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UNIDAD1
OPERACIÓNDE SISTEMAS
ADMINISTARTIVOSDE LA OFICINA
LA OFICINA
La oficina es un elemento de la empresa que proporciona servicios a sus otras dependencias es el sitio que operan sus mecanismos de control. La oficina es un medio la empresa es lo primordial y la oficina debe facilitarse el cumplimiento de sus fines, y no a la inversa. Por otra parte es en la oficina donde se planea y coinciden las operaciones de la empresa y en donde se preparan y desarrollan los medios de comprobación y control necesarios para que la empresa siga el camino más adecuado a sus propósitos.
La oficina realiza una función directiva y supervisora y una productora de servicios y documentos.
Cada empresa requiere de un tipo distinto de oficina.
Las oficinas comerciales son básicamente un intermedio entre productores, las oficinas pues deben adaptarse a esa finalidad de intermediación teniendo, siempre un carácter lucrativo, lo que implica la necesidad de que la propia oficina facilite la operación para obtener utilidades y no pérdidas.
Las oficinas de tipo comercial tiene 3 aspectos básicos:
a) Facilitando la comunicación entre las empresa y sus clientes y proveedores
d) Produciendo los documentos necesarios y conservando y protegiendo los datos relativos a la operación de la empresa.
c) Elaborando la información necesaria para el control de las actividades de la empresa.
Actividades básicas de la empresa
1- Actividades relativas a la operación de la empresa.
(Compras, ventas, distribución, transporte, personal, etc.)
2- Actividades financieras (crédito, cobranza, seguros, presupuestos, etc.)
3-Registro de operaciones por medio de la contabilidad
Cada uno de estos grupos de Actividades básicas de la empresa requiere su propio método de control y supervisión.
Actividades propias de la empresa
La oficina proporciona una ayuda eficaz a las actividades básicas de la empresa, realizando las siguientes clases de actividades:
A) PRIMARIAS: Compras, ventas, distribución, personal, créditos, etc. Estas actividades son en términos generales de la empresa y la oficina interviene en ellas fundamentalmente como, centro productor de información sobre las mismas, elaborando los documentos requeridos y operando los controles necesarios.
B) SECUNDARIAS: Mecanógrafo, calculo, impresiones, archivo, etc. Que ayudan a realizar sus labores primarios.
OFICINA
MOBILARIO Y EQUIPO
DOCUMENTACION ______ -ARCHIVO-UTILIZA-ELAVORAR
TECNICAS AMBIENTERECURSOS HUMANOS
OBLIGACIONES
DEPARTAMENTO
1- Funciones que relacionan a la empresa con los proveedores:
A) Información y atención al público
B) Correspondencia
C) ventas
D) Compras
E) Créditos: cobranzas y pagos
F) comunicaciones internas y externas
G) Distribución
H) Publicidad y promoción de negocios
2- FUNCIONES PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS Y CONSERVACION DE DATOS
A) Mecanógrafo – copias
Captura
Transcribe
B) Impresiones y reproducciones
C) Archivo
D) Ficheros, índicos, catálogos
3- FUMCIONES DE CONTROL Y FACILITACION DE SERVICIOS
A) Planeación de servicios y métodos de trabajo diseño de formulario impresas
B) Supervisión
C) Informes y gráficos y análisis
D) Costos y presupuestos
E) Auditoría interna
F) Contabilidad
G) administración de personal
H) Administración de materias y equipo
Departamentalización
Normalmente el crecimiento de la empresa hace que las actividades primarias que hemos mencionado y que en un principio desempeñado por el dueño y unos cuantos auxiliares sean confiadas a un grupo más o menos número de personas bajo la dirección de un jefe o un supervisor. Aparece entonces el departamento que se ocupa de una sola actividad primaria, como una dependencia más o menos autónoma dentro de la empresa.
Los departamentos que generalmente existen en toda empresa comercial son los siguientes:
Departamento de ventas
Departamento de compras
Departamento de contabilidad
Departamento de crédito y cobranza
Departamento de publicidad
Departamento de personal
Departamento de métodos de trabajo y de producción, contraloría, tesorería, o departamento de finanzas.
Organización y clasificación de labores de la oficina
Considerada la importancia de la oficina y las necesidades que ella tienen todos los departamentos podemos deducir que esta puede trabajar en dos formas:
Centralizada descentralizada
Centralizada: Cuando constituye una unidad de servicios general, organizado funcionalmente. Esta unidad centralizada realiza todos los servicios de oficina que reclama la empresa, permite el ahorro de recursos y hace posible que el jefe de la oficina organice mejor su trabajo y asuma su responsabilidad.
