facturaciÓn electrÓnica - aragon
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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
1. Teoría1.1. Facturación Electrónica
1.1.1. Definición1.1.2. Proceso Convencional Vs Electrónico1.1.3. Principios Básicos1.1.4. Obligaciones de las partes1.1.5. Formatos1.1.6. Ventajas1.1.7. Nivel de Automatización1.1.8. Gestión Electrónica de Documentos
1.2. Certificados Digitales1.2.1. Definición1.2.2. Usos1.2.3. Elementos1.2.4. Tipos
2. Caso Práctico: “Implantación en Cámara Zaragoza”2.1. Actividades previas2.2. Equipo de trabajo2.3. Esquema de trabajo2.4. Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica2.5. Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones2.6. Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto2.7. Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha2.8. Recomendaciones y buenas prácticas
3. Solución en Facturación3.1. Formato Facturae 3.1 (Definición de campos)3.2. Solución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9“
del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio3.3. Solución Informática: “CamerFactura” de Camerfirma
FACTURACIÓN ELECTRÓNICAÍndice
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
1. Teoría
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Definición
“Una factura es un documento que refleja la entrega de un producto o la provisión de servicios, junto a la fecha de devengo, además de
indicar la cantidad a pagar como contraprestación.”
En ella encontraremos:
Los datos del Expedidor y del Destinatario.
Detalle de los productos y servicios suministrados.
Los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Definición
“Es un documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico que documenta operaciones empresariales o
profesionales y reemplaza al documento físico tradicional en papel conservando su mismo valor legal, siempre que cumpla las
condiciones de emisión, remisión y conservación exigidos en el Real Decreto 1496/2003.”
Otras Normativa:Orden EHA/9622007
Directiva 2001/115/CE
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Proceso convencional Vs. electrónico
El proceso electrónico es más rápido
Se eliminan procesos
Fac
tura
ción
E
lect
róni
ca
GeneraciónElectrónica
Envío Electr. ArchivoElect.
RecepciónElect.
Firma Electrónica
Fac
tura
ción
C
onve
ncio
nal
GeneraciónElectrónica Impresión Plegado Ensobrado Sellado
Envío PostalArchivo Recepción
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Principios Básicos
1. Garantía de Autenticidad e Integridad
2. Contenidos Equivalente al Papel
3. Consentimiento del Destinatario
4. Libertad de Gestión
5. Neutralidad Tecnológica
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Obligaciones de las partes
Emisor:
Utilizar un certificado aprobado por la Agencia Tributaria.
Velar porque se conserven las facturas emitidas.
Asegurar legibilidad en formato original.
Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Receptor:
Velar porque se conserven las facturas recibidas.
Asegurar legibilidad en el formato original.
Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, asícomo la vigencia del certificado.
Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417.
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Formatos
Las facturas electrónicas pueden emitirse en muchos formatos, aunque es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido.
Algunos formatos:
Convencional Electrónico
Papel .pdf.doc.xls.html.xmledifact… entre otros
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Formatos
Ejemplo de Factura: XML (Facturae3.0 - Estándar Nacional)
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Ventajas
Reducción de Costes
Reducción de Errores
Eficiencia en los Procesos
Mejora del Control y Visibilidad
Seguridad
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Nivel de Automatización
Tamaño de Empresa
Características del Proceso Solución Recomendada
MicroPymes Mínima inversión
Volumen de facturas pequeño
Manual
Pymes Volumen de facturas medio
Automatización parcial
Uso y configuración sencilla
Semiautomática
Grandes Volumen de facturas elevado
Automatización total
Inversión elevada
Multiprocesos
Proceso desatendidos
Automática
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos
Proveedor: “Lista de Productos”.
Comprador: “¡Orden de Compra (Pedido)!”
Proveedor: “Aviso de Despacho...”.
Comprador: “...Aviso de Recepción”.
Proveedor: “¡¡¡Factura!!!”.
Comprador: “¡Orden de Pago!”.
Un diálogo más completo:
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos
Instrucciones de Transporte...
Instrucciones para el Centro de Distribución...
Instrucciones para responder a la “Orden de Compra”...
Información Logística del Producto...
Información de Ventas y de Stocks...
