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Gerencia de Administración Y Finanzas
Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico
Proyecto de Carrera Administración de Empresas Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
Análisis de las cuentas por pagar a Proveedores Internacionales en la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A ubicada en Puerto Ordaz,
Estado Bolívar.
Realizado por:
Tcnlogo. Daniela Salazar
C.I 15.853.203
Puerto Ordaz, Julio 2011
Gerencia de Administración Y Finanzas
ii
Universidad Nacional Experimental de Guayana Vicerrectorado Académico
Proyecto de Administración de Empresa
Coordinación General de Pregrado
Coordinación de Pasantías
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURIA PÚBLICA.
TUTOR INDUSTRIAL TUTOR ACADÉMICO
Gerencia de Administración Y Finanzas
iii
APROBACIÓN TUTOR INDUSTRIAL
Señores:
MIEMBROS DE LA COMISIÓN
DE TRABAJOS DE GRADO
UNEG
Quien suscribe, lic. Mirla González, portadora de la cédula de Identidad N° V-
11.510.928 ante usted respetuosamente acudo a mi condición de Tutor
Industrial, escogida para examinar el Trabajo de Grado: “Análisis de las Cuentas Por Pagar, en la Sección Análisis de Cuentas a Proveedores Internacionales con Contratos De Servicio de la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A” el cual ha sido elaborado por el T.S.U. Daniela
del Valle Salazar Rodríguez, Cédula de Identidad N° 15.853.203, en
consecuencia, certifico que el mismo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a las evaluaciones respectivas.
Sin otro particular.
____________________
Lcda. Mirla González
Tutor Industrial
Gerencia de Administración Y Finanzas
iv
DEDICATORIA
A mi Dios todopoderoso y a mi Virgencita del Valle, quienes me dieron la
fe, la fortaleza, la salud y la esperanza para terminar este trabajo.
A mi madre, Mary Rodríguez, quien me brindó su amor, su cariño, su
estimulo y su apoyo constante e incondicional en todo momento. Su
comprensión y espera fueron fundamentales para lograr esta meta y
evidencia su gran amor. Mi triunfo es tuyo mama ¡Lo logramos!
A mi querida abuela, Marcelina Rodríguez quien cuido de mi siempre y
estuvo en todo momento apoyándome con su presencia y sus comiditas
calientes, sin ti no hubiese podido hacer realidad este sueño. Mi triunfo es
tuyo abuela bella.
A mi padre, Miguel Rodríguez (QEPD) quien siempre me motivó a seguir
adelante y a quien prometí que terminaría mis estudios. Promesa cumplida.
A mis tíos, primos, sobrinos, quienes también me apoyaron y estuvieron a
mi lado en todo momento.
A los que nunca dudaron que lograría este triunfo: A mi gran amiga
Nathaly Hernández, Enrique Osorio, Carlos Rodríguez y a mi bello amor
Wolfang Reyes.
Y no me puedo ir sin antes decirles, que sin ustedes a mi lado no lo
hubiera logrado, tantas desveladas sirvieron de algo y aquí esta el fruto. Les
agradezco a todos ustedes con toda mi alma el haber llegado a mi vida y
compartir momentos agradables y tristes, pero esos momentos son los que
nos hacen crecer y valorar a las personas que nos rodean.
Gerencia de Administración Y Finanzas
v
AGRADECIMIENTO
La presente Tesis es un esfuerzo en el cual, directa o indirectamente,
participaron varias personas leyendo, opinando, corrigiendo, teniéndome
paciencia, dando animo, acompañándome en los momentos de crisis y en los
momentos de felicidad.
A la Profesora Mari Muñoz por haber aceptado ser mi tutora académica y
brindarme todas las herramientas necesarias para la elaboración de mi
trabajo. Gracias por su paciencia, tolerancia y disponibilidad para siempre
atenderme y aclarar mis dudas.
Agradezco a la lic. Mirla Gonzáles por ser mi tutora industrial y por su
apoyo. A Solanda Kleyser, Josnel Esis, Arlis Torres y Enrique Osorio por su
apoyo a la hora de realizar mis pasantias, gracias por sus consejos, por su
paciencia y por todos sus comentarios en el proceso de elaboración de mi
trabajo de grado.
Gracias también a mi gran compañera de clases y amiga Misela
Hernandez que me apoyo en los momentos mas difíciles y débiles de mi
carrera.
A la lic. Meleide Torres por su inmensa ayuda en la elaboración de mi
trabajo de grado, sin tu ayuda no hubiese terminando a tiempo y con los
resultados deseados.
Gracias a todos
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vi
INDICE
Pág.
Introducción 1
CAPITULO I.
EL PROBLEMA
3
Planteamiento del Problema 3
Objetivo General 7
Objetivos Específicos 7
Justificación 7
Importancia 8
Alcance 8
CAPITULO II.
MARCO TEÓRICO
10
Antecedentes de la Investigación 10
CVG Ferrominera Orinoco C.A
Reseña histórica de la empresa
11
Bases Teóricas 24
Bases Legales 37
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
43
Diseño de Investigación 44
Área Objeto de Estudio 46
Técnica de Recolección de Datos 47
Observación directa 48
Gerencia de Administración Y Finanzas
vii
Observación directa Participante 48
Entrevista no Estructurada 48
Revisión Documental 48
Población y Muestra 49
Población 49
Muestra 49
CAPITULO IV
Resultados 50
Diagnosticar la situación actual de los procedimientos
aplicados sobre las cuentas por pagar de CVG Ferrominera
Orinoco, C.A a los proveedores internacionales.
53
Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la
llegada de las facturas por parte del proveedor hasta el
momento de su cancelación
54
Revisión del vencimiento de las cuentas por pagar de
Proveedores Internacionales en el primer semestre del año
2.011.
65
Plantear mejora para el proceso de cuentas por pagar con
contratos a Proveedores Internacionales
68
CONCLUSIONES 70
RECOMENDACIONES 72
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 74
ANEXOS 77
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viii
INDICE DE FIGURAS
Pág.
Ubicación Geográfica de Ferrominera Orinoco, C.A 14
Política integral de sistema de gestión de la empresa
Ferrominera Orinoco, C.A 20
Estructura Organizativa de la empresa 21
Estructura Organizativa de la Gerencia de Administración
y Finanzas
22
Organigrama del departamento Cuentas por Pagar 24
Gerencia de Administración Y Finanzas
1
Introducción
Las cuentas por pagar ejercen gran importancia en el funcionamiento de
las organizaciones ya que incrementan la productividad y agiliza diferentes
procesos donde se requiere de servicios para producir determinado producto
o bien que preste la organización.
Cuando las cuentas por pagar se llevan de una manera adecuada se
transforman en un instrumento de productividad para el logro de la Misión de
la organización como de los objetivos planteados tanto a corto como a largo
plazo.
C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, CA es una empresa del Estado
Venezolano, cuya misión es extraer, beneficiar, transformar y comercializar
mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y sustentabilidad.
Para el cumplimiento de esta misión es necesaria la inversión de Insumos y
Suministros para esto se realizan compras a nivel nacional e internacional de
manera de abastecer las necesidades presentadas por la empresa.
En la siguiente investigación se realizara un Análisis de las Cuentas por
Pagar de proveedores internacionales en la sección de Análisis de Pago en
la empresa C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, CA, y tiene como principal
objetivo el estudio del tratamiento que se le otorga a todas las cuentas por
pagar adeudados a proveedores internacionales, y cuáles son las fallas en el
proceso de pago y posibles soluciones y recomendaciones y de esta manera
este estudio pueda servir de aporte para mejorar la ejecución de este
proceso.
Para lograr este propósito, la investigación se ha enmarcado en una
estructura de proyecto de investigación, el cual está estructurado en cuatro
(4) capítulos cuyo contenido se describe a continuación:
Gerencia de Administración Y Finanzas
2
El Capítulo I, se describe el planteamiento del problema de la situación
investigada, se define el objetivo general y los objetivos específicos que se
alcanzaron en el trabajo, seguido de la justificación, importancia y alcance de
la investigación allí se plasmaron las ideas del desarrollo de la investigación y
la solución de los problemas prácticos en la especialidad, proyectando los
beneficios y ventajas para dicho problema.
Posteriormente el Capítulo II, comprende los antecedentes de la
investigación, consistió en la revisión de trabajos realizados sobre el
problema en estudio y de la realidad contextual que se ubica, la reseña
histórica de la organización, en las bases teóricas se podrá encontrar una
serie de conceptos y descripciones acerca de las cuentas por pagar
destacando los principales elementos aplicables al trabajo.
El Capítulo III, se refiere al marco metodológico; integrado por: Diseño de
la investigación, tipo de investigación, población y muestra, técnicas de
recolección de datos.
El Capítulo IV, presentación y análisis de los resultados, en este Capítulo
se expone los resultados que se obtuvieron en la investigación.
Conclusiones y Recomendaciones, en esta sección se resumen los
aportes más relevantes de la investigación y se presenta las
recomendaciones en consecuencia del estudio realizado.
Gerencia de Administración Y Finanzas
3
Capítulo I
El Problema
Planteamiento del problema
Desde muchos años, hasta la actualidad en diferentes países del mundo,
tanto personas naturales como jurídicas, manejan transacciones deudoras
como acreedoras para poder funcionar, crecer y desenvolverse y así lograr el
cumplimiento de metas planteadas. Estas son de gran relevancia e
importancia para la figura del deudor como la del acreedor, para el deudor
contempla el asumir una deuda y compromiso que puede ser adquirido a
largo o corto plazo y para el acreedor implica suministrar un servicio o un
producto, en la actualidad es necesario que todas estas transacciones estén
debidamente registradas contablemente.
En el presente, Venezuela es regida por un ente recaudador denominado
Servicio Nacional integrado de administración Aduanera y Tributaria
(SENIAT) adscrito al Ministerio del Poder popular de Planificación y finanzas,
este se encarga de regular las actividades fiscales, su principal función es la
recaudación y control de los impuestos o tributos, por esto las empresas
deben tener un estricto control de todas las transacciones realizadas, y de
esta manera evitar posibles multas y sanciones.
Todo lo anterior expuesto demuestra que una organización venezolana no
puede funcionar desconociendo un correcto manejo contable,
responsabilidades fiscales y procesos de cuentas por pagar ya que la leyes
actuales son muy rígidas en las sanciones al respecto, las cuales van desde
multas con una pago determinado de unidades tributarias hasta la clausura
de las infraestructuras.
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4
La empresa C.V.G FERROMINERA ORINOCO, C.A es una empresa
perteneciente al gobierno Venezolano y al grupo de la Corporación
Venezolana de Guayana, se dedica a la extracción, procesamiento,
comercialización y venta de mineral de hierro y sus derivados en el territorio
venezolano, donde proveen a una acería y cinco plantas de reducción
directa y exportan a diversos países ubicados en Europa, Asia y América
Latina. Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de
toneladas por año y una explotación constante en las minas a cielo abierto,
ubicadas en el Estado Bolívar.
Las Empresas básicas como cualquier otra industria requieren de
proveedores para llevar a cabo su producción y brindarle servicios a sus
trabajadores, a manera de ejemplos se puede exponer en los siguientes
caso: “El Comisariato” donde surten a los trabajadores de la empresa C.V.G
Ferrominera Orinoco C.A de diferentes productos de la canasta alimentaría;
existen grandes maquinarias que requieren de repuestos y mantenimiento
para realizar sus tareas; están los buques que despachan el mineral
producido por la empresa tanto al mercado nacional como internacional, para
que este traslado de minerales se pueda dar, es necesario adquirir servicios
de mantenimiento y suministro, todos estos insumos, bienes y servicios son
adquiridos a través de endeudamientos que adquiere la empresa para llevar
a cabo su funcionamiento.
