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ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
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INFORME ESTUDIO TÉCNICO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL
CIUDAD DE MONTERÍA
CIUDAD DE SEVILLA
Por Nicolás Valencia Cardona
Consultor Empresarial CAE
Enero de 2017
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
CAPITULO I
ESQUEMA GENERAL DEL MODELO CAE Y CONTEXTO JURÍDICO NACIONAL DE CREACIÓN DE EMPRESAS
1. RELEVAMIENTO JURÍDICO DE LAS NORMAS NACIONALES EN MATERIA DE CREACIÓN DE EMPRESAS
1.1 SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN
1.2 CONSULTA DE USO DE SUELO
1.3 CONSULTA DE HOMONIMIA
1.4 CONSULTA DE ANTECEDENTE MARCARIO 1.5 LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO 1.6 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL 1.7 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT 1.8 FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT 1.9 LIQUIDACIÓN Y PAGO DE DERECHOS DE REGISTRO DE LIBROS 1.10 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN TRIBUTARIA LOCAL CAPITULO II MAPEO INSTITUCIONAL Y LEGAL DEL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS EN LA CIUDAD DE SEVILLA.
1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO SURTIDO EN LA CIUDAD DE SEVILLA PARA CREACIÓN DE EMPRESAS.
a. Información
b. Asesoría
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c. Radicación de la solicitud
d. Seguimiento al trámite
2. RESUMEN DE ESTATUS DE LOS TRÁMITES EN LA CIUDAD DE SEVILLA
3. ANÁLISIS JURÍDICO DE LOS TRÁMITES IDENTIFICADOS. ANÁLISIS LEGAL DE SOPORTE NORMATIVO DE LOS MISMOS.
3.1 CERTIFICADO DE USO DEL SUELO
3.2 CERTIFICADO DE SANIDAD
3.3 CERTIFICADO DE BOMBEROS
3.4 CERTIFICADO DE FUMIGACIÓN
4. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PROCESO. CONDICIONES TECNOLÓGICAS, DE INFRAESTRUCTURA Y DE OPERACIÓN IDENTIFICADAS.
4.1 Cámara de Comercio de Sevilla
4.2 Notaría
4.3 Secretaría de Hacienda
4.4 Secretaría de Planeación
4.5 Secretaria de Gobierno
4.6 Secretaria de Salud
4.7 Cuerpo de Bomberos voluntarios
5. DETALLE CUANTITATIVO DEL LEVANTAMIENTO REALIZADO
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
7. CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO
CAPITULO III
DIAGNÓSTICO DEL ESQUEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN LA CIUDAD DE SEVILLA
1. CARACTERIZACIÓN, MAPEO INSTITUCIONAL Y DE PROCESOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
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2. ESQUEMA DE ARTICULACIÓN EXISTENTE CON EL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS
3. ANALISIS DE NORMAS LEGALES VS. PROTOCOLOS DE CONTROL UTILIZADOS
4. INICIATIVAS EN MARCHA IDENTIFICADAS EN LA CIUDAD PARA LA MEJORA DEL PROCESO.
5. DIAGNÓSTICO FINAL Y ELEMENTOS RELEVANTES DEL PROCESO DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE EMPRESAS A NIVEL LOCAL
a. Carencia de una plataforma común de intercambio de datos alrededor de las empresas y del proceso de control.
b. Procesos manuales para la actividad de seguimiento y alimentación de la información.
c. Necesidad de fortalecimiento de la actividad interinstitucional de inspección.
d. Autogestión de legalidad
e. Mejoramiento de procesos informativos previos
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
CAPITULO IV PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN E INTEGRACIÓN DE SEVILLA AL MODELO CAE
1. PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN, INTEGRACIÓN AL MODELO CAE
2. RESUMEN DE LA INTERVENCIÓN DE LOS TRÁMITES
3. REFORMAS NORMATIVAS
3.1 Fundamentación jurídica de la intervención
3.1.1 Certificado de uso de suelo
3.1.2 Certificado de Seguridad de Bomberos
3.1.3 Certificado de fumigación
3.1.4 Concepto de sanidad
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3.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE Y TEXTOS NORMATIVOS PROPUESTOS
3.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE
4. REFORMAS LEGALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN EL MUNICIPO DE SEVILLA
4.1 ASPECTOS LEGALES
4.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
4.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
CAPITULO V PLAN DE ACCIÓN Y REFORMAS CLAVE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAE EN LA CIUDAD DE SEVILLA
1. EN MATERIA ARQUITECTÓNICA
2. DOTACIÓN DE OTROS ELEMENTOS
3. NUEVOS ROLES DE PERSONAL CAE
4. SEÑALIZACIÓN
5. OTROS ELEMENTOS DE IMPLEMENTACIÓN CAE
6. PROPUESTA E INVERSIONES TECNOLÓGICAS
7. PROPUESTA DE GESTIÓN DEL CAMBIO
8. ESQUEMA DE TRABAJO PROPUESTO
9. HOJA DE RUTA JURÍDICA
10. CRONOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN
11. PRESUPUESTO
12. INDICADORES
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INTRODUCCIÓN
En el contenido de este documento se presenta el informe técnico final de la consultoría para el levantamiento del mapeo institucional y legal y diseño de plan de acción para la implementación del Centro de Atención Empresarial en la ciudad de Sevilla.
Con este trabajo se ve refleja el estado actual de la ciudad en términos de trámites y regulaciones aplicables a la creación de empresa y adicionalmente, el comportamiento de los trámites y procesos de inspección, vigilancia y control para las actividades comerciales en el municipio de Sevilla, además de las recomendaciones a seguir para la implementación del CAE, bajo los lineamientos definidos por Confecámaras.
Gracias a la disposición de cada una de las entidades involucradas en el proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, se pudo realizar el mapeo con base en las visitas, trabajo de campo y fuentes de información aportados.
Este informe se ha estructurado en cinco capítulos: Con el primero se realiza un acercamiento jurídico a las normas nacionales que rigen la creación de empresas, el segundo capítulo se describe el mapeo institucional, legal y de procesos a nivel de creación de empresas, el tercero, hace énfasis en el diagnóstico de inspección, vigilancia y control, en el cuarto, se establecen los esquema de intervención de los trámites y en el capítulo quinto se define el plan de acción.
Quisiera igualmente dar un especial agradecimiento a las Directivas de la Cámara de Comercio de Sevilla, a las autoridades municipales y departamentales por su valiosa colaboración que permitieron acceder a la información y desarrollar el trabajo de campo.
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CAPITULO I
ESQUEMA GENERAL DEL MODELO CAE Y CONTEXTO JURÍDICO NACIONAL
DE CREACIÓN DE EMPRESAS
1. RELEVAMIENTO JURÍDICO DE LAS NORMAS NACIONALES EN MATERIA
DE CREACIÓN DE EMPRESAS
A efectos de iniciar el análisis jurídico, la consultoría se propone primero presentar
un relevamiento jurídico de las normas nacionales que regulan la actividad
comercial, en orden a los trámites que han sido referenciados por Confecámaras
como objeto del estudio que nos ocupa. Con esta información, se podrá tener
claridad para avanzar al momento de entrar al análisis jurídico específico de la
ciudad. Partiremos para este ejercicio, de la referencia de los trámites solicitados
expresamente en los términos de referencia del estudio.
1.1 SUSCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN
a. OTORGAMIENTO Y PROTOCOLIZACIÓN DE DOCUMENTO PÚBLICO
De acuerdo con el artículo 110 del Código de Comercio, el contrato social es de
carácter solemne, razón por la cual es requisito que el otorgamiento del mismo sea
elevado a escritura pública por quienes lo celebran, documento que es de carácter
público e implica el ejercicio de guarda de la fe pública establecida en el decreto ley
960 de 1970 como función pública en cabeza de las Notarías, siendo ellos los
únicos facultados para ejercer esta competencia.
Así mismo, el artículo 101 del mismo código, señala que el contrato de sociedad
será válido cuando los otorgantes tengan capacidad legal para contratar, emitan su
consentimiento exento de error esencial, fuerza o dolo y las obligaciones que
contraigan tengan un objeto y una causa lícitos. Ahora bien, al tenor de los artículos
21 del decreto 960 de 1970 y 35 del decreto 2163 del mismo año, el Notario no
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puede autorizar el instrumento cuando por el contenido de las declaraciones de los
otorgantes o con apoyo en prueba fehacientes o en hechos percibidos
directamente por él, llegue a la convicción de que el acto sería absolutamente nulo
por razón de lo dispuesto en el artículo 1504 del Código Civil –existencia de
incapacidad absoluta y objeto o causa ilícitos-.
Ahora bien, aun cuando no existe una norma específica en la que se contemplen
los requisitos documentales para realizar el trámite de otorgamiento y
protocolización de la escritura pública de constitución de una sociedad, lo cierto es
que el Notario, en aras de prevenir la existencia de nulidades absolutas y para el
ejercicio de las verificaciones que requiere la guarda de la fe pública, solicitan a los
otorgantes que presenten el documento de identidad respectivo en original y todos
aquellos que el Notario considere necesarios para individualizar a los otorgantes y
verificar su capacidad legal para suscribir el acto de constitución, tal como lo señala
el decreto mencionado.
Sobre este último aspecto, la Consultoría señala que por regla general y a nivel
nacional las Notarías solicitan la exhibición del documento de identidad y en caso
de que existan aportes societarios representados en inmuebles, adicionalmente se
solicita el respectivo certificado de tradición y libertad del inmueble vigente y los
respectivos comprobantes fiscales respecto del pago de impuesto predial, paz y
salvo de contribución por valorización y paz y salvo por concepto de administración
si el inmueble pertenece al régimen de propiedad horizontal.
Competencia del trámite: Notarías
Requisitos documentales: i) minuta del documento de constitución ii) documento de
identificación de los constituyentes y en caso de que existan bienes inmuebles
aportados a la empresa: iii) certificado de tradición y libertad iv) paz y salvo por
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concepto de valorización y v) recibo de pago del impuesto predial del año
correspondiente.
b. OTORGAMIENTO DE DOCUMENTO PRIVADO
Con independencia de lo mencionado hasta ahora, se tiene que en el ordenamiento
jurídico colombiano, a partir de la expedición de la ley 1014 de 2006 y del decreto
reglamentario 4463 del mismo año, estableció la posibilidad de que las sociedades
de cualquier tipo y especie, excepto las comanditarias, se constituyan también
mediante documento privado. Particularmente, los artículos 22 de la ley y 4 del
decreto antedichos, establecen la posibilidad de constituir una sociedad bajo las
reglas establecidas en el artículo 72 de la ley 222 de 1995 para las empresas
unipersonales, siempre que reúnan cualquiera de las siguientes condiciones: i)
planta de personal no superior a diez (10) trabajadores y/o ii) activos totales por
valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
A su vez, el artículo 72 de la ley 222 de 1995 señala que la creación de las
empresas unipersonales se hará por documento escrito y que las Cámaras de
Comercio se abstendrán de inscribir el documento mediante el cual se constituya,
cuando se omita alguno de los requisitos de contenido previstos en este mismo
artículo o cuando a la diligencia de registro no concurra personalmente el
constituyente o su representante o apoderado.
Esta concurrencia personal del constituyente, su representante o apoderado para
efectos del registro en las Cámaras de Comercio, se realiza mediante el
reconocimiento del documento privado que se puede surtir ante Notario, Juez de la
República o el Secretario de la Cámara de Comercio respectiva y consiste, al tenor
del artículo 68 del decreto ley 960 de 1970, concordante con los artículos 252 y 282
del Código de Procedimiento Civil, en el reconocimiento que los interesados hacen
de sus firmas y del contenido del documento de constitución, mediante la extensión
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de una diligencia en el mismo documento o en hoja adicional, en la que se
expresen el nombre y descripción del cargo de quien avala el autoriza el
reconocimiento, el nombre e identificaciones de los comparecientes y la
declaración de estos de que las firmas son suyas, de que el contenido del
documento es cierto al igual que el lugar y fecha de la diligencia.
Este reconocimiento es diferente de la autenticación, pues a diferencia del
reconocimiento personal, esta solo procede respecto de documentos de los que
no emanen directamente obligaciones y según el artículo 77 del mismo decreto ley
960 de 1970, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio
fidedigno y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.
En consecuencia, el empresario que decide constituir su empresa mediante
documento privado, deberá comparecer personalmente con el documento de
constitución y el de identificación ante Notario, Juez de la República o Secretario de
la Cámara de Comercio, a fin de realizar la diligencia de reconocimiento personal –
no la de autenticación-, como condición previa necesaria para iniciar
posteriormente el respectivo trámite registral.
Competencia del trámite de reconocimiento: Notarías, Jueces de la República y
Secretarios de las Cámaras de Comercio.
Requisitos documentales: i) documento privado de constitución debidamente
firmado por los constituyentes ii) documento de identificación de los constituyentes.
Observación: La Consultoría señala que ni el otorgamiento de la escritura pública
ante Notario o el reconocimiento personal del documento privado de constitución
implican control de homonimia o verificación de aspectos de cumplimiento como el
uso del suelo, razón por la cual si estos no han sido verificados previamente por el
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empresario, probablemente deba realizar ajustes al documento inicial por razones
de homonimia, caso en el cual estará sujeto a reprocesos y dobles pagos o podrá
estar incurso en incumplimiento de las normas de ordenamiento territorial, caso en
el cual deberá cambiar su localización física, con los consecuentes incrementos y/o
riesgos económicos que ello implica.
1.2 CONSULTA DE USO DE SUELO
De acuerdo con el literal a) del artículo 2 de la ley 232 de 1995, cualquier
establecimiento comercial debe encontrarse adecuado al ordenamiento que en
materia de uso de suelo determinen los Planes de Ordenamiento Territorial de los
distritos y/o municipios. El Gobierno Nacional reglamentó la materia a través del
decreto 1879 de 2008, el cual establece en su artículo 2, como requisito de
operación de un establecimiento comercial, la obligatoriedad del cumplimiento de
las normas del uso de suelo.
A su vez, el parágrafo del mismo artículo, en concordancia con el artículo 27 de la
ley 962 de 2005, establece que para la acreditación o prueba de esta condición –
cumplimiento con el uso del suelo autorizado- no podrán exigirse conceptos,
certificados o constancias. En razón a ello, es claro para la Consultoría que en la
actualidad no existe, en sí mismo, un trámite exigible por una determinada
autoridad respecto al cumplimiento del uso del suelo, salvo que las personas
interesadas soliciten a las autoridades, si lo desean, la expedición de conceptos
sobre la materia, los cuales no deberán tener ningún costo –artículo 3 de la ley 232
de 1995-.
En armonía con lo anterior, el artículo 3 ibídem obliga a las autoridades municipales
a la habilitación de canales institucionales y virtuales, para que emprendedores y
comerciantes puedan acceder a las normas, en este caso las de uso de suelo
contenidas en los Planes de Ordenamiento Territorial, y realizar las consultas que
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consideren necesarias, sobre las regulaciones y los requerimientos a tener en
cuenta al momento de iniciar la actividad comercial o durante su operación.
Dando cumplimiento a la norma, las autoridades municipales tienen las siguientes
obligaciones: i) disponer de mecanismos de consulta e información sobre el
ordenamiento territorial, que faciliten y aseguren que los nuevos establecimientos
de comercio cumplan con las disposiciones relativas al uso de suelo de la
jurisdicción donde funcionarán, incluyendo informar acerca de la obligación de
notificación o comunicación de la apertura del nuevo establecimiento a la autoridad
respectiva ii) realizar las verificaciones ex post del cumplimiento del ordenamiento
territorial sin que haya lugar a la exigencia hacia el empresario de contar con un
concepto de uso de suelo iii)) expedir a solicitud de parte estos conceptos o
certificaciones de uso de suelo en forma gratuita.
Competencia: Alcaldía Municipal a través de la autoridad de planeación y
ordenamiento territorial.
La competencia para gestionar esta obligación está dada en razón de la función de
control que le corresponde a las autoridades locales respecto del cumplimiento de
las normas del uso de suelo respectivas pero no constituye un trámite en sí mismo,
salvo cuando el empresario opta motu propio por solicitar el documento de
comprobación –certificado o concepto de uso de suelo- expedido por las
autoridades municipales de planeación o quien haga sus veces.
Lo mismo ocurre con la comunicación sobre apertura del establecimiento, pues no
es en sí mismo un trámite sino una obligación del empresario cuyo cumplimiento se
perfecciona en la medida en que este tenga conocimiento de ella o las autoridades
establezcan mecanismos que le faciliten su cumplimiento.
Requisitos documentales: Ninguno
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El cumplimiento de las normas de uso del suelo no tiene requisito documental
exigible dentro del proceso de creación, pero se cuenta con la opción de solicitarlo
ante la Secretaría de Planeación respectiva o quien haga sus veces. Documento
que, se repite, no puede ser exigido como requisito para realizar la inscripción en el
registro ni solicitado por la autoridad de verificación en las visitas de control.
En cuanto a la obligación de notificación o comunicación de apertura, es claro que
la norma permite su cumplimiento a través de cualquier medio –físico o virtual- , en
cualquier tiempo previo o posterior a la apertura misma del establecimiento, y que
al tenor del decreto 1879 de 2008 no constituye documento exigible por ninguna
autoridad.
1.3 CONSULTA DE HOMONIMIA
De acuerdo con el artículo 35 del Código de Comercio, las Cámaras de Comercio
se deben abstener de matricular a un comerciante o establecimiento de comercio
con el mismo nombre de otro ya inscrito, mientras éste no sea cancelado por orden
de autoridad competente o a solicitud de quién haya obtenido la matrícula.
Sobre esta función vale la pena resaltar que las Cámaras de Comercio, en su
calidad de autoridad que cumple la función de registro mercantil, verifican
oficiosamente y dentro del trámite registral, que el nombre con el que pretende
crearse la nueva persona jurídica no se encuentre ya utilizado por un matriculado.
No obstante, en aras de evitar al empresario el inicio de un proceso de creación
que puede estar viciado en cuanto a este aspecto, las Cámaras de Comercio
cuentan con el servicio de consulta de homonimia, realizada de manera previa al
inicio del proceso de creación y entre otras finalidades, para evitar re-procesos y la
inversión de recursos innecesarios de corrección o adecuación para el empresario,
más aún si se repara en que a partir de la ley 590 de 1996 se creó el Registro
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Único Empresarial –RUE-, que integra a nivel nacional las bases de datos de los
registro mercantiles locales, garantizando la imposibilidad de que exista homonimia
nacional y no local como ocurría anteriormente.
Competencia: Cámaras de Comercio
Requisitos documentales: Ninguno
1.4 CONSULTA DE ANTECEDENTE MARCARIO
Si bien no existe ninguna norma en el ordenamiento que obligue al registro de una
marca de manera previa, durante o posterior al nacimiento de una empresa, este
es un servicio integrado al modelo de simplificación para creación de empresas
CAE, desde una visión de servicio integral y preventivo bajo un modelo de
ventanilla única, con el fin de asegurar en concurso con el Estado, que las nuevas
empresas entren al tráfico jurídico y económico en completa formalidad y bajo
condiciones que minimicen riesgos ante futuros y/o posibles conflictos.
En este sentido, la consulta señalada permite que el empresario pueda conocer de
manera previa y si así lo desea, la existencia de una marca idéntica o similar a la
que pretende utilizar, con lo cual se anticipa a posibles conflictos en caso de iniciar
el uso de una marca sin su previo registro o que a la postre ya se encuentre
registrada o pueda ser registrada por un tercero.
No es desconocido que en temas de competitividad y productividad el Estado tiene
identificado el uso de marcas propias como factor relevante en el desarrollo
económico y jurídico integral y consolidado de las empresas, razón por la cual ha
venido desarrollando estrategias que faciliten el conocimiento del tema marcario y
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su importancia y que promuevan la utilización de este recursos legal de protección
a los intereses empresariales, negociales y del consumidor.
Competencia: Superintendencia de Industria y Comercio
Requisitos documentales: Ninguno
1.5 LIQUIDACIÓN Y PAGO DEL IMPUESTO DE REGISTRO
El impuesto de registro es un tributo que tiene antecedente de vieja data en la
legislación colombiana, encontrándose reconocida su existencia a partir de las
leyes 39 de 1890, 56 de 1904, 8 de 1909 y 52 de 1920. Este tributo pertenece a los
departamentos a partir de lo dispuesto en el artículo 1 de la ley 8 de 1909 y por
tanto, su adopción se realiza mediante la respectiva Ordenanza que dicte la
Asamblea Departamental.
El artículo 226 de la ley 223 de 1995 en concordancia con los señalado por el
decreto 650 de 1996, señala como hecho generador del impuesto de registro la
inscripción de actos, contratos o negocios jurídicos documentales en los cuales
sean parte o beneficiarios los particulares y que, de conformidad con las
disposiciones legales, deban registrarse en las oficinas de registro de instrumentos
públicos o en las cámaras de comercio. Estas últimas, además de encargarse del
registro mercantil que tiene por objeto llevar la matrícula de los comerciantes y de
los establecimientos de comercio, les corresponde también, efectuar la inscripción
de todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esta
formalidad.
En cuanto a los sujetos pasivos el artículo 227 siguiente, determina que serán
sujetos pasivos del pago del impuesto de registro, los particulares contratantes y
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los particulares beneficiarios del acto o providencia sometida a registro,
especificando que el pago se hará en partes iguales, salvo manifestación expresa
de los mismos beneficiarios o contratantes en otro sentido.
De acuerdo con el artículo 227 ibídem, el impuesto de registro se causa en el
momento de solicitar la inscripción de documentos en el registro y según el artículo
228 del mismo cuerpo legal, la base gravable resulta del valor incorporado en el
documento, que para el caso de sociedades mercantiles estará dada en función del
valor del capital y en todo caso debe pagarse al Departamento en donde se efectúa
el registro. Esta misma disposición establece la imposibilidad de hacer un registro
si la solicitud no viene acompañada de la constancia o recibo de pago del
impuesto.
En concordancia con lo anterior, el artículo 2 del decreto 650 de 1996 especifica el
momento en el cual se genera el tributo y su recaudo, disponiendo que se causa en
el momento de la solicitud y se paga por una sola vez y por cada acto, contrato o
negocio jurídico sujeto que se pretenda registrar.
Al tenor de estas normas, las cámaras de comercio o quien haga sus veces para
efectos de los registros de actos, contratos, providencias o negocios jurídicos
ordenados por ley, son las entidades responsables de la liquidación y recaudo del
impuesto. A ellas les corresponde presentar declaración de recaudo y consignar el
impuesto ante la entidad competente del Departamento –Secretaría Departamental
de Hacienda-, sin perjuicio de que puedan asumir los mismos Departamentos
mismos la liquidación y recaudo o concederlos a las instituciones financieras.
El impuesto de registro fue adoptado en el Departamento de Córdoba por medio de
la Ordenanza Departamental 21 de 2004, que en el artículo 58 señala que la
Cámara de Comercio realizará la liquidación y recaudo del impuesto de registro
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asociados a los actos sujetos a registro mercantil. Dicho artículo también establece
que el Departamento podrá asumir dicho recaudo a través de las autoridades
fiscales del mismo o a través de entidades financieras autorizadas o por sistemas
mixtos en donde participen Tesorerías Municipales y Cámaras de Comercio
conjuntamente.
Competencia: Entidades territoriales descentralizadas del orden departamental –
Departamentos-.
La entidad titular del tributo es el departamento respectivo en donde se realiza la
inscripción y en tal calidad puede asumir directamente la liquidación y recaudo del
mismo. Sin embargo, la legislación es clara al señalar que es al momento de
presentación de la solicitud que debe realizarse el pago, razón por la cual, en caso
de que este trámite de liquidación y recaudo no sea efectuado por la respectiva
Cámara de Comercio de la jurisdicción, ellas deberán exigir el respectivo
comprobante de pago para tramitar la solicitud registral.
Requisitos documentales: Para efectuar el trámite de liquidación y pago es
necesario presentar el documento que origina el pago del impuesto y para efectos
del trámite registral es necesario pues el impuesto se calcula con base en el
artículo 228 de la ley 223 de1995.
Y para efectos de realizar el trámite de registro se requiere, de acuerdo con el
artículo 227 de la ley 223 de 1995 los siguientes: i) el comprobante de pago del
impuesto de registro –con independencia de la modalidad en que se recaude:
bancaria, directamente por los Departamentos o las Cámaras de Comercio y ii) el
documento que se pretende registrar que contiene el capital con base en el cual se
calcula el impuesto a pagar.
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1.6 SOLICITUD DE CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN
LEGAL
Este trámite es una consecuencia directa de la inscripción en el registro que llevan
las Cámaras de Comercio a cargo de la función registral mercantil. Para todos los
casos la expedición del certificado de existencia y representación legal actúa como
salida del trámite de constitución, como documento que la entidad registral emite
con el fin de que el empresario constate que la inscripción se realizó y verifique el
contenido del mismo y como documento probatorio de la existencia y
representación de la empresa, tal como lo señala el Código de Comercio.
De igual manera, la obtención del certificado de existencia y representación legal
se convierte para todas las entidades involucradas en los trámites asociados a la
creación de empresas, en un documento prerrequisito para adelantar las
inscripciones en los registros de las autoridades tributarias del orden nacional,
distrital o municipal según sea el caso.
En concordancia con estas normas, el Código de Comercio dispone en el artículo
124, Capítulo V Otros impuestos contribuciones y derechos – modificado por el
artículo 246 de la ley 1122 de 1999-, que el Gobierno Nacional fija el monto de las
tarifas que deban sufragarse en favor de las Cámaras de Comercio por concepto
de las matrículas, sus renovaciones e inscripciones de los actos, libros y
documentos que la ley determine efectuar en el registro mercantil, así como los
valores de los certificados que dichas entidades expidan en ejercicio de sus
funciones, contenidas hoy en el decreto 393 de 2002.
Competencia: Cámara de Comercio
Requisitos documentales: Ninguno
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1.7 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT
El artículo 555-1 del Estatuto Tributario, adicionado por los artículo 79 de la ley 788
de 2002, señala que para efectos tributarios, cuando la Dirección General de
Impuestos lo señale, los contribuyentes, responsables, agentes retenedores y
declarantes, se identificarán mediante el número de identificación tributaria NIT que
les asigne la Dirección General de Impuestos Nacionales.
El mismo artículo dispone que las Cámaras de Comercio, una vez asignada la
matrícula mercantil, deberán solicitar a más tardar dentro de los dos (2) días
calendario siguientes, la expedición del Número de Identificación Tributaria NIT del
matriculado a la Administración de Impuestos Nacionales competente, pues en las
certificaciones de existencia y representación y en los certificados de matrícula
siempre debe indicarse el número de identificación tributaria, para lo cual la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN- está facultada para celebrar
convenios con las Cámaras de Comercio, con el fin de asignar a través de medios
electrónicos el NIT.
