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Gerencia de proyectos de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia 2018
NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
Nivel DirectivoCAPÍTULO 6El sistema Hermes comoherramienta de gestión enlos proyectos de Extensión
Gerencia de proyectos de Extensión en la Universidad Nacional de Colombia 2018
NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
Antecedentes Contextualización Manejo de roles y
usuariosFormulación y
legalización
Ejecución ECP
ÍNDICEAB CA B C D
EFG
1. Normativa2. Esquemas de Desarrollo
Plan de Mejoramiento 3. Etapas de proyecto
Ejecución financieraLiquidación
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
ANTECEDENTES
OPErATIvA(captura y control de datos) Caracterización inicial de la función de extensión CIFE (2010-2011)
PrOCESOSAlineación con procesos y procedimientos en coherencia con la norma HERMES (2015)
gESTIÓN DE PrOyECTOSGestión por procesos con etapas: Planeación o formulación, legalización, ejecución, seguimiento y liquidación y cierre Involucrar roles y permisos y procedimientos en coherencia con la normaHERMES 2.0(2017)
gErENCIAIndicadores de toma de decisiones SIGE (2012-2013)
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
ANTECEDENTES
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
• Propuesta de mejoras a dificultades de Hermes 1.0
• Identificación de dificultades normativas, técnicas y procedimentales
• Diseño de estrategias de mejoramiento
• Revisión y validación con facultades
• Análisis grupales para identificar problemáticas
• Reuniones con usuarios de extensión Sede Bogotá
• Reuniones con usuarios unidades administrativas Sedes
• Reuniones con Facultades especificas
• Mejoras a la funcionalidad para reducir soporte
• Reuniones internas entre Hermes y DNEIPI para analizar las
problemáticas
• Coordinar ajustes del procedimiento y formatos con la GNFA.
Actualización de formatos y elaboración de modelos de resoluciones
• Unificación de aplicaciones con enfoque a gestión de proyectos
ACCIONES 2016
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Automatización de procedimientos
• Captura de datos ciclo de vida de los proyectos
• Validación y control (normativa vigente)
• Notificaciones
• Alertas
Generación de formatos
• Propios de la gestión de Extensión
• Solicitudes a procesos de la gestión Financiera.
Indicadores de gestión por niveles (nacional, sede)
Indicadores de evaluación
• cifras ejecución de los proyectos
QUÉ SE BUSCÓ CON LA IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE EXTENSIÓN
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
NORMATIVIDAD ASOCIADA
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
• ACUERDO 036 DE 2009 DEL CSU: “Por el cual se reglamenta la Extensión en la Universidad Nacional de Colombia“
• Instructivo 002 de 2011, para la aplicación del Acuerdo 036 y sus normas reglamentarias.
• RESOLUCIÓN número: RG 008 DE 2011 de 18 noviembre de 2011: “Por la cual se reglamenta lo relacionado con la definición de los productos de carácter académico generados como resultado de las actividades, proyectos, programas y planes de Extensión “
• RESOLUCIÓN 030 DE 2012 “Por la cual se reglamenta la modalidad de Educación Continua y Permanente”
• Resolución 09 de 2014 “Por la cual se adopta el Sistema de Información Hermes, para la armonización de la información sobre las actividades de investigación y extensión en la UN”
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• Resolución 1551 DE 2014 Manual de Convenios y Contratos.
• Procedimiento Gestión de la Educación Continua y Permanente.
• Procedimiento Gestión de Proyectos de Extensión
• Resolución 1447 DE 2013 Traslado Costos Indirectos
• Circular 08/2014 GNFA Instrucciones transferencia
• Resolución 09 de 2014, por la cual
• Circulares de la GNFA y la DNEIPI 033 de 2016 y 07 de 2017 sobre la legalización de proyectos de extensión a través del Sistema Hermes
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ESQUEMAS DE DESARROLLO PLAN DE MEJORAMIENTO
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NIVEL DIRECTIVO 6. El sistema Hermes como herramienta
• Alcance• Unificación de procesos de formulación y legalización para ECP y SA.• Unificación de Modelo de datos y esquemas aplicación. • Integración con Hermes 1.0 para ejecución y liquidación. • Creación de módulo de Usuarios y establecimiento de roles
• Realización • Mesas de trabajo para diseño de procesos• Desarrollo y Pruebas • Socialización• Capacitaciones
DESArrOLLOS PArTE UNO: FOrMULACIÓN y LEgALIzACIÓN
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Alcance
• Mejoramiento fase ejecución: operativa y financiera de proyectos
• Creación módulo de alumnos para Educación Continua
• Mejoramiento fase liquidación: incorporación de controles
• Unificación de Modelo de datos y esquemas aplicación.