Estas transacciones son llamadas “Cuentas por pagar”, las mismas son
adquiridas bajo contratos donde se establecen las condiciones, entre las que
podemos mencionar: fecha de realización, tipo de contrato ya sea de crédito
o de contado, en caso de ser a crédito el tiempo estipulado que se otorga a
estos puede oscilar desde los quince (15) hasta llegar a los sesenta (60) días
para el pago de los servicios contratados.
Gerencia de Administración Y Finanzas
5
Es importante destacar que CVG Ferrominera Orinoco, C.A realiza ventas
en el territorio venezolano y extranjero, de igual manera tiene proveedores de
materiales y servicios con Contratos de Servicios, tanto nacionales como
internacionales. Esto requiere un tratamiento diferente, ya que a los servicios
y materiales que se suministran del exterior son aplicados aranceles
adicionales al mismo tiempo adquiridos en moneda extranjera por lo que su
pago debe ser remunerado de la misma manera. Los proveedores de
materiales, insumos y servicios contraídos en el ámbito nacional requieren de
otro tratamiento contable y deben realizar ciertos trámites y procesos hasta
concluir con el pago.
Respondiendo a las necesidades de la organización, se implementó un
sistema integrado llamado MY SAP, basado en diseños modulares que
poseen diferentes funcionalidades para cada área específica. En una de
estos módulos se encuentra toda la información suministrada por los
proveedores y usuarios de las diferentes gerencias que solicitan los servicios
o suministros para su funcionamiento, en esta parte del sistema se refleja
todos los datos de las facturas especificando la fecha que fue emitida,
descripción del material, monto, tipo de impuesto y tiempo estipulado para el
pago. De esta manera el responsable del pago pueden recurrir al sistema MY
SAP para cualquier duda o inquietud. De igual manera puede visualizar el
historial del proveedor, pagos realizados, fechas de pago y servicios
suministrados por este.
Aunado a esto en los últimos meses se han suscitado problemas con los
proveedores debido a la tardanza de sus pagos, es conveniente saber que
en el Departamento de Cuentas por Pagar Sección Análisis de Cuentas
existe muy poco personal para la cantidad de responsabilidades y objetivos
que deberían cumplirse, por otra parte los procedimientos son los mismos
que se vienen aplicando hace unos años atrás a pesar de que hoy en día
Gerencia de Administración Y Finanzas
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existen mas formalidades e impuestos que cumplir, lo cual retrasa los
procedimientos que antes podían cumplirse con mayor facilidad y a un menor
tiempo. Debido a esto surge la necesidad de realizar un análisis de las
cuentas por pagar a proveedores internacionales en la empresa C.V.G
ferrominera Orinoco, C.A.
En este sentido podemos tener la siguiente interrogante
¿Existen cuentas por pagar vencidas a proveedores en el área
Internacional de la Empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A? ¿Es necesaria
la mejora para el proceso de cuentas por pagar con contrato de servicios a
proveedores internacionales?
Esto a los fines de lograr la satisfacción de los proveedores y al mismo
tiempo mantener el buen nombre de Ferrominera Orinoco, C.A como
empresa Nacional.
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Objetivo General
Analizar las cuentas por pagar a Proveedores Internacionales en la Empresa
C.V.G Ferrominera Orinoco C.A ubicada en Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre
las cuentas por pagar de CVG Ferrominera Orinoco, C.A.
2. Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la recepción de
las facturas por hasta el momento de su cancelación.
3. Análisis del vencimiento de las cuentas por pagar de proveedores
internacionales en el primer semestre del año 2.011.
4. Plantear mejoras para el proceso de cuentas por pagar con contratos
a proveedores internacionales.
Justificación
Actualmente para cualquier empresa es indispensable el conocimiento y
revisión de los diferentes procesos que realiza y como son manejados, para
su correcto funcionamiento y así contar con un eficaz control que permita que
estas operaciones puedan desarrollarse eficazmente.
El aporte y la importancia que tuvo este trabajo fue conocer mediante un
análisis donde se estudian las cuentas por pagar de la empresa C.V.G
Ferrominera Orinoco, C.A, que esta depende en gran parte de los
compromisos adquiridos con sus proveedores y el conocimiento de su
posicionamiento le permitirá a la empresa situarse en las posibles fallas que
Gerencia de Administración Y Finanzas
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puedan presentarse como las mejoras que pueden respaldar el buen
funcionamiento de las actividades que aquí se ejecutan.
Este análisis le permite a la empresa concientizar cuales son los factores
determinantes en sus labores, con lo cual se encontrara más apta para la
mejora de sus actividades.
Asimismo, poner en práctica todos los conocimientos obtenidos durante
diez (10) semestres en la Universidad Nacional Experimental de Guayana
(UNEG), así como también servirá de apoyo para futuras investigaciones que
realicen los usuarios de la universidad o de la empresa, que se encuentren
efectuando trabajos relacionados con el área de Contabilidad y Cuentas por
Pagar.
Importancia
La importancia de esta investigación radica en la necesidad que posee la
empresa C.V.G FERROMINERA ORINOCO, C.A de analizar el proceso de
pago a sus proveedores internacionales, con el objeto de detectar posibles
fallas que se puedan encontrar en este procedimiento, y así poder realizar
las propuestas para su mejora.
Alcance
La presente investigación se realizó en la Gerencia de Administración y
Finanzas, específicamente en el departamento de Cuentas por Pagar, en la
Sección de Análisis de Cuentas, donde se realizaron las investigaciones
necesarias para desarrollar el tema, adaptándose a las normas y los
procedimientos existentes en el departamento, esta se realizó de la
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empresa C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, en el Edificio Administrativo I,
Ubicado dentro del Área de producción, Vía Caracas, Puerto Ordaz Estado
Bolívar., durante un período de dieciséis (16) semanas a partir del 14 de
Marzo al 14 de julio del presente año.
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10
Capítulo II
Marco Teórico
A fin de conocer el objeto de estudio, resulta necesario conocer aquellos
fundamentos teóricos que sustentaron el presente trabajo de investigación,
permitiendo el análisis del problema planteado desde un punto de vista
conceptual, ubicado a su vez dentro del contexto teórico otras
investigaciones relacionadas al problema en estudio. No obstante, el
presente capitulo se estructura de la siguiente manera: Antecedentes de
Investigación, identificación de la organización, bases teóricas, bases legales
y glosario de términos.
Antecedentes de la Investigación.
Quintero, Roseidys (2009), en su trabajo de grado titulado
“EVALUACIÓN DE GESTIÓN EN LA SECCIÓN DE PROCESO DE PAGO CORRESPONDIENTE AL PRIMER SEMESTRE 2009, DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, C.A.” como exigencia de la Universidad
Experimental de Guayana (UNEG) para optar al título de Administración de
Empresas expresa mediante una investigación, de tipo descriptiva, realizada
en la Empresa C.VG. Ferrominera Orinoco, C.A, dentro del Departamento de
cuentas por pagar adscrito a la Gerencia de Administración, específicamente
en la sección de Proceso de Pago. Donde se determinaron las fallas que
afectan el proceso de pago que originan el retraso del mismo, realizándose
las evaluaciones correspondientes. Todo esto con el apoyo del personal que
trabaja en la referida sección, para conocer acerca de los problemas más
frecuentes y de toda la información necesaria para el desarrollo de esta
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11
investigación. Con la finalidad es Evaluar la gestión y conocer todas las
fallas, además de dar las posibles soluciones y/o recomendaciones, que al
implantarlas mejoran la ejecución del proceso y permiten el logro de la
excelencia en la gestión del proceso de pago.
En consideración a lo antes expuesto es importante realizar continuas
evaluaciones y análisis a los procesos de pago de la empresa, para así
mantener un total control sobre los mismos, diagnosticar a tiempo posibles
fallas y desviaciones para poder ser solventadas de manera que no afecten
el cumplimiento de los objetivos del departamento.
Cabello S. María Virginia (2011), en su trabajo especial de grado
“ANALISIS DEL PROCESO DEL CONTROL INTERNO SOBRE LAS CUENTAS POR PAGAR APLICADO EN LA EMPRESA CVG FERROMINERA ORINOCO, C.A., ESTADO BOLIVAR DURANTE EL AÑO 2009.” Trabajo Especial de grado de la Universidad Bicentenaria de Aragua
(UBA), para optar al título de Licenciado en contaduría Pública Expresó que;
Esta investigación tuvo como objetivo Analizar el Proceso del Control Interno
sobre las Cuentas por Pagar Aplicado en la Empresa C.V.G. Ferrominera
Orinoco, C.A., Estado Bolívar, durante el año 2009. El estudio corresponde a
una investigación aplicada de campo, con una población y muestra
conformada por el personal que labora en el Departamento de Cuentas por
Pagar de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A., Estado Bolívar durante el año
2009, constituida por diez (10) personas. Como instrumento fue utilizado un
cuestionario el cual consto de 11 ítems con respuestas cerradas,
debidamente validado. Analizados los resultados claramente se determinó
que se generan retrasos en la cancelación de las cuentas por pagar, ya que
Gerencia de Administración Y Finanzas
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aun cuando existen procesos establecidos, los mismos no se ejecutan con
fluidez.
El análisis de los procesos de pago permite evaluar los detalles y conocer
con algún grado de certeza donde se desvían o entorpecen los procesos, ya
que siempre existen fallas aun y cuando exista una descripción precisa de las
formalidades en los procesos de pago.
CVG Ferrominera Orinoco C.A
Reseña histórica de la empresa.
1926 Descubrimiento del cerro El Pao. El señor Arturo Vera, quien tenía
un fundo en Las Adjuntas, encuentra un canto rodado de una roca negra,
brillante, dura y pesada, que lleva a su casa y utiliza para amolar machetes.
Simón Piñero, empleado de la firma Boccardo y Cia de Ciudad Bolívar,
acompaña más tarde a Vera hasta el Cerro Florero, donde obtienen muestras
suficientes para enviar a los Estados Unidos.
1933 La Bethlehem Steel Co. hace las primeras perforaciones y se
constituye la Iron Mines Company of Venezuela.
1939 Como resultado del potencial ferrífero de la región, el ejecutivo
decreta zona reservada para la exploración y explotación del mineral de
hierro los distritos Piar y Roscio del Estado Bolívar y el Territorio Federal
Delta Amacuro.
1945 La Oliver Iron Mining Co., subsidiaria de la U.S. Steel, inicia la
exploración al este del Caroní, bajo la dirección del geólogo Mack C. Lake.
1947 Folié Kihlstedt y Víctor Paulik, exploran y obtienen el título del Cerro
la Parida, nombre cambiado en 1948 por el de Cerro Bolívar. Exploran
igualmente los Cerros Rondón y Arimagua.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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1949 Se funda la Orinoco Mining Company, subsidiaria de la U.S. Steel
Corporation, de los Estados Unidos. El señor Mack C. Lake es designado
como su primer presidente.
1950 El 24 de julio, el primer tren cargado de mineral efectúa el recorrido
entre El Pao y Palúa.
1954 Se inauguran las operaciones de la Orinoco Mining Co. El 9 de
enero zarpa el buque Tosca con el primer cargamento comercial de mineral
de hierro con destino a Fairless Works (U.S.A). Ese año se exportan 3
millones de toneladas.
1968 Se inicia la construcción de la planta de briquetas de la Orinoco
Mining Company.
1975 El 1ro de enero queda nacionalizada la industria del hierro en
Venezuela. El 3 de enero, zarpa el buque Tyne Ore con una carga de 17.417
toneladas de mineral de hierro con destino a Estados Unidos, el primer
embarque después de la nacionalización. El 10 de diciembre, se constituye
formalmente la C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A.
