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E.S.E.
HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
NIT.
891.180.198-3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ingresar y registrar diariamente a tesorería los dineros exactos recaudados por caja, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Factura Registro presupuestal Resumen de Caja Recibo de consignación Libro de caja y Bancos
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Caja Contabilidad Urgencias Consulta Externa Laboratorio Odontología
3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar de administración Auxiliar en Salud (caja) Facturadores Contador
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRACION
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1 Urgencias, Consulta Externa,
Odontología y Bacteriología
Facturadores
-Reciben dinero de los usuarios y generan la factura. -Entregan el original de la factura al usuario
2
Caja
Auxiliar de salud
Recibe dinero del usuario o de los facturadores del servicio de urgencias, de consulta externa, laboratorio y odontología. Entrega al usuario original de la factura. Realiza consolidado diario de caja. Entrega al Auxiliar administrativo consolidado de caja y el dinero exacto cancelado por los usuarios o facturadores de los servicios.
Por todo valor que cancele el usuario se debe diligenciar una factura en el sistema para que cargue de una vez a contabilidad
3
Administración
Auxiliar administrati
vo
Recibe dinero, el consolidado diario de caja Revisa y confronta dinero con el consolidado. Realiza consignación Entrega al contador el consolidado diario de caja y la copia de la consignación
La factura se debe diligenciar directamente en el sistema La consignación se realiza a mas tardar el día hábil posterior al recaudo
4
Contabilidad
Contador
Recibe resumen de caja y copia de la consignación Registra en el sistema en el libro bancos la consignación Imprime consignación y las firma. Entrega al Auxiliar Administrativo copia de la consignación emitida por el sistema, resumen de caja y copia de la consignación emitida por el banco
Diariamente se generará un boletín de caja y bancos, en el sistema aún cuando no registre movimiento alguno.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
5
Contabilidad
Auxiliar
administrativo
Recibe copia de la consignación emitida por el sistema, resumen de caja y copia de la consignación emitida por el banco. Registra en el libro de caja manual y archiva. Entrega al Profesional Universitario copia de la consignación emitida por el sistema, copia de la consignación emitida por el banco y copia del resumen de caja.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Diligenciar factura en el sistema por todo valor que cancele el usuario.
Entregar al usuario original de la factura por todo valor que cancele.
Confrontar que el valor en dinero entregado a tesorería corresponda exactamente con el valor totalizado en
el resumen de caja
Verificar el consecutivo de las facturas utilizadas, inclusive las anuladas.
Llevar archivo en orden consecutivo de todas las consignaciones emitidas por el sistema.
Registrar todos los recaudos por caja en el presupuesto y en el libro de caja y de bancos.
Conservar los valores recaudados en una caja fuerte hasta su depósito en bancos.
Realizar resumen todos los ingresos recaudados por caja.
Verificar y confrontar que los valores consignados correspondan con los valores recaudados por caja y con
el resumen de caja.
Verificar que los valores se consignan a más tardar al otro día hábil de recaudados.
Verificar que el recibo de consignación lleve la firma y sello del banco.
Realizar diariamente consignación emitida por el sistema.
Enviar a contabilidad inmediatamente toda información contable que genere la E.S.E.
Tener póliza de seguros para el manejo de valores.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION AREA: APOYO LOGISTICO UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Facturadores Usuario Auxiliar de Caja Auxiliar admón. Contador Profesional universitario
Inicio
Diligencia factura en el sistema y
entrega original al usuario.
Copias de facturas en el sistema
Guarda
Revisa y contabiliza en el sistema.
Revisa y confronta en el sistema, diligencia consolidado caja
Revisa y confronta consolidado de caja, consigna
Consignación del sistema y banco Archiva
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS ASEGURADORAS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ingresar y registrar inmediatamente a tesorería los pagos efectuados por las aseguradoras, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Giro electrónico recibo consignación Libro de bancos Registro presupuestal Boletín diario de bancos Comprobante contabilidad
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad Facturación
3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar administración Auxiliar facturación Contador Auxiliar de Cartera Aseguradora
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS ASEGURADORAS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1 Aseguradora Cancela servicios prestados a los usuarios a través de transferencia electrónica
2 Administración Auxiliar administrativo
Verifica los giros electrónicos enviados por la aseguradora. Entrega copia del giro electrónico al asesor de cartera
3
Administración
Asesor de Cartera
Recibe copia del giro electrónico y copia de la relación de las facturas canceladas por la prestación de los servicios a los usuarios Revisa y confronta la relación de pago de facturas con las facturas generadas por la Entidad Registra el pago en el sistema para que cargue a contabilidad y presupuesto. Entrega al contador copia del giro electrónico, copia de la relación de facturas canceladas.
Por todo pago que le efectúen a la E.S.E. se debe solicitar las especificaciones de las facturas que cancelan.
4 Administración Contador Recibe copia del giro electrónico y copia de la relación de facturas canceladas Verifica en el sistema que hayan quedado contabilizadas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS ASEGURADORAS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Solicitar información de las facturas que cancelan las aseguradoras en todo pago que realicen.
Registrar en el presupuesto, en el libro de bancos y en contabilidad todos los pagos que efectúen las
aseguradoras.
Verificar y confrontar que los valores consignados correspondan con los valores cancelados por las
aseguradoras.
Enviar a contabilidad inmediatamente toda información contable que genere la E.S.E.
Revisar y confrontar el boletín diario de ingresos y bancos con los respectivos soportes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: RECAUDOS ASEGURADORAS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
ASEGURADORA
AUXILIAR
ADMINISTRACION
ASESOR DE CARTERA
CONTADOR
Giro electrónico
FIN
Inicio
Realiza transferencia electrónica
Verifica Giro electrónico en el sistema
Recibe copia giro electrónico, copia facturas canceladas
Copia giro Electrónico
Registra en el sistema
Verifica en el sistema que estén contabilizadas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Suplir las necesidades de bienes y servicios para la administración y funcionamiento de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Requerimiento CDP Propuestas Estudio técnico, económico y comercial Documentos para la legalización y perfeccionamiento del contrato, orden de compra u orden de trabajo. Registro presupuestal
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1. DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Oficina jurídica Oficina contratación
3.2. CARGOS Gerente Profesional Universitario Asesor jurídico Coordinador de contratación Auxiliar de Almacén
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Gerencia
Gerente
Recibe requerimiento y analiza la necesidad de adquirir el bien o servicio y. Solicita al profesional universitario el CDP.
2
Administración
Profesional Universitario
Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Entrega al Gerente el CDP.
Todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto debe contar con un CDP previo.
3
Gerencia
Gerente
Recibe CDP. Se realiza el estudio técnico, económico y comercial. Solicita propuestas si hay disponibilidad presupuestal suficiente.
4 Gerencia Proponente Entrega al Gerente propuesta.
5
Gerencia
Gerente
Selecciona la propuesta. Autoriza elaborar contrato u orden de compra o de Trabajo Entrega al coordinador de contratación o al auxiliar de almacén, el CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada y cotización si da ha lugar.
La propuesta seleccionada será la más favorable en cuanto a calidad o precio.
6
Administración
Coordinador de
contratación
Recibe CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, cotizaciones si da ha lugar. Digita e imprime el contrato de prestación de servicios, o suministro, o de trabajo. Entrega al Asesor jurídico CDP, propuesta seleccionada y contrato de prestación de servicios, o suministro, o de trabajo y estudio técnico.
Es importante mantener archivo organizado en cada una de las dependencias de la Empresa.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
7 Administración Auxiliar de almacén
Recibe CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, cotizaciones. Digita e imprime la orden de compra, la cual automáticamente genera el registro presupuestal. Entregan a la Gerente CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, documentos de ley, orden de compra.
8 Gerencia Gerente Recibe CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada y documentos de ley, orden de compra. Revisa los documentos y firma Orden de compra. Entrega al auxiliar de almacén CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, documentos de ley, orden de compra firmada.
9 Administración Auxiliar de almacén
Reciben CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, orden de compra firmada por gerencia. Revisan los documentos y envían la orden de compra al proveedor para que la legalice y envié los productos y la factura Se reciben los productos, se verifican que sean los solicitados y que estén completos. Se procede a elaborar la entrada a almacén. Entrega a contabilidad los documentos para que el contador realice la causación. Se archivan todos los documentos en la AZ incluida la entrada a almacén.
10
Oficina jurídica
Asesor jurídico
Recibe contrato de prestación de servicios, o de suministro u orden de trabajo, CDP y propuesta seleccionad, estudio técnico. Revisa el contenido legal del contrato de prestación de servicios, o suministro orden de trabajo Firma dando visto bueno al contrato, u orden de trabajo. Entrega al Profesional Universitario el contrato, u orden de trabajo CDP, propuesta seleccionada, estudio técnico y certificado de legalización.
