el nuevo proceso de planilla de tiempo para el programa de...
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Departamento de Servicios Sociales Públicos
Programa de IHSS/ Proyecto de CMIPS II
Personal Assistance Services Council (PASC)
Service Employees International Union United Long Term Care Workers
(SEIU ULTCW)
El Nuevo Proceso de Planilla de
Tiempo para el Programa de
Servicios de Apoyo en el Hogar (In-Home Supportive Services)
1
• A partir del 31 de Julio del 2013, el programa de IHSS del
Condado de Los Ángeles implementará un nuevo sistema de
computadoras que mejorara el procesamiento de la nomina y
de la planilla de tiempo– Case Management, Information and
Payrolling System II (CMIPS II).
• Este nuevo sistema será utilizado por todos los condados del
estado de California.
• La planilla de tiempo de IHSS será distinta.
• Ya no podrá entregar ó enviar la planilla de tiempo a su oficina
local de IHSS. Las oficinas locales no aceptaran ni procesaran las planilla de tiempo.
• Su número de proveedor cambiará (ya no será el número de
seguro social).
• El número del recipiente cambiará.
Cambios Para IHSS
2
• El nuevo proceso para la planilla de tiempo:
– Cuales son los cambios a la planilla de tiempo
de IHSS
– Donde usted debe enviar su nueva planilla de
tiempo
•Centro de Procesamiento de Planillas,
conocido como el TPF, en Chico, California.
– Y como las nuevas planillas serán procesadas.
• También aprenderá como:
– Completar su planilla de tiempo sin errores.
– Evitar que su planilla sea rechazada y como
obtener una nueva.
– Reportar un cambio de dirección/domicilio.
En esta presentación usted aprenderá:
3
Nueva Planilla de Tiempo(Frente)
4
Como llenar las horas
Información sobre
todas las deducciones
(incluyendo las del
impuesto)
Solo complete
y mande por
correo la parte
de abajo de la
planilla.
Nueva Planilla de Tiempo(Frente)
5
Numero del Proveedor Nombre del Proveedor Numero de Caso del
Recipiente Nombre del Recipiente
Horas Autorizadas del Proveedor
(Mensuales)*
Código de Barras Número de Planilla y Quincena
Nueva Planilla de Tiempo(parte posterior)
6
Firma del Recipiente
Firma del Proveedor
Planillas de tiempo que
no lleven la firma de
ambos (el proveedor y
recipiente) serán
rechazadas y los pagos
se retrasarán
Instrucciones de
como llenar la planilla de tiempo
en Español, Armenio y Chino
IHSS Timesheet Processing Facility
P.O. Box 2380
Chico, CA 95927-2380
¿Donde envío la nueva planilla de tiempo?
7
Todas las nuevas planillas de tiempo debe ser enviadas por CORREO en el sobre adjunto
a el IHSS Timesheet Processing Facility.
Las oficinas locales de IHSS no aceptarán ni procesarán
las nuevas planillas de tiempo.
Centro de Procesamiento o TPF
8
Siempre y cuando la planilla de tiempo sea completada sin errores, su pago puede demorar hasta 10 días laborables.
SCO envía el cheque de pago y la declaración de deposito directo
CMIPS II manda la información electrónicamente a la Oficina del Contralor del Estado, o SCO
La planilla es digitalizada (scanned) y procesada
La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF
El Proveedor envía la planilla
Planilla de Tiempo con Errores
9
Pero si hay un problema de elegibilidad, el condado decidirá el próximo paso necesario
Dependiendo del error, el Condado de Los Ángeles enviara una nueva planilla de tiempo al proveedor
La planilla de tiempo es enviada al Condado de Los Ángeles electrónicamente
El TPF digitaliza (scans) la planilla de tiempo pero hay un error
La planilla llega al Centro de Procesamiento, o TPF
Proveedor envía la planilla de tiempo
Completando la Nueva Planilla de Tiempo
10
Una maquina de escanear estará “leyendo” las nuevas planillas
de tiempo.
Es importante que usted imprima los números claramente
Si los números no están escritos
claramente en la nueva planilla
de tiempo su cheque de pago se retrasará.
Solo use tinta negra. El usar cualquier otro
color de tinta o lápiz demorará su cheque de pago.
Escriba las horas que trabajó junto a la fecha trabajada.
Escriba el tiempo en horas y minutos(HH:MM)
Como un reloj digital:
Sin decimales!
Sume las horas trabajadas
No escriba mas de 24 horas trabajadas en un solo día.
No doble su planilla de tiempo.
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7
5
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2
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5
4
1
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3
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0
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0
0
0
0
0
0
Como completar la nueva planilla de tiempo
Día
s de
l me
s
3 9 5 0 Su recipiente de IHSS le dirá cuantas horas
está autorizado a trabajar.
Al reclamar mas horas de las autorizadas
para trabajar en cada quincena, hará que
su cheque de pago se demore!
Cuando complete la planilla de tiempo
12
Acuérdese de:
Probar la pluma en otro papel
antes de completar la planilla
de tiempo
Escribir solo un número por
casilla
Mantenerse dentro de las líneas
Firmar y fechar la parte
posterior de la planilla de
tiempo! (usted y el recipiente)
Co
rre
cto
Como evitar que su planilla de tiempo sea
rechazada:
13
INC
OR
REC
TO • No use fracciones (1/2, 3/4),
decimales (1.25) o símbolos (x, *, -, /).
• No borre, no escriba sobre lo que ya
ha escrito, ni haga garabatos en la
planilla de tiempo.