Por otra parte, de acuerdo con los artículos 555-2 del Estatuto Tributario,
adicionado por el artículo 19 de las ley 863 de 2003, el Registro Único Tributario –
RUT- es administrado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-
constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y
entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre
la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables
del Régimen Común y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes
retenedores; los importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros, y los
demás sujetos de obligaciones administradas por la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.
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El parágrafo 1 de esta norma señala que el Número de Identificación Tributaria –
NIT-, constituye el código de identificación de los inscritos en el RUT. Y el
parágrafo 2, señala que la inscripción en el RUT deberá cumplirse en forma previa
al inicio de la actividad económica, ante las oficinas competentes de la DIAN, de las
Cámaras de Comercio o de las demás entidades que sean facultadas para el
efecto.
De esta suerte, el NIT es una codificación que se adquiere como consecuencia de
la inscripción en el RUT, razón por la cual la Consultoría considera que su
descripción y análisis es inescindible.
Por otra parte, los mecanismos y términos de implementación del RUT se
encuentran reglamentados por el Gobierno Nacional fundamentalmente a través de
los decretos 2788 de 2004 y 4714 de 2008, en lo relativo a los procedimientos de
inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas,
lugares, plazos, convenios, sanciones y demás condiciones de operación del
mismo. Y al tenor de la competencia dispuesta en el parágrafo 1 mencionado, la
DIAN expidió la resolución 8346 de 2004, a través de la cual se adoptó el
formulario único oficial para inscripción, actualización y cancelación del RUT.
Ahora bien, de acuerdo con el concepto del RUT y del NIT adoptado por el
ordenamiento, las personas naturales y jurídicas responsables tributarios ante la
DIAN, están en la obligación de inscribirse en el RUT previo inicio de la actividad
económica respectiva, el cumplimiento de obligaciones o la realización de
operaciones como usuario aduanero.
Este procedimiento se realiza a la luz de la resolución 1887 de 2007 de la siguiente
manera:
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- Diligenciamiento del formulario oficial, su presentación ante la Administración,
Cámaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto y la formalización de
la inscripción.
- El diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el Registro Único
Tributario – RUT- se realiza a través de los servicios informáticos electrónicos,
de manera virtual o presencial. La opción presencial, implica en todo caso el
diligenciamiento de la solicitud de inscripción a través de los servicios
informáticos electrónicos en forma asistida, en las Administraciones de
Impuestos, de Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de
Comercio o puntos de atención habilitados para el efecto.
- El formulario diligenciado deberá imprimirse y presentarse en forma personal o
a través de un tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado
ante Notario, en las Administraciones de Impuestos, de Aduanas, y de
Impuestos y Aduanas Nacionales, en la correspondiente Cámara de Comercio o
en los puntos habilitados para el efecto.
Competencia: Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.
Requisitos documentales: Según el artículo 4 de la resolución 1887 de 2007 es
necesario presentar: i) formulario oficial de inscripción en el RUT debidamente
diligenciado y suscrito ii) documento que acredite la constitución de la sociedad y/o
representación legal con información vigente cuando se trate de personas jurídicas,
o del documento de creación en el caso de entidades públicas iii) documento de
identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y el
trámite lo realice directamente el representante iv) poder debidamente otorgado,
cuando se actúe a través de apoderado o documento con autenticación de firma
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del interesado o de quien ejerza la representación legal, cuando se actúe a través
de terceros.
1.8 FORMALIZACIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN EL RUT
La formalización es un proceso establecido en las mismas normas ya mencionadas
y se define como la autenticación del denominado PRE-RUT, que hace el obligado
ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y demás entidades
autorizadas para la expedición del respectivo certificado RUT, Cámaras de
Comercio.
Este paso se realiza una vez diligenciado e impreso el formulario PRE-RUT por
parte del empresario, debe presentarse ante las Administraciones de Impuestos, de
Aduanas, y de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámara de Comercio respectiva
en caso de que tenga convenio suscrito con la DIAN para estos efectos o demás
puntos habilitados, para que el funcionario competente de la DIAN, de la Cámara
de Comercio y de las demás entidades facultadas, revise y valide la información
grabada del sistema, confrontando los datos que figuran en el documento de
identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la
calidad de la información incorporada en el RUT.
Una vez verificada la información, el funcionario procederá a formalizar la
inscripción en el registro, para lo cual imprime el certificado que debe ser firmado
por el interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el
funcionario facultado. Una copia del documento será entregada al interesado y otra
reposará en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con número
de identificación tributaria, la formalización podrá realizarse en Cámara de
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Comercio presentando el formulario diligenciado o el número del mismo. Para el
efecto, el funcionario competente de Cámara de Comercio procede a enviar la
información requerida a la DIAN para la asignación del NIT, que deben solicitar a
más tardar dentro los dos (2) días calendario siguientes a la asignación de la
matrícula mercantil.
Como salida del trámite se obtiene el certificado que emite la Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales, los puntos habilitados, las Cámaras de Comercio
y las demás entidades autorizadas, el cual debe ser suscrito por el obligado y el
funcionario autorizado. Las copias del RUT generadas a través de los servicios
informáticos electrónicos de la DIAN también son prueba suficiente de la
inscripción.
Parte de la operación del modelo integrado con las Cámaras de Comercio supone
que las Cámaras realicen la impresión del primer certificado de RUT con la
correspondiente formalización.
Competencia: Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN-.
Requisitos documentales: i) formulario PRE-RUT diligenciado e impreso ii)
documento de identificación y en caso de que exista representación en el trámite iii)
autorización autenticada notarialmente.
1.9 LIQUIDACIÓN Y PAGO DE DERECHOS DE REGISTRO DE LIBROS
Este trámite encuentra sustento en los artículos 19 numeral 3 y 93 del Código de
Comercio –modificado por la ley 256 de 1996-. El primero de ellos señala como
obligaciones de los comerciantes inscribir en el registro mercantil: i) los actos, libros
y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad y ii) los libros de
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contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de
socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles. Y la segunda
norma, señala en el numeral 3 que las Cámaras de Comercio tendrán como
ingresos ordinarios, el producto de los derechos autorizados por la ley para las
inscripciones y certificados.
El artículo 28 ibídem establece que deberán inscribirse en el registro mercantil: i)
los libros de contabilidad ii) los de registro de accionistas iii) los de actas de
asambleas y juntas de socios y iv) los de juntas directivas de sociedades
mercantiles. A su vez, con base en el decreto 1878 de 2008, artículos 1 y 2, las
empresas comerciales que reúnan las condiciones previstas en el numeral 3 del
artículo 2 de la ley 590 de 2000 -modificado por el artículo 2 de la ley 905 de 2004,
están obligados a llevar el libro diario mayor, el de balances y el de actas, mientras
que las personas naturales solamente están en la obligación de llevar el libro diario
mayor.
Competencia: Cámaras de Comercio
Requisitos documentales: i) solicitud firmada por el representante legal que
contenga fecha de la solicitud, nombre de la entidad a quien pertenecen los libros,
nombre de los libros que solicita inscribir, destinación de cada libro.
A su vez los libros deben cumplir las siguientes especificaciones: i) estar en blanco
ii) presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que
pertenecen y su destinación iii) llevar una numeración sucesiva y continua iv) si los
libros son de hojas continuas removibles o tarjetas, cada hoja debe identificarse
con un código v) el código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado
por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada
una de las hojas de los libros, junto con la numeración consecutiva.
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1.10 SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN TRIBUTARIA LOCAL
El análisis normativo muestra que a partir del artículo 32 de la ley 14 de 1983 existe
el Impuesto de Industria y Comercio a favor de los distritos o municipios. Este
impuesto grava toda actividad industrial, comercial o de servicios que se realice en
el distrito o municipio, directamente o indirectamente por el responsable, en forma
ocasional o permanente, con o sin establecimientos de comercio, siendo sujetos
pasivos del mismo las personas naturales, jurídicas o las sociedades de hecho.
Así como el RUT existe a nivel nacional, el Registro Tributario Local es el
mecanismo de identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del
Impuesto de Industria y Comercio, cuya inscripción debe realizarse entre los dos
meses siguientes a la fecha de iniciación de operaciones.
El impuesto de industria y comercio está contemplado en el Acuerdo Municipal 022
de 2008, a partir del cual se estableció la obligación que tienen los sujetos pasivos
del impuesto de industria y comercio, de registrarse en la Secretaría de Hacienda
del Municipio a más tardar dentro de los dos meses siguientes al inicio de la
actividad.
Competencia: Entidades territoriales descentralizadas Municipios al tenor del
artículo 32 de la ley 14 de 1983. Estas entidades territoriales deben acoger
mediante Acuerdo Distrital o Municipal el correspondiente tributo y fijar sus reglas
en el propio texto normativo o en decretos reglamentarios.
Requisitos documentales: No existe norma de carácter general que las reglamente,
de manera que cada municipio tiene facultas para reglar el trámite y variar los
requisitos y procedimientos a seguir para tal fin.
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CAPITULO II
MAPEO INSTITUCIONAL Y LEGAL DEL PROCESO DE CREACIÓN DE
EMPRESAS EN LA CIUDAD DE SEVILLA.
1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO SURTIDO EN LA CIUDAD DE
SEVILLA PARA CREACIÓN DE EMPRESAS.
Esta descripción se realizará en cuatro etapas a través de las cuales se pueda
hacer la relatoría de la vivencia del proceso de creación de empresas por parte de
un empresario de la ciudad en Cámara y en Alcaldía.
Estas etapas son: a.) Información b.) Asesoría c.) Radicación de la solicitud d.)
Seguimiento al proceso.
a. Información
En la ciudad de Sevilla se evidenció la existencia de dos canales para la prestación
de los servicios informativos a los emprendedores. El principal es la Cámara de
Comercio y en algunas ocasiones consultan en la Alcaldía.
Información en Alcaldía:
En la ciudad de Sevilla, cuando los emprendedores requieren información de los
requisitos para crear empresa le informan lo siguiente: A continuación se presenta
el formato que les es entregado:
1. Lo primero que debe conseguir es el certificado de usos del suelo
2. Adjuntar certificado de bomberos
3. Registro mercantil
4. Certificado de sanidad
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5. Certificado de fumigación
6. Y registrarse en industria y comercio
Esto se lo informan de manera verbal, no se evidencio ningún volante o impreso
que le entreguen al emprendedor.
Se verifico el sitio web de la Administración Municipal de Sevilla y cuentan con un
link de trámites y servicios, se navegó para identificar la posibilidad de realizar
trámites virtuales o información para la apertura de un establecimiento de comercio
y el link no se encuentra operando.
Información en Cámara de Comercio:
En Cámara de Comercio le brindan una información básica al empresario sobre los
requisitos que debe cumplir para registrarse en Cámara, inicialmente, en ese
momento de consulta no le informan sobre los requisitos de ley 232, complementan
datos sobre otros requisitos. A continuación los volantes que le entregan a los
interesados:
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Volante con requisitos para Persona Natural Volante con requisitos para Persona Jurídica
Se evidencio un link en la página web de la Cámara de Comercio donde exista
información para el trámite de registro mercantil, es de anotar que no se informa
sobre todos los requisitos para la apertura de un negocio en la ciudad.
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b. Asesoría
En Cámara:
La Cámara de Comercio cuenta con una pequeña sala de espera con capacidad
para 7 personas esperando sentadas, no posee sistema de turno para la atención
al público, las personas llegan y van pasando a los puestos de asesoría.
Los usuarios hacen autocontrol del turno y las auxiliares controlan visualmente.
Asesoría Persona Natural:
El emprendedor es atendido de pie, una vez clara la información y la asesoría
sobre los requisitos y documentos necesarios para registrarse y el emprendedor se
encuentra interesado en hacerlo, le solicitan fotocopia cedula y copia del RUT (si lo
tienen), de no tener RUT el empresario debe diligenciar el Pre RUT con un
contador que le cobra $ 8.000 aproximadamente. En Cámara actualmente no le
prestan este servicio.
Si el emprendedor no lleva la copia de la cedula, este debe salir y buscar donde
sacar copia, en la Cámara no se presta este tipo de servicios.
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Con la copia de la cedula la auxiliar comienza todo el proceso de registro. Proceden
a tomar huella en lector biométrico el SIPREF, según Circular 005 de 2014 de la
superintendencia de Industria y Comercio. Puede ocurrir que no lea la huella y se
verifica con los datos de la cedula en la registraduria. Luego proceden a consulta
de nombre comercial, actividad económica, le ayudan a diligenciar el formulario
RUES, le calculan y liquidan el pago.
Módulos para información, asesoría, radicación y pago de registro mercantil
Le informan al emprendedor que puede pasar al siguiente día mientras se da el
proceso de carga el RUT para hacerle entrega de su primer certificado y su RUT.
En la Cámara de Comercio de Sevilla, los emprendedores realizan todo el
trámite en el mismo modulo, no tiene que desplazarse a otro modulo. Las
auxiliares informan, asesoran, registran, liquidan y recaudan.
Promedio de tiempo del trámite de la persona natural en Cámara: 20 minutos
aproximadamente.
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Asesoría Persona Jurídica:
Una vez obtenido el documento de Constitución según la preferencia del
interesado, ya sea por escritura pública o por documento privado, donde según el
notario la constitución por escritura pública ha disminuido de manera abismal.
Para el caso del emprendedor que lo desea realizar a través de documento
privado, en la Cámara de Comercio le ofrecen un modelo y le dan el correo
electrónico de la directora jurídica y de registro para que el empresario lo pueda
enviar para revisión previa. Revisión que toma máximo un día.
Es de anotar que en notaria no verifican nada del documento privado relacionado
con homonimia, si en Cámara detectan estos problemas le informan al empresario
que es a nivel nacional y que debe hacer cambios en el documento, el
emprendedor debe hacer los ajustes, volver a la notaria, pagar y regresar a la
Cámara.
Gracias a este servicio previo de revisión ofrecido en Cámara, el emprendedor
llega a los puestos de asesoría con el documento debidamente autenticado, se
procede al diligenciamiento del formulario manualmente, sobre las
responsabilidades con la DIAN el emprendedor debe llevar el pre RUT, proceden a
firmar los diferentes documentos, proceden a tomar la huella, a continuación
liquidan el impuesto de registro, (la consultoría resalta que esta Cámara cuenta
con convenio vigente con la Gobernación del Valle para liquidar y recaudar
este impuesto) a continuación se liquidan los derechos de Cámara y el empresario
procede a realizar el pago respectivo.
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Comprobante de liquidación y pago de todos los derechos en Cámara
Al entregarle la copia de la factura, le informan al empresario que en 2 días hábiles
puede pasar por su certificado de existencia y representación legal y su respectivo
RUT.
Para finalizar le informan y le ofrecen el servicio de registro de libros, le brindan
información sobre la renovación y le recomiendan pasar a la Alcaldía. No se
evidencio consulta de marca ni asesoría sobre los otros requisitos de ley que deben
cumplir los empresarios para operar un establecimiento de comercio.
Se resalta la simplificación de trámites en registro de Cámara, como se puede
observar en la imagen anterior, se liquida todo a través de SIRP, incluido el
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impuesto de registro. El empresario no debe desplazarse a ninguna otra entidad
como bancos para apertura de cuenta o taquilla de Gobernación para hacer algún
otro tipo de trámite o pago.
Cabe recordar que en la Cámara de Comercio de Sevilla, los emprendedores
realizan todo el trámite en el mismo modulo, no tiene que desplazarse a otro
modulo. Las auxiliares informan, asesoran, registran, liquidan y recaudan a través
del SIRP.
Promedio de tiempo del trámite de la persona juridica en Cámara: 30 minutos
aproximadamente.
En cuanto a la intervención de tramitadores, no fue evidente durante la visita de
campo la presencia de este tipo de servicios. Sin embargo, en la ciudad existen
algunos servicios de intermediación que ofrecen algunos contadores por su
asesoría y trámites.
En Alcaldía:
En cuanto asesoría, se evidencio que el emprendedor puede llegar muchas veces
a Gobierno, Planeación o Hacienda y allí no les brindan asesoría, les indican que
debe acercarse a la Secretaria de Planeación para iniciar con el primer trámite que
es solicitar la factibilidad de usos del suelo, que una vez que cumpla con este
requisito puede continuar con el resto de trámites.
Realmente la asesoría no es muy profunda, se evidencio al hablar con las
diferentes dependencias que no hay una buena unificación de criterios y de
información para brindarle al empresario.
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34
c. Proceso de consecución de documentos y radicación solicitud
En Alcaldía de Sevilla:
Recordemos entonces los documentos y requisitos que debe reunir el
emprendedor:
1. Lo primero que debe conseguir es el certificado de usos del suelo
2. Adjuntar certificado de bomberos
3. Registro mercantil
4. Certificado de sanidad
5. Certificado de fumigación
6. Y registrarse en industria y comercio
Documento 1. Concepto usos del suelo
El proceso inicia por lo general solicitando en la Oficina de Planeación el
certificado de usos del suelo.
El emprendedor debe dirigirse a tesorería, allí le entregan un formato de
consignación, se dirige al banco de Bogotá y paga $ 24.000, luego debe regresar a
tesorería y allí le entregan un recibo de caja.
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Este cobro se encuentra fundamentado en el acuerdo municipal 034 de 2001, art
123, estatuto tributario municipal:
En tesorería le hacen entrega de un formulario de solicitud de concepto de usos del
suelo el cual debe diligenciar y sacar copia, adjuntar el recibo de caja y radícalo en
la ventanilla única.
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Al día siguiente llega la correspondencia a la Oficina de Planeación y el proceso
para expedir la resolución de usos del suelo puede tardar hasta 15 días hábiles.
Una vez lista la resolución, le envían notificación para la entrega de la resolución al
emprendedor que a continuación se presenta:
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El emprendedor debe presentarse en la Oficina de Planeación según lo expresado
en la citación y a continuación procede la auxiliar de la oficina a entregarle la
resolución que a continuación se presenta:
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Al recibir la resolución, procede la auxiliar administrativa a diligenciar y entregar
para firma del emprendedor el formato de notificación personal como evidencia de
entrega:
La consultoría evidencio que la labor de consulta de usos del suelo no la realizan
de manera ocular, todo lo hacen desde la oficina con plano autocad y argis.
Durante la realización de este trámite, no se pueden realizar transversalmente los
otros trámites, el empresario debe esperar el concepto final.
Este es un promedio de usos del suelo expedidos durante 2016:
150 resoluciones x 24.000 $ 3.600.000
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Documento 2. Concepto de seguridad
Una vez obtiene el uso de suelo favorable, el emprendedor debe solicitar la visita
de bomberos para que le expidan el concepto de seguridad, el cual le expiden en
máximo 2 días.
Documento 3. Registro mercantil
Otro paso que debe realizar el emprendedor obtener el registro mercantil el cual le
expiden en máximo 2 días.
Documento 4. Concepto de sanidad
Igualmente debe solicitar el concepto de sanidad y para esto debe hacerlo por
escrito a través de un oficio que contenga el nombre del establecimiento y la
dirección.
Esta visita no la realizan de inmediato, según la funcionaria entrevistada, tienen un
plazo de hasta 30 días hábiles.
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La consultoría deja claro que la funcionaria encargada de estas visitas de sanidad,
tiene claro que su labor debe ser realizada durante la operación del
establecimiento, pero en la Alcaldía lo tienen como un requisito de apertura.
Documento 5. Certificado de fumigación
Como requisito para apertura, le solicitan al empresario un certificado de
fumigación, el cual expide una empresa privada y el tiempo de respuesta es no
más de 2 días.
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Una vez tenga todos estos documentos, el emprendedor debe dirigirse nuevamente
a la oficina de tesorería y allí le hacen entrega del formulario único para establecer
una actividad comercial, debe diligenciar y firmar las casillas iniciales.
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A continuación el emprendedor se debe dirigir a la Oficina de Planeación para que
a que le diligencien y firmen el formulario. Proceso puede tardar hasta 2 días.
Luego el empresario se debe dirigir nuevamente a tesorería para dejar el formulario
con la firma de planeación más los documentos iniciales y en tesorería envían a
Gobierno para que le diligencien y firmen el formulario en el espacio control y
precios, proceso puede tardar hasta 2 días.
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Luego Gobierno lo devuelve a tesorería para que sea archivado. Contactan al
empresario para que se acerque por su copia del formulario único y para iniciar el
proceso de inscripción a Industria y Comercio.
Finalmente el trámite en industria y comercio inicia con los documentos radicados
anteriormente, de allí verifican en el registro mercantil los activos reportados, ya
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que pos estatuto de rentas municipal se estableció el cobro de la matricula en
Industria y Comercio así:
Le hacen entregan al emprendedor de un formato de consignación en tesorería,
este debe dirigirse al banco de Bogotá, luego regresa a tesorería y le entregan
comprobante de caja de matrícula en industria y comercio.
A continuación le ayudan a diligencian el formulario de industria y comercio que
contiene la información básica y ya solicitada en otros formularios.
La persona entrevistada menciono que muchas veces a las personas les
entregan la consignación en tesorería pero no vuelven.
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La consultoría realizo un pequeño análisis del mismo proceso de consecución de
documentos y radicación para el municipio de Caicedonia, debido a que este
municipio hace parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio.
Proceso de consecución de documentos y radicación solicitud
En Alcaldía de Caicedonia:
Si bien el proceso es similar en los dos municipios, la consultoría pudo evidenciar
que el proceso es un poco más simple y económico en Caicedonia.
Al indagar por los requisitos para la apertura de un establecimiento, varios
secretarios coincidieron con los siguientes:
1. Usos del suelo
2. Registro mercantil
3. Certificado de fumigación
4. Concepto de bomberos
5. Concepto sanitario
6. Tesorería
Requisitos que se informan de manera verbal, porque no se encuentran publicados
ni impresos.
El proceso para el empresario conseguirlos es el siguiente:
Primer requisito, usos del suelo.
En esta oficina ofrecen el servicio de verificación gratuita, si la dirección y la
actividad son factibles le informan que debe adjuntar una copia del impuesto predial
y allí en la misma oficina le diligencian el formulario de solicitud.
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Procede a realizar el respectivo pago para obtener el concepto de usos del suelo,
el cual tiene un valor de $ 13.700
Se evidencio que la labor la realiza en la misma oficina, no realizan visitas oculares.
Usan la cartografía y el POT. Acuerdo 011 de 2015, POT actualizado.
Según el Secretario de Planeación, entregan el certificado de un día para otro.
Promedio certificados expedidos los dos últimos años:
191 certificado en 2015 a $ 13.000 $ 2.483.000
165 certificados en 2016 a $ 13.700 $ 2.260.500
Con el uso del suelo permitido, el empresario debe llevar el concepto a la
Secretaria de hacienda y adquirir el formulario único para establecer una actividad
comercial.
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En tesorería le diligencian los campos iniciales y dependiendo de la actividad,
comienza a rotar por las dependencias que tienen competencia con la actividad
económica.
Esto puede tardar hasta 20 días rotando internamente de dependencia en
dependencia logrando las firmas de los Secretarios de despacho y la Alcaldesa.
Paralelamente el empresario puede ir consiguiendo los otros requisitos como
registro mercantil, concepto de seguridad, concepto de sanidad y certificado de
fumigación
Sobre este formulario al indagar que normatividad local fundamenta este tipo de
trámite y nadie supo mencionarlo, manifestaron que así ha sido siempre esto aplica
para los dos municipios SEVILLA Y CAICEDONIA.
Cuando el formulario único está listo con todos los vistos buenos, le informan al
empresario que se acerque a la Secretaria de Hacienda y adjunte los otros
requisitos y documentos para proceder a diligenciar el formulario de industria y
comercio el cual no tiene ningún costo.
En tesorería le solicitan presentar declaración de renta o certificado de ingresos
firmado por contador para cálculos del impuesto de industria y comercio.
En cuanto a la Secretaria de Gobierno, durante la entrevista se evidencio que esta
dependencia tiene clara que su función, que esta debe ser durante la operación
con base en la ley 232.
Sin embargo la secretaria de gobierno debe firmar el formulario único para la
inscripción o apertura de un establecimiento de comercio.
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d. Seguimiento del trámite
En Cámara:
La Cámara de Comercio de Sevilla, no cuenta con ninguna herramienta para el
seguimiento al trámite, el empresario puede llamar a verificar el estado del mismo.
En Alcaldía:
La administración municipal de Sevilla, no cuenta con ningún sistema de consulta
de trámites de manera virtual.
El empresario debe estar preguntando o lo contacta de cada dependencia como va
su trámite o asignación de visita para la expedición de cada uno de los conceptos o
certificados exigidos para poder adjuntarlos todos y radicar el paquete completo en
archivo.
Una vez radicado, el emprendedor podría esperar hasta 30 días para culminar sus
trámites.
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INFORME FINAL
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2. RESUMEN DE ESTATUS DE LOS TRÁMITES EN LA CIUDAD DE SEVILLA
De acuerdo al relato anterior, la matriz que resume el comportamiento del trámite
tanto a nivel de trámites legales como extralegales es la siguiente:
Tabla No 1 Estatus jurídico trámites de la ciudad
TRAMITES
Se realiza en la ciudad
NORMA QUE LO SUSTENTA
ENTIDAD QUE LO RELIZA
SI No
CONSULTA DE NOMBRE PREVIO A LA CONSTITUCION DE ESCRITURAS
(PARA PERSONAS JURIDICAS)
X Código de Comercio, artículo 35. CÁMARA DE COMERCIO
SUSCRIPCION DE LA MINUTA PUBLICAS
X Código de Comercio, artículo 110 y decreto 960 de 1970
artículos 12 y 13
NOTARIA
PROTOCOLIZACION DE LAS ESCRITURAS PUBLICAS
X Decreto ley 960 de 1970, articulo 22
NOTARIA
SUSCRIPCION DE LA MINUTA PRIVADA
X Ley 1429 2010, ley 1258 de 2008, ley 1014 de 2006
CÁMARA DE COMERCIO
Notaria, autenticación
CONSULTA DE NOMBRE PARA PERSONAS NATURALES
X Código de Comercio, artículo 35. CAMARA DE COMERCIO
INSCRIPCION EN REGISTRO MERCANTIL
X Código de Comercio, artículo 26, 28, num. 1,9 y artículo 40 y 45.
Ley 6 de 1992. Artículo 124. Decreto 393 de 2002 artículo 26
CAMARA DE COMERCIO
MATRICULA MERCANTIL DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
X Código de Comercio, artículo 26, 28 num. 1 y 6. Ley 6 de 1992 artículo 124. Decreto 393 de
2002 artículo 23, 26 y 27. Artículo 45.
