eadministración en la upf: un caso de éxito jornadas rediris bilbao, 29 de noviembre de 2012
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eAdministración en la UPF: un caso de éxito
Jornadas RedIRIS
Bilbao, 29 de noviembre de 2012
eAdministración en la UPF
• Xavi Herrero i Anglí• xavi.herrero@upf.edu• Jefe del Ámbito Administración
Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
1. La Universitat Pompeu Fabra
Universidad pública y urbana creada en 1990
Docencia de calidad
Investigación de excelencia
Vocación internacional
eAdministración en la UPF
Campus del Mar: ciencias de la salud yde la vida
Campus del Poblenou:comunicación y tecnologíasde la información
Campus de la Ciutadella:ciencias sociales y humanas
Una universidad urbana en el corazón de Barcelona
1. La Universitat Pompeu Fabra
eAdministración en la UPF
Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas
Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información
Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida
8.920 estudiantes de grado 1.988 estudiantes de postgrado
(másters oficiales y doctorado)
1.680 personal docente e investigador
697 personal de administración y servicios
19 estudios de grado 37 programas de máster 9 programas de doctorado Presupuesto (2011): 130
millones de euros(*) Curso 2010-2011
Dimensiones e indicadores*
1. La Universitat Pompeu Fabra
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección
Plan de adaptación a la administración electrónica
Los objetivos del plan son:
• Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos
• Mejora de la eficiencia de la Universidad
• Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas
• Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de tramitación
• Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento administrativo automatizado e interoperabilidad
• Trabajo conjunto con otras universidades
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Plan de adaptación a la administración electrónica
Aspectos clave:
• Colaboración con ACUP (Associació Catalana d’Universitats Públiques)
• Detección y priorización de proyectos a desarrollar
• Definición de las herramientas comunes
• Implantación de la identidad digital y la firma electrónica
• Plan de comunicación
• Plan de formación
La ACUP decidió en el año 2008 empezar a trabajar conjuntamente en el desarrollo de la administración electrónica.
Se ha trabajado en distintos ámbitos:
• Normativo
• Organizativo
• Gestión documental y archivo
• Herramientas de identidad digital y firma electrónica
• Registro telemático
• Contratación electrónica
• Voto electrónico
• Notificación electrónica
• Evidencias electrónicas
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
En la UPF, hemos avanzado en distintos ámbitos:
• Normativo
• Organizativo: reingeniería, simplificación y automatización de procesos
• Herramienta de tramitación
• Gestión documental y archivo
• Carnet universitario
• Módulos de firma, copia auténtica, digitalización, código de verificación, etc.
• Registro telemático
• Portafirmas
• Voto electrónico
• Notificación electrónica
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Caja de herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
•Gestor documental•Identidad electrónica
•Carnet universitario electrónico
•Entidades de registro T-CAT
•Registro telemático•Plataforma de tramitación•Firma electrónica, validación
y sello de tiempo•Portafirmas•Digitalización segura de
documentos•Código de verificación
Herramientas comunes 2011
•Registro telemático
•Formularios electrónicos
•Notificación telemáticas
•Voto electrónico
Herramientas comunes 2012
Procesos:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
•Sede electrónica•Perfil del
contratante•Solicitud de
certificados académicos
•Firma de prórrogas de contratos de PDI
•Factura electrónica•Gestión de quejas
y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF
Firma electrónica
2011
•Firma de actas de calificación (PDI)
•Solicitud de títulos y e-título (estudiantes)
•Anulación de matrícula y devolución de tasas (estudiantes)
•Solicitud de licencias, permisos y vacaciones (PAS y PDI)
•Voto electrónico
Firma electrónica
2012
Caja de
herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
Caja de
herramientas:
2. Administración electrónica en la UPF: contexto
eAdministración en la UPF
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
3. El carnet universitario (PAS/PDI): constitución de la entidad de registro de CATCert
eAdministración en la UPF
•Marzo-septiembre 2010
•Duración: 6 meses
•Población: PAS y PDI
Calendario
•Firma del convenio con CATCert
•Adaptación de los procedimientos necesarios
•Nuevo proyecto en la gestión de identidades
•Integración del conector de CATCert
•Formación de operadores
•Coordinación de centros de atención al usuario (CAU)
Fases
•Inicio de entrega de carnet con certificado: septiembre 2010
