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DirecciónFactores Humanos

Liderazgo Toma grupal de decisiones

Comunicación

Factores Humanos

Factores Humanos en la administración

Los administradores deben entender las funciones que asumen las personas, y las individualidades y personalidades de la gente.

Factores Humanos en la administración

Multiplicidad de funciones: los gerentes y aquellos a quienes dirigen son miembros que interactúan en un amplio sistema social.

No existen las personas promedio: Las personas actúan en diferentes funciones, pero también son diferentes entre ellas: no existen las personas promedio, aunque en las empresas organizadas a menudo se supone que las hay

Factores Humanos en la administración

La importancia de la dignidad personal: Administrar supone alcanzar los objetivos de la empresa; obtener resultados es im- portante, pero los medios nunca deben violar la dignidad de las personas.

La Dignidad individual indica que se debe tratar a las personas con respeto, sin importar cuál sea su

cargo en la organización.

Motivación

Es un término general que se aplica a todo tipo de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares.

Los gerentes motivan a sus subordinados es decir que hacen cosas que esperan satisfarán esos impulsos y deseos, y que los inducirán a actuar de la manera deseada.

Teoría de la jerarquía de las necesidades de Maslow

Estimaba que las necesidades humanas tienen un acomodo jerárquico que asciende desde las inferiores hasta las superiores, y concluyó que cuando se satisface una serie de necesidades, éstas dejan de ser un motivador.

Teoría de las necesidades de la motivación de McClelland

Necesidad de poder: las personas con una alta necesidad de poder se preocupan mucho por ejercer influencia y control

Necesidad de afiliación: por lo común les gusta sentirse amados y tienden a evitar el dolor de ser rechazados por un grupo social.

Necesidad de logro: tienen el intenso deseo del éxito y un temor igual de intenso al fracaso

Estudien todas las teorías de la motivación para el

examen. Cap. 14

Técnicas especiales de motivación

Dinero: Nunca puede sobreestimarse al dinero como motivador; ya sea en la forma de salarios o cualquier otro incentivo de pago, bonos, opciones de acciones, seguros pagados por la compañía o cualquier cosa que pueda darse a las personas por su desempeño, el dinero es importante.

Implícitas en la mayoría de las teorías de la motivación están las recompensas intrínsecas y extrínsecas.

Recompensas intrínsecas: Pueden incluir un sentimiento de logro y autorrealización.

Recompensas extrínsecas Incluyen beneficios,

reconocimientos, símbolos de estatus y dinero

Técnicas especiales de motivación

Participación: Es involucrar a una persona en una cuestión que le afecta con el fin de que contribuyan con conocimientos valiosos para el éxito de la empresa.

Calidad de vida laboral: no sólo es un enfoque muy general en la ampliación de las responsabilidades laborales, sino un campo interdisciplinario de consulta y acción que combina la psicología industrial y organizacional, y la sociología, la ingeniería industrial, la teoría de la organización y el desarrollo, la teoría de la motivación y de liderazgo, y las relaciones industriales

Enriquecimiento del puestoEl enriquecimiento del contenido del puesto debe distinguirse del simple crecimiento del puesto

El crecimiento del puesto: Hacer crecer el ámbito del puesto al agregar tareas similares sin aumentar la responsabilidad.

El Enriquecimiento del puesto: Desarrollar en los puestos un sentido más alto de desafío y logro

Enriquecimiento del puesto, Cómo?

1. Dar a los trabajadores mayor libertad de decidir sobre aspectos como métodos de trabajo, secuencias y ritmos, o la aceptación o rechazo de materiales.

2. Fomentar la participación de los subordinados y la interacción entre los trabajadores.

3. Dar a los trabajadores la sensación de responsabilidad personal en sus actividades.

4. Hacer lo necesario para asegurar que los trabajadores puedan ver cómo sus actividades contribuyen a un producto terminado y al bienestar de la empresa.

5. Dar a las personas realimentación sobre su desempeño en el puesto, de preferencia antes de que sus supervisores la obtengan.

