gestiÓn de proyectos noviembre, 2009 rev. 8 1 gestiÓn de cartera de proyectos alta direcciÓn...
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GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 1
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
ALTA DIRECCIÓN
CLIENTE
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
CLIENTE
* Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71)
INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO
INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO
SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO:
RECURSOS HUMANOSPLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
RECURSOS HUMANOS
INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS
EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS
EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS
ANÁLISIS DE RESULTADOSANÁLISIS DE RESULTADOS
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVASACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN SERVICIOS EXTERNOS
PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
3
PROPUESTAS DE MEJORA AL SGIPROPUESTAS DE MEJORA AL SGI
INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
INFORMES DE AUDITORÍAS
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOSPLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOSDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURANECESIDADES DE
INFRAESTRUCTURANECESIDADES DE RECURSOS
HUMANOSNECESIDADES DE RECURSOS
HUMANOS
RECURSOS HUMANOSINFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL
ALTA DIRECCIÓN
LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES
INTERESADAS
METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS
PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL
*
2
Cambios en el proceso
DIAGRAMA DE FLUJO
ASPECTOS GENERALES
MEDICIÓN DE EFICACIA
COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES
PUNTOS DE CONTROL
INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOSINTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS
DOCUMENTOS Y REGISTROS
EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO
EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTOPLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO
REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADOREGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO
SOLICITUD DE SUMINISTROS Y
SERVICIOS
SOLICITUD DE SUMINISTROS Y
SERVICIOS
ANEXO TÉCNICOANEXO TÉCNICO
SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS
SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS
INFORMES DE AVANCE
INFORMES DE AVANCE
EJECUCIÓNEJECUCIÓN
INFORMES TÉCNICOS PARCIALES Y FINAL Y
PRODUCTOS ESPECÍFICOS
INFORMES TÉCNICOS PARCIALES Y FINAL Y
PRODUCTOS ESPECÍFICOSDISEÑO
(cuando aplique)DISEÑO
(cuando aplique)
SEGUIMIENTO DEL PROYECTOSEGUIMIENTO DEL PROYECTO
PRODUCTO NO CONFORMEPRODUCTO NO CONFORME
REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
ANEXO TECNICO
REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL
ANEXO TECNICOCAMBIOS DE ALCANCE,
MONTO O PLAZOCAMBIOS DE ALCANCE,
MONTO O PLAZO
REVISIÓN DE PRODUCTOSREVISIÓN DE PRODUCTOS
SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS
(ORDENES DE FACTURACIÓN)
SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS
(ORDENES DE FACTURACIÓN)
PRODUCTO LIBERADO Y VALIDADOPRODUCTO LIBERADO Y VALIDADO
100% AVANCE DEL PROYECTO
100% AVANCE DEL PROYECTO
CIERRE DEL PROYECTOCIERRE DEL PROYECTO
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓNREGISTRO DE BAJAREGISTRO DE BAJAINFORME DE PROYECTO
CONCLUÍDOINFORME DE PROYECTO
CONCLUÍDO
RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
CONSTANCIAS DE ACEPTACIÓN O DISCREPANCIAS O CAMBIOS DE ALCANCE
BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS
SERVICIO INTERNO PRESTADO
SERVICIOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
ENTREGA DE TRABAJOS
INTFRAESTRUCTURA DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
SERVICIO DE LABORATORIO PRESTADO
1RECURSOS HUMANOSPERSONAL COMPETENTE
CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE
PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO
INTEGRACIÓN DE RESULTADOS
DEFINICIÓN DE PROYECTOS
Punto de control
Resultados intermedios
Entradas
Actividad
Salidas
Salidas planificadas
Proceso
Otras partes interesadas
Punto de control
Resultados intermedios
Entradas
Actividad
Salidas
Salidas planificadas
Proceso
Otras partes interesadas
ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE
ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 2
Objetivos de la calidad a los que contribuye:
a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico.
e) Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia.
f) Lograr y mantener en el personal una cultura de protección del medio ambiente.g) Mantener y mejorar la seguridad y salud de sus empleados.
Propósitos del proceso:
Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada y además, cumplir con el programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual.
