fundamentaciÓn conceptos y procesos archivisticos

FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN CONCEPTOS Y CONCEPTOS Y

PROCESOS PROCESOS ARCHIVISTICOSARCHIVISTICOS

Archivo.Archivo.

Definición de Archivo.Definición de Archivo.

Conjunto de documentos, sea cual fuere su Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.la información, la investigación y la cultura.

Reseña Histórica del papelReseña Histórica del papel

Siglo VIII: Los árabes fundan la primera fábrica en Siglo VIII: Los árabes fundan la primera fábrica en Samarcanda y luego en Bagdad.Samarcanda y luego en Bagdad.

Siglo IX: España es la primera nación europea que Siglo IX: España es la primera nación europea que conoce el papel.conoce el papel.

Siglo XI: Primera fábrica de la península Ibérica en Siglo XI: Primera fábrica de la península Ibérica en Játiva (Valencia).Játiva (Valencia).

Siglo XII: Pasa a Francia.Siglo XII: Pasa a Francia.Siglo XIII y XVII: Francia tienen las mejores Siglo XIII y XVII: Francia tienen las mejores

fábricas. fábricas. Siglo XIX: Hegemonía de Estados Unidos en Siglo XIX: Hegemonía de Estados Unidos en

consumo y protección. consumo y protección.

Primera BIBLIOTECA.Primera BIBLIOTECA.La constituyen las 3000 tablillas de arcilla, La constituyen las 3000 tablillas de arcilla,

encontradas en la antigua ciudad de Alejandría.encontradas en la antigua ciudad de Alejandría.Actualmente se conservan en el museo de Actualmente se conservan en el museo de

Londres.Londres.El imperio romano conocía lo archivo civiles El imperio romano conocía lo archivo civiles

cuando quinto Lutecio Catulo, en el año 676 de cuando quinto Lutecio Catulo, en el año 676 de Roma, edifica el “Taburatium” del Capitolio a sus Roma, edifica el “Taburatium” del Capitolio a sus expensas, encargando de la custodia de los expensas, encargando de la custodia de los instrumentos a los Questores.instrumentos a los Questores.

En el siglo XV aparece el gancho. Los papeles se En el siglo XV aparece el gancho. Los papeles se colocan en gancho a medida que se reciben.colocan en gancho a medida que se reciben.

Objetivos que debe perseguir el Objetivos que debe perseguir el archivoarchivo

Archivar, localizar y consultar en forma rápida, Archivar, localizar y consultar en forma rápida, fácil y segura.fácil y segura.

Conservar las fuentes históricas, haciendo la Conservar las fuentes históricas, haciendo la selección con base en normas bien estudiadas y selección con base en normas bien estudiadas y cumpliendo la legislación pertinente para cumpliendo la legislación pertinente para realizar una política racional de eliminación.realizar una política racional de eliminación.

Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, Unificar los criterios en cuanto a registro, manejo, conservación, clasificación, restauración, conservación, clasificación, restauración, consulta y control de los documentos.consulta y control de los documentos.

Finalidad del archivoFinalidad del archivoCentros activos y dinámicos de documentación e Centros activos y dinámicos de documentación e información: por que conservan el patrimonio histórico información: por que conservan el patrimonio histórico de la empresa.de la empresa.Centros vitales de estudio e investigación: por ser una Centros vitales de estudio e investigación: por ser una fuente primaria, el archivo sigue siendo el depósito de fuente primaria, el archivo sigue siendo el depósito de los documentos originales. los documentos originales. Centros de desarrollo de la empresa y el país: aportan Centros de desarrollo de la empresa y el país: aportan su eficaz ayuda a la gestión administrativa; y su su eficaz ayuda a la gestión administrativa; y su aporte en los ámbitos social, económico, educativo, aporte en los ámbitos social, económico, educativo, cultura, religioso y político, para el desarrollo del país. cultura, religioso y político, para el desarrollo del país.

Clases de archivosClases de archivos

1)1) Por su organización.Por su organización.