El contrato debe cumplir con la normatividad legal vigente, y contener todas las cláusulas pertinentes, establecidas en el manual de contratación de la Empresa.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
11
Administración
Profesional
Universitario
Recibe contrato de prestación de servicios o suministro u orden de trabajo, CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada y certificación de legalidad. Revisa, y procede a dar el registro presupuestal en el software y lo firma. Entrega al Gerente CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo, certificado de legalidad y Registro
Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal
12
Gerencia
Gerente
Recibe contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico, registro de legalidad y propuesta seleccionada. Revisa y firma el contrato u orden de trabajo. Entrega al coordinador de contratación el contrato, orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico, certificado de legalidad y propuesta seleccionada.
13
Administración
Coordinador de
contratación
Recibe contrato u orden de trabajo, CDP, RP, certificado de legalidad, estudio técnico y propuesta seleccionada. Comunica al contratista para que firme el contrato u orden de trabajo y anexe requisitos de legalización del contrato u orden de trabajo. Archiva el original del contrato u orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico y propuesta seleccionada, certificado de legalidad y documentos de legalización en la carpeta de contratos.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
14 Administración Contratista
Entrega al coordinador de contratación o auxiliar de almacén los documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, orden de trabajo u orden de compra.
15
Administración
Auxiliar de almacén
Recibe documentos para el perfeccionamiento y legalización del la orden de compra. Archiva el original de la orden de compra, CDP, RP, estudio técnico y propuesta seleccionada en la carpeta de orden de compra.
16
Administración
Coordinador de
contratación
Recibe documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato u orden de trabajo. Revisa documentos de perfeccionamiento y legalización del contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo. Archiva los documentos junto con el respectivo contrato, u orden de trabajo en la carpeta de contratos, o de orden de trabajo. Entrega a contabilidad para que el contador realice la causación
Los documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato son los estipulados en las respectivas cláusulas que estén de acuerdo a las normas legales vigentes y a las normas del manual de contratación establecidas por la E.S.E.
17 Administración Contador Recibe CDP, propuesta seleccionada, contrato de prestación de servicios, orden de trabajo u orden de compra, RP. Revisa documentos y procede a la causación de las cuentas. Devuelve al coordinador de contratación o auxiliar de almacén el CDP, cotización orden de compra, contrato de prestación de servicios u orden de trabajo, u orden de compra. RP y documentos de legalización para que se archiven
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Verificar que todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto cuente con CDP y registro presupuestal. Realizar y analizar estudio técnico, económico y comercial de las propuestas recibidas. Seleccionar la propuesta más favorable en cuanto a calidad, precio, tiempo, descuento por pronto pago, etc. Elaborar los contratos y órdenes de compra o trabajo. Archivar en orden consecutivo las copias de los contratos y órdenes de compra o de trabajo. Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia. Revisar y verificar que todo contrato tenga incluidas las cláusulas establecidas por la E.S.E. y los términos
pactados con el proponente. Confrontar que el contrato u orden de compra o de trabajo corresponda con la propuesta seleccionada o
cotización. Revisar que todo contrato cumpla con las normas legales vigentes y con el manual de contratación de la
E.S.E. Revisar que todo contrato y sus soportes estén debidamente firmados. Verificar que todo contrato para su ejecución cuente con los documentos de perfeccionamiento y
legalización exigidos.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROPONENTE CONTRATISTA
GERENTE
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
Coordinador de contratación,
Auxiliar de almacén
ASESOR JURIDICO
,
CDP
Analiza necesidades, solicita CDP
INICIO
Analiza propuestas, selecciona propuesta y
autoriza contratar
Verifica y expide CDP
Verifica, realiza estudio, solicita
propuestas
Entrega propuestas
Propuestas
CDP, propuesta(s), estudio T.E.C.
Digita e imprime contrato u orden de compra o de trabajo
Contrato de servicios o suministro, CDP, propuesta
Revisa, confronta y firma
Contrato, orden trabajo, CDP, propuesta, certificado legalidad
Revisa contrato de servicio o suministro, orden de trabajo u orden de compra.
Contrato de servicios o suministro, orden trabajo, compra, CDP, propuesta, registro
Registra contrato, orden trabajo o compra.
Registro, Contrato de servicios o suministro, orden de trabajo u compra, cdp, propuesta, rp
Hace firmar contrato u orden de trabajo u orden de compra de contratista.
Contrato de servicios, de trabajo u orden de compra
Revisa y Firma
Documentos de perfeccionamiento y legalización
Revisa y anexa documentos de perfeccionamiento y legalización. Archiva documentos
FIN
Firma contrato, realiza trámite legalización
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Adquirir pólizas de seguros que protejan los bienes de la E.S.E. de todo riesgo, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
CDP y Registro Presupuestal Solicitud de Póliza de Seguros Póliza de Seguros Contrato de suministros Factura Cotización pólizas
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Coordinador de Contratación Secretaria gerencia Ingeniera de sistemas Contador
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Administración
Profesional universitario
Revisa que todos los bienes de la E.S.E. y el personal de manejo estén debidamente asegurados. Comunica al Gerente sobre los bienes de la E.S.E. y el personal de manejo que no estén debidamente asegurados y de las pólizas por vencerse.
Esta actividad debe ser realizada permanentemente y será responsabilidad del profesional universitario mantener informado al Gerente.
2
Gerencia
Gerente
Recibe comunicación del profesional universitario sobre los bienes de la ESE y el personal de manejo que no estén debidamente asegurados y de las pólizas por vencerse. Solicita al profesional universitario disponibilidad presupuestal para la adquisición de las pólizas.
3
Administración
Profesional Universitario
Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Entrega al Gerente el CDP.
Todo compromiso que adquiera la E.S.E. debe contar con un CDP previo.
4
Gerencia
Gerente
Recibe CDP Verifica disponibilidad presupuestal Determina prioridad Autoriza la adquisición de las pólizas o su respectiva renovación si hay disponibilidad presupuestal. Entrega a la secretaria de gerencia las especificaciones para las pólizas y CDP.
La E.S.E. mantendrá debidamente asegurados todos sus bienes y el personal de manejo.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
5
Administración
Secretaria Gerencia
Recibe especificaciones para las pólizas y CDP. Realiza solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro en original y una copia a la aseguradora. Envía a la aseguradora vía internet la solicitud de cotización de la adquisición o renovación de pólizas de seguro.
6 Aseguradora Recibe solicitud de cotización de renovación o adquisición de pólizas. Envía vía internet a la Secretaria la cotización de adquisición o renovación de póliza de seguros.
7 Administración Secretaria de Gerencia
Recibe cotización de la aseguradora Entrega a la coordinadora de contratación la solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro con especificaciones, cotización de la aseguradora y CDP
8
Administración
Coordinador de
contratación
Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro con especificaciones, cotización de la aseguradora y CDP Revisa y realiza contrato de suministro de pólizas. Entrega al profesional universitario solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, CDP, cotización de la aseguradora y contrato de suministros.
La solicitud debe corresponder con las especificaciones dadas por el Gerente.
9
Administración
Profesional universitario
Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, CDP, cotización de la aseguradora y contrato de suministro de pólizas. Revisa los documentos y procede a dar el registro presupuestal en el software. Entrega a Gerencia solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas y RP
Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
10 Gerencia Gerente Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, Contrato de Suministro de pólizas, RP. Revisa los documentos y firma el contrato de suministro de pólizas. Entrega al coordinador de contratación solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguros, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas ya firmado y el RP
11
Administración
Coordinador de
Contratación
Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas ya firmado, RP. Revisa los documentos e informa a la aseguradora para que firme el contrato. Archiva en la carpeta los documentos soportes y el contrato de suministros de pólizas.
Toda correspondencia despachada debe ser registrada en el respectivo libro de control establecido por el Gerente.
12 Aseguradora
Recibe contrato de suministro de pólizas, Revisa, firma el contrato y procede a expedir las pólizas. Devuelve a la coordinadora de contratación el contrato firmado con sus respectivos soportes, las pólizas y la factura.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
13
Administración
Coordinadora de
contratación
Recibe Contrato firmado, soportes, pólizas expedidas por la aseguradora y la factura Archiva en la carpeta copia del contrato y soportes. Envía a contabilidad original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas y factura para que sea causado en contabilidad.
Las pólizas y la factura deben corresponder con las especificaciones registradas en la solicitud
14
Administración
Contador
Recibe original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas y factura. Revisa y procede a causar en contabilidad. Devuelve el original del contrato, soportes y original, copias de las pólizas, factura, cuenta por pagar al profesional universitario para que proceda al pago.
