dia a día de un administrador de fincas, método gtd

ESTRÉS:

ES LA DISTANCIA

ENTRE LO QUE

HACEMOS Y LO QUE

QUEREMOS HACER.

25 TRAMPAS QUE HACEN PERDER EL

TIEMPO

No tener ni objetivos, ni prioridades, ni planificación del día.

Intentar hacer demasiadas cosas a la vez.

Tiempo de espera (reuniones, citas…).

Prisas, impaciencia.

Desorganización personal/mesa repleta.

Papeleo y lectura

Insuficiente delegación

Falta de motivación /comportamiento indiferente

Falta de coordinación/de trabajo en equipo

Interrupciones telefónicas

Visitas no programadas

Incapacidad de decir “NO”

Información incompleta y tardía

Falta de autodisciplina

No acabar los trabajos

Distracción, ruidos

Falta de información

Reuniones

Comunicación inexistente o imprecisa

Cotilleo

Demasiada comunicación y demasiados apuntes

Incapacidad para escuchar

Postergación

Querer saberlo todo

Comodidad

Perfeccionismo

(Marca cuales son los 5 supuestos que más te afectan)

Happy Coffee

Lady

LO QUE CUENTA NO ES LO

QUE HAYA COMENZADO,

SI NO LO QUE HAYA

CONCLUIDO CON ÉXITO.

PERO…………

Esto nunca lo haré así.

Esto lo probé hace años y no funciona.

En mi trabajo como administrador esto no es

posible.

Mis compañeros se reirán de mi.

Los agobios, la presión del trabajo y los plazos no

me dejan tiempo para hacerlo.

Esto solo funciona en teoría.

Si esto fuera tan sencillo, todo el mundo lo haría.

SU VERSIÓN.

ANTES DE NADA

1. No te asustes. Parece complicado pero no lo

es.

2. Repite y familiarízate. Tómate el fin de

semana.

3. Te funcionará. Es un pequeño sacrificio vs.

Éxito.

¿QUE ES GTD ?

Es un profundo cambio de

hábitos en tu organización.

No hay “listas de tareas”

por orden de prioridad.

Flujo de 4 pasos

Vale para TODO.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico.

¡¡Nuestra memoria es considerablemente ineficiente y

rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en

el momento y lugar en el que podemos hacerlo!!

MESA TRABAJO GTD

GESTION DEL TIEMPO

“Trabajar según el principio de

que nunca se debe hacer algo

que otra persona puede hacerlo

por uno mismo”

John D. Rockefeller

GESTION CORREO

¿QUE NECESITO?

Aprender

Aplicaciones: on line, pda, moleskine.

No es el método definitivo, a algunos

no les vale.

Paciencia: no desesperes, persiste y lo

conseguirás.

1º- RECOPILAR

• Captura de ideas, tareas,

recopilatorios, COSAS.

•TODO LA INBOX.

•En cuanto se te ocurra

una al al inbox.

•No se hace nada más, no

se clasifica, NADA.

Ejemplos:

-Faxes

-Redacción actas

-Convocatorias

-Lecturas

-Presupuestos obras

-Llamadas

-Viajes

-“LO QUE SE TE PASE POR LA CABEZA”.

2º- PROCESAR

Es el momento de sacar las cosas del INFOX.

¿Requiere acción?.___Delegar___Carpeta.

¿No requiere una acción?.________Archivar_______Eliminar.

REGLA DE LOS DOS MINUTOS.

3º- ORGANIZAR

• Organización por carpetas o

bandejas.

• Carpeta PROXIMO

• Carpeta PROYECTOS

• Carpeta EN ESPERA

• Carpeta “ALGUN DIA /QUIZAS”.

DOCUMENTACION

CONTABLE

DOCUMENTACIÓN NO

CONTABLE

4.- REVISARChequee el estado de sus temas y proyectos.

Hágalo “siempre que se pueda” o una vez a la

semana.

Reasigne estados……o muévalo de un sitio a

otro.

Proceso ágil, pero asegura el éxito del

método.

MI SALVACION

.

LOS DOCE PRINCIPIOS DE

LA GESTION DEL TIEMPO

Controle a qué dedica su tiempo.

Delegue siempre que sea posible.

Planifique por la noche el día siguiente.

Organícese espacios libres (sin interrupciones).

Establezca prioridades claras.

Aproveche tiempos muertos para otras actividades.

Establezca bloques de tiempo de un mínimo de treinta

minutos.

Sea flexible. La falacia de la perfección.

Compruebe si algunas actividades no pueden eliminarse

totalmente.

Reduzca el tiempo de trabajo efectivo con una buena

preparación del trabajo.

No descuide actividades con efecto a largo plazo (por

ejemplo formación).

Desarrolle su propio estilo de trabajo.

PLANIFICACION

DEL

RENDIMIENTO:

¿Cuánto tiempo

dedicas a pensar

en tu NEGOCIO?.

QUEJAS Y RECLAMACIONES

• “NO TENER

COMPETIDORES

ES EL PEOR

MAESTRO”Henry Ford

“UNA

QUEJA ES

UN

REGALO”

COMBATIR LA

DESMOTIVACION

1. Recuerda el porqué

2. Disfruta del camino

3. Motívate con lo pequeño

4. Sé consciente del ahora

5. Date un respiro

DEONTOLOGIA

PROFESIONAL

“No hagas a los demás lo que no quieras que te

hagan a ti”