charla pmi chile : productividad personal para una gestión efectiva de proyectos
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Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
PRODUCTIVIDAD PERSONAL PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS
ENRIQUE VILLARROEL A. SEPTIEMBRE 2015 SANTIAGO, CHILE
evillarroel.cl@gmail.com www.slideshare.net/evillarroel
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 2
Presentación basada en importantes autores
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 3
Por qué estamos aquí ?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Para saber cómo priorizar, reducir tu estrés y poder cumplir tus proyectos
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Sobrecargado de Trabajo ?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Has calculado lo mucho que tienes que hacer … comparado con el tiempo que
tienes para hacerlo …?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cada vez estamos más ocupados … en
el trabajo y en la vida.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Puede ser momento de cambiar …
Te sientes estresado todo el
tiempo Sales tarde del
trabajo
El día nunca tiene suficientes horas
No consigues hacer lo que
realmente querías hacer
Nunca puede decir No cuando
te piden algo
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Tenemos que aprender a hacer menos
Menos estrés y la sensación de que
controlamos nuestro tiempo, en lugar de ser esclavo o víctima de él
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo primero … Tomar conciencia que el problema es grave.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Parece que la Vida solo es Trabajo Y aunque no se menciona siempre … una buena parte de este tiempo extra de trabajo es un desperdicio total
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Síntomas y fenómenos que agravan nuestra vida.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Estamos ocupados como nunca estuvieron
nuestros padres
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cuál de estas dos jornadas prefieres…? Hay todo el tiempo del mundo. Si no lo termino hoy, siempre puedo seguir mañana. No hay vida fuera del trabajo. Con frecuencia no hay una meta clara, excepto trabajar muchas horas. No sé la diferencia entre lo importante y lo no importante. Se malgasta el tiempo constantemente. Es físicamente insano. Sensación de tratar de terminar una enorme montaña de cosas. Potencialmente muy estresante.
Hay que hacer ciertas cosas hoy Hay vida después del trabajo. Una meta clara y un plan para alcanzarla. Concentración en las cosas importantes. Se malgasta muy poco el tiempo. Es físicamente sano. Sensación de un progreso claro y constante hacia una meta final. Estrés bajo
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Dónde está el origen del Problema?
Haga clic para modificar el estilo de título del patrón
Piensa en la siguiente forma de ver las cosas: Cosas que
TE GUSTA HACER
Cosas que TIENES QUE
HACER
Cosas que DETESTAS
HACER
Cosas que TE ENCANTARÍA
HACER
Compra semanal comida Ir a trabajar
Lavar tu ropa
Escuchar música Ir al Cine Salir con amigos
Esperar en una fila Viajar en Metro
Levantarme temprano
Aprender a pintar Viajar por el mundo Realizar mi propio emprendimiento
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Ahora imagina la siguiente pila de cosas… las cosas que realmente harás.
Son las cosas extraídas de cada una de las cuatro categorías anteriores que acabarás haciendo
Cosas que TE GUSTA
HACER
Cosas que TIENES QUE
HACER
Cosas que DETESTAS
HACER
Cosas que TE ENCANTARÍA
HACER
Aprender a pintar
Esperar en una fila Viajar en Metro
Levantarme temprano
Ir al Cine Salir con amigos
Ir a trabajar Lavar tu ropa
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
El Problema más apremiante es que lo que la gente “tiene que hacer” es mucho más que el tiempo de que dispone para hacerlo
HAZ MENOS, aprende a decir No a
algunas cosas y prioriza otras
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Nunca conseguirás hacerlo todo
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Nunca acabarás con esa carga mental (lista) que llevas contigo a todas partes
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Entender esto produce … Liberación Responsabilidad
No hay necesidad de sentirte culpable. Si no vas a hacerlo todo, entonces cada vez que decidas no
hacer algo, ese tiempo quedará disponible para otra cosa.
Si no puedes hacer todo, tienes que tomar algunas decisiones
importantes. ¿A qué cosas vas a dedicar tu tiempo? ¿Qué cosas vas
a dejar de lado?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
En lugar de tratar de hacer todo, un ejercicio sin sentido, vamos a hacer siempre las cosas más importantes
¿Y cómo lo hacemos?
