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CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
Informe de Auditoría Interna
“Evaluación del manejo de los fondos Públicos del CeNAT a
través de la FunCeNAT, al 30 de setiembre 2009”
INF-25 (04-2010)
Abril, 2010
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................................................................. 2
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................ 1
1.1 Origen: ................................................................................................................................................. 1
1.2 Objetivos ............................................................................................................................................. 1
1.3 Alcance ................................................................................................................................................ 1
2. Responsabilidad de la Administración ...................................................................................................... 1
3. Aspectos relevantes de la Ley General de Control Interno ....................................................................... 2
4. Procedimientos Aplicados ......................................................................................................................... 2
4.1 Entrevistas ........................................................................................................................................... 2
4.2 Revisión de documentos ..................................................................................................................... 2
4.3 Pruebas ................................................................................................................................................ 3
4.4 Matriz de hallazgos .............................................................................................................................. 3
5. Resultados ................................................................................................................................................. 4
5.1 Resumen de hallazgos ......................................................................................................................... 4
5.2 Descripción de los hallazgos ................................................................................................................ 5
6. Conclusión ............................................................................................................................................... 15
“Evaluación del manejo de los fondos públicos del CeNAT a través de la FunCeNAT, al 30 de setiembre 2009”
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1. INTRODUCCIÓN
1.1 Origen:
El estudio fue realizado en cumplimento a lo que establece la Ley General de Control Interno
Nº8292 y conforme al Plan de Trabajo de la Auditoría Interna; la selección del proceso a auditar
se basó en el modelo de valoración de riesgo establecido por esta Unidad.
Las actividades y pruebas realizadas se ejercieron con total independencia funcional y de criterio,
respecto al jerarca y demás órganos de la administración activa; asimismo, se ejecutaron
conforme a lo que establece el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público
(M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el
Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).
1.2 Objetivos
1.2.1 General
Evaluar el manejo de los fondos públicos del CeNAT a través de la FunCeNAT y analizar los
estados financieros con corte al 30 de setiembre de 2009, de conformidad con lo establecido
en la Ley General de Control Interno y a lo dispuesto en los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica
de la Contraloría General de la República.
1.2.2 Específicos
a) Evaluar las actividades de control aplicadas en la administración de los fondos públicos.
b) Evaluar el sistema contable que utiliza la FunCeNAT.
c) Analizar las cuentas contables versus sus respectivos auxiliares y conciliaciones.
d) Verificar la información financiera versus los libros legales.
1.3 Alcance
Se evaluó el período comprendido entre el 1 de enero del 2009 y el 30 de setiembre del 2009.
2. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
La veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta Auditoría para llegar a los
resultados obtenidos en el presente informe, es responsabilidad de la administración activa.
La responsabilidad de esta Auditoría consiste en evaluar la efectividad del control interno, el cual
fue evaluado de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público (M-2-2006-CO-DFOE) y el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna
en el Sector Público (M-1-2004-CO-DDI).
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3. ASPECTOS RELEVANTES DE LA LEY GENERAL DE CONTROL
INTERNO
Para lograr la consecución de los objetivos institucionales, el sistema de control interno existente
en cualquier administración debe aplicar de manera sistémica, los cinco componentes funcionales
y relacionados entre sí; a saber: Ambiente de Control, Valoración del Riesgo, Actividades de
Control, Sistemas de Información y Seguimiento.
Asimismo, establece diferentes responsabilidades y deberes, según se detalla a continuación:
• Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno.
• Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control
interno.
• Artículo 16. Sistemas de información.
Finalmente, se establecen los plazos para dar respuesta a los informes de auditoría y los causales
respectivos, en los siguientes artículos:
• Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados.
• Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca.
• Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República.
• Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa.
4. PROCEDIMIENTOS APLICADOS
4.1 Entrevistas
Se procedió con la aplicación de entrevistas y consultas en general al contador y al Director
Administrativo de la FunCeNAT, y también a varios funcionarios del CeNAT y de la Fundación,
para obtener información y validar datos obtenidos por otros medios.
4.2 Revisión de documentos
Para obtener una seguridad razonable de los controles que la Fundación ha implementado para el
manejo de fondos, se procedió a revisar los siguientes documentos con corte al 30 de setiembre
del 2009: Balance de Comprobación, Notas a los Estados Financieros, Libros Legales, Actas,
Conciliaciones Bancarias, Auxiliar Resumen de los Proyectos manejados con fondos públicos,
Auxiliar con la ejecución presupuestaria de los proyectos manejados con fondos públicos,
Movimientos contables generados del sistema ENLACE, documentos físicos de los registros
contables, correspondencia enviada y recibida de los años 2008 y 2009, de la FunCeNAT, y del
CeNAT.
