capacitacion 21 22-enero_2013_final

CAPACITACIÓN

21 - 22 enero

www.utpl.edu.ec/ipe

Integración de Procesos Estudiantiles - IPE

OBJETIVO GENERAL

Construir un

modelo

evolutivo de

servicios

estudiantiles

integrados

Fundamentación

MEJORA EN PROCESOS

• Contar con procesos integrados: Modalidad Abierta y Modalidad

Presencial

• Estandarización de políticas, estructuras y procesos

• Implementación de indicadores de desempeño

Capacitar al personal de la UTPL en los nuevos

procesos de matrícula.

Al finalizar el taller usted estará en la capacidad de:

Conocer y ejecutar los procesos académico administrativos.

Utilizar las herramientas necesarias para la gestión de trámites (hoja

de ruta, herramienta de trámites, formato de respuesta a trámites).

Utilizar las nuevas funcionalidades del Nuevo Sistema Facturación

Académica.

Objetivos del taller

Estructura de la Capacitación

21-22 enero 25 enero 28 enero 29 enero

Balcón de Servicios Estudiantiles

Es un nuevo concepto de atención al estudiante, que tiene

como finalidad mejorar el tiempo de respuesta a sus

requerimientos y la calidad del servicio.

Estructura del BSE

Conceptos Generales

• Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados que

transforman elementos de entrada en elementos de salida o

resultados.

• Procedimiento: es una serie de pasos que rigen la ejecución de una

instrucción. Es la forma de describir cómo se lleva a cabo una serie

de actividades.

• Indicadores: un medio para medir el nivel de rendimiento del

proceso, centrándose en la eficiencia y que indica cuán bien los

procesos permiten que el objetivo se alcanza.

• Flujogramas: Los diagramas de flujo son la representación gráfica

del procedimiento.

Conceptos Generales

Conceptos Generales

ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO UTPL

o OBJETIVO

o INDICADORES

o REFERENCIAS

o TERMINOLOGÍA, DEFINICIÓN Y SÍMBOLOS

o DESCRIPCIÓN

o CONTROL DE REGISTROS

o ANEXOS

o APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

PROCESOS ACADÉMICOS

ATENCIÓN A TRÁMITES

Atención a Trámites

MEJORAS PLANTEADAS• Acceso a la HGT a los centros universitarios: Macas, Sucúa, Tulcán Cariamanga, Coca,

Esmeraldas, Guaranda, Latacunga, Nueva Loja, Portoviejo, Quevedo Tena, Tulcán, Villaflora,

Zamora, San Rafael y Puyo.

• Portal en línea para envió de solicitudes (estudiante y centros universitarios que no

cuenten con la HGT).

• Definición de nuevos estados que permitirá mejorar el seguimiento de los trámites.

• Gestor de trámites, verifica y gestiona la atención oportuna a los trámites.

• Rendimiento de la aplicación, se mejoró la infraestructura del servidor.

• Se implementó un motor de búsqueda, en donde se pueden conocer todos los

trámites ingresados de un estudiante.

Ver documentación entregada

Atención a Trámites

TABLA DE DOCUMENTOS

Ver documentación entregada

Atención a Trámites

HOJA DE RUTA:

o TRÁMITE

o DESCRIPCIÓN

o RESPONSABLE (REGISTRO)

o RESPONSABLE (A ESCALAR)

o RESPONSABLE (AUTORIZAR/TRAMITAR)

o REQUISITOS QUE ESTUDIANTE DEBE ENTREGAR

Atención a Trámites

HOJA DE RUTA

Ver documentación entregada

Atención a Trámites

ESCALAMIENTO PARA SEGUIMIENTO

Herramienta Gestión Trámites

• Registrado

o Evaluándose

o Resuelto

• Reabierto

• Cerrado

ESTADOS DE HGT

IR A HGT

PROCESOS ACADÉMICOS

MATRÍCULA

Matrícula

Matrícula – Requisitos

Requisito Estudiante Frecuencia de presentaciónNivel de exigencia en

legalización

Fotocopia de cédula de ciudadanía o pasaporte. Nuevo. En la primera matrícula.