CAMARA DE COMERCIO
PAGO DE IMPUESTO DE REGISTRO X Ley 223 del 20 de diciembre de1995
Ley 788 del 27 de diciembre de 2002
Ordenanza 268 de diciembre 17 2008
GOBERNACION DEL VALLE
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INFORME FINAL
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OBTENER EL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN
LEGAL
X Código de Comercio, artículo 30 y decreto 393 de 2002. Art. 28
CAMARA DE COMERCIO
INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO
X Código de Comercio, artículo 28 num. 7 y 39.
Decreto 393 de 2002 articulo 26.
Decreto 1868 de 2008 Art. 1 y Dec. 1878 de 2008 Art. 2
Resolución 435 de abril de 1993 de la SIC.
Decreto 019 de 2012.
CAMARA DE COMERCIO
INSCRIPCION EN EL REGISTRO UNICO DE PROPONENTES
X Ley 80 de 1993 art. 22. Ley 6 de 1992 art. 24 decreto 393 de
2002, art. 2 y 29.
Decreto 764 de 2012.
CAMARA DE COMERCIO O VIA VIRTUAL POR PAG
WEB.
EXPEDICION DEL NIT X Estatuto Tributario, artículos 555-1 y 555-2
Resolución 12383 de 2011( Dian)
CAMARA DE COMERCIO
INSCRIPCION DEL RUT X Estatuto Tributario, artículos 555-1 y 555-2
Resolución 12383 de 2011( Dian)
CAMARA DE COMERCIO
INSCRIPCION DEL IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
X Ley 14 de 1893 art. 32
Estatuto tributario, acuerdo 034 de 2001 art. 25
SECRETARIA DE HACIENDA
CERTIFICACION DE USO DE SUELO X Acuerdo 008 de 2003 Plan de Ordenamiento Territorial.
Acuerdo Nro. 034 de 2001 art. 123.
SECRETARIA DE PLANEACION
NOTIFICACION DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
A PLANEACION
X Ley 232 de 1995, artículo 2. SECRETARIAS DE PLANEACION Y
GOBIERNO
CONSULTA DE MARCA X - Código de Comercio
- Circular Única
- Decreto 2153 de 1992, Artículo 14
- Decisión 486 de 2000 de la Comisión de la Comunidad
Andina
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y
COMERCIO
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INFORME FINAL
51
Por su parte, con base en lo expuesto, el relevamiento de los trámites extralegales
se puede resumir en la siguiente matriz:
Tabla No 2 Estatus jurídico trámites adicionales en la ciudad
TRAMITES EXTRALEGALES Tiene algún fundamento en la normatividad local?
NORMA EN LA CUAL EL
MUNICIPIO FUNDAMENTA EL
SUSTENTO DEL TRÁMITE
ENTIDAD QUE LO REALIZA TIEMPO COSTO DIRECTO
SI NO Diga nacional,
departamental o local
Certificación de uso de suelo
X Acuerdo 008 de 2003 Plan de
Ordenamiento Territorial.
Acuerdo Nro. 034 de noviembre de
2001 art. 123.
Secretaria de Planeación 15 días $24.000 una sola vez, renovable
Certificado de seguridad X Ley 1575 de 2012 art. 42
Resolución 0661 de 2014
Cuerpo de Bomberos Voluntarios
2 día Tienen establecidas unas tarifas.
$ 50.000 promedio
Inscripción en el impuesto de industria y comercio
X Secretaria de Hacienda 1 día $ 400.000
Certificado de fumigación X Empresas privadas 2 día $ 57.000
Formulario único para inscribir una actividad
comercial
X Secretaria de Hacienda 1 día $ 0
Como se observa, las evidencias encontradas en la ciudad, se realiza la exigencia
de 5 trámites y-o documentos adicionales a los obligatorios definidos por la
normatividad legal que son exigidos a nivel local por normas locales, requisitos
adicionales o en interpretación de normas nacionales.
Llama la atención que estos trámites son exigidos para la apertura del
establecimiento.
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INFORME FINAL
52
A continuación se presenta el comportamiento de los trámites para creación de
empresas identificados en las descripciones anteriores:
Tabla No 3 Tabla maestra resumen de trámites de creación de empresa en Sevilla
PASO ENTIDAD CONTACTOS MINIMOS
QUE GENERA
DESCRIPCION DE LOS CONTACTOS
REQUISITOS
EXIGIDOS
DOCUMENTOS
EXIGIDOS
No. DIAS ACTUALES
INFORMACIÓN Cámara de Comercio y/o
Alcaldía
2
Cámara o Alcaldia información
personalizada.
Ninguno Ninguno 1
ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN
No aplica 0 Ninguno Ninguno 0
PAGO DE DERECHOS
NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS
Notaría 1 - Pagar derechos notariales y firmar
escritura
Presentación personal
Documento de identificación
1 día
OBTENCIÓN DE COPIA DE
ESCRITURA
Notaría 1 Recoger documento Pago de derechos de
copia
Recibo de pago 1 día
CONSULTA DE HOMONIMIA
Cámara de Comercio
1 Solicitud de información del RUE en Ventanilla
Ninguno Ninguno 1 día
LIQUIDACIÓN Y PAGO DE IMPUESTO
DEPARTAMENTAL DE REGISTRO Y
PAGO DE ESTAMPILLA
Cámara en convenio con
la Gobernación
1 Solicitud de liquidación en cámara
Ninguno Presentación del documento privado o público.
1 día
DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT
Café internert 1 Diligenciamiento de información del Prerut
Presentación personal o en
su defecto poder de
notaria para delegar
Documento de identidad
1 día
COMPRA DE FORMULARIO
PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO
Cámara de Comercio
1 - Asesoría
- Pago de formulario y reclamo del formulario
Ninguno Ninguno 1 día
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INFORME FINAL
53
DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE
DOCUMENTOS PARA REGISTRO Y CONSTITUCION
Cámara de Comercio
1 Entrega de documentos y pago de derechos en
la misma ventanilla
Presentación personal-o apoderado
- Copia de Escritura o documento
privado
- Formularios debidamente diligenciados
- Prerut
-Comprobante de pago de impuesto
departamental de registro
2 días
Hábiles siguientes entre la fecha
de recibo de los
documentos y la expedición del mismo.
1 día para
persona natural
OBTENCIÓN Y PAGO DEL
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL
Cámara de Comercio
1 -Pagar los derechos de certificado y obtener el
certificado
Presentación Del
representante legal o
apoderado
Recibo de pago 1 día.
FORMALIZACIÓN DEL RUT
Cámara de Comercio
1 - Realizar presentación personal
Haber realizado el trámite en Cámara de Comercio
Ninguno
1 día
MATRICULA EN INDUSTRIA Y
COMERCIO AVISOS Y TABLEROS
Secretaría de Hacienda Municipal
3 - Presentar los documentos solicitados
en tesorería
- consignar en banco
- regresar a tesorería
Cumplir con los usos del
suelo
- Concepto usos del suelo
- Registro mercantil
- certificado de fumigacion
- Certificado de bomberos
1 día
SOLICITUD Y PAGO DEL CERTIFICADO DE USO DE SUELO
Secretaría de Planeación
5 - Informarse en oficina del trámite
- Reclamar en tesorería consignación
- Realizar consignación en banco
-entregar consignación en tesorería
- Radicar la solicitud con recibo de pago en
la ventanilla.
Cumplir las normas de uso
de suelo exigidas por las normas
locales
- Solicitud diligenciada
- Comprobante de pago del certificado
1 día
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INFORME FINAL
54
OBTENER EL CERTIFICADO DE USO DE SUELO
Secretaría de Planeación
1 -Reclamar la resolución Cumplir las normas de uso
de suelo exigidas por las normas
locales
-citación 15 días
OBTENER EL FORMULARIO
UNICO DE INSCRIPCION
Tesorería municipal
3 -reclamar en tesorería y firmar
-firma en la oficina de planeación
-reclamar el formulario con los vistos buenos
Pago del certificado de usos del suelo
Concepto de usos del suelo favorable
3 días
OBTENCION DEL CONCEPTO DE
SANIDAD
Secretaría de Salud
1 - Solicitar la visita Ninguno -usos del suelo
-registro mercantil
30 días
OBTENCION DE CERTIFICADO DE
FUMIGACION
Empresa privada
1 -solicitar visita Ninguno Ninguno 2 días
OBTENCION DEL CONCEPTO DE
SEGURIDAD
Cuerpo Voluntario de
Bomberos
2 - Solicitar visita
-reclamar concepto
Ninguno Ninguno 2 días
SOLICITUD Y PAGO DE REGISTRO DE
LIBROS DE COMERCIO
Cámara de Comercio
1 - Presentar la solicitud por escrito firmada por el representante legal o el comerciante y pagar
los derechos de inscripción
Estar inscrito en Cámara de
Comercio
- Carta formal de la empresa
1 día
RECLAMO DE LIBROS DE COMERCIO
REGISTRADOS
Cámara de Comercio
1 - Reclamar los libros Estar inscrito en Cámara de
Comercio
- Recibo de pago
3 días desde la fecha de radicación de
solicitud hasta su reclamo.
SOLICITUD DE REGISTRO EN EL
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
Cámara de Comercio
2 - Información sobre el proceso
- Radicación de solicitud
Los que proceden
según el tipo de inscripción
y actividad
- Según la actividad de la
empresa
1 día (una vez listos los docume
ntos soporte)
OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE
REGISTRO DE PROPONENTES
Cámara de Comercio
1 Obtención de certificado
Los que proceden
según el tipo de inscripción
y actividad
- Según la actividad de la
empresa
5 a 10 días
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INFORME FINAL
55
En cuanto a los costos asociados a los trámites referenciados anteriormente, se
puede presentar el siguiente resumen, con base en el comportamiento de los
costos en la región. Se incluye un costo de intermediación, el cual se calculó con
base en los precios del mercado para servicios de tramitación, levantados durante
el trabajo de campo de la consultoría:
Tabla No 4 Detalle de costos de creación de empresa en Sevilla
PASOS PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA
INFORMACIÓN $2.000 PASAJE $2.000 PASAJE
ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN $ 0
PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS
$2.000 PASAJE
$77.350
Bajo el supuesto de 2 firmas
OBTENCIÓN DE COPIA DE ESCRITURA
$ 73.800
$2.000 PASAJES
DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT
CAFE INTERNET
$ 0
$2.000 PASAJES
$ 0
$ 2.000 PASAJES
LIQUIDACIÓN DE IMPUESTO DE REGISTRO
$2.000 PASAJES
PAGO DE IMPUESTO DE REGISTRO
$ 0
$126.000 IMPUESTO
$4.450 ESTAMPILLAS
CONSULTA DE HOMONIMIA $ 0 PASAJES $ 0 PASAJES
COMPRA DE FORMULARIO PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO
$ 0 PASAJES $ 0 PASAJES
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INFORME FINAL
56
MERCANTIL $4.800 FORMULARIO $4.800 FORMULARIO
DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE DOCUMENTOS PARA REGISTRO (PARA
ACTIVOS DE 20.000.000)
REGISTRO $ 231.000
$116.000 REGISTRO ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
REGISTRO $116.000
$231.000 REGISTRO ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
RESGITRO DOCUMENTO $36.000
OBTENCIÓN Y PAGO DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN
LEGAL
$2.000 PASAJES
$2.400 DERECHOS
$2.000 PASAJES
$4.800 DERECHOS
FORMALIZACIÓN DEL RUT $ 0 $0
SOLICITUD DE INSCRIPCION EN REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
AVISOS Y TABLEROS
$2.000 PASAJES
$ 400.000 INSCRIPCION
$2.000 PASAJES
$ 400.000 INSCRIPCION
SOLICITUD Y PAGO DEL CERTIFICADO DE USO DE SUELO
$2.000 PASAJES
$24.000 CERTIFICADO
$2.000 PASAJES
$24.000 CERTIFICADO
OBTENCION DE CERTIFICADO DE USO DE SUELO
$2.000 PASAJES $2.000 PASAJES
SOLICITUD DE REGISTRO Y PAGO DE LIBROS DE COMERCIO
$2.000 PASAJES
$ 12.000 INSCRIPCION
RECLAMO DE LIBROS DE COMERCI O REGISTRADOS
$2.000 PASAJES
CERTIFICADO DE FUMIGACION $ 57.000 CERTIFICADO $ 57.000 CERTIFICADO
CERTIFICADO DE SEGURIDAD $ 50.000 CERTIFICADO $ 50.000 CERTIFICADO
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INFORME FINAL
57
$ 2.000 PASAJES $ 2.000 PASAJES
SOLICITUD DE REGISTRO EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES
$2.000 PASAJES
REGISTRO $461.000
$2.000 PASAJES
REGISTRO $461.000
OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE REGISTRO DE PROPONENTES
$2.000 PASAJES
$41.000
$2.000 PASAJES
$41.000
SUBTOTAL SIN RUP $ 899.200 $ 1.240.200
SUBTOTAL CON RUP $ 1.405.200 $ 1.746.200
COSTOS DE TRAMITADORES $100.000 $100.000
Nota: los valores son calculados en la persona natural en caso de requerir el RUP.
Para la persona jurídica en caso de necesitar el RUP y con la realización de
escritura pública.
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INFORME FINAL
58
3. ANÁLISIS JURÍDICO DE LOS TRÁMITES IDENTIFICADOS. ANÁLISIS LEGAL
DE SOPORTE NORMATIVO DE LOS MISMOS.
La Consultoría realizó el relevamiento jurídico de los trámites obligatorios de la
normatividad nacional en el Capítulo I del presente informe, razón por la cual a
continuación nos concentraremos únicamente en el relevamiento legal de los
trámites extralegales que hacen presencia en la ciudad de Sevilla, según los
hallazgos de la Consultoría.
Si bien, a partir de la expedición de la ley 232 de 1995 –artículo 1-, el legislador
prohibió a las autoridades de toda índole e instancia, la exigencia de licencias o
permisos para la apertura de establecimientos de comercio o para continuar con su
actividad en caso de que ya la estuvieren ejerciendo, así como la exigencia de
cualquier requisito no previsto directamente por el legislador. En consecuencia, a
partir del año 1995 no es posible condicionar la creación o el funcionamiento de los
establecimientos a la obtención de documento alguno, pues todos los aspectos de
cumplimiento de estándares o de obligaciones legales pasaron a ser competencia
de verificación in situ y ex post a la creación.
A su vez, el decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículo 1- señaló taxativamente
los requisitos documentales que pueden exigir las autoridades municipales para
efectos de ejercer las funciones de inspección, vigilancia y control que les
corresponden, es decir, aquellos que debe tramitar el empresario con el fin de
tenerlos como prueba de cumplimiento frente a cualquier autoridad de inspección,
vigilancia y control.
Este mismo decreto, en su artículo 2 especificó que sólo es viable exigir el
cumplimiento de determinadas condiciones de funcionamiento en el
establecimiento una vez este haya iniciado operaciones, y que esta función de
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INFORME FINAL
59
verificación no se cumple mediante la exigencia de conceptos, certificados o
constancias distintas a las previstas por el legislador en la ley 232 de 1995.
Así mismo, el artículo 3 del mencionado decreto 1879 determina que es una
elección del empresario solicitar o no la expedición de conceptos y que ellos no
deberán tener costos alguno. Y el artículo 5 ibídem determinó que ninguna
autoridad nacional, departamental, distrital o municipal puede crear o adicionar
requisitos que condicione la apertura o el funcionamiento de establecimientos
comerciales o de los abiertos al públicos, sin perjuicio de las visitas oficiosas de
control que deban efectuar las autoridades para la inspección, vigilancia y control
de normas y estándares generales o específicos de operación.
De acuerdo con todo lo anterior, la descripción detallada del proceso de creación
de empresas en la ciudad de Sevilla, presenta la siguiente exigencia extralegal y/o
distorsión en cuanto a su aplicación práctica jurídica. Veamos:
3.1 CERTIFICADO DE USO DEL SUELO
a. Exigencia violatoria del ordenamiento jurídico y/o práctica que distorsiona
su aplicación:
En esta ciudad, la Alcaldía Municipal exige la obtención de este certificado como
condición anterior al Registro Mercantil y como primer y principal requisito o
documento antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado tiene un
costo de $24.000 pesos según el acuerdo municipal 034 de 2001 art. 123, que para
el caso de Sevilla el uso del suelo lo expiden a través de una resolución.
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INFORME FINAL
60
Los funcionarios a cargo del trámite identificaron como normas que sustentan la
exigencia del concepto y su respectivo pago las siguientes normas: i) Acuerdo 034
de 2001 estatuto tributario. ii) Acuerdo 008 de 2003 POT.
Sin perjuicio del relevamiento normativo reseñado por los funcionarios, la
Consultoría encontró que el Acuerdo Municipal 034 de 2001 en el capitulo X: tasa
por servicios, derechos y aprovechamientos, específicamente en su artículo 123:
expedición de certificados de compatibilidad de usos del suelo para
establecimientos comerciales, establece las tarifas autorizadas para diferentes
cobros entre ellos el cobro de los certificados de ubicación y usos del suelo,
constituyéndose en la base normativa de este cobro tarifario en Sevilla; ítem que no
se ajusta al ordenamiento nacional vigente, ya que desde la expedición del decreto
2150 de 1995 quedó prohibida la exigencia de cualquier permiso o licencia de
funcionamiento, lo cual incluye aquellos que se encuentran en la etapa de creación
u operación de una empresa o establecimiento.
No obstante lo anterior, aunque el contenido normativo municipal lo autoriza, esta
exigencia –de trámite y tarifa- contraviene lo dispuesto en la ley 232 de 1995 -
artículos 1 y 2- y en el decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículos 1,2, 3 y 5-, en
la medida en que condiciona la creación y funcionamiento del establecimiento de
comercio a la obtención de un requisito documental no autorizado por el legislador
y exige el pago de una tarifa para la expedición de un documento que la misma ley
determina como gratuito, con independencia de la denominación que se le dé
constancia, certificación, concepto.
Así mismo, la exigencia de este documento también viola lo dispuesto en el artículo
27 de la ley 962 de 2005, en tanto que no existe autorización legal para que las
autoridades municipales, ni cualquier otra, creen requisitos o exigencias
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INFORME FINAL
61
documentales no previstas por el legislador, lo cual ocurre en el caso de Sevilla con
el denominado Certificado de Uso del Suelo.
La Consultoría señala que, en la medida en que la tramitación del concepto o
certificación de uso del suelo, por orden del legislador, dejó de ser un prerrequisito
del proceso de creación y apertura de establecimientos comerciales o de
establecimientos abiertos al público y pasó a ser una condición de permanente
cumplimiento y verificación durante el funcionamiento de los mismos, la Alcaldía
Municipal debe eliminar la exigencia del Certificado de Uso de Suelo y propender
por la integración de mecanismos e instrumentos institucionales e
interinstitucionales, que permitan asegurar desde el primer momento, de manera
previa a la creación del emprendimiento, que este entrará a operar en una
localización permitida por el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio, sin
perjuicio de que este pueda ser tramitado a solicitud de parte por el interesado y sin
costo alguno como lo ordena la ley nacional.
En esta línea, las autoridades locales de planeación municipal, así como aquellas
relacionadas con las funciones de inspección, vigilancia y control de los estándares
y condiciones de legalidad señalados por el legislador, deberán habilitar consultas
presenciales y virtuales sobre el uso de suelo, para que, tal como ocurre en el
modelo de simplificación CAE, el empresario, de forma previa a la creación del
emprendimiento comercial, cuente con plena información sobre la posibilidad de
funcionar o no en una determinada localización física a la luz de lo dispuesto en el
Plan de Ordenamiento Territorial.
En esta misma dirección debe avanzarse en cuanto al establecimiento de un
sistema de notificación automática desde la Cámara de Comercio hacia las
autoridades de inspección vigilancia y control, de forma tal que, como ocurre en las
ciudades en las que se ha implementado el modelo de servicio CAE, a partir de la
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INFORME FINAL
62
inscripción en el registro y/o de la matrícula mercantil, se comunique la creación de
la nueva empresa para efectos de verificación de condiciones de funcionamiento y
para facilitar el conocimiento y cumplimiento de la obligación de notificación que le
impone a los empresarios el artículo 2 de la ley 232 de 1995.
De esta forma es posible garantizar tanto al empresario como a las autoridades, la
facilitación de herramientas que disminuyen el riesgo de informalidad e
incumplimiento de los aspectos esencial del ordenamiento territorial, evitando re-
procesos, desgastes administrativos y perjuicios económicos para todos los actores
involucrados.
b. Acciones jurídicas requeridas:
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Uso de Suelo para la
apertura y operación de la empresa, establecimientos comerciales o
establecimientos abiertos al público.
Aplicación condicionada de la tarifa creada y autorizada en el artículo 123
denominado expedición de certificados de compatibilidad de usos del suelo para
establecimientos comerciales del Acuerdo Municipal 034 de 2001. En el sentido de
que entre los servicios técnicos de planeación del municipio se cuenta el de
expedición de certificado de ubicación y usos del suelo pero éste no puede ser
cobrado sino para los casos en que expresamente solicitados, así lo haya
autorizado el legislador, lo cual no ocurre para el caso de la apertura y
funcionamiento de establecimientos comerciales y establecimientos abiertos al
público.
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INFORME FINAL
63
Suscripción de un convenio interadministrativo entre la Alcaldía Municipal y la
Cámara de Comercio, con el fin de crear o adecuar una herramienta informática de
interoperabilidad, que permita esencialmente: i) realizar, presencial y remotamente,
consultas sobre el uso del suelo en una localización determinada -por coordenadas
o por dirección específica-, con base en el Plan de Ordenamiento Territorial del
Municipio, como requerimiento de información previa al empresario que pretende
crear un nuevo emprendimiento, integrado a los servicios de orientación y asesoría
de la Cámara de Comercio ii) enviar notificaciones por parte de la Cámara de
Comercio hacia las autoridades de inspección, vigilancia y control, sobre
novedades en la creación de nuevos establecimientos comerciales o
establecimientos abiertos al público.
3.2 CERTIFICADO DE SANIDAD
a. Exigencia violatoria del ordenamiento jurídico y/o práctica que distorsiona
su aplicación:
Los funcionarios a cargo del trámite identificaron como normas que sustentan la
exigencia del concepto las siguientes normas: i) ley 9ª de 1.979 ii) Decreto 3075 de
1.997.
Si bien le están dando correcta aplicación a la norma y este tipo de certificado o
concepto no tiene ningún costo, la consultoría advierte que este tipo de requisito o
documento no debe ser obligatorio para la apertura del establecimiento de
comercio.
Este tipo de actividades, son necesarias de manera expost tal y como se menciona
en el decreto 1879 de 2008 en Inspección, Vigilancia y Control como lo veremos en
el capítulo respectivo más adelante.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
64
b. Acciones jurídicas y/o administrativas requeridas:
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de sanidad para la
apertura de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos
al público.
3.3 CERTIFICADO DE BOMBEROS
a. Exigencia violatoria del ordenamiento jurídico y/o práctica que distorsiona
su aplicación:
La Administración Municipal exige la obtención de este certificado como condición
antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado tiene un costo que
oscila entre $16.000 y $82.400.
Los funcionarios a cargo del trámite identificaron como normas que sustentan la
exigencia del concepto y su respectivo pago las siguientes normas: i) ley 1575 de
2012 en su artículo 42. ii) resolución 0661 de 2014.
b. Acciones jurídicas y/o administrativas requeridas:
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Bomberos para la
apertura de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos
al público como lo indica el Art 7 de la Ley 1796 de julio de 2016.
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INFORME FINAL
65
3.4 CERTIFICADO DE FUMIGACION
a. Exigencia violatoria del ordenamiento jurídico y/o práctica que distorsiona
su aplicación:
La Administración Municipal exige la obtención de este certificado como condición
antes de abrir el establecimiento de comercio. Este certificado lo expide una
empresa privada el cual tiene un costo que oscila entre $57.000.
Al indagar sobre la normatividad local sustenta la exigencia de este certificado,
ningún funcionario público supo brindar información al respecto.
b. Acciones jurídicas y/o administrativas requeridas:
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de Fumigación para la
apertura y operación de la empresa, establecimientos comerciales o
establecimientos abiertos al público, ya que esta exigencia –de trámite y
certificado- contraviene lo dispuesto en la ley 232 de 1995 -artículos 1 y 2- y en el
decreto reglamentario 1879 de 2008 –artículo 5°. Prohibición de creación y
exigencia de licencias, permisos y certificaciones para registro y apertura de
establecimiento. En cumplimiento de lo establecido por las leyes que rigen la
materia, ninguna autoridad del nivel nacional, departamental, municipal o distrital
podrá crear o adicionar requisitos para apertura y funcionamiento de
establecimientos comerciales o abiertos al público salvo lo que expresamente sea
autorizado por el Legislador y reglamentado por el presente decreto.
Lo anterior no obsta para que las autoridades de vigilancia y control realicen –de
oficio– visitas de inspección permanentes, para constatar el cumplimiento de las
normas y regulaciones de la actividad comercial.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
66
4. DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL PROCESO. CONDICIONES TECNOLÓGICAS, DE INFRAESTRUCTURA Y DE OPERACIÓN IDENTIFICADAS.
A continuación se presentan los hallazgos en materia de infraestructura, operación
y tecnología de las 7 dependencias que debe visitar el emprendedor para adjuntar
los documentos y requisitos exigidos.
4.1 Cámara de Comercio de Sevilla:
Esta Cámara cuenta con 2 módulos donde se brinda la información, asesoría,
liquidación y recaudo de manera integrada. El sistema de información que apoya el
proceso de registro es el SIRP y el SII de Confecámaras, con el cual se genera el
soporte tecnológico con el proceso de registro. La Cámara de Comercio ha logrado
un proceso de digitalización hasta un 100% en el cargue de expedientes.
En cuanto a la sede de la Cámara de Comercio es apropiada, cuenta con unas
instalaciones pequeñas pero modernas, no existe sistema de asignación de turno y
cuenta con 6 sillas de espera.
La entidad cuenta con una terminal de autoconsulta.
Su estructura en el área de registro se compone así: 1 directora jurídica y de
registros, 2 auxiliares de registro y 1 auxiliar de archivo.
Sede Cámara de Comercio
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
67
Es de anotar que esta Cámara cuenta con una sola abogada y es su directora
Jurídica y de Registro.
En cuanto a su base empresarial en su jurisdicción que es de dos municipios es la
siguiente:
Sevilla 1.218
Caicedonia 941
Para un total de 2.159 establecimientos de comercio.