Requisitos del MGI relacionados:
5.4.2 Planificación del SGI relacionado con los aspectos ambientales y la Identificación de peligros y evaluación de riesgos
6 Gestión de recursos7 Realización del producto8.1. a) Demostrar la conformidad del producto8.2.1 Satisfacción del cliente8.2.4 Seguimiento y medición del producto8.3.1 Control del producto no conforme8.4 Análisis de datos8.5.2 Acciones correctivas y preventivas
Inicio del proceso: 1ero. enero
Terminación del proceso: 31 diciembre
Responsables operativos: Jefe de Proyecto, Gerente, Director de División.
Responsable del proceso: Director de división técnica nombrado por el Director Ejecutivo
ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 3
[1] Cuando el cliente no conteste por escrito, el Director de División estimará la calificación.[2] Este indicador se puede calcular para proyectos individuales con objeto de análisis. Para calcular el índice de eficacia se calcula para todos los proyectos de la gerencia cuyo caso el costo presupuestado
inicial del anexo técnico es la suma de los costos presupuestados para los proyectos. Lo mismo aplica al costo real. En todos los casos se consideran únicamente costos directos.[3] Fecha de término del proyecto se define en el informe de proyecto concluido.
Periodo de evaluación anual
INDICADORDESCRIPCIÓN DEL
INDICADORCÁLCULO DEL INDICADOR
AMeta 90%
Porcentaje de los proyectos evaluados en los que el cliente considera que todas las expectativas fueron alcanzadas o rebasadas
Número de cuestionarios evaluados por el cliente sin expectativas no alcanzadas / Número de cuestionarios evaluados[1]
BMeta 60% Índice de costo[2]
No. proys con (costo real/costo programado) en rango de 0.8 a 1 / No. total de proys] X 100
CMeta 90% Índice de facturación
(Facturación real / facturación programada) * 100, evaluados para los proyectos concluidos en el periodo
DMeta 80%
Terminación oportuna de proyectos
(No. proys con (duración real/duración programada) en rango de 1 a 1.2 / No. total de proys) X 100
PONDERACIONES % CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO
Ponderación de la satisfacción del cliente (PSC) 40
Eficacia GP = PSC* (A / meta de A) + PIC * (B / meta de B) + PIF * (C / meta de C) + PTO * (D
/ meta de D)
Ponderación del índice costo (PIC) 20
Ponderación del índice de facturación (PIF) 20
Ponderación de la terminación oportuna de proyectos (PTO) 20
Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección.
MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO:
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 4
COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS:
DIRECTOR DE DIVISION:
• Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes• Haberse desempeñado como investigador autónomo• Experiencia mínima de 10 años en dirección de grupos de investigación• Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros• Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación• Liderazgo
GERENTE:
• Maestría en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes• Facilidad para hacer presentaciones técnicas• Habilidad para dirigir personal técnico• Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería• Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio
JEFE DE PROYECTO:
• Grado de licenciatura o superior• Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de
proyectos• Especialidad relacionada con el proyecto • Más de 40 horas de capacitación en los métodos de administración de proyectos en el IIE
INVESTIGADORES Y TÉCNICOS:
• Las competencias necesarias para el desarrollo del proyecto se verifican por proyecto F-01/P-COC-008
RESPONSABLE DEL PROCESO:
• Conocer el SGI, así como las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC-2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2008
• Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos
• Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 5
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:
Actividad Responsabilidades Autoridades
PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS
Distribuye los recursos a los proyectos
Gerente
Redistribuir los recursos de la gerencia en caso necesario Gerente
Solicita, en su caso la contratación de personal Autoriza la contratación de personalDirector División
Solicita, en su caso, la compra o servicio para la infraestructura necesaria Autoriza la compra o servicio
REALIZACIÓN DEL PROYECTO
PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO
Elabora el anexo técnico del proyecto y el registro de alta Jefe de Proyecto Aprueba el anexo técnico del proyecto Gerente
Revisa documentación del proyecto para su alta Gerente y Director de División Autoriza el proyecto Director División
EJECUCIÓN
Asigna las actividades del proyecto al personalJefe de Proyecto
Autoriza, en su caso, la contratación de personal, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto
Gerente, Director de
DivisiónSolicita si está prevista, la contratación, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto
Controla, en su caso, el bien suministrado por el cliente Jefe de Proyecto
Elabora, en su caso, el diseño Investigador Autoriza el diseño Jefe de Proyecto
Revisa y verifica el diseño Investigador
Realiza las AC, AP o correcciones necesarias en el proyecto Investigador
Revisa el seguimiento de AC o AP que se definan Jefe de Proyecto
Autoriza el informe trimestral Gerente, Director División
Elabora informe trimestral del proyecto y en su caso, realiza la reprogramación del proyecto
Verifica el avance físico y financiero del proyecto, en su caso, que la reprogramación del proyecto esté acordada con el cliente y que, en caso de requerir recursos adicionales, éstos sean consistentes con los recursos de la gerencia.