15 Administración Profesional
Universitario
Recibe original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas, factura y cuenta por pagar. Revisa documentos y entrega original de las pólizas al ingeniero (a) de sistemas para su distribución en cada carpeta y custodia.
16
Administración
Ingeniero (a) de
sistemas
Recibe póliza (s) de seguros, revisa y distribuye en cada carpeta para su archivo y custodia.
Todas las dependencias deben mantener organizado y actualizado su archivo.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Mantener debidamente asegurados contra todo riesgo los bienes de propiedad de la E.S.E.
Afianzar con póliza de manejo, que cubra la totalidad del valor de estos, a todo personal que administre
bienes de propiedad de la E.S.E.
Verificar que todo compromiso adquirido por el ordenador del gasto cuente con CDP y registro
presupuestal.
Realizar el contrato de suministro en orden consecutivo
Registrar en el libro de control toda correspondencia despachada y recibida.
Mantener organizado y actualizado el archivo de cada dependencia.
Revisar que las pólizas adquiridas correspondan con lo afianzado y cubra la totalidad de lo asegurado.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GERENTE SECRETARIA GERENCIA
ASEGURADORA
CORDINADOR CONTRATACI
CONTADOR INGENIERA SISTEMAS
Inicio
Revisa bienes y comunica al
Gerente
Verifica y expide CDP
Revisa y expide
cotización
Solicita CDP
Verifica, determina prioridad y
autoriza adquisición o renovacion
CDP y especificaci
ones
Revisa y firma
cotización, CDP y
contrato
revisa
Revisa y contabiliz
a
Revisa y registra en el sistema en
presupuesto
Revisa y hace
firmar de asegurado
ra
Revisa y elabora contrato
Solicitud, CDP,
especificaciones
Cotización y CDP
Archiva
Fin
Cotización, CDP, RP y contrato
revisa
CDP
cotización
póliza y factura
Contrato, CDP, RP
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de los elementos y bienes adquiridos por la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Libro de bancos Soporte de causación Cheque Comprobante de egreso Registro presupuestal Factura Orden de compra o contrato con formalidades plenas Comprobante de entrada a almacén Documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato Cotización seleccionada
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar de administración Asesor de procesos administrativos Regente de farmacia Contador
E.S.E.
HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
NIT.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Administración
Profesional Universitario
Revisa la antigüedad de las cuentas por pagar y los términos pactados con el proveedor. Revisa en el libro de bancos en el sistema disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de efectivo.
El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.
2
Gerencia
Gerente
Autoriza el pago si hay disponibilidad. Autoriza el pago a proveedores de acuerdo a la antigüedad de las cuentas por pagar y a los términos pactados con el proveedor.
3
Administración
Auxiliar Administrati
vo
Digita e imprime comprobante de egreso que arroja el sistema y elabora el cheque. Entrega al profesional universitario el comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar.
La orden de pago se diligencia en el sistema conforme al software adquirido.
4
Administración
Profesional Universitario
Recibe comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar. Revisa el comprobante de egreso con sus soportes y el cheque. Firma el cheque y comprobante de egreso entrega al Gerente con los soportes para la firma.
La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
5
Gerencia
Gerente
Recibe el comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar. Verifica los valores del cheque con los soportes y firma el comprobante de egreso y el cheque. Entrega al profesional universitario el cheque, comprobante de egreso, comprobante de entrada a almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar.
El comprobante de egreso se diligencia en el sistema; en el formato que posee el software adquirido por la institución.
6
Administración
Profesional universitari
o
Recibe cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada y factura. Revisa el cheque y comprobante de egreso con sus soportes. Coloca sello al cheque páguese al primer beneficiario y guarda en la caja fuerte hasta que reclame el beneficiario. Cuando reclame el cheque el beneficiario; se entregan los documentos de la cuenta al asesor de procesos administrativos para que archive
La información registrada en el cheque y en el comprobante de egreso debe concordar con los respectivos soportes de la cuenta. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
7
Administración
Asesor de procesos
administrativos
Recibe comprobante de egreso, cuenta por pagar, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada y factura. Archiva en orden consecutivo la orden de pago, el comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la AZ.
Se debe mantener organizado y actualizado en cada dependencia su propio archivo. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Verificar que toda cuenta a cancelar tenga los soportes exigidos legalmente y en las normas establecidas
por la E.S.E.
Revisar si hay disponibilidad de efectivo en el libro de bancos.
Autorizar el pago solo si hay disponibilidad de efectivo.
Revisar y verificar que todo pago a realizar cuente con CDP previo y registro presupuestal.
Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en numeración consecutiva en el sistema.
Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el programa adquirido
Archivar en orden consecutivo la orden de pago.
Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en el comprobante de
egreso y en la cuenta por pagar correspondan con el comprobante de entrada de almacén, la factura y la
orden de compra o contrato de compra con formalidades plenas.
Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas
por la E.S.E.
Mantener guardados en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
Colocar a todo cheque el sello de páguese únicamente al primer beneficiario.
Hacer firmar el comprobante de egreso y la cuenta por pagar del beneficiario del pago o a quien autorice
por escrito.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION
Inicio
Revisa e informa disponibilidad de pago
Autoriza el pago
Cuenta por pagar, comprobante de entrada a almacén, orden de compra. Documentos de legalización y perfeccionamiento, CDP,
RP, cotización, factura, cheque, chequera y
comprobante de egreso.
FIN
Digita e imprime comprobante de egreso y elabora
cheque
Chequera, cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén,
orden de compra, documentos de legalización y perfeccionamiento, CDP, RP, cotización, factura, comprobante de
egreso y cheque.
Revisa, firma cheque, comprobante de egreso y orden de pago, coloca sello y
guarda chequera.
Cheque, comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos
de legalización y perfeccionamiento, CDP RP,
cotización y factura.
Revisa y firma cheque y comprobante de egreso.
Cheque, comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante
de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos
de legalización y perfeccionamiento, CDP,
cotización y factura.
Informa y hace firmar al contratista, coloca sello páguese al primer beneficiario, entrega cheque y copia
comprobante de egreso.
Comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos
de legalización y perfeccionamiento, CDP, RP,
cotización y factura.
Archiva y envía a contabilidad
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago a contratistas por servicios prestados a la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Factura Certificado de prestación de servicios Fotocopia contrato Fotocopia póliza * Libro de bancos Registro presupuestal Cuenta por pagar Comprobante de egreso CDP
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad Contratación
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Coordinador de Contratación Contador
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS
1
Administración
Contratista
Entrega al Coordinador de contratación la factura si es obligación, o cuenta de cobro, fotocopia del contrato, copia del CDP, dos copias de pago de seguridad social, informe de actividades, una copia del certificado de cumplimiento de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, y certificado de cumplimiento art. 329 del E.T.
El certificado de cumplimiento de servicio es obligatorio para el pago.
2
Administración
Coordinador de
contratación
Recibe factura, o cuenta de cobro, fotocopia del contrato, copia del CDP, dos copias de pago de seguridad social, informe de actividades, una copia del certificado de cumplimiento de prestación de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, certificado de cumplimiento art. 329 del E.T. Revisa la totalidad de los soportes. Guarda en la carpeta del contratista una copia del pago de seguridad social, la copia del certificado de cumplimiento de servicio y copia del informe de las actividades realizadas. Entrega a contabilidad la factura, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del E.T
Toda cuenta por pagar debe tener anexo la totalidad de los soportes exigidos legalmente y en las normas de contratación establecidas por la Junta Directiva.
3
Contabilidad
Contador
Recibe la factura, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario. Revisa y procede a la causación de la cuenta e imprime la cuenta por pagar. Devuelve al profesional Universitario la factura, copia del CDP, fotocopia del contrato, copia del pago de seguridad social, certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario y cuenta por pagar.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
4 Administración Profesional universitari
o
Recibe factura, copia del CDP, fotocopia del contrato, copia del pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario y cuenta por pagar Revisa documentos y verifica disponibilidad de efectivo en banco e informa a la Gerencia.
El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.
5
Gerencia
Gerente
Recibe cuenta por pagar con los documentos soportes por parte del profesional universitario Revisa cuenta por pagar con sus documentos soportes y si hay disponibilidad de efectivo autoriza el pago. Devuelve al profesional universitario la cuenta por pagar con los soportes y la autorización de pago.
6
Administración
Profesional universitario
Recibe la cuenta por pagar con sus soportes y autorización de pago y ordena al auxiliar administrativo realizar el comprobante de egreso y elaboración del cheque o traslado electrónico.