4.2 Notaría
En el municipio de Sevilla existen dos Notarías, pero solo una demostró interes en
el proyecto.
Esta Notaria cuenta con una infraestructura adecuada, con excelentes condiciones
tecnológicas.
Las instalaciones de la Notaría en términos generales son adecuadas, tienen un
acondicionamiento físico apropiado para la prestación de un servicio acorde al
modelo CAE.
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INFORME FINAL
68
El relevamiento del estatus tecnológico de la Notaría se puede resumir a continuación:
Tabla No 5 Estatus tecnológico de la Notaría
NOTARIA TIENE PAGINA WEB TIENE INTERNET TIENE FIRMA DIGITAL
TIENE ESCANER
NOTARIA PRIMERA SI SI SI SI
4.3 Secretaría de Hacienda
Específicamente para la actividad de industria y comercio, se cuenta con un
módulo de asesoría al contribuyente de Industria y Comercio, proceso que es
apoyado internamente con 2 auxiliares administrativas que brinda información al
empresario en diferentes temas que pueden surtir en la operación de la actividad.
Sede Secretaría de Hacienda Municipal
Para el registro en Industria y Comercio se dispone de una ventanilla para la
entrega de documentos donde el empresario queda registrado de manera
inmediata.
Las instalaciones tienen un nivel de calidad intermedio, sistema de atención sin
turno y sin sillas de espera, con un espacio adecuado para la circulación del
ciudadano.
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69
4.4 Secretaría de Planeación
Se encuentra ubicada en el segundo piso de la Alcaldía. Esta dependencia cuenta
con una auxiliar administrativa quien es la encarga de recepcionar la solicitud de
los certificados de usos del suelo, también cuenta con una asistente, contratista, de
apoyo para la ingeniera profesional universitaria encargada de verificar en el POT
la viabilidad del uso del suelo y expedir la respectiva resolución.
Cuentan con buena dotación tecnológica, aunque la consulta del uso del suelo se
realiza manualmente.
Los espacios de atención son relativamente cómodos, allí pueden brindar
información y asesoría al interesado de pie.
Atención Oficina de Planeación
4.5 Secretaria de Gobierno
Igualmente que la oficina de Planeación, está ubicada en el segundo piso de la
Alcaldía. Esta dependencia cuenta con una auxiliar administrativa quien es la
encargada de suministrar información al emprendedor sobre los requisitos que
debe cumplir antes de abrir su establecimiento de comercio.
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70
Cuenta con los elementos tecnológicos básicos y la atención la recibe el
empresario de pie.
Atención Secretaria de Gobierno
4.6 Secretaria de Salud
Si bien este municipio no realiza la expedición del concepto de sanidad, los
empresarios deben hacer la solicitud en esta oficina, dependencia que se
encuentra ubicada en el tercer piso de la Alcaldía, cuenta con los elementos
básicos de tecnología y brindan atención al empresario sentado.
Atención Secretaria de Salud
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71
4.7 Cuerpo Voluntario de Bomberos
La estación se encuentra ubicada a unas 3 cuadras del parque principal, cuenta
con unas instalaciones básicas, la atención que le brindan al empresario es en una
pequeña oficina y cuentan con los medios tecnológicos básicos.
Estación de Bomberos Voluntarios
El resumen general de las condiciones tecnológicas y locativas de las entidades
analizadas se presenta a continuación:
Tabla No 6 Relación de condiciones operativas de las entidades participantes
RELACIÓN DE ENTIDADES
TECNOLOGIA APLICADA AL
TRAMITE
Manual, sistema, en línea.
INFRAESTRUCTURA. ATENCIÓN EN SEDE.
PERSONAL ASIGNADO A LA ACTIVIDAD. Roles
y número de funcionarios.
Cámara de Comercio Sistema de información
ADECUADA
Sillas de espera
No posee sistema de turno, llamado por voz.
Atención en una misma ventanilla
Se entrega material impreso básico
4 funcionarios en el registro mercantil: 1
directora jurídica y de registros, 2 auxiliares de
registro y auxiliar de archivo
Notaría En línea ADECUADA Sillas de espera
No posee sistema de turno
1 Notario
2 protocolistas
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Secretaría de Hacienda Municipal
Sistema de información
Desactualizado
BASICA
No posee sillas de espera
No posee sistema de turno
Llamado por voz.
2 auxiliares administrativa
Secretaría de Planeación Municipal
Manual ADECUADA Atención de pie 1 auxiliar administrativa, 1 Ingeniera, 1 asistente
Secretaría de Gobierno Municipal
Manual BASICA Atención de pie 1 auxiliar administrativa
Secretaría de Salud Municipal
Manual BASICA Atención de pie 1 tecnico sanidad, 1
contratista
Cuerpo Voluntario de Bomberos
Manual BASICA Sillas básicas en oficina 1 secretaria y 1 inspector
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73
5. DETALLE CUANTITATIVO DEL LEVANTAMIENTO REALIZADO.
Con base en la información extractada en la relatoría levantada hasta el momento, el resumen final del comportamiento del trámite en Sevilla para persona natural o persona jurídica es como sigue. El detalle de estas salidas cuantitativas se puede observar en el siguiente cuadro:
VARIABLE
FIGURA RESULTADO MAPEO
TIEMPO
Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y constitución de una empresa
PERSONA NATURAL
70 días hábiles
PERSONA JURIDICA
71 días hábiles
INSTANCIAS
Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el empresario al momento de formalizar las
solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa
PERSONA NATURAL
7 entidades
PERSONA JURIDICA
8 entidades
TRAMITES
Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al momento de crear y constituir su
actividad productiva.
PERSONA NATURAL
8 Trámites
PERSONA JURIDICA
9 trámites
COSTO
Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y constitución de
empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios, conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de
requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en el centro de la ciudad).
SIN RUP
PERSONA NATURAL
$ 899.200
PERSONA JURIDICA
$ 1.240.200
REQUISITOS
Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al momento de la solicitud del trámite.
PERSONA NATURAL
11 requisitos
PERSONA JURIDICA
14 requisitos
DOCUMENTOS
Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y demás formalidades físicas exigidas en el
expediente
PERSONA NATURAL
20 documentos
PERSONA JURIDICA
22 documentos
CONTACTOS
Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes
entidades involucradas.
PERSONA NATURAL
29 contactos
PERSONA JURIDICA
32 contactos
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74
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Como se observa del análisis realizado en los puntos referentes al proceso que
debe surtir el emprendedor para crear empresa en la ciudad de Sevilla, existen
muchas oportunidades de mejora, en la medida que:
a. Sin duda los trámites legalmente existentes no se desenvuelven por canales
expeditos y en general, esto termina en la desarticulación del proceso. En esta
medida se está rompiendo el proceso de formalización.
b. Existen trámites que exige la Ley pero que la evidencia indica que no se está
dando cumplimiento a los mismos a nivel local. Por ejemplo, no se encontró
evidencia de que se realicen consulta de marca y notificación de apertura de
establecimiento de comercio.
c. Contradictoriamente a lo anterior, sí se están imponiendo trámites que no tienen
fundamento legal pero que a pesar de ello están siendo obligatoriamente realizados
por el emprendedor, aspecto sobre el cual ya se hizo la correspondiente
explicación en el capítulo anterior.
En este sentido, se considera que existen múltiples posibilidades de mejoramiento
del trámite, a partir de la implementación del Centro de Atención Empresarial CAE
y sus instrumentos tales como la adopción del Portal Nacional de Creación de
Empresas, la vinculación de los trámites al modelo de Ventanilla Única de la
Cámara de Comercio, la articulación de los mismos a través de un proceso único,
la eliminación de trámites no legales y a cambio, su paso a un modelo de control ex
post a partir de la implementación del modelo de vigilancia, inspección y control de
empresas.
El modelo CAE ofrece múltiples posibilidades relativas a los trámites analizados, de
manera que se hace eficiente el proceso de información, asesoría, radicación del
trámite y seguimiento al mismo hasta su culminación.
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INFORME FINAL
75
Por un lado, es posible mejorar el proceso informativo a partir de la integración del
proceso al Portal de Cámara y al Portal CAE. Adicionalmente, con la puesta en
operación del modelo informativo CAE en la sede de la Cámara de Comercio, se
logra compactar y hacer consistente el proceso informativo.
Del lado de asesoría, igualmente se logra incorporar tanto una atención
personalizada específicamente para los emprendedores como un sistema de
atención en línea que permite la interacción permanente.
Ya para los trámites específicos, es posible mejorar con base en los siguientes
valores agregados del modelo CAE:
a. Minuta de escrituras: Se podrá realizar de manera virtual entre Notarías y
ciudadanos gracias a la plataforma CAE. Se podrán evitar presencialidades en el
proceso de corrección de las escrituras.
b. Consulta de homonimia: Se puede asegurar un proceso de consulta en línea
que habilite esta información del proceso notarial.
c. Consultas de uso de suelo, CIIU y tarifas, además de seguimiento al trámite,
todo ello a través de un proceso en línea.
d. Acceso a la consulta de marca de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
e. Aprovechamiento de la capacidad instalada para realizar el trámite integral
del NIT que en el modelo simplificado supone: i) Asistencia al empresario para
el diligenciamiento del Prerut en la sede ii) Solicitud del NIT a través de Cámara de
Comercio y iii) Formalización del RUT con el NIT ya asignado en Cámara de
Comercio, esto es, la impresión del documento definitivo con la correspondiente
firma de refrendación de validez del mismo.
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76
f. Realización del trámite simultáneo en Cámara de Comercio de los siguientes
temas de creación de empresa:
* Consulta de homonimia, marca, uso de suelo, CIIU
* Registro de la empresa
* Registro de su establecimiento de comercio
* Obtención de NIT
* Liquidación y pago del impuesto de registro
* Inscripción en el Registro Tributario Municipal
* Notificación de apertura de establecimiento a Planeación y Gobierno Municipal
* Compra y registro de libros de comercio
* Registro Único de Proponentes
* Certificado de existencia y representación legal
* Libros de comercio debidamente inscritos
g. Alerta de registro de nuevas empresas: con la implementación del CAE las
autoridades sanitarias, de bomberos, Planeación y Gobierno podrán sustituir los
conceptos previos, se podrán vincular a un proceso de inspección, vigilancia y
control ex post debidamente.
Como se observa, se logra regularizar el tema de notificación de apertura de
establecimientos y consulta de marca, aspectos hoy desprotegidos en la Ciudad de
Sevilla, pese a su obligatoriedad legal.
Por último, se eliminan de tajo los trámites extralegales referenciados, generando
un alivio sustancial a los empresarios, pero de paso logrando que las autoridades
responsables del control puedan realizar una actividad más eficiente con base en
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INFORME FINAL
77
una retroalimentación directa del proceso de registro de nuevas empresas hacia las
entidades responsables de ese control.
Obviamente existe una mejora sustancial para el emprendedor en términos de
tiempo, reducción de costos directos e indirectos y trámites.
8. CONCLUSIONES DEL DIAGNÓSTICO.
A continuación se presenta el balance final del comportamiento de la ciudad de
Sevilla y el análisis de distorsión respecto al proceso CAE a nivel nacional. Para
ello, se presenta la matriz de comportamiento de la ciudad vs. La meta de
implementación CAE.
Expectativa de mejora con la implementación del modelo CAE en Sevilla
VARIABLE FIGURA RESULTADO MAPEO META CON
IMPLEMENTACIÓN DEL CAE
TIEMPO
Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y constitución de una empresa
PERSONA NATURAL
70 días hábiles 1 día
PERSONA JURIDICA
71 días hábiles 2 días
INSTANCIAS
Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el empresario al momento de
formalizar las solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa
PERSONA NATURAL
7 entidades 1 entidad
PERSONA JURIDICA
8 entidades 1 entidad
TRAMITES
Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al
momento de crear y constituir su actividad productiva.
PERSONA NATURAL
8 Trámites 1 tramite
PERSONA JURIDICA
9 trámites 1 tramite
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78
COSTO
Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y
constitución de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios, conceptos, tasas,
expedientes, copias y anexión de requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en
el centro de la ciudad).
SIN RUP
PERSONA NATURAL
$ 899.200 $358.200
PERSONA JURIDICA
$ 1.240.200 $ 699.200
REQUISITOS
Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al momento de la solicitud del
trámite.
PERSONA NATURAL
11 requisitos 1 requisito
PERSONA JURIDICA
14 requisitos 1 requisito
DOCUMENTOS
Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y demás formalidades físicas
exigidas en el expediente
PERSONA NATURAL
20 documentos 1 documento
PERSONA JURIDICA
22 documentos 2 documentos
CONTACTOS
Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes entidades involucradas en el proceso
desde el inicio hasta la terminación del trámite
PERSONA NATURAL
29 contactos 1 contacto
PERSONA JURIDICA
32 contactos 1 contacto
La forma de lograr este resultado será a partir de la intervención de los trámites de
la siguiente manera:
Intervención de los trámites mapeados para implementación del CAE en Sevilla
PASOS INTERVENCION
INFORMACIÓN VIRTUALIZACION Y CENTRALIZACION DEL PROCESO EN EL CAE
ELABORAR MINUTA DE CONSTITUCIÓN
VIRTUALIZACION DE LOS CONTENIDOS EN EL PORTAL CAE
PAGO DE DERECHOS NOTARIALES Y TOMA DE FIRMAS
OPTIMIZACION DEL PROCESO REDUCIENDO PRESENCIALIDADES. ACCESO A CONSULTAS PREVIAS VIRTUALES.
OBTENCIÓN DE COPIA DE ESCRITURA
OPTIMIZACIÓN A PARTIR DE LA REMISION DE ESCRITURA CON FIRMA DIGITAL A LA CAMARA DE COMERCIO
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79
DILIGENCIAMIENTO DEL PRERUT INTEGRACION A PROCESO ASESOR EN CAMARA DE COMERCIO
CONSULTA DE HOMONIMIA VIRTUALIZACION E INTEGRACION A PROCESO INFORMATIVO UNICO
COMPRA DE FORMULARIO PARA INSCRIPCIÓN EN REGISTRO
ACCESO VIRTUAL AL FORMULARIO A TRAVES DEL PORTAL CAE
DILIGENCIAMIENTO Y RADICACION DE DOCUMENTOS
PARA REGISTRO OPTIMIZACION CON LA REDUCCIÓN DE PRESENCIALIDADES
OBTENCIÓN Y PAGO DEL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y
REPRESENTACIÓN LEGAL OPTIMIZACION A TRAVES DEL ENVIO A DOMICILIO
FORMALIZACIÓN DEL RUT INTEGRACION AL PROCESO DE REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO
SOLICITUD Y OBTENCION DE REGISTRO DE INDUSTRIA Y
COMERCIO LOCAL INTEGRACION AL PROCESO DE REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO
SOLICITUD, PAGO Y OBTENCION DEL CERTIFICADO DE USO DE
SUELO
ELIMINACIÓN DEL CERTIFICADO Y SUSTITUCION POR PROCESO DE CONTROL EX POST
COMPRA DE LIBROS DE COMERCIO (PARA DOS LIBROS)
OPTIMIZACION A TRAVES DEL OFRECIMIENTO DE LIBROS EN LA MISMA CAMARA DE COMERCIO
SOLICITUD DE REGISTRO Y PAGO DE LIBROS DE COMERCIO
INTEGRACION AL PROCESO CAE, CON SOLICITUD SIMULTANEA AL MOMENTO DE REGISTRO
RECLAMO DE LIBROS DE COMERCIO REGISTRADOS
OPTIMIZACIÓN A TRAVES DEL ENVIO A DOMICILIO
SOLICITUD DE REGISTRO EN EL REGISTRO ÚNICO DE
PROPONENTES
INTEGRACIÓN AL PROCESO CAE, CON SOLICITUD SIMULTANEA EL REGISTRO
OBTENCIÓN DE CERTIFICADO DE REGISTRO DE PROPONENTES
OPTIMIZACION CON LA REMISIÓN DEL CERTIFICADO SIMULTANEO AL CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
CONSULTA DE MARCA SE LOGRARIA SU INCORPORACION A TRAVES DE UN MECANISMO VIRTUAL
DE CONSULTA CON LA BASE DE DATOS DE SIC.
NOTIFICACION DE APERTURA DE ESTABLECIMIENTO
SE LOGRARIA SU IMPLANTACION COMO TRAMITE LEGAL Y SU VIRTUALIZACIÓN A TRAVES DE UNA COMUNICACIÓN EN LINEA E
INTEGRADA AL MODELO IVC PARA TODAS LAS ENTIDADES INTERESADAS.
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INFORME FINAL
80
VARIABLE FIGURA
Resultado mapeo
SEVILLA
Resultado mapeo
CAICEDONIA
META CON IMPLEMENTACIÓN
DEL CAE
TIEMPO
Entendido como número de días invertidos para las gestiones de creación y
constitución de una empresa
PERSONA NATURAL
70 días hábiles 69 días hábiles 1 día
PERSONA JURIDICA
71 días hábiles 70 días hábiles 2 días
INSTANCIAS
Entendido como el número de entidades con las que debe relacionarse el
empresario al momento de formalizar las solicitudes de trámites de creación y
constitución de empresa
PERSONA NATURAL
7 entidades 7 entidades 1 entidad
PERSONA JURIDICA
8 entidades 8 entidades 1 entidad
TRAMITES
Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe realizar el empresario al momento de crear y constituir su actividad productiva.
PERSONA NATURAL
8 Trámites 7 Trámites 1 tramite
PERSONA JURIDICA
9 trámites 8 trámites 1 tramite
COSTO
Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para acceder a los trámites de creación y constitución
de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de formularios,
conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de requisitos del caso. (Para
20.000.000 de activos y actividad restaurante en el centro de la ciudad).
SIN RUP
PERSONA NATURAL
$ 899.200 $ 488.700 $358.200
PERSONA JURIDICA
$ 1.240.200 $ 829.700 $ 699.200
REQUISITOS
Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al
momento de la solicitud del trámite.
PERSONA NATURAL
11 requisitos 10 requisitos 1 requisito
PERSONA JURIDICA
13 requisitos 12 requisitos 1 requisito
DOCUMENTOS
Entendido como los documentos físicos, formularios, copias, certificaciones y
demás formalidades físicas exigidas en el expediente
PERSONA NATURAL
20 documentos 19 documentos 1 documento
PERSONA JURIDICA
22 documentos 21 documentos 2 documentos
CONTACTOS
Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las ventanillas de atención de las diferentes entidades
involucradas en el proceso desde el inicio hasta la terminación del trámite
PERSONA NATURAL
29 contactos 27 contactos 1 contacto
PERSONA JURIDICA
32 contactos 28 contactos 1 contacto
Comparativo Sevilla Vs Caicedonia
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INFORME FINAL
81
CONCLUSIONES DEL COMPARATIVO ENTRE LAS DOS CIUDADES
Es importante recordar que la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Sevilla es
muy pequeña, es de solo dos municipios con la siguiente composición empresarial:
Sevilla 1.218 - Caicedonia 941 Para un total de: 2.159 establecimientos
En términos generales los hallazgos de la consultoría después de indagar sobre el
proceso de creación de empresas en las dos ciudades, encontró que los dos
municipios exigen requisitos y manejan formatos muy similares, pero con costos
muy diferentes como se vio en el comparativo. Finalmente se concluye así:
Sevilla:
Es más complejo y costoso hacer empresa, los tramites son demasiados, hay un
costo demasiado alto para los empresarios y es el de registrarse en Industria y
Comercio, costo que desmotiva la creación de empresa y fomenta la evasión e
incumplimiento de la norma. En materia tecnológica desde la secretaria de
hacienda se encuentra muy desactualizado el software y por ende sus bases de
datos. Sobre el POT, se encuentra desactualizado. En cuanto a IVC es poco lo que
se realiza, solo existe una labor permanente por parte de Sanidad departamental.
Caicedonia:
Es un poco más fácil y con costos razonables para crear empresa, los trámites son
menos complejos. En este municipio no se cobra el registro a Industria y Comercio.
Se percibió un clima de negocios favorable para la creación de empresa donde el
emprendedor le da cumplimiento a la norma. En materia tecnológica desde la
secretaria de hacienda se encuentra actualizada con bases de datos bien
gestionadas. Sobre el POT, se encuentra totalmente actualizado. En cuanto a IVC
realizan la labor con la capacidad instalada que cuentan actualmente.
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INFORME FINAL
82
CAPITULO III DIAGNÓSTICO DEL ESQUEMA DE INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL EN LA CIUDAD DE SEVILLA
1. CARACTERIZACIÓN, MAPEO INSTITUCIONAL Y DE PROCESOS DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A continuación se presenta un diagnóstico del componente de inspección,
vigilancia y control de empresas en la ciudad de Sevilla, como uno de los aspectos
estratégicos a tener en cuenta para el futuro desarrollo del modelo ideal, que
permita la articulación del proceso de creación de empresas con el proceso
inspectivo posterior.
Todo ello parte de la premisa de establecer un mecanismo expedito de integración
de los trámites de la fase de registro inicial con la fase de inspección posterior, a
partir de plataformas informáticas y esquemas de operación que hagan posible la
interoperabilidad entre entidades de registro vs. Entidades de control.
Para poder proponer el modelo de IVC ideal, se propone por lo pronto presentar el
estado actual del proceso, tomando en cuenta que, tal y como se expuso en el
Capítulo anterior, hoy por hoy existen una serie de trámites que se solicitan en la
fase inicial de las empresas pero que en estricto rigor jurídico, deberían
desenvolverse posteriores al registro.
En este sentido, el análisis jurídico de los trámites de este componente ya se
presentó en los capítulos anteriores. Por lo tanto, el énfasis en este capítulo será
desde la perspectiva de proceso interno entre las entidades y capacidad instalada.
Las áreas que se identifican a nivel municipal que participan en la secuencia del
proceso relativo a inspecciones, vigilancia y control son las Secretarías de: Salud,
Planeación, Gobierno y Hacienda, el Cuerpo de Bomberos Voluntario.
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INFORME FINAL
83
Dado que no existe un proceso de notificación de empresas ya creadas a nivel de
entidades de registro vs. las demás autoridades, el proceso se desarrolla bajo un
esquema intuitivo, por quejas de la comunidad y enfocado a la certificación formal.
Se percibió poca labor de IVC, prevención y capacitación a los emprendedores. La
entidad que cumple con su labor es la Secretaria de Salud Departamental con el
control en materia de sanidad. La Secretaria de Gobierno tuvo un pequeño intento
de realizar requerimientos de ley 232, pero más que por vigilancia y control por
cumplimiento a un hallazgo de la contraloría.
DESCRIPCIÓN DE LAS ENTIDADES PARTICIPANTES EN EL DIAGNOSTICO:
Como preámbulo a estos hallazgos, es importante resaltar la poca ejecución de
vigilancia y control de la ley 232 de 1995 y a su decreto reglamentario 1879 de
2008 para verificar el cumplimiento de los requisitos ex post a los establecimientos
de comercio.
A continuación se presenta de manera descriptiva la manera como cada una de las
entidades realiza la labor de Inspección, Vigilancia y Control en la ciudad de
Sevilla:
SECRETARÍA DE GOBIERNO
La labor que esta dependencia realiza, según información entregada por los
mismos funcionarios, ha sido muy poca porque no cuentan con los recursos
necesarios. Durante la visita de la consultoría, se pudo evidenciar que para esta
labor se habían contratado 2 personas que alcanzaron a realizar 63 visitas.
Proceso de la visita
Las visitas las realizan dos contratistas, que entregan a los comerciantes el
siguiente documento:
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INFORME FINAL
84
Le informan al empresario que dispone de 30 días para que se acerque a las
diferentes dependencias a obtener los documentos necesarios, de acuerdo a los
plazos y el procedimiento establecido en la ley 232.
Al indagar a los funcionarios de esta dependencia sobre el seguimiento,
reconocieron que no lo realizaban a los 30 días exactos y que posiblemente estas
visitas quedan allí en el papel.
Todo se lleva muy manual, las actas no son transcritas a un sistema en Word o
Excel para hacerles seguimiento. El seguimiento es totalmente manual, toman
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INFORME FINAL
85
semanalmente la carpeta con las actas u oficios y van verificando que tiempos se
están venciendo.
Por esta misma razón, no hay claridad sobre indicadores de visitas, procesos,
sanciones, etc.
Atención al empresario Inspección de Policía
Se pudo evidenciar finalmente, que la Secretaria de Gobierno no realiza de manera
continua la labor de IVC.
SECRETARÍA DE PLANEACIÓN
Esta dependencia manifestó que en ningún momento, realizan visitas de
Inspección, Vigilancia y Control a establecimientos abiertos al público.
Atención al empresario Secretaría de Planeación
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86
Proceso de solicitud y revisión usos del suelo
Este proceso es relativamente simple:
Esta labor la realizan por solicitud del empresario o por requerimiento de ley 232 de
la Inspección de Policía. El empresario se debe dirigir a la oficina de la tesorería y
debe llenar un formato que le entregan allí:
El empresario debe dirigirse a las taquillas del municipio y cancelar $ 24.000 para
obtener el certificado.
La manera como realizan la consulta en esta dependencia es muy manual.
Cuentan con un estatuto urbano a través de acuerdo municipal 020 de 2014, el cual
es su herramienta de verificación y consulta de usos del suelo. La consulta la
realizan a través de ARGIS, autocad y el estatuto urbano.
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Verifican con la normatividad del POT (norma que esta desde el año 2003 y se
encuentra desactualizada) y procede a expedir la resolución de usos del suelo. Se
reitera, no hacen ningún tipo de verificación en campo.
Según información de las personas entrevistadas, el municipio de Sevilla pretende
realizar la actualización de su POT gracias a la consecución de algunos recursos
por parte de su Alcalde:
SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL DEL VALLE
Sevilla es un municipio de categoría 6ta, debido a esto, la vigilancia y control en
materia de sanidad lo asume la Gobernación del Valle a través de la Unidad
Ejecutora de Saneamiento del Valle del Cauca, quien actualmente asignó 1 técnico
del área de salud y 2 contratistas para realizar las labores de IVC en este
municipio, las cuales tienen una oficina en la Secretaria de Salud Municipal.
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Proceso de la visita
Esta dependencia cuenta con una base de datos para realizar una programación
anual y mensual de visitas. Estas visitas la realizan por actividades económicas
haciendo énfasis en las actividades de alto riesgo.
Es de anotar que estas visitas y la expedición del concepto no tienen ningún costo
y no exigen ningún requisito, papel o documento.
Las opción para programar la visita es cuando el emprendedor se dirige a la
Secretaria de Salud a solicitar la visita por escrito.
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Al momento de realizar la visita de IVC, proceden a diligenciar una de las más de
10 actas que manejan, ya que expresaron que dependiendo de la actividad, esta
debe ceñirse a su normatividad, por esto la gran cantidad de formatos.
