exitconference · 2 pergerakan juru audit pasukan a norbaya binti omar(k), ifaniza binti ibrahim...

1

EXIT CONFERENCE

PENEMUAN AUDIT

EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR

AWAM – SIRI 2/2017

2

PERGERAKAN JURU AUDIT

PASUKAN A Norbaya Binti Omar(K), Ifaniza Binti Ibrahim ZON PISANG (JMSK), ZON CERI(USKK),JK INDUK EKSA

PASUKAN B Noor Aziyah Binti Said (K), Norhafizah Binti IsmailFauziah Binti Zamhari

ZON KIWI (JP), ZON DABAI (DABAI INN)

PASUKAN C Mohd Reza Fadhlan bin Daud (K)Raja Yasmin Solihin Binti Raja Azlan Shah, Mohd Rizam Bin Ibrahim,

ZON MARKISA (JTMK), ZON MANGGA (PERPUSTAKAAN, UIDM)

PASUKAN D Mohd Azuwan Effendy bin Mail (K), Nurhazura BintiHassan, Mohd Azim Bin Kamalolzaman

ZON PULASAN (JKM), ZON DELIMA (HEPP, UPLI, UJQ, UNITTRANSFORMASI, UPIK

PASUKAN E Fatin Izati binti Mohd Taher(K), Yong Hua Ying,Raudah Binti Saibee,

ZON KERANJI (JKA), ZON EPAL ( PENTADBIRAN)

PASUKAN F Intan Noordzalika binti Azis (K), Siti Rohana Binti Kamil (K), Daisy Binti Sulee

ZON RAMBUTAN (JKE), ZON SALAK (ASRAMA)

PASUKAN G Mohd Azizee Bin Shukur (K), Mohd Fahies Bin Ismail ZON NONA (JPA), ZON BETIK

3

KOMPONEN PENILAIAN

A.Keperluan UtamaPelaksanaan

B. Ruang TempatKerja/ Pejabat

C. Tempat Umum D.KeselamatanPersekitaran

E. KawasanPersekitaranPejabat

F. Tempat Khusus

4

HASIL PENEMUAN AUDIT

5

6

77

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

A1) Dasar EKSA

2) Carta perbatuan di Sudut EKSA

utama tidak dikemaskini

Pastikan Carta Perbatuan

dikemaskini selaras dengan aktiviti

yang di jalankan.

88

KOMPONEN A: KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

A1) Sudut EKSA

4) Dokumentasi fail EKSA masih belum

lengkap lagi

6) Terdapat beberapa item sudut

EKSA yang tidak dipatuhi.

Memastikan fail dan sudut EKSA

dipatuhi dan dilengkapkan

9

AMALAN BAIK

10

Penemuan:

Inisiatif menggunakan bahan terpakai

AMALAN BAIK

11

Penemuan:

Sudut kitar semula telah disediakan.

12

HASIL PENEMUAN AUDIT

13

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B2) DINDING DAN SILING

3) Terdapat kesan bocor pada siling.

Laporan keroskan terkini tidak

disediakan.

Memastikan siling dalam keadaan

baik dan laporan kerosakan

dikemaskini.

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

14

15

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B4) SUSUN ATUR PERALATAN

7) Susunan laci meja / mobile

pedestal tidak seragam.

Menyeragamkan susunan laci meja

/ mobile pedestal

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B5) KEADAAN PERALATAN

9) Alat tulis tidak disusun dengan

kemas dan teratur

Pastikan semua alat tulis disusun

dengan kemas dan teratur.

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

16

17

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B5) KEADAAN PERALATAN

12) Peralatan berada dalam keadaan

yang tidak kemas.

Memastikan peralatan berada

dalam keadaan kemas dan teratur.

18

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B8) KEPERLUAN UMUM

23) KEWPA-7 tidak dikemaskini Pastikan semua bilik/ruang

menyediakan KEWPA-7 dan

dikemaskini

19

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B9) MEJA KERJA WARGA/KUBIKEL KERJA

27) Terdapat makanan di atas meja

kerja. Ketuhar gelombang/rak

makanan berada bersebelahan

dengan rak dokumen

Makanan dan peralatan pemanas

elektrik sepatutnya diletakkan di

dalam ruang pantri.