• Mejoramiento en la navegabilidad y elaboración de bandejas de entrada
por usuario
• Mejoramiento módulo de Usuarios e inclusión de roles de ejecución
• Migración de datos de Hermes 1.0 a Hermes 2.0
• Integración con Quipú para controlar presupuesto
Realización
• Trabajo con la GNFA para revisión de procesos y actualización y
elaboración de formatos
• Desarrollo y Pruebas con usuarios líderes
• Acciones de mejora derivadas de las pruebas
• Socialización
• Capacitaciones a todas las sedes
DESArrOLLOS PArTE DOS: EjECUCIÓN y LIQUIDACIÓN
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Alcance
• Definición de estrategias de seguimiento técnico y
financiero
• Establecer herramientas de seguimiento de tiempos y
productos Estadísticas e indicadores
• Generación de alertas preventivas
• Seguimiento a transferencias y liquidación efectiva
DESArrOLLOS PArTE TrES: ESQUEMAS DE SEgUIMIENTO y CONTrOL
INCOrPOrACIÓN DE NUEvAS MODALIDADES
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FOrMULACIÓNPropuesta
Aval
EjECUCIÓNResoluciones
ModificacionesSolicitudes
CarnetizaciónListas de Asistencia
EvaluacionesCertificaciones
LEgALIzACIÓNResoluciones de distribución presupuestal Ficha mínima QUIPU
LIQUIDACIÓNActas de liquidación
Resoluciones de liquidaciónTransferencias
TIEMPO REAL
Control + seguimiento
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ETAPAS DE UN PROYECTO DE EXTENSIÓN
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FORMULACIÓN LEGALIZACIÓN EJECUCIÓN LIQUIDACIÓN
FOrMULACIÓN y LEgALIzACIÓN, EjECUCIÓN y LIQUIDACIÓN procesos unificados para las
modalidades de Servicios Académicos y Educación Continua y Permanente están soportado en
HERMES Extensión 2.0
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FORMULACIÓN LEGALIZACIÓN EJECUCIÓN LIQUIDACIÓN
Ingresar a www.unal.edu.co en el link que indica el gráfico
Recuerde, que si no es docente
de planta debe tener creado
el Rol de Formulador para
poder crear un nuevo proyecto.
Consultar el instructivo para
creación de usuarios.
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FORMULACIÓN LEGALIZACIÓN EJECUCIÓN LIQUIDACIÓN
Inicia con el registro de aprobación del Consejo o quien haga sus
veces, se diligencia la información del acuerdo de voluntades y
su carga en el Sistema, cuando sea del caso. La Resolución de
Distribución presupuestal es aprobación aprobada, fechada y
numerada y para los proyectos con más de una vigencia con la
Ficha Financiera. Por fuera del Sistema se crea el proyecto en
Quipú con esta información.
Posteriormente se vincula al director y al asistente de proyecto y/o
al auxiliar ECP para el caso de Educación Continua y Permanente
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ECP
El proceso de EjECUCIÓN Inicia cuando se cuenta con código en QUIPU y termina cuando finalizan las actividades para ECP y se gestionan todos los pagos.La ejecución comprender la elaboración de las solicitudes de CDP, órdenes contractuales, elaboración de cumplidos y las resoluciones modificatorias del proyecto. El Sistema traerá una consulta desde el Sistema Quipú para llevar el control presupuestal tanto de ingresos como de gastos.Este proceso finaliza una vez se termine el tiempo de ejecución contemplado en la resolución de distribución presupuestal.
NOTA: El menú de ejecución se hará visible una vez se creer el
supervisor del proyecto.
