experiencia gestiÓn documental electrÓnica · 2021. 3. 5. · gerencia de servicio y atención al...
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EXPERIENCIA GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA EN COLPENSIONES
Dirección Documental
Gerencia Administrativa
Vicepresidencia de Gestión Corporativa
Noviembre/2020
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Colpensiones se transforma, evoluciona…
https://youtu.be/HEmI6PSaR2s
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Inteligencia y analítica de negocios
Modelo de Gestión Documental Electrónica de Archivo
Perfilamiento y calidad de datos Gobierno de datos,
Modelo Digital
Canales de Atención- Omnicanalidad
Soporte Documental textual y No textual
Gestión de Datos
Toma de decisiones
Instrumentos de Planeación Estratégica
Política de Gobierno Digital, plan de seguridad y privacidad de la información, Mapa de Ruta AE, Plan de transformación digital
Gestión documental en el marco de la arquitectura empresarial
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:Articulación entre los sistemas de gestión
institucionales – MiPG
Componentes Política de Archivo y Gestión Documental
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x: Subprocesos de Gestión Documental
3.2. Administración de ArchivosTransferencia, Disposición, Preservación a
largo plazo
3.1. Planeación Técnica y Control de la Producción Documental
Producción, Gestión y Trámite, Organización
2.PROCESOGestión
Documental
1.MACROPROCESO
Gestión del Apoyo Organizacional
3.SUBPROCESOS
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x: Articulación entre áreas y procesos – el ciclo PHVA
FRONT OFFICE
Gerencia de Servicio y Atención al Ciudadano
RadicaciónOrientación y Asesoría
Formulario
Notificación - salidas
PAC
1
EntradaAccesso a la información
2 3 4
ARTICULADORES
Gestión del Modelo de Atención
Orientación y Asesoría
Gestión de Estandarización Administración de
SolicitudesGestión de Riesgos
Gestión de Procesos
Gestión de Servicios TI
MIDDLE OFFICE
Distribuir(Reparto)Validaciones
CompletitudDatos
Gerencia de Servicio y Atención al Ciudadano Procesos misionales
Revisar
Aprobar
Elaborar
Generar y radicar respuestaDocumentos electrónicos
Seguimiento a las
solicitudes
Dirección Documental
Organización y Almacenamiento
Producción Documental
Difusión y Consulta
BACK OFFICE
Administración SGDEA
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR PR
OG
RA
MA
DE
GES
TIÓ
N D
OC
UM
ENTA
L
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x: Articulación áreas y procesos
AR
TIC
ULA
DO
RES
Gestión del Modelo de Atención
Orientación y Asesoría
Gestión de Estandarización
Administración de Solicitudes y PQRS
Área funcional
Gestión de Procesos
Gestión de Atención y Servicio
GO
V.C
O
Gestión de Riesgos
Gobierno de Datos
Gerencia SIG
Gestión de Servicios TI
PR
OC
ESO
S
Definición del proceso
Mejoras
Automatización
Gestión de canales de entrada
Gestión de canales de salida
Radicar entrada
Estandarizar
Radicar salida
Reparto y seguimiento
PLANEAR HACER
Resolver la pretensión de la solicitudÁreas funcionales
Planeación técnica de la producción documental
Identificación de riesgos
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Articulación áreas y procesosA
RTI
CU
LAD
OR
ES
Gestión del Modelo de Atención
Orientación y Asesoría
Gestión de Estandarización
Administración de Solicitudes y PQRS
Área funcional
Gestión de Procesos
Gobierno de datos
GO
V.C
O
Dirección Estandarización
Dirección Documental
Gerencia SIG
Gestión de Servicios TI
Calidad y captura de datos
Calidad de respuesta
Respuesta oportuna
Gestión de canales de entrada
Gestión de canales de salida
Radicar entrada
Estandarizar
Radicar salida
Reparto y seguimiento
VERIFICAR ACTUAR
Resolver la pretensión de la solicitudÁreas funcionales
Gestor documental / Bodega de Archivo
Conformación de Archivos
Consultas Bizagi y Gestor
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:Modelo documental centrado en
● Gobierno (roles y responsabilidades)● Definición de reglas de negocio● Optimización operativa● Metodología estándar● Lineamientos gestión documental
Trazabilidad, consulta , almacenamiento y seguridad
Monitoreo y control
Caso / Expediente
EnviarDistribuir(Reparto) Generar y radicar RespuestaRadicar
Revisar
AprobarElaborar
Gestión de solicitudes
Gestión soporte DocumentalCanales de Entrada
PAC
Canales de Salida
Riesgos y Seguridad de la Información
Procesos
● Alineación con las políticas degestión y seguridad de la informacióny ciberseguridad.