Nota: El estudiante presentará Visa,

cuando se requiera como elemento

validador para otorgar beneficios al

estudiante.

Mínimo.

Fotocopia certificada del Título de bachiller para

estudiantes nacionales; y, Título de bachiller o su

equivalente debidamente legalizada, reconocido

y/o equiparado por el Ministerio de Educación del

Ecuador (Régimen Escolar) para estudiantes

extranjeros o nacionales con título en el exterior.

Para posgrado se requerirá titulo de tercer nivel

debidamente reconocido y registrado en la

SENESCYT.

Nuevo. En la primera matrícula. Mínimo.

Fotocopia de certificado de votación para quien

corresponda.

Nuevo. En la primera matrícula.

Se solicitará en cumplimiento de la ley

de elecciones.

Prorrogable a fecha

próxima.

Una fotografía a colores tamaño carné actualizada. Nuevo. En la primera matrícula. Prorrogable a fecha

próxima.

Matrícula – Requisitos

Requisito Estudiante Frecuencia de presentaciónNivel de exigencia en

legalización

Firma de compromiso general y aceptación de

términos y condiciones de matrícula (trámite

personal, solo se acepta la firma de un tercero con

poder notariado).

Nuevo. En la primera matrícula.

Además, como proceso de

actualización se solicitará a todos los

estudiantes que realicen nuevamente

matricula.

Mínimo.

Pago de matrícula (consignación automática). Nuevo y de carrera. Por cada matrícula. Mínimo.

Certificado Médico otorgado por la Unidad de

Medicina Familiar para estudiantes de la

Modalidad Presencial.

Nuevo y de modalidad

presencial.

En la primera matrícula. Mínimo.

Matrícula - Legalización

Ver documentación

entregada

Matrícula con material digital

Consideraciones:- Estudiantes de 2do ciclo en adelante.

- Todas las carreras de MAD a excepción

de Inglés

- Que tomen al menos 3 componentes

troncales y/o genéricas.

Matrícula

CONSIDERACIONES DEL PROCESO

• Proceso de matrícula en línea. Estudiante debe aceptar

términos y condiciones. Cubre matriculas por convenios.

• BSE atienda casos no soportados por el proceso en línea.

• El proceso de legalización se realiza solo con la presentación

de los requisitos.

• Las excepciones de presentación de requisitos se optan

únicamente para: certificado de votación y la foto.

Matrícula

CONSIDERACIONES EL PROCESO

• Considerar la entrega del acta de grado de bachiller solo si el

rector del colegio lo pide por oficio a la UTPL.

Comprometiendo la fecha de entrega.

• La carta compromiso reemplaza a la impresión y firma del

formulario de matricula. Para este periodo firmarán todos los

estudiantes, a partir del próximo ciclo solamente estudiantes

nuevos.

• El periodo de matriculas es único, conservando los

periodos de tiempo para nuevos y antiguos.

PROCESOS ACADÉMICOS

RECONOCIMIENTO DE ESTUDIOS

Reconocimiento de Estudios

HOMOLOGACIONES

CONSIDERACIONES DEL PROCESO

• Únicamente debe realizar el pago de la solicitud de estudios según los valores vigentes: elregistro de los resultados del estudio de homologación culmina en la parte académica (sin costo)

• El procedimiento aplica a todos los casos de homologación que se presenten entre variacionesde titulación y entre titulaciones

• No se considera parte del proceso de homologación los cambios de modalidad entre la mismatitulación (siempre y cuando sea la misma malla a la que el estudiante va a ingresar en la nuevamodalidad). El proceso operativo para estos casos se comunicará posteriormente.

• Para el caso de estudiantes que soliciten homologaciones de planes no vigentes y que noconsten en el NSGA, se deberá colocar la información completa de la solicitud en la herramientade trámites para ser analizado en la Sede.