7 Contabilidad Auxiliar Administrati
vo
Recibe factura, cuenta por pagar, copia del contrato, copia CDP, copia pago de salud, copia de certificado de cumplimiento de art.329 del estatuto tributario. Revisa la cuenta por pagar y los documentos, procede a elaborar el comprobante de egreso y elabora el cheque o la autorización para giro electrónico. Entrega cheque, o autorización giro electrónico comprobante de egreso, cuenta por pagar y demás soportes al profesional universitario para su firma.
El comprobante de egreso se diligencia en el sistema conforme al software adquirido por la institución. La información registrada en el comprobante de egreso debe corresponder con el mes que se paga y lo estipulado en el respectivo contrato.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
8
Administración
Profesional universitari
o
Recibe cheque, o autorización para giro electrónico, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Revisa el cheque, o autorización de giro electrónico, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Firma cheque, autorización de giro electrónico, comprobante de egreso y entrega a Gerencia para su verificación y firma.
El comprobante de egreso se diligencia en el sistema conforme al formato del software adquirido por la institución.
9
Gerencia
Gerente
Recibe cheque, o autorización para transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso, factura, o cuenta de cobro, copia CDP, , fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social, certificado de cumplimiento de prestación de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, certificado de cumplimiento art. 329 del estatuto tributario. Revisa el cheque, o autorización para transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Firma cheque, o autorización para transferencia electrónica, comprobante de egreso y devuelve al profesional universitario.
La información registrada en el cheque o autorización para transferencia electrónica y en el comprobante de egreso debe corresponder con los respectivos soportes de la cuenta. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
10
Administración
Profesional universitari
o
Recibe cheque, o autorización de transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso, factura, o cuenta de cobro, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social, certificado de cumplimiento art. 329 del estatuto tributario. Coloca al cheque sello páguese únicamente al primer beneficiario y Guarda la cuenta en la caja fuerte si es cheque hasta que cobre el beneficiario, pero si es autorización para transferencia electrónica la lleva al banco para su cancelación. Luego de que cobre el beneficiario o se lleve la autorización al banco se procede a archivar la cuenta en orden consecutivo de comprobante de egreso.
La firma del profesional universitario en el cheque, o en la autorización de transferencia electrónica y en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Exigir certificado de cumplimiento de prestación de servicios para realizar todo pago por prestación de
servicios.
Verificar que toda cuenta a cancelar tenga los soportes exigidos legalmente y en las normas establecidas
por la E.S.E.
Revisar si hay disponibilidad de pago en el PAC y en el sistema en bancos.
Autorizar el pago solo si hay disponibilidad de efectivo.
Revisar y verificar que todo pago a realizar cuente con CDP previo y registro presupuestal.
Diligenciar por todo pago la cuenta por pagar en el sistema.
Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema.
Archivar en orden consecutivo los comprobantes de egreso.
Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, o en la autorización de
transferencia, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso correspondan con los respectivos
soportes de la cuenta.
Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas
por la E.S.E.
Registrar todo pago en el presupuesto y el libro de bancos.
Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
Colocar a todo cheque el sello de páguese al primer beneficiario.
Hacer firmar el comprobante de egreso del beneficiario del pago o a quien autorice por escrito.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: TESORERIA
PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
CONTRATISTA COORDINADOR DE CONTRATACION
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GERENTE CONTADOR AUXILIAR ADMINISTRA
TIVO
Inicio
Entrega
Factura si obliga o cuenta cobro, certificado de
cumplimiento y fotocopias del contrato, de pago de
salud, informe de actividades, certificado cumplimiento art. 329 y
copia CDP
Revisa, guarda informe y salud
Revisa contabiliza e imprime cuenta por
pagar
Autoriza el pago
Revisa y verifica en bancos disponibilidad
Informa a la Gerente
Chequera, cuenta cobro o factura, copia CDP, cuenta por pagar, contrato, pago salud y cumplimiento art.
329
Revisa, imprime
comprobante de egreso y diligencia cheque
Cheque, comprobante
de egreso, CDP, cuenta
cobro,factura, . Pago salud,
cumplimiento art. 329,cuenta
por pagar
Cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar CDP, factura o cuenta de
cobro, contrato, pago salud, cumplimiento art.329
Revisa y firma
Cheque, comprobante de
egreso, cuenta por pagar, CDP, cuenta
cobro. contrato, pago salud, certificado
cumplimiento art. 329
Informa y hace firmar al contratista, entrega cheque
y copia del comprobante de egreso al contratista.
Archiva en la carpeta
FIN
Factura o cuenta de cobro, copia del contrato, del CDP, del pago salud. Cumplimiento art. 329
Cuenta cobro, CDP, contrato, pago salud, cumplimiento art. 329, cuenta por pagar
Revisa, firma cheque y comprobante de egreso
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Cancelar a los funcionarios el valor de los salarios devengados mensualmente, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Nómina mensual de pago Informe de horas extras y recargos nocturnos CDP Orden transferencia Libro de bancos Desprendible de pago Registro presupuestal
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3,2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador
E.S.E. HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Administración
Profesional universitario
Revisa en el PAC y en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de efectivo.
2 Gerencia Gerente Autoriza el pago si hay disponibilidad de efectivo.
3
Administración
Profesional universitario
Autoriza diligenciar orden de transferencia Entrega al auxiliar de administración la nómina mensual, CDP(s), RP(s) informes de horas extras y recargos nocturnos.
4
Administración
Auxiliar
Recibe nómina mensual, CDP(s), RP (s) informes de horas extras y recargos nocturnos. Diligencia formato de transferencia con cada funcionario. Diligencia desprendible de pago por cada funcionario. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina mensual, CDP(s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.
El desprendible se diligencia de acuerdo al formato establecido por la empresa.
5
Administración
Profesional universitario
Recibe orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), e informes de horas extras y recargos nocturnos. Revisa orden de transferencia. Registra en el sistema, y firma orden de transferencia Entrega al Gerente orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.
Los valores de la orden de transferencia y de los desprendibles deben corresponder a los registrados en la nómina. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
6
Gerencia
Gerente
Recibe orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos. Revisa la orden de transferencia, los desprendibles de pago y la nómina. Firma orden de transferencia y nómina. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.
La firma del profesional universitario en la orden de transferencia, en los desprendibles de pago y en la nómina certifica que los valores registrados en ellos son los pagos que se deben efectuar.
7
Administración
Profesional universitario
Recibe la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos. Entrega desprendible a cada funcionario. Hace firmar la nómina a cada funcionario. Archiva copia de la orden de transferencia, nomina, CDP(s), RP(s) e informe de horas extras y recargos nocturnos.
Se debe mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Verificar en el PAC y en el libro de bancos la disponibilidad de efectivo.
Autorizar pago solo si hay disponibilidad de efectivo.
Revisar que la nómina este bien diligenciada y cumpla con los requisitos legales.
Revisar y verificar, antes de firmar, que los valores y los destinatarios en la orden de transferencia
correspondan con la nómina.
Registrar todo giro en el presupuesto y en el libro de bancos.
Verificar y confrontar las cifras, letras y números antes de la orden de traslado de fondos.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Revisar que el pago se realice de conformidad con las normas legales vigentes y los procedimientos
establecidos por la E.S.E.
Mantener archivo organizado y actualizado de las nóminas.
Enviar inmediatamente a contabilidad todos los soportes que generen información contable.
Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
E.S.E.
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NIT.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION
Inicio
Revisa e informa disponibilidad de pago
Autoriza el pago
Orden de transferencia, desprendibles de pago,
nómina, CDP(s), informe de horas extras y recargos
nocturnos
FIN
Diligencia orden de transferencia y desprendibles
de pago
Autoriza diligenciar orden de transferencia
Nómina, CDP(s), informes de horas extras y recargos nocturnos
Revisa, registra en el sistema en presupuesto, la nómina y firma.
Orden de transferencia, desprendibles de pago, nómina,
CDP(s), RP(s), informes de horas extras y recargos nocturnos
Revisa y firma
Orden de transferencia, desprendibles de pago, nómina, CDP(s), RP(s), informe de horas
extras y recargos nocturnos Hace firmar nomina, entrega desprendibles de pago,
hace firmar a los funcionarios, envía orden transferencia al banco
Nómina, CDP(s), RP(s), informe de horas extras y recargos
nocturnos
Archiva y envía a contabilidad
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de los servicios públicos utilizados por la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Libro de bancos Orden de pago Cheque Factura de servicios públicos Comprobante de egreso Registro presupuestal
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador Celador
E.S.E. HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
NIT.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS
1 Administración Celador Recibe factura de servicios públicos Entrega al profesional universitario factura de servicios públicos.
2
Administración
Profesional universitario
Recibe factura de servicios públicos Verifica disponibilidad presupuestal Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Registra en el sistema el numero de factura Expide certificado de registro. Verifica en el PAC y en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Autoriza diligenciar cheque si hay disponibilidad de pago. Entrega al contador la factura de servicios públicos, CDP, RP para su causación.
Todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto debe contar con un CDP previo. Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal. El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.
3 Contabilidad Contador Recibe factura, CD, RP y verifica. Procede a causar la factura y expedir la cuenta por pagar. Entrega factura, CD, RP y cuenta por pagar
4
Administración
Auxiliar
Recibe factura de servicios públicos, CDP, RP y cuenta por pagar. Digita e imprime comprobante de egreso y diligencia el cheque. Entrega al profesional universitario la orden de pago, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, CDP, RP y chequera.
La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema conforme al formato estipulado en el software adquirido por la institución.
E.S.E.
HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
NIT.
891.180.198-3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
5
Administración
Profesional universitario
Recibe cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, CDP, RP y chequera. Revisa cuenta por pagar, cheque y comprobante de egreso, CDP y RP. Firma cheque, y comprobante de egreso. Coloca en el cheque sello de páguese al primer beneficiario. Guarda chequera. Entrega al Gerente cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP.
La información registrada en la cuenta por pagar, en el cheque y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva factura de servicios públicos. El cheque debe ir sin tachones, enmendaduras y borrones. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
6
Gerencia
Gerente
Recibe orden de pago, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP. Revisa cheque, orden de pago, comprobante de egreso, CDP y RP. Firma cheque, orden de pago y comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario orden de pago, cheque comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP.
La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso y en la orden de pago certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
7
Administración
Profesional universitario
Recibe cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP. Entrega al de mantenimiento comprobante de egreso, cheque, y factura de servicios públicos.
Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
8
Administración
Mantenimiento
Recibe comprobante de egreso, cheque, y factura de servicios públicos. Efectúa pago en la entidad respectiva. Hace colocar firma y sello de pago. Entrega al Profesional Universitario comprobante de egreso y factura de servicios públicos.
Los pagos de los servicios públicos se deben realizar dentro de las fechas límites estipuladas en las respectivas facturas.
9
Administración
Profesional universitario
Recibe comprobante de egreso, y factura con sello de la entidad recaudadora. Revisa los soportes y anexa cuenta por pagar, CDP y RP y procede a archivar en la respectiva carpeta.
Todas las dependencias de la E.S.E. deben mantener el archivo organizado y actualizado. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Verificar que toda cuenta a cancelar tenga los soportes exigidos legalmente y en las normas establecidas
por la E.S.E.
Revisar si hay disponibilidad de efectivo en el sistema y revisa el PAC.
Autorizar el pago sólo si hay disponibilidad de efectivo.
Revisar y verificar que todo pago a realizar cuente con CDP previo y registro presupuestal.
Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el sistema adquirido por la institución.
Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.
Archivar en orden consecutivo el comprobante de egreso.
Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en la cuenta por pagar y
en el comprobante de egreso correspondan con la factura de servicios públicos.
Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas
por la E.S.E.
Registrar todo pago en el presupuesto y en el libro de bancos.
Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
Colocar a todo cheque el sello de páguese al primer beneficiario.
Hacer firmar el comprobante de egreso del beneficiario del pago o a quien autorice por escrito.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS
6. DIAGRAMA DE FLUJO
CELADOR
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
AUXILIAR DE
ADMINISTRACION
GERENTE CONTADOR AUXILIAR
MANTENIMIENTO
Factura de servicios públicos
FIN
Inicio
Recibe factura de servicios públicos Verifica y expide CDP,
registra en el presupuesto la factura,
verifica disponibilidad de pago, autoriza diligenciar
cheque
Factura de servicios públicos, CDP, RP
Digita e imprime comprobante de egreso, diligencia
cheque.
cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar, factura de servicios públicos, CDP y RP.
Revisa, contabiliza e
imprime cuenta por pagar
comprobante de egreso, cheque, cuenta por pagar,
factura de servicios públicos CDP y RP.
Revisa y firma
Comprobante de egreso, cuenta por
pagar, cheque, factura de servicios públicos, CDP y RP
Envía a cancelar
Comprobante de egreso, cheque, factura de servicios públicos.
Efectúa pago, hace
colocar firma y sello de
pago
Revisa pago, archiva en carpeta
Cuenta por pagar, CDP, RP y factura servicios publicos
Revisa, firma cheque y comprobante de egreso
Comprobante de egreso, factura servicios publicos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Constituir y reglamentar el funcionamiento de la caja menor de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
CDP Registro presupuestal Resolución de constitución de la caja menor. Cheque Libro de bancos Orden de pago Comprobante de egreso
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCI
A
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1 Administración Profesional universitario
Informa al Gerente sobre la clase de gastos de carácter urgente e imprescindible.
2
Gerencia
Gerente
Asigna valor de constitución de la caja menor por cada rubro presupuestal. Solicita al profesional universitario CDP por cada rubro presupuestal.
3
Administración
Profesional universitario
Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP por cada rubro presupuestal si hay disponibilidad. Entrega al Gerente los CDP.
Para la constitución y renovación de las cajas menores se debe contar con los respectivos CDP por cada rubro.
4
Gerencia
Gerente
Recibe CDP Verifica disponibilidad presupuestal. Autoriza realizar resolución administrativa para la constitución y reglamentación de la caja menor. Entrega al Profesional Universitario los CDP e informa las especificaciones para la constitución y reglamentación de la caja menor.
En la resolución se debe indicar claramente el monto, finalidad, rubros presupuestales y monto por cada uno, clase de gasto que se pueden realizar, designación del responsable con póliza de manejo y los procedimientos para su manejo.
5
Administración
Profesional Universitari
o
Recibe CDP y especificaciones para la constitución y reglamentación de la caja menor. Realiza resolución administrativa. Entrega al Gerente la resolución administrativa y CDP.
La resolución administración se realiza de acuerdo a las normas legales vigentes y a las especificaciones dadas por el Gerente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
PASO
No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONE
S RIESGOS Y TIEMPO
6
Gerencia
Gerente
Recibe CDP y resolución administrativa. Revisa y firma la resolución administrativa. Entrega al Profesional universitario resolución administrativa y CDP.
La resolución debe corresponder con las especificaciones dadas por el Gerente.
7
Administración
Profesional universitario
Recibe resolución administrativa y CDP. Registra en el presupuesto en el sistema por cada rubro. Verifica disponibilidad de giro en el PAC y en el sistema en bancos. Autoriza elaborar cheque si hay disponibilidad de efectivo. Entrega al contador la resolución administrativa, CDP y RP.
8 Contabilidad Contador Recibe resolución, CP, Y RP. Revisa y procede a realizar la causación, e imprime la cuenta por pagar. Entrega al profesional Universitario cuenta por pagar, resolución, CDP y RP
9 Administración Profesional Universitari
o
Recibe cuenta por pagar, resolución, CDP y RP Revisa los documentos y ordena realizar el giro. Entrega al Auxiliar administrativo cuenta por pagar, resolución, CDP, RP y chequera.
E.S.E.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
10
Administración
Auxiliar Administrativo
Recibe chequera, cuenta por pagar, resolución administrativa, CDP y RP. Digita e imprime comprobante de egreso y diligencia cheque. Entrega al profesional universitario el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP resolución administrativa y chequera.
La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema adquirido por la entidad y en los formatos allí diseñados.
11
Administración
Profesional universitario
Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP resolución administrativa y chequera. Revisa cuenta por pagar, cheque y comprobante de egreso. Firma el cheque y guarda la chequera. Entrega al Gerente el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa.
La información registrada en el cheque, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva resolución. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
12
Gerencia
Gerente
Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa. Revisa y firma el cheque, cuenta por pagar y comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa.
La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
13
Administración
Profesional universitario
Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa. Firma el comprobante de egreso como responsable del manejo de la caja menor. Archiva en orden consecutivo el comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la respectiva carpeta. Deja copia del comprobante de egreso y cambia el cheque.
Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Informar oportunamente sobre la clase de gastos de carácter urgente e imprescindible.
Constituir y reglamentar el funcionamiento de la caja menor mediante resolución administrativa, de
conformidad con las normas legales vigentes.
Verificar que la constitución de la caja menor cuenta con sus respectivos CDP y registros presupuestales.
Verificar que la persona designada para el manejo de los fondos de la caja menor este amparado con
póliza de manejo que cubra el valor de los respectivos fondos.
Realizar periódicamente arqueos a los fondos de caja menor.
Autorizar el desembolso de los fondos de la caja menor solo si se cuenta con la disponibilidad del giro.
Elaborar la cuenta por pagar en el sistema adquirido por la entidad.
Elaborar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.
Archivar en orden consecutivo el comprobante de egreso.
Revisar, antes de firmar, el comprobante de egreso correspondan con la resolución administrativa.