Devoluciones, Pronósticos, Banco...
Un diálogo aun más completo (Mensajes para todo el Ciclo Comercial):
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos
Situación actual
La empresa genera, recibe y procesa documentos en papel:
Listas de Precios
Facturas
Ordenes de Compra
Catálogos de Productos
Reportes de Ventas
Ordenes de Pago
Remitos
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos
Los documentos son generados por ordenadores.
Los documentos son impresos para ser enviados por correo o fax.
El socio comercial al recibir el documento vuelve a digitar la información en otro ordenador.
El 70% de la información salida de un sistema informático en papel, es ingresada a otro sistema.
Este es un proceso lento, costoso y !!!poco confiable¡¡¡.
Situación actual
1. TEORÍAFacturación Electrónica: Gestión electrónica de documentos
SINdocumentos electrónicos
estandarizados
“4” SOCIOS
3 INTERFASES ≠ C/U
Estándares
“n” SOCIOS
1 SOLA INTERFASE C/U
CONdocumentos electrónicos
estandarizados
1. TEORÍACertificados Digitales: Definición
Es un archivo electrónico que identifica a un usuario
Es el equivalente electrónico a un D.N.I.
1. TEORÍACertificados Digitales: Usos
¿Para que sirve?
1. Autentificar
2. Firmar
3. Cifrar
¿Qué nos garantiza?
1. Identificación de las partes.
2. Integridad de la transacción.
3. Confidencialidad.
4. No-repudio.
1. TEORÍACertificados Digitales: Elementos
¿Que elementos contiene un certificado digital?
1. La identidad del titular.
2. La clave publica del titular.
3. Datos propios del certificado: número de serie, fecha de caducidad…
4. La identidad de la autoridad de certificación que lo ha emitido.
5. La firma de la autoridad de certificación.
1. TEORÍACertificados Digitales: Tipos
Tipos de Certificado Digital
1. C. de pertenencia a Empresa.
2. C. de Representante.
3. C. de Persona Jurídica.
4. C. para E-Factura.
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
2. Caso Práctico: “Implantación en Cámara Zaragoza”
Introducción
Proyecto de Innovación interna Abril 2007
Asistencia a Cursos y jornadas de formación en “Facturación Electrónica”:
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Actividades previas
Dirección General
Departamento de Administración y
Organización
Departamento de Formación e Innovación
Departamento de Comunicación
InnovaciónTecnologías
Administración
Recaudación y Caja
Informática
Atención al Cliente
Sin el apoyo de la alta dirección, no se puede implementar estos
cambios de paradigma
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Equipo de trabajo
Creación del equipo de trabajo
Diagnóstico inicial del proceso de facturación tradicional
Definición de la metodología de implantación de la facturación electrónica
Implantación de la facturación electrónica
Evaluación del proceso de facturación electrónica
Mejorar el proceso de facturación electrónica
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Esquema de trabajo
-A-Fase de Análisis y Definiciones
-B-Fase de
Implantación Piloto
-C-Fase de Ajuste y
Puesta en Marcha
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica
B
C
A
AB
Flujo de intercambio
actual de facturas
Clientes y/o proveedores intercambiar
factura electrónica
Ajustes al proceso,
interface y/o capacitación
Pruebas piloto para facturación electrónica
Capacitación en
facturación electrónica
Interfacecon el “Portal
FaCtur-e
Procesos de Facturación Electrónica
Medios de intercambio alternativos
Puesta en marcha
Inicio
Fin … ¡No! (Mejora
Continua)
(10)
(2)
(11)
(3) (4)(1)
(5)(7)(8)(9) (6)
Campaña difusión/
información
(12)
Opción de facturación electrónica
Formato de factura
electrónica
Junio 07
Septiembre
Julio Agosto
AgostoOctubreNoviembre
Diciembre Enero 2008Oct. Nov. y Dic.
