es 5´s acciones para el orden en el inmujeres domingo, 19 de julio de 2015

5´s Accioneses para el orden en el INMUJERES

viernes, 21 de abril de 2023

TemasTemas• Porqué Implementar el Proyecto 5´s

• ¿Qué son las 5´s?

• ¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres?

• ¿Qué buscan las 5´s?

• Beneficios de aplicar las 5´s

• ¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos?

• ¿Elementos a evaluar?

• Logros en otras organizaciones

• Plan de Trabajo

Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s

Problemática Plan de Acción Acciones

Derivado de la Auditoría Externa de Recertificación, se observó que existe mucha información documental en la mayoría de los escritorios fuera de orden.

Implementar la metodología de orden y disciplina “5s”, enfocada principalmente al control de la documentación.

Se estableció “5´s en el INMUJERES” como Proyecto de Mejora, con las siguientes actividades:Fotografías de la situación actual•Cursos de capacitación•Visita de campo a Grupo Modelo•Evaluaciones periódicas a los lugares de trabajo.

5s

Fortalecimiento Interno

Metodología 5S

Ctrol. Doctos (archivos)

Normateca Interna

Transparencia

Simplificación de Políticas internas

(PMG)

Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s

Mejora en la CalidadMejora en la Calidad

Desarrollo de una Actitud PreventivaDesarrollo de una Actitud Preventiva

Incremento dela Eficiencia

Incremento dela Eficiencia

Mejora dela Seguridad

Mejora dela Seguridad

AmbienteAgradableAmbienteAgradable

Mayor Competitividad

Mayor Competitividad

5’s5’s

Porqué Implementar el Proyecto 5´sPorqué Implementar el Proyecto 5´s

Son 5 hábitos para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral, basados en una metodología de origen japonés y se refieren a 5 palabras que en ese idioma comienzan con “s”.

•S E I R I•S E I T O N•S E I S O•S E I K E T S U•S H I T S U K E

•S E L E C C I Ó N•O R G A N I Z A C IÓN•L I M P I E Z A•BIENESTAR PERSONAL•D I S C I P L I N A

¿Qué son las 5´s?¿Qué son las 5´s?

¿No te ha pasado que a veces en tu área de trabajo, tienes muchas cosas que no necesitas y las que necesitas no las tienes?

Pues SELECCIONAR es separar e identificarlas cosas de acuerdo a

una característica: • clase, • tipo, • tamaño, • categoría• o frecuencia de uso.

PAPELERIA FRAGIL

PAPELERIA NORMAL

LIBROSESCOLAR

PAPELERIA FRAGIL

PAPELERIACONTABLE

LIBROS BODEGA

MATERIAL FRAGIL

MATERIAL FRAGIL

MATERIAL BODEGA

MATERIALAPARADOR

LIBROSDE TEXTO

MATERIAL VARIOS

1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar

SELECCIONAR: Separar de acuerdo a una característica

1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar

Si en nuestro lugar de trabajo tenemos muchas cosas que no necesitamos, entonces nos estorban.

Así que el primer paso en nuestra área de trabajo es SELECCIONAR.

Que todo quede mas despejado.

Tener más espacio para otras cosas.

Que las cosas viejas o sin uso ya no “estorben”.

Poder controlar el inventario.

Eliminar el despilfarro.

Tener más seguridad y menos accidentes.

Contar con lo necesario para realizar nuestro trabajo.

Esto es lo que podemos

ganar,si logramos

tener sólo lo

necesario para trabajar.

1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar

Resumiendo:1 . Separemos lo necesario de lo innecesario.

2. Consultemos con la jefa ó jefe inmediato, para ver si está bien hecha la clasificación y etiquetar los elementos innecesarios.

Si usas algo con frecuencia

Si usas algo con alguna frecuencia

Si usas algo de vez en cuando

Si no lo usas o no es necesario

Déjalo en el sitio de trabajo

Ponlo cerca del área de trabajo

Ubícalo en un almacén, gaveta, cajón, etc.Etiquétalo como innecesario

1ra “S”: Seleccionar1ra “S”: Seleccionar

Y ahora que nos quedamos con lo necesario ¡Vamos a organizarnos!

