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Introducción
¿Cuál es la importancia de la documentación
de auditoría en un servicio de control
posterior?
¿Cuál es el objetivo de una correcta
supervisión y revisión de la documentación de
la auditoría de cumplimiento?
2
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
3
Servicios de Control Posterior
Con el objeto de efectuar la
evaluación de los actos y
resultados
ejecutados por las entidades en la
gestión de los bienes, recursos y
operaciones institucionales
se realizan
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Servicios de Control Posterior
Auditoría
Financiera
Auditoría
de Desempeño
Auditoría de Cumplimiento
Normas Generales de Control Gubernamental
Art. 22 literal i) Ley Nº 27785
Auditoría de Cumplimiento a la Gestión Ambiental
Auditoría de Cumplimiento a los Bienes del
Patrimonio Cultural
Tipos de Servicios de Control Posterior
4
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
¿Cómo se realiza un Servicio de Control Posterior?
5
PLANIFICACIÓN
EJECUCIÓN
ELABORACIÓN DEL INFORME
ETAPASPLANEAMIENTO
CARPETA
DE
SERVICIO
ACTIVIDADES
PREVIAS
CIERRE
DE LA
AUDITORÍA
DIFUSIÓN
DE
RESULTADOS
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
6
Carpeta de
servicio
Plan de Auditoría Inicial
Documentación e información relacionada con los
antecedentes de la entidad
Proyecto de oficio de acreditación
¿Cómo se realiza un Servicio de Control Posterior?
Planeamiento de la Auditoría de Cumplimiento
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Aprobar el
Plan de Auditoría
Definitivo
Materia a examinar
Objetivos
Alcance
Criterios de auditoría aplicables
Costos y recursos de la auditoría
Procedimientos de auditoría
mínimos
Cronograma y plazos de entrega
del Informe
Planificación de la Auditoría de Cumplimiento
Acreditar e
instalar la
Comisión Auditora
Comprender la entidad
y la materia a
examinar
7
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
8
Define la
muestra de
auditoría
Ejecutar el Plan de
Auditoría DefinitivoDeterminar las
Observaciones
Registrar el cierre de la
ejecución del trabajo de
campo
Aplicar los
procedimientos de
auditoría; obtener y
valorar evidencias.
Identificar las desviaciones de
cumplimiento
Elaborar y comunicar las
desviaciones de cumplimiento
Evaluar los comentarios
Ejecución de la Auditoría de
Cumplimiento
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
9
Elaborar el informe de auditoría
Aprobar y remitir el informe de auditoría
Documentación de auditoría
Elaboración del Informe
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
10
Evaluar el proceso de auditoría
Documentación de auditoría
Registrar el Informe
Archivo de la documentación
Cierre de la auditoría
Cierre de Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
11
El principal registro y evidencia que la labor
efectuada por la comisión auditora se realizó
de acuerdo con la normativa vigente y que
sus conclusiones están debidamente
sustentadas.
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
constituye
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
12
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
Propósito:
Ayuda a mejorar la calidad
de la auditoría
Facilita una efectiva
Supervisión
Facilita una efectiva
evaluación del trabajo
realizado y evidencia
obtenida
Facilita una efectiva
evaluación de las
conclusiones alcanzadas
antes de la elaboración del
informe
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
13
Depende
de
factores
como:
Documentación de
Auditoría de
CumplimientoEstructura
Contenido
Extensión
Dimensión de la entidad
Complejidad de la entidad
Naturaleza de los procedimientos de
auditoría a aplicar
Otros según las circunstancias
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
14
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
Composición
Plan de Auditoría y su sustento
Evidencia obtenida como resultado de la
aplicación de procedimientos de
auditoría
Informes de auditoría emitidos
Documentación generada por la
Comisión Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
15
Organizada
Clasificada
Referenciada
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
Debe estar
apropiadamente ARCHIVOS DE AUDITORÍA
En los
Constituye una o más carpetas u otros
medios de almacenamiento de datos,
físicos o digitales, según lo establecido
por La Contraloría.
Debe mostrar los detalles de la
evidencia y revelar la forma en la
que se obtuvo.
Debe facilitar su acceso, uso y
custodia, en pro de la celeridad y
seguridad de las actividades que
forman parte de la auditoría.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
16
EL PRINCIPIO DE RESERVA
EJEC
UC
IÓN
DEL
CO
NTR
OL
Está prohibido revelar durante laejecución del control ladocumentación de auditoría.