• No use líquidodo corrector para
corregir un error(white-out).
• No incluya nada mas con su planilla
de tiempo (cambio de
dirección/domicilio o notas para su
trabajador social).
Cometer estos errores harán que su planilla de tiempo
sea rechazada y demorará su cheque de pago.
Usted puede:
1. Enviar su planilla de tiempo de
todos modos
Ó usted puede:
2. Solicitar una nueva planilla
de tiempo
Llame al número local de Servicio al Cliente de su oficina de IHSS o a su trabajador a cargo de proveedores
especializados para solicitar una nueva planilla de tiempo.
Números de Servicio al Cliente
¿Qué pasa si cometo un error en mi planilla de tiempo?
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Burbank (866) 544-9048
Chatsworth (888) 822-9622
Lancaster (866) 514-9911
El Monte (888) 322-2204
Pomona (866) 465-0905
Metro (866) 512-2857
Hawthorne (866) 512-2856
Rancho
Dominguez
(888) 896-0044
Trace una
línea sobre
su error y
corrija sus
horas.
Pero NO
ponga sus
iniciales en
la
corrección
15
• Envíe su planilla de tiempo al final del
periodo de pago (quincena).
• Apunte sus horas trabajadas en un
calendario. Esto le ayudará minimizar
errores cuando le toque llenar su planilla
de tiempo.
¿Cuándo puedo enviar mi planilla de tiempo?
Si envía su planilla
de tiempo ANTES del
final del periodo de
pago, su planilla
será rechazada y su
pago se demorará!
Envíe la planilla
Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
Marzo 2013
Mes/Año Envíe la Parte A (1-15)
de la planilla en:
Envíe la Parte B (16-30/31)
de la planilla en:
Abril 2013 Abril 15 Abril 30
Mayo 2013 Mayo 15 Mayo 31
Junio 2013 Junio 15 Julio 1
Julio 2013 Julio15 Julio 31
Agosto 2013 Agosto15 Agosto 31
Septiembre 2013 Septiembre 16 * Septiembre 30
Octubre 2013 Octubre 15 Octubre 31
Noviembre 2013 Noviembre15 Noviembre 30
Diciembre 2013 Diciembre16 *
Diciembre 31
Cuando enviar su planilla de tiempo
16 * El 15 ó el 30/31 del mes cae en Domingo o en un día feriado
Que permanecerá igual:
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Usted continuará recibiendo la planilla de
tiempo por correo con su cheque de pago o
con su talón de cheque, si usted recibe
deposito directo.
Si han pasado mas de 10 días laborales desde que envió
su planilla de tiempo y aun no a recibido su pago, llame a
su oficina local de IHSS.
Si su planilla de tiempo no contiene
errores, usted recibirá su pago
dentro de10 días laborales.
¿Que hago si tengo una planilla de
tiempo“vieja” ?
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• Por favor mande la
planilla de tiempo
“vieja”
inmediatamente a:
Los Angeles County
DPSS
P.O. Box 77906
Los Angeles, CA
90007
• Complete la planilla “vieja "tal y como lo hace actualmente.
¿Como puedo saber el estado de mi
planilla de tiempo? • Después de Agosto 15, 2013, usted puede llamar al número
de Servicio al Cliente de su oficina local de IHSS o a su
trabajador a cargo de proveedores especializados.
– Antes de llamar a su oficina local de IHSS, por favor
permita que pasen por lo menos 10 días laborales desde
que envió por correo su planilla de tiempo.
Números de Servicio al Cliente de IHSS
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Burbank (866) 544-9048
Chatsworth (888) 822-9622
Lancaster (866) 514-9911
El Monte (888) 322-2204
Pomona (866) 465-0905
Metro (866) 512-2857
Hawthorne (866) 512-2856
Rancho Dominguez (888) 896-0044
Haga
Complete su planilla
cuidadosamente.
Escriba las horas trabajadas en el formato de horas y minutos
(HH:MM).
Use solamente tinta negra cuando llene su planilla .
Escriba solo un numero por
casilla.
Acuérdese que la planilla debe
ser firmada y fechada por el
recipiente y usted.
Envíe su planilla al final del de la
quincena.
No Haga
X No use pluma con tinta de color
o lápiz en su planilla.
X No use decimales (1.18).
X No borre, haga garabatos o use
liquido corrector en la planilla.
X No escriba fuera de las casillas.
X No escriba sobre las casillas que
contienen un cero (0).
X No doble su planilla de tiempo.
X No envíe su planilla de tiempo
antes del final de la quincena.
En Repaso
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¿Cómo informo un cambio de dirección?
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• Usted tendrá que completar un
nuevo formulario, Cambio de
Dirección/Teléfono del Proveedor o
del Beneficiaros(SOC 840) para
reportar un cambio de dirección.
• El formulario SOC 840 estará
disponible en:
– en la página web de DPSS
http://dpss.lacounty.gov/dpss/ihss
Ó:
– Contactando a su trabajador a
cargo de proveedores
especializados para que le envíen
una copia por correo.
Cuando haya completado la forma,
envíela a su oficina local de IHSS.
No envié el formulario de Cambio
de Dirección junto con su planilla de
tiempo.
Enviar la forma de Cambio de
Dirección junto con su planilla de
demorará su cheque de pago.
¿Preguntas?
23
Esta presentación junto con información
adicional están disponible las 24 horas al día,
siete días a la semana en la pagina web del
programa de IHSS:
http://dpss.lacounty.gov/dpss/ihss/default.cfm
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