Aprendiendo a hacer menos
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Elige la combinación única de cosas que son importantes para ti
Sólo Tú tienes el Poder de Hacer Menos
Tienes que aceptar que sencillamente “hay muchas cosas que NO voy hacer”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Guárdate de la aridez de una vida
ajetreada
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo Hacer Menos ?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
COSAS
FILTRO 1 COSAS QUE HACER O NO HACER
COSAS IMPORTANTES
FILTRO 2 COSAS QUE HACER A MI MANERA
Cosas que NO hay que Hacer
Cosas que Hacer
Cosas que puedo Hacer
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“Además del noble arte de hacer las cosas, está el noble arte de dejarlas
sin hacer.
La sabiduría de la vida consiste en la
eliminación de lo que no es esencial.”
Lin Yutang, escritor chino
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo saber qué es lo importante ?
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Saber qué es lo importante es el primer paso para aprender a Hacer Menos
Sólo tú puedes saber qué es “lo más importante”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo importante en el Trabajo …
Una gran parte no se debería hacer !!!
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Muchas personas en su trabajo no saben qué es lo
importante porque no saben realmente cuáles son sus
“objetivos”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Son estos ”objetivos” ?
Completar Proyectos
Tener contentos a los Clientes
Ser la voz del Cliente
Objetivos así plantean problemas enormes
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Para saber qué es lo importante en el Trabajo tus objetivos tienen que ser CAJAS y no NUBES
Completar Proyectos
Tener contentos a los Clientes
Ser la voz del Cliente
Cumplir en el Plazo y Presupuesto definido el 80% de los Proyectos
iniciados
Entrevistar a lo menos 10 clientes antes de
iniciar el desarrollo de un nuevo producto
Alcanzar en la encuesta de satisfacción anual una nota superior a 6
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“No es suficiente estar ocupados; las hormigas también lo están. La cuestión es ¿en qué estamos ocupados?
HENRY DAVID THOREAU, filósofo norteamericano
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Lo importante en la Vida…
No te la pierdas!!!
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Cómo saber qué hacer con nuestra
Vida Personal.
Cómo saber cuáles son los objetivos vitales que
realmente importan.
Las respuestas sólo las tienes tú
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Ahora que tenemos claro Qué es lo Importante, lo único que
necesitamos es utilizar los filtros y empezar a eliminar
todo lo que no sea importante.
Filtro 1
Filtro 2
Para determinar qué hacer y qué no hacer
Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
“La clave no está en
priorizar lo que hay en
su programa, sino en
programar sus
prioridades”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 40
Para determinar qué hacer y qué no hacer
FILTRO 1
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Este Filtro dice que necesitamos aprender a priorizar rabiosamente
Pero cómo priorizar …
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 42
Esto No es priorizar …
Tengo 5 cosas que hacer con prioridad UNO 17 cosas que hacer con prioridad DOS y 49 cosas que hacer con prioridad TRES
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 43
Priorizar es tomar una lista de cosas que hacer y decir: Si sólo pudiera hacer una de las cosas de esta lista … ¿cuál sería? … y así sucesivamente. Esto permite distinguir en realidad que algunas cosas “son sumamente, enormemente e increíblemente importantes y que muchas otras … no lo son.
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• Ceñirse conscientemente a hacer sólo “lo importante” • Cuestionar continuamente qué es “lo importante”
Hay 2 tareas que tiene que hacer de forma constante …
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Cuando le pidan que haga algo, sea en el trabajo o en la vida, que
es sumamente importante, le dedicará tiempo, energía,
entrega, destreza, experiencia, conocimiento, pasión, buena
voluntad, en fin todas esas cosas buenas de las que es capaz.
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Si lo que le piden que haga no está en su lista de cosas sumamente importantes, hará que desaparezca religiosamente
cada vez. Tiene que ser muy estricto, sin echarse para atrás.
Y si alguien se queja o tiene un problema con esto, dígale muy claramente “hemos acordado qué cosas importan y cuáles no importan”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 47
La única manera de poder comprobar
realmente si algo es sumamente importante es NO HACERLO y ver
QUÉ PASA.