Verificar que la cuenta por pagary el comprobante de egreso lleven la firma del responsable del manejo de
la caja menor.
Verificar que todos los soportes de pago estén debidamente firmados.
Registrar todo pago en el presupuesto y en el sistema en bancos.
Colocar sello de páguese únicamente al primer beneficiario a todos los cheques.
Verificar y confrontar las cifras, letras y números antes de firmar los cheques.
Mantener el archivo organizado y actualizado de cada dependencia.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
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UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION
CONTADOR
Inicio
Informa sobre los gastos urgentes e imprescindibles
Asigna valor de la caja menor, solicita CDP
CDP y Especificaciones
FIN
Verifica, autoriza realizar resolución para la constitución y reglamentación de la caja menor
Verifica y expide CDP
CDP
Realiza resolución
Revisa y firma
CDP y Resolución
CDP y Resolución
Registra en el presupuesto, verifica disponibilidad de giro, autoriza
elaborar cheque.
Resolución, CDP Y RP
Contabiliza e imprime cuenta por pagar.
Cuenta por pagar, CDP, RP y resolución Revisa y ordena realizar cheque.
Cuenta por pagar, CDP, RP, resolución y chequera
Revisa, firma y guarda chequera
Comprobante de egreso, cuenta por pagar, cheque, resolución, CDP y RP
Revisa, digita e imprime comprobante de egreso y
elabora cheque
Comprobante egreso, cuenta por pagar, CDP, RP,
resolución. Cheque y chequera
Retira cheque y archiva
Revisa y firma
Comprobante de egreso, cuenta por pagar, cheque, resolución, CDP Y RP
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago a terceros por descuentos realizados a los funcionarios de libranzas y autorizaciones, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Formato de certificación de capacidad de descuento por nómina Libranza o autorización de descuento Nómina mensual Orden de pago Cheque Comprobante de egreso Libro de bancos
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Contador Auxiliar de Administración
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UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS
1 Funcionario Entrega al profesional universitario formato de certificación de capacidad de descuento por nómina.
2
Administración
Profesional universitario
Recibe formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Verifica si el funcionario tiene capacidad de descuento por nómina. Diligencia y firma el formato de certificación de capacidad de descuento por nómina, si el funcionario tiene capacidad de descuento. Entrega al funcionario formato de certificación de capacidad de descuento por nómina.
El máximo de descuentos de cada funcionario es el establecido en la normatividad legal vigente y por el Gerente. La certificación se entrega a los cinco (5) días hábiles de ser solicitada.
3
Funcionario
Recibe formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Entrega a la empresa crediticia el formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Recibe y firma libranza o autorización de descuento. Entrega al profesional universitario la libranza o autorización de descuento.
Las libranzas y otras autorizaciones de descuentos se entregan los quince (15) primeros días de cada mes.
4
Administración
Profesional universitario
Recibe libranza o autorización de descuento. Archiva en la carpeta de libranzas y otros descuentos autorizados.
Todo descuento efectuado a la nómina debe ser autorizado previamente y contar con su respectivo soporte.
E.S.E.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
5
Administración
Profesional universitario
Verifica mensualmente en la respectiva carpeta los descuentos que hay que realizar a cada funcionario. Digita mensualmente en la nómina los descuentos por libranza y otros descuentos autorizados. Firma la nómina mensual. Entrega al auxiliar de administración la nómina mensual, CDP(s), RP(s) y orden de transferencia
La nómina mensual se realiza a más tardar los veinticinco de cada mes.
6
Administración
Auxiliar administrati
vo
Recibe, original y copia de la nómina, CDP(s), RP(s). Adjunta a la nómina copia de las libranzas y de otras autorizaciones de descuentos. Verifica en la nómina los respectivos descuentos. Entrega al contador para su respectiva contabilización por causación, nomina, copia de las libranzas, CDPs y RPs, copia de otras autorizaciones.
Los pagos de descuentos a la nómina se efectúan simultáneamente con el pago a los funcionarios. La orden de pago y el comprobante de egreso se realizan en el sistema adquirido por la institución.
7 Contabilidad Contador Recibe nomina, CDPs, RPs, copia de las libranzas y de otros descuentos; procede a contabilizar y generar la cuenta por pagar; y entrega al profesional universitario la nomina, CDPs, RPs, copia de las libranzas, copia de otros descuentos y los comprobantes de pago
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
8
Administración
Profesional universitario
Recibe nómina mensual, cuenta por pagar, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, CDPs, RPs y comprobantes de egreso. Revisa autorización de transferencia. Entrega al Auxiliar de Administración la nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar, CDPs, RPs, y chequera.
La información registrada en la cuenta por pagar, en los cheques y en los comprobantes de egreso deben corresponder con los descuentos efectuados en la nómina. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
9 Contabilidad Auxiliar de Administrac
ión
Recibe nomina, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar y chequera. Elabora comprobante de egreso y cheques para cada una de las empresas beneficiarias de las libranzas y entrega al profesional universitario.
10
Administración
Profesional Universitari
o
Recibe cheques por cada empresa beneficiaria, comprobantes de egreso, cuenta por pagar, copia de libranzas, nomina. Revisa los cheques y documentos soportes y firma los cheques. Entrega a la Gerente los cheques, copia de la nomina, los comprobantes de egreso, copia de las libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos y cuenta por pagar.
E.S.E.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
11
Gerencia
Gerente
Recibe nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuentas por pagar, cheques y comprobantes de egreso. Revisa y firma cheques, comprobantes de egreso y cuenta por pagar. Entrega al profesional universitario la nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar, cheques y comprobantes de egreso.
La firma del profesional universitario en los cheques, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
12
Administración
Profesional universitario
Recibe nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuentas por pagar, cheques y comprobantes de egreso. Entrega al beneficiario el cheque y copia del comprobante de egreso. Archiva en orden consecutivo el comprobante de egreso, junto con la cuenta por pagar, libranzas u otras autorizaciones de descuento en la respectiva carpeta de egresos de cada mes.
Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.
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UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Autorizar descuentos por nómina solo si el funcionario tiene capacidad del descuento.
Mantener archivo organizado y actualizado de todas las libranzas y de otros descuentos autorizados.
Verificar mensualmente los descuentos que hay que realizarle a los funcionarios.
Confrontar que los descuentos realizados en la nómina mensual correspondan con las libranzas u otros
descuentos autorizados.
Cancelar los descuentos a terceros simultáneamente con el pago a los funcionarios.
Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el sistema adquirido por la entidad.
Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.
Archivar en orden consecutivo los comprobantes de egreso.
Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en el comprobante de
egreso correspondan con los respectivos descuentos efectuados en la nómina.
Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas
por la E.S.E.
Registrar todo pago en el libro de bancos.
Colocar al cheque el sello de páguese al primer beneficiario.
Hacer firmar el comprobante de egreso del beneficiario del pago o a quien autorice por escrito.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Verificar el pago a terceros.
Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.
Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
6. DIAGRAMA DE FLUJO
FUNCIONARIO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
AUXILIAR DE ADMINISTRACION
GERENTE
CONTADOR
Inicio
Verifica, diligencia y firma formato de certificación
1
Entrega
Formato de certificación
Formato de certificación
Entrega a la empresa, crediticia el formato, recibe y firma libranza o autorización de
descuento.
Libranza o autorización de
descuento
Archiva en la carpeta
Verifica descuentos, digita descuentos en
la nómina y la imprime
nómina y carpeta de libranzas y otras
autorizaciones CDPs, RPs
nomina, CDPs, RPs verifica descuentos y entrega al contador para su causación.
Nómina , copia de libranzas y de otras
autorizaciones, CDP(s) y RP(s)
Verifica, descuentos y autoriza elaborar
cheques. Nomina, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar
Contabiliza e imprime cuenta por pagar
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES
FUNCIONARIO
PROFESIONA
UNIVERSITARIO
AUXILIAR DE ADMINISTRACION
GERENTE
CONDUCTOR
1
Nómina, cuenta por pagar, comprobante de egreso, copia de libranzas, CDP(s),
RP(s), otras autorizaciones,
chequera
Nomina, copias de libranzas y otras autorizaciones, CDP(s), RP(s),
cuenta por pagar y comprobante de
egreso
Archiva y envía a contabilidad
Revisa y firma
cheques, cuenta por pagar, comprobantes de egreso, copia de libranzas y de otras
autorizaciones, CDP(s) y RP(s)
Hace firmar al beneficiario y le
entrega cheque y copia comprobante
de egreso.
FIN
Elabora cheques
Cheques, copia libranzas, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar y comprobante de egreso
Revisa y firma cheques
Cheques, libranzas, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar, comprobante de egreso
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de las vacaciones a que tienen derecho los funcionarios de la E.S.E., de conformidad con el estatuto de personal y las demás normas establecidas.