• Para los estudiantes de titulaciones por componentes y que reprueben los componentes de sextonivel deben solicitar la homologación a créditos, en cumplimiento del instructivo de transiciónpara reconocimiento de estudios. Los que reprueben componentes de séptimo podráncontinuar matricularse ya que este nivel si se dicta otra vez.

Ver documentación

entregada

Reconocimiento de Estudios

REVALIDACIONES

CONSIDERACIONES DEL PROCESO

• Para generar la solicitud de pago del estudio de homologación, es

necesario ingresar al menos 1 componente, posteriormente cuando

el estudiante regrese con su pago se editará la solicitud y se

completará la el registro de componentes a homologar.

• El procedimiento se mantiene igual que hasta la fecha, todos los

estudios son realizados por la Sede.

PROCESOS ACADÉMICOS

TERCERA MATRÍCULA

Tercera Matrícula

MEJORAS AL PROCESO

• Comisión de tercera matrícula, dedicada a autorizaciones.

• La notificación al estudiante será dada por la comisión de

tercera matrícula desde la sede Loja.

• Balcón de Servicios: Si la solicitud es sobre un componente

de libre configuración, debe sugerir tomar otra.

Ver documentación

entregada

PROCESOS ACADÉMICOS

CAMBIO DE CARRERA

Cambio de carrera

CONSIDERACIONES DEL PROCESO

• Este procedimiento aplica sólo para estudiantes nuevos.

• El trámite se puede autorizar directamente desde los centros de

Quito, Guayaquil o Cuenca. Pueden proceder con las

autorizaciones para:

o Anulación

o Saldo a favor

• Este trámite procede en fechas establecidas en el calendario de

matrícula.

Cambio de carrera

FLUJO

Ver documentación

entregada

PROCESOS ACADÉMICOS

CAMBIO DE CENTRO TEMPORAL

CONSIDERACIONES DEL PROCESO

• Se puede solicitar un cambio de centro temporal por:

o Jornada (para los centros universitarios que tienen doble

jornada de evaluaciones);

o Evaluación en un solo día

o Lugar de evaluación.

• Procede cambio entre sub-centros (Quito y Guayaquil)

• Los trámites enviados a cuentas personales serán rechazados.

Cambio de Centro Temporal

CONSIDERACIONES DEL PROCESO cont.

• Documentación requerida:

o Solicitud de cambio de centro temporal

o Factura.

o Para las solicitudes de cambio de un centro nacional a un centro en

el exterior o viceversa no se adjunta la factura

• Zona de actuación Periodo ABRIL-AGOSTO 2013:

o Delegado QUITO: Centro Quito

o Delegado GUAYAQUIL: Centro Guayaquil

o Delegado CUENCA: Centro Cuenca

Cambio de Centro Temporal

Ver documentación

entregada

Calendario Académico

CONSIDERACIONES

• No existe período extraordinario: se amplió período

ordinario

• Fecha límite de legalizaciones: Dos días antes del inicio de

período académico, si no se legaliza hasta la fecha indicada

se anulará las matrículas

• Definición de estudiante nuevo: Un estudiante es nuevo si

se registra por primera vez como estudiante de la

universidad, independiente de la titulación o modalidad.

Calendario Académico

• Matrículas:

o Estudiantes Nuevos: 1 al 28 de febrero

o Estudiantes Antiguos: 1 al 23 de marzo

• Cambio de centro temporal:

o Último día para solicitar: 14 de febrero

• Recalificación:

o 2do Bimestre: 15 de febrero

o Recuperación: 22 de marzo

• Material Bibliográfico:

o Estudiantes Nuevos: 1 de febrero al 28 de marzo

o Estudiantes Antiguos: 1 al 28 de marzo

Calendario Académico

• Tercera matrícula:

o Último día para presentar solicitudes: 15 de marzo

• Legalización:

o Fecha límite para estudiantes que no han legalizado: 3 de abril.

o Fecha límite para estudiantes que no han entregado los

documentos completos: 28 de marzo.

Gracias

Trabajar juntos!