excel hecho facil

Taller: Excel Intermedio

Preparado por:

Wilma N. Pabón, BSEE, MS

29 de octubre de 2005

Universidad del TuraboAlianza de Ciencias y Matemáticas

(ACMT)

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT

Agenda

� Definiciones

� Conceptos básicos

� Fórmulas y funciones

� Desarrollo de gráficos

� Mejorar apariencia de datos y gráficos

� Ejercicios de Práctica

22/10/2005 Taller: Excel Intermedio ACMT

¿Qué es Excel?

� Hoja de cálculo (“spreadsheet”) electrónica� Tan simple como una lista de cosas para hacer o tan compleja como un cálculo técnico, con gráfico incluido

� Matriz de filas (números) y columnas (letras)

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Definiciones

� Celda (“cell”)

� Intersección de una fila con una columna

� Celda actual

� Celda donde aparecerá próximo dato � En lenguaje habitual es “donde uno está parado”

� Cursor � Rectángulo que rodea celda actual

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Definiciones cont.

• Puntero (“mouse pointer”)

� Flecha o cruz que se desplaza por la pantalla al mover el ratón (“mouse”)

No confundir cursor con puntero. El puntero se

puede convertir en cursor solamente cuando se

hace clic sobre una celda.

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columnas

filas celda actual

Posición de la celda actual

Nombre hoja de cálculo

Barra

de he

rramienta

Formato

(Form

at

toolba

r)

Barra de formulas

Barra de herramienta Estándar

Pantalla principal de Excel

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¿Cómo se viaja por la planilla?

� Sube una fila

� Baja una fila

� Pasa a la siguiente columna

� Pasa a la columna anterior

Flechas de movimiento “Scroll Arrow”

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Barra de herramienta Estándar

� Documento nuevo (“new”)

� Abrir documento (“open”)

� Guardar (“Save”)

� Imprimir (“print”)

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Barra de herramienta Estándar Cont.

� Cortar (“cut”)

� Copiar (“copy”)

� Pegar (“paste”)

� Sumatoria (“Auto Sum”)

� Gráficos (“chart”)

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Barra de herramienta Formato

� Formatos numéricos

� Alineamiento del texto (“textalignment”)

� Bordes (“borders”)

� Color de letras (“font color”)

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Grabar la hoja de cálculo

� Ir al menú Archivo (“File”), luego Guardar como (“Save As”)

� Asegurarse que la planilla se guarda en el disco duro

La PC tiene una memoria frágil por lo que antes de comenzar adesarrollar la planilla debe grabarse en el disco duro y luegohacer periódicas grabaciones para asegurar el contenido.

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Cerrar una hoja de cálculo

� Ir al menú Archivo (“File”), luego cerrar (“Close”)

� Si no ha grabado la planilla debe responder Sí(“Yes”) a la siguiente pregunta:

Sus archivos usan la extensión xls, como abreviatura de "Excel spreadsheet".

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¿Cómo escribir datos en la planilla?

� Ingresar datos fijos

� Utilizar teclas de movimiento (flechas) para ubicarse en la posición deseada (fila, columna)

� Escribir los datos

� Al finalizar oprimir la tecla “Enter”

Los datos pueden ser modificados

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Ejemplo #1: Datos fijos

� Ingresar en una hoja de cálculo las puntuaciones de los primeros tres exámenes de cinco estudiantes del curso Biología.

� María – 98, 95, 90

� José – 85, 65, 70

� Jorge - 80, 85, 80

� Luis – 90, 75, 80

� Diana – 73, 82, 87

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Modificar / Corregir un dato

� Escribir nuevamente el dato� Si lo que se necesita es cambiar una letra

� Se hace doble clic sobre la celda

� Se utilizan las teclas de movimiento para colocarse luego de la letra a modificar

� Se oprime la tecla retroceso (“backspace”) ó “delete”

� Corrección de la letra o palabra y luego se oprime la tecla “Enter”

� Si se cambia de opinión, simplemente se oprime la tecla ESC (“escape”)

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Mover un dato de celda

� Hacer un clic en la celda con el dato a mover

� Apoyamos el puntero en los bordes de la celda para que aparezca la flecha

� Hacemos un clic y mantenemos apretados el “mouse”

� Llevar el puntero a la celda de destino

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Generar una serie

� Escribir los primeros dos números de la serie(B1 y B2)

� Utilizar el puntero de estirar hasta la celda de destino

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Configurar series

� Ir al menú de “Tools”, “options”, Indice“custom lists”

� Desde ahora Excel reconocerá la nueva lista que se acaba de crear (días de la semana en español)

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Menú Formato/Celda (“format”/”Cell”)

� Índice Número (“number”)

� Controla el aspecto de los datos numéricos

� Se pueden ingresar datos como decimales, porcentaje, casos especiales como números telefónicos, seguro social, etc.