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4.3 Pruebas
Se realizaron pruebas sustantivas, de control y de cumplimiento, como sustento de la evaluación
realizada, las cuales están basadas en la información suministrada por el auditado y la
documentación y correspondencia recibida por otras dependencias relacionadas con la Fundación.
4.4 Matriz de hallazgos
Para resumir y presentar los resultados obtenidos de la revisión efectuada, se elaboró una Matriz
de Hallazgos, con los correspondientes atributos que muestran al auditado, las necesidades de
mejora encontradas, de acuerdo con la muestra auditada, información que es agregada en el ítem
5.2. de este informe.
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5. RESULTADOS
5.1 Resumen de hallazgos
A continuación se presenta un resumen de los resultados obtenidos de la evaluación efectuada, así
como el nivel de riesgo que éstos representan y la necesidad de su oportuna implementación:
Nº Hallazgo Nivel de
implementación
1 No se obtuvo evidencia de las aprobaciones presupuestarias
asignadas para el manejo de los proyectos con fondos públicos. ALTO
2 Las Notas a los Estados Financieros no revelan la información
contable real. MEDIO
3 Los Libros Legales se encuentran con un atraso de 18 meses. ALTO
4 No existe un adecuado manejo de los activos fijos. MEDIO
5 La contabilidad mantiene registros antiguos, a los cuales no se les ha
dado el respectivo seguimiento para su adecuada depuración. MEDIO
6 El Sistema ENLACE, adquirido para el manejo de la Contabilidad,
no está siendo aprovechado al máximo. MEDIO
7
Información del Auxiliar resumen de Proyectos manejados con
Fondos Públicos no coincide con el total de proyectos registrados en
la Contabilidad.
MEDIO
8 Debilidades detectadas en la custodia y registro de cheques en la
cuenta corriente Nº5282, para el manejo de fondos públicos. BAJO
9 No se obtuvo un expediente que evidencie la aprobación de la
remodelación de los baños del CeNAT. ALTO
Nivel de implementación
• Alto: deben ser atendidas y solucionadas a la mayor brevedad posible.
• Medio: deben ser atendidas durante los siguientes 30 a 90 días.
• Bajo: deben ser atendidas en plazos razonables y bajo directrices de la Administración.
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5.2 Descripción de los hallazgos
Hallazgo 1: No se obtuvo evidencia de las aprobaciones presupuestarias para el manejo de
los proyectos con fondos públicos.
Condición
La FunCeNAT no mantiene en custodia las aprobaciones por el órgano competente, de los
proyectos ejecutados con fondos públicos correspondientes al período 2009. Únicamente se
cuenta con el detalle de cada proyecto en forma electrónica y es con el que realizan las
ejecutorias presupuestarias.
Criterio
a) Ley General de Control Interno, No.8292.
b) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier
título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.
Causa
Ausencia de un adecuado Sistema de Control Interno, que sea completo, razonable, integrado y
congruente con las competencias y atribuciones asignadas a la Fundación y sus funcionarios.
Efecto
a) Pérdida de la información fuente.
b) Alteración de los datos al no mantener las debidas aprobaciones.
c) Inaccesibilidad a la información de manera oportuna y confiable.
Recomendación
a) Establecer dentro de las actividades de la Fundación, la obligatoriedad de mantener en
custodia toda la documentación e información (cronológica e histórica) que atañen a
fondos públicos, con el fin de garantizar transparencia en su manejo y demostrar el
cumplimiento en todos los aspectos que la normativa ha establecido para un satisfactorio
control.
b) Proceder a documentar y custodiar dentro del archivo de la FunCeNAT, la información no
existente de los fondos públicos, cumpliendo de esta manera con las responsabilidades
que le han sido conferidas.
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Hallazgo 2: Las Notas a los Estados Financieros no revelan la información contable real.
Condición
a) La Fundación no ha elaborado adecuadamente las correspondientes Notas a los Estados
Financieros, con las cuales se describa el manejo contable y financiero de la Fundación, así como
la información que debe ser revelada.
b) Las Notas entregadas al 30 de setiembre de 2009, aún mantienen como referencia las cuentas
contables del anterior catálogo, mismo que fue modificado desde enero 2009.