1976 C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A. inicia sus operaciones como
empresa responsable de la explotación y aprovechamiento del mineral de
hierro en todo el territorio nacional.
Ubicación Geográfica
CVG Ferrominera Orinoco C.A., se encuentra ubicada en Venezuela
(América del Sur), específicamente en el estado Bolívar. Cuenta con dos
centros de operaciones: Ciudad Piar, donde se encuentran los principales
yacimientos de mineral de hierro, denominado Cuadrilátero Ferrífero San
Isidro; y Puerto Ordaz, lugar en el que están las plantas de procesamiento de
Gerencia de Administración Y Finanzas
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mineral de hierro, pellas y briquetas, así como el muelle, parte de las
operaciones ferroviarias y oficinas principales.
Ubicación Geográfica de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Figura Nº 1)
CVG
Ferrominera Orinoco C.A
Es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de
Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del
Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela.
Se dedica a la extracción, procesamiento, comercialización y venta de
mineral de hierro y sus derivados en el territorio venezolano, donde
proveemos a una acería y cinco plantas de reducción directa y exportamos a
diversos países ubicados en Europa, Asia y América Latina.
Tiene una capacidad instalada de producción de 25 millones de toneladas
por año y una explotación constante en nuestras minas a cielo abierto,
ubicadas en el Estado Bolívar.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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Cuenta con una Estación de Transferencia de mineral ubicada en Boca de
Serpientes, frente al delta del río Orinoco en el océano Atlántico, que puede
almacenar hasta 180 mil toneladas métricas de mineral, lo cual le permite
una capacidad de transferencia anual del orden de 6,5 millones de toneladas.
Asimismo, operamos una red ferroviaria de 320 kilómetros.
Experiencia, calidad y responsabilidad social hacen de CVG Ferrominera
Orinoco C.A. pilar fundamental de la industria ferrosiderúrgica nacional,
garantizando el crecimiento de la cadena productiva del acero y propiciando
la generación de productos de valor agregado, para impulsar el desarrollo
endógeno de nuestro país.
Identificación de la Organización.
C.V.G Ferrominera Orinoco, dentro de su planificación estratégica
estableció su misión, visión, fines y valores para seguir consolidándose como
una empresa socialista productora, transformadora y distribuidora de mineral
de hierro y sus derivados en el territorio Venezolano.
Filosofía de Gestión
Misión.
Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y
derivados con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo
prioritariamente al sector siderúrgico nacional, manteniendo relaciones de
producción que reconozcan como único valor creador al trabajo y apoyando
la construcción de una estructura social incluyente.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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Visión
Ser una empresa socialista del pueblo venezolano, administrada por el
Estado, base del desarrollo siderúrgico del país, que responda al bienestar
humano, donde la participación en la gestión de todos los actores, el
reconocimiento del trabajo como único generador de valor y la conservación
del medio ambiente, sean las fortalezas del desarrollo de nuestra
organización.
Valores
Nuestra empresa se encuentra comprometida con los siguientes principios
y valores:
a. Solidaridad: Participación solidaria, manifestada en el
desprendimiento personal, en el trabajo en equipo, en la colaboración
recíproca, en el aprecio y respeto por lo que hace cada quien, y en la
manifestación de la igualdad de todos.
b. Ética: Conducta con estricto apego a principios y valores morales,
modelando nuestra actuación ante los demás, y desarrollando un
impulso que nos convierta en ciudadanos justos, solidarios y felices.
c. Cultura de trabajo: Labor creadora y productiva, impulsada por la
colaboración e iniciativa, con el fin de superar las diferencias y la
discriminación entre el trabajo físico e intelectual y reconocer al trabajo
como única actividad que genera valor y por tanto, que legitima el
derecho de propiedad.
d. Calidad: Herramienta dinamizadora de la sustentabilidad y
sostenibilidad de la actividad, con el fin de obtener productos de
calidad, de tal modo que compitan exitosamente en el mercado
Gerencia de Administración Y Finanzas
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nacional e internacionalmente en los países con los cuales se
intercambian bienes y servicios.
e. Disciplina: Compromiso de cumplir con los deberes y obligaciones
que nos exige el trabajo y la misión de la empresa, actuando
ordenadamente para lograr los objetivos, cumpliendo con los valores
éticos y haciendo lo que se debe de forma entusiasta.
f. Responsabilidad ambiental: Incentivo del modelo de producción
ambientalmente sustentable, optimizando el uso de los recursos
naturales y protegiendo, preservando, restaurando y mejorando el
ambiente donde operamos.
g. Responsabilidad social: Suprema felicidad social manteniendo una
visión de largo plazo que tiene como punto de partida la construcción
de una estructura social incluyente, a fin de formar una nueva
sociedad, con base en un nuevo modelo social, productivo, socialista,
humanista y endógeno.
h. Honestidad: Referencia moral para nuestras actuaciones en el
trabajo, vida familiar y social, lo cual significa exhibir una conducta
moral, en la relación con el pueblo y en la vocación del servicio,
enfrentado la corrupción y promoviendo una conciencia ética.
i. Respeto: Promoción de excelentes relaciones interpersonales hacia
nuestros compañeros de trabajo, clientes, proveedores, integrantes de
las comunidades y medio ambiente donde operamos.
j. Equidad: Conciencia de que todos, por igual, tenemos el mismo grado
de responsabilidad, sin distinciones de jerarquía o nivel.
k. Humanismo: Significación social positiva enlazada al desarrollo de la
vida de cada individuo y de toda la sociedad en su conjunto.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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l. Patriotismo: Sentimiento por la tierra natal o adoptiva a la que se
siente ligado por valores, cultura, historia y afectos.
m. Cooperación: Beneficio mutuo en la interrelación humana;
fundamentada en el principio del respeto, con base en la
consideración, el cuidado y la participación.
n. Sentido de pertenencia: Identificación con la empresa, región y el
país, impulsando el papel de la empresa estatal socialista como
eslabón fundamental del desarrollo económico.
Política Integral de Sistemas de Gestión.
La política de C.V.G. FERROMINERA ORINOCO C.A., es extraer,
procesar y suministrar mineral de hierro y derivados, cumpliendo con la
normativa legal, los compromisos acordados con sus clientes y los requisitos
aplicables relacionados con la calidad, el medio ambiente, la seguridad y la
salud ocupacional.
Para demostrar su compromiso mejoran continuamente el sistema de
gestión con el objeto de:
a. Satisfacer las necesidades de sus clientes.
b. Evitar, reducir y controlar los riesgos e impactos ambientales
asociados a las actividades, productos y servicios.
c. Promover la participación y el bienestar de nuestros trabajadores,
contratistas, proveedores, visitantes y el entorno donde se operan.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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POLÍTICA INTEGRAL DE SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA C.V.G. FERROMINERA ORINOCO, C.A.
Gerencia de Administración Y Finanzas
20
Figura Nº 2: Política Integral de Sistema de Gestión
Fuente: Intranet C.V.G Ferrominera Orinoco C.A.
Gerencia de Administración Y Finanzas
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Estructura Organizativa de la empresa CVG Ferrominera Orinoco C.A. (Figura Nº 3)
La Gerencia de Administración y Finanzas
Tiene como propósito asegurar en forma continua, la obtención,
administración y uso adecuado de los Recursos Financieros. También tiene
como responsabilidad procesar, revisar y controlar la información referente a
las operaciones económicas y financieras de la empresa.
Gerencia de Administración Y Finanzas
22
Estructura Organizativa De Gerencia De Administración Y Finanzas.
GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACION Y FANANZAS
GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN
Departamento de Cuentas por Pagar.
Sección de Cuentas
por Pagar.
Sección de Análisis de Cuentas.
Departamento de
Contabilidad.
Departamento de Costos y
Control Presupuestario.
Departamento de Impuestos.
Unidad Adm. de Empresas
Filiales.
Sección de Contabilidad.
Sección de Control de Activos.
Sección de Análisis de
Costo.
Sección de Control
Presupuestario.
Sección de Operaciones
Fiscales.
Unidad de Análisis
Normativas Fiscales.
Figura Nº 4: Estructura Organizativa de Gerencia de Administración
Fuente: Intranet C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A.
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23
Esta Gerencia cuenta con cuatro departamentos:
1. Contabilidad
2. Cuentas por Pagar
3. Costos y Control Presupuestario
4. Impuestos.
Departamento de Cuentas por Pagar
Del referido departamento dependen las oficinas Sección Análisis de
Cuentas y la Sección Proceso de Pagos. Estos se encargan de dirigir y
controlar la ejecución de los Procesos de Pagos de la Nómina de Personal,
beneficios a trabajadores, proveedores, contratista y misceláneos para
asegurar, la veracidad y fidelidad de la información que se emite en los
cheques, así como el cumplimiento de los compromisos de C.V.G
Ferrominera Orinoco, C.A.
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24
Organigrama del Departamento de Cuentas por Pagar.
Departamento de Cuentas por Pagar
Yaritza Chaudari
Secretaria Fanny Suárez
Sección de Análisis de Cuentas
Yilda Moreno Sección de Proceso
de Pago Mirla Gonzáles
Analista IV
Analista III
Analista II
Analista I
Analista VI
Analista V
Analista IV
Analista III
Analista II
Figura Nº 5. Organigrama del Departamento de Cuentas por Pagar. Fuente: C.V.G Ferrominera Orinoco C.A
Analista I
Gerencia de Administración Y Finanzas
25
Este Departamento tiene como funciones:
1. La contabilización de los comprobantes de los proveedores tanto
nacionales, como internacionales.
2. Revisar los documentos anexos de cada uno de los pagos.
3. Inspeccionar los comprobantes de contabilidad.
4. Aprobar los documentos posteriores a su inspección.
5. Controlar las órdenes de compras de proveedores, contratistas,
asesores, entre otros.
6. Mantener comunicaciones permanentes con las unidades involucradas
en el proceso.
7. Emitir cancelación por orden de compra de contratos contraídos por la
empresa en el ámbito nacional e internacional.
Para realizar todas estas funciones, el Departamento, se divide en:
Sección de Análisis de Cuentas; conformada por un jefe y cuatro (4)
analistas y la Sección de Proceso de Pago; integrada por un jefe y ocho (8)
analistas.
Bases Teóricas
Para llevar a cabo una investigación a través del método científico fue
necesario argumentar los fundamentos teóricos enmarcados en las variables,
objetivos, y demás lineamientos que validan y soportan el objeto de estudio,
referido a los siguientes tópicos: Cuentas Por Pagar, su Registro, Normas
Administrativas, Políticas Administrativas, Procedimientos Administrativos y
Normas Contables de Cuentas por Pagar.
Gerencia de Administración Y Finanzas
26
Cuentas por Pagar
Según Platón, (1992, p. 901) son todas aquellas obligaciones que contrae
la empresa con sus proveedores, por un bien adquirido o por la prestación de
un servicio que puedan ser pagados a corto plazo.
En este sentido, Platón (1992, p. 901) plantea que “éste término puede
limitarse a las cuentas de acreedores comerciales, que consisten
fundamentalmente en obligaciones creadas como consecuencia de la
compras de mercancías, materiales y accesorios”. En su uso más amplio,
este término incluye virtualmente además de las cuentas comerciales, todas
las facturas, cuentas o notas pagadas, tales como fletes, facturas por
propaganda, notas por reparación y otros.
En resumen las Cuentas por Pagar se conforman todas aquellas cuentas
que representan deuda para la organización, las cuales se deben cancelar en
un plazo determinado y de acuerdo con lo establecido en el contrato de de
bienes y/o servicios.