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT

20

AMALAN BAIK

21

Penemuan:

Kreatif membina sendiri

sudut memo

Penemuan:

Laci meja dalam keadaan kemas dan tersusun.

22

Penemuan:

Meja kerja kemas

dan teratur

Penemuan:

Almari dilabel dengan jelas.

23

Penemuan:

Sistem indek dan penyimpanan fail yang teratur dan tersusun.

24

25

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

C7) SURAU/BILIK SOLAT

19&20) Sebahagian keperluan tidak

disediakan mengikut ketetapan EKSA.

Sediakan Telekung /Kain Pelekat,

sejadah, tempat sangkut sejadah /

telekung, tanda arah kiblat, rak

penyimpanan Al-Quran, selipar

KOMPONEN C: TEMPAT UMUM

26

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

C9) PANTRI/TEMPAT MINUM

30) Pantri berada dalam keadaan

bersih tetapi terdapat bahan cucian

disimpan dalam ruang pantri.

Perlu menyimpan bahan cucian di

ruang simpanan cucian.

KOMPONEN C: TEMPAT UMUM

27

AMALAN BAIK

28

Penemuan:

Bahan bacaan di ruang menunggu dan terkini.

29

Penemuan:Alatan pembersihan diletakkan dengan kemas, tersusun dan kreatif

30

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D2) PENDAWAIAN/KABEL

3) Kabel dalam keadaan tidak

kemas dan tidak teratur.

Semua pendawaian perlu dalam

keadaan kemas, teratur dan selamat.

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

31

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D2) PENDAWAIAN/KABEL

4) Plag tidak dilabel Plag perlulah dilabel mengikut

kesesuian peralatan elektrik yang

digunakan.

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

32

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D3) PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN

6) Pemadam api rosak / hos

tertanggal

Memastikan pemadam api

menepati kriteria yang disyorkan

dan gelung hos pemadam api

disediakan dan boleh digunakan

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

33

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D3) PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN

7) Gelong air pemadam api / pili

bomba terhalang dengan sisa-sisa

kayu.

Memastikan sisa-sisa kayu dikeluar

Kan dari lokasi ruang simpanan

gelung hos air.

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

34

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D4) LALUAN/TANGGA KECEMASAN

8) Pintu rintangan api tidak ditutup Memastikan pintu rintangan api

sentiasa ditutup

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

35

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D4) LALUAN/TANGGA KECEMASAN

10) Terdapat halangan di pintu laluan

kecemasan.

Memastikan semua halangan di

alihkan dari kedudukan pintu

keselamatan.

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

36

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

D5) KUNCI

12&13 )Senarai anak kunci tidak disimpan

dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab. Peti kunci tidak

berkunci kerana tombol telah rosak.

Buku log tidak dikemaskini

Senarai anak kunci perlu disimpan

dengan selamat oleh pegawai

bertanggungjawab. Tombol kunci

perlu dibaiki. Buku log perlu

dikemaskini

KOMPONEN D: KESELAMATAN PERSEKITARAN

37

38

AMALAN BAIK

39

Penemuan:

Ruangan laluan yang

bersih tanpa halangan

dan selamat

Penemuan:

Wayar peralatan elektrik dalam keadaan

kemas & selamat

40

41

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

4) Menemui lokasi pengumpulan

barangan lupus yang tidak di

wartakan. Terdapat lokasi yang tidak

sesuai sebagai tempat pengumpulan

barangan lupus.

Peralatan perlu dialihkan dan di

tag sekiranya untuk tujuan

pelupusan dan diletakkan di

kawasan yang bersesuaian.

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

42

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

4)Terdapat sampah dan peralatan

yang tidak digunakan lagi di

kawasan sekitar

Memastikan kawasan persekitaran

sentiasa bersih

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

43

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

4) Kolam kotor dan tidak di

selenggara.

Memastikan kawasan persekitaran/

kolam diselenggara dan sentiasa

bersih

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

44

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

7) Sebahagian peralatan permainan

rosak dan tidak selamat.

Perlu dibaiki.