Criterio
a) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC).
b) Ley General de Control Interno, No.8292.
c) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por
cualquier título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.
Causa
Falta de una adecuada actualización y aplicación de conocimientos en lo que a normativa
financiera-contable se refiere.
Efecto
a) Confusión al interpretar la información financiera y contable.
b) Error en la toma de decisiones por utilizar información difusa e incompleta
Recomendación
Preparar adecuadamente las Notas a los Estados Financieros, revelando toda la información
financiero contable que demanda la normativa, garantizando que lo realizado y registrado se
apega a las decisiones y políticas tomadas por los responsables de la Fundación.
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Hallazgo 3: Los Libros Legales se encuentran con un atraso de 18 meses.
Condición
a) Los Libros legales no han sido actualizados con la información contable, y aún se
mantienen los errores en el saldo de las cuentas que se indicó en anteriores informes de
auditoría.
b) Al contar con un atraso significativo, los Libros aún no han sido actualizados con las
cuentas del nuevo catálogo iniciado en enero 2009, ni se han cerrado las cuentas del
catálogo anterior. El atraso en la información financiero contable, atenta contra los
controles eficientes de todo sistema financiero.
Criterio
a) Ley General de Control Interno, No.8292.
b) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier
título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.
c) Sanas prácticas contables.
Causa
a) Carencia de una adecuada y oportuna gestión en el tema financiero-contable.
b) Falta de desarrollar e implementar un Sistema de Control Interno, que sea completo, razonable,
integrado y congruente con las competencias y atribuciones asignadas.
Efecto
a) Pérdida de credibilidad en la información financiera.
b) Alteración de la información contable al no haber sido asentada oportuna y mensualmente en los
Libros Legales.
c) Información obsoleta y de poca funcionalidad.
Recomendación
Proceder con la corrección y actualización inmediata de la información contable en los Libros Legales,
con los cuales se garantice que los datos en ellos asentados y mayorizados, son los definitivos, correctos y
totales, producto de las transacciones mensuales de la FunCeNAT y del CeNAT.
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Hallazgo 4: No existe un adecuado manejo de los activos fijos.
Condición
El Auxiliar de activos fijos se encuentra desactualizado, y no se ha realizado un inventario físico para
establecer las condiciones y localización de cada activo.
a) Los activos no están plaqueados.
b) El auxiliar suministrado no cuenta con todos los activos existentes, ya que es un detalle utilizado
únicamente para registrar el gasto mensual por depreciación.
c) El detalle presentado como auxiliar, agrupa activos, sin identificarlos individualmente con sus
características y descripción propias.
d) No se mantiene un control de los activos adquiridos mediante el manejo de los fondos
restringidos.
e) No se mantiene un auxiliar de los activos que le han sido donados.
f) El auxiliar de activos no se concilia con la información contable.
g) No existe una póliza que salvaguarde los activos administrados por la FunCeNAT.
Criterio
a) Procedimientos Administrativos, establecidos por la FunCeNAT para el manejo y control de
Activos Fijos.
b) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC).
c) Ley General de Control Interno, Nº 8292.
d) Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que custodien o administren, por cualquier
título, fondos Públicos, Nº N-I-2009-CO-DFOE.
Causa
a) Falta de un adecuado control financiero-contable.
b) Inobservancia de lo establecido en los lineamientos administrativos para el adecuado manejo y
control de los activos fijos.
Efecto
a) Sanciones por incumplimiento de los procedimientos administrativos, como el mismo documento
lo establece.
b) Pérdida de activos.
c) Información existente incompleta y poco confiable.
Recomendación
a) Determinar el verdadero valor de los activos custodiados y administrados por la
Fundación, con los cuales se pueda demostrar adecuada y oportunamente los provenientes
de los fondos públicos y los demás proyectos administrados por la Fundación.
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b) Mantener un Auxiliar de Activos mensual e histórico, en el que se demuestre las entradas,
salidas, procedencia, localización y valor de los activos con su respectiva descripción
(serie, modelo, color, etc) así como la fecha del movimiento realizado y la correcta
clasificación según la cuenta contable en la que fue registrado. Con la implementación de
un adecuado auxiliar se revelará la depreciación calculada, asignada y registrada, con el
respectivo control del gasto por depreciación cuando corresponda.
c) Proceder con la elaboración mensual de conciliaciones de los saldos mostrados en el
mayor contable y sus respectivos auxiliares, para detectar oportunamente la ocurrencia de
errores u omisiones en los registros.