Factura
Según Recalde, L. (2004): La relación escrita que el vendedor entrega al
comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando
cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor; para el comprador es el documento que justifica la compra y con
su contabilización queda registrado su compromiso de pago. (Pág. 103).
a. Membrete; contiene el nombre, dirección y teléfono de la empresa.
b. Numero de la factura y control,
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27
c. Numero de RIF y NIT.
d. Fecha de emisión y vencimiento,
e. Nombre o razón social del cliente.
f. Teléfono del cliente,
g. Orden de entrega o de compra, numero de RIF del cliente,
h. Dirección o domicilio fiscal del cliente.
i. Condiciones de pago,
j. Cantidad, descripción, concepto.
k. Precio unitario,
l. Porcentaje de alícuota total monto,
m. Total neto, IVA, total neto a pagar,-firma del cliente.
Tipos de facturas
Existen tres tipos de facturas, las que se denominan A, B y C, que,
respectivamente corresponden a las facturas ordinarias, rectificativas y
recapitulativas. Las primeras son aquellas que documentan operaciones
comerciales, mientras que las facturas rectificativas son aquellas que, tal
como su nombre lo indica, rectifican los errores realizados en una o más
facturas previas. Se usan también en caso de devoluciones de los productos
o también para las comisiones por volumen. Por último, las facturas
recapitulativas son aquellas que se utilizan a fin de documentar un conjunto
de facturas emitidas durante un determinado período de tiempo. Para poder
hacer de este tipo de factura un documento válido, entonces será necesario
anular las anteriores.
Gerencia de Administración Y Finanzas
28
Registros
Catacóra, F. (1998) toda entidad económica necesita controlar las
transacciones que afectan su posición financiera o los resultados de un
período. Los registros contables son la memoria permanente de toda
empresa. Los registros de contabilidad son importantes por las siguientes
razones:
1. Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o
alguna operación especifica.
2. Son la base para la elaboración d los estados financieros.
3. Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
4. El proceso de registro de las operaciones es un procedimiento
indispensable y necesario para reflejar la posición financiera y de
resultados de una entidad. (p.49)
Registro del Pago
Esta es una fase contable, y debe ser efectuado en el momento en que la
empresa emite el cheque a favor del proveedor o beneficiario. Debemos
tener presente que el proceso de emisión de orden de compra, por lo
general, no genera obligaciones para la empresa, debido a que hasta ese
momento no se ha generado transferencia de propiedad de los bienes
comprados; la necesidad de realizar registros contables surge cuando
realizamos un pago anticipado al proveedor al colocar la orden de compra,
en este caso se requiere el registro del egreso del efectivo, y el pago
anticipado al proveedor.
Gerencia de Administración Y Finanzas
29
Según Gómez, R. (2005), la contabilidad es: “considerada como ciencia,
se dedica al estudio de las leyes que rigen la determinación, presentación e
interpretación de la situación y trayectoria financieras de las organizaciones,
siempre en términos monetarios”. (p. 2). La contabilidad permite el registro de
las diferentes operaciones que realiza la organización de forma clara y
precisa, las controla, es fuente inagotable de información y medio de pruebas
ante terceros, de tal manera que sirve como instrumento de gestión.
La relación de la teoría anteriormente planteada, con la presente
investigación es primordial, ya que, las obligaciones de la empresa C.V.G
Ferrominera Orinoco, C.A., son registradas en un sistema en línea de
contabilidad llamado SAP R/3. Al ser registrada la obligación adquirida o el
pago de la misma afectará los estados financieros, donde se puede visualizar
el momento de la transacción, permitiendo a la Gerencia de Finanzas, ver su
posición financiera ante sus acreedores y tomar las decisiones pertinentes.
La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela
basándose en lo establecido por el Instituto Mexicano de Contadores
Públicos (2006) señala en sus boletines que los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados son conceptos básicos que establecen la
delimitación e identificación del ente económico y bases cuantitativas por
medio de los estados financieros. Los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados constituyen un recurso para realizar el análisis del
proceso de pago, permitiendo establecer si estos son adecuadamente
aplicados en el proceso llevado a cabo por el Departamento de Cuentas por
Pagar.
Gerencia de Administración Y Finanzas
30
Contrato
Según el Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de
Requisiciones y Órdenes de Compras (2004), “Instrumento jurídico que
regula la ejecución de una obra. Presentación de un servicio o suministro de
bienes, incluida la orden de compra”.
(Pág. 24)
Unidad usuaria
Según el Manual de Normas y Procedimientos de Elaboración de
Requisiciones y Órdenes de Compras (2004), “Son todas aquellas
Gerencias Generales, Gerencias, Coordinaciones, Departamentos
contemplados en el organigrama de C.V.G. Ferrominera Orinoco, C.A., tanto
operativas, administrativas como staff”. (Pág. 23)
Fondos de Trabajo:
Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de
cuentas por pagar establece que “Son aquellos egresos producto de los
movimientos diarios de caja, originados por obligaciones contraídas por la
empresa que son cancelados en efectivo y que se reponen a través de Ferro-
5608 “Reporte de Caja y Fondos de Trabajo”(Pág. 21)
Gerencia de Administración Y Finanzas
31
Seniat
En Wikipedia the free encyclopedia, SENIAT 2 de noviembre del 2010,
dice que “Es una institución autónoma, pero sin personalidad jurídica,
dependiente directamente dependiente del Ministerio de Finanzas. Cuenta
con autonomía funcional, que a su vez está dotado de un sistema profesional
y de recursos humanos propios de la institución y cuyo propósito no es otro
que Administrar Tributos internos y aduaneros”.
Retenciones
Muzaurieta, D., y Sánchez, R. (2004), define, Las retenciones son una
excelente herramienta fiscal para controlar los precios internos en un
contexto de altísimos precios internacionales y con tendencia en alza. No
solo permiten mantener en un nivel razonable los precios de las materias
primas sino que evitan que el precio de la tierra se dispare y pequeños y
medianos productores puedan ampliar sus fronteras de producción.
Transferencia
Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de
cuentas por pagar establece que, La transferencia bancaria es un modo de
mover dinero de una cuenta bancaria a otra. Es una manera de traspasar
fondos entre cuentas bancarias sin sacar físicamente el dinero.
Cheque
Según el Manual de normas y procedimientos del departamento de cuentas
por pagar establece que, Un cheque es un documento contable de valor en
Gerencia de Administración Y Finanzas
32
el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por
ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Procesos
Muzaurieta, D., y Sánchez, R. (2004), define “los procesos y su
modelación como instrumento para mayor eficacia, eficiencia y satisfacción”
definen los procesos de la siguiente manera:
“Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o varias salidas también de materiales o información con valor añadido para un usuario. En otras palabras es la manera en que se hacen las cosas en la organización. El punto de partida para el éxito organizacional, es tener procesos bien diseñados.” (p. 5)
El proceso consta con tres etapas como son; las entradas, proceso de
transformación y las salidas. Todo trabajo involucra un proceso, el cual debe
estar plasmado de manera clara y específica, ya que indica los pasos a
seguir para la ejecución de las actividades que se llevan a cabo en las
organizaciones.
Compras
El proceso de compras se inicia con la necesidad de un bien o servicio y
culmina con la adquisición y pago de éstos. Esta necesidad es planteada por
el departamento o unidad que la requiere (usuario); de esta forma, las
Gerencia de Administración Y Finanzas
33
solicitudes de bienes o servicios depende de un departamento diferente al de
compra. Según Catacora, F. (2006), describe que “…para iniciar una compra,
cualquier departamento de una empresa emite una solicitud de requisición”.
(p. 268).
Una vez detectada la necesidad, el departamento o unidad solicitante,
completa una requisición o solicitud de los bienes y/o servicios a ser
comprados y la envía al departamento de compras. Es necesario que dicho
departamento conozca los materiales y los proveedores, así la primera
actividad del proceso, consistirá en contactar los proveedores, con el
propósito de obtener cotizaciones de los bienes a ser adquiridos. Una vez
que la solicitud es recibida en el departamento de compras, debe ser
procesada para proceder a suministrar los bienes o servicios requeridos. Un
documento de orden de compra es aquel en el que se le solicita a un
proveedor, la provisión de un bien o prestación de un servicio para la
empresa.
Control Interno
Según Hampton, D. (2007), el control interno “…es un proceso que
consiste en vigilar, basándose en los objetivos y normas obtenidas de la
planeación”. (p. 325). La planeación y el control están estrechamente
relacionados; el control no es posible sin objetivos y planes, debido a que el
desempeño se debe medir con criterios establecidos. El cumplimiento de
este proceso es la función de todo administrador. Control implica medir y
corregir el desempeño individual u organizativo, para asegurar que los
hechos se ajusten a los planes. Este proceso cierra el ciclo de los procesos
administrativos, pues relaciona el progreso o avance real con lo que se había
previsto.
Gerencia de Administración Y Finanzas
34
Procedimientos
Los procedimientos son un conjunto de pasos coordinados, presentado
en forma secuencial y cronológica, la cual e encarga de mantener en forma
clara y organizada para la ejecución del trabajo. Según Catacora (2006).
Establece: “Conjunto de instrucciones que se establecen para realizar alguna
actividad. Permite la uniformidad en la ejecución del trabajo y sirve de guía a
quienes lo están desempeñando” (p. 23).
Importancia de los Procedimientos
Los procedimientos son importantes en una empresa, ya que tienen
mejores resultados al mantener en orden secuencia todos los pasos a
cumplir y así se permite el logro del propósito en muy menor tiempo y con
menos esfuerzos, sin olvidar en todo momento, los elementos del control
necesario par velar por el buen funcionamiento del proceso, y su objetivo
principal es mantener en forma organizada la ejecución del trabajo, ya que
dichos procedimientos tienden a analizar todos los pasos necesarios en
forma resumida logrando así el ahorro del tiempo y esfuerzo de una manera
eficaz.
Objetivos del Procedimiento
a. Simplificar las actividades
b. Estandarizar tareas
c. Crear nuevas tareas
Gerencia de Administración Y Finanzas
35
d. Eliminar tareas innecesarias
e. asegurar mejoras en las actividades
Características del Procedimiento
a. Los procedimientos deben basarse en hechos concretos sobre una
situación en particular y no suposiciones y deseos.
b. Deberán tomarse en cuenta los elementos materiales, el personal, el
tipo de trabajo y el objetivo.
c. Los pasos deben ser sucesivos, complementarios y que en conjunto
tiendan a alcanzar las metas deseadas, guardando una estrecha
relación con los demás pasos de los procedimientos.
Técnica de elaboración de los Procedimientos
a. Todo procedimiento debe iniciarse dando a conocer su propósito u
objetivo, hay que escribir de manera clara que es lo que pretende con
el. El objetivo del procedimiento debe ser un reflejo del nombre del
mismo y viceversa.
b. Alcance, en esta parte se deben reflejar las unidades afectadas con la
aplicación de l procedimiento. Cuando se trate de procedimientos que
se consideren muy técnicos y su alcance sea amplio se hace
necesario conocer una definición de terminología.
c. Todo procedimiento necesita de formas para poder ejecutar una
acción. Hay que definir paso a paso en forma cronológica el
responsable de la acción propiamente dicha.
Gerencia de Administración Y Finanzas
36
Ventajas de los procedimientos
1. Facilita la comprensión de la situación, mostrando los pasos
generales de la misma.
2. Detalla las actividades a realizar por cada unidad que conforma
la empresa.
3. Le permite al personal un mejor desenvolvimiento en el
desarrollo de las actividades.
4. Proporciona conocimientos más sólidos y facilita la realización
de las tareas.
Tipos de procedimientos
Procedimientos Operativos: Establecen las pautas o instrucciones que se
dan a los empleados u obreros encargados del proceso productivo. En una
empresa de servicios, los procedimientos operativos están orientados a
establecer la forma de realizar un determinado trabajo.