Si la documentación se cita en la
desviación de cumplimiento y no
obra en los archivos de la entidad,
debe ser entregada a los auditados
para que presenten sus
comentarios.
Los documentos o información pre
existentes que sean de acceso
público, no adquieren la condición
de reservada por su incorporación
al proceso de control.
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
17
PR
OPIE
DA
D Y
CU
STO
DIA
La documentación y archivos de auditoría sonde propiedad de los órganos del Sistema, siendocustodiados de acuerdo con la normativaespecífica sobre el tema.
La integridad y reserva se cautela:
Asegurándose que el ambiente proporcionado a la comisión
auditora cuente con la seguridad necesaria.
Evitando dejar la D/A en lugares accesibles al público.
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
Otras medidas:
Guardarla en las noches en armarios o credenzas bajo llave.
Guardar bajo llave la información clasificada como «confidencial»
cuando no se utilice.
En viajes, cuando sea necesario llevar los D/A a un hotel, guardar
en maletín bajo llave.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
18
Documentación de
Auditoría de
Cumplimiento
Debe retenerse hasta el fin del año fiscal, después del
período de 10 años desde la emisión del informe o
informes sobre el examen, a no ser que el tema siga
siendo contencioso o de interés corriente después de
ese tiempo.
Propiedad y Custodia
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
19
Funciones Respecto a la Documentación de Auditoría
El Integrante
El Auditor Encargado
El Supervisor de la
Comisión
Elaborar y registrar la D/A en forma oportuna e íntegra en el
marco de las disposiciones emitidas por La Contraloría.
Revisar que la D/A sea elaborada y registrada por el
profesional de la comisión auditora y experto, en forma
oportuna e íntegra en el marco de las disposiciones de La
Contraloría.
Verificar que la D/A sea elaborada y registrada en forma
oportuna e íntegra en el marco de las disposiciones
emitidas por La Contraloría.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Cédulas SumariasCédula Matriz
Tipos de Documentación de Auditoría
Cédula principal
Presenta en forma
global montos objeto
del examen o áreas
(procesos)a examinarse
Se originan de las cédulas matrices.
Presentan las diferentes cuentas deun rubro o secuencia de unatransacción o área operativa oproceso.
Cédulas Analíticas
Cédulas Auxiliares
20
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
21
Tipos de Documentación de Auditoría
Cédula de desarrollo de
Procedimientos de
Auditoría
PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
PROCESOS DE CONTRATACIÓN
DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC..2014
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA N° X
TRABAJO REALIZADO
COMENTARIOS
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
Hecho por Revisado por
Siglas Siglas
Firma Firma
dd/mm/aaa dd/mm/aaa
Referenciación
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
22
PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES
AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
PROCESOS DE CONTRATACIÓN
DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC.2014
TÍTULO
Fuente:
Elaborado por:
Hecho por Revisado por
Siglas Siglas
Firma Firma
dd/mm/aaa dd/mm/aaa
Referenciación
Tipos de Documentación de Auditoría
Cédula de desarrollo
de Procedimientos
de Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
23
Tipos de Documentación de Auditoría
PROCEDIMIENTOS DE
AUDITORÍA
Operaciones específicas que se
aplican en el desarrollo de una
auditoría, las cuales incluyen
técnicas y prácticas consideradas
necesarias.
En la aplicación de una o varias
técnicas de auditoría para obtener
y procesar evidencia.
Son
consiste
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
24
El auditor para obtener evidencia que
fundamente su opinión, conclusión o
comentarios, en el Informe de Auditoría.
TÉCNICAS DE
AUDITORÍA
Métodos prácticos de investigación, verificacióny prueba.Son
Utiliza
Tipos de Documentación de Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
25
O
B
T
E
N
C
I
Ó
N
D
E
E
V
I
D
E
N
C
I
A
FísicaInspección
Observación
Documental
Relevamiento
Comprobación
Rastreo
Rev. Selectiva
Testimonial
Indagación
Entrevista
Encuesta
Cuestionario
Declaración
Confirmación
Analítica
Análisis
Conciliación
Tabulación
Cálculo
Comparación
TÉCNICAS DE
AUDITORÍA
Tipos de Documentación de Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
26
Tipos de Documentación de Auditoría
Son las operaciones o labores de auditoría (no
consideradas como técnicas) efectuadas como parte del
examen.
