clasificación de los archivos

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

¿Qué es un archivo?Procede del latín archivum, aunque su origen más remoto se

encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

También se le llama archivo al lugar donde se custodian documentos importantes para una organización. El archivo tiene como función básica ofrecer fácil acceso y el de guardar la documentación de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea necesario.

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo.

Niveles de archivos Un archivo que debe hacer frente a sus funciones

institucionales de modo apropiado debe estar repartido en varios niveles, dependiendo del grado de actualidad de los documento que lo componen.

Quede por ver cuales y cuantos deben ser estos niveles.La mayor parte de las empresas se han venido orientando hasta ahora hacia una solución mínima que prevé la distribución del archivo en dos diferencias.

ARCHIVO ACTIVO

La mayoría de los documentos que afluyen a un archivo proceden del correo. La entrada de las correspondencia es controlada por las asistencias ejecutivas y las secretarias de las distintas oficinas, que se encargan de distribuirlas entre las secciones interesadas, a fin de ganar tiempo será conveniente que los encargados de este trabajo efectúen una clasificación previa de la correspondencia, para cual se separan las cartas que se refieren a problemas importantes o urgentes de las que tienen un interés puramente informativo y documental.

1. de gestión 2. de información 3. de documentales 4. Personal y confidencial

ARCHIVO SEMIACTIVO

ARCHIVO INACTIVO O “MUERTO”

Representa el ultimo eslabón de la cadena constituida por los diversos niveles de conservación de documentos

Archivo inactivo se nutre. envía directamente aquellos

documentos que no estima sea necesario hacer pasar al archivo semiatico.

Archivos semiactivo, que le envía la mayor parte de la documentación, según las normas en vigor dentro de cada empresa.

TRANSFERENCIA Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Lo clasifican de la siguiente manera Documentos Vitales

Documentos Importantes Documentos Útiles Documentos No Esenciales

PREPARACIÓN PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

PREGUNTAS?? ¿Cuáles son los 4 grupos de cartas que

se pueden establecer en un archivo activo?

¿Qué es un archivo? ¿Qué representa un archivo inactivo o

archivo “muerto” ¿Cómo son los métodos de eliminacion?