Gerente
Analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén atendidas con correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas según sea el caso
Director División
Elabora informes técnicos parciales o final Jefe de ProyectoAutoriza informes parciales Gerente
Autoriza informe técnico final Gerente, Director División
REVISIÓN DE PRODUCTOS
Revisa la conformidad del producto y en su caso, realiza su liberación. Jefe de Proyecto
Autoriza la liberación del producto y su entrega al cliente Gerente
Controla en su caso, el producto no conforme y define en su caso, AC o AP
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Realiza, en su caso, la reprogramación del proyecto y actualiza el anexo técnico del proyecto y el registro de cambios
Jefe de ProyectoAprueba anexo técnico del proyecto actualizado Gerente
Establece en su caso, nuevo alcance, monto y los términos para modificar el contrato original y elaborar un convenio adicional. Autoriza la documentación del proyecto modificado Director División
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 6
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:
Actividad Responsabilidades Autoridades
REALIZAC.
PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
Solicita la facturación del proyecto conforme a lo programado Jefe de Proyecto Autoriza la facturación Gerente, Director División
CIERRE DEL PROYECTO
Elabora Informe de proyecto concluido
Jefe de Proyecto
Autoriza el informe de proyecto concluido
Envía a la GED el registro de baja y la documentación para la baja del proyecto
Solicita el acta de entrega recepción
Encuesta rápida para el cliente
Envía cuestionario de evaluación del cliente Director EjecutivoAutoriza la baja del proyecto Director
EjecutivoRevisa documentación del proyecto para su baja Gerente Gestión de Proyectos
INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE
RESULTADOS
Realiza la evaluación de los proyectos Gerente
Calcula los parámetros de desempeño del proceso Gerente Gestión de Proyectos Autoriza los resultados del cálculo de parámetros de desempeño
Director de PyAT
ANÁLISIS DE RESULTADOS
Evalúa la participación del personal en los proyectosGerente
Autoriza la evaluación del personal en los proyectos Director División
Analiza resultados a nivel gerencia
Analiza resultados a nivel división Director División
Convoca y dirige las reuniones de su grupo de trabajo Responsable Proceso Propone al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso.
Responsable del Proceso
Analiza datos del proceso y calcular eficacia Responsable Proceso ,Gerente Gestión de Proyectos
Solicita información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE
Genera acciones correctivas y preventivas y da seguimiento para la mejorar el desempeño del proceso
Gerente, Director División, Responsable Proceso
Convoca a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño.
Revisa periódicamente el proceso, propone mejoras al proceso e implementa mejoras.
Gerente, Director División, Responsable Proceso Autoriza las propuestas de cambio del proceso para
presentarlas al Comité de Calidad.Estima la capacidad del proceso Responsable Proceso
Acuerda con los RP los cambios al proceso, cuando éstos afectan a otros procesos Responsable Proceso Aprueba cambios al proceso o del SGI Comité de
Calidad
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 7
PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL AMBITO INSTITUCIONAL:
Puntos de Control
Indicadores Método de cálculo o medición PeriodicidadProporciona la
informaciónCalcula los indicadores
Documentos de referencia
1Informes de avance
SPI (Índice de avance físico)
CPI (Índice de eficiencia en el costo)
SPI = Avance físico real / Avance físico programadoAvance financiero = Egreso / Presupuesto
CPI = SPI / Avance Financiero
TrimestralJefe de
Proyecto
Gerencia de Gestión de Proyectos
P-DE-006 Procedimiento
para la elaboración de
informes trimestrales
2Evaluación preliminar de los proyectos
Índice preliminar de satisfacción del cliente
Índice preliminar de resultados económicos
Proyectos con aceptación total / Proyectos terminados
Presupuesto ejercido / Presupuesto programado (Para proyectos terminados)
TrimestralGerentes y
Directores de División
Gerencia de Gestión de Proyectos
I-DE-004 Elaboración y autorización
del informe de proyecto concluido
3
Indicadores preliminares de eficacia del proceso (el periodo de evaluación es del 1ero. de enero a la fecha de evaluación)
% de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV)
Núm. de proyectos con SCV en el periodo de evaluación / Núm. total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación
TrimestralAsistente de la
dirección ejecutiva
Gerencia de Gestión de Proyectos
I-DE-003 Envío y
Recepción del Cuestionario
de Evaluación de Proyectos por parte del
Cliente
Eficiencia presupuestal(Relación de costo real / costo presupuestado ) *100
TrimestralGerentes y
Directores de División
Gerencia de Gestión de Proyectos
Sistema de información
presupuestal
Índice de facturaciónFacturación real / Facturación programada
TrimestralDirector de
administración y finanzas
Gerencia de Gestión de Proyectos
Sistema de información
presupuestal
Terminación oportuna de proyectos
(Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100
TrimestralJefe de
Proyecto
Gerencia de Gestión de Proyectos
P-COC-007
NOTA: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 8
Otros Procesos IIE GG DD
REVISA Y APRUEBA?