PRÁCTICAS DE AUDITORÍA
Ejemplos:
• Arqueo de Caja
• Evaluación de Controles Internos
• Revisión de operaciones (muestreo)
seleccionadas al juicio del auditor.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
27
Evidencia de Auditoría
Es la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones
con las cuales sustente sus opiniones, conclusiones o
apreciaciones respecto al objetivo de auditoría.
Características
Clasificación
• Suficiente
• Apropiada
• Física
• Analítica
• Testimonial
• Documental
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Consideraciones
• La eficiencia de un auditor se mide en su D/A.
• Evitar:
HÁBITOS DE TRABAJO
DESORDENADOS
PENSAMIENTOS
DESORDENADOS
DEFICIENTE
VERIFICACIÓN
DESINTERÉS
DESCUIDO
28
Tipos de Documentación de Auditoría
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Marcas de
Auditoría
29
Tipos de Documentación de Auditoría
Signos elaborados para identificar y explicar
procedimientos de auditoría realizados.
Indican la naturaleza y extensión de la verificación
aplicada en cualquier etapa.
También se les conoce como símbolos, claves, tildes.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Cla
ses
de
Ma
rca
s d
e A
ud
ito
ría
30
Tipos de Documentación de Auditoría
Con significado
uniforme
• Estandarizadas
• Tienen el mismo significado para todas las
auditorías
Con leyenda a
criterio del auditor
• Significado no convencional
• Significado adecuado a cada caso e indicado en
c/u de las hojas de trabajo
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Reglas para la aplicación de las Marcas de Auditoría
31
Tipos de Documentación de Auditoría
• Uso del lápiz o lapicero rojo.
• El supervisor empleará lápiz o lapicero de color
distinto.
• Su significado debe incluirse en la última hoja de
cada rubro o área examinada, utilizando hojas de 14
columnas.
• No se deben registrar sin haberse efectuado el
procedimiento.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Cotejado, comprobado, correcto
Verificado y revisado con documentación sustentatoria
Sustentatoria: Verificado con libros oficiales y auxiliares de
contabilidad y registros presupuestales
Suma correcta vertical
Suma correcta horizontal
Cálculo verificado
32
Tip
os
de
Do
cu
me
nta
ció
n d
e
Au
dito
ría
Marcas de Auditoría con Significado Uniforme
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Circularizado
Circularización confirmada
Verificación física
Operación autorizada
Pago Posterior
Cobro Posterior
33
Tip
os
de
Do
cu
me
nta
ció
n d
e
Au
dito
ría
Marcas de Auditoría con Significado Uniforme
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
34
Tipos de Documentación
de Auditoría
1. ARCHIVO PERMANENTE
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Norma de creación y otras que regulan el funcionamiento de
la entidad (P1)Organigrama o estructura orgánica de la entidad vigente (P2)
Reglamento de Organización y Funciones - ROF y
modificatorias del periodo auditado (P3)
Manual de Organización y Funciones - MOF y modificatorias
del periodo auditado (P4)
Manual de Procedimientos/Flujograma de actividades (P6)
Plan Operativo Institucional del periodo auditado (P7)
Presupuesto Institucional y modificaciones del periodo
auditado (P8)
Estados Financieros (P9)
Informes de Auditoría (P10)
Cédulas que resuman y clasifiquen aspectos importantes de
las denuncias (P11)
Plan Anual de Control (12)
Informes de Evaluación del Plan Anual de Control (P13)
Resumen de las desiciones más importantes adoptadas por la
alta dirección (P14)Resoluciones y directivas emitidas por la Entidad (P15)
Convenios y contratos trascendentes (P16)
Relación de funcionarios y ex funcionarios de la Entidad,
aprobado por funcionario responsable, indicando
mínimamente tipo y número de documento de identidad,
nombre completo, cargo, área donde labora, periodo de
gestión, condición laboral, domicilio, teléfono (P17)
Donaciones (P18)
Otros documentos relacionados a información de interés, de
utilización continua o necesaria para futuras auditorías (P…)
La documentación se codifica con la letra (P)
1. ARCHIVO PERMANENTE
Contenido
de las decisiones más
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
35
Tipos de Documentación de Auditoría
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Carpeta de servicio que incluye el plan de auditoría
inicial y la documentación e información
relacionada con los antecedentes de la entidad (L1)
Plan de Auditoría definitivo aprobado (L2)
Otros documentos sustentantes del proceso de
planificación de la auditoría y el Plan de Auditoría
Definitivo (L…)
La documentación se codifica con la letra (L)
1. ARCHIVO PLANIFICACIÓN
Contenido
2. ARCHIVO DE
PLANIFICACIÓN
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
36
Tipos de Documentación de Auditoría
3. ARCHIVO DE
AUDITORÍA DE
CUMPLIMIENTO
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
La documentación se codifica de acuerdo al Sistema Administrativo en
donde pertenece la materia a examinar.