2 . BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Libro de bancos Resolución administrativa Liquidación de vacaciones Orden de transferencia Orden de pago Comprobante de egreso Registro presupuestal CDP
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración
Contabilidad 3.2 CARGOS
Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Administración
Profesional universitario
Revisa en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de pago.
El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.
2 Gerencia Gerente Autoriza el pago si hay disponibilidad.
3
Administración
Profesional universitario
Elabora la resolución de reconocimiento de vacaciones. Autoriza elaborar la transferencia o cheque Entrega al contador la resolución, CDP y RP para su causación.
4 Contabilidad Contador Recibe la resolución, CDP y RP. Revisa los documentos y procede a la causación, digita e imprime la cuenta por pagar. Entrega a la auxiliar de administración la resolución, CDP, RP y cuenta por pagar
5
Administración
Auxiliar
Recibe resolución, CDP, RP y cuenta por pagar Revisa documentos, digita en el sistema e imprime el comprobante de egreso y elabora la orden de transferencia o cheque. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP, y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.
La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema en los formatos del software adquirido por la entidad.
E.S.E.
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NIT.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
6
Administración
Profesional universitario
Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Revisa cuenta por pagar, orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Firma orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso. Entrega al Gerente orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.
La información registrada en la orden de traslado electrónico, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva resolución de vacaciones. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.
7
Gerencia
Gerente
Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Revisa orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso y cuenta por pagar. Firma orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.
La firma del profesional universitario en la orden de traslado electrónico, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.
8
Administración
Profesional universitario
Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Informa al funcionario Hace firmar el comprobante de egreso del funcionario. Lleva la orden de transferencia a la entidad bancaria o entrega cheque al funcionario. Archiva orden de transferencia, comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la respectiva carpeta de movimientos del mes.
Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.
E.S.E. HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Revisar si hay disponibilidad en el libro de bancos.
Autorizar el pago solo si hay disponibilidad de efectivo.
Revisar y verificar que todo pago a realizar cuente con CDP previo y registro presupuestal.
Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el software adquirido por la empresa.
Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el software adquirido por la empresa.
Archivar en orden consecutivo los comprobantes de egreso.
Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en la orden de transferencia y en el
comprobante de egreso correspondan con la respectiva liquidación y resolución de vacaciones.
Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas
por la E.S.E.
Registrar el pago en el presupuesto y en el libro de bancos.
Hacer firmar el comprobante de egreso del beneficiario del pago o a quien autorice por escrito.
Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.
Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.
Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.
Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
GERENTE CONTADOR AUXILIAR DE ADMINISTRACION
Inicio
Revisa e informa disponibilidad de pago
Autoriza el pago
Cuenta por pagar, resolución, CDP, RP
FIN
Revisa, digita e imprime cuenta por pagar
Elabora resolución, CDP, RP, autoriza
transferencia o cheque
Resolución, CDP, RP
Revisa, digita e imprime comprobante de egreso y
elabora orden de transferencia o cheque
Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución,
CDP, RP y orden de transferencia o cheque. Revisa y firma comprobante
de egreso y transferencia o cheque
Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución, CDP, RP, orden de transferencia o cheque.
Revisa firmar comprobante de egreso y orden transferencia o
cheque.
Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución, CDP, RP, orden de transferencia o cheque.
Informa al funcionario para que firme el comprobante de
egreso, y archiva.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Presentar debida y oportunamente las cuentas por servicios prestados a cada uno de las respectivas aseguradoras y evitar las glosas y descuentos, de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Hoja de atención de urgencias Libro auxiliar por aseguradoras
Libro de control de correspondencia Oficio de envío de cuentas Certificado de atención médica Formulario único de reclamación RIPS en medio magnético Facturas de venta Epicrisis
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Facturación Estadística Consulta externa Urgencias Hospitalización Laboratorio clínico Odontología
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Coordinadora de facturación Coordinador de estadística Facturadores Auxiliar de laboratorio clínico Auxiliar de enfermería Regente de farmacia Auxiliar de odontología Odontólogos Coordinador Hospital en su hogar
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Urgencias y hospitalización
Facturadores
Entrega diariamente a la Coordinadora de estadística: Comprobantes de servicios en atención de urgencias, procedimientos, consulta de urgencias, hospitalización, laboratorio clínico y de recién nacido. Ordenes para servicios varios Epicrisis Hoja de atención de urgencias Certificado de atención médica para víctimas de accidentes de tránsito Formulario único de reclamación de las entidades hospitalarias por el SOAT
La entrega de los soportes de servicios SOAT dentro de las 72 horas siguientes al evento. Es responsabilidad de los facturadores entregar los soportes de la cuenta bien diligenciados y de acuerdo al protocolo de entrega de historias clínicas en el servicio.
2
Consulta externa
Facturador
Verifican derechos, Facturan la consulta externa y entregan con los soportes a la coordinadora de estadística diariamente.
La entrega de los soportes de la cuenta se realiza en la medida que se atiendan los usuarios y conforme al protocolo.
3
Laboratorio clínico
Auxiliar de laboratorio
Factura servicios de laboratorio y entrega con los soportes posterior al evento :
Es responsabilidad de la auxiliar de laboratorio de entregar los soportes de la cuenta bien diligenciados y de acuerdo al protocolo establecido.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
4
Odontología
Odontólogo
Factura servicios odontológicos prestados al usuario, organizan los soportes conforme al protocolo y entregan a la coordinadora de estadística junto con la agenda.
Es responsabilidad del personal de odontología de enviar los soportes bien diligenciados y de acuerdo al protocolo.
5
Vacunación
Auxiliar de Enfermería
Factura actividades imprime y entrega a la coordinadora de estadística con los soportes y la vacunación realizada por parte de las promotoras en las veredas.
La entrega de los soportes de la cuenta la realiza la coordinadora del PAI conforme al protocolo.
6 Farmacia Regente de farmacia
Factura la entrega de medicamentos de P y P; imprimen la formula y la factura y la entrega a la coordinadora de estadística diariamente conforme al protocolo.
7 PyP Citología
Auxiliar de enfermería
Factura la toma de citología, imprime la factura, anexa soporte respectivo y entrega a la coordinadora de estadística una vez llegue el resultado por parte de la citotegnologa
8 Hospital en su Hogar
Coordinador Hospital
en su Hogar
Facturan las atenciones de P y P prestados y entregan diariamente a la coordinadora de estadística conforme al protocolo.
Se debe revisar las bases de datos para prestar dicho servicio y diligenciar completamente la información de los soportes.
9 Estadística Coordinadora de
estadística
Recibe los soportes, revisa, clasifica por entidades, luego se organizan los paquetes en orden consecutivo la factura de menor a mayor, y al final de mes cuando se hace el corte se compara los soportes con la lista de chequeo entregada por la coordinadora de facturación; luego se verifican los soportes faltantes por dependencias y se le solicitan para agregar a los paquetes, luego se folian los paquetes de PyP; y se entrega a la coordinadora de facturación los paquetes foliados y listos para elaborar la cuenta de cobro.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
PASO No.
DEPENDENCI
A
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
10 Estadística Coordinadora de
Estadística
Recibe los paquetes del turno anterior en urgencias, los radica, los revisa que estén organizados según el protocolo y contengan todos los soportes y si tienen inconsistencias se devuelven para corrección el cual se hace en un día, luego se clasifican por entidades, se organizan por numero de facturas de menor a mayor y se entregan a comienzo de mes a la coordinadora de facturación.
11
Jefe de dependencia o servicio
Recibe soportes de las cuentas que deben ser corregidas inmediatamente. Realiza inmediatamente las correcciones a los soportes de las cuentas y entrega a la coordinadora de estadística las cuentas, los soportes de las cuentas corregidos.
Los soportes de las cuentas deben ser en lo posible corregidos inmediatamente para ser incluidos en la respectiva cuenta del correspondiente mes.
12
Facturación
Coordinadora de
facturación
Recibe los paquetes revisados, organizados por entidades; de Py P y Urgencias. Genera las cuentas de cobro por contrato y el sistema le genera las facturas que deben estar es ese mes, se elaboran de forma manual las cuentas de cobro por contratación capitado y procede a realizar el informe para se entregado a contabilidad, a presupuesto, a Gerencia y al asesor de cartera. Luego procede a radicar las cuentas en el modulo de cartera y se organizan y se legajan para el envió y las que están contratadas para actividades de promoción y prevención se les realizan la ejecuciones de dichas actividades. Se generan los RIPS por contratos, por entidad para anexarla en cada cuenta conforme al validador de cada entidad. Luego se envían las cuentas; se unen los RIPS por régimen y se envía el informe mensual a la secretaria Departamental de salud. Se unen los RIPS por actividades de PyP y se pasan al Jefe de PyP para dar cumplimiento a la resolución 4505. Luego se unen los RIPS por lo asistencial y se entregan a la ingeniera de sistemas. Luego se unen los RIPS por todos los servicios prestados y se cargan al programa de SIVIGILA
Los soportes de los servicios se clasifican, organizan y digitan a más tardar al otro día hábil de prestados. La entrega de los soportes de la cuenta al responsable de su revisión se realiza de acuerdo a la programación establecida
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
13 Administración Profesional universitario
Recibe informes realizado por la coordinadora de facturación.