6. Involucrar a los trabajadores en el análisis y cambio de aspectos físicos del ambiente de trabajo, como la distribución, la temperatura, la iluminación y la limpieza de la cocina o planta.

Enriquecimiento del puesto, Cómo?

1. Dar a los trabajadores mayor libertad de decidir sobre aspectos como métodos de trabajo, secuencias y ritmos, o la aceptación o rechazo de materiales.

2. Fomentar la participación de los subordinados y la interacción entre los trabajadores.

3. Dar a los trabajadores la sensación de responsabilidad personal en sus actividades.

4. Hacer lo necesario para asegurar que los trabajadores puedan ver cómo sus actividades contribuyen a un producto terminado y al bienestar de la empresa.

5. Dar a las personas realimentación sobre su desempeño en el puesto, de preferencia antes de que sus supervisores la obtengan.

6. Involucrar a los trabajadores en el análisis y cambio de aspectos físicos del ambiente de trabajo, como la distribución, la temperatura, la iluminación y la limpieza de la cocina o planta.

Liderazgo

Definir liderazgo

Arte o proceso de influir en las personas paraque participen con disposición y entusiasmo hacia el logro de las

metas del grupo.

Componentes del liderazgoCualquier grupo que opere casi a la totalidad de su capacidad está encabezado por una persona con destrezas en el arte del liderazgo. Esta habilidad parece ser una combinación de, al menos, cuatro componentes importantes:

1. La capacidad de utilizar el poder con e cacia y de manera responsable.

2. La capacidad de comprender que los seres humanos tienen diferentes fuerzas motivadoras en distintos momentos y en diferentes situaciones.

3. La capacidad de inspirar.

4. La capacidad de actuar para desarrollar un clima propicio, despertar motivaciones y hacer que respondan a ellas.

El principio del liderazgo

Ya que las personas tienden a seguir a los que les ofrecen un medio para satisfacer sus metas personales, cuanto más comprendan los gerentes qué motiva a sus subordinados y cómo operan estos motivadores, y a mayor reflejo de esta comprensión al realizar sus acciones gerenciales, es más probable que sean líderes eficaces.

Líder de ciegos! Actividad Grupal

Comportamiento y estilos de liderazgo

El Líder autocrático Ordena y espera cumplimiento, es dogmático y positivo, y dirige mediante su capacidad para negar u otorgar recompensas y castigos.

El Líder liberal Utiliza muy poco su poder (si es que lo hace) y otorga a sus subordinados un alto grado de independencia

El Líder democrático o participativo Consulta con sus subordina- dos y fomenta su participación.

El Autócratas benevolente Escuchan las opiniones de sus seguidores antes de tomar una decisión pero son ellos quienes deciden.

Estilos de liderazgo

¿Lideran las mujeres de modo distinto?

Enfoque situacional o de contingencia del liderazgo

• Conforme crecía la desilusión con los enfoques del gran hombre y las características para comprender el liderazgo, la atención se volteó hacia el estudio de las situaciones y la creencia en que los líderes son el producto de determinadas situaciones

Enfoque de contingencia para el liderazgo de Fiedler

• Teoría de contingencia del liderazgo Los individuos se convierten en líderes no sólo por los atributos de sus personalidades, sino también por varios factores situacionales y por las interacciones entre ellos y los miembros del grupo.

Estilos de liderazgo

• Para abordar su estudio, Fiedler estableció dos estilos de liderazgo importantes: uno de ellos está orientado primordialmente a las tareas, con lo cual el líder obtiene satisfacción al ver que las tareas se cumplen; el otro está orientado básicamente a lograr buenas relaciones interpersonales y obtener una posición de prominencia personal.

Enfoque ruta-meta para la eficacia del liderazgo

• Sugiere que la función principal del líder es aclarar y establecer metas con los subordinados, ayudarlos a encontrar la mejor ruta para alcanzarlas y retirar los obstáculos.

• Quienes están a favor de este enfoque han estudiado el liderazgo en diversas situaciones y, según Robert House, se desarrolla sobre la base de varias teorías de la motivación y el liderazgo elaboradas por otros

Enfoque ruta-meta para la eficacia del liderazgo

La teoría cataloga el comportamiento del líder en cuatro grupos:

1. El liderazgo de apoyo considera las necesidades de los subordinados, se preocupa por su bienestar y crea un clima organizacional agradable. Tiene el mayor efecto en el desempeño de los subordinados cuando éstos están frustrados e insatisfechos.