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

45

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

9) Sebahagian tanaman tidak dijaga

rapi dan sudah mati.

Memastikan tanaman dijaga

dengan rapi.

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

46

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

E1) BANGUNAN KAWASAN SENDIRI

13) Pondok pengawal tidak kemas

dan kotor.

Memastikan pondok pengawal

sentiasa kemas, bersih dan tidak

mendatangkan bahaya.

KOMPONEN E2: AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN KAWASAN SENDIRI

47

48

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

F1) BILIK KULIAH/LATIHAN/PERBINCANGAN

Keadaan bilik kuliah berada dalam

keadaan tidak kondusif. Terdapat

sampah sarap serta perabut yang rosak

tidak di tag.

Memastikan persekitaran bilik

kuliah brsih, kemas dan selamat

KOMPONEN F : UMUM

49

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

F1) BILIK KULIAH/LATIHAN/PERBINCANGAN

Maklumat yang dipaparkan di papan

notis tidak dikemaskini. Terdapat debu di

atas meja

Papan notis perlu dikemaskini

dan debu/ habuk di atas meja

perlu segera dibersihkan

KOMPONEN F : UMUM

50

PENEMUAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

F11) GELANGGANG

26) Dinding kawasan gelanggang

kotordengan tahi burung serta lantai

yang rosak. Laporan kerosakan tidak

dikemaskini

Memastikan kawasan gelanggang

dalam keadaan bersih. Memastikan

laporan kerosakan dikemaskini

dalam 6 bulan sekali.

KOMPONEN F : UMUM

51

52

AMALAN BAIK

53

Penemuan:

Susunan dalam

gymnasium

kemas dan teratur

Penemuan:

•Arahan pematuhan yang jelas

•Pic dinyatakan

•Tatacara penggunaan peralatan

ditunjukkan

54

55

PENEMUAN LAIN

Penemuan:Tandas dan sinki pondok pengawal

berada dalam keadaan tidak bersih

dan berkulat.

Penemuan:Tiada tindakkan pembaikan

terhadap kerosakan dengan segera

dan tiada bukti laporan kerosakan

dibuat.

56

Penemuan:

Pondok Pengawal berada dalam keadaan tidak kondusif dan tidak selamat.

PENEMUAN LAIN

57

PENCAPAIAN ZON

BIL. KOMPONEN INDUK PULASANRAMBUTANKERANJI PISANG NONA MARKISA KIWI

A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN 91.1190 88 100 96 96 98 96

B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT82.50 82.50 88.13 93.13 91.25 92.12 90.63

C. TEMPAT UMUM83.53 97.65 97.65 95.29 92.94 92.94 92.94

D. KESELAMATAN PERSEKITARAN92.86 94.29 97.14 97.14 74.29 98.57 88.57

E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 100 60 80 80 80 80 80

F.TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT

KEPERLUAN AGENSI) 93.33 93.33 82.22 93.33 93.33 73.33 68.89

91.11 90.37 85.96 90.86 92.48 87.97 89.16 86.17PURATA MARKAH KESELURUHAN

PENGIRAAN PURATA MARKAH KESELURUHAN

JABATAN AKADEMIK

58

PENCAPAIAN ZON

BIL. KOMPONEN EPAL DELIMA MANGGA DABAI CERI BETIK SALAK

A. KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN100 86 100 94 88 88 100

B. RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT98.95 86.25 98.75 88.13 96.25 83.50 100.00

C. TEMPAT UMUM96.00 78.82 91.00 83.75 92.00 85.00 100.00

D. KESELAMATAN PERSEKITARAN100.00 77.14 100.00 85.71 91.43 82.86 94.29

E. KAWASAN PERSEKITARAN JABATAN 80 100 60 100 80 76 100.00

F.TEMPAT-TEMPAT KHUSUS (SESUAI MENGIKUT

KEPERLUAN AGENSI) 73.33 100 100 82.86 90 90.00

91.38 85.64 91.63 91.93 88.42 84.23 97.38

JABATAN BUKAN AKADEMIK

PURATA MARKAH KESELURUHAN

PENGIRAAN PURATA MARKAH KESELURUHAN

59

MARKAH PURATA

KESELURUHAN

= 89.65%