14
Gerencia
Gerente
Recibe informe realizado por la coordinadora de facturación y procede a su análisis. Recibe las facturas de vinculados y procede a firmarlas para su respectivo envió con la cuenta de cobro al ente territorial.
Es responsabilidad del Gerente de velar porque todos los soportes y las respectivas cuentas se envíen con los requisitos exigidos tanto legalmente y establecidos en los respectivos contratos con las EPS
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Entregar diariamente a la coordinadora de estadistica los soportes de las cuentas por servicios prestados.
Revisar y confrontar la totalidad de los soportes de las cuentas por servicios prestados.
Organizar cada comprobante de servicios con los documentos exigidos y demás soportes de la cuenta
Establecer programación para la entrega de los soportes de la cuenta
Digitar diariamente la relación por aseguradora
Devolver los soportes mal diligenciados y que no cumplen con las especificaciones establecidas
Verificar el cumplimiento de los requisitos tanto administrativos como clínicos de la totalidad de los soportes
de la cuenta
Corregir, en lo posible, inmediatamente los soportes, para ser incluidos en la respectiva cuenta del
correspondiente mes.
Realizar informes sobre todas las observaciones encontradas en la revisión de las cuentas
Registrar en el respectivo libro de control toda correspondencia recibida y despachada
Revisar que todos los soportes de las cuentas estén debidamente firmados.
Mantener archivo organizado y actualizado en cada dependencia.
Realizar las facturas de venta en numeración consecutiva.
Llevar control consecutivo de las facturas de venta realizadas.
Responsabilizar a cada uno de los que intervienen en el proceso de facturación de velar por que todos los
soportes de las cuentas cumplan con los requisitos exigidos, tanto legalmente como los establecidos en los
respectivos contratos con las aseguradoras.
Revisar y verificar la entrega de las facturas a las respectivas aseguradoras.
Llevar registro por aseguradora de las facturas realizadas y entregadas.
Capacitar a todo el personal que interviene en el proceso de facturación sobre los términos de los contratos
con las aseguradoras y la normatividad vigente sobre la materia.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
8. DIAGRAMA DE FLUJO
FACTURADOR DE SERVICIOS
COORDINADOR DE ESTADISTICA
COORDINADOR DE
FACTURACION
JEFE DE DEPENDENCIA
O SERVICIO
PROFESIONAL UNIVERSITARI
O
GERENTE
Inicio
Entregan comprobantes de
servicios, en atención de
urgencias, ordenes servicios varios,
certificado de atención medica
victimas de transito y demás soportes
Comprobante de servicios, ordenes, certificado y demás
soportes de la cuenta
Entrega soportes
Factura servicios odontológicos
prestados, organiza los
soportes conforme al protocolo
Verifica derechos y factura consulta
externa
Entrega paquetes foliados y
organizados por entidad
Factura los servicios de laboratorio,
entrega soportes posterior al evento
Entrega soportes de laboratorio
Entrega Soportes junto con la agenda
Recibe los soportes y clasifica por
entidades; organiza paquetes en orden
consecutivo la factura de menor a mayor, y a fin de
mes se hace corte y se compara con la lista de chequeo; luego se verifican
los soportes faltantes por
dependencias y se solicitan para agregar a los
paquetes, se folian los paquetes de pyp y se entregan a la coordinadora de facturación listos para elaborar la
cuenta; recibe los paquetes del turno
anterior de urgencias los
radica, los revisa para que estén
según el protocolo y organiza factura de menor a mayor y
entrega a comienzo de mes.
1
Recibe los paquetes
organizados de pyp y urgencias, genera la cuenta
de cobro por contrato, elabora en forma manual
la cuentas de cobro por
contratación capitado, realiza
informe para entregar a
contabilidad, presupuesto,
gerencia y asesor de cartera, radica
cuentas en el modulo de cartera,
se organizan y legajan para
envió, se generan Rips por contrato y
se anexan, se realiza informe para enviar a
secretaria dptal
Recibe la información de los soportes faltes, los corrige y devuelve inmediatamente
2
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS
SERVICIOS COORDINADOR DE
ESTADISTICA
COORDINADOR DE
FACTURACION
JEFE DEPENDENCIA O
SERVICIO
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
GERENTE CONTADOR
Auxiliar de enfermería factura
la toma de citologías e imprime
la factura
Entrega facturas y soportes de la
vacunación veredal
Regente factura entrega de
medicamentos de pyp, imprime
formula y factura
Entrega formula y factura conforme al
protocolo
Recibe informe
por entidad
1
Entrega la factura con el reporte
cuando este sea entregado por la
citotegnologa
Recibe informe y procede a
su análisis, recibe factura
vinculados y
procede a firmar
Entrega informes al profesional
universitario, contabilidad, asesor cartera y a Gerencia factura vinculados
FIN
Factura e imprime actividades de vacunación
Coordinador hospital en su hogar factura las atenciones de pyp
Entrega facturas y soportes conforme al protocolo
2
Recibe informe y procede a comparar en contabilidad
E.S.E.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar la conciliación bancaria mensual y control a las operaciones financieras de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.
2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE
Conciliación bancaria Comprobantes de egreso Recibos de consignación Recibos oficiales de caja Libro de caja y bancos Notas débito y crédito
3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS
Gerencia Administración Contabilidad
3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Contador Auxiliar de administración
E.S.E.
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AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
PASO No.
DEPENDENCIA
CARGO
DESCRIPCION
OBSERVACIONES
RIESGOS Y TIEMPO
1
Administración
Auxiliar administrativo
Recibe extractos bancarios. Revisa la conciliación bancaria anterior. Confronta los cheques cobrados con los comprobantes de egreso y los registros de libro de bancos. Confronta los recibos de consignación, los recibos oficiales de caja y los registros del libro de caja y bancos con el extracto bancario, confronta notas débito, crédito y orden de transferencia. Diligencia conciliación bancaria. Entrega al profesional universitario conciliación bancaria
La conciliación bancaria debe realizarse mensualmente y en todo caso los procedimientos para realizarla deben estar acorde con los procedimientos contables y las normas legales vigentes.
2
Administración
Profesional universitario
Recibe conciliación bancaria Revisa y firma la conciliación bancaria Entrega al contador la conciliación bancaria, copia del libro de caja y bancos y los respectivos soportes.
3
Administración
Contador
Recibe conciliación bancaria, copia de libro de caja y bancos y sus respectivos soportes. Revisa en su totalidad la conciliación bancaria. Confronta la conciliación bancaria con los libros de caja y bancos de sistema y sus respectivos soportes. Da visto bueno si corresponde. Si no corresponden busca junto con el profesional universitario la diferencia. Realiza registros contables. Entrega al auxiliar administrativo copia del libro de caja y bancos y sus respectivos soportes y la conciliación para su archivo.
El contador debe revisar en su totalidad la conciliación bancaria.
4
Administración
Auxiliar
Recibe conciliación bancaria, copia del libro de bancos y soportes. Archiva la conciliación bancaria y los soportes en las respectivas carpetas.
E.S.E.
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IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL
Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias, de conformidad con los procedimientos contables y
las normas legales vigentes.
Verificar en su totalidad la conciliación bancaria y confrontarla con los registros en los libros de caja y
bancos, todos los respectivos soportes de ingresos y egresos y demás soportes de las operaciones
financieras de la E.S.E.
Corroborar las diferencias encontradas en la conciliación bancaria.
Realizar los registros contables pertinentes inmediatamente a la realización de la conciliación bancaria.
Realizar control sobre todas las operaciones financieras de la E.S.E.
Archivar en orden secuencial las conciliaciones bancarias.
Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia.
E.S.E.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
IDENTIFICACION
AREA: APOYO LOGISTICO
UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS
PROCESO: ADMINISTRATIVO
PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
AUXILIAR DE ADMINISTRACION
CONTADOR GERENTE
Inicio
Recibe extracto bancario, revisa y
confronta, diligencia conciliación bancaria
Conciliación bancaria
Revisa y firma
Conciliación bancaria, libro caja, bancos y soportes
Revisa y confronta, da visto bueno, busca diferencia, realiza
registros contables.
Conciliación bancaria
Libro caja y bancos
FIN
Soportes Archiva
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