NO
SI
PLA
NEA
CIÓ
N D
E LA
GES
TIÓ
N D
E PR
OYE
CTO
S
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE
REALIZA LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS
RECURSOS HUMANOS
PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL (Investigadores)
DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 1
NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA
NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS
AJUSTA LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS
10
FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOSALTA DIRECCIÓN
LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES
INTERESADAS
METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS
INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL
EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO
EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 9
Otros Procesos IIE JP GG DD
AUTORIZA?NO
SI
PLA
NEA
CIÓ
N Y
FO
RM
ALI
ZAC
IÓN
DEL
PR
OYE
CTO
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO
ELABORA O ACTUALIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
ANEXO TÉCNICO REVISA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO
REGISTRO DE ALTA DEL PROYECTO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
AUTORIZA EL PROYECTO
REVISA Y APRUEBA LA DOCUMENTACIÓN DEL
PROYECTO
APRUEBA?SI
RECIBE EL REGISTRO AUTORIZADO Y EN SU CASO SOLICITA AMPLIACIÓN DE TECHO
PRESUPUESTAL
NO
REGISTRO DEL PROYECTO AUTORIZADO
2
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
SERVICIO INTERNO PRESTADO
(CONTRATO FIRMADO O EN TRÁMITE)
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
INTEGRACIÓN DE RESULTADOS
1
SERVICIO INTERNO PRESTADO
(ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL
Y CONTROL)
ANEXO TÉCNICO
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 10
ASIGNA ACTIVIDADES DEL PROYECTO AL PERSONAL
SI
¿ESTA PREVISTA LA CONTRATACIÓN DE
PERSONAL O CAPACITACIÓN
ESPECÍFICA PARA EL PROYECTO?
RECURSOS HUMANOSFORMACIÓN Y
CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
EJEC
UC
IÓN
3
NO
SI
RECIBE NOTIFICACIÓN DEL BIEN NO ADECUADO
SI
¿LOS BIENES SON
ADECUADOS?
NO
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO
ENTREGA DE TRABAJOS
¿REQUIERE SUMINISTROS Y SERVICIOS?
EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO
ELABORA SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOSSOLICITUD DE SUMINISTROS Y
SERVICIO
NO
SIPERSONAL COMPETENTE
BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE
ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE
SERVICIOS EXTERNOS
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
2
5
¿SUMINISTROS Y SERVICIOS
CONFORMES?
SI
NO
Cliente Otros Procesos IIE DD, GG JP Investigador
¿PROPORCIONA ALGÚN BIEN DE SU PROPIEDAD?
NO
SI
ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN
SOLICITUD DE CAPACITACIÓN
¿EXISTE DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO, ETAPAS
DE DISEÑO?
ELABORA DISEÑO, VERIFICA Y CONTROLA CAMBIOS AL DISEÑO
DESARROLLO DEL PRODUCTO
SI
NO
PLANEACIÓN Y DEFINICIÓN DE ENTRADAS PARA EL DISEÑO
4
¿AUTORIZA?NO
¿AUTORIZA?
NO
SI
PRODUCTO ESPECÍFICO Y SU DOCUMENTACIÓN
DISEÑO REVISADO Y VERIFICADO
SI
SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS
SERVICIO INTERNO PRESTADO
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 11
REV
ISIÓ
N D
E PR
OD
UC
TOS
DEFINE CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA
ACCIONES A TOMAR
¿EXISTEN DISCREPANCIAS?
RECIBE EL PRODUCTO
SI
6
NO
¿AUTORIZA?