ORGANIZAR: Es ordenar los objetos dentro de un lugar de acuerdo a una norma o método adecuado.

Que sea fácil de:

• Localizar

• Tomar y usar

• Devolver a su lugar

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar

Resumiendo:1.- Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar

Resumiendo: 2.- Disponer de las cosas con miras a una función o uso determinado.

2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar

Resumiendo: 3.- Si son de uso común, hay que establecer normas para su utilización.

2da “S”: Organizar2da “S”: Organizar

Bueno, ya que tenemos todo ordenado vamos a mantenerlo limpio

LIMPIEZA: Es quitar lo sucio.

La limpieza, además de barrer y sacudir, es:

• No ensuciar.

• No desperdiciar materiales para no generar basura. 3R: Reduce, Reusa y Recicla.

• Inspeccionar y dar mantenimiento a nuestras cosas.

• Hay que hacer el trabajo bien y a la primera.

3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza

Resumiendo:

1.- Libre de polvo y basura 2.- Pasillos despejados

3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza

Resumiendo:

3.- Contenedor para desechos y

4.- Señalización.

3ra “S”: Limpieza3ra “S”: Limpieza

BIENESTAR PERSONAL: Es buscar que las personas desarrollen de manera fácil y cómoda todas sus funciones, mantener la salud física y mental y tener condiciones de trabajo saludables.

4ta “S”: Bienestar Personal4ta “S”: Bienestar Personal

BIENESTAR PERSONAL: Es aplicar los hábitos del orden en tu vida, y mantener tu salud física y mental, por eso debes:

• Usar ropa limpia y adecuada para el trabajo.• Tener una alimentación balanceada.• Dormir bien.• No abusar del alcohol, ni del cigarro.• Tener una actitud positiva.• Seguir las normas de seguridad.• Practicar algún deporte.• Mantener limpieza en tu lugar de trabajo, casa, baños, etc.

4ta “S”: Bienestar Personal4ta “S”: Bienestar Personal

Y AHORA veamos

DISCIPLINA: Es apegarse a las normas de la organización,

(internas y externas).

¡Haz siempre bien lo que debes hacer!

Con la formación y cambio de hábitos se fortalece la cultura organizacional

5ta “S”: Disciplina5ta “S”: Disciplina

SELECCIONAR Tener sólo lo necesario para trabajar.

ORGANIZAR Tener un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.

LIMPIEZA Evitar lo sucio.

DISCIPLINA Conocer y cumplir con las normas establecidas

BIENESTAR PERSONAL

Para un ambiente de calidad, en la vida personal y laboral.

Las “5s” te sirven para:

En resumenEn resumen

Control de documentos, registros y expedientes organizados y conservados bajo criterios archivísticos uniformes de tal manera que permitan su localización expedita, disponibilidad, integridad, conservación y custodia.

¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el ¿Cuál es el objetivo de implementar las 5´s en el Inmujeres?Inmujeres?

Contribuir al cumplimiento de los lineamientos establecidos para el control documental, así como fomentar una cultura de orden y limpieza.

Liberar espacio.

Mejorar el aspecto visual.

Lineamientos

• Tener sólo lo necesario, limpio y funcionando.

• Cada cosa tendrá un lugar asignado.

• Mayor control de la información.

• Crear y conservar la Memoria Institucional.

• Brindar seguridad, confianza y bienestar.

• Prevenir situaciones indeseables y estar preparados para situaciones inesperadas.

¿Qué buscan las 5´s?¿Qué buscan las 5´s?

Mejora la seguridad.Ayuda a reducir el desperdicio.Incrementa nuestra eficiencia.Mejora nuestra imagen.Contribuye a desarrollar buenos hábitos.Desarrolla el auto-control.Mejora nuestra disposición ante el trabajo.Propicia un ambiente amigable y confiable.