Hallazgo 5: La contabilidad mantiene registros antiguos, a los cuales no se les ha dado el
respectivo seguimiento para su adecuada depuración.
Condición
a) No existen auxiliares que detallen el saldo de algunas cuentas contables, mismas que provienen de
periodos anteriores.
b) Con el cambio del catálogo contable en enero 2009, únicamente se trasladaron los saldos
existentes al 31 de diciembre 2008, sin los respectivos detalles.
c) La Sección Patrimonial, no cuenta con un detalle de las cuentas que lo conforman.
A continuación se presentan algunos casos que fueron detectados en la contabilidad al 30 de
setiembre 2009, para ejemplarizar esta observación:
La cuenta de Inversiones arrastra un saldo en la contabilidad, pero no se cuenta con ningún
instrumento financiero que le dé validez al registro, ni existe ningún auxiliar que lo justifique.
Dentro de la clasificación de Cuentas por Pagar Líquidas se mantienen registros que provienen de
los estados financieros que datan de hace más de 2 años con montos muy significativos, tales
como: Gestor Mesoamericano de FunCeNAT con un saldo de ¢6.992.631,82; y Fundación CR-
USA de Lanotec2 con un saldo de ¢26.000.000,00.
En la clasificación de Cuentas por Pagar Líquidas se mantiene la cuenta Otros Proyectos no
Especificados por un monto de ¢14.695.066,50. Dicha cuenta no contiene ningún auxiliar
que le ampare y demuestre su procedencia y origen.
De los puntos mencionados, no se ha hecho ninguna revelación en las Notas a los Estados
Financieros, lo cual es primordial en la contabilidad de toda organización, para el apropiado
entendimiento y toma de decisiones.
Error en el registro de los fondos transferidos por CONARE-OPES en el mes de diciembre 2008 y
que fueron contabilizados por la Fundación en enero 2009, ya que el monto de ¢11.538.461,55
que corresponden al proyecto FEES-LANOTEC, fue registrado al proyecto DSC.
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Dicho error se mantiene al 30 de setiembre 2009, reflejando la inconsistencia entre los saldos
contables y las ejecutorias de cada proyecto, por carecer de conciliaciones periódicas de las
cuentas del Mayor Contable con los Auxiliares.
Criterio
a) Ley General de Control Interno, No.8292.
b) Normas Internacionales de Información Financiera y Normas Internacionales de Contabilidad.
Causa
a) Incumplimiento de las Normas Internacionales de Contabilidad
b) Falta de una reacción oportuna de la Administración para presentar y brindar la información
financiera real de la Fundación.
Efecto
a) El atraso en la información financiero-contable, atenta contra los controles eficientes de todo
sistema financiero.
b) Presentación de la información financiero–contable desactualizada y poco confiable.
c) Contingencias por no proceder con la cancelación oportuna de las cuentas por pagar, clasificadas
como líquidas.
Recomendación
a) Mantener los auxiliares, con su respectiva información, detalle, naturaleza y descripción,
brindando una herramienta adecuada para consulta, revisión y análisis de los datos,
manteniendo la información a través del tiempo, sin que los cambios o rotación de
personal atenten contra la pérdida de información y del conocimiento de la procedencia de
dichos registros.
b) Proceder con la elaboración mensual de conciliaciones de los saldos mostrados en el
mayor contable y sus respectivos auxiliares, para detectar oportunamente la ocurrencia de
errores u omisiones en los registros.
c) Establecer y mantener adecuados controles y actividades que garanticen que la
información contable ha sido adecuadamente presentada y registrada.
d) Proceder con la revisión, análisis y correcta depuración de la contabilidad de la
FunCeNAT.
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Hallazgo 6: El Sistema ENLACE, adquirido para el manejo de la contabilidad, no está
siendo aprovechado al máximo.
Condición
a) El sistema ENLACE adquirido por la Fundación, solamente está siendo utilizado para el registro
de asientos contables y para emitir el Balance de Comprobación.
b) No se están utilizando las opciones para el manejo de auxiliares, libro de bancos y administración
de proyectos.
c) También se observó que, en el sistema solamente se ha diseñado el Balance de Comprobación, por
lo que los demás estados financieros deben ser elaborados en forma manual y en Excel, lo que
implica mayor consumo de tiempo y el riesgo de cometer errores y omisiones.