Luego de diligenciar el acta, el funcionario procede a dejarle una copia al
emprendedor con la evaluación de las condiciones encontradas en el
establecimiento con las siguientes calificaciones: favorable, favorable condicionado,
no cumple. Estas calificaciones van acompañadas de la descripción y
recomendaciones que debe seguir el empresario.
Cuando la evaluación es favorable condicionado, le dan al empresario un plazo de
30 días hábiles para cumplir con las recomendaciones,
La técnica entrevistada manifestó que toda su labor es manual, todo lo envían a la
ciudad de Tuluá para que sea procesada la información que allí recolectan.
Atención al empresario Secretaría de Salud
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INFORME FINAL
90
SECRETARÍA DE HACIENDA
Esta dependencia, realizo unas pequeñas labores de vigilancia y control durante el
año 2016.
Según información brindada, se contrataron 1 persona que alcanzo a realizar 200
visitas para identificar si los empresarios se encontraban pagando industria y
comercio, una vez conocida esta información, la intención de la Secretaria de
Hacienda es la de comenzar labores de registro.
CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS
Si bien en el capítulo anterior hablamos sobre el papel que cumple este cuerpo en
el proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, esta entidad cuenta
con unas instalaciones cómodas para la atención al ciudadano.
Proceso de la visita
El empresario puede solicitar la visita de manera presencial, telefónica o por
escrito.
Le anuncian al empresario cuando le realizan la visita en no más de dos días
después de solicitarla. Una vez realizada la visita, que puede tardar un promedio de
una hora, le informa al empresario que puede pasar a la oficina de bomberos en un
promedio de 2 días a reclamar su concepto y cancelar el pago respectivo.
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INFORME FINAL
91
Tarifas servicios Bomberos Sevilla
En esta dependencia, el seguimiento y control es manual, revisan carpetas,
cuadernos y lo que tengan en su computadora.
Es atípico como en este cuerpo de bomberos el concepto que le expiden al
empresario tiene vigencia hasta los 31 de diciembre de cada año.
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INFORME FINAL
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VID - VENTANILLA ÚNICA DE RECAUDO DE DERECHOS DE AUTOR Y
CONEXOS
La consultoría pudo evidenciar, que esta entidad no hace presencia institucional en
este municipio de ninguna índole.
El interesado debe desplazarse hasta la ciudad de Tuluá o Armenia.
El comportamiento del proceso para las seis entidades mapeadas es el
siguiente:
Estatus de cumplimiento de visitas de inspección Sevilla
RELACIÓN DE ENTIDADES MAPEADAS
REALIZAN VISITAS
SI NO
SECRETARIA DE SALUD DEL VALLE
X
Por solicitud del interesado o por cumplimiento oficioso de sus funciones
de vigilancia y control.
SECRETARIA DE GOBIERNO
X
Por quejas de la ciudadanía, por cumplimiento del ley 232 o por solicitud
de Planeación
SECRETARIA DE PLANEACIÓN X
CUERPO VOLUNTARIO DE BOMBEROS
X
Por solicitud del interesado o por cumplimiento oficioso de sus funciones
de vigilancia y control.
HACIENDA X
VID X
Como se observa, el comportamiento es disímil en la Secretaria de Planeación y
Bomberos y obedece en su gran mayoría a criterios subjetivos que en uno u otro
sentido, riñen con el ordenamiento legal y caen en inconsistencias técnicas que
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afectan la confiabilidad del proceso y la posibilidad de garantizar la formalidad y el
respeto de las normas por parte de las actividades comerciales.
Ahora bien, analizado el desempeño de las entidades de acuerdo a su nivel de
interoperabilidad y desarrollo de procesos de manejo de información asociada a
cumplimiento de actividades de IVC se puede resumir en el siguiente cuadro:
Nivel de intercambio de información entre entidades de IVC Sevilla
ITEM SECRETARÍA DE GOBIERNO
SECRETARIA DE SALUD
SECRETARIA DE
PLANEACION
HACIENDA BOMBEROS VID
¿Las entidades conocen de las empresas creadas en Cámara de Comercio?
SI NO NO SI NO NO
¿Las entidades comparten o cruzan información? SI
CON PLANEACION
NO
SI
CON GOBIERNO Y
HACIENDA
SI
CON GOBIERNO
NO NO
¿Las entidades realizan censos o actividades de detección de ilegales?
SI SI NO SI NO NO
Las entidades realizan actividades conjuntas de visitas?
SI NO SI NO NO NO
Las entidades tienen algún tipo de retroalimentación con los procesos de registro?
NO NO NO SI NO NO
Como se observa, existe un avance preliminar en actividades de interacción y
unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección, vigilancia y control,
pero no se trata de un ejercicio sistemático que integre a todas las entidades y que
se soporte en una plataforma informática eficiente. Esto sería un aspecto a
capitalizar con la integración del proceso al modelo de IVC desarrollado a nivel
nacional por Confecámaras.
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INFORME FINAL
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A continuación vamos a analizar el comportamiento del proceso de frente a su
aplicabilidad frente al proceso formal de registro, las conclusiones son las
siguientes:
Caracterización de las visitas de inspección en Sevilla ENTIDAD NOMBRE DEL
TRAMITE O INSPECCIÓN
PREVIA AL REGISTRO
POSTERIOR AL REGISTRO EN CAMARA DE COMERCIO
TIPO DE ACREDITACION
NORMATIVIDAD Nro. DE VISITAS
SECRETARIA DE SALUD
DEPARTAMENTAL
IVC de los factores de riesgo a los
establecimientos de comercio
X CONCEPTO SANITARIO
a través de un acta de visita
Ley 9ª. De 1979
Dec. 3075/97
1.000
SECRETARIA DE GOBIERNO
Inspecciones de verificación de desarrollo
de actividades y cumplimiento de ley 232
X REQUERIMIENTO Ley 232/95
63
PLANEACIÓN
Verificación usos del suelo
X RESOLUCION USOS DEL SUELO
Ley 232/95
Acuerdo 008/2003 POT
0
HACIENDA
Fiscalización
X ACTA DE INSPECCION
Ley 14 de 1983
Estatuto tributario, acuerdo 034 de
2001
200
BOMBEROS
Inspección de seguridad
X CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES DE
SEGURIDAD
Ley 1575 de 2012 art. 42
410
VID
Pago de derechos de autor
X Comprobante de pago de derechos de
autor
Ley 232/95, Ley 44/93
Decisión 351 del 93 acuerdo de
Cartagena
Ley 23/82
0
Como se observa, se da cumplimiento parcial a la normatividad en cuanto a la
revisión ex post. Igualmente se nota un avance preliminar en actividades de
interacción y unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección,
vigilancia y control, pero no se trata de un ejercicio sistemático que integre a todas
las entidades y que se soporte en una plataforma informática eficiente.
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INFORME FINAL
95
Ahora bien, desde el punto de vista del desarrollo integral del proceso de vigilancia
y control a establecimientos de comercio por parte de las entidades referenciadas,
los hallazgos de la consultoría se resumen en los siguientes tópicos:
Expectativa de mejora con la implementación del modelo CAE en Sevilla
TRÁMITE O INSPECCIÓN EXISTE SISTEMA DE INFORMACIÓN
HAY SEGUIMIENTO A LAS VISITAS
SE TRABAJA CON VISITAS PROGRAMADAS
IVC de los factores de riesgo a los establecimientos de
comercio NO. SI SI
Inspecciones de verificación de desarrollo de actividades y
cumplimiento de ley 232 NO NO SI
Inspección de seguridad NO NO SI
Verificación usos del suelo NO NO NO
Industria y Comercio NO NO SI
Pago de derechos de autor NO NO NO
En lo que tiene que ver con las condiciones reportadas por estas entidades en materia de servicio, infraestructura y tecnología el resultado es como sigue:
Condiciones operativas en las entidades de IVC Sevilla
RELACIÓN DE ENTIDADES
TECNOLOGIA APLICADA AL
TRAMITE
INFRAESTRUCTURA. ATENCIÓN EN
SEDE.
PERSONAL ASIGNADO A LA
ACTIVIDAD.
Secretaria de Salud MANUAL BASICA POR DEMANDA
1 Técnico
2 contratistas
Secretaria de Gobierno
MANUAL BASICA POR DEMANDA 2 contratistas
Planeación MANUAL ADECUADA POR DEMANDA 1 ingeniero
Hacienda MANUAL BASICA POR DEMANDA 1 contratista
Cuerpo Voluntario de Bomberos
MANUAL ADECUADA POR DEMANDA 1 Inspector
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96
2. ESQUEMA DE ARTICULACIÓN EXISTENTE CON EL PROCESO DE CREACIÓN DE EMPRESAS
La evidencia encontrada en Sevilla, es que no existe un proceso articulado de
inspección, vigilancia y control con el proceso de creación y formalización de
empresas. En la práctica, como se evidenció de los hallazgos anteriores, se puede
establecer que cada una de las entidades realizan un proceso por regla general
basado en la obligatoriedad de presentación del certificado de uso de suelo, lo cual
es claramente violatorio de las normas nacionales pero que se constituye en el
mecanismo que se ha diseñado el Municipio para garantizar un control permanente
a las actividades comerciales, con los correspondientes efectos en trámites y
cargas probatorias para el ciudadano.
La carencia de esta articulación en definitiva, crea un ambiente propicio para el
incumplimiento y para impedir un esquema eficaz de control ex post. Ninguno de
los entes de control cuenta así con una información inmediata de empresas
creadas que le puedan ayudar a la generación de procesos de vigilancia
adecuados y enfocados en factores de riesgo.
En esta medida, la implementación de un modelo de IVC en la ciudad sería una
excelente contribución a la consistencia del proceso y a la formalidad de las
empresas y los establecimientos de comercio.
3. ANALISIS DE NORMAS LEGALES VS. PROTOCOLOS DE CONTROL
UTILIZADOS
En Sevilla se observa que a nivel de los protocolos de control utilizados a nivel de
salud y bomberos, están realizando una verificación de ítems pertinentes de
acuerdo a las competencias y a los riesgos que cada una de las entidades tiene
bajo su responsabilidad. En este sentido y en orden a las normas vigentes, en sí
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INFORME FINAL
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mismos los protocolos cumplen en su contenido formal, con los parámetros del
control.
Para la Consultoría, la inconsistencia legal en Sevilla se presenta en un nivel más
macro, al hacer exigibles los certificados, lo cual ya está suficientemente analizado
en los ítems anteriores.
Para una mejora en este sentido, además de la eliminación en sí de los trámites
asociados a estas certificaciones, debe considerarse la posibilidad de especializar
protocolos en función de las actividades económicas y los riesgos, pudiendo con
ello aterrizar durante la visita ítems específicos asociados a la realidad del tipo de
establecimiento visitado.
Igualmente se resalta el avance de esta entidad en materia tecnológica con su
sistema de información.
4. INICIATIVAS EN MARCHA IDENTIFICADAS EN LA CIUDAD PARA LA
MEJORA DEL PROCESO.
No se identificaron iniciativas, por el contrario, se resalta la desarticulación
existente entre las diferentes entidades encargadas de la vigilancia y control del
municipio de Sevilla.
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5. DIAGNÓSTICO FINAL Y ELEMENTOS RELEVANTES DEL PROCESO DE
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE EMPRESAS A NIVEL LOCAL
a. Carencia de una plataforma común de intercambio de datos alrededor de
las empresas y del proceso de control.
En la ciudad de Sevilla no existe una plataforma común de intercambio de datos
entre las entidades que tienen a cargo actividades de registro, inspección,
vigilancia y control de empresas, por lo que salvo algunas actividades periódicas de
cruces de bases de datos, las entidades por regla general no tienen forma de
conocer de manera oportuna la apertura de nuevos establecimientos.
b. Procesos manuales para la actividad de seguimiento y alimentación de la
información.
Tal y como se pudo evidenciar en las proformas de control documentadas, el
proceso de recolección de información de las visitas es de manera totalmente
manual en actas y proformas de control, lo que hace engorroso su seguimiento y
demorado su procesamiento de frente a la actividad de control posterior a los
establecimientos que no cumplen con las obligaciones.
En ocasiones, el procesamiento de esta información tarda días e incluso semanas
en el cargue de la información que da lugar a la expedición del documento de
acreditación del caso, sea certificado o concepto, práctica que insiste la Consultoría
debe ser eliminada.
La idea del proceso de IVC es lograr una ficha única por cada uno de los
establecimiento, en un formato magnético que pueda ser de consulta permanente
por cualquiera de las entidades interesadas en actividades de vigilancia y control,
adicionalmente, que esté en condiciones de cargar la información del caso en el
sistema que sea producto de la visita realizada, para futuro acceso a la misma por
parte de las demás entidades.
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INFORME FINAL
99
c. Necesidad de fortalecimiento de la actividad interinstitucional de
inspección.
Aunque hay algunas actividades aisladas de trabajo interinstitucional en torno al
control, la práctica generalizada es que cada una de las entidades responsables
hace sus propios procesos de control, con la capacidad instalada disponible.
Con la actuación articulada de las autoridades, basado en mecanismos de control
ex post al registro, sería mucho más eficiente y menos dispendioso para el
interesado.
d. Autogestión de legalidad
La evidencia muestra que es poco lo que las entidades realizan actualmente para
garantizar un esquema de control basado en la promoción de la legalidad y el
cumplimiento de las normas. La tendencia general es que se visita a los
establecimientos por queja o por solicitud y pago (cuando procede) del certificado,
más no por un proceso oficioso de visitas de frente a verificar de manera
permanente las condiciones y transmitir conocimiento y prácticas de autocontrol
que induzcan a un mayor acatamiento de las normas.
Un esquema de IVC debidamente articulado, permitiría descargar a las entidades
de la obligatoriedad de expedición de certificados y visitas formales y a cambio,
transferir esta capacidad instalada en la realización de visitas y jornadas
permanentes de trabajo y transferencia de conocimiento a los establecimientos de
comercio, acompañamiento en la introducción de mejoras al ejercicio de la
actividad.
Esto funcionaría siempre que la consistencia de información de las empresas
creadas se garantice y se pueda contar con una programación inteligente de los
procesos de trabajo en campo y mantenimiento de los datos y hoja de ruta de cada
establecimiento.
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100
e. Mejoramiento de procesos informativos previos
Por último, se pudo evidenciar que los procesos informativos previos a la
constitución de la empresa o a la realización de la visita son muy deficientes, pues
el proceso se concentra básicamente en la solicitud del trámite y el cumplimiento
de las formalidades de ésta, más no en el suministro de la información que debe
ser de conocimiento del comerciante sobre los aspectos que debe cumplir durante
la operación del negocio.
Por supuesto, esta situación lleva a reprocesos innecesarios, por cuanto de manera
intuitiva el comerciante realiza los preparativos de su actividad, lo cual será una
inconformidad u observación durante el proceso de visita, alargando el proceso de
aval al ejercicio de la actividad comercial y generando por ende, reprocesos de
visitas y actas que desgastan a las organizaciones.
La idea de un modelo de IVC articulado al Modelo CAE es que permita, desde el
mismo momento de la constitución, el suministro de toda la información pertinente
desde las perspectivas de salud, bomberos, uso de suelo, espacio público, etc.,
con base en el tipo de actividad que va a ejercer, lo cual significará de hecho un
punto de partida para que el comerciante realice las previsiones durante la apertura
de su establecimiento para dar pleno cumplimiento a las obligaciones que le serán
exigidas durante la visita ex post al proceso de registro, que a su vez permitirá el
aval de continuidad del ejercicio de la actividad comercial, novedad de la cual sabrá
el sistema de información IVC para efectos de publicidad de la información hacia
las entidades y hacia el mismo comerciante.
El espíritu del modelo de IVC es lograr que esta información haga parte del
contenido del certificado de existencia y representación legal, sustituyendo así los
certificados específicos por entidad con fecha de caducidad. Esto por supuesto
deriva en una tarea de parametrización de actividades vs. Normatividad para lograr
que el Asesor CAE esté en capacidad de impartir esta información o referenciar los
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INFORME FINAL
101
contenidos para consulta directa por parte del interesado a través de los diferentes
canales virtuales.
6. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Tal y como se comporta hoy por hoy el proceso en la ciudad, se observa que
existen posibilidades importantes de mejora que permitirían un proceso inspectivo
local más eficiente, que además de garantizar mayor simplificación al usuario
revierta en mayor legalidad y fortalecimiento del control por parte de las entidades
participantes.
Lo anterior incluye como mínimo las siguientes posibilidades de reforma:
a. Interacción proceso CAE con proceso de IVC: tal y como se prevé en el
modelo liderado por Confecámaras en esta materia, la reforma apuntaría a que a
cambio de la eliminación de conceptos previos o concomitantes al registro, se
pueda generar un proceso de retroalimentación directo desde el mismo momento
de registro, que permita alertar la creación de nuevas empresas y con ello, enfocar
acciones de control ex post sobre las mismas.
b. Programación de visitas: se podrá materializar en la ciudad el esquema de
programación de visitas con base en una plataforma interactiva que a partir de una
codificación de riesgo, enfoque los esfuerzos de control en aquellas actividades con
mayor probabilidad de generar impactos negativos.
c. Administración de las visitas: a cambio de un proceso individual de
programación de visitas por parte de cada entidad con base en fuentes variadas de
información, se podrán integrar las entidades a un módulo de administración que
facilita el ingreso de las mismas por las diversas fuentes de información (quejas,
nuevas empresas, visitas de seguimiento, etc.).
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INFORME FINAL
102
d. Cargue de información de novedades en el sistema e integración al
certificado de existencia y representación legal: con la información disponible a
partir de las visitas, se podrán generar expedientes adecuados que faciliten los
seguimientos, reprogramaciones de visitas para verificar cumplimiento de las
recomendaciones y a nivel de acreditación, la disponibilidad de la información de
este tipo en el mismo texto del certificado de existencia y representación legal.
Estas alternativas de mejora deben incluir además el fortalecimiento del equipo
humano destinado a actividades de inspección, su cualificación vía capacitación y
la generación de estándares en materia inspectiva a través de instrumentos,
formatos y proformas de trabajo simplificadas y en lo posible unificadas.
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INFORME FINAL
103
CAPITULO IV
PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN E INTEGRACIÓN DE SEVILLA AL
MODELO CAE
1. PROPUESTAS DE RACIONALIZACIÓN, ELIMINACIÓN, INTEGRACIÓN AL
MODELO CAE
La implementación de la reforma CAE en la ciudad de Sevilla demanda acciones
específicas de integración de los trámites notariales, registrales, nacionales y
municipales al modelo previsto a nivel CAE y en paralelo, gestiones de eliminación
de trámites que hoy por hoy tal y como se expuso ha expuesto, están violando la
normatividad nacional en la materia.
A continuación se presenta el detalle de la intervención de los trámites, en orden a
las demandas del modelo de simplificación CAE.
a. Consulta de nombre previo a la constitución de escrituras:
En este caso, a fin de asegurar que el interesado no tenga reprocesos por
consignar en una escritura pública de constitución, un nombre de una empresa ya
existente. Para estos efectos, lo que se propone el modelo CAE es que el
interesado tanto a nivel del Portal CAE como de los servicios ofrecidos por la
Notaría vinculada al modelo en la ciudad, pueda tener información previa que
determine si el nombre postulado puede ser utilizado sin preocupación alguna de
homonimia.
Para estos efectos, el Portal CAE y la base de datos del RUE estarán habilitadas a
nivel local para su integración tanto a nivel de la página web de la Alcaldía como a
los canales informativos y terminales de autoconsulta dispuestos. Esta consulta
mantendrá las características de gratuidad que se previeron desde el diseño
técnico de estos dos servicios (RUE y CAE).
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INFORME FINAL
104
Por su parte, la Notaría deberán incorporar dentro de los acuerdos o convenios que
se desarrolle, su disposición a habilitar este servicio de apoyo informativo, en sus
diferentes canales de atención.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Disposición de un equipo de cómputo para la asesoría CAE.
Software
Se daría como una habilitación automática tan pronto se integre la ciudad al Portal CAE
Conectividad
No hay requerimientos.
Capacitación
Se deberá realizar un ejercicio de capacitación al Asesor CAE y del personal de la Notaría para articular el proceso informativo.
b. Suscripción de la minuta:
Este proceso se integraría al modelo CAE a través de un proceso de virtualización
de la relación del interesado con el Notario a efectos de configurar el texto de
minuta de su escritura, en caso que opte por esta figura por voluntad propia o
porque no cumple los criterios definidos en la Ley 1014 de 2005. Para estos
efectos, dada la existencia de la plataforma común del Portal CAE, la acción se
concentra en la vinculación de la ciudad al mismo, de manera tal que tanto la
Notaría de la ciudad como los ciudadanos interesados, tengan la opción de
ingresar al sistema central y acceder a los textos de minutas sugeridos con el
modelo de interactividad previsto.
Esto permite que el texto se coloque a consideración de la Notaría en Convenio, se
realice una retroalimentación inteligente vía la plataforma, realizando los ajustes y
solicitudes de corrección del caso y notificando de parte del Notario al interesado,
cuando el documento se encuentra en plenas condiciones para realizar la
presentación personal.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
105
En este sentido, dado que la plataforma ya existe, las acciones locales se
concentran en la vinculación de la ciudad al Portal CAE y en la generación de los
acuerdos o convenios con las Notaría de la ciudad interesada para la puesta en
operación del Modelo.
Avanzar en este propósito requiere que a nivel local se asegure por un lado, el
acceso a internet y las condiciones apropiadas a nivel de equipos de cómputo,
además de la asignación de un responsable interno en la Notaría con la
responsabilidad de dar respuesta a las solicitudes que lleguen vía la plataforma con
los estándares de tiempo previstos.
El modelo CAE indica que una vez el interesado radique el documento se debe
respetar un estándar de tiempo de respuesta a la solicitud en máximo 1 día para
revisión de minutas.
Requerimientos de equipos e infraestructura
La Notaría debe asignar un equipo de cómputo disponible para las actividades CAE.
Software
Es una activación automática del módulo de minutas del Portal, por lo que no son necesarios desarrollos adicionales.
Conectividad
Acceso a internet de banda ancha.
Capacitación
Se deberá realizar actividad de capacitación a funcionarios de la Notaría y de Cámara de Comercio sobre el uso de la aplicación de minutas y sobre los contenidos sugeridos de las mismas.
c. Protocolización de las escrituras públicas
Este trámite se interviene en el modelo CAE, con la integración de la Notaría a un
modelo que permite por un lado, un tiempo de respuesta no mayor a un día entre la
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INFORME FINAL
106
aprobación de las minutas y la presentación personal, firma y obtención de copias
de la escritura. Adicionalmente, con el compromiso de la Notaria de la ciudad para
digitalizar las copias de la escritura, remitir tal copia con firma digital a la Cámara
de Comercio, asegurando que este proceso se dé en el mismo lapso de día de la
presentación personal.
Para hacer efectiva esta reforma, es preciso asegurar además de los temas de
conectividad y de equipos de cómputo previstos en el ítem anterior, se pueda
garantizar la existencia de escáner de condiciones adecuadas y firma digital
vigente de alguna firma certificadora acreditada, para poder realizar la remisión
digital con la debida seguridad.
Parte del modelo de integración, prevé que la Notaría para efectos de la
conformación del documento público, haga uso de la información incorporada
desde el momento del diligenciamiento de la minuta, a partir de lo cual la
información queda cerrada a cualquier modificación, garantizando la confiabilidad
de la misma.
A su vez, al momento de la remisión de la escritura pública de constitución con
firma digital, se garantiza que a través de la plataforma del Portal CAE, Cámara de
Comercio pueda consumir la información originalmente introducida por el
interesado al diligenciar las minutas virtuales y luego, protocolizada a nivel del
Notario. Con ello, como se explicará más adelante, se garantiza el consumo de
esta información-fuente y con ello, la generación de ahorros en el proceso de
digitación en el back office del proceso registral.
De otro lado, se genera la demanda específica de ajustar los procesos al interior de
la Notaría para que el proceso de digitalización pueda ser realizado en el estándar
de tiempo ya descrito y por obvias razones, la mejora del proceso informativo para
que el interesado no demande esta copia física. En todo caso se advierte que la
copia digital tendría el mismo costo que la copia física de la escritura y que tendría
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INFORME FINAL
107
la misma validez para efectos del registro mercantil. Este proceso debe surtirse por
plataforma del CAE para mayor consistencia del proceso.
Por su parte, la Cámara de Comercio deberá introducir los ajustes al interior de la
entidad para manejar el expediente electrónico que se remitirán desde la Notaría y
su esquema de articulación con el proceso de registro, de manera que la imagen
pueda ser identificada y consumida del sistema central al momento en que el
abogado de Cámara de Comercio proceda con la calificación del documento.
Como obvia consecuencia de lo anterior, se deberá eliminar la obligatoriedad de la
presentación de la copia física de la escritura en Cámara, por cuanto sería
consumida de la fuente original y tendría plena validez para efectos del registro.
Esto sucederá para aquel emprendedor que opte por utilizar los servicios CAE.
Para aquellos que renuncien a ello, deberán mantener la entrega de copia física de
la escritura.
Requerimientos de equipos e infraestructura
La Notaría cuenta con scaner.
Software
A su vez, es necesaria la adquisición de certificados digitales la Notaría, que permitan la remisión de escrituras con firma digital, dentro de los protocolos del servicio CAE.
Conectividad
Acceso a internet de banda ancha.
Capacitación
Se deberá garantizar el desarrollo de actividades de capacitación para funcionarios de Notaría y Cámara de Comercio sobre el uso de tecnología de firma digital y envío de escrituras.
d. Consulta de nombre para personas naturales:
Dado que para estos casos la instancia natural no es la Notaría, la reforma
consistirá en la habilitación de canales virtuales y presenciales para la prestación
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INFORME FINAL
108
del servicio informativo previo de homonimia para la empresa a constituir, de
manera que el interesado tenga plena certeza de ello para la configuración de su
documento privado de constitución o el registro del establecimiento de comercio.
En este caso, la Cámara de Comercio de Sevilla deberá habilitar en sus canales de
atención telefónica, en sede y en terminales de autoconsulta de existir o en sus
medios virtuales, la consulta directa al RUE bien a través de la plataforma de este
Registro o bien intermediado por la página del Portal Nacional de Creación de
Empresa que direcciona a esta misma fuente de información.
Esto deberá estar precedido por acciones de ajuste interno del servicio de Cámara
de Comercio, de manera que se realice un desmonte gradual de la presencialidad
para efectos de la consulta de homonimia y se sustituya por un ingreso virtual a los
diferentes canales para conocer el estatus de homonimia de la razón social elegida.
