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¿Cómo priorizar estratégicamente proyectos de TI?
Cartera Estratégica de
Proyectos de TI
Carlos Juiz cjuiz@uib.es
GestiónyGobiernodelasTIenUniversidades
¿CómopriorizarestratégicamenteproyectosdeTI?
Parte1:¿Porqué?• MecanismosdeGobierno• Gobernar,Gestionar,Operar• EstrategiayOperacionesdeTI(evolución)• DirecciónyControldeTI• EstandarizacióndeGobiernodeTI• ActividadespropiasdeGobiernodeTI
Parte2:¿Quién?¿Qué?¿Cómo?• EstrategiayProyectosdeTI• AccionesdeGobiernosobrelaCarteradeProyectos• CarteradeProyectosEstratégica• FasesdeConstruccióndelaCarteradeProyectos
Conclusiones
Parte1¿PorquépriorizarestratégicamenteproyectosdeTI?
MecanismosdegobiernoParadesplegarelgobiernodecualquieractivoempresarial,comoTI,senecesitan:
• Estructurasdetomadedecisiones:sonrolesresponsablesdelasdecisionesTI,talescomocomités,equiposejecutivos,gestoresTI+negocio,etc.
• P.ej.:Comitédeinversiones(incluyendoCIO)delaUniversidad
• Procesosdealineamiento:sonprocesosformalesparaasegurarqueloscomportamientosdiariosdelaorganizaciónsonconsistentesconlasdecisiones.
• P.ej.:GobernarunacarteraestratégicadeproyectosdeTI• Comunicaciones:sonanuncios,canalesparadiseminarlosprincipios
delgobiernoTI,laspolíticasydecisionesquesehantomado.
• P.ej.:AgendaregularCIOconelConsejodeDirección.
Nofuncionanaisladamente:Gobernaresutilizarlostresmecanismosdemaneraefectiva
WeillyRoss,2004
Propietarios/Accionistas/
PartesInteresadas
Gobierno Gestión Operaciones
Delegar Dirigir Instruir
Rnd.Cuentas Monitorizar Reportar
COBIT5,2013
Gobernar,Gestionar,Operar
Estructurasconalineamientoestratégicoycomunicaciónbidireccionalparatodoslosactivos(TIincluidas)
Dominio Negocio: Cómo se usa TI para habilitar y operar el negocio
Dominio TI: Cómo se Gestiona y Entrega TI
Dem
anda
Futuro estratégico del negocio
OR
GA
NIZ
AC
IÓN
C
AM
BIA
Suministro
TI habilita el cambio
Dem
anda Operaciones del
negocio
Suministro
Servicios de TI efectivos
Toomey,2009
EstrategiayOperaciones
Estrategia del negocio Estrategia de TI
Operaciones del negocio Operaciones de TI
Presión del Mercado / Oportunidades
Desarrollo Tecnológico Enlace Estratégico
Procesos
Enlace Funcional
Entorno Negocio (Demanda) Entorno TI (Suministro) Dim
ensión
Es
tratég
ica
Dim
ensión
Ope
racion
al
Visión / Planes Rendimiento
Operativo
Visión / Planes Funcionamiento
Objetivos /Prioridad
Oportunidades
Necesidades / Soporte
Cambios TI
Toomey,2009
EstrategiayOperaciones
Mueller,2008
Estrategia, Objetivos de
negocio
Gobierno de TI
Conduce
Gobernanza de TI
Decisiones Medidas / Control
Gobierna
Rendimiento (Balance scorecard, KGI, KPIs)
Procesos / actividades Gestión de TI
Control Control
Decisión, acción
Aplicaciones Información
Recursos TI RR.HH.
Tecnología
Gestiona/ usa Mide
Procedimientos, prácticas
DirecciónyControldeTI
Mueller,2008
Procesos de Gestión
Comercial, Publicitaria, Marketing
Consejo Monitorizar
Rendir Cuentas
Activos Financieros
Activos Físicos
Activos de Relación
Activos de Información y TI
Activos de Propiedad Intelectual
Gobierno
Procesos de Gestión de
Activos Físicos
Procesos de Gesión
Financiera
Procesos de RR. HH.