2. El liderazgo participativo permite a los subordinados incluir en las decisiones de sus superiores, lo cual puede aumentar la motivación.

3. El liderazgo instrumental proporciona a los subordinados lineamientos específicos y aclara lo que se espera de ellos. Incluye aspectos de planeación, organización, coordinación y control por parte del líder.

4. El liderazgo orientado al logro supone el establecimiento de metas desafiantes, busca la me- jora del desempeño y confía en que los subordinados alcanzarán metas elevadas.

Liderazgo transaccional y transformacional

Administrar supone realizar las tareas gerenciales con efectividad y eficiencia. Una de estas funciones se relaciona con dirigir en lo general y liderar en lo particular, así que puede distinguirse entre los líderes transaccionales y los transformacionales.

1. El liderazgo transaccional identifican qué necesitan hacer los subordinados para alcanzar los objetivos. Tales líderes trabajan duro y tratan de operar la organización con efectividad y eficiencia.

2. El liderazgo transformacional expresan claramente una visión e inspiran a sus seguidores; también tienen la capacidad de motivar, conformar la cultura de la organización y crear un clima favorable para el cambio organizacional.

Comités, equipos y toma grupal de decisiones

Procesos grupales en los comités

Las 4 etapas de desarrollo de un grupo:

1. Formación, cuando los miembros se conocen.

2. Confrontación, cuando determinan el objetivo de la reunión y surge el conflicto.

3. Normatividad, cuando acuerdan normas y algunas reglas de comportamiento.

4. Desempeño, cuando se dedican a la tarea.

Etapas de desarrollo de un grupo

• Si bien esas características pueden encontrarse en la mayoría de los grupos, no necesariamente siguen las etapas en esa secuencia.

• Para ser efectivos en un grupo, no sólo debe escucharse lo que se dice sino también observar el comportamiento no verbal, y la forma en que los miembros se acomodan orienta sobre los lazos sociales entre los participantes del grupo

Funciones y grado de formalidad de los comités y grupos

• Un comité puede tener funciones de línea o staff , según su autoridad

• Si incluye tomar decisiones que afecten a los subordinados de los que es responsable

• Comité ejecutivo plural: es un comité de linea que también desempeña funciones gerenciales, como el consejo directivo.

Funciones y grado de formalidad de los comités y grupos

• Comité formal: Se establecen como parte de la estructura de una organización con deberes y autoridad específicamente delegados.

• Comité Informal: Se organizan sin una autoridad específica y casi siempre los conforma una persona que promueve una forma de pensar grupal o una decision sobre un problema en particular.

Motivos para utilizar comités y grupos

• Deliberaciones y opiniones de grupo: Quizás el motivo más importante para utilizar los comités es la ventaja de obtener una deliberación y opinión grupal, una aplicación del dicho: “dos cabezas piensan mejor que una”.

• Lógica dominante: Mentalidad, punto de vista o conceptualización de un negocio; puede considerarse como la suma de las preferencias individuales de los principales tomadores de decisiones.

Motivos para utilizar comités y grupos

• Temor a que recaiga demasiada autoridad en una sola persona: Particularmente importante en el gobierno, ha llevado a quienes estructuraron la constitución de un país no sólo al establecimiento de una legislatura de dos cámaras y una Suprema Corte compuesta por varios miembros, sino también a la división de los poderes del gobierno entre el Congreso, la Suprema Corte y el Presidente.

• Representación de grupos interesados: Los consejos de administración a menudo se seleccionan con base en los grupos interesados en la compañía y quizá con mayor frecuencia en los grupos en que la compañía tiene un interés.

Motivos para utilizar comités y grupos

• Coordinación de departamentos, planes y políticas: Son muy útiles para coordinar las actividades entre di- versas unidades organizacionales, también para coordinar planes y políticas, así como para su instrumentación.