Descentralizada: Cuando cada departamento y aun cada sección tiene su oficina para desarrollar su trabajo especializado o rutinario.
Cuando se sigue el procedimiento de que cada departamento cuenta con empleados de oficina para ejecutar su trabajo de rutina:
Atención al público, registro y tramitación de asuntos, taquimecanógrafo, redacción, calculo, comunicación y archivo, la empresa tomo un todo requerida además, del trabajo del servicio general que la oficina le deben de presentar y para ello deberá establecer otra unidad independiente que será la conocida con diferentes nombres y tendrá su cargo centralizar todas las funciones de servicios generales tales como:
+Intercomunicación
+Mensajería
+Mesa de información de acepción
+Archivo centralizado
+Suministros de artículos de escritorio
+Servicios de reproducciones, circulares
+Servicios de recepción, distribución y despacho de correspondencia
+Mantenimiento de oficina
Cuando la empresa requiera de poco personal o se considere se considere la conveniencia de que la labor de oficina se desarrolle en forma descentralizada creando al efecto una serie de pequeñas oficinas estas se organizan en forma lineal y cada empleado deberá desempeñar una diversidad de actividades.
Cuando la empresa requiera para la labor de oficina un considerable número de empleados convendrá centralizar la oficina en forma funcional bajo la responsabilidad de un jefe o gerente de oficina. Cada labor de las encomendadas a esta unidad corresponderá a una sección atendida por empleados especialistas bajo la autoridad de un inspector o supervisor que será responsable de que el trabajo se ejecute con oportunidad precisa y económica.
Para organizar la oficina debe tomarse en cuenta los principios de organización:
+Del objetivo
+Especialización
+Jerarquía
+Paridad de autoridad y responsabilidad
+Unidad de mando
+Difusión
+Amplitud o tramo de control
+De la coordinación
+Continuidad
La oficina
La administración realiza los objetivos determinadas por la dirección
+Coordinando las diversas actividades
+Toda persona que tenga función de mando desde los principio hasta los últimos nivele de la empresa realiza labor además, cada uno el ámbito de su función.
El trabajo de administración requiere de una oficina
+Para el proceso de administrarse requiere constantemente de captar información útil para registrar, clasificarla e interpretarla y ello reclama la labor de oficina.
Toda empresa necesita del trabajo de oficina
+Cualquier unidad de la empresa que requiere registro escrito de cálculo de clasificación de guarda y comunicación requiere de la oficina
+Labor de servicios general y especializada
Oficina en forma lineal
Esta oficina establece cuando la empresa requiere de poco personal de oficina
Cuando se considere conveniente que el trabajo de oficina realice en forma descentralizada creando una serie de pequeñas oficinas
En ambos casos cada empleado deberá desempeñarse una diversidad de actividades.
Oficina en forma funcional
Cuando la empresa requiere un considerable numero de empleados de oficina, convendrá crear una unidad organizada funcionalmente, bajo la responsabilidad de un jefe o gerente de oficina.
Cada función encomendara a eta unidad se delegara a una sección de empleados especializados, bajo la ordenes de un inspector o supervisor que se hace responsable de que el trabajo se ejecute con oportunidad, precisión y económica.
Organización de oficinas
Funciones alas que sirve la organización
Esencialmente son 3 funciones a las que debe tener una empresa:
Dirigir, administrar y controlar
Sistemas de información de la oficina
Un sistema de la información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa.
El recurso humano que interactúa con el sistema de información el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realizar las siguientes actividades básicas:
+Entrada
+Almacenamiento
+Procesamiento
+Salida de información
ENTARADA DE INFORMACION: Es el proceso mediante el cual el sistema de la información como los datos que requiere para procesar la información.
Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomadas de otros sistemas o módulos.
Actividades que realiza un si
Entadas:
+Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo e información, etc.
+Políticas de crédito: límite de crédito, plazo de pago, etc.
+Factura
+Pagos, etc.
Proceso:
+Calculo de antigüedad de saldos
+Calculo de intereses moratorios
`Calculo de saldo de un cliente
Almacenamiento:
+Movimiento del mes (pagos de apuraciones)
+Cátalo de cliente
+Facturas
Salidas:
+Reporte de pagos
+Estados de cuenta
+Políticas contables
+Consulta de saldos
Los sistema de información que logra la utilización de procesos operativos dentro de una organización son llamados frecuentemente sistemas transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pago, cobros, pólizas, entadas, salidas, etc. Por otra parte los SI que apoyan el proceso de toma de secciones son los sistemas de soporte de la toma de decisiones. Sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones de sistemas de información para ejecutivos. El tercer tipo de sistemas desacuerdo con su uso u objetivos que cumple es el de los sistemas estratégicos los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas a través del uso de la tecnología de información.