A) CentralizadoA) Centralizado. Archivo único. Una sola . Archivo único. Una sola dependencia, destinada al archivo, maneja y dependencia, destinada al archivo, maneja y controla toda la documentación.controla toda la documentación.

Usos: Usos: Para toda la documentación de la pequeña Para toda la documentación de la pequeña

empresa.empresa. Para los documentos de consulta general de la Para los documentos de consulta general de la

grande y mediana empresa.grande y mediana empresa.

JEFE JEFEJEFE

DPTO. ADPTO. C

COORDINACIÓN

DPTO. BENCARGADO

DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO CENTRAL

Archivo centralizado con control centralizadoArchivo centralizado con control centralizado

Clases de archivosClases de archivos

B) B) DescentralizadoDescentralizado. Por dependencias o . Por dependencias o departamentos: es el que funciona repartido departamentos: es el que funciona repartido entre las diferentes dependencias de una entre las diferentes dependencias de una institución. institución.

Usos:Usos: En las grandes empresas:En las grandes empresas: Para archivos técnicos, de personal, Para archivos técnicos, de personal,

confidencias, etc.confidencias, etc. Para las oficinas que funcionan en diferentes Para las oficinas que funcionan en diferentes

locales o regiones, etc.locales o regiones, etc.

JEFE

DPTO. BDPTO. A

DPTO. C

Archivo descentralizado con control descentralizado.Archivo descentralizado con control descentralizado.

Archivo descentralizado con control centralizado.Archivo descentralizado con control centralizado.

JEFEJEFEJEFE

DPTO. A

CONTROL

ENCARGADO DE LOS ARCHIVOS

DPTO. BDPTO. C

Clases de archivosClases de archivos

2) Por uso2) Por uso..

Activo: Activo: satisface las necesidades de conservación y consulta satisface las necesidades de conservación y consulta permanente, o para el periodo corrientepermanente, o para el periodo corriente..

Se compone de documentos del periodo actual o de periodos Se compone de documentos del periodo actual o de periodos anteriores que estén en trámite, como hojas de vida del anteriores que estén en trámite, como hojas de vida del personal activo, resoluciones, contratos, disposiciones personal activo, resoluciones, contratos, disposiciones legales vigentes y demás papeles específicos de cada legales vigentes y demás papeles específicos de cada oficina, y que sean de consulta permanente.oficina, y que sean de consulta permanente.

Semiactivo: Semiactivo: Representan el cambio de los documentos en Representan el cambio de los documentos en intervalos determinados (uno o dos veces por año), para su intervalos determinados (uno o dos veces por año), para su conservación y consulta esporádica u ocasional. conservación y consulta esporádica u ocasional.

Inactivo: Inactivo: Comprende el traspaso definitivo de los Comprende el traspaso definitivo de los documentos para su conservación perpetua, de acuerdo con documentos para su conservación perpetua, de acuerdo con disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

RECURSOS BASICOS RECURSOS BASICOS DEL ARCHIVO.DEL ARCHIVO.

Muebles Y Equipos para Archivo.Muebles Y Equipos para Archivo.

Estos muebles se fabrican Estos muebles se fabrican con madera o metal. El con madera o metal. El gabinete de acero es el gabinete de acero es el más recomendable, sobre más recomendable, sobre todo si es elaborado a todo si es elaborado a prueba de fuego. Los de prueba de fuego. Los de madera son poco prácticos madera son poco prácticos porque no ofrecen porque no ofrecen protección contra el fuego protección contra el fuego y su funcionamiento puede y su funcionamiento puede afectarse por los cambios afectarse por los cambios de temperatura, por la de temperatura, por la humedad, por la polilla, el humedad, por la polilla, el comején y otros insectos.comején y otros insectos.

Ficheros y TarjeterosFicheros y Tarjeteros

Es muy conveniente diferenciar los archivadores de los tarjeteros o de los ficheros. En los archivadores se guardan documentos; y en los tarjeteros y ficheros, fichas o tarjetas, donde existen registros y datos.

