facilitadores asombrosos: logrando mejores conversaciones e interacciones

Facilitadores asombrosos Logrando mejores conversaciones e interacciones

@julibetancur

Ágiles 2016

Octubre 6, 7 y 8

Quito, Ecuador

Juliana Betancur @julibetancur

◉ Ingeniera de sistemas y especialista en desarrollo de software, Universidad EAFIT (Medellín, Colombia).

◉ Líder área Agile Coaching & Training en Ceiba Software.◉ Coach, trainer, facilitadora gráfica, voluntaria

comunidad Ágiles Colombia.

¡Mi blog! https://julibetancur.wordpress.com/

¡Hola!

“Había una vez...”Les voy a contar una historia.

Facilitación"La facilitación de grupos es un proceso en el que una persona, cuya elección es

aceptable para todos los miembros del grupo, esencialmente neutral, y sin autoridad sustantiva en la toma de decisiones, diagnostica e interviene en un grupo

para ayudarle a mejorar la manera en que identifica y resuelve sus problemas y toma decisiones, aumentando así la efectividad del grupo." —

Roger Schwarz, 'The Skilled Facilitator'.

¿Cuándo desempeña su rol un facilitador?

En las interacciones diarias de los

equipos de trabajo

En reuniones y espacios de creación

y decisión

Piensa en una oportunidad en que hayas facilitado una reunión, workshop o conversación y hayas sentido que las

cosas no funcionaron muy bien. (Conversemos 3 minutos sobre ello)

¿Qué cosas pudieron

salir mejor?

¿Qué nos hizo sentir

tristes?

¿Qué no funcionó

como creíamos?

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

¿Y entonces? ¿Qué habilidades me pueden ayudar a manejar de

manera más efectiva esos problemas?(https://pollev.com/julianabetan229)

Habilidades del facilitador asombroso1. Planeación2. Saber leer el clima3. Creación de ambientes

participativos4. Liderazgo neutral5. Ser integrador6. Investigar

Planeación

1

Espacio Tiempo Proceso

Planeación: Espacio físico ● Preparar el salón.● Sillas y distribución.● Iluminación.● Aire acondicionado.● Materiales: marcadores, cinta, rotafolio, post-its.

1

Planeación: Tiempo ● Estructurar la agenda.● Compartir con el grupo la agenda y el tiempo para cada actividad.● Ser guardián del tiempo: un ojo en el reloj (cronómetro visible).● Peeeero… ser flexible.

1

Planeación: Proceso● Actividades de precalentamiento: Entrevistar a algunos

participantes desde antes (especialmente si se espera controversia). Enviar instrucciones o material a leer.

● Considerar formatos diferentes a las discusiones de grupos grandes.

● Identificar posibles actividades a utilizar, dependiendo de los objetivos que se pretenda lograr.

● Buscar que los participantes estén en movimiento.

1

Saber leer el climaActuar de acuerdo a las emociones de las personas● Hacer pausas cuando sea necesario.

● Estar atento a emociones, tonos de voz, lenguaje corporal.

● Hacer preguntas profundas.

● ¿Cuál es la necesidad de fondo que alguien está expresando?

¿Cómo se sienten?

2

Crear de ambientes participativosCerciorarse de que todos se sientan cómodos participando● Llevar el turno de participación (máximo 3 o 4).● Hacer que todas las voces sean escuchadas y se puedan

expresar.● Acompañar a los miembros del equipo a poder tener una

conversación aunque se tengan conflictos. Navegar los conflictos, no necesariamente resolverlos.

● Crear acuerdos de grupo.

3

Liderazgo neutral

Mantenerse neutral en las discusiones. ● Liderar sobre el proceso y no sobre el resultado.● Escuchar todas las ideas y no defender ninguna.● Mantener el FOCO (buscar lograr el objetivo que queremos lograr).● Saber que no es el protagonista, los participantes son el centro de

atención.

4

Ser integradorSaber verificar la comprensión y ayudar a que se dé

● Escribir información grande y visible.● Consolidar el sentir del grupo (no parcializado). Resumir

frecuentemente.● Parafrasear lo que el grupo dice para verificar el entendimiento.● Escribir de manera clara los acuerdos del equipo y confirmarlos.● Celebrar el progreso.

5

InvestigarLeer, compartir con otros facilitadores, experimentar● Conocimientos● Herramientas● Técnicas

6

Recomendados

¿Y ahora? Naveguemos sobre los problemas encontrados

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

Pérdida de foco

Agenda visible

Qué hemos cubierto, qué nos falta.

Parking lot

Para hablarlo luego...

Indicadores visuales

Cronómetro visible.

Cartas visuales.

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

No sabemos escuchar

¿Qué hacer?

◉ Facilitación gráfica o documentación gráfica.

◉ No interrumpir.◉ Atención al lenguaje corporal. Rapport.◉ La gente recuerda más las cosas que

puede tocar. Recordamos lo que nos genera emoción.

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Dif

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablan

Conflicto

No emergen los verdaderos

problemas

No sabemos escuchar

Es difícil tomar

decisiones

Algunos no hablan

¿Qué hacer?

◉ Invitar a las personas que están escuchando, a hablar.

◉ Preguntar específicamente.◉ Organizar parejas o tríos.◉ Observar las respuestas no verbales.◉ Sesiones de brainstorming donde no se

pueda decir “No”.◉ Icebreakers (crear conexión)

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

Algunos hablan mucho

¿Qué hacer?

◉ Revisar la técnica utilizada.◉ ¿Es posible que no se esté

sintiendo escuchada?◉ Limitar cantidad de

intervenciones por persona.

(monedas, billetes).

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

El conflicto

¿Qué hacer?

◉ Negociar por intereses y no por posiciones.

◉ Escalera de abstracciones◉ Ayudar a que cada persona se

sienta escuchada.◉ Ayudar a que las personas se

entiendan una a la otra.

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

Es difícil tomar decisiones

¿Y si no hay consenso?

◉ Usar técnicas de votación.

◉ Matriz de impacto.◉ Círculo de influencia

y preocupación.

Problemas en las interacciones dentro de los equipos...

Algunos hablan mucho

Pérdida de Foco

Algunos no hablanNo emergen

los verdaderos problemas

No sabemos escuchar

Conflicto

Es difícil tomar

decisiones

No emergen los verdaderos problemas

One on one

Cercanía y confianza.

Encuesta anónima

Permite preguntar de manera más directa.

¿Cómo medir el éxito de nuestras facilitaciones?

¿Cómo?

◉ ¡Resultados!◉ Post-it con carita◉ Votación con las manos

(secreta o no secreta)◉ Feedback door◉ Encuesta◉ Pollev

Midiendo el éxito

#Facilitacion #Agiles2016

¿Qué me llevo de la charla?

¿Alguna pregunta?

Contacto

◉ @julibetancur◉ juliana.betancur@ceiba.com.co

¡Gracias!

Créditos

◉ http://facilitatorsinnercircle.com.au/wp-content/uploads/2015/06/The-Essential-Elements-of-Your-Facilitation-Framework.pdf

◉ https://www.cesarpiqueras.com/preguntas-en-coaching/◉ http://www.treegroup.info/◉ http://www.iifac.org/◉ http://www.martinalaimo.com/es/blog/tag/facilitacion-de-equipos◉ http://ctb.ku.edu/es/tabla-de-contenidos/liderazgo/facilitacion-al-grupo/desarrollar-habilid

ades-y-destrezas-de-facilitacion/principal◉ Template de diapositivas by SlidesCarnival