Esta consulta debe mantener la premisa de gratuidad que desde el diseño del
modelo CAE se previó para estos efectos.
A su vez, exige la integración de este link de consulta a los diferentes canales web
existentes tales como la página de la Cámara de Comercio, la Alcaldía de la ciudad
o cualquier otro canal virtual relevante en la región.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Disposición de mínimo dos terminales de autoconsulta en sede Cámara para facilitar la realización de las consultas.
Software
Integración de la ciudad al Portal CAE
Conectividad
Acceso a internet de banda ancha
Capacitación
Desarrollar actividad de capacitación en el proceso informativo y en el uso de la aplicación.
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INFORME FINAL
109
e. Inscripción en Registro Mercantil
Las reformas previstas en el modelo CAE para efectos del registro mercantil
involucra fundamentalmente la integración de este trámite a la transaccionalidad
única, de manera que se constituye en el trámite “pivote” del alta de la empresa en
los sistemas de registro, al ser el que aglutine los demás temas de creación de
empresas simultáneos al mismo.
A su vez, implica el compromiso de Cámara de Comercio de resolver la solicitud de
registro mercantil en un plazo máximo inmediato para personas naturales de 1 día
y para personas jurídicas 2 días y de desplegar unas acciones paralelas o
posteriores de registro y notificación que se explicarán en los numerales siguientes.
Para la operatividad de lo anterior, es preciso que la Cámara de Comercio de
Sevilla realice ajustes internos a la operación, de manera que los trámites
exclusivamente referentes a creación de nuevas empresas se tramiten en el plazo
establecido. Adicionalmente, en caso que las solicitudes vengan como documento
público tramitado a través de la plataforma CAE, se tendrá la posibilidad de
consumir la información-fuente para efectos del registro, logrando así que los
abogados de registro al momento de iniciar la revisión del expediente objeto de la
solicitud, puedan ingresar al sistema y con ello, analizar la información en imagen y
proceder a un proceso de alimentación de la base de datos de registro mercantil
con base en la información fuente incorporada desde el inicio del proceso a nivel
del diligenciamiento de la minuta.
Adicionalmente, la configuración del formulario único para trámite ante otras
entidades, formulario que ya no deberá versar exclusivamente sobre los temas
asociados a DIAN sino que deberá incorporar aquellos campos de información que
sean necesarios para los trámites que se han de realizar de manera simultánea al
registro.
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INFORME FINAL
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Este formulario deberá ser negociado y formulado en conjunto con las demás
entidades participantes en el proceso CAE, garantizando que aporte la información
necesaria para los trámites complementarios y la sustitución de los formularios
respectivos como trámite propio en las entidades que ahora sean vinculadas al
CAE.
Para los casos en que el proceso haya iniciado en Notaría, debe garantizarse que
Cámara de Comercio utilice la imagen digital de la escritura para efectos de su
revisión y aprobación.
Uno de los efectos importantes de la vinculación al CAE será la eliminación de la
obligatoriedad del formulario de Cámara de Comercio en físico, pues se podrá
acceder a una impresión del mismo para llenar manualmente o al diligenciamiento
directo de los campos de información en la plataforma y su remisión ya diligenciado
de manera virtual a Cámara de Comercio para el inicio posterior del proceso. En
este caso, el formulario podrá ser cobrado al momento de la formalización de la
solicitud en Cámara de Comercio.
Por último, se entiende que gracias a la mejora del proceso informativo, el
interesado tendrá plena certeza de su homonimia nacional, del uso de suelo de su
actividad comercial, de la clasificación CIIU de la actividad a ejercer, de los valores
a pagar durante su proceso de formalización y de la marca comercial.
Se debe garantizar en todo caso que el flujo del proceso cuando los interesados
hagan presencia directa en el CAE, permitan el direccionamiento del emprendedor
con sus documentos al Asesor CAE definido por la Cámara para atender, revisar y
recepcionar los documentos que soportarán el registro de la nueva actividad
comercial. Esto será una previsión a nivel del punto de información y en el diseño
de la operatividad del sistema electrónico de administración de turno.
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Requerimientos de equipos e infraestructura
Un servidor para manejo de imágenes digitales
Software
- Activación de la ciudad en los servicios del Portal CAE - Desarrollo de web services de consumo de la información virtual de la minuta desde el Portal CAE hacia el sistema SIRP de la Cámara de Comercio de Sevilla.
Conectividad
Acceso al Portal CAE por todos los funcionarios de recepción y de abogados de registro.
Capacitación
Entrenamiento en el uso de la aplicación y de manejo de imágenes.
f. Matrícula mercantil del establecimiento de comercio
Específicamente para este trámite, la acción de integración será el ajuste y mejora
del proceso informativo de todos los canales virtuales y presenciales del CAE y de
la Cámara de Comercio de Sevilla, a efectos de asegurar que si el interesado va a
crear un establecimiento de comercio puede hacerlo en paralelo con su registro
mercantil de persona natural o de persona jurídica, si este fuera el interés del
emprendedor.
Este trámite tendrá una asociación directa con los procesos de notificación de
apertura de establecimiento a las autoridades locales, de manera que se podrá dar
a conocer qué establecimientos comerciales inician operaciones en la ciudad y por
tanto, pueden ser objeto del proceso de inspección, vigilancia y control a su
operación, ex post al registro inicial. Este trámite en caso de ser radicado a la vez
con el registro mercantil, deberá tener garantía por parte de Cámara de Comercio
de resolverse dentro de los mismos plazos establecidos a nivel estándar para el
CAE a nivel del proceso de constitución.
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INFORME FINAL
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Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno
Software
Activación de la ciudad en los servicios del Portal CAE
Conectividad
Ninguna adicional
Capacitación
Ninguna
g. Pago de impuesto departamental de registro.
Se propone que se acoja el modelo de pago del impuesto directamente en Cámara
de Comercio para todas las transacciones de registro mercantil con o sin bienes
inmuebles, para lo cual sería necesaria la firma de un convenio con la Gobernación
de Antioquia para desarrollar o ajustar la aplicación a efectos de realizar la
liquidación de actos y pago directo en Cámara de Comercio. Este convenio debe
prever el caso de constituciones que involucren bienes, permitiendo que bien sea
directamente o a través de una liquidación remota, también se pueda realizar el
pago en Cámara.
Esto supondrá un nivel de negociación entre las dos entidades para establecer la
manera en que la Cámara absorberá esta operatividad y la oficialidad de
eliminación de este proceso.
Bajo esta premisa, la obtención del documento de soporte para acreditar el pago
del impuesto departamental de registro será una actividad del Back Office del
proceso sea que se realice por Cámara, desapareciendo por defecto la
obligatoriedad de adjuntar la Boleta Fiscal al funcionario de Cámara de Comercio.
Así, la Cámara de Comercio tendría plena certeza del mismo y la posibilidad de
realizar la convalidación directa en sus propios sistemas de información, además
que sería un pago concomitante y obligatorio al pago de los derechos de registro.
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INFORME FINAL
113
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno, debido a que ya se tienen unos avances al respecto.
Software
Integración y ajuste de la aplicación de liquidación de impuesto de registro asociado al registro mercantil por funcionarios de Cámara de Comercio.
Conectividad
Acceso a la aplicación de liquidación y pago.
Capacitación
- Entrenamiento a los funcionarios de Cámara de Comercio para uso de herramienta de liquidación y conocimiento jurídico de los impuestos de registro para actos con y sin bienes inmuebles. - Entrenamiento al Asesor CAE para apoyo al emprendedor en temas de impuesto departamental de registro para actos con bienes inmuebles.
h. Obtener el certificado de existencia y representación legal:
La propuesta de intervención de este trámite en el marco de la implementación del
CAE es por un lado, la mejora en el contenido de información en este documento,
ya que integraría por un lado la información del NIT de la DIAN ya asignado y
adicionalmente, la información del registro de industria y comercio local y de
notificación a otras entidades municipales para efectos del control posterior a la
actividad comercial.
La otra reforma tiene que ver con la mejora de los tiempos del proceso, pues se
espera que una vez realizado el registro la Cámara de Comercio pueda garantizar
que en el transcurso del siguiente día se remite la información a todas las
entidades que participan en el proceso y se obtiene a cambio, la información de
retroalimentación por estas, integrando tal confirmación a nivel de un texto final del
certificado de existencia y representación legal posterior a la firma del mismo.
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INFORME FINAL
114
Por último, la intervención prevé que el certificado de existencia y representación
legal pueda ser remitido de manera gratuita al interesado en caso de estar ubicado
en el casco urbano o con un mínimo costo de correo, caso en el cual esta solicitud
es voluntaria por parte del interesado, quien podrá elegir entre pedirlo en sede u
obtenerlo a domicilio.
El plazo establecido a nivel estándar para la remisión de este certificado es de 1
día posterior al trámite de registro y obtención del NIT. Es importante relevar este
último punto, por cuanto al ser trámite CAE no basta con la disposición del
certificado con información exclusiva de la Cámara de Comercio sino del resto de
entidades, particularmente del NIT que es un tema obligatorio de la normatividad
vigente.
Suele suceder que se entrega el certificado sin el NIT integrado al mismo, lo cual
genera un reproceso innecesario al interesado, en la medida que debe ir a la DIAN
a la obtención del mismo y luego solicitar a Cámara de Comercio su integración o
gestionar ante Cámara la expedición de un segundo certificado para cuando
Cámara haya culminado el trámite ante la DIAN. De ahí la importancia de asegurar
la simultaneidad y máxima automatización del proceso, que gracias a los esfuerzos
de Confecámaras, han podido garantizar una plataforma más eficiente para
desarrollar el proceso de asignación e integración del NIT al certificado.
Para implementar este prototipo de trámite se requiere:
- Establecer el modelo de entrega a domicilio, modalidad y esquema de tarifas en
caso que esta sea la decisión de Cámara de Comercio. Se sugiere en todo caso
que para empresas ubicadas en el casco urbano esto sea gratuito.
- Realizar ajustes en el proceso informativo y asesor del Front Office del proceso,
de manera tal que realice una adecuada difusión de este servicio en sede y por los
canales virtuales.
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115
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno
Software
- Desarrollar los webservices con Alcaldía para efectos de la notificación y la retroalimentación de información para su inclusión en el certificado. - Realizar los ajustes locales para hacer uso de los webservices con DIAN desarrollados por Confecámaras a nivel nacional, para efectos de la remisión de información para asignación de NIT y/o integración del mismo a nivel del certificado de existencia y representación legal. - Desarrollo de web services para lograr la incorporación de los temas locales al certificado de existencia y representación legal.
Conectividad
Garantía de acceso en línea a información entre Cámara de Comercio, DIAN y entidades municipales para la transaccionalidad de notificación.
Capacitación
Entrenamiento a todos los funcionarios del Front Office para un adecuado proceso informativo y de soporte.
i. Inscripción de libros de comercio
Este trámite se integrará al modelo CAE a través de acciones que permitan por un
lado, la posibilidad de realizar el trámite de manera simultánea al registro mercantil
y del establecimiento de comercio, generando ahorro en tiempos y trámites
posteriores.
Por otro lado, se prevé la posibilidad que la Cámara de Comercio venda libros de
comercio, de manera tal que el interesado que se encuentre en sede no tenga la
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
116
necesidad de generar un desplazamiento adicional para adquirir los mismos sino
que opcionalmente, podrá obtenerlos en la misma sede.
Para ello, la Cámara deberá definir qué tipos de libros desea comercializar de
acuerdo a la demanda de los interesados, pudiendo ser desde libros
convencionales, hasta en hojas continuas o en resmas de papel suelto. Lo anterior
supone la definición de una tarifa por cada hoja comercializada.
Dado que el interesado lo podrá adquirir en la misma sede, la Cámara de Comercio
como parte de su servicio de registro, deberá garantizar que se realice la marca y
numeración de las hojas comercializadas en el Back Office del proceso. A su vez,
deberá contar con una impresora especializada para imprimir las hojas y realizar
las refrendaciones de seguridad que estimen conveniente para cumplir con las
exigencias legales en la materia. Será una decisión de la Cámara si introduce algún
distintivo o sello de seguridad a las hojas comercializadas en sede.
Por último, se prevé que el proceso interno de impresión y registro propiamente
dicho de los libros, se realice como un proceso posterior al registro pero activado
inmediatamente después de este, hasta asegurar que los libros estén disponibles
en el mismo tiempo estándar establecido a nivel del certificado de existencia y
representación legal.
Si el interesado optó por la entrega a domicilio del certificado, deberá tener la
posibilidad de elegir que también los libros sean entregados en esta misma
remisión a la dirección definida. En su defecto, tanto el certificado como los libros
deben estar disponibles en sede en el transcurso del estándar de tiempo de 1 día
previsto para ello, garantizando así la simultaneidad del proceso y la reducción de
trámites innecesarios.
Los requerimientos a tener en cuenta para la implementación del modelo de libros
de comercio son:
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INFORME FINAL
117
- Definición de la tarifa aplicable a cada modalidad de libro de comercio que la
Cámara desee implementar.
- Ajustes en el Back Office del proceso para garantizar que se puedan surtir y
responder de manera simultánea los procesos de registro mercantil y registro de
libros de comercio.
- Diseñar y establecer la tarifa de remisión de libros de comercio a domicilio, junto
con el estándar de tiempo del caso.
- Diseñar el procedimiento en el Back Office de Cámara para procesos de
impresión, embalaje, rotulación, registro y envío de los libros que hayan sido objeto
de solicitud de entrega a domicilio.
- Ajustes en el proceso informativo y asesor para que tanto a través de canales
virtuales como canales presenciales, se brinde la información y se posicione el
nuevo servicio ante los emprendedores.
- Definición de tipo de papel y estándares a manejar con los libros a comercializar.
- Acondicionamiento de una estación de trabajo específica o ajustes en la estación
existente para poner en operación el modelo (instalación impresora, manejo de
stock de libros, disposición de estantes para albergar los libros en trámite).
Requerimientos de equipos e infraestructura
Impresora de especificaciones adecuadas para impresión de hojas de libros de comercio
Software
- Ajustes en la aplicación de libros de comercio. - Ajustes a nivel de módulo liquidador - Ajustes en los sistemas contables y de liquidación de pagos para integrar los nuevos conceptos.
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INFORME FINAL
118
Conectividad
Ninguna
Capacitación
- Entrenamiento en el nuevo proceso y en las aplicaciones desarrolladas.
j. Inscripción en el registro único de proponentes
Si bien la recientemente expedida normatividad en materia de Registro Único de
Proponentes cambió sustancialmente tanto los procedimientos como los tiempos,
ello no significa que quede al margen del proceso CAE.
Bajo la nueva realidad, el proceso de integración debería girar por un lado, la
posibilidad de realizar la solicitud del RUP simultáneo al registro en caso que el
emprendedor esté interesado en ello y por otro lado, la posibilidad que para el caso
que sea solicitado en simultáneo al registro, su tiempo de tramitación sea de
máximo el mismo que tome la Cámara para su proceso de registro mercantil.
Para que esto pueda ser materializado en la práctica, se requiere:
- Ajuste en los procesos de información y asesoría en canales virtuales y
presenciales de la Cámara de Comercio.
- Diseño de un proceso de Back Office específico para trámites de RUP
simultáneos al registro mercantil, para que tales expedientes puedan ser
evacuados en paralelo con este.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno
Software
Ajustes en las aplicaciones internas de Cámara de Comercio, de manera tal que se pueda establecer la ruta de la solicitud e integrar el tema de RUP simultáneamente al registro mercantil.
Conectividad
Ninguna
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INFORME FINAL
119
Capacitación
Entrenamiento en el nuevo proceso y en las aplicaciones desarrolladas.
k. Inscripción del RUT
El compromiso de implementación de una Cámara de Comercio integrada al CAE
será en este caso, en dos sentidos:
- Por un lado, la posibilidad de generar un proceso informativo más específico que
le permita al interesado realizar de manera previa este trámite virtual, con las
definiciones y soportes necesarios en términos de clasificación de actividad
económica.
- Por otro lado, en caso de existir imposibilidad de hacerlo directamente o ante la
presencia directa en Cámara de Comercio, será necesario que el Asesor CAE
asista al empresario en el diligenciamiento del Prerut, realizando el ingreso al
sistema. Para la implementación de este trámite integrado al CAE, deberán tenerse
en cuenta los siguientes aspectos:
- Asignación del rol de asistencia al Prerut en cabeza de uno o varios funcionarios.
- Capacitación a los funcionarios de Cámara de Comercio en materia de
clasificación de actividad económica con base en clasificación CIIU.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Asesor CAE disponga de un PC en la estación de trabajo y los demás funcionarios con roles de atención al emprendedor.
Software
Activación del usuario autorizado dentro del módulo de MUISCA
Conectividad
Acceso a internet para conexión a página de la DIAN
Capacitación
Refuerzo a los funcionarios de Cámara de Comercio sobre codificación CIIU,
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
120
uso del módulo de DIAN Muisca y obligaciones tributarias.
l. Expedición del NIT
Para este caso, la integración del proceso supone mejoras sustanciales al
esquema, comprendiendo fundamentalmente, la posibilidad de surtir las
formalidades de presentación personal para la formalización del RUT directamente
en Cámara de Comercio, aprovechando la presencialidad que se surte para efectos
del registro mercantil.
En este momento y aprovechando las acreditaciones del caso, la Cámara de
Comercio ofrecerá la posibilidad de surtir la formalidad del caso y en
complementación a esta, expedir el NIT debidamente asignado por la DIAN y su
integración directa a la información del certificado de existencia y representación
legal.
Esta actividad se surte de manera concomitante a las actividades de Front Office
del registro mercantil, por lo que el impacto es mínimo en términos operativos para
la Cámara.
Debe preverse en todo caso, la posibilidad de que todos los cajeros de la Cámara
de Comercio estén habilitados y capacitados para hacer válida la presentación
personal y adicionalmente, la habilitación de cada uno de ellos en el sistema de la
DIAN para que puedan emitir de manera válida el RUT debidamente formalizado.
A la finalización del proceso, se espera que la Cámara de Comercio entregue al
interesado al momento de la impresión del certificado de existencia y
representación legal, el RUT debidamente formalizado y el certificado mismo con
esta información incorporada, a fin de evitar una nueva presencialidad futura para
que le sea reconocida la validez del certificado de existencia y representación legal.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
121
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno
Software
- Integración de la ciudad a módulo de Confecámaras de asignación de NIT y vinculación al Portal CAE. - Habilitación de usuarios en el sistema
Conectividad
Ninguna adicional
Capacitación
Entrenamiento en uso de la aplicación y en manejo de errores e inconsistencias del proceso.
m. Inscripción de industria y comercio
Este trámite se intervendrá en diferentes frentes. Por un lado, se propone la
eliminación de los requisitos y documentos asociados a este trámite, dado que al
integrarse al proceso en Cámara de Comercio no serán necesarios.
Adicionalmente, se eliminarán aquellos requisitos que resulten improcedentes de
acuerdo a la normatividad nacional. En resumen se realizaría el siguiente cambio
en tales documentos:
* Certificado de existencia y representación legal, se elimina como documento, toda
vez que al ser realizada la solicitud desde Cámara sería redundante e innecesario.
A su vez, a manera de acreditación, ya no será necesaria la entrega del documento
físico de prueba de la inscripción como copia del formulario, sino que sería
incorporada a la información del certificado de existencia y representación legal.
Así las cosas, la información sobre las nuevas empresas en la jurisdicción del
municipio se remitirán a través de un mecanismo electrónico que permita la
interacción vía web services entre el sistema de información de la Alcaldía y el
registro mercantil, efectuando una remisión de la información de nuevas empresas
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
122
desde el momento en que están culminadas tanto las actividades de registro
mercantil como de asignación e inclusión de información del NIT en el certificado.
Requerimientos de equipos e infraestructura
1 Equipo de cómputo
Software
- Desarrollo o integración de servicios web para la recepción de la información remitida por parte de Cámara de Comercio. - Integración de módulo de notificación.
Conectividad
- Acceso a internet para el equipo de cómputo asignado temas CAE
Capacitación
Entrenamiento a funcionarios de Cámara de Comercio sobre temas generales y específicos de industria y comercio. Obligaciones tributarias locales, sanciones, etc.
n. Consulta y certificado de uso de suelo
Dado que este trámite no se comporta como tal a nivel local, se hace necesario en
primer término, la eliminación de la obligatoriedad del concepto de uso de suelo,
que como se recordará implica unos desplazamientos para liquidación, obtención
de recibo, pago y obtención del certificado.
Por lo mismo, se eliminan también el oficio de solicitud y el recibo de pago del
certificado que se solicita al momento de la petición de concepto de uso de suelo.
Para compensar la eliminación del concepto de uso de suelo ordenado por la
normatividad local, se propone la habilitación de la consulta de uso de suelo tanto a
nivel presencial como a través de servicios en línea.
Para estos efectos, se propone la integración de la ciudad al modelo de IUS
Informativo de Uso de Suelo desarrollado por Confecámaras al interior del Portal
CAE, de manera tal que se introduzca la información de la regulación urbana en la
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INFORME FINAL
123
materia dentro de los parámetros de dirección, actividad económica para la
determinación de usos permitidos, restringidos o prohibidos.
Esta actividad supone el cargue de información al sistema IUS bajo los protocolos y
modelos definidos por Confecámaras, con base en la información existente y
utilizada hoy por hoy por la Oficina de Planeación para estos efectos. Se trata de
unos elementos fundamentales del modelo de implementación CAE por cuanto
esto permite la habilitación de los servicios virtuales de consulta de uso de suelo.
La adopción de este modelo no supone la eliminación de los funcionarios ni de las
ventanillas de atención para efectos de certificados de uso de suelo, pero sí la
eliminación de este certificado para efectos de registro de nuevas empresas o
establecimientos de comercio. En este caso, el efecto en las ventanillas de
atención es nulo, pues se mantendría la misma capacidad instalada actual para
atender la demanda de los certificados que continuará demandando la ciudadanía
para conceptos distintos a los de creación de empresas.
Es fundamental que una vez se termine el proceso de integración de información a
IUS se pueda realizar una capacitación e integración definitiva del acceso a la
información a través del Portal y la habilitación de equipos de consulta en la sede
de Planeación y en la Cámara de Comercio las terminales de autoconsulta, para
facilitar las consultas por la ciudadanía a esta información.
Requerimientos de equipos e infraestructura
1 equipo de cómputo
Software
-Cargue de tablas y de información necesaria para la vinculación de información al IUS. -Desarrollo de web services de consumo y actualización.
Conectividad Acceso a internet
Capacitación
Entrenamiento a funcionarios de Cámara sobre proceso informativo de consulta de uso de suelo en CAE.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
124
ñ. Notificación de apertura de establecimiento de comercio a Planeación.
Este trámite como se presentó en el diagnóstico, no se realiza en la ciudad de
Sevilla, pues en estricto sentido no se genera un aviso de apertura por parte del
interesado a la autoridad de planeación o quien haga sus veces. Eso significa que
en la práctica se omite esta formalidad y en consecuencia, es posible que se estén
creando establecimientos sobre los cuales no se tiene información de tal novedad a
nivel de la administración local, fracturando todo el proceso de inspección,
vigilancia y control posterior.
Para integrar este trámite al CAE, se propone que el proceso de notificación se
surta bajo la plataforma tecnológica de Cámara de Comercio, de manera tal que
una vez se ha realizado el registro en Cámara de Comercio y tan pronto se obtenga
la respuesta del NIT asignado debidamente alimentado en el sistema de registro,
se proceda a utilizar la plataforma Web Services desarrollada por Confecámaras
para ciudades usuarias de SIRP, que permite disparar la información
correspondiente a todas las entidades interesadas, entre otras, Oficina de
Planeación, que a partir de ello se entenderá notificada de la novedad de creación
de empresa para efectuar la correspondiente validación de uso de suelo pero
dentro de un esquema de control ex post, oficioso y eminentemente desarrollado
en el Back Office.
Bajo la premisa de integralidad del proceso, se espera que la Oficina de Planeación
revise y evalúe los cumplimientos de la normatividad y en caso de incumplimiento,
vía sistema de inspección, vigilancia y control, se de alerta a la Oficina de Gobierno
para realizar las correspondientes actividades policivas de control.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguno, se utilizaría la misma plataforma entregada a Oficina de Planeación
Software
-Vinculación a módulo web de notificación de empresas creadas.
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INFORME FINAL
125
- Integración a sistema IVC
Conectividad
- Acceso a internet de banda ancha
Capacitación
Capacitación a los funcionarios en el uso de la herramienta y en el desarrollo de la actividad de seguimiento ex post
o. Consulta de marca
Este trámite como se observó anteriormente, no se realiza en la ciudad, razón por
la cual se induce a la generación de inconsistencias y problemas de usurpación de
marca por el desconocimiento y la poca accesibilidad a esta información. Como se
recordará para casos de empresas fuera de Bogotá, obtener esta información
supone desplazarse hasta la capital.
Para subsanar esta falencia, se propone la vinculación de la ciudad al Portal CAE,
a partir de lo cual se podrá tener acceso a la opción de consulta nacional, ya
desarrollada por Confecámaras, a través de un aplicativo interactivo que permite
sobre la clasificación internacional de Niza, conocer si existe una marca dentro de
la clasificación elegida o si por el contrario, es una marca disponible que no causa
conflictos y que puede dar lugar a un proceso de registro de marca.
Para la habilitación de la consulta de marca, basta con la habilitación de la ciudad
dentro del Portal CAE, logrando con ello acceder a la funcionalidad de consulta de
marca ya perfeccionada por Confecámaras.
Requerimientos de equipos e infraestructura
Ninguna
Software
Activación de la ciudad en el Portal CAE.
Conectividad
Ninguna
Capacitación
Entrenamiento en normatividad y procesos de registro marcario y marca con la Superintendencia de Industria y Comercio.
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INFORME FINAL
126
p. Certificado de Seguridad
El planteamiento técnico de la consultoría, es que este trámite opera como una
solicitud bajo responsabilidad del interesado y continúa siendo un tema de control
ex post, bajo la premisa de cumplimiento de las condiciones de seguridad exigidas.
Este análisis sujeto a la reglamentación de la ley bomberil 1575 de 2012, quien
determinara cómo será la operatividad para los establecimientos de comercio.
A cambio, una vez realizado el registro mercantil, el modelo preverá la notificación
en línea bajo un mismo modelo de notificación webservices, de las empresas
recién creadas, de manera tal que el Cuerpo de Bomberos puede realizar la
programación de sus visitas de constatación directa e in situ de las condiciones del
establecimiento.