Si el cielo se desploma sobre su cabeza,
entonces está claro que era importante.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 48
Haga Menos : planee su día y haga lo importante
Diga NO a lo que no sea importante
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 49
Haga Menos : planee su día y haga lo importante
• Tengo que hacer esto hoy. No puedo irme a la cama sin haberlo hecho A
• Estaría bien hacer esto hoy, pero no es obligatorio B
• Siendo realista, no voy a conseguir esto hoy. C
• Puedo delegarlo. Se hace y yo no lo hago. Genial !!! D
Haga todas la D y todas las A y luego váyase a casa…
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Para conseguir hacer lo que decidamos hacer, como nosotros queramos hacerlo
FILTRO 2
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 51
Filtro 1 Te da Libertad para hacer las cosas que
sí importan
Te permite experimentar mayor claridad, satisfacción y creatividad
Tengo tiempo para respirar, pensar y ser creativo
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 52
Ahora hay que garantizar que cuando decidas hacer algo, lo hagas …
ü Tan eficientemente como sea posible ü Con el mínimo de pérdida de tiempo, esfuerzo, energía y recursos ü Con las menos sorpresas desagradables posibles ü Con el mínimo de imprevistos ü Con el mínimo estrés
Es decir, hacer las cosas a su manera
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 53
Muchas de las cosas que aceptamos hacer casi siempre vienen acompañadas de algunas condiciones
Lo necesito hoy, antes de las 4 pm. Tengo un presupuesto de $ 5 millones.
Estas condiciones pueden ser impuestas por alguien o por nosotros mismos.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 54
Lo primero que hay que comprender es que no es necesario aceptar todas las condiciones que se nos imponen
Para ello es clave dejar de tratar esas condiciones como si procedieren directamente de Dios
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 55
Si lo que me piden no se puede conseguir, tenemos que decirlo y proponer lo que sí se puede lograr
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 56
El modo en que vamos a hacer las cosas a nuestra manera es
elaborando un plan, poniéndonos de
acuerdo con quien se necesite y luego
ejecutando dicho plan
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 57
Puede haber escuchado “No tenemos tiempo para planearlo, sencillamente hagámoslo”
Pero sin un plan malgastaremos nuestro tiempo, esfuerzo y recursos para implementar un Proyecto
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 58
El Filtro 2 nos dice que un poco de planificación siempre es mejor que tener que correr luego para apagar un incendio
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 59
¿Cómo planificamos? Todo comienza con la solicitud de hacer un trabajo o proyecto. Luego las condiciones : plazo, ppto, equipo, alcance, etc. Finalmente trazar el plan, parecido a un mapa para viajar hasta un Destino : Meta del Proyecto.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 60
El Arco El Destino
Quiénes se ven afectados por el proyecto y qué esperan
conseguir de él
Qué está tratando de hacer exactamente y cómo sabrá que
ha terminado de hacerlo
Meta del Proyecto El Destino
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El Plan del Proyecto El Mapa
Cuáles son las principales etapas del Proyecto
Cuáles son las tareas detalladas de cada etapa
Cuánto trabajo requiere cada tarea
Cuánto tiempo requiere cada tarea
Cuánto va a costar cada tarea
Quién va a hacer cada tarea
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 62
Al tener el Mapa, podrá ver con total claridad si es posible cumplir las condiciones
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 63
La principal razón de que los Proyectos fracasen es que para empezar NUNCA FUERON POSIBLES … Alguien presentó algunas condiciones y
todos dijeron “OK, seguro”
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 64
Con un buen plan llegamos a nuestro destino por la ruta más segura, rápida
y eficaz posible entre todas
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Barreras para Hacer Menos … La Culpa La Búsqueda de Aprobación • Cambiar de conducta puede hacernos
cuestionar lo que hacemos.
• Hacer menos lleva connotaciones de : ser perezoso, no ser solidario con el equipo, dejar que otros carguen más.
• La Culpa es una de las cosas más tontas y menos productivas que hacemos.
• Todos queremos gustar a los demás.
• Hacer menos provocará que no todos aprobarán o respaldarán lo que estamos haciendo.
• Al final solo mi propia aprobación o desaprobación es lo que importa.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI 66
El poder de hacer menos permite librarse de una carga pesada, conseguir claridad y ser más productivo.
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
Pasan cosas buenas cuando te involucras con el PMI
PRODUCTIVIDAD PERSONAL PARA UNA GESTIÓN EXITOSA DE PROYECTOS
ENRIQUE VILLARROEL A. SEPTIEMBRE 2015 SANTIAGO, CHILE
evillarroel.cl@gmail.com www.slideshare.net/evillarroel
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