Procedimiento Administrativo: Son los que regulan las actividades
administrativas de la empresa, establecen las pautas a seguir en las
diferentes áreas de la organización, para que el personal realice las
actividades administrativas, basándose en dicha pautas que contienen las
normas, políticas y principios emanados desde la alta gerencia u otro
organismo ajeno a la organización que regula alguna actividad.
Procedimientos Contables: Son los procesos e instructivos que se utilizan
para el registro de las transacciones u otras operaciones en los libros
contables. Algunos ejemplos de procedimientos contables son: recepción de
Gerencia de Administración Y Finanzas
37
inventario, fabricación de productos, registros de estimación, distinción de
registros.
Procedimientos no Contables: Son aquellos que no afectan las cifras de
los estados financieros. Algunos ejemplos de este tipo de procedimiento son
los siguientes: Procedimiento para cambiar datos de una cuenta corriente,
procedimientos para cambios de empleados, procedimientos para cambios
de horarios laborales, procedimientos para tramitar reclamos de clientes.
Normas Son reglas generales que van a estabilizar la conducta o comportamiento
de todos los miembros de la misma para que estos cumplan con sus tareas
de manera eficiente que sirva de ayuda al logro de los objetivos propuestos.
Según Catacora (2006) comenta que: “son los que nos indican reglas de
conductas a seguir para llevar a cabo una determinada actividad con el fin de
obtener mejores resultados” (p. 95). Las normas son de gran importancia ya
que se caracterizan por ser objetivos o instrumentos a seguir de manera
obligatoria, mediante el cual se obtendrán los resultados para la empresa
contribuyendo a mantener el buen funcionamiento de la misma.
Reembolso
La Acción de reembolso es una acción personal que emana del Contrato
de Fianza: si el deudor paga sin dar aviso al fiador, es posible que éste,
ignorando el pago, pague de nuevo. En este caso el deudor tiene derecho a
la acción de reembolso en contra del acreedor, para poder devolverle al
fiador lo que haya pagado (capital) más los intereses (corrientes que se
devenguen desde el pago), gastos y eventualmente los perjuicios que el
Gerencia de Administración Y Finanzas
38
contrato hubiere irrogado al fiador, aunque la fianza haya sido ignorada del
deudor.
Proveedor
Según www.e-conomic.es Un proveedor es aquella persona que abastece
a una empresa de material necesario (existencias) para que desarrolle su
actividad principal.
Bases Legales
Es primordial para el Estado, la construcción de una sociedad justa y
amante de la paz, la promoción de la prosperidad y bienestar del pueblo a
través de la garantía del cumplimiento de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, a
través de las organizaciones del Estado en virtud de que la Administración
Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas. En este sentido, el
artículo 308 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela
establece:
“El Estado protegerá y promoverá la pequeña y mediana industria, las cooperativas, las cajas de ahorro, así como también la empresa familiar, la microempresa y cualquier otra forma de asociación comunitaria para el trabajo, el ahorro y el consumo, bajo régimen de prosperidad colectiva, con el fin de fortalecer el desarrollo económico del país, sustentándolo en la iniciativa popular. Se asegurará la capacitación, la asistencia técnica y el financiamiento oportuno”. (p. 68). Todo ello concatenado con el artículo 6 de la Ley de Licitaciones (2001),
que hace mención a las Medidas de Promoción de Desarrollo Económico
donde se establece que:
Gerencia de Administración Y Finanzas
39
“El Presidente de la República en Consejo de Ministros, en atención a los planes del desarrollo económico, puede dictar, medidas temporales para que las contrataciones de los entes del Estado, contemplado en el artículo 2 de la precitada Ley, compensen condiciones adversas o desfavorables que afecten a la pequeña y mediana industria y cooperativas. Tales medidas incluyen entre otras, el establecimiento de márgenes de preferencia, de categorías o montos de contratos reservados, la utilización de esquemas de contratación que impliquen la incorporación de bienes con valor agregado nacional, transferencia de tecnología, incorporación de recursos humanos, programación de entregas, las cuales servirán de instrumento de promoción y desarrollo para las pequeñas y medianas industrias, que estén ubicadas en determinadas regiones del país, y sean productoras de bienes y prestadoras de servicios.” (p. 3) Por su parte, el lapso de ejecución de las contrataciones (obras, servicios
y bienes) que se hagan conformen a este Plan será de ciento ochenta (180)
días hábiles. La inversión requerida se ha acordado mediante el modo de la
Adjudicación Directa entre un 20% a 25% de las Compras del Estado, a
pymis y cooperativas, bajo condiciones de calidad, oportunidad y precio justo,
ajustadas al marco legal vigente.
Por su parte, la Ley de Licitaciones contempla la posibilidad de proceder
por la vía de la adjudicación directa, conforme a un plan excepcional de
desarrollo social, aprobado previamente por el Consejo de Ministros, en el
que se definan previamente las adquisiciones que serán objeto de
adjudicación directa. Así lo dispone el artículo 88 de la Ley de Licitaciones:
Se puede proceder por Adjudicación Directa, independientemente del
monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del órgano
o ente contratante, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su
procedencia, en los siguientes supuestos:
1. Si se trata de suministros requeridos para la continuidad del proceso
productivo y del retardo por la apertura de un procedimiento licitatorio pudiera
resultar gravemente afectada la continuidad del mismo.
Gerencia de Administración Y Finanzas
40
2. Si se trata de la adquisición de obras artísticas o científicas.
3. Si, según la información suministrada por el Registro Nacional de
Contratistas, los bienes o servicios a contratar los produce, vende o presta un
solo fabricante o proveedor o cuando las condiciones técnicas de
determinado bien, servicio u obra excluyen toda posibilidad de competencia.
4. En caso de contratos que tengan por objeto la fabricación de equipos,
la adquisición de bienes o la contratación de servicios, en los que no fuere
posible aplicar los procedimientos licitatorios, dadas las modalidades bajo las
cuales los fabricantes y proveedores convienen en producir o suministrar
esos bienes, equipos o servicios.
5. Cuando se decrete estado de alarma, de conmoción interior o exterior.
6. En caso de emergencia comprobada dentro del respectivo organismo o
ente.
7. Cuándo se trate de servicios básicos indispensable para el
funcionamiento de la institución.
8. Se trata de obras o bienes regulados por contratos resueltos o
rescindidos y del retardo por la apertura de un nuevo procedimiento licitatorio
pudieren resultar perjuicios para el ente contratante.
9. En caso de obras, servicios o adquisiciones que por razones de interés
general deban ser ejecutados en un plazo perentorio no mayor de ciento
ochenta (180) días hábiles, conforme a un plan excepcional de desarrollo
económico y social, aprobado previamente en Consejo de Ministros. En
Consejo de Ministros se definirán con precisión las obras, servicios y
adquisiciones que serán objeto de adjudicación directa, así como los órganos
o entes encargados de su ejecución. (p. 17)
Gerencia de Administración Y Finanzas
41
Fundamentos Legales de la Gerencia de Procesos
1. Todas las personas tendrán derecho a disponer de bienes y servicios
de calidad, así como a una información adecuada y no engañosa
sobre el contenido y características de los productos y servicios que
consumen (…) (Art. 117)
2. La Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y se
fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad,
eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y
Responsabilidad (Art. 141).
3. El Estado, conjuntamente con la iniciativa privada promoverá el
Desarrollo armónico de la economía nacional mediante una
planificación estratégica democrática, participativa y de consulta
Abierta (Art. 299).
4. En los presupuestos públicos de gastos mediante indicadores de
desempeño, se establecerá para cada crédito presupuestario: objetivo
específico a que esté dirigido, resultados concretos que se espera
obtener y funcionarias públicas responsables para el logro de tales
resultados. Éstos establecerán en términos cuantitativos (Art. 315).
Ley Orgánica de la Administración Pública
1. La Administración Pública está al servicio de las personas, y su
actuación estará dirigida a la atención de sus requerimientos y la
satisfacción de sus necesidades, brindando especial atención a las de
carácter social. La Administración Pública debe asegurar a todas las
personas la efectividad de sus derechos cuando se relacionen con ella.
Además, tendrá entre sus objetivos la continua mejora de los
Gerencia de Administración Y Finanzas
42
procedimientos, servicios y prestaciones públicas, de acuerdo con las
políticas que se dicten. (Art. 5).
2. La actividad de la Administración Pública se desarrollará con base en
los principios de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas,
eficacia, eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad,
imparcialidad, participación, honestidad, accesibilidad, uniformidad,
modernidad, transparencia, buena fe, paralelismo de la forma y
responsabilidad en el ejercicio de la misma, con sometimiento pleno a la
ley y al derecho, y con supresión de las formalidades no esenciales. (Art.
10).
3. El funcionamiento de los órganos y entes de la Administración Pública
se sujetará a las políticas, estrategias, meas y objetivos que se
establezcan en los respectivos planes estratégicos, compromisos de
gestión y lineamientos dictados conforme a la planificación centralizada.
Igualmente, comprenderá el seguimiento de las actividades, así como la
evaluación y control del desempeño institucional y de los resultados
alcanzados. (Art.18).
4. La actividad de los órganos y entes de la Administración Pública
perseguirá el cumplimiento eficaz de los objetivos y metas fijados en las
normas, planes y compromisos de gestión, bajo la orientación de las
políticas y estrategias establecidas por la Presidenta o Presiden
República, la Comisión Central de Planificación, la Gobernadora o
Gobernador, la Alcaldesa o Alcalde, según fuere el caso. La actividad de
las unidades Administrativas sustantivas de los órganos y entes de la
Administración Pública se corresponderán y ajustará a su misión, y la
actividad desarrollada por las unidades administrativas de apoyo técnico y
logístico se adaptará a la de aquellas.
Gerencia de Administración Y Finanzas
43
5. La asignación de recursos a los órganos, entes de la Administración
Pública y demás formas de organización que utilicen recursos públicos,
se ajustará estrictamente a los requerimientos de su organización y
funcionamiento para el logro de sus metas y objetivos, con uso racional
de los recursos humanos, materiales y financieros. (Art. 19).
Gerencia de Administración Y Finanzas
44
Capítulo III
Marco Metodológico
En toda investigación, se hace necesario, que los hechos estudiados, así
como las relaciones que se establecen entre estos, los resultados obtenidos
y las evidencias significativas encontradas en relación al problema
investigado, además de los nuevos conocimientos que es posible situar,
reúnan condiciones de fiabilidad, objetividad y validez interna; para lo cual, se
requiere delimitar los procedimientos de orden metodológico, a través de los
cuales se intenta dar respuesta a la interrogante objeto de investigación.
En consecuencia, el Marco Metodológico, de la investigación donde se
estudia el “Análisis de las Cuentas Por Pagar, es necesario situar en detalle
el conjunto de métodos, técnicas e instrumentos que se emplean en lo
propuesto.
En esta dirección, en función de lo expuesto en el problema y de lo dicho
al inicio del mismo, en el Marco Metodológico del presente estudio, se
introducirán procedimientos apropiados para recopilar, presentar y analizar
los datos, con la finalidad de cumplir con el propósito general de la
investigación planteada. En tal sentido, se desarrollaran importantes
aspectos relativos al tipo de estudio y a su diseño de investigación,
incorporados en relación a los objetivos establecidos, que en este caso, se
trata de una investigación documental según la clase de medios utilizados
para obtener los datos y de campo atendiendo al nivel de conocimientos que
se adquieren, las técnicas e instrumentos que se emplearan en la recolección
de los datos y las características esenciales de los mismos y el análisis e
interpretación de los resultados que permitirá destacar las evidencias más
significativas encontradas en relación al Análisis de las Cuentas Por Pagar, a
Gerencia de Administración Y Finanzas
45
Proveedores Internacionales de Ferrominera Orinoco.