Beneficios de aplicar 5´sBeneficios de aplicar 5´s

Sólo las actividades necesarias.En el orden correcto.Usando formatos y piezas de comunicación claras.En observancia de la normatividad aplicable.Generando productos y servicios que generen una

sociedad más próspera.

¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos? ¿Cómo se aplican las 5´s, en los procesos?

Espacio libre de cajas, cables, sillas o cualquier objeto que interfiera el acceso a la oficina o sección.

Mobiliario con una distribución acorde al espacio, que permita el libre tránsito.

No

Sí

Saturación visual del área.

Objetos inservibles o en desorden a la vista.

Artículos, adornos, calendarios, que se consideren obsoletos.

Objetos fuera de lugar.

Elementos a evaluarElementos a evaluar

La oficina o sección debe estar libre de polvo y basura, hacer énfasis en los lugares de difícil acceso, bajo el cpu, detrás y encima de los muebles, dentro de los cajones y entrepaños.

Limpieza

Elementos a evaluarElementos a evaluar

El mobiliario que se tenga en cada oficina o sección debe ser utilizado para los fines a los que fue proporcionado, no tener cajas sobre las sillas, sillones, CPU; equipo funcionando.

Si se encuentra deteriorado se debe solicitar su reparación. Se concentrará la información recibida y se irá solucionando de acuerdo a cada caso y a la disponibilidad del presupuesto.

Uso adecuado al mobiliario

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Trabajar cómodamente sin objetos que afecten la postura.

En una emergencia evacuar el lugar lo más rápido posible, sin tener artículos que pueden obstruirte

Tener condiciones adecuadas:

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Trabajar un tema a la vez.

Si se tienen varios documentos éstos deben tener relación con el tema principal.

Si se tiene información de diferentes temas, el evaluado deberá describir el tratamiento que dará a cada uno.

Presentar argumento de cada artículo que se encuentre sobre el área de trabajo.

Que en el escritorio se tenga sólo lo que se esté utilizando.

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Exponga la lógica de acomodo de los artículos.

Que los objetos personales tengan un lugar asignado, y no se mezclen con los del trabajo cotidiano.

Cuando aplique, que en los cajones del escritorio:

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Deben estar identificados por el asunto o tema que contengan, es aplicable a equipos, disquettes, cd. (nombre lógico). Coincide el nombre con el contenido.

La ruta de acceso al archivo electrónico debe ser ágil, y describir lo relacionado al tema que trate.

Agrupados por tipo de información.

Información en archivos electrónicos

Elementos a evaluarElementos a evaluar

De acuerdo al reporte del área de Sistemas.

Software

Elementos a evaluarElementos a evaluar

A simple vista la información en medios físicos: (fólders, carpetas, engargolados, notas), debe estar identificada es decir, señalar su contenido.

En el caso de usar códigos (colores, barras, tipo de letra, logos) verificar coincidencia.

No usar misma identificación para información diferente.

En los archiveros donde se guarda la información, elegir muestras del frente, mitad y final.

Información Documental

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Se toman muestras aleatorias y se observa que el contenido coincida con la identificación.

Contenido vs Identificación

Elementos a evaluarElementos a evaluar

La oficina o sección debe estar libre de cajas con información. A menos que el espacio y/o la actividad lo requiera, estas cajas deben estar debidamente identificadas y colocadas en los lugares donde no estorben.

Información en cajas

Elementos a evaluarElementos a evaluar

Todo el personal debe conocer y poder mostrar su controles internos (indicadores, procedimiento, formatos, trámites, etc.) durante el desarrollo de su trabajo y sus proyectos.

Controles internos

Elementos a evaluarElementos a evaluar

¿CómoCómo lo hicieron lo hicieron?Con la participación de TODOS

Dando cumplimiento permanente a los acuerdos

Definiendo y comunicando criterios

Logros en otras organizacionesLogros en otras organizaciones con las 5´scon las 5´s

¡G r a c i a s!

5’s