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Coloquio Gestión Documental Digital: Caso de la Ex Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras

08/04/2020Roxana Donoso Palacios. Jefa del Departamento de Gestión Documental Bancos, CMF

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El Departamento se crea como resultado de tres consultorías que identifican una serie deriesgos para la institución, iniciando actividad en mayo de 2013

Consultora 1:

▪ Alto tráfico de documentos sin gestionar.▪ Información no estandarizada▪ Lentitud en la obtención de la información.▪ Mucha información contenida únicamente en las personas que la manejan.▪ Mucha información no digitalizada.

Consultora 2:

▪ Identifica los procesos y propone las mejoras a través de una nueva herramienta degestión documental, que parte por el control y tráfico de la correspondencia.

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Sistema de Gestión DocumentalSituación inicial

Consultora 3:

▪ Describe la dispersión de la documentación.

▪ Identifica 18 puntos de almacenamiento para 14.012 contenedores

▪ Estima aproximadamente 6.638.013 páginas de documento,

▪ Constata la no existencia de un registro o control del tráfico de la documentaciónalmacenada en estos depósitos.

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Sistema de Gestión DocumentalSituación inicial

Evaluación DGD:

1.Administración de la Documentación

▪ Desconocimiento de estándares de preservación del papel: humedad, filtración de aguaslluvia, colecciones en subterráneos susceptibles de sufrir inundaciones, uso de archivadores,corcheteras y perforadoras.

▪ Sin trazabilidad del tráfico de los documentos. Pérdida y dificultad para encontrardocumentación sensible.

▪ Existencia de múltiples copias de la documentación, que hacían muy difícil determinar quéporcentaje de los documentos cubicados por la consultora eran realmente objeto de unproceso de digitalización y cuáles eran copias de los mismos.

▪ No existía un procedimiento de almacenamiento de la documentación que constituye unexpediente.

▪ No existía una política ni procedimiento de expurgo de documentos

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Sistema de Gestión DocumentalSituación inicial

Evaluación DGD:

2. Repositorio Documental

Dificultades para identificar el total de la documentación producida, ya queno todas las direcciones, departamentos y unidades de SBIF utilizaban elgestor documental.

El gestor documental que se utilizaba carecía de políticas de administración.

3. Digitalización

Bajos estándares de digitalización_ TIFF 100 DPI, blanco y negro, sin OCR

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Sistema de Gestión DocumentalSituación inicial

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Sistema de Gestión DocumentalSistema de Gestión Documental

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EJEMPLOS Y APLICACIONES NUEVO FORMATO DE PRESENTACIÓN CSP 2018CENTRO DE SISTEMAS PÚBLICOS

07/05/2018RODRIGO BERNER

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1. INTRODUCCIÓNEscribir subtítulo descriptivo breve

2. OBJETIVOSEscribir subtítulo descriptivo breve

3. DESARROLLO 1Escribir subtítulo descriptivo breve

4. DESARROLLO 2Escribir subtítulo descriptivo breve

5. CONCLUSIONESEscribir subtítulo descriptivo breve

6. INTRODUCCIÓNEscribir subtítulo descriptivo breve

7. OBJETIVOSEscribir subtítulo descriptivo breve

8. DESARROLLO 1Escribir subtítulo descriptivo breve

9. DESARROLLO 2Escribir subtítulo descriptivo breve

10. CONCLUSIONESEscribir subtítulo descriptivo breve

AGENDA PRESENTACIÓNQUÉ VEREMOS HOY

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FORMATO AGENDA SEMINARIOUTUILIZAR CUANDO HAYAN TIEMPOS DE EJECUCIÓN ASOCIADOS

Charla 1Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt

08 : 00Coffe Break

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09 : 30Charla 2

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11 : 00

PreguntasLorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt

12 : 00Almuerzo

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14 : 00Taller

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15 : 15

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EQUIPO DE TRABAJOINTEGRANTES CENTRO DE SISTEMAS PÚBLICOS

Nombre Apellido

Cargo

Nombre Apellido

Cargo

Nombre Apellido

Cargo

Nombre Apellido

Cargo

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SERVICIOS O ETAPASEJEMPLO PRÁCTICO LISTADO CON ICONOS

ITEM LISTA 1

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ITEM LISTA 2

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ITEM LISTA 3

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ITEM LISTA 4

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ITEM LISTA 5

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ITEM LISTA 6

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FORMATO TABLAEJEMPLO PRÁCTICO LISTADO CON ICONOS

COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 COLUMNA 4 COLUMNA 5

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Titulo Fila 2 Lorem ipsum dolor Lorem ipsum dolor Lorem ipsum dolor Lorem ipsum dolor

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EJEMPLO PROYECTO 1CASO DE ESTUDIO XXXXXXXX

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EJEMPLO PROYECTO2CASO DE ESTUDIO XXXXXXXX

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GRÁFICOS 1EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

ANÁLISIS 2ANÁLISIS 1

20% 75% 25% 50%

ANÁLISIS 4ANÁLISIS 3

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GRÁFICOS 2EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

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GRÁFICOS 4EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

ANÁLISIS UNOLorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aliquam tincidunt ante nec sem.

ANÁLISIS DOSLorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aliquam tincidunt ante nec sem.

ANÁLISIS TRESLorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Aliquam tincidunt ante nec sem.

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GRÁFICOS 4EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

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GRÁFICOS 5EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

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GRÁFICOS 6EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

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GRÁFICOS 7EJEMPLO DE PRESENTACIÓN

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REPORTE DEMOGRÁFICO EJEMPLO PRÁCTICO

85%

60%

ANÁLISIS UNO—Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.Aliquam tincidunt ante nec sem congue convallis.Pellentesque vel mauris quis nisl ornare rutrum in id risus.Proin vehicula ut sem et tempus. Interdum et malesuadafames ac ante ipsum primis in faucibus. Pellentesque‹

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INFOGRAFÍA GEOGRÁFICACADA PAÍS SE PUEDE SELECCIONAR Y PINTAR POR SI SÓLO / SELECCIONAR LA IMAGEN Y PINTAR TODOS

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INFOGRAFÍA GEOGRÁFICAEJEMPLO PRÁCTICO

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ESTADOS UNIDOS

CHILE

EGIPTOCHINA

AUSTRALIA

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INFOGRAFÍA GEOGRÁFICAEJEMPLO PRÁCTICO

33%

80%

75%

INFORMACIÓN 1Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

INFORMACIÓN 2Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.INFORMAICÓN 3Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

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COMPARACIÓN PAÍSESLOS DIBUJOS SE LOS PAÍSES DE PUEDES EXTRAER DEL PRIMER MAPA

ESTADOS UNIDOSLorem ipsum dolor sit amet,

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BRASILLorem ipsum dolor sit amet,

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MÉXICOLorem ipsum dolor sit amet,

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DIAGRAMAS 1EJEMPLOS PRÁCTICOS

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ELEMENTO 3

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ELEMENTO 4

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DIAGRAMAS 2EJEMPLOS PRÁCTICOS

ETAPA 1-2Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit.

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Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4

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DIAGRAMAS 3EJEMPLOS PRÁCTICOS

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DIAGRAMAS 4EJEMPLOS PRÁCTICOS

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ELEMENTO 2

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ELEMENTO 3

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DIAGRAMAS 5EJEMPLOS PRÁCTICOS

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TÓPICO 1

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TÓPICO 3

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TÓPICO 2

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EJEMPLOS DE APLICACIÓN