documentación de los controles internos

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Documentación de los controles internos (16 de septiembre de 2013)

Por: Orlando Pineda Vallar

pineda.orlando@gmail.com

Facebook / @opvallar

www.facebook.com/auditoriaeconomicas.usac

Resumen— La identificación de controles internos es una práctica

generalizada en las compañías, independientemente de su giro

comercial, hacerlo apropiadamente y documentar su existencia y

aplicación es parte del reto de todo CPA.

Palabras clave— control, documentación, identificar,

comprender.

I. INTRODUCCIÓN

EGÚN el marco de control interno lanzado por el Comité

de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión

Treadway (COSO) el 14 de mayo de 2013, se define al control

interno: “Como un proceso efectuado por el consejo de

directores, administración, y otro personal, diseñado para

proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los

objetivos relacionados con las operaciones, elaboración de

informes y cumplimiento.”1

Para lograr esa seguridad razonable, los controles internos

incluyen políticas y procedimientos que de una u otra forma se

pretende estandarizar para su uso generalizado, por lo que se

debe comprender en profundidad los controles para

documentarlos adecuadamente y determinar si estos satisfacen

las necesidades de la institución.

II. DOCUMENTACIÓN LOS CONTROLES

Antes de documentar, primero se debe identificar los

controles, para ello es indispensable conocer para qué existen

los controles creados, es decir, entender el objetivo o la razón

de ser del control. En la mayoría de casos, los controles han

sido diseñados para responder a la necesidad de minimizar

cualquier deficiencia, riesgo o debilidad que presente un

proceso, una actividad o un procedimiento.

Para poder identificarlos, se puede reunir información a través

de entrevistas, encuestas, revisión de documentos,

procedimientos analíticos y observaciones. La información

que pueda obtenerse puede utilizarse para conocer,

documentar y medir la importancia que tienen los controles.

Luego de identificar los controles es indispensable entender el

flujo de transacciones en donde los controles se desarrollan

con el propósito de validar si estos controles funcionan

apropiadamente y si realmente son necesarios. Técnicas como

los diagramas de flujo podrían ayudar a comprender de una

1 COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission, Internal Control—Integrated Framework, Framework and

Appendices (Post Public Exposure Version)Septiembre 2012. pp 18

Controles utilizados normalmente:

Revisiones de alto nivel. Por ejemplo, revisión de

presupuestos, comparativos entre periodos, regularmente se

realiza para medir qué tanto se ha logrado los objetivos.

Gestión directa de funciones o actividades. Revisión de

informes relacionados a las actividades específicas: informe de

cartera, tendencia de las cuentas incobrables, etc.

Procesamiento de la información. Se utilizan para verificar

exactitud, integridad y autorización de transacciones: Salidas

de inventario, transferencias cablegráficas, etc.

Controles físicos. Todo lo que se recuenta, inventarios,

efectivo, etc.

Indicadores de rendimiento. Verifican si los niveles de

rendimiento son apropiados o si es necesario realizar cambios

en la estrategia o la operación.

Segregación de funciones. Analizar las funciones de los

distintos cargos para reducir el riesgo de error o fraude.

mejor manera la razón de los controles e inclusive determinar

si realmente el control establecido es el más adecuado para el

objetivo que se desea cubrir. Otras técnicas como las

narrativas pueden ser muy útiles puesto que se aprovecha el

conocimiento del dueño del proceso para la obtención de

información relevante, hacer el análisis de los controles y

pueden servir como complemento en la preparación de los

diagramas de flujo.

III. CONCLUSIONES

Las mejores prácticas incluyen el uso de diagramas de flujo,

las descripciones narrativas, los cuestionarios de control

interno, las matrices de riesgo y control, la revisión de

manuales de políticas y procedimientos como forma de

documentar controles. Independientemente del método

específico utilizado, se debe prestar mucha atención al proceso

de documentación de controles puesto cuando evalúen los

controles, confiarán en esos documentos.

REFERENCIAS

[1] Andreas G. Koutoupisla, “Documentación de controles internos” IIA

Internal Auditor, Oct. 2007.

[2] COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission, Internal Control—Integrated Framework, Framework

and Appendices (Post Public Exposure Version)Septiembre 2012

[3] COSO - Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway

Commission, Enterprise Risk Management—Integrated Framework,

Noviembre 2009.

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Boletín 07-2013