Procesos de Gestión de
la Propiedad Intelectual, Licencias
Procesos de Gestión de TI
CXOs (incluido CIO)
Comportamiento deseable
Dirigir
Liderar
Gobierno de TI
ACTIVOS CLAVE
Estrategia
Activos Humanos
Accionistas / Propietarios Partes Interesadas
WeillyRoss,2004
GobiernodeTI
DIRECTIVAS
GOBIERNO CORPORATIVO
GOBIERNO de TI
GESTIÓN de TI
Procedimientos
Objetivos y Rendimiento KPI Conformidad Legal
Balance scorecard COSO
ISO 38500
ISO 15504 ISO 27000 ISO 20000
Técnicas de Desarrollo Seguridad ITIL
FernándezyPiattini,2012
EstandarizacióndeGobiernodeTI
Gestión de TI y Sistemas de Gestión para el uso de TI
Planes / Políticas
Rendim
ientoC
onformidad
Propuestas Fuente
Autoridad
Construir el negocio con TI
Ejecutar el negocio con TI Pl
anea
r el
nego
cio
con
TI
Evaluar
Dirigir Monitorizar
JuizyToomey,2015
EstandarizacióndeGobiernodeTI
PartesInteresadas/Universidad
ConsejodeDireccion/Rectorado
GestióndeTI
OperaciónyEjecución
deTI
Delegar
Dirigir
Rnd.Cuentas
Monitorizar
Reportar
GobiernodeTI/CIO
Lidera
Valor
Darinstrucc.
Evaluar
Parte2¿Quiéngobierna?¿Quése
gobierna?¿Cómosegobierna?Lacarteraestratégicade
proyectosdeTI
GobiernodePortafolios,ProgramasyProyectos
• Decisionessobrelacartera:• Estratégicamente,ensutotalidadyusandocriteriosconsistentes:• ConceptosuniformesyunificadosparatodalaUniversidad
• ModeloconsistenteconelmodelodegestióndeproyectosdeTI
• Basadaenprocesosdocumentados(formal)
• Coherenteconelmarcodegobierno(universitarioydeTI,sifueseposible)
• Usandoherramientassimples(evitarburocraciainnecesaria)
ISACA,2011
Lacarterayaexiste,accionesdegobierno…
Heiskanen,2012
CarteradeProyectosdeTIEstratégica
FasesdelaCarteraEstratégicadeProyectosdeTI
• Estructuras• Alineamiento• Comunicación
• Dirección• Evaluación• Monitorización
LasfasescontienenlosmecanismosylasactividadesdeGobiernodeTI
FasesdelaCarteradeProyectosdeTIEstratégica
Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018
CIO RECTORoDIR.GENERAL
F1.1Proponerla
ConfiguracióndelaCartera
F1.2VistoBuenoalaConfiguraciónyPublicacióndelaconvocatoriadelaCartera
Fase1:Configuración
Fase2
Fase1:Configuración
F1.2bPublicación
delaconvocatoriadelaCartera
F1.1aProponerlosparámetrosde
laConfiguración
CIO
F1.2aRevisary
aprobarlosparámetros
delaConfiguración
RECTORoDIR.GENERAL
CIO
F1.1ProponerlaConfiguración
delaCartera
COMITÉDEDIRECCIÓN
F1.2VistoBuenoalaConfiguraciónyPublicacióndelaconvocatoriadela
Cartera
NO
Fase2
Fase1:Configuración(detalle)
RECTORoDIR.GENERAL
SIVistoBueno
?
PROMOTOR CIO
F2.1Redaccióndela
PropuestadenuevoProyecto
F2.2IncluirlaPropuestade
ProyectoenlaCartera
Fase2:Recogidadeproyectos
Fase1 Fase3
PARACADAPROPUESTADEPROYECTOTI
Fase2:PropuestadeProyectos
Fase2:Recogidadeproyectos(detalle)
F2.1bVisto
BuenoalaPropuesta
deProyecto
F2.1aRedacción
dePropuestadenuevoProyecto
SOLICITANTE
PROMOTOR
F2.2aRevisióndelaPropuesta
paraajustarlaalaconvocatoria
CIO
F2.2bIncluirlaPropuestadeProyecto
enlaCartera
PROMOTOR
F2.1RedaccióndelaPropuestadenuevoProyecto
OFICINADELACARTERADEPROYECTOS CIO
F2.2IncluirlaPropuestadeProyectoenlaCartera
SISI
NO NO
Fase3VistoBueno
?