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: El A-B-C de la facturación electrónica
Cantidad de Facturas y Cantidad de Clientes por MES
147
216224
349
417
317
378344
478
140
189225298237
261226
230
263
219
366
407376
300
219
0
100
200
300
400
500
600
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
Mon
to (e
uros
)Cantidad de Cliente Cantidad de Facturas Lineal (Cantidad de Facturas)
Frecuencia de Facturas por Cliente(Con todas las empresas)
490
80,00
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
70,00
80,00
90,00
100,00
1 27 53 79 105
131
157
183
209
235
261
287
313
339
365
391
417
443
469
495
521
547
573
599
625
651
677
703
729
755
781
807
833
859
885
911
937
963
989
1015
1041
1067
1093
1119
1145
1171
1197
1223
1249
1275
1301
Análisis de Periodo Temporal
Análisis de importes
Análisis de Clientes
Flujo de intercambio
actual de facturas
(1)
Análisis de Facturas EMITIDAS y RECIBIDAS
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones
EMPRESA CANTIDAD DEFACTURAS
Mac-Puar S.A. 98
Fundacion Laboral De La Construccion De Aragón
67
Exclusivas Centralizadas, S.L. 56
Step Two S.A. 56
Lackey S.A. 50
Telergon S.A. 49
Industrias Iter, S.A. 46
Industrias Quimicas Del Ebro, S.A 46
Productos Porcinos Secundarios S.A. 45
Rivasam, SA. 44
Novapet S.A. 43
Martiparts Componentes De Traccion, S.L.
42
Pieles Turiaso, S.A. 41
Cia Aragonesa Transacciones Saigner, S.L.
37
Patrocinio Lax Lavilla/Frutos Secos Import SA
37
Clientes y/o proveedores
para intercambiar
factura electrónica
(2)
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones
Soluciones para la gestión de facturas electrónicas
Tamaño deEmpresa
Características del Proceso SoluciónRecomendada
MicroPymes Mínima inversión Volumen de facturas pequeño
Manual
Pymes Volumen de facturas medioAutomatización parcialUso y configuración sencilla
Semiautomática
Grandes Volumen de facturas elevadoAutomatización totalInversión elevadaMultiprocesosProcesos desatendidos
Automática
Opción elegida por laCámara de Zaragoza
(3)
Opción de facturación electrónica
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones
La opción recomendable
Enviar facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 y/o UBL
Recibir facturas en formato XML Facturae 3.0 , 3.1 para lograr la integración con la aplicación de gestión interna de la Cámara.
(4)
Formato de factura
electrónica
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones
Selección de la plataforma de facturación
Solicitud de recepción en formato Facturae 3.0/3.1, con firma de acceso gratuito a las RCL y en adjunto a correo a factura@camarazaragoza.com
Creación de un formulario web alternativo para pequeñas empresas proveedoras
Medios de intercambio alternativos
(5)
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Análisis y Definiciones
Interface con el “Portal Cameralde Facturación
Electrónica”
Procesos de Facturación Electrónica
(7)
(6)
Analizar los procesos actuales de facturación
Plantear o redefinir los siguientes procesos de facturación electrónica:
Generación de facturas electrónicas (ERP-In3)
Envío de facturas electrónicas mediante la plataforma (firma)
Recepción de facturas electrónicas (verificación y validación).
Conservación de facturas electrónicas enviadas y recibidas.
Gestión de facturas electrónicas erróneas (emitidas y recibidas)
Realizar la interface entre el Sistema Informático de Facturación In3 y Camerfactura
En el envío de facturas electrónicas,
En la recepción de facturas electrónicas. 2ª Fase del Proyecto
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto
Pruebas piloto para la facturación electrónica
Capacitación en
facturación electrónica
(8)
(9)
Formación de los empleados de la Cámara que estarán involucrados en el proceso de facturación electrónica:
Presentaciones, manual de usuario y formación individualizada a todos los responsables de Departamentos y Servicios.
Primeras informaciones a proveedores y clientes
Selección de los proveedores/clientes para la prueba piloto.
Presentación del proyecto para detallar las actividades y la metodología del programa piloto.
Capacitación de los usuarios del servicio de facturación electrónica que participen en esta iniciativa por parte del cliente y/oproveedores.
Principales ensayos (emisión, recepción, gestión…)
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Implantación Piloto
Puesta en marcha
(11)
Campaña difusión/
información
(12)
Ajustes al proceso,
interface y/o capacitación de
factura electrónica
(10)Después de las pruebas piloto, se modifican y se realizan cambios para mejorar el proceso de facturación.
