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Modelo de Gestión de Procesos en Proyectos de
Modernización
Preparado por: Eduardo Huerta – Mercado Herrera
Julio, 2012
V 2.0
1Confidential
1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodología
5. Recomendaciones
AGENDA
2Confidential
• Desarrollar un Modelo de Gestión de Proyectos de Mejora
asegurando el alineamiento de Políticas, Planes, Procesos,
Organización e Información, con la finalidad de
Institucionalizarlo como una herramienta fundamental en la
Modernización del Estado.
OBJETIVOS01
3Confidential
1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodología
5. Recomendaciones
AGENDA
VACUNAS, MEDICOS, LOCALES,
TRANSPORTE
PRESUPUESTO,
TESORERIA,
COMPRAS
GERENCIA DE
SERVICIOS DE
SALUD
EJECUCION DE CAMPAÑAS DE VACUNACION
% DE NIÑOS VACUNADOS
REDUCCION DE MORTALIDAD Y ENFERMEDADES
INFANTILES
4
Insumos Procesos Productos Resultados Impactos
LA CADENA DE VALOR02
5
QUE ES UN PROCESO? ...
� Iinformación, solicitud de cliente, xxx
� Productos� Servicios
� Información, ...
� Personal� Materiales, Equipos� Infraestructura, ...
� Políticas, procedimientos� Especificaciones� Indicadores, ANS
� Costos, Calidad, Plazos, ...
CONTROLES
SALIDAS
RECURSOS
ENTRADASProveedores Proceso Clientes
CONCEPTOS
Secuencia de actividades relacionadas
Agregan valor
Transforman entradas en salidas
Tiene objetivos específicos
Atienden las necesidades de un cliente externo o interno
02
Confidential
Dirección
Legal
Asistente
Calificación
Asistente
Mesa de Partes
Asistente
6Confidential
QUE ES UN PROCESO? ...02
Solicitud Enviada
Solicitud Atendida
7
Crear valor, transformando para ello entradas en salidas. E l valor se da porque el proceso satisface una
necesidad o expectativa del cliente.
Los procesos sólo deben tener actividades que agregan valor .
CREACIÓN DE VALOR
...percibida por el cliente
CALIDAD
... perspectiva de retorno económico
COSTOS
... exigidos por el mercado
PLAZOS
...flexibles, para satisfacerla demanda de los clientes
SERVICIOS
Son factores a considerar en la creación de valor . ..
LA FINALIDAD DE UN PROCESO ES:
Confidential
02
8Confidential
Contacto por correo
Cara a caraespecificflexiblesCara a cara
especificrígidas
Contacto teléfono
Cara a carapersonalización
total
Aislado Intermedio Intenso
Alto
BajoAlto
Bajo
Grado de Contacto con el Cliente
Tecnologíaen línea
Fidelización Eficiencia
CRITERIOS DE DISEÑO DE PROCESOS DE SERVICIOS02
SALUD
EDUCACION
LICENCIAS
CONSULTAS
NIVEL OBJETIVOSMacro Procesos Alinear Misión y Objetivos Estratégicos
Procesos Generación de Valor
Sub Procesos Simplif icar Flujos y Asegurar Compromisos
Procedimientos Excelencia Operativa
N1
N2
N3
Macro Processes
Processes
Sub Processes
Procedures
• Los Procesos se definen a diferentes niveles de detalle.
• Es importante iniciar el análisis a nivel macro y luego bajar a los niveles mas detallados
02
N4
JERARQUIA DE PROCESOS
Confidential
10Confidential
Existen gran cantidad de filosofías, metodologías y herramientas disponibles para mejorar la gestión, pero ¿cuál es la correcta?
Decisión
ISO 9000 Gestión por Competencias
Gestión del ConocimientoReingeniería
Balanced Scorecard
Gestión por Procesos
02
11Confidential
Niveles de Madurez: Procesos
Realizable
Predecible
Inestable
Optimo
Estable
Proceso impredecible
Proceso reactivo
Proceso estable y proactivo
Proceso controlado y predecible
Enfoque en mejora continua
1
2
3
4
5
02
12Confidential
Niveles de Madurez: Procesos
• Inestable: No se obtienen resultados consistenteme nte. Incumplimiento y variabilidad. Continuas emergencias. Desintegración .
• Realizable: Se alcanzan los resultados a costa de alt o costo y esfuerzo. Variabilidad. Poca visibilidad.
• Estable: Se alcanzan resultados consistentemente. Pre supuestos y Costos controlados. Se disponen de mecanismos de medición y evaluación.
• Predecible: Se cumplen planes y pronósticos. Variac ión controlada.
• Optimo: Proceso estable, flexible y adaptable. Mej ora Continua implementada. Mínima Variación
02
13Confidential
Niveles de Madurez: Organización
Colaboración
Fragmentada
Cumplimiento
Desempeño
Conocimiento
Frustración o Complacencia
Reconocimiento y Castigo
Evaluación de Desempeño
Trabajo en Equipo
Innovación permanente
1
2
3
4
5
02
14Confidential
Niveles de Madurez: Organización
• Fragmentada: Alta frustración o complacencia. Silo s funcionales. Mínima participación y compromiso.
• Cumplimiento: Roles y responsabilidades claros. Mec anismos de reconocimiento y castigo establecidos y aplicados.
• Desempeño: Proceso de Evaluación de desempeño efect ivo. Competencias acordes con puestos de trabajo. Líneas de Carrera.
• Colaborativa: Trabajo en Equipo. Calidad Servicio C liente-Proveedor Interno. Equipos Multifuncionales. Participación y Compromis o extendidos.
• Conocimiento: Conocimiento acumulado y compartido. Innovación permanente.