1. Gestión de Recursos Humanos (CRH)
2. Abstecimiento (CAB)
3. Presupuesto Público (CPP)
4. Tesorería (CTE)
5. Endeudamiento Público (CED)
6. Contabilidad (CCO)
7. Inversión Pública (CIP)
8. Planeamiento Estratégico (CPE)
9. Defensa Judicial del Estado (CDJ)
10. Control (CCN)
11. Modernización de la gestión pública (CMG)
Programa de auditoría definitivo, que incluye las iniciales del auditor
que realizó el trabajo, la fecha en la que concluyó el procedimiento y la
referencia de la documentación de auditoría (C.1)
Definir la muestra de auditoría (C.2)
Conclusiones como resultado del desarrollo de los procedimientos de
auditoría, se utilizan cédulas de trabajo para consignar la conclusión a
la que llegó el auditor (juicio del auditor), exponiendo se der el caso
las deficiencias de control interno de la materia a examinar, así como
las posibles desviaciones de cumplimiento detectadas, utilizando la
matriz de desviaciones de cumplimiento (C.3)
Deficiencias de control interno de la materia a examinar (C.4)
Desviaciones de cumplimiento (C.5)
Relación de las desviaciones de cumplimiento que serán comunicados
(C.6)Resumen de la evaluación de los comentarios de las personas
comprendidas en los hechos (C.7)
Cédula de trabajo que sustente el análisis de la presunta
responsabilidad administrativa funcional, penal o civil (C.8)
3. ARCHIVO DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
Contenido
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
37
Tipos de Documentación de Auditoría
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Matriz de desviaciones de cumplimiento llenada y
visada por los miembros de la comisión auditora y
nivel gerencial competente (CD1).
Documento de inicio de la comunicación de
desviaciones de cumplimiento enviado al Titular
debidamente recepcionado (CD2)
Control de comunicación de desviaciones de
cumplimiento y de ser el caso de las ampliaciones
otorgadas, consignando los cargos de recepción de
las comunicaciones de desviaciones de
cumplimiento con: nombre, DNI, fecha y firma
(CD3)
Cédulas de trabajo de las evaluaciones de
comentarios, con opinión del auditor integrante
(abogado, técnico o experto), que incluye las
revisiones del supervisor y jefe de la comisión
(CD4)
La documentación de comunicación de
desviaciones de cumplimiento será codificada
(CD5) y disgregada por cada persona comprendida
en los hechos (CD5.1); CD5.n);…).
La documentación se codifica con la letra (CD)
4. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE DESVIACIONES DE CUMPLIMIENTO
Contenido
4. ARCHIVO DE
COMUNICACIÓN DE
DESVIACIONES DE
CUMPLIMIENTO
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
38
Tipos de Documentación de Auditoría
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Correspondencia emitida (C1)
Correspondencia recibida, incluye un control de
documentación pendiente de atención (C2).
La documentación se encuentra codificada (C1/C2).
5. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
Contenido
5. ARCHIVO DE
CORRESPONDENCIA
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
39
Tipos de Documentación de Auditoría
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Infome de auditoría (R1)
Resumen de los acontecimientos significativos
durante la ejecución de la auditoría (R2)
Comentarios de las modificaciones sobre los
objetivos de la auditoría y procedimientos de
auditoría posteriores a la planificación (R3)
Carta de abogados (R4)
Puntos de atención (R5)
Hechos sobre hechos subsecuentes (R6)
Lista de verificación de conclusión de auditoría (R7)
Formato de control de tiempo del proceso de
auditoría (R8)
Relación total de archivos utilizados (R9)
El archivo resumen de auditoría, se codificará con
la letra R
6. ARCHIVO RESUMEN
Contenido
6. ARCHIVO
RESUMEN
Informe de auditoría (R1)
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
40
Tipos de Documentación de Auditoría
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Contenido
Información o documentación de la entidad la cual
por su naturaleza, cantidad y variedad se relaciona
con los objetivos de la auditoría. Se codificará con
la letra (O).