• Transmitir y compartir información: Todos los miembros de un grupo afectado por un problema o proyecto mutuo pueden enterarse de él en forma simultánea, conocer decisiones y recibir instrucciones de manera uniforme con la posibilidad de hacer aclaraciones, lo que ahorra tiempo.

Motivos para utilizar comités y grupos

• Consolidación de la autoridad: A menudo un gerente de departamento, sucursal o sección sólo tiene parte de la autoridad necesaria para completar un programa, lo que se conoce como autoridad dividida

• Motivación mediante la participación: Permiten una amplia participación en las decisiones. Las personas que toman parte en la planeación de un programa, o toman una decisión, casi siempre la aceptan y ejecutan con más entusiasmo; hasta una participación limitada puede resultar útil.

Desventajas y al uso de los comités

• Son costosos

• Pueden generar compromisos bajo el mínimo común denominador en lugar de una decision optima

• Puede que algunas personas impongan su voluntad sobre la mayoría

La operación exitosa de comités y grupos

Pautas importantes:

• Autoridad

• Tamaño

• Membresía

• El asunto

• El presidente

• Minutas

• Rentabilidad

La operación exitosa de comités y grupos

• Tamaño: La complejidad de las interrelaciones aumenta en grado conforme el tamaño del grupo: si éste es demasiado grande, puede no haber suficientes oportunidades para una comunicación adecuada entre sus miembros.

La operación exitosa de comités y grupos

• El Asunto: El trabajo del comité debe limitarse a un tema que pueda controlar mediante un análisis de grupo, pues cierto tipo de temas se prestan para la acción de un comité, en tanto que otros no

• Rentabilidad: EEs muy importante estar conscientes de que el costo más alto del comité es el costo de oportunidad del tiempo de las personas que participan en las reuniones; por ello hay que ser muy cuidadoso de no hacer dema- siadas reuniones o muy largas, pues el ejercicio de comité puede convertir su operación en algo sumamente costoso para la organización.

Conceptos adicionales de grupo

• Un grupo puede definirse como dos o más personas que actúan de forma interdependiente y uni cada para conseguir metas comunes.

• Un grupo es más que un conjunto de individuos: a partir de sus interacciones se crean nuevas fuerzas y propiedades que deben identificarse y estudiarse en sí

Características de los grupos

• Sus miembros comparten una o más metas comunes, como las de desarrollar, fabricar y comercializar un producto nuevo.

• Habitualmente requieren interacción y comunicación entre sus miembros,

• Sus miembros asumen funciones dentro del grupo, en un grupo de producto hay varios individuos responsables de diseñarlo, producirlo, venderlo o distribuirlo

• Asi siempre los grupos forman parte de uno mayor, y los grupos grandes también pueden estar formados por sub grupos

• Los grupos interactúan con otros grupos, esto es, el del producto A puede cooperar con el del producto B en la distribución de sus resultados.

EquiposComités, grupos y equipos tienen características similares

Equipo es una pequeña cantidad de personas con habilidades complementarias que están

comprometidas con un propósito común, una serie de metas de desempeño y un enfoque de

los que son mutuamente responsables

Tipos de equipos

• Equipo de autogestión: Grupo cuyos miembros tienen una variedad de habilidades necesarias para realizar una tarea relativamente completa.

• Equipos virtuales: Para ello se requiere de una administración virtual, descrita como “...la habilidad de administrar un equipo cuyos miembros no se encuentran en la misma ubicación, no le reportan a usted y quizá ni siquiera trabajan para su organización”

Comunicación

Propósito• Establecer y difundir las metas de una empresa.

• Desarrollar planes para su logro.

• Organizar los recursos humanos, y de otro tipo, de la manera más eficiente, efectiva y, por tanto, eficaz.

• Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización.

• Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran contribuir.

• Controlar el desempeño.

El proceso administrativo

Proceso de Comunicación

Factores situacionales y organizacionales en la comunicación

• Muchos factores situacionales y organizacionales afectan el proceso de comunicación;

• en el ambiente externo pueden ser educativos

• sociológicos

• político-legales

• económicos

Comunicación en la organización

• En las empresas de hoy la información debe fluir más rápido que nunca, hasta una breve interrupción en una línea de producción de rápido movimiento puede ser muy costosa en términos de pérdidas productivas;

• Es esencial comunicar rápidamente los problemas de producción para tomar una acción correctiva.