Criterio
a) Inadecuado uso y aprovechamiento de los recursos.
b) Ley General de Control Interno, No.8292.
Causa
Falta de una reacción oportuna de la Administración para aprovechar al máximo los recursos adquiridos y
existentes.
Efecto
a) Duplicidad de labores.
b) Retraso en otras actividades por retrabajos cotidianos al no explotar los recursos adquiridos.
c) Errores y omisiones en la elaboración de los estados financieros.
d) Información financiera no confiable
Recomendación
a) Determinar las necesidades de Reportes y Auxiliares que tiene la Fundación y sus clientes
internos y externos (públicos y privados), para así diseñar, establecer y generar la
información en forma automática y de manera eficiente, eficaz y oportuna; sin requerir de
dobles esfuerzos para cumplir con las necesidades y requerimientos determinados.
b) Establecer los adecuados perfiles para crear y bloquear cuentas, y establecer cuáles deben
ser las responsabilidades de cada funcionario en el manejo del sistema. En donde el
Administrador del Sistema debe ser totalmente independiente al Contador de la
Fundación, estableciendo de esta manera el debido control para que quién registre, no
tenga el acceso a modificar y borrar datos, los cuales puedan ser corregidos únicamente
mediante ajuste y sin alterar la información histórica y saldos anteriores.
c) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que
sean adecuados para el cuido y manejo eficiente de los recursos.
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Hallazgo 7: Información del auxiliar resumen de proyectos manejados con fondos
públicos no coincide con el total de proyectos registrados en la contabilidad.
Condición
a) Se pudo observar que el Auxiliar no contempla la totalidad de los proyectos registrados en la
Contabilidad.
b) Asimismo, se observó en la contabilidad que, dentro de la Sección de Proyectos con Recursos
Públicos, se registran proyectos financiados con fondos privados.
c) En otros casos se crean los proyectos varias veces en secciones diferentes de los fondos
restringidos.
Criterio
a) Ley General de Control Interno, No.8292.
b) Sanas prácticas administrativas y contables.
c) Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier
título, fondos públicos, No. N-1-2009-CO-DFOE.
Causa
Falta de una reacción oportuna de la Administración para establecer directrices en cuanto al respaldo y
manejo de la información financiero-contable que administra la Fundación.
Efecto
a) Información poco confiable.
b) No contar con información completa y oportuna.
c) Errores u omisiones en el registro de los proyectos, no detectados y corregidos oportunamente.
Recomendación
a) Determinar cuál es la clasificación contable que se desea tener para mostrar
adecuadamente los movimientos, operación y saldos de cada proyecto, y establecer
definitivamente el diseño en el nuevo sistema, mismo que debe contar con la debida
aprobación del Director Administrativo.
b) Conciliar el Auxiliar de los Proyectos con los saldos mostrados en la contabilidad.
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Hallazgo 8: Debilidades detectadas en la custodia y registro de cheques en la cuenta
corriente Nº5282, para el manejo de fondos públicos.
Condición
a) Se observó que los cheques no son registrados en el libro de bancos, en la fecha en que son
emitidos.
b) El Auxiliar de Bancos no contempla la información necesaria para la consulta de los pagos
realizados, como son el número de factura, detalle o actividad que generó el desembolso.
Criterio
a) Sanas prácticas administrativas y contables.
b) Ley General de Control Interno, No.8292.
Causa
Falta de control y adecuadas directrices en el manejo y custodia de información.
Efecto
a) Información desactualizada y poco oportuna.
b) Información no confiable para la toma de decisiones
Recomendación
a) Establecer controles adecuados para mostrar los saldos reales y diarios con que cuentan
las cuentas bancarias, para hacer frente a las obligaciones de la Fundación y evitar
cualquier error o rechazo de los montos girados a los beneficiarios.
b) Mantener auxiliares que brinden información actualizada y completa, para evitar dobles
esfuerzos a posteriori.
Hallazgo 9: No se obtuvo un expediente que evidencie la aprobación de la remodelación
de los baños del CeNAT.
Condición
No se obtuvo información por parte de la FunCeNAT, para dar seguimiento al Proyecto nombrado
“Remodelación de los Baños del Cenat”, el cual tiene asignado un presupuesto de ¢18.750.000, por lo que
no se pudo verificar el correcto proceso de contratación y el respectivo refrendo legal.