Tipo de Investigación
La investigación descriptiva permitió describir las características
fundamentales del proceso de pago, plasmando la situación actual y
destacando los elementos esenciales de su naturaleza, estos fueron
analizados e interpretados una vez identificados, por medio de la aplicación
del instrumento. Según Tamayo, M. (2006), define la investigación descriptiva
como:
Aquella que comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o proceso de lo fenómenos (…) este enfoque se hace sobre las condiciones dominantes. Este tipo de investigación enfatiza en las realidades explicitas de lo hechos investigados para presentar los resultados en forma veraz ante las personas involucradas en la misma. (p. 54) En la investigación se describieron las fuentes de los datos existentes, los
métodos para obtener las muestras y las herramientas utilizadas para reunir
la información necesaria con el fin de explicar los factores determinantes que
afectan el proceso de pago de las facturas internacionales de Contratos y
Servicios que realiza el Departamento Cuentas por Pagar, de C.V.G.
Ferrominera Orinoco, C.A., también se describen las características de los
procesos y las unidades involucradas al momento de ser realizadas por el
personal para cumplir con las obligaciones o deudas adquiridas por la
organización al momento de realizar las compras de materiales, repuestos,
servicios o suministros necesarios para el buen funcionamiento de la
organización.
Gerencia de Administración Y Finanzas
46
Diseño de la investigación.
Se considera que este estudio se apoyará en una investigación de campo,
debido a que la información se obtendrá en el sitio donde se estudia el
proceso, la ventaja de este tipo de investigación, según un proyecto de
campo es que facilita asegurarse de las verdaderas condiciones en que se
han obtenido los datos, posibilitando su revisión o modificación, en caso de
que se suscitasen dudas en cuanto a ellos, en este sentido, cabe destacar
que los datos serán recolectados en el sitio donde ocurren los
acontecimientos.
Para Arias (2004, Pág. 47) “el diseño es la estrategia de adoptada por el
investigador para responder al problema planteado”
En este caso el diseño incluye la modalidad de campo apoyado en una
técnica documental
En el material de la UPEL (2003) define la investigación de campo como:
El análisis sistemático de los problemas en la realidad con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios (Pág. 14).
La presente investigación fue apoyada en la técnica documental, pues se basa en la obtención y análisis de datos provenientes de textos, archivos, materiales impresos u otros tipos de documentos.
Área Objeto de Estudio
Gerencia de Administración Y Finanzas
47
La investigación tiene su incidencia en la Empresa C.V.G Ferrominera
Orinoco, CA, dentro de su estructura organizativa se encuentra La Gerencia
de Administración en la cual está adscrito el Departamento de cuentas por
pagar, específicamente en la sección de Análisis de cuentas.
Técnicas e instrumentos de Recolección de datos.
Según Tamayo (1997), define la recolección de datos como:
La etapa del proceso de investigación que sucede en forma inmediata al planteamiento del problema, es decir cuando se obtienen los elementos que determinan lo que se va a investigar, seguidamente se pasa al campo en estudio para proceder a efectuar la recopilación o recolección de datos. (p.281).
Para recabar datos e información se desarrollaron varias técnicas que
hicieron posible cumplir estos objetivos, entre estas se pueden citar las
siguientes:
1. Observación directa.
2. La entrevista no estructurada,
3. La encuesta y
4. Revisión documental. Como instrumento se utilizó el
cuestionario.
Observación directa
“Según Tamayo (1997), define: “la observación directa es aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación”, (p.122)
“Esta técnica de la observación directa permitió visualizar y captar de manera directa todas las actividades realizadas por el personal de la sección involucrada con el proceso de pago y su curso de acción ante
Gerencia de Administración Y Finanzas
48
la debilidad presentada durante la ejecución del trabajo y de esta manera conocer las desviaciones, motivo de esta investigación”.
Observación directa participante:
Según Tamayo (1997), la define como: “aquella en la que el investigador
juega un papel determinado dentro de la comunidad en la cual se realiza la
investigación” (p.122)
Mediante la observación directa participante se obtendrá información
clave de la realidad que se presenta en la gestión de la sección de Analisis
de Cuentas de C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A además de elementos claves
para realizar la evaluación correspondiente al estudio.
Entrevista no Estructurada
En virtud de lo expresado Sabino (1992) afirma: “Entrevista no
estructurada o no formalizada es aquella en que existe un margen más o
menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuestas”
(p.97)
Se utilizó la Entrevista no Estructurada a fin de conocer a profundidad y
de una manera más informal toda la información necesaria para la
elaboración de la investigación.
Revisión Documental:
Según, Méndez (1995) indica que:
“En una técnica cuyo propósito está dirigido principalmente a racionalizar la actividad investigativa, para que esta se realice dentro de condiciones que aseguren la obtención y autenticidad de la
Gerencia de Administración Y Finanzas
49
información que se busca con relación al estudio de un tema en particular”. (p.16)
Esta técnica es aplicada con la finalidad de extraer y plasmar los
fundamentos teóricos e históricos relacionados con el tema. Fueron fuentes
objeto del presente estudio: manuales existentes, documentos en archivo y
toda aquella investigación necesaria que se pueda obtener de Internet y/o
intranet.
Población y muestra
Población
“Seijas (2007), señaló que la población “está constituida por el conjunto de medidas de las variables en estudio, en cada una de las unidades que conforman el universo. Es decir, cada una de las variables en estudio constituye una población que viene dada por el conjunto de valores”... (p.76).
Atendiendo a lo antes explicado la población sujeta al estudio, está
conformada por un aproximado de dos mil ochocientos (2800) proveedores
Internacionales con contratos de servicios de C.V.G Ferrominera Orinoco,
C.A,
Muestra
De la población señalada se tomara una muestra no probabilística, la cual
según Hernández (1995) corresponde al “tipo de muestra cuya selección no
depende de que todos tengan la misma probabilidad de ser elegidos, sino de
la decisión de un investigador o grupo de encuestadores” (p.226)
Gerencia de Administración Y Finanzas
50
Esta muestra estará integrada por cinco (05) proveedores Internacionales
con contratos de servicios.
Gerencia de Administración Y Finanzas
51
Capítulo IV
Resultados
En base a la necesidad que posee la empresa C.V.G. FERROMINERA
ORINOCO, C.A de analizar, revisar y ajustar las cuentas contables que
afectan las cuentas por pagar a proveedores internacionales y a fin de
verificar si realmente existen fallas o son necesarios algunos cambios en el
procedimiento relativo a la cancelación de las cuentas por pagar, se
realizaron entrevistas no estructuradas a los analistas, así como
observaciones directas sobre los procesos llevados a cabos por el sistema
MY SAP, las cuales sirvieron de base para recabar información necesaria
acerca de cómo se han llevado a cabo el proceso de pago a los proveedores
internacionales en el primer semestre del año 2.011.
Para el logro de los objetivos planteados se realizo el estudio al caso de
cinco (5) proveedores internacionales, quienes serán descritos, al igual que
los procesos a seguir para su registro y formas del pago por sus servicios a
la empresa CVG Ferrominera Orinoco.
Por lo antes expuesto, se puede afirmar que los resultados anteriores
hicieron posible el desarrollo de los objetivos específicos, los cuales se
muestran a continuación:
Gerencia de Administración Y Finanzas
52
Resultados
Diagnosticar la situación actual de los procedimientos aplicados sobre las cuentas por pagar de CVG Ferrominera Orinoco, C.A a los proveedores internacionales.
Es importante destacar que la situación actual de la empresa ocasionada
por la recesión mundial, no es la mejor ya que la productividad de la misma
no está conforme con lo que debería ser y por lo tanto este factor afecta
directamente al proceso de pago a proveedores nacionales e internacionales
ya que no existen suficientes recursos económicos para que el pago de
proveedores se normalice y por lo tanto causa un gran retraso.
Comparando la situación, en el ejercicio vigente con ejercicios anteriores
se observa que en periodos anteriores en el momento en que las facturas por
pagar eran recibidas en el departamento por los analistas eran canceladas
antes de su vencimiento, actualmente esos lapsos se han incrementado
significativamente al punto que cada analista del departamento de cuentas
por pagar, posee una gran cantidad de facturas que no se pueden proceder a
contabilizar y ser pagadas por que no existen los fondos monetarios
necesarios para su cancelación. Y porque además, cuando estos fondos son
aprobados para la cancelación de las deudas, se aglomera el trabajo por el
retraso en la normalización de los pagos. Momento entonces donde el
personal, es escaso para la cantidad de actividades relativas a los pagos a
realizarse.
Esto se determinó al realizar entrevistas no estructuradas con el personal
de la sección de Análisis de Cuentas, donde estos determinan que la falta de
ingresos al departamento han ocasionado serios retrasos en los lapsos de
respuesta de sus pagos, y se evidencian ocasionando que en muchas
Gerencia de Administración Y Finanzas
53
oportunidades los proveedores de la empresa paralicen la prestación de sus
servicios o suministros lo que detiene actividades relacionadas a la
productividad de la empresa hasta tanto no reciban una respuesta favorable
de la cancelación de su pago.
Describir el procedimiento de cuentas por pagar desde la llegada de las facturas por parte del proveedor hasta el momento de su cancelación
El departamento de cuentas por pagar cuenta con un Manual de Normas
y Procedimientos, en el cual se muestran las normas por las cuales se deben
regir para el proceso de pago de las facturas. Son las siguientes:
REGISTRO DE FACTURAS POR COMPRAS DE MATERIALES, REPUESTOS Y EQUIPO O POR CONTRATO DE SERVICIOS CON PEDIDO PARA PROVEEDORES EXTERIOR
Jefe de Sección de Análisis de Cuentas
a. Recibe de Procesos de Pagos - Atención al Proveedor o de la Gerencia
de Administración las facturas, nota de entrega originales y demás
documentos y procede a entregar a los analistas.
Analista de Análisis de Cuentas
b. Recibe las facturas originales sin tachaduras ni enmiendas, con sus
soportes y copia de pedido de compras firmado.
c. Visualiza y compara los detalles de la factura contra el pedido, tales
como: precio, especificación y duración del pedido, con los datos
Gerencia de Administración Y Finanzas
54
cargados en el sistema de información mySAP-IS-Mining según la
Instrucción de Sistemas LOMM-I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”.
d. Sí la factura tiene recepción de materiales procede a registrarla por
cada pedido de compras en el sistema mySAP-IS-Mining, según la
Instrucción de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir Facturas Recibidas por la
Transacción Miro”.
e. En los casos en que el material no esté recibido en el sistema de
información mySAP-IS-Mining, procede a realizar el registro con la
clase de documento (KR) por la transacción registrar la factura en el
sistema, según Instrucción de Sistemas FIAP-I-0024 “Factura General”.
f. Prepara y conforma cuadro de detalle de las facturas a procesar
mediante transferencia fuera del fondo de trabajo y entrega al
Coordinador de Pagos al Exterior para su revisión.
Coordinador de Pagos al Exterior
g. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada
uno de los registros, conforma cuadro y entrega al Jefe Sección de
Análisis de Cuentas para el control y validación y finalmente entrega
para su proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas
por Pagar.
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
h. Procede a preparar la propuesta de pago y transferencia Bancaria al
exterior (indicador EXXXX); luego es enviado a través de
correspondencia al Departamento de Planificación Financiera con los
soportes respectivos para la realización del pago.