• La cantidad de información ha aumentado enormemente con los años y, a menudo, ocasionado una sobrecarga de datos.

El flujo de la comunicación en la organización

Comunicación descendente

• La comunicación descendente fluye desde quienes están en los niveles superiores hacia los inferiores en la jerarquía organizacional.

• Este tipo de comunicación existe sobre todo en organizaciones con una atmósfera autoritaria.

Comunicación ascendente

• La comunicación ascendente Viaja desde los subordinados hasta los superiores y sube por la jerarquía organizacional.

• La comunicación ascendente es sobre todo no directiva y, por lo común, se encuentra en ambientes organizacionales participativos y democráticos

Comunicación cruzada• La comunicación cruzada combina el flujo horizontal de

información, entre perso- nas al mismo nivel organizacional o a uno similar, con el flujo diagonal, entre los de diferentes niveles que no tienen relaciones de reporte directas entre ellos.

Comunicación escrita, oral y no verbal

• Al seleccionar el medio debe considerarse:

• al comunicador

• la audiencia

• la situación:

• Un ejecutivo que se siente incómodo frente a una gran audiencia puede elegir la comunicación escrita en lugar de un discurso; en cambio, a las audiencias que no leen un memorando se les puede motivar mediante la comunicación oral directa.

Comunicación escrita, oral y no verbal

• Escrita

• Oral

• No Verbal

Barreras e interrupciones a la comunicación

• Falta de planeación: La buena comunicación raras veces ocurre por casualidad

• Supuestos no aclarados: Una clienta envía una nota anunciando que visitará la planta de un vendedor y luego asume que éste la recibirá en el aeropuerto, le reservará un cuarto de hotel, dispondrá la transporte, etc.

• Distorsión Semantica: Puede ser deliberada o accidental: un anuncio que diga “vendemos por menos” es deliberadamente ambiguo y evoca la pregunta, ¿menos que qué?

Barreras e interrupciones a la comunicación

• Mensajes mal expresados: El mensaje puede estar construido con palabras mal elegidas, omisiones, falta de coherencia, mala organización, rara estructura de la frase, perogrulladas, verborrea y la imposibilidad de aclarar sus implicaciones

• Barreras a la comunicación en el ambiente internacional: La comunicación en el ambiente internacional se vuelve más difícil debido a los distintos idiomas y diferentes culturas y normas de etiqueta.

Barreras e interrupciones a la comunicación

• Perdidas en la transmisión y mala retención

• Atención deficiente y evaluación prematura

• Comunicación impersonal

• Desconfianza, amenaza o temor

• Periodo insuficiente para ajustarse al cambio

• Sobrecarga de información

• Aclarar el proposito del mensaje

• Utilizar una codificación inteligible

• Consultar los puntos de vista de los demás

• Considerar las necesidades de los receptores

• Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar credibilidad

• Obtener retroalimentación

• Considerar las emociones y motivaciones de los receptores

• Escuchar

Pautas para mejorar la comunicación

Escuchar• Escuchar es una habilidad

que puede desarrollarse:

1. Deje de hablar.

2. Permita a su interlocutor sentirse cómodo

3. Demuéstrele que quiere escucharlo.

4. Evite las distracciones.

5. Cree empatía con su interlocutor.

6. Sea paciente.

7. Conténgase.

8. Cuide sus argumentos y críticas.

9. Haga preguntas.

10. ¡Deje de hablar!

Sugerencias para mejorar la comunicación escrita

• Utilice palabras y frases sencillas.

• Utilice palabras cortas y conocidas.

• Utilice pronombres personales (como usted) cuando sea apropiado.

• Presente ilustraciones y ejemplos: use gráficas.

• Utilice oraciones y párrafos breves.

• Utilice verbos activos, como “El gerente proyecta...”

• Evite palabras innecesarias.

Medios electrónicos en la comunicación