Requerimientos de equipos e infraestructura
1 computador
Software
-Desarrollo de web services de notificación - Acceso a aplicación de IVC
Conectividad - Acceso a internet de banda ancha
Capacitación
Capacitación en materia de normatividad de seguridad al Asesor CAE. Capacitación a funcionarios de Bomberos sobre uso de la plataforma.
q. Concepto sanitario
Este concepto no tiene costo en la ciudad de Sevilla y solo se expide el concepto a
través de acta de visita.
Requerimientos de equipos e infraestructura
1 computador
Software
- Desarrollo de web services de notificación - Acceso a aplicación de IVC
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INFORME FINAL
127
Conectividad - Acceso a internet de banda ancha
Capacitación
Capacitación en materia de normatividad de salubridad al Asesor CAE. Capacitación a funcionarios de Salud sobre uso de la plataforma.
2. RESUMEN DE LA INTERVENCIÓN DE LOS TRÁMITES
De acuerdo a todo el planteamiento anterior, el resumen de la intervención de los
trámites se puede observar en la siguiente tabla:
Propuesta de Intervención de los trámites
TRAMITE FUSIONAR ELIMINAR OPTIMIZAR VIRTUALIZAR
CONSULTA DE NOMBRE PREVIO A LA CONSTITUCION DE ESCRITURAS
(PARA PERSONAS JURIDICAS)
X
SUSCRIPCION DE LA MINUTA
X
PROTOCOLIZACION DE LAS
ESCRITURAS PUBLICAS
X
CONSULTA DE NOMBRE PARA
PERSONAS NATURALES
X
INSCRIPCION EN REGISTRO MERCANTIL
X
MATRICULA MERCANTIL DEL
ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
X
PAGO DE IMPUESTO DE
REGISTRO
X
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INFORME FINAL
128
OBTENER EL CERTIFICADO DE
EXISTENCIA Y REPRESENTACION
LEGAL
X
INSCRIPCION DE LIBROS DE COMERCIO
X
INSCRIPCION EN EL REGISTRO
UNICO DE PROPONENTES
X
INSCRIPCION DEL RUT
X
EXPEDICION DEL NIT
X
INSCRIPCION DE REGISTRO DE INDUSTRIA Y COMERCIO
X
CONSULTA DE USO DE SUELO
X
NOTIFICACIÓN DE APERTURA DE
ESTABLECIMIENTO
X
CONSULTA DE MARCA
X
CONCEPTO DE USO DE SUELO
X
3. REFORMAS NORMATIVAS
Como se estableció a lo largo del diagnóstico realizado por la Consultoría en la
ciudad, el proceso de creación de empresas se comporta de manera irregular en
cuanto que son exigidos trámites que se encuentran eliminados por orden del
legislador y por ello mismo aún no se han habilitado mecanismos que faciliten al
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INFORME FINAL
129
empresario el cumplimiento pleno de las obligaciones legales que comporta la
creación de empresas.
En este sentido, la Consultoría resalta que aun cuando se cumplen los dictados
normativos en lo relativo a los trámites de otorgamiento de escrituras públicas de
constitución a cargo de las Notarías, de registro y/o matrícula mercantil que le
compete a la Cámara de Comercio y a la obtención del RUT ante la DIAN, lo cierto
es que estos trámites aún no se encuentran adecuadamente articulados e
integrados bajo una visión macro de proceso, razón por la cual aunque no se
requiere reforma normativa si es necesario intervenir su comportamiento en aras de
lograr que dichos trámites y el proceso se resuelvan dentro del modelo de
ventanilla única, tanto a nivel conceptual como operativo, lo cual requiere
esencialmente de la habilitación y uso de una plataforma común como la
proporcionado por el modelo de servicios simplificados CAE.
Lo mismo ocurre respecto de aquellos aspectos que siendo de obligatorio
cumplimiento para el empresario no disponen todavía en la ciudad de instrumentos
que faciliten su integración a nivel de información y asesoría, cumplimiento
adecuado y control de las autoridades competentes, tales como la consulta de
nombre, la consulta de uso de suelo, la consulta de marca, la notificación de
apertura de establecimientos y la inscripción en el registro tributario local de
industria y comercio.
Sobre estas herramientas la Consultoría reitera que aun cuando no necesitan una
intervención de carácter normativo si es necesario su desarrollo e integración
tecnológica, de manera que a partir del uso de herramientas informáticas
enmarcadas en un único proceso integrado en la ventanilla CAE, el empresario
pueda dar estricto cumplimiento a sus obligaciones legales y de formalización. En
consecuencia, la habilitación de las consultas y notificaciones de apertura e
inscripción en el registro de industria y comercio requieren de una intervención
enfocada a la adopción de estándares de funcionamiento y de adecuada
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
130
coordinación interinstitucional y no a la adopción de un ordenamiento particular en
el municipio, pues se repite, tales ordenes ya se han impartido y reforzado por el
legislador desde el año 1995 hasta hoy.
Finalmente, la Consultoría resalta que no ocurre lo mismo con el trámites de
certificación de uso de suelo y certificación de condiciones de seguridad que si
requieren de una reforma normativa local que de manera contundente y clara
refuerce la prohibición de su exigencia como trámites y documentos de acreditación
ante las autoridades municipales, en la medida en que desde las normas
nacionales ya se proscribió tal necesidad y alcance.
Con base en esta última premisa, la Consultoría procederá a señalar las reformas
legales que a nivel municipal son esenciales para lograr la integración y asimilación
por parte de todas las entidades municipales intervinientes en la cadena del trámite
del proceso único de creación de empresas y de la ventanilla única de servicios
simplificados CAE, como herramienta que facilita no sólo el proceso constitutivo
sino que a la vez salvaguarda las obligaciones de formalización asociadas a el.
Es importante resaltar que el 30 de enero de 2017, comienza a regir la ley 1801 de
2016, el nuevo código de policía que derogara la ley 232 de 1995. Al momento de
la implementación, se deberá tener en cuenta esta norma para la fundamentación
jurídica de las reformas normativas.
Para este ejercicio, en primer lugar se reseñará uno a uno los trámites que
requieren reforma normativa, los argumentos que soportan dichas modificaciones,
el objetivo y alcance de las mismas y por último se presentará el texto legal que
corresponde. Veamos. (Anexo 1)
3.1 Fundamentación jurídica de la intervención
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INFORME FINAL
131
3.1.1 Certificado de uso de suelo
El modelo de servicio simplificado CAE implica el estricto cumplimiento del
ordenamiento jurídico nacional para la ciudades que se incorporan a el, por lo tanto
y para que la ciudad de Sevilla esté a tono con la legislación y las prácticas CAE,
es necesario que habilite la consulta de uso del suelo como requerimiento de
información integrado al modelo de creación de empresas, de tal manera que el
empresario pueda contar con la certeza de que le es permitido, por los aspectos de
ordenamiento territorial local referentes a uso de suelos, operar en la localización
física elegida por él, en forma previa a cualquier trámite registral.
A su vez esta consulta, hoy por hoy funciona mediante un único sistema
denominado Informativo de Uso de Suelo, en el cual cada ciudad integra la
información de uso de suelos local, de forma que el empresario, bien sea virtual o
presencialmente en las Cámaras de Comercio, pueda acceder a dicha información
mediante la incorporación de la dirección y el código de actividad económica
principal CIIU.
Todo lo anterior implica que en Sevilla, debe de manera inmediata inaplicarse la
tarifa creada y autorizada en acuerdo municipal 034 de 2003 art. 123 certificados
de Uso del Suelo, básicamente porque se encuentra derogada tácitamente. En este
sentido, basta con la expedición de una resolución municipal expedida por el
Alcalde, a través de la cual ordene imperativamente la eliminación del trámite y su
cobro, con base en los siguientes tres aspectos esenciales:
i) ya no existen permisos de uso de suelo ii) el legislador prohibió el cobro de este
concepto o certificado en la ley 232 de 1995 iii) el legislador no autorizó este cobro
taxativamente en materia de urbanismo y construcción tratado en la ley 388 de
1997.
No obstante, dicho decreto debe dar claridad a que el trámite se elimina como
requisito exigible para todos los temas relacionados con la aplicación de la ley 232
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INFORME FINAL
132
de 1995 y la ley 388 de 1997 –de ordenamiento territorial- y que específicamente,
en la ciudad de Sevilla se elimina la práctica de exigirlo como prerrequisito para la
inscripción en el Registro de Industria y Comercio, pues esta exigencia está
directamente asociada a la cadena de creación de empresas, establecimientos
comerciales o establecimientos abiertos al público.
3.1.2 Concepto de Seguridad de Bomberos
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación Bomberil para la apertura
de la empresa, establecimientos comerciales o establecimientos abiertos al público
como lo indica el Art 7 de la Ley 1796 de julio de 2016.
3.1.3 Certificado de fumigación
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia de la Certificación de extintores y fumigación,
ya que estos requisitos no se encuentran fundamentados en ninguna norma y
están con contra vía de lo expresado en el artículo 5 del decreto 1879 de 2008:
prohibición de creación y exigencia de licencias, permisos y certificaciones
para registro y apertura de un establecimiento.
3.1.4 Concepto de sanidad
Expedición de una instrucción interna por parte de la Alcaldía Municipal, para la
eliminación inmediata de la exigencia del Concepto de sanidad como requisito
para la apertura del negocio, ya que este requisito no está contemplado en la
norma como obligatorio para la apertura, este es un requisito que se debe cumplir
durante la operación del establecimiento.
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INFORME FINAL
133
3.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE Y TEXTOS NORMATIVOS
PROPUESTOS
La Consultoría considera que la orden municipal dictada por el Alcalde de Sevilla
en cuanto a la adecuada y cabal aplicación de las normas de carácter nacional
debe darse en un único cuerpo normativo que cobije la eliminación del trámite de
usos del suelo y los documentos asociados a la salida del mismo, pues todos ellos
deben desmontarse de manera clara y perentoria por estar en contravía de las
disposiciones contempladas en el decreto ley 2150 de 1995, ley 232 de 1995, ley
962 de 2005 y decreto reglamentario 1879 de 2008.
Propuesta jurídica NORMA LOCAL TIPO DE
MODIFICACIÓN ARGUMENTOS DE
MODIFICACIÓN DESCRIPCION TEXTO LEGAL
PROPUESTO
Acuerdo 034 de 2001 art. 123
- Derogatoria de tarifas autorizadas para el
cobro por los certificados de usos del
suelo
- Prohibición de mantener prácticas relacionadas con la
exigencia de documentos que
acrediten condiciones de uso suelo, seguridad, sanidad, resoluciones y
licencias de funcionamiento
Aplicación del ordenamiento jurídico nacional, particularmente de los dispuesto en los artículos 1 y 2 de la ley 232 de 1995 y en los artículos 1, 2, 3 y 5 del decreto reglamentario 1879 de 2008 y de manera general con el contenido del decreto ley 2150 de 1995 y la ley 962 de 2005. Ley 1801 de 2016.
Prohibición de exigencia administrativa o de policía de documentos que acrediten cumplimiento de normas de uso de suelo, condiciones de seguridad, sanitarias de funcionamiento, resoluciones, licencias de funcionamiento y de cualquier cobro asociado al trámite de los mismos
3.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO CAE
A partir de los hallazgos encontrados por la Consultoría en la ciudad de Sevilla, se
proponen los instrumentos de carácter contractual que viabilizan la adecuada y
oportuna implementación de los procesos, procedimientos y en general de los
todos requerimientos necesarios para el funcionamiento del modelo de servicios
simplificados CAE.
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INFORME FINAL
134
Ahora bien, teniendo en cuenta que el programa cuenta con un modelo de
convenio marco para ello, la Consultoría acoge su respectivo contenido para
aquellos aspectos generales que CONFECÁMARAS ha preestablecido como
esenciales para la implementación del modelo, proponiendo mejoras puntuales al
texto del mismo en lo relacionado con la necesidad de establecer la obligación para
las partes de acoger aquellos instrumentos contractuales ya desarrollados y que
operan a nivel del programa nacional, así como la necesidad de contar con una
cláusula compromisoria adecuada a la naturaleza público privada del Convenio.
Así pues, en cursiva se formulan los ajustes al texto del Convenio Modelo adoptado
por el Programa (ver anexo 2). Luego, bajo la premisa de que el Convenio
Interinstitucional que antecede, adoptado como modelo por el Programa, conforma
la estructura principal de la que se derivan otros instrumentos jurídicos, la
Consultoría formula los textos de aquellos que requieren mayor especificidad en
función del comportamiento específico del proceso de creación de empresas en la
ciudad de Sevilla y que pueden tener la forma de Acuerdos de Servicio ( ver anexo
3) como desarrollo del Convenio Marco adoptado por el Programa. Lo previsto en
estos textos propuestos se presenta a continuación:
Resumen contenidos jurídicos INSTRUMENTO PARTES FIRMANTES OBJETO DURACIÓN
Convenio Marco
ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA
Adopción del modelo nacional de simplificación de trámites de creación de empresas e implementación del CAE en Sevilla
3 años
Acuerdo de Servicio
ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, SECRETARÍA MUNICIPAL DE HACIENDA Y SECRETARÍA DE GOBIERNO CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA
Adopción de los siguientes servicios CAE: -Consulta de uso del suelo -Notificación de apertura de establecimientos mercantiles -inscripción oficiosa en el Registro Tributario Municipal
3 años
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INFORME FINAL
135
Igualmente se contemplar la firma de un convenio con la Notaria Primera del
municipio (ver anexo 4), con el propósito de garantizar el proceso de creación de
empresas en la ciudad de Sevilla como complemento del Convenio Marco
adoptado por el Programa.
4. REFORMAS LEGALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL EN EL MUNICIPO DE SEVILLA
4.1 ASPECTOS LEGALES
Como quedó establecido en la fase diagnóstica que llevó a cabo la Consultoría en
la ciudad de Sevilla, la administración local si bien conoce el ordenamiento
nacional, aún no ha interiorizado en su totalidad el espíritu de la ley 232 de 1995 y
del decreto reglamentario 1879 de 2008, en el sentido de eliminar la tramitación de
documentos que acrediten las condiciones de operación de los establecimientos
mercantiles y la imposibilidad de su exigencia como condición de acreditación ante
las autoridades de inspección, vigilancia y control.
En este sentido, como se dejó propuesto, la Consultoría considera conveniente y
viable que, sumada a la reforma normativa formulada en los trámites y documentos
asociados al proceso de creación de empresas y a través de la cual se asegura la
eliminación de tales trámites y su correspondiente exigencia, el municipio adopte
los lineamientos normativos a través de un decreto municipal que permita
desarrollar un único sistema de inspección, vigilancia y control que debidamente
instrumentalizado, le permita garantizar las funciones de inspección, vigilancia y
control de las autoridades en estricto cumplimiento de lo señalado por el
ordenamiento nacional, bajo un esquema coordinado, debidamente articulado,
armonizado y que se fundamente en la utilidad común de la información resultante
de labores de supervisión.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
136
La expedición de este decreto debe darse en función de que el modelo único de
inspección, vigilancia y control propenda, de manera general, por el establecimiento
de visitas de campo conjuntas, la elaboración de una acta única de inspección
suscrita por todas las autoridades, la adopción de una plataforma tecnológica de
información alimentada con información relevante para ser utilizada por todas las
entidades a efectos del seguimiento y monitoreo permanente.
Lo anterior debido a que el comportamiento de las autoridades de inspección,
vigilancia y control es disímil y obedece en su gran mayoría a criterios subjetivos
que incluso llegan a reñir con el ordenamiento legal y caen en inconsistencias
técnicas que afectan la confiabilidad del proceso y la posibilidad de garantizar la
formalidad y el respeto de las normas por parte de las actividades comerciales.
Y aunque existe un avance preliminar capitalizable en actividades de interacción y
unificación de esfuerzos en torno al componente de inspección, vigilancia y control,
este ejercicio no se observa como sistemático ni integral y tampoco se han
desarrollado herramientas tecnológicas de soporte y aprovechamiento de la
información como si se ha logrado en la ciudades en donde se ha implementado el
modelo nacional de inspección, vigilancia y control liderado por Confecámaras.
4.2 INSTRUMENTOS NORMATIVOS NECESARIOS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE
INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
De acuerdo con lo mencionado hasta ahora, la Consultoría releva nuevamente la
necesidad de adoptar en la ciudad, desde el ámbito legal, un modelo único de
inspección, vigilancia y control como el desarrollado por Confecámaras, que se
encuentre a tono con las disposiciones del decreto ley 2150 de 1995, la ley 232 de
1995, la ley 962 de 2005 y el decreto reglamentario 1879 de 2008, y que
particularmente contemple aspectos clave para el éxito de un modelo como el
propuesto:
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INFORME FINAL
137
i) generación del proceso de retroalimentación directo desde el mismo momento de
registro, que permita alertar la creación de nuevas empresas y con ello, enfocar
acciones de control ex post sobre las mismas ii) establecer un esquema de
programación de visitas con base en una plataforma interactiva que a partir de una
codificación de riesgo, enfoque los esfuerzos de control en aquellas actividades con
mayor probabilidad de generar impactos negativos iii) integración de las entidades
a un módulo de administración del proceso de inspección, vigilancia y control, que
facilite su ejecución con base en las diversas fuentes de información hoy utilizadas
de manera aislada y desarticulada, tales como quejas, nuevas empresas
registradas, visitas de seguimiento iv) generar expedientes adecuados y
electrónicos que faciliten los seguimientos y las reprogramaciones de visitas para
verificar cumplimiento de recomendaciones y a nivel de acreditación, la
disponibilidad de la información de este tipo en el mismo texto del certificado de
existencia y representación legal v) fortalecimiento del talento humano destinado a
actividades de inspección, su cualificación vía capacitación y la generación de
estándares en materia inspectiva a través de instrumentos, formatos y proformas
de trabajo simplificadas y en lo posible unificadas.
La Consultoría presenta a continuación el texto legal propuesto con sus
correspondientes motivaciones.
NORMAS DESARROLLADAS
TIPO DE EXPEDICIÓN NORMATIVA
ARGUMENTOS DE LA EXPEDICIÓN
DESCRIPCIÓN TEXTO LEGAL PROPUESTO
Artículo 16 del decreto ley 2150 de
1995
Artículo 27 de la ley 962 de 2005
Ley 232 de 1995
Decreto
reglamentario 1879 de 2008
Ley 1801 de 2016
- Decreto municipal para adopción del Sistema
Unificado de Inspección, Vigilancia y Control en el marco del programa de
simplificación del proceso de creación de empresas
e implementación del Centro de Atención
Empresarial de CONFECÁMARAS
Aplicación del ordenamiento jurídico nacional vigente en materia de creación de empresas y verificación de cumplimiento de condiciones de funcionamiento y adopción de mecanismos tecnológicos que faciliten el cumplimiento de los principios y fines de la administración pública
- Adopción del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control -Adopción de mecanismos de interoperabilidad entre entidades que ejercen funciones de IVC -Adopción de parámetros que aseguren las funciones de IVC en directa relación con el riesgo del establecimiento -Adopción de mecanismos de visita conjunta y programación de visitas con base en diversas fuentes de información -Adopción de un programa de capacitación constante a funcionarios que realizan IVC
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INFORME FINAL
138
De esta suerte, la Consultoría presenta en el Anexo No 6 se presenta el texto legal
propuesto para IVC con sus correspondientes motivaciones.
4.3 INSTRUMENTOS CONTRACTUALES NECESARIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA REFORMA EN MATERIA DE FUNCIONES DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL
A partir de los hallazgos encontrados por la Consultoría en la ciudad de Sevilla, se
propone un instrumento de carácter contractual que viabiliza la adecuada y
oportuna implementación del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control
de establecimientos comerciales y establecimientos abiertos al público, junto con
los procesos, procedimientos y en general de los todos requerimientos necesarios
para el funcionamiento del mismo en concordancia con el modelo nacional ya
existente y operativo en otras ciudades del país.
De esta manera y bajo la premisa de suscripción del Convenio Marco
Interinstitucional, adoptado como modelo por el Programa, conforma la estructura
principal de la que se derivan otros instrumentos jurídicos no sólo en materia de
funcionamiento del Centro de Atención Empresarial sino también para poner en
funcionamiento el sistema unificado, la Consultoría formula el texto de un acuerdo
de servicio que requiere mayor especificidad en función del comportamiento
específico del proceso de las funciones de inspección, vigilancia y controla partir
del proceso de creación de empresas en la ciudad de Sevilla, como desarrollo del
Convenio Marco adoptado por el Programa. Este texto se adjunta como ver Anexo
No 7.
INSTRUMENTO PARTES FIRMANTES OBJETO DURACIÓN
Convenio Marco(*)
ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA
Adopción del modelo nacional de simplificación de trámites de creación de empresas e implementación del CAE en Sevilla, que incluye la adopción y desarrollo del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control
1 año
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Acuerdo de Servicio
ALCALDÍA MUNICIPAL DE SEVILLA/SECRETARÍA DE PLANEACIÓN, SECRETARÍA MUNICIPAL DE HACIENDA Y SECRETARÍA DE GOBIERNO/SECRETARIO DE SALUD/CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS CÁMARA DE COMERCIO DE SEVILLA
Puesta en operación del Sistema Unificado de Inspección, Vigilancia y Control, a partir de los servicios CAE y que incluye en esencia: -Desarrollo de plataforma tecnológica y de gestión documental de uso compartido -Visitas inspectivas conjuntas, in situ y ex post -Adopción de formatos y proformas únicas y/o compartidas -Uso de la plataforma para temas de seguimiento en materia de IVC -Propuesta de operación del sistema y articulación interinstitucional
2 años
Total de instrumentos contractuales a negociar y suscribir: Un (1), pues el Convenio Marco de Implementación se suscribe por una vez y es el fundamento para desarrollar el Sistema Unificado de IVC en el municipio.
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INFORME FINAL
140
CAPITULO V
PLAN DE ACCIÓN Y REFORMAS CLAVE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAE EN LA CIUDAD DE
SEVILLA
A continuación se presenta por parte de la consultoría, el resumen de acciones y
reformas distintas a las jurídicas, que es necesario considerar para la viabilidad del
Modelo CAE en la ciudad de Sevilla.
1. EN MATERIA ARQUITECTÓNICA
La Cámara de Comercio de Sevilla cuenta con una sede moderna, con espacios un
poco reducidos, pero con todo el potencial para desarrollar el modelo CAE en sus
diferentes aspectos:
a. Información: Este punto no existe en la Cámara de Comercio de Sevilla por el
flujo de personas que actualmente presenta la Cámara manifiestan que nos es
necesario, sin embargo se recomienda un pedestal que permita administrar el turno
de las personas que ingresan a solicitar servicios de la Cámara.
b. Sistema electrónico de turno: Se debe adquirir e implementar un sistema de
turno que cumpla con los parámetros del modelo CAE.
c. Estación de Trabajo Asesor CAE: actualmente se brinda la asesoría en la
estación con el empresario de pie. Se deben implementar los módulos donde le
empresario sea atendido sentado. Estas estaciones deberán contar con dos sillas
para los usuarios, equipo de cómputo y acceso a internet, además de impresora de
alto rendimiento para facilitar los procesos de apoyo al interesado.
Estos puestos de trabajo debe contar con señalización CAE de acuerdo a la
distribución de los espacios.
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INFORME FINAL
141
Igualmente, la habilitación de línea telefónica o extensión exclusiva para clientes
CAE, además de mínimo un tándem de sillas exclusivo para la espera en Asesoría
Especializada.
d. Tándemes de sillas: Se propone definir la cantidad de tándemes de sillas de
acuerdo a la propuesta técnica que realice el arquitecto con respecto a los espacios
diseñados.
e. Fachada: Se debe considerar la inclusión de señalización CAE al ingreso a la
sede y el tablero de resumen de los servicios CAE en un punto estratégico al
ingreso de la Cámara.
f. Taquillas: Es preciso la señalización de las taquillas con la señalización CAE
que indique que se trata de puntos de recepción del trámite. Adicionalmente, es
importante que el proceso de recaudo sea integrado a todas las ventanillas, de
manera que la liquidación y el pago se realicen de manera simultánea a la
presentación de los documentos sin necesidad de generar contactos adicionales.
Igualmente es necesario, siguiendo las recomendaciones del Modelo CAE, que
todas las Ventanillas estén habilitadas para prestar todos los servicios previstos
dentro de la transaccionalidad, es decir, que puedan realizar liquidaciones,
recaudos y ofrecimiento de los servicios de todos los trámites integrados al Modelo
(registro, RUP, libros, NIT, etc.).
Especializar una sola Ventanilla suele presentar problemas de operación en la
práctica, por lo que se recomienda tener la misma versatilidad en taquillas y que la
distribución de usuarios sea un tema del cual se ocupe el sistema electrónico de
turno.
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INFORME FINAL
142
2. DOTACIÓN DE OTROS ELEMENTOS
a. Terminales de Autoconsulta: Se propone la integración de dos terminales de
autoconsulta debidamente señalizados para facilitar a los interesados los procesos
de autoconsulta. Estos puntos deben contar con la habilitación de los
correspondientes puntos de red. Para ganar espacio se propone que sean
pantallas planas para estos terminales. Es importante que estos dispositivos estén
en un mueble que garantice el confort para el usuario y que le permita diligenciar
información manual con base en los datos que obtiene de la página web. De la
misma forma, no se debe perder de vista la necesidad de bloquear el acceso de
estas terminales a internet abierto, para impedir usos inadecuados por parte de la
ciudadanía.
3. NUEVOS ROLES DE PERSONAL CAE
a. Informador
Debido a que la Cámara de Comercio de Sevilla podría generar una cultura de
autogestión a través del pedestal que suministra el turno al usuario, la consultoría
propone tener en cuenta la posibilidad de este rol, ya que esta persona
debidamente capacitada puede servir de filtro para descongestionar la zona de
atención en temporadas de mucho flujo.
b. Asesor Especializado
Si bien la Cámara ya cuenta con el personal para desarrollar esta función, cabe
recordar que para ello contará con una estación de trabajo habilitada bajo las
especificaciones y detalles expuestos en el punto anterior.
Un aspecto fundamental es que sea una estación amplia, que permita la atención
de dos personas en modelo de interacción sentado para mejor servicio por parte
del Asesor y para que pueda interactuar con la pantalla del computador del Asesor
CAE que le asistirá a lo largo de todo el proceso.
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INFORME FINAL
143
Es de anotar que gracias al sistema de turno, se podrá lograr que se distribuyan los
turnos de clientes Cámara de otros servicios, de clientes Cámara para creación de
nuevas empresas, pudiendo el Asesor CAE atender el tráfico de estas dos
necesidades pero garantizando que en caso de ser un turno CAE se ocupará de
manera preferencial y exclusiva de su atención.