• Actualmente entregados 2.382 carnets con certificado 92 % (noviembre 2012)
Resultados
3. El carnet universitario (estudiantes)
eAdministración en la UPF
2010 La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de entidad financiera para emitir los carnets universitarios
Enero 2011 Se constituye la entidad de registro de certificación digital para estudiantes
Febrero-abril 2011 Se planifica el proyecto de distribución del carnet y se realizan pruebas de envío de ficheros
Mayo 2011 Se inicia la campaña de captación de estudiantes que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de control de carnets
Junio 2011 Se empiezan a repartir los primeros carnets de estudiantes del Banco Santander con certificado digital
3. El carnet universitario (estudiantes)
eAdministración en la UPF
Julio 2011 Se integra en el proceso de matrícula de los estudiantes de primer curso la solicitud del carnet
Septiembre-octubre 2011 Se distribuyen los carnets a los estudiantes de primer curso
Octubre 2011 Campaña de captación para estudiantes de máster y doctorado
Noviembre-diciembre 2011 Se distribuyen los carnets de máster y doctorado
2012 La mayor parte de los estudiantes ya tienen el nuevo carnet
3. El carnet universitario (estudiantes)
eAdministración en la UPF
Entregado71%
Pendiente29%
Estudiantes
Curso 2011-2012: 5.586 carnets distribuidosCurso 2012-2013: 2.314 carnets distribuidos
100 % estudiantes de 1º y 2º con carnet UPF y certificado digital
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
MOTIVACIÓN
PARTICIPANTES
La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel.
Gestión Académica: Definición funcional del procesoUnidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyectoServicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadasSecretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso
ALCANCE
Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o bien el DNI electrónico.El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada digitalmente.
4. Solicitud de certificados académicos
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
PROCESO
1. La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el trámite
2. Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico
3. A partir de los datos recuperados, se obtienen los datos necesarios: los estudios cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a abonar
4. Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, y el idioma, que puede ser catalán, castellano o inglés, y un mail en el que recibiremos el certificado
5. Una vez seleccionado el estudio, se procede a realizar el pago por el TPV6. Cuando se acaba el pago, se envía un correo electrónico con el certificado académico en
formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado por la persona7. El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede
utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica8. Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad
incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el certificado académico que ya solicitó
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
AP. SGA
@
SEDE ELECTRÓNICA
AUTENTICACIÓN
RECUPERACIÓN ESTUDIOS
PAGO
ENVÍO CERTIFICADO
COPIA AUTÉNTICA7
1
2
3
SELECCIÓN ESTUDIOS 4
6 TRAMITADOR
CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN7
5
eAdministración en la UPF
4. Solicitud de certificados académicos
Se han utilizado las siguientes herramientas:• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de
tramitación y la gestión de la solicitud• el applet de validación, y el módulo de copia auténtica• la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos• el TPV para el pago con tarjeta de crédito
HERRAMIENTAS
El resultado es que el día 15/11/2012 se habían generado 175 certificados académicos desde que se puso en marcha el día 15/03/2012.El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.
CONCLUSIONES
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4. Solicitud de certificados académicos
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
MOTIVACIÓN
PARTICIPANTES
ALCANCE
Este procedimiento permite tramitar la firma de prórrogas de contratos de PDI en todas sus modalidades. El proceso se gestiona de manera íntegramente telemática, con la opción de incorporar una firma física en uno de los casos. En función del trámite se contemplan todos los posibles actores involucrados en el proceso. Para realizar este trámite únicamente es necesario disponer de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico.El documento del contrato se firma digitalmente, así como el rechazo del contrato si hay algún error. Al cierre del expediente todos los documentos se guardan automáticamente en el gestor documental.
La implantación de este procedimiento permite agilizar el trámite de firma de los contratos por parte de los PDI i del Servicio de PDI, secretarías, vice-rector i comité de empresa.