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
ECP
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
Resumen del proyecto con toda la información
académica y financiera que se requiriere
relacionada en las resoluciones
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
ECP
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
Integración con Quipú con la información
actualizada cada 24 horas sobre el estado
presupuestal del proyectos: Ingresos, egresos y
ejecución a la fecha
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
ECP
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
Espacio establecido para elaborar resoluciones
modificatorias que requiera el proyecto
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
ECP
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
Espacio establecido para tramitar todas la
solicitudes precontractuales que se requiera,
para revisión previa y aprobación por parte de las
oficinas de contratación.
Se encontrarán todas las solicitudes tramitadas.
Además de crear una nueva se podrá anular
cuando sea del caso
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
ECP
Tablero de mando
Módulo financiero
ResolucionesModificatorias
Tramitar contractuales
Creación de subproyectos
SeguimientoAdministración
de subproyectos
Cuando ya termina la capacitación se podrán
habilitar las evaluaciones de calidad y obtener del
sistema los certificados tanto para los docentes
como para los estudiantes.
Facilita la consulta los resultados de las
evaluaciones de calidad
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
Tablero de mando
Liquidación de proyectos
En el Tablero de Mando se encuentra la
información y estado del proyecto.
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
Tablero de mando
Liquidación de proyectos
En la fase de liquidación se encuentra la pestaña de
información general donde se hacen las siguientes
validaciones:
1. Tener finiquitados o desistidos todos los subproyectos
de un proyecto
2. Entrega de los productos académicos y contractuales
3. Diligenciar y subir el informe final
4. Subir el recibo a satisfacción
5. Realizar ajustes presupuestales para liquidar
correctamente
6. Subir acta de liquidación
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EJECUCIÓNFORMULACIÓN LEGALIZACIÓN LIQUIDACIÓN
Tablero de mando
Liquidación de proyectos
En la fase de liquidación se encuentra la pestaña de
“Reporte de Resolución” donde se visualizará la Resolución
de liquidación y se podrá agregar considerandos, cuando sea
del caso.
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MANEJO DE ROLES Y USUARIOS
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MANEJO DE ROLES Y
USUARIOS
vALIDADOr FIC- Solicitar autorización para participar en licitaciones o concursos- Autorizar los roles de formulador para
no docentes, recomendador y legalizador
jEFE CONTrATACIÓN O UAAprobar roles de Validador de Resoluciones y Revisor de Solicitudse
AUTOrIzADOrAutorizar para participar en licitaciones o concursos
vALIDADOr DNEIPIAprobar los roles de validador FIC y
Jefe de Contratación o UA
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MANEJO DE ROLES Y
USUARIOS
FOrMULADOr- Crear o ajustar el prospecto- Registrar o actualizar propuesta- Gestionar aceptación de propuesta ante la entidad
AvALADOrAnalizar formulación y emitir concepto aval
rECOMENDADOr- Solicitar autorización para concurso público- Analizar formulación y autorizar presentaciónvALIDADOr rESOLUCIONES
- Verificar resolución- Numerar resolución aprobatoria
LEgALIzADOr- Actualizar proyecto y generar resolución- Crear director y asistente del proyecto
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MANEJO DE ROLES Y
USUARIOS
DIrECTOr- Hacer seguimiento a la ejecución del proyecto- Presentar informe final- Registrar información del producto académico- Garantizar la liquidación del proyecto
ASISTENTE- Elaborar solicitudes y actas de liquidación de las órdenes- Elaborar resoluciones modificatorias
AUXILIAr ECP- Verificar carnés para impresión- Verificar soportes y registrar inscritos- Registrar el seguimiento a la asistencia- Orientar la realización de las evaluaciones de calidad- Registrar notas
rv SOLICITUDES- Revisar solicitudes
- Cambiar de estado, numerar y fechar
SUPErvISOr- Autorizar la firma de los SAR- Verificar productos académicos
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MÓDULO DE ALUMNOS
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El Sistema Hermes cuenta con un módulo de
alumnos, quienes ingresan con un usuario y
contraseña generado y notificado por el Sistema para
que puedan consultar la información de sus acciones
de formación relacionada con:
Información personal, que se podrá actualizar
Asistencia: para consular el cumplimiento
Notas: para revisar las calificaciones cuando aplique
Evaluación: En este espacio se realizará la evaluación
de calidad de las actividades de ECP
Certificados: Cuando se hayan autorizado se podrán
bajar directamente en línea
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