NO
SI
6
Cliente Otros Procesos IIE GG JP INV.
7
ELABORA INFORMEINFORME DE AVANCE
REVISA EL INFORME
APRUEBA?
CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
PRODUCTO NO CONFORME
¿SE LIBERA?
NO
CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN
LIBERA EL PRODUCTOPRODUCTO LIBERADO
¿PERIODO PARA REPORTAR
AVANCE?
¿PRODUCTO ENTREGABLE AL CLIENTE?
VERIFICA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS
4
¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN?
4
NO
3
NO
SI
NO
SI
PRODUCTO REVISADO
SI
SI
NO
9
EJEC
UC
IÓN
SI
ELABORA INFORME Y ENTREGA DE PRODUCTO
INFORME TÉCNICO PARCIAL O FINAL
DISEÑO (cuando aplique)
ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
1
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 12
Otros Procesos IIE DD GG JP
SEG
UIM
IEN
TO D
EL P
RO
YEC
TO
6
SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
¿TERMINADO? ¿SE CUMPLEN CONDICIONES
DE PAGO?
SI
SOLICITUD DE FACTURACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE
INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE
PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS
AUTORIZA ORDEN DE FACTURACIÓN
ELABORA ORDEN DE FACTURACIÓN
100% AVANCE DEL PROYECTO
SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS (ORDENES DE
FACTURACIÓN)
NO
SI
NO
7
¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN?
¿MODIFICACIÓN DE MONTO O
PLAZO?
AJUSTAR PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO
REPROGRAMACIONES
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
DEFINICIÓN
ANEXO TÉCNICO ACTUALIZADO
NO
SOLICITA MODIFICACIÓN AL CONTRATO O UN NUEVO CONTRATO
CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO
NO
SI
SI
5
4
8
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 13
Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GGP DE
VERIFICA LA BAJA DEL PROYECTO
CIE
RR
E D
EL P
RO
YEC
TO
¿CORRECTA?NO SI
AUTORIZA LA BAJA DEL PROYECTORECIBE EL REGISTRO DE
BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO REGISTRO DE BAJA DEL
PROYECTO AUTORIZADO
GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS
INTEGRACIÓN DE RESULTADOS
FIRMA REGISTROREGISTRO DE BAJA
DEL PROYECTO
ELABORA INFORME Y REGISTRO DE BAJA
SI
REVISA INFORMES
APRUEBA?NO
INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO
9ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
TRÁMITE DE BAJA DEL PROYECTO
REVISA INFORME Y EL REGISTRO DE BAJA DEL
PROYECTO
REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO
AUTORIZA?NO
SI
9
8REVISA
CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
ACTA DE ENTREGA-
RECEPCIÓN
SOLICITA ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN
ENCUESTA RAPIDA PARA EL CLIENTE
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 14
Otros Procesos IIE RP GG DD GGPIN
TEG
RA
CIÓ
N Y
EVA
LUA
CIÓ
N D
E R
ESU
LTA
DO
S
INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS
EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS
INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO
RECURSOS HUMANOS
INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS
PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
ALTA DIRECCIÓN
MEDICIÓN Y ANÁLISIS
INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
39
INDICADORES PRELIMINARES DE EFICACIA DEL PROCESO
ANÁLISIS DE RESULTADOSIDENTIFICA
TENDENCIAS
¿HAY DESVIACIONES?
ACCIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA
CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS10
NO
SI
PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI
ALTA DIRECCIÓN
INFORMES DE AUDITORÍAS
ANÁLISIS DE RESULTADOS A NIVEL GERENCIA Y DIVISIÓN
ANALIZA INDICADORES
2
AN
ÁLI
SIS
DE
RES
ULT
AD
OS
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 15
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Actividad: PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Requisitos MGI: 6
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Distribución de recursos. Sistema de Información Institucional (E) Presupuesto de la gerencia en el SII
Necesidades de infraestructuraP-RM-103 Elaboración del programa anual de adquisiciones del IIE
(E) F-01/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a Inversión(E) F-02/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a Gasto
Necesidades de contrataciónP-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado
(E) F-01/P-RL-008 Presentación de Candidatos
Necesidades de capacitación P-COC-015 Elaboración, Ejecución y Seguimiento de los Programas Anuales de Capacitación por Áreas
(E) Programa de capacitación PROCAP
Actividad: REALIZACIÓN DE PROYECTO Requisitos MGI:6.2.2 d), 6.3, 7.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.1 a),8.2.1, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2
Planeación del Proyecto y Formalización (verificación y autorización)
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Anexo Técnico P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos
(R) F-02/P-COC-007 Anexo Técnico
Registro de proyecto autorizado (R) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto
Ejecución
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Solicitud de Recursos HumanosP-AJ-002 Contratación de servicios profesionalesP-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado
(E) F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionales(E) F-01/P-RL-008 Presentación de candidatos
Solicitud de suministros y servicios
P-RM-101 Procedimiento para adquisicionesM-AF-001 Manual de Normas Generales para las Comisiones Oficiales, los Viáticos y los Pasajes
(E) Solicitud de compra(E) Oficios de comisión
Notificación por escrito por parte del cliente (cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe)
P-COC-011Procedimiento para Controlar los Bienes Suministrados por el Cliente
(R) Nnotificación por escrito con acuse de recibido por el cliente cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe.
Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 16
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Ejecución
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Diseño y desarrolloP-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectosP-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo y de ser necesario, documento particular de cada área
(R) F-02/P-COC-007 Anexo Técnico (Elementos de entrada al diseño)(R) F-01/P-COC-020 Control del diseño, revisión, verificación, validación o el definido por el área(R) F-03/P-COC-020 Control de cambios al diseño o el definido por el área
Control de los dispositivos de seguimiento, medición y prueba
M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) o Documento particular de cada área
(E) Documento que demuestre la validez de los resultados previos cuando los equipos e instrumentos de medición no se encuentren calibrados(E) Certificado de calibración o documento de verificación del equipo
Informes de Avance P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales
(R) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyecto
Informes técnicos parciales y final y productos específicos
Guía para la elaboración, edición, registro y distribución de informes técnicos
(E) Informes técnicos parciales y final del proyecto
Revisión de productos
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Producto liberadoM-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) Documentos de inspección y prueba de las áreasP-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo
(R) Liberación de producto o F-02/P-COC-020 Liberación del producto(R) Constancia de aceptación del producto o su equivalente(R) Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición
Producto no conforme
P-COC-009 Procedimiento para el control de producto no conforme
(R) F-02/P-COC-009 Control de producto no conforme
P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas
(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva
Seguimiento del proyecto
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Reprogramación y actualización del anexo técnico
P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja Interna de los proyectos
(R) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado)
100% Avance del proyecto P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales
(E) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyecto (100% avance)
Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento
GESTIÓN DE PROYECTOS
noviembre, 2009 rev. 8 17
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO:
Seguimiento del proyecto
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Cambios de alcance, monto o plazoP-COC-008 Procedimiento para convenir, tramitar y formalizar propuestas técnicas
(E) Documento en donde se establece el nuevo alcance, monto y los términos en que será modificado el contrato original para la elaboración de un convenio adicional.
Ordenes de FacturaciónP-RF-006 Elaboración de facturas P-RF-153 Facturación interna de subcontratos internos
(E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato(E) Solicitud de orden de facturación externa con documentación de soporte(E) Orden de facturación externa autorizada
Cierre del proyecto
Informe de proyecto concluidoI-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido
(R) F-01/I-DE-004 Informe de proyecto concluido
Registro de bajaP-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos
(E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja)
Acta de entrega- recepciónP-COC-021 Elaboración de Acta-Entrega Recepción y Encuesta Rápida para el Cliente
(R) F-01/P-COC-021 Acta de entrega-recepción o su equivalente
Encuesta rápida(E) F-02/P-COC-021 Encuesta rápida al cliente sobre la satisfacción, creación de valor y grado de innovación
Actividad: INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS Requisito MGI: 8.4
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Indicadores de eficacia del proceso
M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI)
(E) Evaluación de los indicadores
Parámetros de desempeño del proceso (E) Evaluación de los parámetros de desempeño
Evaluación preliminar de los proyectos (E) Tabla de evaluaciones de proyectos concluidos
Actividad: ANÁLISIS DE RESULTADOS Requisito MGI: 8.2.4, 8.5.2
Resultado Procedimiento aplicable Registro o Evidencia
Acciones Correctivas y Acciones Preventivas
P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas
(E) F-01/P-COC-010 Estado de acciones correctivas y preventivas.(R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventiva(R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventiva
Propuestas de mejoras al SGI M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) (E) Relación de mejoras propuestas
Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento
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