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Menú Formato/Celda/Alineamiento

� Índice – Alineamiento

� El texto puede tener cierta inclinación medida en grados

� El formato de una celda se puede cambiar para que ocupe varias columnas

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Menú Formato/Celda/”Font”

� Índice “Font”

� Este índice le permite seleccionar el tipo y tamaño de letra

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Fórmulas

� Comienzan con el signo de igual (“=“). Esto le indica a Excel que debe hacer el cálculo o utilizar una función del programa.

� Los términos de la fórmula se indican por las coordenadas de las celdas que contienen los valores.

NO se trata de utilizar una calculadora y escribir el valor en una celda. Excel tiene una calculadora encada celda.

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Cálculos aritméticos

� La computadora ejecutará las operaciones matemáticas, utilizando el Orden de Operaciones de la siguiente manera:

1. Paréntesis

2. Exponentes

3. Multiplicación o división

4. Suma o resta

Estas operaciones se ejecutarán de izquierda a derechadentro de la fórmula y según sea su jerarquía

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Operadores Matemáticos

+ Signo de suma

- Signo de resta

* Signo de multiplicación

/ Signo de división

^ Signo exponencial

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Trabajando con fórmulas

� Calcular en el ejemplo #1 la puntuación promedio del curso Biología.

� Ingresar en la celda deseada la siguiente fórmula:

Fx = (nota ex1 + nota ex2 + nota ex3)/3

� Para el caso de la estudiante María, la fórmulaquedaría de la siguiente manera

Fx = (B5+C5+D5)/3

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Extender la fórmula

� Utilizar el puntero de estirar (“series pointer”)� Apoyar el puntero sobre el punto que aparece en la esquina inferior derecha de la celda.

� Bajar con el “mouse” hasta la celda deseada.

Utilizando el puntero de estirar, vamos acalcular el promedio de los estudiantes José, Jorge, Luis y Diana.

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Funciones en Excel

� Excel tiene funciones configuradas para varias disciplinas como:

� Finanzas

� Estadísticas

� Argumentos lógicos

� Matemáticas y trigonometría

Recuerde que usted puede crear sus propiasformulas de acuerdo a su necesidad

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Funciones especiales del Programa

� Podemos calcular el promedio (“average”)del ejemplo #1 utilizando una función ya establecida en Excel.

� Ir al menú “Insert”, “function”, y seleccionar la función “Average”.

� Determinar el rango de celdas de donde se calculará la función

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Función “Average”

� Colocarse en la celda donde se ejecutará la función.

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Guía visual de la función “Average”

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Función “Average” – Ejemplo #1

� Calcular el promedio de las puntuaciones de los estudiantes del curso Biología utilizando la función “Average”.

� Recuerde utilizarel puntero de estirar para obtener el promedio de los demás estudiantes(Celdas G6 – G9)

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Formato condicional

� Indicar que estudiantes del curso de Biología aprobaron

� Utilizar la opción de formato condicional

� Ir al menú de “Format”, “conditional formatting”

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Fórmula condicional

� Partiendo de los porcentajes de los estudiantes del curso, indicar la calificación

100 – 90 A89 – 80 B79 – 70 C69 – 60 D59 F

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� Utilizar la siguiente fórmula:

=IF(E5>=90,"A", IF(E5>=80,"B", IF(E5>=70,"C", IF(E5>=60,"D","F"))))

Fórmula condicional cont.

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Planilla de muchas hojas

� Podemos decir que son varias hojas de cálculode un mismo libro “workbook”

� Con solo tocar uno de los índices nos movemos entre las hojas de cálculo del libro

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Mover hojas de cálculo

� Con el puntero de agarrar se pueden acomodar las hojas de un libro “workbook”

� Simplemente se las toma con el “mouse” y se mueven hasta el lugar deseado

� Si se mantiene apretada la tecla CONTROL, la hoja queda duplicada

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Ejemplo #2 – Calcular presupuesto de Ventas

� Datos:

� El valor inicial de las ventas es $400

� El crecimiento mes a mes es Febrero 12%, Marzo 10%, y Abril 14%

� En cada mes el costo es el 40% de las ventas.

