.

» El propósito principal de la planificación es establecer un conjunto detallado de directrices que permita al equipo de trabajo saber exactamente:

» Qué tiene que hacerse,

» Cuándo tiene que hacerse y

» Qué recursos tienen que estar disponibles.

» Existe evidencia convincente de que la planificación cuidadosa está fuertemente asociada con el éxito de los proyectos.

» El propósito principal de la planificación es establecer un conjunto detallado de directrices que permita al equipo de trabajo saber exactamente:

» Qué tiene que hacerse,

» Cuándo tiene que hacerse y

» Qué recursos tienen que estar disponibles.

Elementos de una Planificación

» Hitos: Son actividades que no tienen duración pero que marcan fechas clave del proyecto y objetivos parciales del mismo.

» Reuniones: Son hitos que corresponden a reuniones internas o con el cliente, que deben estar programadas lo antes posible.

» Tareas: Son las actividades a realizar en el proyecto para obtener los resultados esperados

» Personas: Encargadas de realizar cada una de las actividades

» Entregables: Elementos tangibles que se irán entregando a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

» Hitos: Son actividades que no tienen duración pero que marcan fechas clave del proyecto y objetivos parciales del mismo.

» Reuniones: Son hitos que corresponden a reuniones internas o con el cliente, que deben estar programadas lo antes posible.

» Tareas: Son las actividades a realizar en el proyecto para obtener los resultados esperados

» Personas: Encargadas de realizar cada una de las actividades

» Entregables: Elementos tangibles que se irán entregando a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Pasos para la Planificación

» 1. Identificación de tareas principales del proyecto descomponiéndolas hasta que se mantenga su carácter significativo

WBS

Work Breakdown Structure: Estructura de las tareas en las que se descompone el proyecto.

Pasos para la Planificación» 2. Establecer las relaciones de dependencia entre estas tareas. Las

precedencias pueden ser

» Ténicas (cimientos antes que la estructura).

» Procedimentales: determinadas por la políica y procedimientos de la organización (plan de calidad antes que el diseño detallado)

» Impuestas: vacaciones de personal , cierres de producción

Dependencias:

» FC (de Fin a Comienzo) – la más habitual

» CC (de Comienzo a Comienzo)

» FF (de Fin a Fin)

» CF (de Comienzo a Fin) – suele ser problemática

Pasos para la Planificación» 3. Estimar duración de las tareas según:

» Los recursos asignados

» Productividad de dichos recursos;

» Información histórica

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Paso Adelante

» Estimar la fecha más temprana para comenzar y terminar cada tarea

» Comenzando por la fecha de inicio del proyecto

» Estima la fecha de fin más optimista

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Paso Atrás

» Estimar cuales pueden ser las fechas mas retrasadas para el inicio y fin de cada tarea sin causar retrasos en el proyecto.

» Al calcular con la fecha de entrega por “paso adelante” se debe obtener a la misma fecha de inicio.

» Al calcular con la fecha de entrega esperada se obtiene la fecha límite para comenzar el proyecto

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Demora Total

»Diferencia entre las fechas calculadas con “paso adelante” y “paso atrás” para cada tarea

»Retraso máximo para una tarea sin retrasar sin afectar a la fecha de entrega del proyecto

»La demora total se comparte entre las tareas en una cadena. Si se emplea en una tarea ya no queda disponible para otras.l

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Demora Permisible

» Tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la agenda del proyecto

Algunos programas como MS Project pueden hacer los cálculos de forma automática

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Ruta Crítica

» Es la ruta más larga en el plan del proyecto, y delimita la fecha de entrega más temprana posible

Actividades Críticas

» Actividades que están en la ruta crítica y que no tienen demora permisible. Sus retrasos afectan al proyecto

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Optimización de la agenda

» Dirigir el esfuerzo de trabajo sobre las actividades de la ruta crítica

» Revisar la asignación de personas

» Modificar la Asignación

» Redistribuir a las personas

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Optimización de la agenda

» Dirigir el esfuerzo de trabajo sobre las actividades de la ruta crítica

» Revisar la asignación de personas

» Modificar la Asignación

» Redistribuir a las personas

Pasos para la Planificación» 4. Optimización

» Paso adelante

» Paso atrás

» Ruta crítica

» Reasignación de recursos

Optimización de la agenda

» Nueva Ruta Crítica

» Asignación más eficiente

» Reducción de la demora total

Gracias…y buena Suerte

Curso de Dirección de Proyectos

María Jesús Salido Rojomaria.salido@gmail.com