VistoBueno?
SI
RESPONSABLENODIRECTIVO Encajaapareceelresponsable(nodirectivo)decadasubfase
RESPONSABLE Encajaapareceeldirectivouniversitarioresponsabledecadasubfase
Fase1
CIO RECTORoDIR.GENERAL
F3.1ElaborarunapropuestadepriorizacióndelosProyectosdelaCartera
F3.2Aprobacióndelaprioridadylafinanciaciónparalos
ProyectosdelaCartera
Fase3:PriorizacióndelosProyectos
Fase2 Fase4
Fase3:Priorización
Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018
F3.1bElaborar
propuestadelista
priorizadadeProyectos
F3.1aEvaluarcada
ProyectodelaCartera
concriteriosestratégicos
CIO
F3.2aRevisarla
priorizaciónyasignar
financiaciónparacadaProyecto
RECTORoDIR.GENERAL
F3.2bPublicar
Proyectosfinanciadosquesevanaejecutar
F3.1Elaborarunapropuestadepriorizaciónde
losProyectosdelaCartera
RECTORoDIR.GENERAL
F3.2Aprobarlaprioridadylafinanciaciónpara
losProyectosdelaCartera
OFICINADELACARTERADEPROYECTOS COMITÉDEDIRECCIÓN
Fase2 Fase4
Fase3:PriorizacióndelosProyectos(detalle)
PROMOTOR
RECTORoDIR.GENERAL
F4.1Revisarloshitosdel
Proyectoycomprobarqueseejecuta
adecuadamentehastaelfinal
F4.2Revisarlacontinuidaddel
Proyecto
SI
NO
NO
SI
Fase3 Fase5
PARACADAPROYECTOTIENEJECUCIÓN
CANCELAR
Fase4:Ejecución
Fase4:EjecucióndelosProyectos
Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018
PROMOTOR
RectoroDir.General
SI
NO
NO
SI
F4.1bDecidirsicontinuaelProyectooplantearsuinterrupción
F4.1aRevisarhitose
indicadoresdeéxitodelProyecto
DIRECTORDELPROYECTO
F4.1RevisarloshitosdelProyectoycomprobarqueseejecutahastaelfinal
PROMOTOR
F4.2aAnalizarlacontinuidad
delProyecto
F4.2bConfirmarlacancelaciónocontinuidaddelProyecto
RectoroDir.General
F4.2RevisarlacontinuidaddelProyecto
ComitéDirección
Fase3 Fase5
CANCELAR
Conti-núa?
Conti-núa?
Fase4:EjecucióndelosProyectos(detalle)
RECTORoDIR.GENERAL
F5.1RevisareléxitodecadaProyectodelaCartera
Fase5:Evaluareléxito
Fase4
Fase5:Evaluacióndeléxito
Aparicio,Fernández,Juiz,LlorensyMaciá,2018
RECTORoDIR.GENERAL
F5.1aEvaluarlosindicadoresdeéxitodelProyecto
F5.1cComprobarypublicareléxitodelProyecto
RECTORoDIR.GENERAL
F5.1RevisareléxitodecadaProyectodelaCartera
Fase5:Evaluareléxito(detalle)
F5.1bRevisarlosindicadoresdeéxitodelProyecto
CIO
PARACADAPROYECTOTIENEJECUCIÓN
PROMOTOR
Fase4
Lacarterayaseextinguió,hayque
evaluarla…
ÉxitoproyectoTI
Éxitoplaneamiento
Adherenciacalendario
Adherenciapresupuesto
Ámbitoalcanzado
Calidadconseguida
CooperaciónÉxito
implementaciónProcedimientos
Evaluacióncostes
Uso
Impacto
Valor
Éxitopercepción
Perspectivacliente
Perspectivaequipo
Perspectivausuario
Éxitoresultado
Usorecursos
Harwardt,2016
OrientadoalaGestióndeTI
OrientadoalGobierno
OrientadoalaOperacióndeTI
Orientadoalaspartesinteresadas
Conclusiones
Sociedad/Universidad
ConsejodeDireccion/Rectorado
GestióndeTI
OperaciónyEjecución
deTI
Delegar
Dirigir
Rnd.Cuentas
Monitorizar
Reportar
GobiernodeTI/CIO
Lidera
Valor
Darinstrucc.