02
15Confidential
Modelo de Excelencia: Herramientas
Realizable
Colaboración
Fragmentada
Cumplimiento
Desempeño
Conocimiento
Planeamiento EstratégicoReingeniería de Procesos y Organización
Gestión de ProcesosGestión DocumentalGestión de ProyectosISO 9000, 14000
BPM: Digital Six SigmaKnowledge MgmtCorporate Performance Mgmt
ISO 1779Balanced ScorecardERP, SCM, CRM
Predecible
Inestable
Optimo
Estable
LiderazgoGestión del CambioEvaluación del Desempeño
Evaluación de Cultura OrganizacionalEvaluación del Clima Organizacional
Gestión por CompetenciasSA 8000
Six Sigma - LeanCoaching, Equipos de Alto Desempeño, Gestión de ContenidosDW, BI, Suites Colaboracion
02
16Confidential
17Confidential
18Confidential
19Confidential
BALANCED SCORECARD
GESTION DE PROCESOS
GESTION POR COMPETENCIAS
ITIL
20Confidential
Planear
Verificar
Actuar
Hacer
21Confidential
1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodología
5. Recomendaciones
AGENDA
•Gobernabilidad, definición de estructuras, roles y responsabilidades para tomar decisiones sobre la gestión y mejora de los procesos
•Ingeniería de Procesos, que determina el diseño y optimización de los procesos de una manera estándar, utilizando un lenguaje común
•Portafolio de Proyectos de Mejora de Procesos de Negocio, para identificar, integrar, priorizar y autorizar iniciativas de mejora de procesos
•Arquitectura Tecnológica Integral, conjunto de definiciones y estándares de tecnologías de información para la habilitación de los procesos
•Coordinación, diseño y aplicación de esquemas y mecanismos para la interacción entre procesos y la gestión de los proyectos de mejora
•Evolución Cultural, que se relaciona con las estrategias para alinear el comportamiento de la cultura organizacional a las prácticas del Modelo de Administración por Procesos
22
Elementos de un Modelo de Gestión03
Confidential
Gobernabilidad del Proyecto: Ejemplo 03
Comité DirecciónPCMMEFGOB
Grupo 4 Grupo 1
Grupo 3 Grupo 2
EnlacesTécnicos
Project Team
PMO
¿Facilitador?
Desarrollo del modelo por equipos multidisciplinarios para la gestión y
mejora de los procesos de negocio.
24
COM
PLA
TR
RH
TIFIN
PMO
Grupo
…n
Grupo
2
líder
Facilitador
Miembros áreas involucradas
Roles de apoyo
Conformación de Equipos de Mejora: ejemplo03
Grupo 1: Sector Transporte
COM: ComprasPLA: PlaneamientoTR: Transporte
FIN: FinanzasTI: Tecnología de la InformaciónRH: Recursos Humanos
PMO: Gestión de ProyectosMG: Modelos de Gestión
EJEMPLO
MG
Enlaces Técnicos
Identificar
iniciativas
Conformar
portafolioEjecutar Evaluar
1.
Integración de
equipos
2.
Análisis de
la
situación
actual
3.
Diseño de
estado
futuro
4.
Preparación
para la
implantación
5.
Implantación
6.
Evaluación
Gestión del Cambio
Estrategia
Procesos
Organización
Tecnología
Ciclo de Mejora
25
Proceso de Proyectos de Mejora: ejemplo03
¿Como Priorizar?
Proceso 1
Proceso 2
Proceso 3
PROCESOS HORIZONTALES
SERVICIO 2 SERVICIO 3 SERVICIO 4
SECTORES - SERVICIOS
Nivel de Madurez
Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4
Proceso 4
SERVICIO 1
Priorización de Proyectos - Ejemplo
Confidential
03
Gestión de Proyectos: Olas de Cambio
PCM + MEF + GOBIERNOOla 1
Ola 2
Ola 3
Tiempo
03
Contenido
Procesos
Soporte Tecnológico
Normatividad
Gobernabilidad
Tesorería DesarrolloEjecutivo
ConsolidaciónCompras
Modelo de Gestión
Ambito de Análisis: Ejemplo PEMEX-Petróleos Mexicanos
Procesos Piloto
29Confidential
Modelo de Gobernabilidad Corporativo - Ejemplo Pe trobras
ALTA DIRECCION
Unidad
Enlaces Corporativos
Unidad
Planeamiento y Control Gestión
Enlaces Corporativos
Areas
Unidad
Enlaces Corporativos
Recursos Humanos
Procesos de Gestión
Auditoria
Centro Servicios Compartidos
Gobierno CorporativoProcesosConocimientoProyectosTIQEHS
Gestión de TalentoCompensación
Legal
ProcurementFinanzas
ContabilidadFacility Mgmt
Admin Personal
AreasAreas
03
30Confidential
1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodología
5. Recomendaciones
AGENDA
31Confidential
Metodología04
B. Análisis de Gobernabilidad,
Procesos, Roles y Tecnología
A. Gestión de PMOOficina de Proyectos
B. Definición de Hoja de Ruta /
Cartera de Proyectos
C. Ejecución / Supervisión de
Proyectos
Modelo de Gestión
32Confidential
1. Objetivo
2. Marco Conceptual
3. Alcance
4. Metodología
5. Recomendaciones
AGENDA
Recomendaciones finales
• Asegure el Respaldo de la Alta Dirección y Gobernabilidad del Modelo
• Utilice un Facilitador: Gestión del Cambio
• Utilice Metodología de Calidad Comprobada
• Gestión de Procesos
• Gestión de Proyectos
• Priorice Metas Realistas
• Asegure victorias tempranas: “Si se puede”
• Monitoree y Evalúe periódicamente
• Recuerde: “Lo perfecto es enemigo de lo bueno”
33Confidential
05
34Confidential
FIN
MUCHAS GRACIAS
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