Es de relevancia mencionar que, la contabilidad muestra un monto de ¢37.500.000,00 como presupuesto
asignado a este proyecto, producto de un doble registro hecho en enero 2009 y que nueve meses después
(30-09-2009) se mantiene el error en la Contabilidad.
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Como consecuencia de lo mencionado, el proyecto “Remodelación de los Baños del Cenat”, mantiene en
la Contabilidad un saldo a favor de ¢16,841.642,95, y el Auxiliar con la ejecución presupuestaria mantiene
un saldo negativo de (¢ 1.908.357,05), mostrando un sobregiro en dicho proyecto que a la fecha de la
revisión no había sido aclarado.
Es necesario hacer hincapié que, debido a la ausencia de conciliaciones periódicas entre los saldos y la
inexistencia de un expediente de control, se desconoce cuál es el monto correcto ejecutado en este
proyecto.
Criterio
a) Ley General de Control Interno, No.8292.
b) Ley General de Contratación Administrativa y su Reglamento (aplicación de los principios).
Causa
Falta de una reacción oportuna de la Administración para establecer directrices en cuanto al respaldo y
manejo de la información financiero-contable que administra la Fundación.
Efecto
a) Riesgo de que el proceso de realizado no esté legalmente aprobado y que se cuestiones su
veracidad.
b) Información insuficiente para poder validar su correcta ejecución.
c) Información contable inexacta que pueda inducir a errores en la toma de decisiones.
Recomendación
a) Asegurarse que todo proyecto cuenta con el debido proceso de Planeación, Ejecución y
Liquidación, así como la documentación y requerimientos que cada etapa amerita, para su
consulta, revisión y valoración de la propia organización y de terceros, cuando así lo
requieran.
b) Elaborar el debido expediente cumpliendo con los principios de contratación que debe
seguir, para dejar claridad en el proceso seguido, garantizando transparencia y correcto
actuar en la gestión realizada.
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6. CONCLUSIÓN
La Fundación del Centro de Alta Tecnología, FunCeNAT tiene la responsabilidad de administrar y
manejar los fondos del Centro Nacional de Alta Tecnología, CeNAT, decretado de esta manera mediante
Ley 7806 -“ Autorización para trasladar un inmueble al Centro Nacional de Alta Tecnología y
denominarlo Dr. Franklin Chang Díaz”-. Publicada el 15 de junio de 1998.
En el artículo número 3 de la citada ley, se establece que los fondos públicos administrados por la
Fundación se mantendrán bajo la supervisión de la Contraloría General de la República, no obstante,
mediante oficio DDI-115 del 05 de octubre 2005 refiriéndose al oficio 12309, el ente Contralor manifiesta
que es competencia de la Auditoría Interna del CONARE evaluar la FunCeNAT, en apego a la Ley
General de Control Interno No. 8292, conforme a lo establecido en el artículo número 22, y de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República Nº.7428 en sus artículos número 5 y 6.
A raíz de lo comentado en los párrafos introductorios a esta conclusión, la revisión que la Auditoría
Interna del CONARE efectúa en la Fundación del Centro de Alta Tecnología, FunCeNAT, por legislación,
normativa y pronunciamientos que la rigen, abarca únicamente el manejo de los fondos públicos. Sin
embargo, para garantizar que dichos fondos son adecuadamente administrados, debe evaluar que el control
interno que impera en la Fundación sea satisfactorio.
Asimismo, el ente Contralor ha emitido las “Normas de Control Interno para los Sujetos Privados que
custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos” (N-1-2009-CO-DFOE) mismas que fueron
publicadas el 5 de febrero del 2009 y son complementarias a las regulaciones legales, contractuales,
convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico y por la administración que
conceden tales fondos. Estas normas guían a los sujetos privados para contemplar y cumplir los
requerimientos básicos que en materia de control interno deben observar. (Anexo adjunto)
Reconocemos que la FunCeNAT ha hecho esfuerzos para mejorar su actividad y reforzar sus controles,
sin embargo, el control interno aún es débil y debe ser revisado y mejorado (en sus Actividades de
Control, Seguimiento al Sistema de Control Interno, Sistemas de Información, Ambiente de Control y
Evaluación del Riesgo).