Evaluar
Gobernar,Gestionar,OperarProyectosdeTIenlasUniversidades
• CarteradeProyectosdeTIesunprocesodealineamiento:• Estratégico:imprimedirecciónglobal
• Conjunto:Rectorado,CIOyGestióndeTI.
• Transparentedepriorizacióndeiniciativas.
• Repetible
• Formal:normativizado.
• Adaptable:independientedeltamañoyestructura.
• Compartido:servicios,TI,Vicerrectorados,…
• Compatible:estándaresybuenasprácticasdegobiernoinstitucional
• Medible:éxitodelacartera,delosproponentes,deTI,…
• Juiz,C.andToomey,M.TogovernIT,ornottogovernIT?CommunicationsoftheACM,Vol.58num.2,February2015,págs.58-64.
• Juiz,C.LaRendicióndeCuentasenlasEntidadesPúblicasatravésdelGobiernodelasTecnologíasdelaInformación,Novática,229,págs.26-32,2014.
• JuizC.,GómezM.,IsabelBarcelóM.ImplementingBusiness/ITProjectsAlignmentthroughtheProjectPortfolioApprovalProcess.In:ParkJ.,KimJ.,ZouD.,LeeY.(eds)InformationTechnologyConvergence,SecureandTrustComputing,andDataManagement.LectureNotesinElectricalEngineering,vol180.Springer,2012
• M.A.RodríguezandC.Juiz,SomePsareMissingintheGovernanceofProjects,ProgramsandPortfolios(PPP),Proc.8thEur.Conf.Inf.Manag.Eval.ECIME2014,vol.2,pp.198–205,2014.
• Juiz,C.GobernanzacorporativaparalaseleccióndeproyectosypriorizacióndelasinversionesenTecnologíasdelaInformación,LaRevoluciónDigital,RevistadelInstitutodeEstudiosEconómicos,nos1y2,págs.307-326,2016.
• Gómez,B.,Bermejo,B.andJuiz,C.ITGovernanceanditsimplementationbasedonadetailedFrameworkofITGovernance(dFogIT)inPublicEnterprises.InformationTechnologyGovernanceinPublicOrganizations,TheoryandPractice(RusuandViscusi,eds.).InternationalSeriesinOperationsResearch&ManagementScience,Springer,págs.147-169,2017.
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Referencias Propias
• Fernández,C.M.,Piattini,M.(2012)ModeloparaelgobiernodelasTIbasadoenlasnormasISO.AENORhttp://www.aenor.es/aenor/normas/ediciones/fichae.asp?codigo=9918#.WAhuiuCLRtQISBN:978-84-8143-764-5.
• ISACA(2012)COBIT5:ABusinessFrameworkfortheGovernanceandManagementofEnterpriseIT.http://www.isaca.org/cobit/documents/cobit-5-introduction.pdf.ISBN:978-1-60420-237-3.
• ISO/IEC(2015)38500:GovernanceofInformationTechnologyfortheOrganization.Geneva:ISO/IEC.http://www.iso.org/iso/catalogue_detail?csnumber=62816.
• Mueller,L.,Magee,M.,Marounek,P.andPhillipson,A.RationalSoftware(ed.)(2008)IBMITGovernanceApproachBusiness:PerformancethroughITExecution.http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg247517.html.ISBN978-07-384859-0-4.
• Toomey,M.(2009)WaltzingWiththeElephant:AComprehensiveGuidetoDirectingandControllingInformationTechnology.http://trove.nla.gov.au/version/45114006.ISBN:9780980683004.
• Weill,P.,Ross,J.W.(2004)ITgovernance:HowtopperformersmanageITdecisionrightsforsuperiorresults.HarvardBusinessPress.http://dl.acm.org/citation.cfm?id=1014896.ISBN:9781591392538.
• Harwardt,M.CriteriaofSuccessfulITProjectsfromManagement'sPerspective.https://www.ronpub.com/ojis/OJIS_2016v3i1n02_Harwardt.htmlOpenJournalofInformationSystems(OJIS),3(1),Pages29-54,2016,
34
Referencias
35
Gracias
cjuiz@uib.es @CarlosJuiz http://acsic.uib.es Carlos Juiz
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