7. ARCHIVO OPCIONAL
7. ARCHIVO
OPCIONAL
DENOMINACIÓN DESCRIPCIÓN
Contenido
Información o documentación relacionada con
temas complementarios y ampliaciones efectuadas
en la auditoría. Se codificará con la letra (V).
8. ARCHIVO VARIOS8. ARCHIVO
VARIOS
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
ENTIDAD AUDITADA: PROYECTO ESPECIAL LOS ANDES SIGLAS: PELA
UBICACIÓN: LIMA UNIDAD: DEPART. SECTOR PRODUCTIVO
TIPO DE AUDITORÍA: AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO
ASUNTO A EXAMINAR: PROCESOS DE CONTRATACIÓN
PERÍODO EVALUADO: DEL 1.ENE.2013 AL 31.DIC.2014
FECHA INICIO: 15.FEB.2015 FECHA TÉRMINO: 15.AGO.2015
CATEGORÍA: NOMBRE
Gerente José Cardoso Soto
Sub Gerente Luís Mejía Portales
Supervisor Norma Lozano Locumba
Encargado Rey Quintanilla Dávila
Auditor Mariel Arica Bravo
Auditor
Ide
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41
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
Índice y Referencia cruzada de la Documentación de
Auditoría
42
Criterios uniformes de
referenciación
• Referencia cruzada
• Índice de la documentación de la
auditoría gubernamental.
• Índice y referencia cruzada de la
documentación de la auditoría
gubernamental.
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
43
CASO 01:
Proyecte las cédulas
del desarrollo de los
procedimientos de
auditoría
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Nombre de la Entidad : Proyecto Especial Los andes Período : 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H/H HECHO
POR FECHA
REF P/T
(…) OBJETIVO ESPECÍFICO 1. Determinar si los procesos de contratación de bienes, se han realizado conforme a las normas de contrataciones y han servido para atender las necesidades de la Entidad, en la oportunidad, calidad y costos establecidos, para el logro de los objetivos y metas institucionales. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
(…) 17. Verifique si la contratación estuvo prevista en el Plan Anual de
Contrataciones, responde a los objetivos y metas institucionales y si el monto estimado para su ejecución estuvo comprendido en el presupuesto institucional.
(…) 27. Verifique en el portal de la SUNAT (htpp://www.sunat.gob.pe) si los
RUC de los postores participantes en el proceso de selección, son válidos, corresponden a la razón social y giro del negocio, el domicilio que registran corresponde al que reportan en sus cotizaciones, fecha de inicio de sus actividades económicas y representante legal
(…)
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
44
CASO 02:
Proyecte las
cédulas del
desarrollo de los
procedimientos de
auditoría
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Nombre de la Entidad : Proyecto Especial Los andes Período : 1 de enero de 2013 al 31 de diciembre de 2014
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA H/H HECHO
POR FECHA
REF P/T
(…) OBJETIVO ESPECÍFICO 2. Determinar si las obras públicas, en sus fases de programación, ejecución, supervisión y liquidación, se realizaron en concordancia con las normas y prácticas de ingeniería aplicables, así como, en el marco del presupuesto aprobado y de acuerdo a los criterios de eficiencia, economía y eficacia. PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS
(…) 67. Verifique si las valorizaciones se formularon sobre la base de los
trabajos o prestaciones realmente ejecutados y si los precios unitarios no excedieron a los del valor referencial o del contrato, según el sistema de contratación que corresponda.
(…) 77. Compruebe si el contratista en su solicitud de ampliación de plazo
contractual invocó como causal las siguientes: a. Atrasos y/o paralizaciones ajenos a su voluntad; b. Atrasos por causas atribuibles a la entidad; y, c. Caso fortuito o fuerza mayor
(…)
DOCUMENTACIÓN DE AUDITORIA
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