Gerencia de Administración Y Finanzas
55
REGISTRO Y PAGOS A PROVEEDORES SIN PEDIDO DE COMPRAS EXTERIOR
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
1. Recibe a través de la Gerencia de Administración correspondencia e
instrucción de pago de la solicitudes de pago sin pedido por los
siguientes conceptos:
a. Pago por Servicios de Demoras o Despachos por acarreo de mineral.
b. Pago de Fletes Internaciones.
c. Pagos Servicios Profesionales Exterior.
d. Pago de Comisiones y Fletes por los servicios de CVG
INTERNACIONAL AMÉRICA.
e. Pago de reposiciones de servicios Cargoport Logística originados por la
Gerencia Operaciones Fluviales.
Jefe Sección de Análisis de Cuentas
2. Recibe documentos y demás soportes de la factura y distribuye.
Analista de Análisis de Cuentas
3. Procede a registrar la factura en el Sistema de Información mySAP-IS-
Mining según Instrucción de Sistemas FIAP-I-0024 “Factura General”,
imputando la cuenta mayor que señale el documento contra el pasivo al
acreedor y procede a imprimir documento que produce el sistema .
4. Envía al Departamento de Impuestos para que conforme los cálculos
de impuesto y una vez recibida la conformidad, la entrega al Jefe de
Análisis de Cuentas para su revisión.
Gerencia de Administración Y Finanzas
56
Coordinador de Pagos al Exterior
5. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada
uno de los registros, conforma cuadro y entrega al Jefe Sección de
Análisis de Cuentas para el control y validación y finalmente entrega
para su proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas
por Pagar.
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
Procede a preparar la propuesta de pago, las transferencias Bancarias al
exterior (indicador EXXXX), prepara correspondencia para la firma del Jefe
Departamento de Cuentas por Pagar y envía con los soportes respectivos al
Departamento de Planificación Financiera.
REGISTRO DE FACTURAS PAGADAS POR CARTAS DE CRÉDITO EXTERIOR Y ANTICIPO DE GASTOS EN DOLARES
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
1. Recibe Departamento de Planificación Financiera correspondencia con
los soportes copia de factura, pedido de compras del firmado, cartas de
crédito, copia del pago bancario exterior y otros documentos según lo
que indique el pedido, igualmente recibe los anticipos de gastos en
dólares debidamente aprobados y cancelados por la entidad bancaria
exterior con su respectivo sello de verificación de disponibilidad
presupuestaria.
Gerencia de Administración Y Finanzas
57
Jefe Sección de Análisis de Cuentas
2. Recibe documento y distribuye.
Analista de Análisis Cuentas
3. Recibe documentos de pago por carta de crédito y procede a verificar
en el sistema mySAP-IS-Mining, según Instrucción de Sistemas
LOMM–I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”, si tiene entradas /
recepción de los materiales.
- En caso de ser procedente realiza el registro de la factura y procede a
compensar anticipo previamente contabilizado por el Dpto. de
Planificación Financiera con la finalidad de depurar la partida abierta
del proveedor. Ver las Instrucciones de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir
Facturas Recibidas por la Transacción Miro” y FIAP-I-0015
“Compensar”.
- En el caso que no tenga la recepción de materiales se realizan
controles y seguimientos con los departamentos involucrados para la
recepción del bien o servicio.
4. Recibe los anticipos de gastos en dólares de los trabajadores u otros
autorizados, aprobados en punto de cuenta al presidente:
- Revisa y Coteja que los datos contenidos en el FERRO-5716
“Anticipo/Relación de Gastos de Viajes” estén conformes y en original
(Centro de Costo y Ficha).
- Revisa que los anticipos de viajes estén debidamente aprobados de
acuerdo al Procedimiento 810-P-01 “Gastos de Viajes”.
Gerencia de Administración Y Finanzas
58
5. Realiza la contabilización de la cuenta por pagar a trabajadores
excluyendo solicitud de anticipo por anticipo de viaje en el sistema
información mySAP-IS-Mining, aplicando la Instrucción de Sistemas
FIAP-I-0016 ”Contabilidad General” en sus cuentas respectivas.
Coordinador de Pagos al Exterior
6. Valida documentos y entrega al Jefe de Departamento de Cuentas por
Pagar.
Jefe Departamento de Cuentas por Pagar
7. Recibe documentos para posteriormente enviarlos contabilizados al
Departamento de Planificación Financiera mediante correspondencia
para la Transferencia Bancaria en el Exterior.
REEMBOLSO DE FONDOS DE TRABAJO CVG INTERNACIONAL C. A.
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
1. Recibe a través de la Gerencia de Administración la solicitud de
reembolso de Fondo de Trabajo Exterior con sus respectivos soportes
debidamente autorizados y los entrega al Jefe de Sección Análisis de
Cuentas.
Gerencia de Administración Y Finanzas
59
Jefe de Sección Análisis de Cuentas
2. Recibe la solicitud y distribuye.
Analista de Análisis de Cuentas
3. Recibe las facturas originales sin tachaduras ni enmendaduras con sus
soportes (copia del pedido de compra INTERCVG, copia del cheque o
de la transferencia bancaria a favor del proveedor ejecutado).
4. Visualiza y compara los detalles de la factura contra el pedido, tales
como: precio, especificación y duración de pedido, con los datos
cargados en el sistema de información mySAP-IS-Mining, según
Instrucción de Sistemas LOMM-I-0008 “Visualizar Pedido de Compras”.
5. Sí la factura tiene recepción de materiales procede a registrarla por
cada pedido de compras, en el sistema mySAP-IS-Mining, aplicando la
Instrucción de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir Facturas Recibidas por la
Transacción Miro” y posteriormente traslada la deuda al fondo de
trabajo (FT).
6. En los casos en que el material no esté recibido en el sistema de
información mySAP-IS-Mining, según la Instrucción de Sistemas
LOMM-I-0008 procede a realizar el registro con la clase documento
(FT), por la transacción registrar la factura en el sistema, anticipo al
proveedor asociado al documento de compras y el pasivo al proveedor
de CVG Internacional (40000548), según Instrucción de Sistemas
FIAP-I-0024 “Factura General”.
7. Prepara y conforma cuadro de detalle de las facturas a procesar
mediante el fondo de trabajo y entrega al Coordinador de Pagos al
Exterior para la revisión.
Gerencia de Administración Y Finanzas
60
Coordinador de Pagos al Exterior
8. Revisa los datos con el sistema, verifica las Cuentas Contables de cada
uno de los registros, conforma cuadro y entrega al Jefe Sección de
Análisis de Cuentas para el control y validación. Y entrega para su
proceso de transferencia al Jefe de Departamento de Cuentas por
Pagar.
Jefe Departamento Cuentas por Pagar
9. Procede a preparar la propuesta de pago, las transferencias Bancarias
al exterior (indicador EXXXX), prepara correspondencia para la firma de
la Gerencia de Administración y envía con los soportes respectivos a la
Gerencia de Finanzas.
LIQUIDACIÓN Y COMPENSACIÓN DE FACTURAS PAGADAS A CVG INTERNACIONAL
Coordinador de Pagos al Exterior
1. Revisa mensualmente las cuentas de anticipo proveedor exterior
(1010207003) y la cuentas por pagar exterior (2010101500) y procede
a verificar si tienen entrada de material a través del sistema de
información mySAP-IS-Mining, según la Instrucción de Sistemas
LOMM-I-008 “Visualizar Pedido de Compras”.
2. Sí tiene recepción de material, procede a registrar la factura según
Instrucción de Sistemas FIAP-I-0010 “Añadir Facturas Recibidas por la
Transacción Miro”. Posteriormente procede a compensar la factura y el
Gerencia de Administración Y Finanzas
61
anticipo, aplicando la instrucción de sistemas FIAP-I-0015
“Compensar”. En el caso que no tengan entrada de recepción realiza
seguimiento con las unidades involucradas, con la finalidad depurar la
partida abierta del proveedor.
3. Entrega los documentos contables al Jefe de Sección de Análisis de
Cuentas para su respectiva validación y posteriormente entrega a la
Secretaria para su archivo.
VERIFICACION Y CONTROL DE LAS CUENTAS CONTABLES.
Analista de análisis de cuenta
1. Revisa mensualmente y realiza seguimiento a las siguientes cuentas
contables:
- Anticipo Proveedores Nacionales (1010207001)
- Cuentas por Pagar Proveedores Nacionales (2010101000)
- Retención por Pagar Fianza Fiel Cumplimiento (2010101600)
- Retención por Pagar Fianza Fiel Laboral (2010101700)
- Retención Fondo de Producción Social Bienes 1.5 % (2010101720)
- Retención Fondo Producción Social Servicio 10 % (2010101710)
- Entradas de Materiales / Recepción de Facturas (2010101900)
- Entradas de Servicio / Recepción de Facturas (2010101950)
- Inventario Tránsito para Carga Inicial (1010306006)
2. Informa y entrega reportes y documentos contables al Jefe de Sección
de Análisis de Cuentas.
Gerencia de Administración Y Finanzas
62
DEFINICIONES
1. PAGOS DE CONTRATOS Y SERVICIOS
Son pagos ordenados por medio de contrataciones requeridas para el
cumplimiento de funciones en la empresa, las cuales no pueden ser cumplidas
por el personal existente, tales como proyectos, construcciones, honorarios
profesionales, cursos, asesorías, servicios de mano de obra, mantenimiento
publicidad, entre otros, solicitados a través de pedidos de compras.
2. PAGOS DE MATERIALES EN EXISTENCIA (SIM)
Pagos por materiales de reemplazo de existencia o compra inicial, para
los cuales se mantiene un inventario en los almacenes de Puerto Ordaz y
Ciudad Piar, solicitados mediante pedidos de compra.
3. PAGO DE MATERIALES CARGO DIRECTO
Los pagos ordenados por materiales pedidos para uso específico, que no
entren como renglones de existencia en las cuentas de inventario. Estos
materiales pueden ser capitalizados o cargados a Centros de Costos y son
solicitados mediante pedidos de compra.
4. OTROS PAGOS
Son pagos que provienen de obligaciones contraídas por la empresa, a
través de la convención colectiva, contratación individual de los empleados y
otros compromisos, los cuales no están cubiertos por ordenes de compra,
tales como: pago de nóminas, clubes, sindicatos, embargos, impuestos,
donaciones, empleados de la Farmacia Social y Funmedes, pagos por
reembolsos de gastos médicos a trabajadores, prestaciones sociales,
demandas judiciales.
Gerencia de Administración Y Finanzas
63
5. REEMBOLSOS DE FONDOS DE TRABAJO
Son aquellos egresos producto de los movimientos diarios de caja,
originados por obligaciones contraídas por la empresa que son cancelados en
efectivo y que se reponen a través de Ferro-5608 “Reporte de Caja y Fondos
de Trabajo”.
6. CONTABILIZACIÓN – ACTIVIDADES
Para registrar o contabilizar las actividades del Departamento de Cuentas
por Pagar, utilizando las herramientas del sistema mySAP-IS Mining.
Revisión del vencimiento de las cuentas por pagar de Proveedores Internacionales en el primer semestre del año 2.011.
Para la revisión del vencimiento de obligaciones por pagar de la empresa
C.V.G Ferrominera Orinoco C.A, se tomaron cinco (05) proveedores de dos
mil ochocientos (2800) que forman un aproximado de proveedores
internacionales con contratos de servicios, estos fueron observados en el
periodo comprendido desde el 14-03-2011 al 14-07-2011.
Mediante el sistema My Sap la empresa puede obtener datos del
tratamiento que se le da a cada proveedor y determinar si los tiempos de
pago que establece la empresa se están cumpliendo en su totalidad, el
sistema muestra un resumen de cada proveedor donde se detallas varios
datos que son los siguientes:
- ST: Es el indicador de partidas abiertas o compensadas. Si es rojo
está en partidas abiertas, es decir, no tiene pago y verde es
compensado, es decir, tiene pago.