● Alineación con el modelo degobierno de datos
● Potencializar y optimizarherramientas para GD
● Adquisición de nuevastecnologías
Información Aplicaciones Infraestructura
● Actualización tecnológica● Apropiación tecnológica
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:Transformación digital
Trámites y procesos electrónicos
SI – BDAplicativos
Sede electrónica
Enrolamiento
Autenticación:
Validación de
identidad
Captura automática
de datos
Autorizaciones:
Consulta, manejo y
uso de información
Validaciones
Reglas de negocio:
Comprobación de
requisitos
Viabilidad:
Definiciones de
cada proceso
Formulario electrónico:
Captura / completitud de
información
Registro/Captura
Correo electrónico
SMS
Firma Electrónica
Previsualización:
Aceptación
Confirmación voluntad
Métodos:
Tales como, códigos, contraseñas,
datos biométricos o claves
criptográficas privadas, que
permiten identificar a una
persona
Creación de caso:
Trazabilidad
Fecha / hora
Consulta
Radicación
BPM
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Gestión documental y transformación digital
SI – BDAplicativos
Gestor Documental
Evidencia Digital
Objeto digital:
Documento
electrónico con
valor probatorio
XML:
Metadatos de contexto,
contenido y estructura
Firmas y autorizaciones
Almacenamiento
Servicios Web (WS):
Transferencia objetos digitales
Metadatos
Seguridad
Gestión operativa:
Gestión y trámite
Decisión
Respuesta / Notificación
Registro/Actualización BD
Canales electrónicos
Difusión / Consulta
Trazabilidad:
Acceso
Seguridad
Interoperabilidad
Formatos de largo plazo
Disponibilidad a través del tiempo
Preservación digital
SGDEA
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x: Modelo centralizado de archivo
Produccióndocumental
Interna
PAC
Canales No Presenciales
Canales Presenciales
Radicación
Digitalización
TRD
Clasificación
Almacenamiento BIZAGI
GESTOR DOC.
Cierre de Oficina
ARCHIVO CENTRAL
HIBRIDO
EXPEDIENTE ELECTRÓNICO
EXPEDIENTE FÍSICO
INSTRUMENTOS DE CONTROLHoja de Control
FUID – FIDActas de Certificación
Archivos físicos y Carpetas Compartidas
Procesamiento TécnicoAlmacenamiento
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
Instrumentos archivísticos
Valoración
Gestión y Trámite Transferencia DisposiciónPreservación a Largo Plazo
Producción Organización
Planeación
Pro
ceso
s Té
cnic
os
CREACIÓN MANTENIMIENTO
DIFUSIÓN
ADMINISTRACIÓNEtap
as
Cuadro de Clasificación Documental – CCDTabla de Retención Documental - TRD
Ficha de Organización e Intervención Documental*
Matriz documental*Malla de pertinencia y
validación documental*
Hoja de ControlInventario Documental
* Instrumentos propios de Colpensiones
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
• Proceso de gestión documental es un componentetransversal y estructural de la arquitectura empresarial.
• Formulación, divulgación y apropiación de políticas,lineamientos y buenas prácticas.
• Adopción de capacidades técnicas, administrativas ytecnológicas que promuevan la transformación digital.
• Articulación con procesos / áreas involucradas.
• Arquitectura Empresarial que integra procesos,información, tecnología, aplicaciones.
• Socialización, sensibilización, entrenamiento y Gestión delcambio a nivel estratégico, técnico y operativo.
• Pruebas integrales en los ambientes pre productivos, previoa liberación en producción con su seguimiento en laestabilización.
• Mejora continua
Factores claves de éxito
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:Gestión documental remota
Un escenario posible
• Resoluciones
• Circulares Internas
• Lineamientos
• Requerimientos Funcionales
• Condiciones de operación con
contratistas
• Escenarios plan de contingencia
• Nuevos servicios
• Comunicación, socialización
• Capacitación y entrenamiento
• Definiciones técnicas
• Identificación de riesgos/controles
• Instructivos
• Guías de usuario
En el marco de la declaratoria deemergencia sanitaria por el COVID 19se han establecido disposiciones ylineamientos transitorios para larecepción, elaboración, distribución oenvío de comunicaciones oficiales y laconformación de archivos, facilitandola consulta desde los sistemas deinformación de la Entidad.
Curso virtual:
Unidad x:
Módulo x:
¡Gracias!
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