ClasificadoresClasificadores

Se fabrican en distintos tamaños, modelos y materiales, sus usos son diversos; por ejemplo, para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, etc. Esta clasificación puede realizarse por cualquier sistema de reordenamiento que utilice la empresa; para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.

MATERIALES Y MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ELEMENTOS PARA

ARCHIVO.ARCHIVO.

Es el conjunto de elementos Es el conjunto de elementos necesarios para realizar las necesarios para realizar las

actividades archivísticas.actividades archivísticas.

Las Carpetas.Las Carpetas. Son dos hojas de cartulina Son dos hojas de cartulina

o Manila, cartón prensado o o Manila, cartón prensado o fibra, con pliegues fibra, con pliegues adicionales o dobleces adicionales o dobleces marcados, que permiten marcados, que permiten ampliar su capacidadampliar su capacidad..

Una carpeta tiene Una carpeta tiene capacidad máxima para capacidad máxima para 100 documentos. Debe 100 documentos. Debe conservar su forma original, conservar su forma original, doblando los pliegues de doblando los pliegues de expansión que tiene expansión que tiene marcados en el lomo. Estos marcados en el lomo. Estos son los pliegues grafados.son los pliegues grafados.

Bolsas.Bolsas.

Llamadas también sobre o fundas. Su uso Llamadas también sobre o fundas. Su uso está determinado por el volumen del está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimientos tienen separadores o compartimientos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.cartón, tela y hule.

Legajos.Legajos.

Son dos tapas de cartulina con gancho Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. legajador, para asegurar los documentos. Los documentos no deben ir sujetos a la Los documentos no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y este va dentro de carpeta, sino al legajo, y este va dentro de ella.ella.

Se recomienda la utilización de los Se recomienda la utilización de los legajos, estos evitan la pérdida de legajos, estos evitan la pérdida de documentos ocasionada cuando se tienen documentos ocasionada cuando se tienen que prestar las carpetas.que prestar las carpetas.

Rótulos o marbetes.Rótulos o marbetes.

Son las tiras de cartulina o las cintas de Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, adhesivas consiguen en tiras perforadas, adhesivas o en rollos continuos en gran variedad de o en rollos continuos en gran variedad de colores.colores.

Montilla de Garcés, Ana Gisela

Índice.Índice.

Es una tarjeta de Es una tarjeta de cartulina que identifica cartulina que identifica el contenido de la el contenido de la gaveta. Se coloca en gaveta. Se coloca en el porta índice que el porta índice que tiene cada gaveta del tiene cada gaveta del archivador; se archivador; se acostumbra protegerlo acostumbra protegerlo con un pedazo de con un pedazo de acetato.acetato.

A-F

Pestaña.Pestaña.

Es la parte que sobresale en una carpeta, Es la parte que sobresale en una carpeta, bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha, o guía. bolsa, funda, sobre, tarjeta, ficha, o guía.

GuíasGuías

Son cartulinas o Son cartulinas o cartones usados cartones usados para separar para separar distintos grupos de distintos grupos de documentos documentos dentro de una dentro de una gavetagaveta..

Fichas y tarjetasFichas y tarjetas..

Son cartulinas rectangulares semejantes a las Son cartulinas rectangulares semejantes a las tarjetas; de muchos tamaños, y destinadas a tarjetas; de muchos tamaños, y destinadas a registrar en ellas datos de muchas clases.registrar en ellas datos de muchas clases.

La ficha registra, y el conjunto de ellas forma el La ficha registra, y el conjunto de ellas forma el ficherofichero. .

Actualmente, existe una gran variedad de Actualmente, existe una gran variedad de ficheros informativos, como por ejemplo, para los ficheros informativos, como por ejemplo, para los sistemas, alfabético geográfico y por asuntos. sistemas, alfabético geográfico y por asuntos.

Se usan como índices para los sistemas de Se usan como índices para los sistemas de archivo.archivo.

Se usan como registros independientes.Se usan como registros independientes.

GraciasGracias

Jhoan Enrique González SanabriaJhoan Enrique González Sanabria

TAPIATAPIA