- Fecha de documento: Es la fecha que contiene la factura
Gerencia de Administración Y Finanzas
64
- Referencia: Es el número de factura.
- Numero de documento: Es el número del contrato de servicio
asignado por la empresa al proveedor.
- Clase: Es el tipo de transacción, es decir, RE es el tipo de transacción
de factura pendiente, mientras que ZP significa un pago realizado a
una o varias facturas.
- Importe en Ml: Es el monto total de la factura.
- Ml: Es la moneda con la que se esté realizando la transacción.
- Fe. Conatb: Es la fecha donde se realiza la contabilización de
facturas por parte del analista de atención al proveedor.
- Fecha base: Es la fecha en que el analista de atención al proveedor
recibió la factura por parte del proveedor
- C. pago: Es la condición que define los días en que se realizara el
pago. A continuación se muestran las diferentes condiciones:
- ZCAV: Pago contado
- ZN00: Pago neto a 10 días.
- ZN01: Pago neto a 15 días.
- ZN02: Pago neto a 30 días.
- ZN03: Pago neto a 45 días.
- Zn04: Pago neto a 60 días.
- Fecha de pago: Es la fecha de vencimiento, donde se debe realizar el
pago por parte de la empresa al proveedor que presta sus servicios.
- Demora: Es el tiempo donde muestra en días el atraso o de adelanto
en que se cancelan las deudas al proveedor.
Gerencia de Administración Y Finanzas
65
PROVEEDORES:
DUFERCO.
En el análisis del proveedor “DUFERCO” se presentan quince (15)
facturas en el cuadro del sistema MySap, estas tienen diferentes fechas de
entrega al analista y su registro contable fue efectuado con varios días
después de la llegada de la factura a la empresa, lo que puede reflejar una
labor regular por parte del analista; más el pago de todas estas se realiza
para el mes de Junio, y en el indicador de demora existen 3 facturas
canceladas con tiempo de atraso mientras que 12 facturas que representan
las mayoría están pagadas de forma adelantada, y ninguna en la fecha
pautada para el vencimiento que según la condición de pago es de cuarenta
y cinco(45) días Para la cancelación de las facturas.
VENEQUIP MACHINERY SALES CORP
Venequip Machinery Sales Corp, en Miami, Florida, es una empresa
privada dedicada en Contractors-Equipment/Supplies-Dealers/Service al por
mayor. Fue creada en 1991 e incorporada en la Florida. Empresas como
Venequip maquinaria de ventas por lo general ofrecen Corp: Equipo npk
Construcción, Equipamiento de construcción de carreteras, equipos de
construcción antigua, Maquinaria usada y equipos pesados de construcción
Deere. Venequip internacional solo nos suministra bienes ya que cuenta con
una sucursal en Venezuela que suministra otras clases de productos, ellos
mismos nacionalizan el pedido y pasan 2 facturas una por la nacionalización
que es pagada en bolívares fuertes y la del pedido de compra que es pagada
en dólares. Para este proveedor se maneja un fondo especial y tiene (1) un
analista a cargo que solo trabaja con este proveedor, debido a la excesiva
Gerencia de Administración Y Finanzas
66
cantidad de facturas y problemas que hay con este proveedor, como facturas
traspapeladas, mal redacción en la elaboración de las mismas, entre otros.
CARTER MILCHMAN
En este caso son treinta y cuatro (34) las facturas que se adeudan donde
la condición de pago por parte del contrato de servicio establece que se
cancelaran en un tiempo de cuarenta y cinco (45) días y soloprimer semestre
del año en curso, quedando pendiente un restante de veinte (20) facturas en
moras de distintas fechas, indicando así un incumplimiento a la cancelación
del monto que se adeuda.
CME COMMODITIES
En este caso estudiado en el se observa el endeudamiento de once (11)
facturas donde las fechas de contabilización corresponden a una demora a la
fecha base, en esta situación se presenta demora en tres (3) de las facturas
de treinta (30) días con respecto al plazo de cuarenta y cinco (45) días que
establece el contrato de servicio, también se observo que existe el pago
reciente de una factura.
HYPAC INTERNACIONAL
Se encuentran cuatro (4) facturas a cancelar en un plazo establecido en el
contrato de servicio de cuarenta y cinco (45) días, donde tres (3) de las
cuatro facturas fueron canceladas con un tiempo de atraso de once (11) días
cada una, mientras que la cuarta factura fue cancelada con un adelanto de
veinticinco (25) días.
Gerencia de Administración Y Finanzas
67
Plantear mejora para el proceso de cuentas por pagar con contratos a Proveedores Internacionales
En este apartado se proponen una serie de actuaciones encaminadas a
subsanar los puntos débiles detectados en el análisis de los puntos
anteriores; propuestas, en principio, se han estructurado asignándolas a la
sección de Análisis de Pago de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A.
Cabe destacar que, ante todas las propuestas, la dirección de esta sección
debe adoptar una actitud dinámica por cuanto que ha de ser la encargada de
iniciar todas las actuaciones de pagos a todos aquellos proveedores que
realizan la prestación de sus servicios, siendo este el responsable del
cumplimiento de los pagos oportunos y evitar atrasos para los mismos.
• Realizar Análisis de las cuentas por pagar con regularidad, para así
llevar un control acerca de los cumplimientos de los pagos a los
Proveedores internacionales.
• Realizar un control previo con el fin de verificar que cada factura tenga
las firmas y autorizaciones correspondientes.
• Realizar un estudio acerca de la cantidad de actividades que se
realizan en el departamento, a los fines de verificar si se cuenta con el
número de analistas suficientes para realizar el trabajo de una manera
efectiva y a corto tiempo.
• Advertir a los proveedores que deben tener sumo cuidado al realizar
las facturas y toda la información que está contenida en ella, además
de la documentación necesaria para que el proceso fluya con
normalidad ya que principalmente si ellos no verifican el documento
por el cual van a solicitar el pago serán los mayores afectados por el
retraso del proceso de pago para dicha factura.
Gerencia de Administración Y Finanzas
68
• Implantación de instructivos de los procedimientos llevados por los
analistas de cada actividad o pagos correspondientes al departamento
de cuentas por pagar.
• Elaboración de un presupuesto organizado con el jefe de sección y
jefe de departamento, para que estime los gastos de cada partida,
para realizar pagos oportunos a los proveedores de servicios y
suministros.
Gerencia de Administración Y Finanzas
69
CONCLUSIONES
A continuación se presentan las conclusiones de la investigación que
constituyen una visión global en torno a los principales hallazgos y resultados
del trabajo, así como de los objetivos que fueron planteados.
En primer lugar se pudo constar el impacto negativo que ha tenido
sobre la organización la situación actual de no tener la productividad
necesaria para sopesar las diferentes obligaciones por cancelar. Estos
efectos se pueden presenciar en aspectos tales como problemas con
proveedores al no cancelar las facturas al tiempo establecido y seguir
demandando la misma cantidad de servicios y suministros.
En el procedimiento de entrega de facturas del proveedor al
departamento de cuentas por pagar se destacan ciertos aspectos que
influyen en el retraso del proceso de pago a proveedores:
a. Se refleja que las facturas no son liberadas a tiempo por aduanas,
debido a que las mismas no poseen, los recaudos suficientes.
b. Se destaca que en el procedimiento no se maneja como lo indica el
manual de normas y procedimientos del proceso de pagos de la
empresa, ya que este establece que las facturas deben contar con las
normativas legales establecidas por el Seniat, en muchos de los casos
el analista no revisa de manera veraz ya que existen desconocimiento
por parte de las personas involucradas en el proceso de pago.
En otro orden de ideas, el tiempo de pago que es manejado en el
contrato de servicios de los proveedores no es cumplido por
Gerencia de Administración Y Finanzas
70
responsabilidad de los analistas en el desconocimiento parcial del
sistema MY SAP, entre algunas fallas se pudieron notar las siguientes:
1. Registros contables realizados en tardíamente por parte del
analista.
2. No hay organización en el proceso de envió de facturas al
Departamento de Cuentas por Pagar.
3. Desconocimiento de herramientas del sistema SAP.
4. Falta de comunicación y coordinación entre el Departamento de
Cuentas por Pagar, Aduana y la Gerencia Usuaria.
Por último se evidencia la necesidad de plantear una mejora al
proceso, para erradicar situaciones que se derivan principalmente de
lo siguiente:
a. La necesidad de la empresa al no poseer un presupuesto organizado
que estime los gastos de cada partida.
b. Crisis financiera dentro de la empresa.
Finalmente, se puede concluir afirmando la necesidad de eliminar toda esta
serie de irregularidades. En la página siguiente se ofrecen un conjunto de
recomendaciones que pueden coadyuvar con el logro de la investigación.
Gerencia de Administración Y Finanzas
71
RECOMENDACIONES
Una vez establecida las conclusiones resultantes, con respecto a la
problemática planteada, se sugiere las siguientes recomendaciones que
contribuirán al desarrollo óptimo del proceso de las cuentas por pagar
apropiado y en consecuencia de beneficio general para el logro de los
objetivos de la empresa.
Aumentar la productividad en la empresa, con una buen rol de
gerencia de los que forman parte del rendimiento de la empresa,
trabajando en conjunto con los encargados del departamento de
cuentas por pagar realizando el desarrollo de un plan capaz de
mantener niveles proporcionales entre la adquisición de bienes y
servicios con la productividad, de esta manera se asegura el equilibrio
de lo que se produce con lo que se adquiere, mejorando de forma
considerable la situación actual que atraviesa la empresa.
Instruir a los proveedores en cuanto a la emisión de facturas
que cumplan con los requisitos exigidos, con sus respectivas notas
créditos, de débito, según sea el caso, los documentos que debe
anexar al pago y el procesamiento de estos, relacionado con el
tiempo.
Fomentar la participación del personal del departamento de cuentas por pagar es especial a los trabajadores que conforman el
proceso de pago en el adiestramiento de la utilización del manual de
normas y procedimientos, y a su vez actualizar el mismo con los
posibles cambios que pueda tener, y también realizar el compromiso
con las gerencias usuarias receptoras del servicio o suministro realizar
Gerencia de Administración Y Finanzas
72
la liberación vía sistema para así evitar retrasos en el registro contable
de las facturas.
Implementar la mejora planteada ya que esta contiene las
herramientas capaces de lograr un cambio positivo en el proceso de
las cuentas por pagar a proveedores internacionales, en la propuesta
se destacan todos los aspectos para que se pueda propiciar la mejora
con todo el personal de cuentas por pagar.
Gerencia de Administración Y Finanzas
73
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Agustín, J. (1955), Código de Comercio Gaceta 475 Extraordinaria del 21 de Diciembre. Caracas, Venezuela.
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ANEXOS
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Flujo de Proceso de Pago a Proveedores con Contratos
Figura Nº 6 Proceso de Pago
Fuente: Manual de Normas y Procedimientos, Procesos de Pago
C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A.
Cuentas por Pagar Proceso de
Pago (Atte. Al Proveedor)
Cuentas por Pagar Secretaria
Jefe de Sección Procesos de
Pago
Cuentas por Pagar (Analista de Pago)
Impuesto (ISLR)
Cuentas por Pagar (Analista
de Pago)
Jefe de Sección de Proceso de Pago
Impuesto (ISLR)
Jefe de Sección Análisis de
Cuentas
Analista Análisis de Cuentas
Jefe Departamento Cuentas por
Pagar
Cuenta por Pagar se emite el
cheque (Firma Autorizada)
Solicitud de Firmas
Autorizadas
Gerencia de Administración
(Firma Autorizada)
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