Se detectaron problemas de interfaces entre el “Sistema Informático In3” y la plataforma Camerfactura.
Se produjeron inconvenientes en la capacitación de los usuarios del servicio. (Empleados y proveedores/clientes)
Información a los clientes y a los proveedores de la adopción por parte de la Cámara de la e-factura:
Página web informativa
En los documentos de información (3)
En la factura de papel actual
Con las jornadas y talleres de facturación electrónica (3)
El 1 de enero del 2008 comenzamos
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Metodología de trabajo: Fase de Ajustes y Puesta en Marcha
Registro de incidencias:
La primera factura recibida fue el 17 de enero
La primera factura emitida fue el 31 de enero
Multitud de incidencias: técnicas con la plataforma y administrativas y técnicas con los proveedores
Indicadores de gestión:
Porcentaje de facturas electrónicas
Nº de proveedores
Sistema empleado
Facturas erróneas
Nº de clientes que rechazan la factura electrónica
Evaluación continua: 12 reuniones
A partir de enero 2008
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
Nueva formación y sensibilización a los responsables de los Departamentos y Servicios que generan gasto en la Cámara
Nueva información y plazos obligatorios para los proveedores (30 de junio 2008)
Excepciones previstas: Agencias de viaje y Seguros (31 de diciembre 2008)
Solicitud de nuevas funcionalidades a los desarrolladores de la Plataforma Camerfactura
Mejoras en el formulario web
Preferencia en el pago de facturas electrónicas
Conservación y copias de seguridad
Mejoras desde enero
2008
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
Equipo de trabajo multidisciplinar, con asignación de responsabilidades (técnicas y administrativas) y apoyo de Dirección
Plantear una metodología y seguirla
Plantear un calendario amplio con plazos inflexibles
Ofrecer medios alternativos para los proveedores (Formulario web, Programa de AEAT, Plataforma Camerfactura, etc.)
Insistir mucho a los compañeros de la nueva forma de facturación y relación con los proveedores/clientes
Si os puede ayudar nuestra
experiencia…
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
http://www.satipyme.com/facturacion/crear/crearfactura.php
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
Especialización en Facturación Electrónica en el Servicio de Tecnologías.
Consultoría en Facturación Electrónica
Comercialización de Camerfactura
Impulsar a lo largo del año jornadas de difusión y de sensibilización.
Promover la colaboraciones con otras entidades o programas, como Plan Avanza-Gobierno de Aragón, Camerfirma, IDIA, CECA…
Promover el uso del intercambio electrónico de documentos estandarizados, como un factor clave, en la gestión de la cadena de abastecimiento de las empresas (facturas, ordenes de compra, avisos de despacho, etc.).
Actividades complementarias
2. CASO PRÁCTICO: “IMPLANTACIÓN EN CÁMARA ZARAGOZA”Recomendaciones y buenas prácticas
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
3. Solución en Facturación
Esquemas
Nombre de los campos
Descripción de los campos
Valores de los campos
Obligatoriedad de los campos
Tipo de Campos
3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNFormato Facturae 3.1
Principales funcionalidades:
Generar facturas electrónicas
Visualizar facturas electrónicas
Firmar facturas electrónicas
Verificar firmas de las facturas electrónicas
Enviar facturas electrónicas
Recibir facturas electrónicas
Otras funcionalidades:
Controlar copias de seguridad
Gestionar clientes
Gestionar proveedores
Gestionar usuarios
Gestionar la plataforma
Entre otras.
3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNSolución Informática: “CamerFactura” de Camerfirma
Principales funcionalidades:
Generar facturas electrónicas
Visualizar facturas electrónicas
Firmar facturas electrónicas
Verificar firmas de las facturas electrónicas
Enviar facturas electrónicas
Recibir facturas electrónicas
3. SOLUCIÓN EN FACTURACIÓNSolución Informática: "Gestión de facturación electrónica v 0.9“ del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio
Dudas, preguntas, sugerencias…
Gracias
rmoscoso@camarazaragoza.com
nsamaniego@camarazaragoza.com
cperez@camarazaragoza.com
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