INFORMACION EN LA OFICINA
Consiste en estímulos que en forma de signos desencadenan el comportamiento un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Los SI cumple 4 objetivos:
1-entrada de información
2- almacenamiento
3-procesamiento de información
4- salida de información
Los SI cumple 3 objetivos:
1-automatizacion del proceso operativo
2-proporciona información
3-logra ventajas competitivas
Los sistemas transaccionales son los procesos operativos dentro de una organización por ejemplo: pagos, cobros, pólizas, etc. Su ventajas son: Ahorro de mano de obra, sus cálculos son más exactos y nos ayuda a recolectar información de una forma más exacta.
INFORMACION:
Es un término generalmente que abarca hechos y representaciones es el elemento adquirido por causa de procesamiento de datos es la colección organizada de hechos que no hay sido procesado en información.
apoya a las
deciciones
nivel jerargico sistema
transacionales
nivel generalnivel operstivocoopetencias
clientes
clientes
Para que la formación sea útil necesita las siguientes características:
-Exactitud -Integridad
-Oportunidad -Alcance
-Pertenencia -Origen
El intercambio de la información se presenta en tres niveles:
*Estratégicas
*Semántico
*Pragmático
El intercambio de información pragmático trata de influir en la conducta del receptor, el intercambio de información semántica la transmisión de símbolos donde el receptor sabe codificar.
ALMACENAMIENTO
La información subjetiva es la que presenta una medida de incertidumbre.
La información objetiva es aquella que presenta hechos reales y comprobables.
EXPRESION ORAL Y ESCRITA
Desde que el habla y la escritura están presentes en la vida del hombre le ha sido sido útil en las diversas actividades que desarrollan. En algunas circunstancias se echa mano de la lengua hablada pero hay otras en que el empleo del lenguaje es en forma escrita.
En toda comunicación está presente la necesidad el ser humano de compartir con otros lo que piensa, lo que siente, y lo que desea. El habla y la escritura son 2 importantes formas de transmisión de mensajes en el uso de palabras.
El habla se ubica como una de las primeras formas de transmisión de mensajes es el instrumento comunicativo natural del hombre.
Los primeros mensajes hablados fueron en realidad sonidos que con el paso del tiempo se transformaron en las lenguas que ahora conocemos.
RECOMENDACIONES PARA LA PRÁCTICA DE LA LENGUA ORAL.
La mayor pate del envió de mensaje que hacemos a diario se relaciona con el uso de la lengua en el saludo la coordinación de actividades con otra persona la interrelación en el trabajo en la escuela eta presente el habla. Mediante esta resolvemos un sinfín de situaciones con los demás en una razón de pasos para prestar atención a lo que decimos y como lo decimos.
Algunos aspectos relacionados con la correcta expresión oral son la entonación, el volumen, la dicción y el uso de un vocabulario adecuado.
OCUPACIONES EN LA OFICINA
RECEPCIONISTA.
Desarrollo general del puesto:
Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, asi como el centro de recursos y atender el conmutador.
Descripción de tareas o funciones:
1- Contestar y efectuar llamadas telefónicas
2-Recibir y clasificar la correspondencia externa e interna y distribuida
3- Elaborar un reporte de entradas y salidas de correspondencias
4- mantener actualizado la base de datos de las instituciones relacionadas con: nombre de la persona, dirección, teléfono, fax, correo electrónico, etc.
5-apoyar a las diferentes unidades en labores secretariales
6-colaborar en la atención de los miembros del consejo directivo
7-atender al público en general
8- otras inherentes a su cargo y que le sea asignado
Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Secretaria ejecutiva:
Manejo de paquetes utilitarios: Windows y Microsoft office: Word, Axel, power poit y ases, cursos técnicos de archivo, redacción comercial, etc.
Secretaria.
Descripción general del puesto:
Asistir a la dirección ejecutiva, asesores y diferentes gerencias en los labores secretariales, así como también apoya y atiende las reuniones de consejo directivo.