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Ejemplo #2 Cont.

� Calcular costo en el mes de Enero

� Colocar el cursor en la celda B7

� Escribimos la formula = 40%*B6

� Apretamos la tecla “Enter”

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Ejemplo #2 Cont.

� Calcular el margen en el mes de Enero

� Escribir la formula= B6-B7

� Apretamos la tecla “Enter”

El margen se calcula midiendo la diferencia entre ventas y costo.

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Ejemplo #2 Cont.

� Calcular las ventas del mes de febrero

� Escribir la formula= B6+B6*C4

� Apretamos la tecla “Enter”

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Ejemplo #2 Cont.

� Extender la formula de crecimiento a los próximos meses

� Colocamos el cursor en C6

� Apoyamos el puntero de la esquina inferior derecha

� Apretamos el botón del “mouse” hasta llegar a E6 (mes de abril)

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Ejemplo #2 Cont.

� Extender la formula de costo y margen para los próximos meses

� Apoyar el puntero de estirar del rango seleccionado

� Moverse hasta la columna E (mes de abril)

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Ejemplo #2 Cont.

� Calcular el total de ventas

� Utilizar la función Suma (“Sum”)

� Menú “Insert”, “function”, “Sum”

� Seleccionar rango (B6:E6)

� Apretar la tecla de “Enter”

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Ejemplo #2 Cont.

� Extender la función Suma para el crecimiento y margen Total

� Apoyar el puntero de estirar del rango seleccionado

� Moverse hasta la celda E8

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Ejemplo #2 Cont.

� Finalizar el presupuesto de ventas

� Ir a la barra de herramientas Formato, y seleccionar Estilo Moneda ($)

� Sus valores deben verse de la siguiente manera

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Ejercicio #1

� Evaluación curso Física 101

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Gráficos

� Se obtiene a través de una tabla de valores

� Se pueden crear varios tipos de gráficos

� Barras (“bar”, “column”)� Circular, Sectores (“pie”)� Línea (“line”)� Dispersión (“scatter”)

� Ir al menu de “Insert”, “chart”

� Desarrollarla paso a paso

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Guía visual del Asistente para gráficos(“chart wizard”)

� Seleccionar tipo y subtipo del gráfico

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Paso #2 del “Chart Wizard”

� Indicar el rango de los datos.

� El rango de los datos puede graficarse por filas o por columnas.

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Paso #3 del “Chart Wizard”

� Las opciones del gráfico – Índice Título

� Se le puede asignar un título al gráfico y a sus ejes, “X” y “Y”

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Paso #3 del “Chart Wizard” cont.

� Índice de ejes

� En este índice se indica que ejes aparecerán en el gráfico

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Paso #3 del “Chart Wizard” cont.

� Índice de las líneas de división

� Este índice controla las líneas que forman el cuadrante del gráfico

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Paso #3 del “Chart Wizard” cont.

� Índice de la leyenda

� La leyenda es el cuadro de referencias que indica que representa cada serie de datos

� Se indica la posición en el gráfico de la leyenda

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Paso #3 del “Chart Wizard” cont.

� Índice Rótulos de datos

� Este índice permite que los valores a graficarse aparezcan junto a la barra o en el gráfico, en el caso que el tipo no sea barra

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Paso #3 del “Chart Wizard” cont.

� Índice – Tabla de datos

� Se puede incluir la tabla de valores junto al gráfico

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Paso #4 del “Chart Wizard”

� Ubicación del gráfico

� Seleccionando la opción #1, el gráfico apareceráen una nueva hoja, dentro del libro (“workbook”)

� Seleccionando la opción #2, el gráfico quedarásobre la hoja de cálculoactual.

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Añadir texturas a los gráficos

� Hacer clic sobre el gráfico que se desea cambiar

� Seleccionar la opción “Format data series”

� En el índice de Patrones (“Pattern”), ir a “filleffect”.

� Para cambiar la forma del gráfico, ir al índice de forma (“shape”)

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Ejemplo Gráfico Circular

� Crear un gráficocircular de los resultados de Ventas durante los meses Enero, Febrero, Marzo y Abril

(Utilizar ejemplo #2 –Presupuesto de Ventas)

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Ejercicio #2

� Gráficos tipo Barra, Circular y Línea

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Referencias

� Shelly, Cashman, Vermaat, Microsoft Office XP: Brief Concepts and Techniques, CourseTechnology, 2002.

� Sánchez, C., La Biblia de Excel 2000, MP Ediciones, 2000.

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Preguntas