Servicio de PDI: Definición funcional del procesoUnidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyectoServicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadasSecretaria General: Adaptación normativaArchivo: Definición de la serie documental asociada al proceso
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
PROCESO
1. El tramite se inicia por parte del servicio de PDI desde la aplicación de gestión de la contratación (Ulisses), generando un nuevo proceso en la plataforma electrónica de tramitación
2. El interesado recibe un mail con un link para acceder a la plataforma de tramitación electrónica (también puede acceder desde CampusGlobal), dónde puede consultar el contrato generado desde el Servicio de PDI
3. El interesado puede:1. Aceptar el contrato y firmarlo digitalmente. Si lo hace, el contrato pasa
automáticamente al portafirmas de la vicerectora para que sea firmado digitalmente. En algunos casos, también se envía al portafirmas del Comité de Empresa
2. Rechazar el contrato, informando el motivo del rechazo3. En función de si la firma es centralizada o no, los actores contemplados en el trámite
son el Servicio de PDI o la secretaria de departamento correspondiente4. El interesado recibe por correo electrónico el contrato firmado por ambas partes5. Todo el trámite se realiza en el tramitador, que se comunica con la aplicación de gestión
Ulisses para actualizar el estado del expediente6. Una vez se resuelve el expediente, se cierra y pasa al archivo de forma automática
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5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
eAdministración en la UPF
5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
Se han usado las siguientes herramientas:• el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de
tramitación y gestión del expediente• el applet de firma• el portafirmas • la aplicación de gestión de la contratación Ulisses• la integración con el gestor documental
HERRAMIENTAS
El resultado es que a día 15/11/2012 se han tramitado 895 prórrogas de contratos de PDI desde el día 16/04/2012El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios, más concretamente llevar a cabo y un plan de distribución de los certificados digitales y un plan de formación de su uso
CONCLUSIONES
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5. Firma de prórrogas de contratos de PDI
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Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
6. Próximas metas
Avanzar en herramientas:
• Formularios electrónicos
• Estados de la tramitación
• Interoperabilidad
eAdministración en la UPF
6. Próximas metas
Servicios y procedimientos 2012:
• Factura electrónica 15 facturas (01/04/2012)
• Reserva de portátiles 1664 solicitudes (10/09/2012)
• Reserva de material audiovisual 264 (10/09/2012)
• Voto electrónico 21/05/2012
• Solicitud de certificados académicos de doctorado
• Solicitud de licencias i permisos para el PAS y PDI
• Proyecto del ámbito de la investigación:
• Solicitud de ayuda COFRE
• Solicitud de ayuda COMENÇA
• Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)
eAdministración en la UPF
6. Próximas metas
Procesos primer semestre 2013:
• Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF
• Renuncia a la evaluación y recurso
• Permanencia: continuidad y quinta convocatoria
• Añadir el ranquing al certificado académico
• Firma de actas de calificación
• Gestión de convenios electrónicos
• Certificados de docencia
• Acreditaciones PDI
• Tramos de docencia
• Certificados de evaluación de la docencia
eAdministración en la UPF
Sumario
1. La Universitat Pompeu Fabra2. Administración electrónica en la UPF:
contexto3. El carnet universitario4. Caso práctico 1: solicitud de certificados
académicos5. Caso práctico 2: firma de prórrogas de
contratos de PDI6. Próximas metas7. Conclusiones
eAdministración en la UPF
7. Conclusiones
Cambio cultural interno1Nueva tipología de incidencias2Nueva cultura de uso del certificado digital3Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no pedir mas al proceso electrónico que al papel4
Resistencia al cambio5Dificultad de tener modelos de referencia contrastados6Herramientas poco probadas7Dificultades de avanzar en la interoperabilidad8
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7. Conclusiones
Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración
Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación
Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos
Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido
Cumplimiento de la normativa vigente
Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…)
Reducción del uso de papel
Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas
Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7
Simplicidad en las tramitaciones con la Administración
Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido
Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración
Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías
Beneficios para la UniversidadBeneficios para los estudiantes,
PAS, PDI y empresas
Eskerrik asko
Muchas gracias por vuestra atención
Xavi Herrero i AnglíServei d’Informàtica de la UPF
http://www.upf.edu/bibtic
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