Una de las principales responsabilidades de la Fundación es garantizar transparencia y claridad en sus
registros contables que brinden seguridad al CeNAT, a los clientes y a terceros, lo cual no se pudo
reconocer, ya que los Libros Legales se encuentran atrasados y con éstos se debe demostrar que la
información mensual no ha sido alterada y que los datos de los Estados Financieros emitidos
mensualmente, son correctos y exactos. Siendo así, la información es poco oportuna y confiable.
La carencia de detalles y auxiliares apropiados de las cuentas, la falta de conciliaciones entre la
Contabilidad y los Auxiliares, la ausencia de un seguimiento oportuno y de análisis periódicos, ponen a la
Fundación en un nivel de control bajo, haciéndola vulnerable para cometer errores y que éstos no sean
detectados a tiempo, mostrando información que no es real ni confiable.
Por consiguiente, es menester que se proceda a implementar un adecuado sistema de control interno, que
proporcione actividades y mecanismos de control eficientes para subsanar las debilidades existentes, y se
garantice una adecuada administración de los recursos.
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La custodia de la información, y el oportuno acceso en el tiempo, más aún cuando de fondos públicos se
trata, debe ser manejado de acuerdo a los lineamientos indicados por la Ley General de Control Interno,
No.8292, que establece:
Artículo 2, inciso b)- “Establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno:
términos utilizados para delimitar la responsabilidad del jerarca o la del titular subordinado sobre
el sistema de control interno, en cuanto a instituirlo, darle permanencia y mejorarlo
constantemente.”
Artículo 7- Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno: Los entes y órganos
sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables,
completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones
institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones
y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley.
Artículo 8-Concepto de sistema de control interno: Para efectos de esta Ley, se entenderá por
sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas
para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 2, inciso g )- “Actividades de control: políticas y procedimientos que permiten obtener la
seguridad de que se llevan a cabo las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la
República, por los jerarcas y los titulares subordinados para la consecución de los objetivos del
sistema de control interno”
Artículo 15- Actividades de control: Respecto de las actividades de control, serán deberes del
jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:
a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los
procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno
institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas
trazados por la institución en el desempeño de sus funciones.
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las
operaciones de la institución.
ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales.
iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las
transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos
y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.
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iv. La conciliación periódica de registros, para verificar su exactitud y determinar y
enmendar errores u omisiones que puedan haberse cometido.
v. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información computarizados y
los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con software de
aplicación.
Artículo 16- Sistemas de información: Deberá contarse con sistemas de información que permitan
a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el
conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar
de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de
sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión
documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que
deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las
cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros,
los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,
pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa
que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus
responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean
adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo
institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
Otro punto importante de resaltar, es que el cambio realizado del sistema automatizado de
contabilidad llamado MARCOSOFT al nuevo sistema ENLACE, fue precisamente para subsanar
la necesidad de automatizar y agilizar la información de acuerdo a las demandas de la propia
Fundación, no obstante, se pudo observar que se mantiene el mismo esquema en registro y uso de
la información, elaborando gran parte de la misma de forma manual y no explotando el nuevo
software adquirido.
Es fundamental que la Fundación proceda a determinar las necesidades de reportes y auxiliares
que tiene para sí misma y para sus clientes internos y externos (públicos y privados), para
diseñar, establecer y generar la información en forma automática y de manera eficiente, eficaz y
oportuna; sin requerir de dobles esfuerzos para cumplir con las necesidades y requerimientos
determinados, en contemplación de los requisitos que se deben cumplir por Ley General de
Control Interno y sus Normas de Control Interno para los sujetos privados que custodien o
administren, por cualquier título fondos públicos.
Parte de los controles que deben considerarse es el establecer los adecuados perfiles para crear y
bloquear cuentas, y establecer cuáles deben ser las responsabilidades de cada funcionario en el
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manejo del software contable. En donde el Administrador del Sistema debe ser totalmente
independiente al Contador de la Fundación, estableciendo de esta manera el debido control para
que quién registre, no tenga el acceso a modificar y borrar datos, los cuales puedan ser corregidos
únicamente mediante ajuste y sin alterar la información histórica y saldos anteriores.
Finalmente, se sugiere retomar las recomendaciones comunicadas en informes anteriores de
Auditoría Interna, en las que se han detectado las mismas debilidades y a las cuales no se les ha
dado el debido seguimiento y cumplido con su implementación como lo dispone la Ley No.8292.
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Anexo
Normas de control interno para los sujetos
privados que custodien o administren, por
cualquier título, fondos públicos
(N-1-2009-CO-DFOE)
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