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INTEGRANTES

• LEIDY PARRA• YAMILE SANCHEZ

GRUPO 63.635

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

APLICADOS EN LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO

ELECTRONICO

Instrumento utilizado para precisar actividades, responsabilidades y autoridades relacionadas

con la organización, con el propósito de cumplir con las políticas, directivas, objetivos y normas.

En las organizaciones disponen de sistemas de gestión con el propósito de asegurar sus

objetivos y cumplir con una misión.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

• Precisar responsabilidades de las actividades a realizar por cada uno de los trabajadores de la empresa, en este debe describirse con claridad las funciones especificas del cargo a desempeña en la entidad.

• Facilitar la evaluación del desempeño de los trabajadores.

OBJETIVO

• Permite ahorrar tiempo y esfuerzo en la ejecución de las actividades a desempeñar del trabajo evitando la repetición de instrucciones.

• Es una herramienta de orientación e integración del personal nuevo para facilitar su corporación al trabajo.

• Se aprovecha el Talento Humano y los recursos materiales

¿PARA QUE SIRVE?

Es cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos.

Es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación,

cancelación y transmisión, el cual está constituido por un aparato electrónico

DOCUMENTO ELECTRONICO

Los archivos de texto creados en un computador.

Las fotografías digitales. Los videos digitales. Los correos electrónicos. La música digital Las páginas de Internet.

Son Documentos Electrónicos

Los msj de texto y los msj multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS).

Los fax.Las hojas de cálculo.

En general, cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o

grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

El Manual ayuda a los archiveros a enfrentarse a los retos que plantean las modernas tecnologías de la información para los

archivos. Ofrece orientación en un entorno en rápido cambio y enfoques tácticos para

problemas prácticos. Su objetivo es ayudar a los archiveros a garantizar la conservación de

documentos electrónicos comprensibles y accesibles a lo largo del tiempo.

VENTAJAS

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN ALFONSO

EL RECTOR DE La FUNDACION UNIVERSITARIA SAN

ALFONZO, en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el

acuerdo 01 de 1998

• ARTICULO PRIMERO Adóptese el Manual de procesos y procedimientos de la FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONZO, cuyo texto es

el siguiente

RESUELVE

DEPARTAMENTOS

1. RECTORIA • Secretaria General• Coordinación de Registro y Control • Oficina Aseguradora Jurídica• Oficina Asesora de Planeación• Oficina Asesora de Relaciones

Interinstitucionales Nacionales e Internacionales

2. VICERRECTORIA ACADEMICA• Consejo Académico• Decanatura• Comité de autoevaluación y Currículo• Direcciones de Departamento• Dirección de Pregrado• Dirección de Posgrado

• Docentes• Dirección de Investigación• Dirección de Proyección y Extensión

Social• Dirección de Biblioteca• Dirección de idiomas • Dirección de publicaciones

3 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

• Coordinación de Bienestar Institucional• Coordinación del Recurso Humano• Coordinación de Sistemas• Coordinación de Multimedia • Coordinación de Publicidad y Mercadeo

• Coordinación de Planta física• Coordinación Suministros • Coordinación de Presupuesto y contabilidad• Coordinación de Cartera• Coordinación de Tesorería y Caja

Los Procesos y Procedimientos adoptados deberán ser aplicados en las vicerrectorías de la FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO

por todos y cada uno de los funcionarios vinculados en el área respectiva, en ejecución de las funciones que les son propias, so pena

de incurrir en causal de mala conducta y demás acciones derivadas de su

incumplimiento.

ARTICULO SEGUNDO

Toda modificación o actualización que deba realizarse a los Procesos y Procedimientos

adoptados mediante la presente Resolución, con el fin de mejorarlos para obtener la

eficiencia, eficacia y transparencia que se pretende con los mismos, deberá surtir la

oficialización correspondiente, y ser notificada a cada uno de los funcionarios de la

FUNDACION UNIVERSITARIA SAN ALFONSO a que pertenece el proceso y el procedimiento

ARTICULO TERCERO

• PARAGRAFO:

Corresponde a los jefes de cada Dependencia, velar por la aplicación y actualización del Manual de Procesos y

Procedimientos, cuando las circunstancias así lo ameriten por razones de cambio en

la normatividad sobre la materia o modernización de los trámites.

Comuníquese la presente Resolución a los funcionarios de la FUNDACION

UNIVERSITARIA SAN ALFONSO para su conocimiento y aplicación.

ARTICULO CUARTO

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas la disposiciones que le sean contrarias

ARTICULO QUINTO

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

FIN

GRACIAS POR SU

ATENCIÓN