En cuanto al nuevo rol del asesor especializado, es importante resaltar que estos
deberán asesorar al emprendedor no solo sobre temas registrales, igualmente
complementaran su asesoría con los requisitos que deben cumplir ante las otras
entidades para operar su establecimiento.
c. Funcionario de apoyo (auxiliar administrativo) para soporte a trámites CAE
en el Back Office del proceso:
Dados los servicios que se ofrecerán en el marco del tema CAE, se generan unas
variaciones a los procesos internos que ameritan revisión. Para la Consultoría es
fundamental que alguno de los auxiliares administrativos se destine al apoyo de
actividades operativas tales como la venta, bodegaje de libros de comercio, la
preparación de los mismos cuando sean solicitados, la rotulación y envío a
domicilio, la disposición de certificados y libros de comercio para entrega a los
servicios de mensajería del caso, etc.
Estas actividades serán de soporte, porque las actividades centrales se
mantendrán a cargo de las personas que tradicionalmente han estado a cargo de
estos procesos (cargue de información, registro de libros, NIT, etc.).
4. SEÑALIZACIÓN
La implementación del CAE requiere la disposición de unos mínimos elementos de
señalización en sede, que deben contemplar la imagen visual y características
clave del estándar acogido por Confecámaras. Estos son:
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INFORME FINAL
144
a. Señalización en fachada:
Se propone incorporar de ser posible la señalización CAE a través de una plantilla
adhesiva de contraste de transparencias, moderna que haga evidente el logo de la
Cámara de Comercio y el logo CAE.
b. Señalización del circuito CAE:
Se debe instalar en la zona de atención contigua al punto de información o
pedestal, una señalización de pared que involucre la identidad de los cuatro puntos
del circuito CAE: Información, asesoría especializada, terminales de autoconsulta y
taquillas de atención. Esta pieza debe ser de fácil lectura, informando al interesado
un detalle básico de los servicios en cada uno de los cuatro puntos de atención y
haciendo referencia clara a las convenciones de color. Algunas ciudades han
realizado señalizaciones complementarias en piso a través de adhesivos
resistentes al tráfico, lo cual puede ser considerado como un elemento adicional.
Es ideal que tenga el logo CAE en uno de los extremos de esta pieza. Usualmente
para dar una imagen de modernidad, se utiliza una placa de vidrio templado
empotrado a la pared.
c. Señalización de las estaciones:
Cada una de las estaciones a saber, información, asesoría especializada,
terminales de autoconsulta y ventanillas de atención, deben contar con una
señalización que identifique el punto del caso. Esta señalización debe tener la
franja de convención de color pertinente para cada una de ellas de acuerdo al
estándar Confecámaras (Blanco para punto de información, amarillo para asesoría
especializada, azul para terminales de autoconsulta y rojo para ventanillas únicas),
utilizando de preferencia estas denominaciones. La señalización además de
garantizar el logo CAE y opcionalmente el de Cámara de Comercio si la entidad lo
desea y la convención de color, debe situarse de manera colgante al techo de cada
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INFORME FINAL
145
una de las estaciones señalizadas y debe incorporar el display del sistema de
turno, permitiendo la proyección del número de llamado en este.
5. OTROS ELEMENTOS DE IMPLEMENTACIÓN CAE
a. Material informativo
De acuerdo a los requerimientos del modelo CAE de Confecámaras, se debe
considerar el diseño de mínimo dos piezas informativas, a saber: Volante CAE y
Plegable CAE. El volante CAE debe ser un material de distribución masiva,
normalmente impreso en material de bajo costo para dar una información básica
del proceso CAE. Este volante debe estar disponible en los mesones y en el punto
de información de la sede, haciendo referencia a la información de servicios CAE,
ruta del Portal, número telefónico específico del Asesor CAE y demás datos de
referencia.
El papel del rol informador en la distribución de esta pieza es fundamental, previa la
filtración de si se trata de persona natural o persona jurídica. Por esa razón,
debería ser un plegable especializado para cada una de estas dos modalidades o
en caso contrario, una impresión doble faz.
Por otro lado, estará el plegable CAE, como un material impreso de más altas
especificaciones, que incorpore toda la información detallada del proceso de
creación de empresa especializado según se trate de persona natural o persona
jurídica. Tratándose de material de mayor calidad de papel y policromía, su
distribución no debe ser masiva y libre sino controlada a través de la entrega del
mismo a nivel del punto de asesoría, una vez el interesado haya establecido su
primer contacto con la sede.
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INFORME FINAL
146
Es de advertir que tanto una como otra pieza deben tener la identidad corporativa
de CAE y de la Cámara de Comercio y la referencia de todos los canales de
atención al interesado (portal, línea de atención, etc.)
b. Contacto telefónico
El estándar CAE exige la existencia de una línea telefónica para atención de los
clientes CAE. Podría contemplarse la introducción en el saludo de un texto que
haga alusión al CAE y luego crear una instrucción en el primer nivel de
precedencia, sobre el servicio CAE, que direccione en caso de ser su interés, de
manera automática al Asesor CAE. En el saludo previo a la apertura de las
opciones telefónicas, el saludo debe incorporar una alusión al servicio CAE.
En caso de ser un tema de creación de empresa, debe direccionar al Asesor CAE
para su atención directa, razón por la cual es fundamental contar con este terminal
telefónico y extensión exclusiva. Si es posible asignar un número directo al Asesor
CAE sería aún más funcional y se debe incorporar en las piezas informativas.
c. Estructuración del Formulario Anexo con otras entidades
Se hace necesario que durante la fase de implementación se realicen las mesas
técnicas con las correspondientes entidades locales, a efectos de establecer cuál
será el contenido específico del formulario anexo para trámites ante otras
entidades, realizando por supuesto la debida depuración y ajuste de campos de
información de acuerdo a la propuesta de simplificación, a la eliminación de
redundancias y a la inclusión de lo estrictamente necesario para el proceso de
registro inicial de las empresas. Una vez estructurado debe ser revisado y avalado
por las demás entidades que serán receptoras de la información de este vía el
proceso único de creación de empresas agenciado desde Cámara de Comercio.
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INFORME FINAL
147
d. Unificación del canal de entrada
Como consecuencia de todo lo anterior, es una necesidad obligatoria que cada una
de las entidades desmonte sus esquemas de atención de los trámites que se
integren al trámite para aquellos temas transaccionales de ley, esto es, que
Secretaría de Gobierno deje de recibir trámites asociados a los temas integrados a
CAE en sus sedes y mantenga como canal único de entrada la Cámara de
Comercio. Para el caso de Planeación, Salud y Bomberos estos puntos de atención
se mantendrán por cuanto continuarán llegando solicitudes (voluntarias) de
ciudadanos o empresarios para otro tipo de necesidades distintas a la de cumplir
con formalidades de creación de empresas.
e. Negociación con la Notaría
Se requiere el inicio de la negociación con la Notaría de la ciudad para su
vinculación al modelo CAE en las tres actividades clave del proceso CAE que se
activan en Notaría:
- Consulta de nombre para personas jurídicas
- Minutas en línea
- Remisión de escrituras digitales con firma digital a Cámara de Comercio
Todos estos aspectos deberán ser objeto de negociación específica para la
vinculación de la Notaría, su compromiso de contar con los medios tecnológicos
establecidos más adelante, la vinculación efectiva a cambios en el modelo de
servicio previsto para empresas a través de documento público, entre otros.
Se podrá iniciar el proceso de implementación y puesta en operación con esta
Notaría Única. En todo caso se advierte que si no hay Notarías activas no es
posible el lanzamiento del servicio CAE en la ciudad.
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INFORME FINAL
148
6. PROPUESTA E INVERSIONES TECNOLÓGICAS
En materia tecnológica, las necesidades fueron trazadas en el capítulo cuarto de
este documento de manera específica por cada uno de los trámites estudiados. A
continuación se presenta un resumen de las necesidades e inversiones
tecnológicas requeridas para la integración del modelo CAE a nivel local.
Conviene señalar que gracias a los avances del Portal CAE y las aplicaciones
desarrolladas en el marco de este por Confecámaras para ciudades SIRP, las
inversiones son marginales y pueden ser de fácil absorción por parte de las
contrapartes locales. Estas son:
a. A nivel de software
Elementos de software ITEM DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
Integración de la ciudad a módulo de consumo de información de minutas en sistema de registro
Suministrado por Confecámaras
Global, costo marginal porque ya existe la aplicación.
$ 1.000.000 para viáticos
VERIFICAR Desarrollo de ajustes del sistema de Cámara
Para inclusión de información en el certificado de Cámara de Comercio.
Con personal propio de Cámara y de Confecámaras.
Desarrollo de servicios web entre Cámara y Alcaldía
Para notificación al proceso de industria y comercio
Global $ 5.000.000
Desarrollo de aplicaciones y ajustes para cargue de información en IUS desde el sistema DIGIDOT
Para permitir la consulta en línea y gratuita.
Por definir $ 15.000.000
Desarrollos para integración de la ciudad al sistema de IVC Nacional.
Para permitir los ajustes y articulación del modelo local al modelo nacional de IVC
Por definir
b. A nivel de hardware
Elementos de hardware ITEM DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
2 Terminales de Autoconsulta
2 para Cámara de Comercio $ 2.000.000 $ 4.000.000
Impresora láser de alto rendimiento para el Asesor CAE
Para imprimir formularios e información al interesado
$3.000.000 $ 3.000.000
Impresora para libros de comercio
Para rotulación y firma de libros de comercio
Dependiendo de tecnología $1.500.000
1 Equipo de cómputo para Secretaría de Hacienda
Para transaccionalidad CAE $2.000.000 $ 2.000.000
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INFORME FINAL
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1 Servidor Para Oficina de Planeación como depositorio de información de uso de suelo.
$2.000.000 $ 2.000.000
1 Equipo de cómputo para Oficina de Planeación
Para el funcionario de Planeación responsable de recepcionar y verificar la información de empresas creadas
$2.000.000 $ 2.000.000
Periféricos, puntos de red, ajustes en redes y demás aspectos de infraestructura tecnológica
Para operatividad de los equipos adquiridos
Por definir $ 5.000.000
En cuanto a la integración de la ciudad al Nodo Central, se deben considerar las
actividades estándar de integración de la ciudad al Portal CAE, que supone:
- Integración de información específica de la ciudad en el componente informativo
del Portal.
- Integración de imagen institucional de la Cámara de Comercio de Sevilla al Portal
CAE.
- Activación de la ciudad como ciudad CAE para habilitación automática de los
servicios de consultas en línea y trámites, además de seguimiento al proceso.
- Realización de los desarrollos ya descritos en los cuadros anteriores para la
funcionalidad del Nodo Local vs. El Nodo Nacional.
- Integración de datos de la ciudad al módulo liquidador del Portal.
- Vinculación de la información de uso de suelo al Portal CAE a manera de consulta
informativa, procedente de SIGIDOT.
- Integración de información de la ciudad para activación de la Intranet del Portal
CAE.
Todas estas actividades deberán ser coordinadas con la Gerencia CAE, el Jefe de
Sistemas de Confecámaras y el Gerente RUE como responsable del Portal CAE.
ESTUDIO TÉCNICO LOCAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL CENTRO DE ATENCIÓN EMPRESARIAL CAE SEVILLA - VALLE
INFORME FINAL
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7. PROPUESTA DE GESTIÓN DEL CAMBIO
La implementación del CAE a nivel local demanda acciones fundamentalmente de
socialización interna en Cámara y a nivel regional y adicionalmente, de
capacitación. La capacitación se establece en dos líneas: Por un lado la
capacitación en servicio, calidad y procesos y por otro lado, la capacitación
instrumental en el uso de las herramientas informáticas del Portal y de operación
de los nuevos procesos.
Para lo primero, se recomienda que la Consultoría de Implementación que se
contrate con acompañamiento de la Gerencia CAE y la Gerencia Local CAE,
realicen las actividades de sensibilización a todos los actores involucrados, no
solamente para presentar el modelo sino para evidenciar los beneficios de las
reformas para todas las entidades. Se propone que este sea un ciclo que se realice
desde las primeras etapas de implementación.
Para la capacitación instrumental, se considera que la experiencia ganada en la
implementación CAE en otras ciudades es vital, por lo cual debe ser aprovechada.
En este sentido, se propone un contenido semejante en los módulos de servicio al
cliente, calidad, procesos e indicadores ya desarrollados, para que se realice con
los funcionarios involucrados en la cadena del proceso de creación de empresas a
nivel local.
No debe dejarse de lado la programación de capacitación específica en los trámites
integrados a CAE para todos los funcionarios que participarán en la cadena de
servicio (Informador, Asesor CAE, Abogados, Cajeros, personal de apoyo) donde
se podrá transferir el conocimiento que se requiere para que la etapa informativa y
asesora en CAE se realice de manera adecuada y en orden a la regulación local.
Por último, se debe considerar una etapa de entrenamiento in situ y paralelo a la
implementación en el uso de las nuevas aplicaciones entregadas vía el Portal o
desarrolladas para la integración del CAE. Esta capacitación debe estar bajo la
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INFORME FINAL
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coordinación de la Gerencia Nacional CAE y el responsable del RUE encargado del
Portal CAE, además de un técnico de la Oficina de Sistemas de Confecámaras.
Así las cosas, el plan de capacitación debe involucrar como mínimo los siguientes
componentes:
Contenidos de capacitación CAPACITACIÓN TEMA TIEMPO
ESTIMADO RESPONSABLE VALOR
HORA/CATEDRA
Para funcionarios de sede Cámara de Comercio
Servicio al cliente 8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio
$120.000 h/cátedra
Para funcionarios de Cámara de Comercio
Cambio 8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio
$120.000 h/cátedra
Para funcionarios Cámara y funcionarios participantes de los procesos en las demás entidades
Cadena de valor, procesos y manejo de indicadores. Trabajo en equipo.
8 horas Capacitador contratado por la Cámara de Comercio
$120.000 h/cátedra
Funcionarios de Cámara de Comercio que participan en la cadena de servicio
Circuito CAE y servicios CAE. Trabajo en equipo
8 horas Gerente de Implementación
Ninguno
Funcionarios de Cámara de Comercio que participan en proceso CAE
Capacitación específica en trámites, regulaciones y normas de los trámites municipales o departamentales integrados a CAE
20 horas Funcionarios delegados de cada entidad. Coordina: Gerente de Implementación
Ninguno
Funcionarios de Cámara y de entidades que participan en la cadena del trámite
Capacitación en uso de herramientas tecnológicas
Variable, de acuerdo a perfil y actividad en la aplicación
Jefe de Sistemas de la entidad Gerente de Implementación Responsable CAE de la ciudad
Ninguno
Se asume que los eventos se podrán realizar en instalaciones propias de la
Cámara de Comercio o de las entidades, por lo que se propone dejar un
presupuesto de $ 2.000.000 para refrigerios y material de apoyo.
8. ESQUEMA DE TRABAJO PROPUESTO
Se propone recoger la experiencia de Confecámaras en el esquema de ejecución
del Plan de Acción. Lo anterior significa fundamentalmente:
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a. La definición del funcionario que será responsable de actuar como Gerencia
CAE y que tendrá a cargo la ejecución integral de la estrategia.
b. La definición del funcionario que actuará como Coordinador CAE, que será
responsable de las actividades operativas.
c. La contratación de una consultoría de implementación, como un experto externo
que apoye de manera técnica y directa todas las actividades de implementación. La
propuesta es que esta persona apoye a la Coordinación CAE en todas las
actividades de implementación, por el término de ocho meses, que es lo planteado
a nivel del cronograma de implementación, si la Cámara de Comercio lo acoge. La
propuesta es que sea un contrato con honorarios estimados adecuados para una
persona con el perfil, experiencia y conocimiento del tema.
La idea es que la Etapa I esté bajo la responsabilidad de la Gerencia y la
Coordinación CAE y de allí en adelante, a partir del mes 2, se entregue la carga
técnica y operativa en la consultoría de implementación, que se guiará por la hoja
de ruta de implementación establecida en el presente estudio.
Parte fundamental de la implementación y futuro seguimiento de la estrategia CAE
es la existencia del Comité Local Antitrámites, por lo que se recomienda que
durante la implementación se realice su convocatoria, institucionalización y puesta
en operación, lo que se deja dentro del cronograma de trabajo de implementación.
9. HOJA DE RUTA JURÍDICA
A continuación la Consultoría presenta la hoja de ruta recomendada para la
realización de las acciones jurídicas propuestas, tanto a nivel legal como
contractual, partiendo de la base de que esta carta de navegación garantiza la
adecuada y oportuna implementación del modelo de servicios simplificados CAE
para la ciudad de Sevilla. Así pues, la cronología propuesta es la siguiente:
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a. Suscripción del Convenio Marco para la integración del municipio de Sevilla en el
programa de nacionalización de los servicios simplificados para creación de
empresas a través del modelo CAE. La suscripción de este Convenio asegurará la
voluntad de la Administración Municipal en la adopción del modelo y sus
estándares, el cumplimiento de los procesos y procedimientos necesarios para su
operación y sostenibilidad, así como la inversión de los recursos que sean
requerido para tal efecto.
b. Expedición del Decreto Municipal, a través del cual se establece el estricto
cumplimiento de lo dispuesto en el ordenamiento nacional respecto a los requisitos
y cobros exigibles para la apertura y funcionamiento de establecimientos
mercantiles y nuevas empresas. Con la adopción de este decreto se garantiza que
en el municipio se eliminen todos aquellos requerimientos y prácticas
distorsionadas respecto del ordenamiento jurídico nacional.
c. Firma del Acuerdo de Servicio que en desarrollo del Convenio Marco, deben
suscribir las Secretaría de Planeación, Hacienda y Gobierno del municipio con la
Cámara de Comercio de Sevilla, a fin de establecer los compromisos específicos
para la implementación de los servicios de consulta, notificaciones e inscripción
tributaria local, sin que ello signifique que, si en desarrollo de tales compromisos se
hace necesario dar mayor especificidad a las características u estándares del
mismo, las partes así puedan complementarlo mediante modificación del acuerdo o
suscripción de los complementarios a que haya lugar.
No obstante la cronología presentada, la Consultoría recomienda que los
acercamientos y negociaciones con las Secretarías, se realicen desde el mismo
momento en que se suscriba el Convenio Marco, en aras de ganar el mayor tiempo
posible en pro del cumplimiento de los tiempos establecidos por el programa para
la implementación del modelo.
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10. CRONOLOGIA DE IMPLEMENTACIÓN
La cronología de implementación que se propone, se establece en tres etapas:
Etapa I: Negociación y aprobación de la reforma.
Se deberá asegurar la presentación de la reforma ante las instancias involucradas
tanto a nivel de registro como a nivel de IVC, la consecución de los recursos para
financiar la implementación y la firma del Convenio específico Cámara de
Comercio-Alcaldía bajo el modelo establecido.
Tiempo: 2 meses.
Etapa II: Implementación
Debe asegurar que a partir de la firma del Convenio anterior, se apropien los
recursos y se inicien las actividades de implementación en cada uno de los
componentes de reforma a saber:
- Jurídico
- Arquitectónico
- De procesos
- Tecnológicos
- Otros temas de apoyo
Se propone que se avance simultáneamente en el componente IVC, de existir los
recursos disponibles para ello.
Tiempo: 6 meses
Etapa III. Capacitación, pruebas y salida al aire. Lanzamiento del CAE.
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Se propone que con las herramientas tecnológicas y los procesos aprobados, se
inicie la capacitación bajo el esquema propuesto en el numeral anterior, de manera
que los funcionarios queden habilitados en el nuevo conocimiento y con capacidad
para usar de manera efectiva las herramientas tecnológicas entregadas así como
los instrumentos de soporte a la operación del CAE entregados.
Con el personal entrenado se realizarán pruebas y demostraciones de uso de la
aplicación hasta verificar la plena funcionalidad. Una vez superadas las mismas,
se podrá dar paso al acto oficial de lanzamiento, previa notificación del mismo y
solicitud de visita de verificación de condiciones previas a Confecámaras.
Las actividades que se desprenden de estas etapas se especifican en el
cronograma que es Anexo No 5 del presente informe.
11. PRESUPUESTO
La estrategia de implementación del CAE en la ciudad de Sevilla, además de los
costos tecnológicos y de capacitación ya definidos, involucra un presupuesto
mínimo de inversión, representado particularmente en los siguientes rubros
sugeridos:
a. Arquitectura
Dada la reciente remodelación de la sede y la existencia de una buena distribución
de espacios que facilitan la incorporación del modelo CAE, la inversión es
relativamente económica para acondicionar e incorporar los elementos CAE al
esquema de atención de Cámara de Comercio.
Elementos de infraestructura RUBRO DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR GLOBAL
2 estación de trabajo Personalizada con dos sillas de atención para Asesor CAE
$2.000.000 $4.000.000
Señalización de estaciones de trabajo del circuito CAE
Mínimo 1 Informador, 1 taquillas, 2 asesores.
$1.000.000 $1.000.000
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Señalización empotrada Logo Cámara de Comercio y Logo CAE
$3.000.000 $3.000.000
Señalización circuito CAE En vidrio templado $1.500.000 $1.500.000
Tándemes de sillas Dos tándemes de cuatro sillas cada uno
$2.500.000 $2.500.000
Mesones Mínimo uno $500.000 $500.000
Sistema de turno Sistema de digiturno $ 10.000.000 $ 10.000.000
b. Otros costos
Otros costos de infraestructura RUBRO DESCRIPCION VALOR UNITARIO VALOR GLOBAL
1 Consultor de implementación
Para ocho meses $20.000.000 $20.000.000
Promoción y difusión Un presupuesto para lanzamiento básico de los servicios a nivel regional
$4.000.000 $4.000.000
Lanzamiento CAE Para evento regional $5.000.000 $5.000.000
Impresos y publicaciones Para volantes, plegables y otros
$3.000.000 iniciales $3.000.000 iniciales
13. INDICADORES
Para la medición del éxito de la implementación del Plan de Acción, la Consultoría
propone un esquema simple que se concentre en la medición de la efectividad en
la reducción de los indicadores como producto de la puesta en operación del
modelo CAE.
En este caso, se trata de un tablero de seguimiento que con fundamento en las
tablas de salidas cuantitativas del diagnóstico, permita el monitoreo permanente del
avance en las negociaciones hasta consolidar el proceso ideal CAE que hace parte
del estándar vigilado por Confecámaras. Esta matriz se debe especializar en
persona natural y persona jurídica.
El monitoreo se concentraría en llenar mensualmente la última columna con base
en los avances en las negociaciones con las diferentes entidades que hacen parte
del proceso de implementación. Este seguimiento permitirá identificar los logros de
simplificación, las distorsiones y los retrasos en la definición de mejoras, lo cual
permitirá introducir ajustes en la ejecución por parte de quienes lideran el proceso.
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VARIABLE FIGURA
RESULTADO MAPEO
META CON IMPLEMENTACIÓN
DEL CAE AVANCE
(Gradual a lo largo de los seis meses de
implementación y posterior al lanzamiento)
TIEMPO
Entendido como número de días invertidos para las gestiones de
creación y constitución de una empresa
PERSONA NATURAL
70 días hábiles 1 día
PERSONA JURIDICA
71 días hábiles 2 días
INSTANCIAS
Entendido como el número de entidades con las que debe
relacionarse el empresario al momento de formalizar las solicitudes de trámites de creación y constitución de empresa
PERSONA NATURAL
7 entidades 1 entidad
PERSONA JURIDICA
8 entidades 1 entidad
TRAMITES
Entendido como el número de gestiones y formalidades que debe
realizar el empresario al momento de crear y constituir su actividad
productiva.
PERSONA NATURAL
6 Trámites 1 tramite
PERSONA JURIDICA
7 trámites 1 tramite
COSTO
Entendido como los costos directos asumidos por el empresario para
acceder a los trámites de creación y constitución de empresa -es decir- costo de los trámites mismos, de
formularios, conceptos, tasas, expedientes, copias y anexión de
requisitos del caso. (Para 20.000.000 de activos y actividad restaurante en el
centro de la ciudad).
SIN RUP
PERSONA NATURAL
$ 899.200 $358.200
PERSONA JURIDICA
$ 1.240.200 $ 699.200
REQUISITOS
Entendido como las condiciones o prerrequisitos previos a cumplir al
momento de la solicitud del trámite.
PERSONA NATURAL
12 requisitos 1 requisito
PERSONA JURIDICA
13 requisitos 1 requisito
DOCUMENTOS
Entendido como los documentos físicos, formularios, copias,
certificaciones y demás formalidades físicas exigidas en el expediente
PERSONA NATURAL
18 documentos 1 documento
PERSONA JURIDICA
21 documentos 2 documentos
CONTACTOS
Entendido como el número de veces que el Empresario concurre a las
ventanillas de atención de las diferentes entidades involucradas en el
proceso desde el inicio hasta la terminación del trámite
PERSONA NATURAL
27 contactos 1 contacto
PERSONA JURIDICA
28 contactos 1 contacto
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Adicionalmente es posible incluir una variable de medición de tiempo, que permita
analizar el cumplimiento de las etapas de acuerdo al tiempo pactado, dividido en
sus correspondientes componentes. Esto con base en el cronograma propuesto por
la Consultoría, que por supuesto deberá ser objeto de validación y de ser el caso,
ajuste de acuerdo a las expectativas de implementación y a la consecución de los
recursos necesarios para financiar la implementación.
Por último, se sugiere que se incorpore desde el inicio de la implementación una
verificación permanente con base en la lista de verificación de cumplimiento de
condiciones previas, de manera que el Consultor de Implementación y el Gerente
CAE puedan realizar verificaciones permanentes al acatamiento de las exigencias
de implementación de Confecámaras.
PROPUESTA DE IMPLEMENTACION IVC
Para la implementación del modelo de inspección, vigilancia y control a empresas,
se propone un trabajo de profundización y de articulación con el trabajo que de
manera nacional viene trabajando Confecámaras, en asocio con el Banco Mundial.
En este sentido, se propone considerar:
- La realización de una consultoría específica de levantamiento de perfiles de
riesgo, nuevos procesos y esquema de integración de la ciudad al modelo nacional
de IVC liderado por Confecámaras.
- Levantamiento de necesidades de integración tecnológica a la plataforma central
desarrollada por Confecámaras.
- Definición de un plan de acción específico que permita la implementación del
modelo de IVC en la ciudad, lo cual demandará su propio presupuesto y que
deberá integrar rubros de inversión específicos para:
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* Aporte a cuota de administración y mantenimiento central de la plataforma de IVC
* Consultoría de implementación
* Compra de hardware para las entidades participantes
* Capacitación
* Divulgación
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