creación de informes

CREACIÓN DE INFORMEDS

Milton Vega

LOS INFORMES

Son los objetos de una base de datos Permiten presentar los datos de las tablas o

consultas de forma impresa Útiles para obtener listados con el formato que

queramos

CÓMO CREAR UN INFORMES

Para crear un informe, seguir los siguientes pasos:

1 Abrir la base de datos donde se encuentra el formulario a crear.

2 Hacer clic sobre el objeto Informe que se encuentra a la derecha de la ventana de la base de datos.

.

PASOS

3 Hacer clic sobre la opción Crear un informe utilizando el asistente de la ventana de la base de datos

4 Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos.

PASOS

Luego aparecerá un cuadro de diálogo:

PASOS

5 Seleccionar Asistente para informes. 6 Hacer clic sobre la flecha del recuadro inferior

para elegir a partir de qué tabla queremos realizar el informe.

También se puede elegir una consulta7 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

PASOS

8 Debemos especificar los campos que aparecerán en el formulario utilizando los siguientes botones:

> para añadir al informe el campo seleccionado .

>>para añadir todos los campos.

PASOS

<para quitar el campo seleccionado de la lista de campos del informe de la derecha.

<<para quitar todos los campos de la lista de campos del informe.

9 Hacer clic sobre el botón Siguiente para ir al siguiente paso del asistente.

¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?

Utilizar una consulta para ver todos los productos suministrados por un proveedor en particular.

Permite recuperar información de más de una tabla, y especificar criterios para esa búsqueda

¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?

Utilizar un formulario para ver toda la información sobre un solo producto al mismo tiempo.

Se puede ver y modificar la información de la base de datos.

Utilizar una vista Tabla dinámica o Gráfico dinámico para resumir

¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?

Una tabla dinámica permite analizar los datos y ver la información de distintas formas.

Con un gráfico dinámico se puede presentar la información de la tabla dinámica en formato de gráfico.

Utilizar un informe para organizar e imprimir la información

¿PARA QUÉ SE USAN LOS INFORMES?

• Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.

• Una vez creado y guardado el diseño de un informe, podrá utilizarlo siempre que lo desee.

• El diseño del informe permanece inalterado, pero los datos se actualizan cada vez que se imprime.

¿CÓMO FUNCIONAN LOS INFORMES?

La mejor manera de comprender cómo funciona un informe es observar un informe impreso y, a continuación, examinar su diseño.

Otros datos, como su título, o el encabezado de una columna, se guardan como parte del diseño del informe.

¿CÓMO FUNCIONAN LOS INFORMES?

El título del informe y los encabezados de las columnas se guardan en el diseño del informe.

 Los datos proceden de los campos de la tabla o la consulta subyacente.

 Los totales se calculan mediante una expresión guardada en el diseño del informe.

UTILICE UN INFORME CUANDO NECESITE:

Proporcionar información para su distribución a los demás.

Personalizar con precisión la apariencia de la información

Leer información detallada extraída de la base de datos.

Resumir o agrupar información para su análisis.

TIPOS DE INFORMES

Puede ser conveniente crear distintos tipos de informes, según sus necesidades Informe detallado Informe agrupado Informe de resumen Informe de etiquetas postales Informe de varias columnas

INFORME DETALLADO

Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta

Informe agrupado

En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos

Además, puede mostrar información en los encabezados y pies de página de los grupos.

Informe de resumen

Un informe de resumen, o resumido, contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles.

En un informe de resumen se imprimen los totales y los totales generales.

Informe de etiquetas postales

Puede imprimir los nombres y las direcciones con un estilo adecuado para las etiquetas postales.

Informe de varias columnas

Los informes de varias columnas se utilizan para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.