Descripción de tareas o funciones:
1- tomar y transcribir dictado de documentos
2-organizar, actualizar y mantener un adecuado control de los documentos de archivo
3-atender y corresponder llamadas telefónicas
4-atender visitar a reuniones programadas por el director ejecutivo
5- organizar y llevar autorizada las agencias del ejecutivo
6-llevar control de existencias de papelería y útiles de la unidad respectivas
7-otras relacionadas con su puesto y que les sean asignadas
Perfil de contratación:
Educación formal necesaria: secretaria ejecutiva
Manejo de paquetes utilitarios: Windows Microsoft office
Experiensa laborales previa
Conocimiento necesario: manejo de archivo redacción, taquígrafo, manejo de internet
Habilidades y destrezas
Uso de fax utilizar la computadora dominar el idioma de ingles, trato de atención al cliente, saber redactar un oficio, saber archivar
Taquígrafo
Es aquella persona que ese encarga de utilizar un sistema de escritura rápido y conciso que permite transcribir un discurso a la misma velocidad a la que se hable. Para ello se suele emplear trazos breves
Cuestionario
1- que es una oficina
Es un elemento de la empresa que proporciona servicios a sus otras dependencias es el sitio en el que opera sus mecanismos de control
2- tipos de oficinas
-centralizada
-Descentralizada
-mixta
3-oficina centralizada
Cuando constituye una unidad de servicios generales organizada funcionalmente realiza todas los servicios de oficina reclama la empresa permite el ahorro de recursos
4- oficina descentralizada
Cuando cada departamento y a un cada sección tiene su oficina pera desarrollar su trabajo especializado o rutinario
5-ocupaciones de la oficina
Secretaria, recepcionista, supervisor, asistente, archivista, jefe, subjefe
6-ejemplo de equipo de oficina
Fax teléfono computadora escritorio sumadora
7-funciones de la oficina
Ordenador, administración clasificar, almacenar, archivar
8-organización
Es la estructura de las relaciones que deben de existir entre las funciones niveles y actividades
9-principios de organizaciones
Del objetivo
Especialización
Jerarquía paridad de autoridad y responsabilidad
Unidad de mando
Disfunción amplitud o tramo de control
De la coordinación continuidad
10-coordinacion
Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social
11-sistemas de la oficina
Entrada
Almacenamiento
Procesamiento
Salida de información
12-actividades básicas de la oficina
Proporciona una ayuda eficaz a las actividades básicas realizando siguientes actividades primarias y secundarias
13-actividades primarias
Compras ventas distribución son términos generales de la empresa
14-actividades secundarias de la empresa
Mecanografía, calculo, impresiones, archivo, es el que ayuda a realizar sus labores primarias
15-funciones que realiza la empresa con ventas, proveedores, compras
-informes y atención al publico
-correspondencia
-ventas
-compras
-Créditos: cobranza y pagos
-comunicaciones internas y externas
-distribución
-publicidad y promoción de negocios
16-cuale son las funciones productoras de la oficina
-mecanógrafo
-impresiones y reproducciones
-ficheros, índicos y catálogos
17-caracteristicas de la oficina
-proporciona servicios a sus otras dependencias
-en la oficina donde se planea y conciben las operaciones de la empresa
18-que es la información
(Es un escrito o documento que se llena dentro de la empresa) es un término generalmente que abarca hechos y representaciones
19-sistemas de información
Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa
20-los SI cumple 4 objetivos cuales son:
-entrada de información
-almacenamiento
-procesamiento de información
-salida de información
21-que son los sistemas transaccionales
Son los procesos operativos dentro de una organización ejemplo: pagos, cobros, pólizas
22- que es la documentación
Es un informe o un escrito
23- información oral
Es la que lleva dentro del habla en las empresas o comunicación que se lleva dentro y es por medio de mensaje del habla
24-informacion escrita
Es la que se lleva dentro de documentos de información
25-caracteristicas del oficio, carta y memorándum
Es un documento que se llena con datos de tu nombre, fecha, información de algo sucedido o hecho
26-pueto de secretaria
Asistir a la dirección ejecutiva, asesores y diferentes gerencias en las labores secretariales, a si como también apoyar y atender los reuniones del consejo directivo
27-pueto de recepcionista
Recibir, registrar, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa, así como controlar el centro de recursos y atender el conmutador
28-puesto del taquígrafo
Es a aquella persona que se encarga de utilizar un sistema de escritura rápido y conciso que permite transcribir un discurso a la misma velocidad a la que se hable
29- auxiliar de oficina
El que ayuda a las actividades de la oficina .Sacar copias
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